Beratungspakete: DITA & Adobe FrameMaker

Management Summary

Wir bieten drei modulare Beratungspakete, um Ihre Technische Dokumentation fit für DITA und Adobe FrameMaker zu machen. Jede Option ist transparent kalkuliert und praxiserprobt – von der ersten Analyse und Roadmap über Template-Prototyping bis hin zur Governance- und Rollout-Planung. So erhalten Sie als Entscheidungsträger eine belastbare Grundlage, um die Einführung bzw. Optimierung von DITA in Ihrem Unternehmen gezielt voranzutreiben.

Überblick der Pakete:
– Paket A – DITA-Start (Analyse & Roadmap): Einstiegspaket zur Standortbestimmung und Zielsetzung. Ergebnis: klare DITA-Strategie und Roadmap als Entscheidungsgrundlage. Fixpreis: ca. 6.000 € (4 PT, zzgl. MwSt.), Dauer: ~4 Wochen.
– Paket B – FrameMaker-DITA Fit & Templates (Konzept & Prototyp): Aufbaustufe für einen prototypischen DITA-Workflow in FrameMaker. Ergebnis: funktionsfähiges FrameMaker-Template mit DITA-OT-Publikationsstrecke als Muster. Fixpreis: ca. 12.000 € (8 PT, zzgl. MwSt.), Dauer: ~6 Wochen.
– Paket C – Governance, Migration & Rollout-Plan: Erweiterung für langfristige Betriebs- und Migrationsplanung. Ergebnis: Governance-Modell, Migrationsleitfaden und konkreter Rollout-Plan für DITA. Fixpreis: ca. 15.000 € (10 PT, zzgl. MwSt.), Dauer: ~8 Wochen.

Vergleichstabelle der Pakete

Paket	Zielbild	Hauptinhalte	Ergebnisse/Deliverables	Aufwand (PT)	Fixpreis (€)	Typische Dauer	Voraussetzungen	Optional
A: DITA-Start (Analyse & Roadmap)	Klares DITA-Zielbild & Roadmap für Einführung	Interviews, Dokumentanalyse, Tool-/Prozesssicht, Gap-Analyse, Quick-Wins, Roadmap	Reifegrad-Bericht, Zielarchitektur (High-Level), Maßnahmenplan, Kostenschätzung, Management-Präsentation	4 PT	6.000 € (zzgl. MwSt.)	~4 Wochen	Beispieldokumente, 3–5 Interviews, Produktstruktur	Workshop „DITA-Grundlagen“ (½ Tag)
B: FrameMaker-DITA Fit (Konzept & Prototyp)	DITA-konformes FrameMaker-Template & Publishing-Prototyp	EDD-/Template-Konzept, Style-Mapping, Muster-Topics/-Maps, DITA-OT (PDF/HTML5) Setup, Referenz-Konfiguration, Workflow-Skizze	EDD/Template-Bundle, Beispiel-Topics/-Maps, Build-Skripte & Anleitung, Kurzleitfäden (Autoren, Reviewer)	8 PT	12.000 € (zzgl. MwSt.)	~6 Wochen	FrameMaker-Testumgebung, DITA-OT lokal, Beispielinhalte	Erweiterung: Conditional Text, Keys, Multichannel, Design
C: Governance & Rollout (Migration & Plan)	Betriebs- und Governance-Modell mit DITA-Rollout-Plan	Informationsarchitektur (Taxonomie, Metadaten, Wiederverwendung), Namenskonventionen, Review-/Freigabeprozess, Qualitätsregeln, Migrationspfad (Alt→DITA), Schulungskonzept, Rollout-Meilensteine	Governance-Handbuch (Rollen, Versionierung, Freigaben), Migrationsleitfaden mit Aufwandsschätzung, Rollout-Backlog (Prioritäten), KPI-Set	10 PT	15.000 € (zzgl. MwSt.)	~8 Wochen	Richtlinien/Dokumente verfügbar, Pilotbereich definiert	Change-Management, Redaktionsleitfaden

Paket A: DITA-Start (Analyse & Roadmap)

Ziel: Den aktuellen Reifegrad Ihrer Dokumentation erfassen, ein realistisches DITA-Zielbild definieren und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen schaffen.

