Microsoft 365 Compliance, Kurzüberblick

von adminub | Mai 27, 2025 | Compliance | 0 Kommentare

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Consulting, Beratung

Microsoft 365 Compliance im Kurzüberblick

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Compliance-Funktionen in Microsoft 365 – Ein praxisnaher Leitfaden für Entscheider

Microsoft 365 ist längst mehr als nur eine Kollaborations- und Produktivitätssuite. Unter dem Namen Microsoft Purview bündelt die Plattform ein umfassendes Portfolio an Werkzeugen, mit denen Unternehmen regulatorische Pflichten effizient umsetzen und ihre Daten schützen können. Der folgende Artikel beschreibt die wichtigsten Bausteine mit konkreten Beispielen, bewertet den Einführungsaufwand in Relation zum Nutzen und ordnet jede Funktion den einschlägigen gesetzlichen bzw. normativen Anforderungen zu.

Information Protection (Sensitivitätsbezeichnungen & Verschlüsselung)

Fokus	Vertraulichkeitsklassifizierung, automatische / manuelle Verschlüsselung, dynamische Wasserzeichen
Praxisbeispiel	Die HR-Abteilung versieht eine Excel-Liste mit Gehältern automatisch mit der Sensitivitätsbezeichnung „Streng vertraulich – HR“. Die Datei wird auf Basis von definierten Schlüsselwörtern verschlüsselt; beim Öffnen erscheint ein Wasserzeichen mit dem UPN des Nutzers.
Einführungsaufwand	Mittel – Taxonomie definieren, Pilotnutzer schulen, Roll-out per Richtlinie
Nutzen	Hoch – Der Schutz „reist“ mit der Datei, auch außerhalb der Organisation
Erfüllte Vorgaben	DSGVO Art. 25 & 32, ISO 27001 Anhang A 8 & 10, BSI-C5, GoBD-Unveränderbarkeit

2 Data Loss Prevention (DLP)

Fokus	Erkennen & Blockieren sensibler Inhalte über Outlook, Teams, SharePoint, Endpunkte, Copilot-Chats
Praxisbeispiel	Wird eine IBAN samt Name in einem Teams-Chat geteilt, greift eine DLP-Richtlinie, maskiert die Zeichenfolge und blendet einen Tooltip mit Verweis auf das Finanzrichtlinien-Handbuch ein.
Einführungsaufwand	Mittel–Hoch – Standortübergreifende Regeln benötigen Tests und Feintuning; vordefinierte Vorlagen reduzieren den Aufwand erheblich
Nutzen	Hoch – Verhindert Datenabfluss in Echtzeit, einschließlich KI-gestützter Klassifizierer
Erfüllte Vorgaben	DSGVO Art. 32 / 34, PCI-DSS, HIPAA, GLBA, BaFin-MaRisk (Tz. 8)

3 Data Lifecycle & Records Management

Fokus	Aufbewahrung, automatische Archivierung, defensible Löschung, Prioritäts-Cleanup
Praxisbeispiel	Eingangsrechnungen werden per Retention-Label zehn Jahre GoBD-konform in SharePoint bewahrt und anschließend automatisiert gelöscht. Copilot-Chats lassen sich seit 2025 separat aufbewahren.
Einführungsaufwand	Hoch – Inhaltsarchitektur, Metadaten-Plan und Schulung notwendig
Nutzen	Hoch – Risikominderung (Bußgelder) und geringere Storage-Kosten durch Löschzyklen
Erfüllte Vorgaben	GoBD (§ 146 AO), HGB § 257, DSGVO Art. 5 (1 e), SEC Rule 17a-4, NIS2 (Art. 21 Abs. 2 f)

4 eDiscovery (Standard & Advanced)

Fokus	Rechtskonforme Suche, Legal Hold, KI-gestützte Relevanzanalyse, Pay-as-you-go-Speicher für Nicht-M365-Daten
Praxisbeispiel	Bei einem DSGVO-Auskunftsersuchen durchsucht die Rechtsabteilung Exchange, Teams und OneDrive nach allen personenbezogenen Daten einer betroffenen Person und exportiert sie prüfsicher.
Einführungsaufwand	Mittel–Hoch – Rollen- & Berechtigungsmodell, Workflow-Training
Nutzen	Hoch – Beschleunigt Auskunfts- und Beweisverfahren, senkt externe Anwaltskosten
Erfüllte Vorgaben	DSGVO Art. 12–15, FRCP, ZPO § 371a (DE)

5 Audit (Unified Audit Log)

Fokus	Lückenloses Ereignisprotokoll inklusive Copilot-Interaktionen; API-Abruf
Praxisbeispiel	Das ISMS exportiert monatlich alle „Admin Role Change“-Events und gleicht sie mit dem BSI IT-Grundschutz-Modul OPS.2.2 ab.
Einführungsaufwand	Gering – Aktivierung per PowerShell oder Portal; Standard-Retention 90 Tage (E3) bzw. 1 Jahr (E5)
Nutzen	Mittel–Hoch – Forensik, Nachweis gegenüber Wirtschafts- und Steuerprüfern
Erfüllte Vorgaben	SOX 404, ISO 27001 A.12.4, IT-SiG 2.0 (DE), BSI-C5 (Log-Kapitel)

