"so eine art Info-Sammlung"

Aufbewahrung und Lebenszyklus technischer Doku in Microsoft 365 Irgendwo in deinem Netz liegt ein Ordner, der „Archiv“ heißt. Vielleicht heißt er auch „Alt“, „_alt“, „Archiv_alt“ oder „Archiv 2 (nicht löschen!!!)“. Er ist zwischen 200 Gigabyte und zwei...

Der Konstrukteur als Nebenbei-Redakteur: Doku-Pflichten ohne Redaktion Es ist Donnerstag, 16:40 Uhr. Die Maschine steht verpackt in der Halle, der Spediteur kommt Montag früh, und es fehlt noch die Betriebsanleitung. Nicht die ganze — nur die Kapitel 4 bis 7, die...

Dokumentenlenkung nach ISO 9001 mit Word und SharePoint Es gibt einen Moment im Audit, den jeder kennt, der schon einmal dabeigesessen hat. Der Auditor tippt auf ein Blatt Papier, das in der Montage an der Maschine hängt, und fragt beiläufig: „Ist das der...

Zentraldokument und Filialdokumente: Warum Words Master-Konzept riskant ist Es gibt in Word eine Funktion, die genau das verspricht, was du bei einer 400-Seiten-Betriebsanleitung willst: Zerlege das Monstrum in handliche Kapitel, lass mehrere Leute parallel daran...

Formatvorlagen-Chaos in Word: aufräumen statt weiterfrickeln Du kennst den Moment. Die Betriebsanleitung für die Baureihe, die seit 2011 gepflegt wird, muss raus. Du änderst eine Überschrift, und drei Seiten weiter rutscht eine Tabelle auf die...

Redaktionssystem auswählen: neutraler Kompass durch den Anbieter-Dschungel Irgendwann kommt der Punkt, an dem die Rechnung aufgeht. Nicht die Rechnung des Anbieters — die geht immer auf, dafür gibt es Vertriebsabteilungen. Sondern deine eigene: Die...

Word richtig aufgesetzt: das unterschätzte Redaktionssystem Es gibt eine Sorte Artikel über Word in der technischen Dokumentation, die sich sehr gut liest und überhaupt nicht hilft. Sie zählt auf, was Word alles nicht kann, garniert das mit einer...

Betriebsanleitung erstellen: Was wirklich hineinmuss — und was nicht Es gibt zwei Sorten von Betriebsanleitungen, die im Schadensfall gleich schlecht dastehen. Die eine hat 42 Seiten und schweigt zu allem, was zwischen Anlieferung und Verschrottung passieren kann. Die...

Anleitungen in Word übersetzen lassen: der versteckte Kostentreiber Die Rechnung kam über 4.180 Euro. Für eine Sprache. Für eine Betriebsanleitung, die im Vorjahr schon einmal übersetzt worden war und an der sich, laut Konstruktion, „fast...

Inhaltsverzeichnis, Nummerierung, Querverweise: Wenn die Word-Automatik kippt Es passiert nie am Montagmorgen. Es passiert am Donnerstagabend, die Maschine steht auf dem Hof, der Spediteur kommt um sieben, und die Betriebsanleitung braucht nur noch ein PDF. Du...

Word bei großen Dokumenten: langsam, instabil, unberechenbar — was wirklich hilft Freitag, 16:40 Uhr. Die Betriebsanleitung für die Sondermaschine muss Montag beim Kunden sein, 340 Seiten, vier Sprachen sind schon beauftragt. Du drückst Strg+A und F9,...

Ab wann lohnt sich ein Redaktionssystem? Eine ehrliche Rechnung Die Frage kommt meistens am Ende eines langen Tages. Der Konstruktionsleiter hat drei Stunden damit verbracht, in einer 180 Seiten langen Betriebsanleitung eine geänderte Anzugsdrehmoment-Angabe zu...

Alternative zu Word für technische Dokumentation: die ehrliche Landkarte Die Frage kommt fast immer in derselben Verpackung. Jemand aus der Konstruktion ruft an, im Hintergrund läuft eine Fräse, und dann fällt der Satz: „Wir suchen eine Alternative...

Technische Dokumentation in SharePoint: Struktur, Metadaten, Versionierung Irgendwo auf deinem Netzlaufwerk liegt eine Datei namens „Betriebsanleitung_BA-4711_final_v2_NEU_MK.docx“. Sie ist die gültige Fassung. Das weiß genau eine Person, und die ist seit...

