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Mail-Assistent

Wie man einfach eine Mail in eine SharePoint Dokumentbibliothek mittels DragPad hochladen kann, habe ich in einem anderen Video bereits vorgeführt (Link): Einfach die Mail (oder auch mehrere Mails gleichzeitig) auf den Raum bzw. das Team ziehen – und DragPad erledigt den Rest, inklusive Setzen von grundlegenden Informationen wie beispielsweise Absender oder Empfänger.

Nun ist es ja in vielen Fällen so, dass auf eine Mail eine Antwort folgt und auf diese folgt wiederum eine Antwort usw.
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Prinzipiell ist das natürlich kein Problem, denn Sie könnten die weiteren Mails dieses Kommunikationsvorgangs aus den Outlook-Ordnern Posteingang und gesendete Objekte auch einfach und schnell über DragPad in die SharePoint Dokumentbibliotheken einfügen.

Ab der Version 58-o geht das aber noch einfacher und zwar unterstützt Sie der Mail-Aassistent.
Hier zunächst ein Video, danach noch eine textuelle Beschreibung.


Im halbautomatischen Modus wird im Hintergrund gesucht, ob für die im Posteingang oder den gesendeten Objekten befindlichen Mails Vorschläge für die Speicherung in einem Raum bzw. Team gemacht werden. Ist das der Fall, scheint auf der gleichnamigen Registerkarte das Symbol mit dem Assistenten. Auf der Registerkarte selbst ist die zugehörige Schaltfläche goldgelb markiert.

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Wenn man den Mailassistenten öffnet, sieht man bereits die ermittelten Mails.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „Mails übertragen“ fügt die Nachrichten in die entsprechenden Dokumentbibliotheken (gegebenenfalls auch Ordner) mit den korrekten Inhaltstypen und Informationen, wie Absender oder Empfänger, ein.

Wenn Sie bestimmte Nachrichten nicht in SharePoint einfügen möchten, löschen Sie einfach das Häkchen.

Da man häufig nur anhand von dem Betreff oder der Absender-/ Empfängerangabe nicht entscheiden kann, ob die Mail nun tatsächlich eingefügt werden soll, gibt es eine kleine Vorschau. Um diese aufzurufen, klicken Sie einfach auf die gewünschte Mail, nach ein paar Augenblicken wird sie dann dargestellt. Sie können das Fenster des Mail-Assistenten einfach vergrößern, um mehr zu sehen.

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In der Betriebsart „Halbautomatik“ überprüft DragPad alle paar Minuten den Posteingang und die gesendeten Objekte. Outlook muss dafür nicht geöffnet (und übrigens nicht mal installiert sein), da DragPad direkt auf den Exchange-Server (bzw. Office 365) zugreift.

 

Wie man im Video sieht, arbeitet DragPad nach dem Klick auf die Übertragen-Schaltfläche effizient und schnell im Hintergrund die Aufgaben ab. Die neu eingefügten E-Mails sind natürlich in Outlook markiert und wie erwartet in SharePoint eingefügt.

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Ein vollautomatischer Modus, bei dem erkannte Mails direkt in SharePoint eingefügt werden, ist mit den „DragPad Server Components“ verfügbar.

 

Der Mail-Assistent erkennt die Nachricht eines Kommunikations-Vorgangs anhand der Conversation-ID. Das Verfahren führt also keinesfalls zu „false Positives“.

Wenn eine Nachrichten eines Kommunikationsvorgangs in ihren Räumen vorhanden sind, unterstützt der DragPad Mail-Assistent auch das und würde vorschlagen, die gefundenen Mails entsprechend in mehreren Räumen zu speichern.