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CosyTrack.File

CosyTrack.File dient zur flexiblen Anbindung von zentralen oder dezentralen Dateisystem-Speicherorten in SharePoint/Teams/Office 365.

Was sich auf den ersten Blick durchaus vielleicht „merkwürdig“ anhört, ist in der Tat aber ein Szenario, was in so gut wie jedem Unternehmen vielfach vorkommt und das mit Bordmitteln nur schwer zu lösen ist.

Technisch gesehen ist CosyTrack.File ein bidirektional arbeitender Connector, der SharePoint-Dokumentbibliotheken mit Datei Speicherorten auf Dateiservern oder Desktop-Computern (CosyTrack.File.DT) verbindet.

Um die Möglichkeiten zu verdeutlichen, stelle ich einige Nutzungsszenarien vor.

  • Szenario: Integration von Dateien/Dokumenten von beliebigen Applikationen [Link]
  • Szenario: Import von Dokumenten und automatisches Zuweisen von Metadaten
  • (Offline-) Szenarien für Clients

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf den untergeordneten Seiten, siehe auch die Links in der vorangegangenen Auflistung. Eine kurze Beschreibung folgt hier:

Integration von Dateien/Dokumenten von beliebigen Applikationen

Das hier vorgestellte Szenario kennt jeder: Es gibt jenseits von Microsoft Office Dateien, die eigentlich zum Projekt gehören und sinnvollerweise auch in SharePoint gespeichert werden sollten, damit man einerseits alles zusammen hat (man denke auch in Prozesse wie Archivierung und Aufbewahrungspflicht) und andererseits auch, weil SharePoint einfach interessante Zusatzmöglichkeiten bietet, wie das Freigeben von Dateien, Workflows, Klassifizierung etc.

Das Problem ist einfach nur, dass viele Applikationen einfach keine Dateien direkt aus SharePoint entnehmen und bearbeiten oder neue anlegen können – und dann wird es sehr umständlich. Beispiel sind hier etwa CAD-Programme (einschließlich Autocad), Photoshop, InDesign u.v.a.m.  Überhaupt trifft das vermutlich auf den größten Teil der Applikationen, die in den Unternehmen genutzt werden, zu. Workarounds mit der Explorer-Verbindung (WebDAV) zu SharePoint sind insbesondere in Szenarien mit Office 365 nicht wirklich zweckmäßig und praxistauglich – aus diversen Gründen.

 

CosyTrack.File beschreitet hier den denkbar einfachsten, naheliegendsten und kompatibelsten Weg: Es synchronisiert die Dateien auf einen lokalen Server (oder auch PC) und sorgt für eine bidirektionale Aktualisierung.

CosyTrack.File ist eine „enterprise-grade“ Lösung, die voll servertauglich, umfangreich konfigurierbar und managebar ist.

Grundsätzlich sind zwei Betriebsmodi wählbar, so dass sowohl Szenarien, die SharePoint-seitig auf Ordnerstrukturen setzen, abgedeckt sind, als auch solche die sehr SharePoint-orientiert mit Metadaten arbeiten, um die Dateien zu organisieren

 

Verwendung von Ordnerstrukturen (FolderEmulation Mode="FolderToFolder")

In diesem Modus wird für jeden Ordner/Dokumentenmappe in SharePoint im Dateisystem ein entsprechender Ordner angelegt – Unter-Ordnerstrukturen sind in beliebiger Tiefe möglich.

Das Anlegen von Ordnerstrukturen erfolgt ebenfalls bidirektional, d. h. die Strukturen können entweder in SharePoint und/oder im Dateisystem angelegt werden.

Die bidirektionale Synchronisation der Dateien kann über Whitelists und Blacklist gesteuert werden, weitere Steuerungsmöglichkeiten sind vorhanden. Die Synchronisation kann entweder bei Änderung der Datei (Zeitversatz dann wenige Minuten, abhängig von den Ressourcen, die CosyTrack verwenden kann) oder in festgelegten Intervallen erfolgen.

Der nachfolgende Screenshot zeigt eine Dokumentbibliotheken mit Ordnerstrukturen in Office 365 synchronisiert mit einem Verzeichnisbaum auf einem Windows Server.
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Für CosyTrack.File ist es nicht erforderlich, dass sie ihre SharePoint Dokumentbibliotheken oder das Dateisystem in irgendeiner Form anpassen müssen.

