Wissensmanagement

dass das „Unternehmenswissen“ ein wertvolles Gut ist, das irgendwie organisiert und bereitgestellt werden muss, ist keine neue Erkenntnis. So zählt auch der Aspekt Wissensmanagement zu den Fragestellungen, die häufig zu Beginn eines SharePoint Projekts und natürlich auch bei Reviews bestehender Umgebungen relativ weit oben genannt werden. Nun ist einer nicht so, dass es ein Feature Wissensmanagement gibt, das nur eingeschaltet werden muss – und dann ist Wissensmanagement da. Vielmehr liegt ein mitunter recht steiniger Weg vor Ihnen, auf dem unter anderem diese Themen bearbeitet werden müssen:

  • zunächst muss die Zielsetzung des Wissensmanagements für das jeweilige Unternehmen oder Organisationen erarbeitet werden. Dies führt häufig auch zu einer Änderung der Firmenkultur im Umgang mit Wissen. Um nur ein Stichwort zu nennen: wenn mit sehr strikten Einschränkungen des Zugriffs/Berechtigungen gearbeitet wird, ist es problematisch, eine Wissens-Drehscheibe aufzubauen, die beispielsweise auch neuen Mitarbeiter das Auffinden von Wissen ermöglicht.
  • SharePoint bietet mit dem verwalteten Metadaten Dienst (Managed Metadata Service) eine Infrastruktur an, die einen hierarchischen Stichwortbaum bereitstellen kann. Das ist doch schon sehr gut, allerdings bleibt die organisatorische Herausforderung, diesen zu befüllen. Weiterhin muss man sich intensiv Gedanken machen, wie die mit diesen Metadaten angereicherten Informationen tatsächlich vom Benutzer gefunden werden können. Neben der Verbesserung der Suche gibt es auch diverse weitere Ansätze wie beispielsweise die Verwendung der Metadaten bei der Navigation oder eine von mir programmierte Erweiterung, die zu einem gegebenen Dokument auf Basis der Metadaten vergleichbare Dateien anzeigt. Kurz gesagt, gibt es hier viel zu überlegen.
  • Viele Unternehmen verfügen über erhebliches Wissen, das in Verfahrenshandbüchern und QS-Unterlagen steckt. Derlei Dokumente sollten nicht einfach als Datei hinterlegt, sondern sinnvoll in die Webdarstellung eingebunden werden. Hierzu ist es erforderlich, die Dokumente sinnvoll zu strukturieren, mehrere kurze HTML-Seiten zu unterteilen und zu formatieren. Ich finde es sinnvoll, die Erstellung von längeren Inhalten in Word zugelassen, die Ausgabe aber in natives HTML umzuwandeln. Für diese Aufgabe habe ich eine Komponente entwickelt, die hochgradig anpassbar ist.
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