Document Factory

df1SharePoint ist ohne Zweifel eine sehr geeignete Plattform, um Dokumente abzulegen und auch zu verwalten. Man muss allerdings sorgfältig differenzieren, ob man nur OneDrive-mäßig Dokumente ablegen möchte oder diese aktiv managen möchte und als Teil von Prozessen sieht.

Beinahe sämtliche Projekt-Kunden, die ich berate, erwarten von SharePoint deutlich mehr, als nur ein Dateisystem mit Weboberfläche zu sein. Dies bedeutet zwingendermaßen, dass man Dokumente mit Hilfe der Inhaltstypen verwalten muss, denn wenn ich nicht weiß, ob das Dokument ein Vertrag, ein Brief oder QM-Dokument ist, kann ich nicht die entsprechenden Prozesse einsteuern.

Ich weiß, dass in der Community durchaus eine rege Diskussion läuft, ob man doch wieder zu Ordnerstrukturen zurückkehrt – wenn man von SharePoint Prozess-Unterstützung und aktiven Umgang mit Dokumenten wünscht, stellt sich die Frage nicht, ob man auf Inhaltstyp und Metadaten verzichten kann: Nein, sie sind Pflichtprogramm.

Nun kommen einige Aspekte auf Sie zu, die nicht so einfach handhabbar sind:

  • Eine komplexe Inhaltstypen Struktur zu erzeugen, ist harte Arbeit
  • Eine noch härtere Arbeit ist allerdings, die Benutzer dazu zu bringen, ihre Dokumente richtig zu erzeugen. Die Tatsache beispielsweise, dass Microsoft mit Office 2016 den Dokument-Informationsbereich kassiert hat, ist natürlich nicht unbedingt hilfreich. Überhaupt ist das Pflegen von Metadaten sehr umständlich – sowohl in SharePoint als auch in Word.
  • Jedes mittlere und größere Unternehmen hat dutzende, zumeist eher hunderte Word-Vorlagen, die sich nicht gut in SharePoint einbinden lassen. Erschwerend kommt hinzu, dass man pro Inhaltstyp nur eine Vorlage hinterlegen kann – und wenn sie 30 Briefvorlagen haben, brauchen sie 30 Brief-Inhaltstypen. Sehr unangenehm. Statt vielleicht 20 Inhaltstypen, die Sie aufgrund von Prozessen bräuchten, werden plötzlich 400 gebraucht– wegen der Vorlagen. Und das können Sie selbst dem gutmütigsten Benutzer nicht vermitteln
  • Benutzer neigen dazu, gerne neue Dokumente aus bestehenden zu erstellen. Prozess-technisch ist das nicht toll, aber verständlich. Das ist mit der Kombination aus SharePoint und Word zwar machbar aber umständlich.

Auch wenn Sie sich, aus welchen Gründen auch immer, gegen die Verwendung von Inhaltstypen und Metadaten entscheiden, werden Sie die folgenden Themen nicht befriedigend lösen können:

  • Die Arbeit mit Vorlagen, die es eben in mittleren und großen Unternehmen in rauen Mengen gibt, bekommen Sie mit SharePoint nicht befriedigend hin. Es sei denn, sie brauchen wirklich nur eine Office-Vorlage pro Dokumentbibliothek
  • Das heiß geliebte Erstellen eines Dokuments aus einem vorhandenen, bleibt umständlich

Wer als Praktiker Projekte begleitet oder als interner Lösungs-Architekt für die Weiterentwicklung der SharePoint-Landschaft verantwortlich ist, kennt das zuvor beschriebene Dilemma und weiß, dass es schon ein echtes Problem ist.

Als Lösung für diese Probleme habe ich die Document Factory entwickelt. Hier das wichtigste in Kürze:

  • Die Document Factory optimiert die Arbeit mit Office-Vorlagen
  • Die Document Factory eignet sich besonders für Umgebungen, in denen aktiv mit Inhaltstypen gearbeitet wird. Sie funktioniert allerdings genauso gut in Umgebungen ohne Nutzung von Inhaltstypen
  • Die Document Factory kann Dokumente aus beliebig vielen beliebig umfangreichen Textbausteinen vorbereiten, so dass flexible Standarddokumente bereits mit einem hohen Individualisierungsgrad erstellt werden können
  • Die Document Factory kann Informationen abfragen, die dann sowohl in Word-Felder als auch in SharePoint-Felder geschrieben werden können. Neben einfachen Textfeldern kann die Document Factory Nachschlagevorgängen durchführen und zwar in SharePoint-Listen, SQL-Datenbanken, Webservices, Taxonomie und auch in SAP über RFC-Aufrufe
  • Die Document Factory kann Dokumente aus bestehenden erstellen und unter gewissen Voraussetzungen selbst dort Textblöcke und Felder ersetzen
  • Die Document Factory funktioniert sowohl On Premises als auch mit SharePoint online/Office 365.
  • Technisch gesehen ist die Document Factory ein Provider hosted Add-In/App.
  • Sie machen sich von der Document Factory nicht abhängig, weil sie nur beim Erstellen der Dokumente benötigt wird.