 

Verwendung von Metadaten  (FolderEmulation Mode="MetadataEmulationFS")

Wenn Sie anstatt mit tief verschachtelten Ordnerstrukturen die Dateien mit Metadaten organisieren, ist das unter SharePoint-Gesichtspunkten natürlich die optimale Vorgehensweise. In der Dokumentbibliotheken könnte es also beispielsweise so aussehen, wie auf der nachstehenden Abbildung gezeigt – oder dargestellt in einer gruppierten Ansicht, wie auf der übernächsten Abbildung.

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Für die bidirektionale Synchronisierung erfolgt eine Zuordnung der Metadaten zu Verzeichnissen, so dass die Metadaten-Struktur zu einem Verzeichnisbaum wird. Die Struktur ist natürlich frei konfigurierbar, so dass sie sich flexibel auf die Anforderungen der Anwender einstellen können. In SharePoint ankündigte Dateien werden als in die „errechnete“ Position des Dateisystems gespeichert – und bidirektionale synchronisiert.

In Dateisystem sieht der Inhalt zuvor gezeigte Dokumentbibliothek dann wie auf der nachstehenden Abbildung gezeigt aus:

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Dateien, die neu in Dateisystem angelegt werden, werden entsprechend ihrer Position in SharePoint gespeichert und natürlich mit den „positions-gemäßen“ Metadaten ausgestattet. Es macht also keinen Unterschied, wo die Datei angelegt wurde.

Wenn Sie mir Dokumentbibliotheken zusätzlich Dokumentenmappen/Ordner verwenden, ist es natürlich auch kein Problem – CosyTrack kann auch damit umgehen
  

Import-Funktion

Die Import-Funktion ist im Grunde genommen eine Teil-Funktion der zuvor vorgestellten bidirektionalen Synchronisation.

Die Import-Funktion bedient Szenarien, in denen Dateien in Dateisystem abgelegt werden – beispielsweise auch von automatischen Prozessen – und automatisierten SharePoint übernommen werden sollen, gegebenenfalls inklusive Metadaten.

Beim Import geht es nicht um eine bidirektionale dauerhafte Synchronisation, sondern um einen einmaligen Import, zumeist mit anschließender Löschung der importierten Daten aus dem Dateisystem.

Kunden setzen die Funktion beispielsweise ein, um Messdaten, Protokolldaten und dergleichen mehr in SharePoint zu importieren.

Die Import-Funktion unterstützt zweite zu vorgeschriebenen Vorgehensweisen zur Verwendung von Ordnern und Metadaten.
  

Szenarien für Client-Systeme

CosyTrack.File ist an sich ein Produkt, das für den Betrieb auf einem Server ausgelegt ist und die Synchronisation sozusagen global anbietet. Nichtsdestotrotz gibt es eine Client-Version (CosyTrack.File.DT), die für den Betrieb auf Client-Systemen vorgesehen ist.

CosyTrack.File.DT bietet sich in folgenden Szenarien an:

  • Synchronisation soll nur für einen oder wenige Clients erfolgen und/oder kein Server zur Verfügung. Eigentlich dann auch für Mitarbeiter im Home-Office, in kleinen Vertriebsniederlassungen etc.
  • Die Synchronisation muss zwingend auf ein lokales Laufwerk erfolgen (z.B. wegen Performance)

Weiterhin eignet sich CosyTrack.File.DT für den Aufbau von Offline-Szenarien, also Anwendungsfälle, in denen Dateien aus SharePoint auf einem Notebook mitgenommen werden müssen. Das wird zwar grundsätzlich auch vom OneDrive Client von Microsoft abgedeckt – CosyTrack.File.DT hatte allerdings einige Vorteile, nämlich:

  • Mapping von Metadaten zu Verzeichnissen (bidirektional), wie weiter vorn beschrieben. Das direkte Mapping von Verzeichnisstrukturen das natürlich auch unterstützt
  • zentrale Konfiguration über Gruppenrichtlinien. Hierdurch können Sie einfach festlegen, welche Dokumentbibliotheken welche Anwendergruppen wohin synchronisiert werden sollen

 

CosyTrack.File.DT lässt sich natürlich in einem SoHo-Szenario einsetzen, ist aber grundsätzlich, wie meine anderen Produkte auch, für den Einsatz in mittleren und großen Unternehmen vorbereitet

 

 

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