MVO 2027 und die digitale Betriebsanleitung: Was jetzt auf Hersteller zukommt Es gibt zwei Sorten von Maschinenbauern. Die einen haben im Frühjahr eine Projektgruppe gegründet, einen Plan gemalt und arbeiten ihn ab. Die anderen haben den Brief vom Verband...

PDF-Ausgabe automatisieren: Von der Quelle zum druckfertigen Dokument Es gibt in jeder Redaktion diesen einen Nachmittag vor der Auslieferung. Das Dokument ist inhaltlich fertig, jetzt muss „nur noch das PDF gemacht werden" – und dann beginnt das Ritual: Felder...

Word als Redaktionswerkzeug: Formatvorlagen-Disziplin statt Chaos Word hat in der Technischen Dokumentation einen zweifelhaften Ruf – und der ist nur zur Hälfte verdient. Die andere Hälfte des schlechten Rufs stammt nicht vom Werkzeug, sondern von seiner...

MadCap Flare vs. RoboHelp: Ein ehrlicher Vergleich für Umsteiger Wenige Werkzeugdebatten der Technischen Kommunikation werden so leidenschaftlich geführt wie diese. In Foren und auf Konferenzen stehen sich zwei Lager gegenüber, die einander seit bald...

Oxygen XML Editor für Einsteiger: DITA schreiben ohne Schmerzen Irgendwann in jeder DITA-Diskussion fällt der Name: Oxygen. Meist in einem Halbsatz – „das machen wir dann mit Oxygen" – und mit einer Selbstverständlichkeit, die Einsteiger ratlos...

FrameMaker strukturiert: Der Weg Richtung DITA ohne Big Bang Im Beitrag zum Duell FrameMaker gegen Word gab es einen dritten Ausgang im Entscheidungsbaum, der dort bewusst nur angerissen wurde: Wenn Varianten, Wiederverwendung, Sprachen und Kanäle der eigentliche...

FrameMaker vs. Word: Wann sich der Umstieg wirklich lohnt Es gibt Diskussionen, die in Redaktionen mit religiösem Eifer geführt werden, und die Werkzeugfrage gehört dazu. Auf der einen Seite die Word-Fraktion: „Haben wir doch alles, kann doch...

RoboHelp-Word-Ausgabe nach Firmenvorgaben: Warum es scheitert und wie es geht Die Szene kennt jede Redaktion mit RoboHelp im Werkzeugkasten: Die Online-Hilfe sieht großartig aus, das Responsive-Design sitzt – und dann kommt die Mail. Der Großkunde will die...

RoboHelp-Konvertierung: Alte Projekte sauber in die neue Generation migrieren In erstaunlich vielen Redaktionen läuft noch ein RoboHelp-Classic-Projekt – gestartet irgendwann in den Nullerjahren, durch ein Dutzend Versionen geschleppt, gewachsen wie ein...

Mehrsprachige Anleitungen: Was rechtlich Pflicht ist – und was nur nett Es gibt eine Frage, die in jedem Exportprojekt irgendwann fällt, meist vom Vertrieb, meist mit hoffnungsvollem Unterton: „Reicht nicht Englisch?" Die Frage ist verständlich –...

EU-Reparaturrichtlinie: Folgen für Ersatzteil- und Servicedokumentation Jahrzehntelang war Servicedokumentation ein Familiengeheimnis. Reparaturanleitungen, Diagnoseinfos und Ersatzteilkataloge lebten im geschützten Biotop des eigenen Servicenetzes – wer...

Aufbewahrungspflichten für Technische Dokumentation: Fristen, Formate, Nachweis Es gibt einen Satz, der in Gesprächen über Aufbewahrungspflichten mit beeindruckender Zuverlässigkeit fällt: „Haben wir doch im Backup." Er wird meist mit dem...

Produkthaftung und Anleitung: Warum die Fassung von 2019 im Jahr 2035 noch auffindbar sein muss Stell dir einen ganz normalen Dienstag im Jahr 2035 vor. Auf deinem Schreibtisch liegt ein Schreiben einer Anwaltskanzlei: An einer Maschine, die dein Unternehmen 2019...

Risikobeurteilung dokumentieren: Von der Norm in die Praxis In fast jedem Maschinenbauunternehmen existiert eine Risikobeurteilung. Irgendwo. Meist als Excel-Datei mit vierzehn Spalten, angelegt von einem Kollegen, der inzwischen etwas anderes macht, zuletzt...

CE-Kennzeichnung und Technische Dokumentation: Der komplette Überblick Das CE-Zeichen ist vermutlich das am weitesten verbreitete und am gründlichsten missverstandene Zeichen Europas. Es klebt auf Spielzeug, Steckdosenleisten und Fräszentren, und wenn...