Umfang:
– Stakeholder-Interviews mit Schlüsselfiguren (Technische Doku, IT, Produktmanagement)
– Analyse einiger repräsentativer Dokumente und bestehender Prozesse
– Bewertung der vorhandenen Werkzeuge und Abläufe im Vergleich zu DITA/FrameMaker-Anforderungen
– Identifikation von Lücken (Gap-Analyse) und schnellen Verbesserungsmöglichkeiten (Quick-Wins)
– Entwicklung einer groben Umsetzungsroadmap (Horizont 3–6 Monate) für die DITA-Einführung

Ergebnisse/Deliverables: Sie erhalten einen ausführlichen Reifegrad-Bericht mit Analyse der Stärken und Schwächen sowie eine übergeordnete Zielarchitektur für Ihre zukünftige DITA-Umgebung. Dazu kommt eine priorisierte Maßnahmenliste mit grober Kostenschätzung. Abschließend bereiten wir eine Management-Präsentation auf, die als Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen dient.

Voraussetzungen/Annahmen: Wir benötigen Zugang zu einigen Beispieldokumenten und zur vorhandenen Dokumentationsstruktur. Außerdem sollten 3–5 Interviews mit zentralen Beteiligten möglich sein. Eine grobe Produktstruktur oder Inhaltsübersicht sollte vorliegen, um den Kontext zu verstehen.

Aufwand/Dauer: Der geschätzte Aufwand liegt bei 4 Personentagen (PT). Der typische Durchlauf beträgt etwa 4 Wochen, da Interviews und Analyse zeitlich koordiniert werden müssen.

Fixpreis & Rechenweg: Pauschal 4 PT × 1.500 € = 6.000 € (netto, zzgl. MwSt.). Reisekosten und Spesen werden bei Bedarf separat nach Aufwand berechnet.

Risiken/Begrenzungen: In diesem Paket erfolgt keine Tool-Implementierung. Alle Ergebnisse sind konzeptionell; eine konkrete Umsetzung (z.B. Einrichtung von FrameMaker oder DITA-OT) ist nicht enthalten. Das Risiko ist gering, da es sich um Analyse und Planung handelt. Zu beachten ist jedoch, dass unsere Empfehlungen auf den bereitgestellten Informationen basieren – die Qualität der Resultate hängt also von Vollständigkeit und Richtigkeit der zur Verfügung gestellten Daten ab.

Optional: Kurzworkshop „DITA-Grundlagen für Führungskräfte“ – ein halbtägiger Workshop für Management und Stakeholder, um die Grundprinzipien von DITA und den Nutzen für Ihr Unternehmen zu vermitteln (pauschal 0,5 PT / 750 € zzgl. MwSt.).

Paket B: FrameMaker-DITA Fit & Templates (Konzept & Prototyp)

Ziel: DITA-konforme Strukturen, Vorlagen und eine Publikationsstrecke in Adobe FrameMaker prototypisch etablieren. Sie erhalten ein erstes funktionsfähiges Framework, um den DITA-Workflow mit FrameMaker im kleinen Maßstab zu erproben und intern vorzuführen.

