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Szenario: Integration von Dateien/Dokumenten von beliebigen Applikationen

Wenn ein Unternehmen ausschließlich mit Microsoft-Office-Dokumenten und PDF-Dateien arbeitet, ist das Arbeiten mit SharePoint schon ziemlich optimal – was nicht heißt, dass man es nicht mit Werkzeugen wie DragPad® oder Produkten der DocumentFactory-Familie nicht auch besser machen könnte.

In so gut wie jedem Unternehmen gibt es aber auch jede Menge Applikationen, die wichtige Dokumente erzeugen und verarbeiten und diese aber leider nicht so ohne weiteres in SharePoint ablegen bzw. daraus abrufen können.

Es ist nun häufig so, dass diese Dateien, die mit nicht- oder nur begrenzt SharePoint-kompatiblen Werkzeugen bearbeitet werden, von der logischen Organisation an sich schon in SharePoint gehören würden. Um es konkreter zu machen, gehören beispielsweise bei der Projektarbeit Dateien wie CAD-Dokumente mit Sicherheit in den führenden Dokument-Ablageort des Projekts, der nun mal die SharePoint-Websitesammlung mit ihrem Dokumentbibliotheken ist. Schade nur, dass so gut wie keine CAD-Software in der Lage ist, wirklich gut mit SharePoint umzugehen – wenn überhaupt.

Trotzdem gibt es gute Gründe, diese Dateien in SharePoint zu speichern. Einige davon sind:

  • Man hat einen zentralen „verbindlichen“ Speicherort, an dem alle Dokumente, die zu dem Projekt gehören, liegen.
  • Durch die Verwendung eines intelligenten zentralen Speicherorts, sind Aufgabenstellungen wie die Archivierung aller Dateien oder die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten wesentlich einfacher zu leisten, als wenn die Dateien verteilt organisiert sind
  • SharePoint ermöglicht beispielsweise durch die Versionierung, seine Workflow-Fähigkeiten und die Möglichkeit, Dokumente [auch für Externe] freizugeben diverse spannende und nützliche weitergehende Möglichkeiten

 

Wenn eine Software, beispielsweise die genannten CAD-Programme, nun aber nicht mit SharePoint umgehen können (oder das nur durch relativ „windige“ Plugins erreicht werden kann), ist es natürlich schon ein Problem.

Die naheliegende Idee, nämlich einfach die Dokumentbibliotheken als Laufwerk zu mappen, ist bei genauerer Betrachtung auch nicht so toll:

  • Wenn Dateien hinreichend groß sind, ist das vor allem Szenarien, in denen Office 365 genutzt wird, ziemlich unzweckmäßig – lange Ladezeiten und Verbindungsabbrüche sind dabei noch ein Thema.
  • Häufig schreiben Programme auch temporäre Dateien sozusagen „neben“ die eigentlich geöffnete Datei und somit landen die temporären Dateien auch in den Dokumentbibliotheken – und werden unter Umständen auch noch über das Internet geschaufelt, zumindest in Office 365-Szenarien.
  • Wenn die Dokumente mit Metadaten angereichert sind, ist das leider auch problematisch, weil man im virtuellen Laufwerk, das die Inhalte der Dokumentbibliotheken zur Verfügung stellt, eben keine Metadaten „sieht“ bzw. bei neu erzeugten Dokumenten auch nicht anlegen kann

 

Das Beispiel „CAD“ ist nur eins von vielen. Allein aus meiner eigenen Tätigkeit, fallen mit direkt noch ein paar Szenarien ein:

  • Photoshop/Indesign & Co.: Diese an sich hervorragenden Programme können Dateien nicht nativ in SharePoint ablegen, zumal die Dateien zumeist auch relativ groß werden. Trotzdem sind das Beispiele von Dateien, die im Allgemeinen unmittelbar zum Projekt gehören, gegebenenfalls auch freigegeben werden sollen und mit Sicherheit archiviert werden müssen und/oder eine Aufbewahrungspflicht unterliegen
  • FrameMaker: Dieses Produkt verwende ich selber für meine Dokumentationen. Es hat zwar eine SharePoint-Integration, die aber eher rudimentär ist. Das Arbeiten mit verknüpften Dateien ist auch nicht wirklich vergnüglich. Natürlich gehören auch solche Dokumente unmittelbar zum Projekt und werden daher optimalerweise im Projektraum gespeichert

 

Der Lösungsansatz

Die Lösung ist einfach und an sich naheliegend:

CosyTrack.File sorgt für eine bidirektionale ständige Synchronisation auf Dateiebene zwischen SharePoint (2013/2016/2019/Online) und einem [lokalen] das Dateisystem, dass sozusagen als Staging-Bereich dient. Die Vorteile:

  • Die Nicht-SharePoint-kompatiblen Programme können ohne Einschränkung auf Dateisystem-Laufwerken arbeiten und finden 100 % kompatible und schnelle Ablageorte vor
  • im Hintergrund werden die Dateien synchronisiert, d. h. dass einerseits die auf den Dateisystemen bearbeiteten und erzeugten Dateien in aktuelle Version in SharePoint vorhanden sind, andererseits auch Dateien, die in SharePoint eingehen (also beispielsweise per Mail ankommen oder hochgeladen werden) auf dem Dateisystem zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung stehen

 

Sie haben also das Beste aus beiden Welten: schnelle und kompatible Bearbeitung der Dateien bei gleichzeitiger Verfügbarkeit in SharePoint, gegebenenfalls nebst Metadaten, Integration und Prozesse/Workflows und gegebenenfalls nachgelagerte Funktionen die Archivierung, Compliance-Maßnahmen und dergleichen mehr.

Selbstverständlich lässt die steuern, welche Dateitypen synchronisiert werden sollen oder eben auch nicht (Blacklist beispielsweise für temporäre Dateien)

 

Funktionen im Überblick

CosyTrack.File grundsätzlich zwei Betriebsarten für die Synchronisation. Zum einen können in SharePoint vorhanden Ordner als Dateisystem-Ordner dargestellt werden. Zum anderen ist es möglich, aus Metadaten in SharePoint eine virtuelle Struktur im Dateisystem zu erzeugen – das macht Sinn, wenn sie SharePoint-fachlich sehr sauber arbeiten und ihre Dateien vornehmlich mit Metadaten organisieren

Beide Betriebsarten stellte ich nachfolgend kurz vor. Es geht aber in beiden Fällen, dass

  • … eine bidirektionale Synchronisation erfolgt
  • … die Anlage von neuen Dateien auf beiden Seiten möglich ist

 

Folder2Folder-Modus

 

MetadataEmulationFS-Modus