6 Insider Risk Management

Fokus	Erkennen riskanter Benutzeraktivitäten (Datendiebstahl, KI-Prompt-Leaks) mittels Entra- und Endpoint-Signalen
Praxisbeispiel	Ein Mitarbeiter lädt kurz vor Kündigung große Mengen CAD-Dateien auf einen privaten OneDrive-Account hoch. Eine Insider-Risk-Richtlinie löst einen Case aus, blockiert den Sync-Client und startet eine Untersuchung.
Einführungsaufwand	Mittel – Grundkonfiguration via Templates, Feinabstimmung der Indikatoren
Nutzen	Hoch – Frühwarnung, reduziert Abfluss geistigen Eigentums
Erfüllte Vorgaben	NIS2 Art. 21 (2), EU-DORA (Art. 9), ISO 27002 6.3

7 Communication Compliance

Fokus	Überwachung von E-Mail, Teams, Viva Engage – jetzt auch KI-Chats – auf Regel- und Verhaltensverstöße
Praxisbeispiel	In einem Teams-Meeting beleidigt ein Mitarbeiter eine Kollegin. Die Transkripte werden automatisch geprüft und eine Fallprüfung an HR weitergeleitet.
Einführungsaufwand	Mittel–Hoch – Richtlinientexte, False-Positive-Tuning, Datenschutz-Folgenabschätzung
Nutzen	Mittel–Hoch – Schützt Mitarbeitende, reduziert Bußgelder im Arbeits- & Finanzaufsichtsrecht
Erfüllte Vorgaben	EU-Whistleblower-Richtlinie, FINRA 3110/3120, ArbSchG § 12 (DE)

8 Compliance Manager

Fokus	Self-Assessment, Scorecard, Vorlagenkatalog (370 +), automatisierte Tests
Praxisbeispiel	Ein mittelständischer Energieversorger aktiviert die NIS2-Schablone samt automatisierter Beweissammlungen für MFA und Logging.
Einführungsaufwand	Gering – Assistent wählt Templates; automatisierte Evidenzen reduzieren manuellen Aufwand
Nutzen	Mittel – Transparente Gap-Analyse, Projektsteuerung
Erfüllte Vorgaben	Je nach Vorlage: NIS2, EU-KI-Act, ISO 42001, KSA-PDPL u. v. m.

9 Microsoft Priva

Fokus	Datenschutz-Insights, Berichte zu personenbezogenen Daten, DSAR-Automatisierung
Praxisbeispiel	Der Privacy Officer erhält wöchentliche Berichte über übermäßigen Zugriff auf PII in SharePoint und löst automatische Empfehlungen zur Datenminimierung aus.
Einführungsaufwand	Gering – Aktivierung im Purview-Portal, Schritt-für-Schritt-Assistent
Nutzen	Mittel–Hoch – Reduziert DSGVO-Bußgeldrisiko, steigert Vertrauen
Erfüllte Vorgaben	DSGVO Art. 5 (1 c), Art. 30, Art. 35

10 Data Security Posture Management (DSPM) für AI & Network Data Security

Fokus	Richtlinien-„Ein-Klick-Bereitstellung“ zum Erfassen von KI-Prompts / Antworten, Sensitivitätsprüfung von AI-Sites
Praxisbeispiel	Eine One-Click-Policy zeichnet ChatGPT-Enterprise-Unterhaltungen mit sensiblen Kundendaten revisionssicher auf und blockiert Prompt-Eingaben mit Kreditkartennummern.
Einführungsaufwand	Gering – Vorkonfigurierte Policies, Integration mit SASE / SSE-Gateway
Nutzen	Hoch – Deckt neue KI-Risiken ab, schließt Lücken in vielen Compliance-Rahmen
Erfüllte Vorgaben	EU-KI-Act (Art. 15 Protokollierung), NIS2 (Art. 21), ISO 42001

Zusammenfassende Bewertung

Funktion	Einführungsaufwand	Nutzen (1 = gering – 5 = hoch)
Information Protection	Mittel	⭐⭐⭐⭐⭐
Data Loss Prevention	Mittel–Hoch	⭐⭐⭐⭐⭐
Lifecycle & Records	Hoch	⭐⭐⭐⭐
eDiscovery	Mittel–Hoch	⭐⭐⭐⭐
Audit	Gering	⭐⭐⭐
Insider Risk	Mittel	⭐⭐⭐⭐
Communication Compliance	Mittel–Hoch	⭐⭐⭐⭐
Compliance Manager	Gering	⭐⭐⭐
Priva	Gering	⭐⭐⭐⭐
DSPM for AI	Gering	⭐⭐⭐⭐⭐

Interpretation:
Funktionen mit hohem Nutzen und vergleichsweise geringem Aufwand („Quick Wins“) sind Information Protection, DLP und DSPM for AI. Records Management bietet strategischen Langfristnutzen, verlangt jedoch ein strukturiertes Projekt-Setup.

Empfehlungen für den Einstieg

Roadmap festlegen: Starten Sie mit Sensitivitätslabels + DLP als „Basis-Schutzschirm“.
Pilotierung: Nutzen Sie E5-Trial oder die 90-Tage-Purview-Testlizenz, um Funktionen risikofrei zu evaluieren.
Regulatorische Priorität: Bauen Sie das Projekt entlang konkreter Controls (z. B. NIS2, GoBD) mithilfe der Compliance-Manager-Vorlagen auf.
Change-Management: Schulungen, Champions-Programm und verständliche Richtlinien verhindern Akzeptanzprobleme.
Fortlaufende Optimierung: Insider-Risk-Signale und Kommunikationsüberwachung regelmäßig nachjustieren, um False-Positives zu minimieren.

Mit diesem stufenweisen Ansatz erreichen Unternehmen nicht nur einen nachweisbaren Compliance-Status, sondern erhöhen gleichzeitig Datenschutz und Sicherheitsniveau – ein klarer Mehrwert gegenüber dem initialen Implementierungsaufwand.