Umfang: Wir konzipieren ein EDD-/Template-Design für Ihre Anforderungen und richten Adobe FrameMaker entsprechend ein. Dazu gehören:
– Erstellung oder Anpassung eines EDD (Element Definition Document) und passender Formatvorlagen nach DITA-Struktur
– Style-Mapping zwischen DITA-Tags und FrameMaker-Formaten (z.B. Überschriften, Listen, Warnhinweise)
– Umsetzung einiger Beispiel-DITA-Topics und -Maps (für Ihr Themenspektrum)
– Einrichtung von Publishing Setups (über DITA-OT) für PDF und HTML5 als Ausgabeformate, inklusive nötiger Open-Toolkit-Konfigurationen
– Bereitstellung einer Referenz-Konfiguration (FrameMaker-Einstellungen, DITA-OT-Anbindung, Skripte) als Ausgangspunkt für weitere Anpassungen
– Skizzierung von Rollen und Workflows (z.B. Autoren vs. Reviewer im neuen Prozess)

Ergebnisse/Deliverables: Am Ende verfügen Sie über ein EDD/Template-Bundle für FrameMaker, das Ihre definierten DITA-Strukturen abbildet. Dazu liefern wir mehrere Muster-Topics und -Maps, die als Vorlage für Ihre eigenen Inhalte dienen können. Für die Publikation erhalten Sie Build-Skripte bzw. Anleitungen, um aus FrameMaker via DITA-OT druckreife PDFs und responsive HTML5-Ausgaben zu erzeugen. Ergänzend erstellen wir Kurzleitfäden für Autoren und Reviewer, die den Umgang mit der neuen Umgebung erklären (z.B. Erstellen eines Topics, Durchführen einer Review in FrameMaker).

Voraussetzungen/Annahmen: Es sollte eine testfähige FrameMaker-Umgebung (mit Adobe FrameMaker Structured) bereitstehen, inklusive einer lokalen Installation des DITA Open Toolkit. Außerdem benötigen wir einige Beispielinhalte (bestehende Dokumentation oder Produktinformationen), um realistische DITA-Topics zu erstellen. Wir gehen davon aus, dass grundlegende DITA-Kenntnisse im Team vorhanden sind oder parallel durch Paket A bzw. den Workshop vermittelt wurden.

Aufwand/Dauer: Für dieses Paket planen wir ca. 8 PT Arbeitsaufwand ein. Die Realisierung erstreckt sich über etwa 6 Wochen, um Konzept, Umsetzung und interne Abstimmungen iterativ vorzunehmen.

Fixpreis & Rechenweg: Festpreis 8 PT × 1.500 € = 12.000 € (netto, zzgl. MwSt.). Etwaige Reisekosten (für Workshops oder vor-Ort-Installationen) werden zusätzlich nach Aufwand abgerechnet.

Risiken/Begrenzungen: Dieses Paket umfasst einen Prototypen, keinen produktiven Rollout. Es erfolgt keine Einführung eines CCMS (Component Content Management System) – die Anbindung an ein solches System kann erst in einem späteren Schritt erfolgen. Die gelieferten Templates und Einstellungen sind auf begrenzten Umfang getestet; für den flächendeckenden Einsatz sind weitere Anpassungen und gründliche Tests erforderlich. Risiken bestehen vor allem in möglichen Inkompatibilitäten mit der vorhandenen IT-Infrastruktur oder darin, dass ohne CCMS einige DITA-Funktionen (z.B. Variantensteuerung über conditional text und keys) nur eingeschränkt nutzbar sind.

Optional: Erweiterungs-Paket: Auf Wunsch können wir diesen Prototypen ausbauen, z.B. um Conditional Text und Keys (für Variantensteuerung), weitere Multichannel-Ausgabeformate oder einen Feinschliff im Corporate Design der Templates. Diese Erweiterungen werden individuell kalkuliert und können als Zusatzauftrag beauftragt werden.

Paket C: Governance, Migration & Rollout-Plan

Ziel: Entwicklung eines belastbaren Betriebs- und Governance-Modells für Ihre DITA-Umgebung sowie einer Migrationsstrategie und eines realistischen Rollout-Plans. Damit schaffen Sie die Grundlage, um DITA und FrameMaker nachhaltig in Ihrer Organisation zu verankern – von klaren Regeln über die Einbindung bestehender Inhalte bis zur Einführung in den Regelbetrieb.

