Anwenungsfall
Cosytrack®.Migrate.GUISharePOint LIsten kopieren/verschieben
Anwendungsfall SharePoint Listen kopieren
Es ist garnicht so selten, dass es erforderlich ist, eine SharePoint-Liste oder Dokumentbibliothek an einen anderen Speicherort zu bringen, es gibt zahlreiche Anwendungsbeispiele:
- Die SharePoint Liste (oder Dokumentbibliothek) soll von einer SharePoint Server Farm (on prem) zu SharePoint Online gebracht werden – oder andersherum
- Wegen einer Umstrukturierung sollen eine oder mehrere Listen kopiert oder verschoben werden
Das Problem mit dem „alten Lösungsansatz“ zum Kopieren von SharePoint Listen
Wer bereits länger mit SharePoint arbeitet, erinnert sich an den „Trick“, eine Liste inklusive Inhalten (da gibt es eine Checkbox) als Vorlage zu speichern und dann daraus eine neue Liste zu erzeugen. Abgesehen davon, dass das erstens umständlich ist (viele Arbeitsschritte) und Microsoft zweitens diese Vorlagenfunktion wohl zurückziehen will (in SharePoint Online ist der Menüpunkt nicht mehr vorhanden), ist dieser Weg ohnehin vorsichtig gesagt „heikel“:
- Bei größeren Datenmengen klappt es nicht (Grenze ist laut meinen letzten Recherchen bei 100MB)
- Bei Nachschlagefeldern (Datentypen Lookup und LookupMulti) gehen die Referenzen „kaputt“, selbst wenn die Listen, in denen nachgeschlagen wird, auch kopiert werden. Das hängt unter anderem daran, wie Nachschlagefelder gespeichert werden
- Personenfelder überleben das Verfahren bis auf in ganz eng umrissenen Ausnahmefällen ebenfalls nicht. Personenfelder sind Nachschlagefelder (siehe vorheriger Aspekt), die auf eine versteckte Benutzerliste nachschlagen
Der Lösungsansatz zum SharePoint Listen Kopieren
Dieser Artikel wäre nicht sonderlich hilfreich, wenn es nicht auch einen Lösungsansatz gäbe. In meinem Lösungsportfolio finden sich zwei Produkte:
- CosyTrack®.Migrate ist dazu gedacht, automatisiert größere Mengen an SharePoint-Inhalten zu migrieren
- CosyTrack®.Migrate.GUI ist eine einfach zu bedienende Lösung, mit der selektiv Listen und Dokumentbibliotheken kopiert oder verschoben werden können. Mit CosyTrack®.Migrate.GUI können übrigens auch komplette Websites oder Websitesammlungen (Site Collections) kopiert oder verschoben werden
CosyTrack®.Migrate.GUI ist eine einfach zu bedienende Windows-Software, die auch von einem Anwender problemlos bedient werden kann. Im einfachsten Fall genügt es, die Quelliste auszuwählen, daraus per Mausklick eine Zielliste anzulegen und mit einem zweiten Mausklick die Migration der Inhalte zu starten.
Optional können Zuordnungen von Feldern und/oder Inhaltstypen vorgenommen werden. Ebenfalls optional kann man Filter definieren, um beispielsweise nur die zwischen dem 01.01.2024 und 31.12.2024 erstellten Listenelemente zu verarbeiten
Verschiedene Preflight Checks helfen beispielsweise, abhängige Listen zu erkennen (Nachschlagefelder!).
CosyTrack®.Migrate.GUI verarbeitet übrigens auch Personenfelder korrekt, bewahrt die Zeitstempel (Angelegt und Geändert) und nimmt auf Wunsch auch den Versionsverlauf mit.
CosyTrack®.Migrate.GUI funktionert ab SharePoint Server 2013 (SharePoint 2010 auf Anfrage) und ist selbstverständlich mit SharePoint Online kompatibel.
Nächste Schritte
Kontaktieren Sie mich bitte, wenn CosyTrack®.Migrate.GUI für Sie interessant klingt und Sie gern testen würden, wie das Kopieren/Verschieben von SharePoint Listen und Dokumentbibliotheken damit funktioniert.
Gern berate ich Sie auch gern darüber hinaus bei Ihren Projekten rund um SharePoint und Microsoft 365.
Ich würde mich über ein erstes unverbindliches Gespräch sehr freuen.