 

Nachfolgend finden Sie ein Video, in dem ich die Document Factory kurz vorführe. Weiter unten sehen Sie einige Screenshots

 

 

Demo der DocumentFactory - Basisfunktionen

Auf dem nachfolgenden Screenshot sehen Sie, wie die Document Factory in einer Bibliothek gestartet wird. Auf der linken Seite sehen Sie die für die Bibliothek aktivierten Inhaltstypen, darunter sind jeweils mehrere Vorlagen zugewiesen. Diese Zuweisung erfolgt zentral, da die Document Factory auch mit dem Inhaltstypen-Hub umgehen kann, nehmen Sie diese Zuweisung bestenfalls nur ein einziges Mal für die gesamte Farm vor.
Falls Sie nicht aktiv mit Inhaltstypen arbeiten, erscheinen die zur Verfügung stehenden Vorlagen auch, nur natürlich nicht nach Inhaltstypen differenziert.
Die Document Factory arbeitet nicht nur mit Word, sondern unterstützt beliebige Dokumente. Auf dem Screenshot sehen Sie beispielsweise eine Excel-Vorlage zwischen den ganzen Word-Vorlagen.
Wenn der Benutzereine Vorlage anklickt, lädt die Document Factory Informationen über diese.
Im Grunde genommen auch der Benutzer noch einen Dateinamen vorzugeben – und schon wird ein neues Dokument aus dieser Vorlage erzeugt.
Die Document Factory kann Dokumente auch in Ordner und Dokumentenmappen ablegen. Diese kann einfach ausgewählt werden

df1

Die Document Factory erzeugt aber nicht nur Dokumente aus Vorlagen, sondern kann diese Vorlagen auch zu einem hohen Grad mit fertigen Textbausteinen befüllen. Das ist auf den nächsten Screenshot zu sehen. Für beliebig viele definierbare Abschnitte können beliebige Textbausteine hinterlegt werden. Der Benutzer kann sich dann ein Dokument aus verschiedenen Textbausteinen zusammensetzen und auch dem Optimalfall noch wenige individuelle Passagen zu ergänzen. Für jede Vorlage wenn individuelle Textbausteine definiert werden.
Hinweis: die Textbausteine stehen natürlich nur für Word-Vorlagen zur Verfügung
df2

Natürlich kann die Document Factory auch mit Feldern arbeiten. Pro Vorlage können beliebig viele Felder definiert werden, die in das Word-Dokument und/oder als SharePoint-Metadaten hinterlegt werden können.
Auf dem nächsten Screenshot ist zu sehen, dass der Benutzer ganz einfach die Eingabe der Felder erreichen kann. Neben einfachen Textfeldern unterstützt die Document Factory diverse Nachschlagevorgänge – und zwar in SharePoint-Listen, in der SharePoint Taxonomie, in SQL-Datenbanken, über Webservices und in SAP über RFC-Aufrufe.
df3

Wie bereits erwähnt, gibt der Benutzer im einfachsten Fall einen Dateinamen vor und werde die Vorlage aus – und erzeugt mit einem Mausklick das Dokument. Optional kann er Textbausteinen und Felder vorgegeben, wodurch er schnell und einfach zu einem Dokument kommt, welches nur etwas nachbearbeitet werden muss und die korrekten Metadaten gesetzt hat.
Egal wie die Nutzung aussieht, der Vorgang endet auf dem nachfolgend gezeigten Screenshot, in dem eine Vorschau gezeigt wird und direkt wird aufgerufen werden kann, alternativ Office Online Server (bzw. Office Web Apps). Letztgenanntes auf Wunsch auch direkt Edit-Modus
df4

Häufig möchten die Benutzer gar nicht ein Dokument komplett neu erzeugen, sondern ein bestehendes kopieren und modifizieren. Diese Vorgehensweise unterstützt Document Factory, indem sie im Kontextmenü von Dokumenten einen entsprechenden Menüpunkt anbietet. Zu sehen ist das auf den nachfolgenden Screenshot (Pfeil).
Wenn das Ursprungsdokument bereits mit der Document Factory erzeugt wurde, können in dem neu entstehenden Dokument Textbausteine und Felder ausgetauscht werden.
df5

Einige Hinweise

Die Document Factory ist ein Provider Hosted Add-In/App und unterstützt SharePoint Server ab Version 2013 und SharePoint Online/Office 365.
Sie machen sich keinesfalls von der Document Factory abhängig, weil die erzeugten Dokumente ganz normal Dokumente sind, die ganz normal in Dokumentbibliotheken liegen.

Zu der Einführung der Document Factory gehört normalerweise ein kleines Beratungsprojekt, indem wir die optimale Integration in Ihrer Umgebung planen.
Individuelle Features und Prozesse können integriert werden.

Wenn Ihnen das Konzept der Document Factory gefällt und sie Fragen haben, erreichen Sie mich über das Kontaktformular oder direkt per E-Mail ulrich@boddenberg.de

Gerne möchte ich Ihnen noch mein Consulting Seminar empfehlen. Ein intensives und spannendes Seminar für alle Menschen, die Lösungen mit SharePoint konzipieren.

.