Umfang: In diesem Paket erarbeiten wir die organisatorischen und strategischen Aspekte der DITA-Einführung:
– Konzeption einer Informationsarchitektur (z.B. Taxonomie, Metadatenmodell, Wiederverwendungsstrategie) passend zu Ihrer Produkt- und Dokumentstruktur
– Definition von Namenskonventionen und Ordnungsstrukturen für Topics, Media Assets und Publikationen
– Ausarbeitung des Review- und Freigabeprozesses unter DITA-Bedingungen (inkl. Rollenverteilung zwischen Autoren, Reviewern, Freigebenden)
– Festlegung von Qualitätsregeln (z.B. Schreibkonventionen, Validierungsregeln, Styleguide-Vorgaben) für konsistente Inhalte
– Planung des Migrationspfads für Alt-Dokumente (von bestehenden Formaten zu DITA): welche Inhalte werden migriert, in welcher Form (automatisiert vs. manuell), mit welchem Aufwand
– Entwurf eines Schulungskonzepts für Autoren und beteiligte Rollen, um den Umstieg auf DITA/FrameMaker zu unterstützen
– Erstellung eines Rollout-Plans mit Meilensteinen: Pilotphase definieren, stufenweise Einführung in weiteren Teams, Erfolgskontrolle mit KPIs

Ergebnisse/Deliverables: Sie erhalten ein ausführliches Governance-Handbuch, das alle Leitplanken für den Betrieb der DITA-Umgebung beschreibt – von Versionsverwaltung über Rollen & Rechte bis zu Freigabeprozessen. Ebenfalls liefern wir einen Migrationsleitfaden, der beschreibt, wie Alt-Inhalte schrittweise oder selektiv nach DITA überführt werden können, inklusive einer Aufwandsschätzung und Priorisierung (was zuerst, was später, was ggf. nicht migriert wird). Der Rollout-Plan wird in Form eines umsetzungsorientierten Backlogs oder Projektplans dargestellt, der konkrete Schritte und Meilensteine für die nächsten 6–12 Monate nach Abschluss des Pakets enthält. Ergänzend definieren wir ein Set an Kern-KPIs, um den Erfolg der DITA-Einführung messbar zu machen (z.B. Anzahl migrierter Handbücher, Publikationsdauer vor/nach Einführung, Qualitätskennzahlen).

Voraussetzungen/Annahmen: Grundlegende Richtliniendokumente (z.B. bestehende Styleguides, Dokumentationsrichtlinien) sollten verfügbar sein, um darauf aufzubauen. Es muss ein Pilotbereich (eine beispielhafte Produktlinie oder Abteilung) definiert sein, der zuerst auf DITA umgestellt wird, damit der Rollout-Plan praxisnah ausgerichtet ist. Wir nehmen an, dass die Ergebnisse aus Paket A (Strategie) und idealerweise B (Prototyp) als Grundlage vorliegen oder entsprechende Vorarbeiten intern geleistet wurden.

Aufwand/Dauer: Wir veranschlagen für Paket C etwa 10 PT. Die Bearbeitung verteilt sich typischerweise über 8 Wochen, um Workshops mit Stakeholdern, Konzeptionsphasen und Abstimmungen durchzuführen.

Fixpreis & Rechenweg: Das Paket wird als Fixpreis mit 10 PT × 1.500 € = 15.000 € angeboten (netto, zzgl. MwSt.). Zusätzliche Aufwendungen für Reisen (z.B. für vor-Ort-Workshops) werden separat in Rechnung gestellt.

