SSL

DragPad – Dateien, Mails und Anhänge komfortabel hochladen

Das Hochladen von Dateien in SharePoint ist natürlich standardmäßig möglich, wenn auch nicht sehr komfortabel – vor allem, wenn man häufig in verschiedene Websites Dokument hochladen muss. Allerdings ist ein direktes hochladen von E-Mails aus Outlook oder von Anhängen einer E-Mail nicht möglich.

Viele meiner Kunden nutzen daher meine Lösung DragPad, bei dir es sich um eine kleine .NET-Anwendung handelt, die einfach zu verteilen ist – rein browserbasiert sind einige Aspekte nicht stabil oder nicht komfortabel umzusetzen.

DragPad umfasst unter anderem folgende Funktionen:

  • Hochladen von Dateien per Drag and Drop aus dem Dateisystem. Vorgang läuft Hintergrund Zuordnen von Inhaltstypen und Extraktion von Metadaten möglich
  • Hochladen von Mails per Drag and Drop aus Outlook. Vorgang läuft Hintergrund Zuordnen von Inhaltstypen und Extraktion von Metadaten möglich. Serverseitiges Markieren der Mails, die hochgeladen wurden
  • Hochladen von angehängten Dateien aus Outlook per Drag and Drop, Vorgang läuft Hintergrund Zuordnen von Inhaltstypen und Extraktion von Metadaten möglich
  • Integration von Abbyy Recognition Server, um gescannte PDF-Dateien durchsuchbar zu machen



DragPad funktioniert sowohl mit SharePoint on Premises als auch mit SharePoint Online aus Office 365


Aktuelles Video: Kompaktüberblick Mai 2019

 

 

dragpad-seite

Zukünftige DragPad-Webinare



Auszug aus dem Reviewers' Guide


Warum DragPad?

SharePoint und die verschiedenen Spielarten von SharePoint in Office 365 sind zweifelsfrei mächtige Arbeitsumgebungen, die allerdings in einigen Bereichen für die Anwender nicht unbedingt ganz optimal gestaltet sind. Zumeist sind das zwar nur Kleinigkeiten, aber diese machen aus Sicht der Anwender eben schon einen Unterschied.

DragPad ist eins meiner Werkzeuge, das ich entwickelt habe, um SharePoint und Office 365 für den Benutzer zu optimieren, also den Umgang mit SharePoint einfacher, angenehmer und schneller zu machen. Ich begleite seit der SharePoint-Version 2003, also seit über 15 Jahren, Projekte mit SharePoint und kenne daher ziemlich gut die Themen, die einfach optimierungsbedürftig sind.

 

DragPad bedient kurz gesagt die eigentlich völlig unspektakuläre Aufgabe, Dateien, Mails und Mail-Anhänge „irgendwie in SharePoint zu kriegen“.

Natürlich – das hört sich vollkommen selbstverständlich an, aber denken Sie einmal über folgende Fragestellungen nach:

  • Wie bekommt man eine Mail einfach (!) in eine SharePoint-Dokumentbibliothek? Unter „einfach“ würde ich verstehen, die Mail einfach per Drag and Drop aus Outlook herüberzuziehen.
  • Wie bekommt man einfach den Anhang einer Mail in eine SharePoint-Dokumentbibliothek?
  • Wenn die Dateien im File Explorer erreichbar sind, funktioniert zwar Drag and Drop, aber bei größeren Mengen von Dateien ist das, insbesondere auch bei Nutzung von Office 365 nicht optimal. Der Browser ist unter Umständen längere Zeit blockiert, es kommt immer wieder vor, dass einzelne Dateien nicht hochgeladen werden (schlecht nachvollziehbar) – so ganz die reine Freude ist das also auch nicht.
  • Wenn man mit Metadaten arbeitet, um die Dokumente besser zu klassifizieren und auffindbar zu machen, ist die Frage, wie man die Metadaten optimalerweise füllt. Schieben die Benutzer die Dateien per Drag and Drop (oder über die Explorer-Ansicht) in die SharePoint-Dokumentenbibliothek, erhalten Sie keine Möglichkeit, direkt die Metadaten zu erfassen. Natürlich kann man die Dateien nachbearbeiten, was aber so umständlich ist, dass es kein Benutzer jemals tun wird. Alternativ könnte man die Dateien einzeln hochladen – dann erscheint sofort ein entsprechender Dialog – das ist bei mehreren Dateien ebenfalls hinreichend umständlich.

 

Selbstverständlich gibt es für die zuvor genannten Aufgaben den einen oder anderen Workaround. Zum Hochladen von Mails oder Mail- Anhängen könnte man die Explorer-Ansicht bemühen (oder den Edge-Browser verwenden) – allerdings mit dem Nachteil, dass die Metadaten umständlich nachgepflegt werden müssen, was vermutlich nicht passiert.

Neben den Schwächen der diversen Workarounds, um Objekt überhaupt in SharePoint zu bekommen, gibt es auch noch andere Nachteile:

  • Stellen Sie sich einen Anwender vor, der zum Ende des Arbeitstages seine Mails in die fünf Projekträume, in denen er mitarbeitet, verteilen möchte. Notwendigerweise muss er dazu in die jeweiligen Räume navigieren, dort die Dokumentbibliothek aufrufen und kann dann die Dateien hochladen. Das hört sich selbstverständlich an, ist für den Anwender aber durchaus umständlich.
  • Wenn der Benutzer seine Mails schließlich dann doch „irgendwie“ in SharePoint bekommen hat, wäre es natürlich schön, wenn er in Outlook erkennen könnte, welche Nachrichten er bereits hochgeladen hat und welche nicht.

Diese „Kleinigkeiten“ sind vielfältig und führen in letzter Konsequenz dazu, dass die Zufriedenheit mit SharePoint/Office 365 nicht so hoch ist, wie es sein könnte.

 

Hier setzt DragPad an und optimiert einerseits viele Prozesse rund um das Hochladen von Objekten in SharePoint. Ebenso kümmert sich das Produkt aber auch um das „Herausziehen“ von in SharePoint gespeicherten Dokumenten und, mittels der integrierten DocumentFactory.embedded, um das Erzeugen von komplett neuen Dokumenten aus zentral verwalteten Vorlagen.

Nachstehend sehen Sie einen ersten Blick auf DragPad. Es handelt sich hierbei, wie man sieht um eine Windows-Anwendung, die bewusst einfach gehalten ist, um eine sehr schnelle Bedienung zu ermöglichen.

dragpad01

„Windows-Anwendung“ hört sich auf den ersten Blick zwar nicht so „hip“ an, kann so aber jede Menge Funktionen integrieren, die mit einer rein Browser-basierten Anwendung nicht machbar sind – somit ist DragPad eine durchdachte Ergänzung zu SharePoint, die viele Vorgänge im Umgang mit Dokumenten und Mails deutlich vereinfacht und schneller macht. Insbesondere dann, wenn sie SharePoint in Ihrem Unternehmen zum strukturierten Dokumentenmanagement (und nicht bloß als „Dateilager“) verwenden, werden ihre Anwender profitieren.