Digitale Betriebsanleitung statt Papier: Voraussetzungen, Fallstricke, Chancen Irgendwo in deinem Unternehmen steht ein Schrank voller Betriebsanleitungen. Gedruckt, gebunden, mehrsprachig – und in der Summe teurer, als irgendjemand zugeben möchte. Jede Maschine...

EU-Maschinenverordnung 2023/1230: Was ab Januar 2027 für deine Betriebsanleitung gilt Wenn du Maschinen baust und in der EU verkaufst, steht in deinem Kalender ein Datum, das sich nicht verhandeln lässt: Januar 2027. Ab dann gilt die EU-Maschinenverordnung...

Bildquellen für Software-Dokumentation: Screenshot, Mockup oder KI? Softwaredokumentation hat ein Bildproblem, das sich von dem des Maschinenbaus deutlich unterscheidet. Eine Maschine sieht in fünf Jahren noch aus wie heute; eine Bedienoberfläche kann...

Textfreie Grafiken: Wie gute Bilder Übersetzungskosten senken Es gibt in der Technischen Dokumentation wenige Maßnahmen, die so wirksam sind und so selten umgesetzt werden wie diese: Abbildungen ohne Text anlegen und die Benennungen als nummerierte Legende...

Warnsymbole aus dem Bildgenerator? Warum ISO 7010 keine Kreativität verträgt Es gibt in der Technischen Dokumentation eine Handvoll Stellen, an denen Gestaltungsfreiheit nicht nur unerwünscht, sondern gefährlich ist. Sicherheitszeichen sind der...

KI-generierte Illustrationen in der Technischen Dokumentation Abbildungen sind in der Technischen Dokumentation der teuerste Bestandteil pro Fläche. Eine Explosionszeichnung erstellen zu lassen kostet ein Vielfaches dessen, was der zugehörige Text kostet –...

Doku-Kosten kalkulieren: Was eine Betriebsanleitung wirklich kostet Die Frage kommt regelmäßig, und meistens erwartet der Fragende eine Zahl: Was kostet eigentlich eine Betriebsanleitung? Die ehrliche Antwort lautet, dass jede Zahl ohne Kontext...

Fallstudie: Word-Ausgabe nach Firmenvorgaben bei einem Konsumgüterhersteller Manche Probleme sind interessant, weil sie schwierig sind. Und manche sind interessant, weil sie einfach sind – und trotzdem drei Wochen gekostet haben. Dieser Fall gehört in die zweite...

Technische Dokumentation im Sauerland und Südwestfalen Es gibt Regionen, die man kennt, weil sie Schlagzeilen machen. Und es gibt Südwestfalen. Zwischen Arnsberg und Siegen, zwischen Iserlohn und Olpe sitzt eine der dichtesten Industrielandschaften Europas –...

Altbestände mit KI aufbereiten: Was wirklich hilft Wenn eine Redaktion über den Einsatz von KI nachdenkt, taucht der Altbestand fast immer als Erstes auf – und das aus gutem Grund. Da liegen vierhundert Dokumente, die niemand mehr überblickt, zwanzig...

KI-Agenten und strukturierte Doku: Warum Struktur zur Schnittstelle wird Wer in den letzten fünfzehn Jahren eine Website betrieben hat, kennt die Übung: Sprechende Titel statt „Startseite", saubere Überschriftenhierarchie, Metadaten im Seitenkopf,...

KI-Übersetzung in der Technischen Dokumentation Bei kaum einem KI-Thema ist der Fortschritt so handfest wie bei der Übersetzung. Maschinelle Übersetzung liefert für technische Prosa inzwischen Ergebnisse, die vor wenigen Jahren undenkbar waren –...

Claude, ChatGPT und Co. in der Doku-Praxis Der vorige Beitrag dieser Serie hat sortiert, wofür KI in der Technischen Redaktion taugt und wofür nicht. Diese Sortierung ist die Voraussetzung – aber sie beantwortet die Frage nicht, die im Alltag zuerst kommt:...

KI beim Schreiben von Technischer Dokumentation: Was geht, was nicht Die Diskussion über KI in der Technischen Redaktion verläuft meist zwischen zwei Extremen. Auf der einen Seite die Erwartung, dass sich Betriebsanleitungen künftig auf Knopfdruck...

Externe Doku-Bereitstellung: Gastzugriff, Portal oder öffentlich? Die Betriebsanleitung soll zum Kunden – so weit, so klar. Weniger klar ist, wie sie dorthin kommt, seit das gedruckte Exemplar in der Kiste nicht mehr die einzige Antwort ist. Mit der...

Doku-Suche im Unternehmen: SharePoint-Suche richtig konfigurieren Es gibt in jedem Unternehmen einen Satz, der die Redaktion zuverlässig ärgert: „Die Suche findet ja doch nichts." Meistens stimmt er sogar – und meistens liegt es weder an der...

Power Automate in der Redaktion: Freigaben, Erinnerungen, Publikation In jeder Redaktion gibt es eine Handvoll Handgriffe, die immer gleich sind und trotzdem jedes Mal von Hand passieren: Nach dem Statuswechsel die Prüfer benachrichtigen. Nach der Freigabe das...

Teams als Freigabe-Workflow für Doku-Reviews Das Review ist der Teil der Redaktionsarbeit, der am zuverlässigsten aus dem Ruder läuft. Das Dokument geht als Anhang an fünf Fachprüfer, drei antworten – zwei davon mit einer kommentierten Kopie,...

Copilot trifft Technische Doku: Warum strukturierter Content bessere Antworten liefert Die Vorstellung ist verlockend: Der Servicetechniker steht vor der Anlage, tippt seine Frage ins Tablet und bekommt in Sekunden die passende Anleitung – statt sich durch dreihundert...

Purview-Retention auf Betriebsanleitungen: Aufbewahrung rechtssicher automatisieren Es gibt einen Anruf, den niemand bekommen will und auf den trotzdem jeder Maschinenbauer vorbereitet sein sollte: An einer Anlage ist etwas passiert, die Anlage ist neun Jahre alt, und...

SharePoint-Metadaten und Autofill: Weniger tippen, mehr finden Metadaten sind eine schöne Idee, bis jemand sie eintragen muss. Genau an dieser Stelle scheitern die meisten gut geplanten Ablagekonzepte: Das Schema steht, die Spalten sind angelegt, die Ansichten...

SharePoint als Doku-Plattform: Bibliotheken, Versionierung, Berechtigungen SharePoint ist in den meisten Unternehmen längst da. Es ist lizenziert, es läuft, und irgendwo darin liegen auch die Handbücher – meist in einer Bibliothek, die aussieht wie das...

Metadaten für Technische Doku: Das Fundament für Suche und KI Metadaten sind das unbeliebteste Thema der Technischen Dokumentation. Sie klingen nach Verwaltung, nach zusätzlichen Feldern beim Speichern, nach Bürokratie für einen Nutzen, den...

Terminologie-Management ohne teure Tools starten Terminologiearbeit hat ein Imageproblem. Sie gilt als das Thema für große Redaktionen mit Terminologie-Beauftragten, Spezialsystemen und Gremien, die über die korrekte Benennung von Bauteilen debattieren....

Vom Word-Grab zu strukturierter Doku: Migrationsstrategie in fünf Phasen Jede gewachsene Redaktion kennt ihr Word-Grab: das Laufwerk mit den vierhundert Dateien, in dem irgendwo die Wahrheit liegt. Handbuch_final_v3, Handbuch_final_v3_KORREKTUR, Ordner mit...

CCMS oder SharePoint? Die Systementscheidung für kleine Redaktionen Irgendwann kommt in jeder Redaktion die Systemfrage – meist ausgelöst durch einen konkreten Schmerz: Niemand findet den aktuellen Stand, drei Fassungen desselben Kapitels liegen auf zwei...

Content-Wiederverwendung planen: conref, keys und Varianten Wiederverwendung ist das Versprechen, mit dem sich strukturierte Dokumentation verkauft: einmal schreiben, überall nutzen, einmal korrigieren, überall aktuell. Das Versprechen stimmt – und es ist...

Single-Source-Publishing: Eine Quelle, fünf Ausgabeformate Es gibt einen Moment, den fast jede Redaktion kennt: Eine Angabe im Handbuch stimmt nicht mehr – ein geänderter Anzugsmoment, eine neue Sicherheitsanweisung, ein umbenannter Menüpunkt. Die...

Topic-basiertes Schreiben: Das Grundprinzip verständlich erklärt In den Beiträgen zu DITA, strukturiertem FrameMaker und Oxygen taucht ein Begriff immer wieder auf, der dort jedes Mal nur kurz gestreift wurde: topic-basiertes Schreiben. Das ist...

DITA für Mittelständler: Lohnt sich das unter 500 Seiten? DITA hat in mittelständischen Redaktionen einen merkwürdigen Status: Alle haben davon gehört, viele halten es für die logische Zukunft, und fast niemand traut sich ranzugehen. Das...