Risiken/Begrenzungen: Dieses Beratungsmodul fokussiert auf Konzept und Planung; die technische Umsetzung in einem CCMS oder anderen Systemen ist nicht Teil des Leistungsumfangs. Das heißt, wir liefern Strategie und Plan – die Implementierung (z.B. konkrete Konfiguration eines CCMS oder Migrationstools) obliegt Ihnen bzw. müsste in einem separaten Projekt erfolgen. Das Hauptrisiko besteht darin, dass die empfohlenen Maßnahmen nicht konsequent umgesetzt werden – ohne Management-Rückhalt und Ressourcen können selbst die besten Pläne ins Stocken geraten. Wir benennen daher im Governance-Konzept auch klare Verantwortlichkeiten und Voraussetzungen, damit die Umsetzung gelingen kann.

Optional: Begleitendes Change-Management – auf Wunsch unterstützen wir die Veränderungsprozesse kommunikativ (z.B. interne Info-Kampagnen, Workshops zur Akzeptanzförderung). Außerdem bieten wir an, einen Redaktionsleitfaden zu erstellen, der als Schulungsunterlage für Autoren dient und alle neuen Richtlinien sowie Verfahren verständlich aufbereitet. Diese Optionalleistungen sind nicht im Paketpreis enthalten und werden bei Bedarf separat angeboten.

Paketauswahl-Hilfe

Wann ist welches Paket sinnvoll?
– Paket A eignet sich, wenn Sie noch am Anfang stehen und zunächst den Status quo erheben möchten. Typischerweise wählen Dokumentationsverantwortliche Paket A, um Management und Team eine klare Entscheidungsgrundlage zu liefern („Sollen wir auf DITA umsteigen? Wenn ja, wie?“).
– Paket B wird häufig beauftragt, wenn die Strategie-Entscheidung pro DITA bereits gefallen ist und nun ein greifbares Konzept samt erstem Prototyp benötigt wird. Dieses Paket ist ideal, um intern zu demonstrieren, wie DITA mit Adobe FrameMaker funktioniert, und um frühzeitig Templates und Abläufe zu erproben, bevor ein größerer Rollout erfolgt.
– Paket C kommt ins Spiel, wenn bereits klare Vorstellungen oder erste DITA-Erfahrungen vorhanden sind und es darum geht, die langfristige Verankerung vorzubereiten. Insbesondere größere Organisationen mit vielen Publikationen nutzen Paket C, um Governance und Migration gezielt zu planen – damit der DITA-Rollout kontrolliert und ohne Chaos verläuft.

Eskalationspfad & Upgrades: Unsere Pakete bauen aufeinander auf. Sie können mit Paket A starten und später nahtlos zu Paket B oder C übergehen. Bereits erzielte Ergebnisse (z.B. die Zielarchitektur aus Paket A) werden in den Folgepaketen weiterverwendet; Doppelarbeit wird vermieden und bereits geleisteter Aufwand angerechnet. Ebenso lässt sich Paket B nachträglich auf Paket C erweitern, sobald Sie bereit sind für die Umsetzung von Governance und Migration.

Nichtleistungen (Abgrenzung)

Damit die Erwartungshaltung klar ist, grenzen wir den Umfang der Beratungspakete nach oben ab. Nicht enthalten sind insbesondere:
– Beschaffung oder Implementierung eines CCMS – Wir beraten zwar zur Auswahl und Anbindung, führen aber keine Software-Produkte ein.
– Vollständige Migration aller Alt-Daten – Paket C liefert einen Plan und Leitfaden, aber die operative Migration aller Dokumente (insbesondere großer Datenbestände) ist nicht Teil des Angebots.
– Dauerhafte Betriebsunterstützung – Eine langfristige Übernahme von Redaktions- oder Administratoraufgaben nach dem Rollout ist nicht vorgesehen; unser Fokus liegt auf Befähigung Ihres Teams.
– Juristische Beratung – Fragen zu rechtlichen Aspekten (z.B. Haftung, Compliance, Datenschutz) können wir nicht abdecken; ziehen Sie hierfür bitte eigene Fachleute hinzu.

Nächste Schritte

Von der Anfrage zur Beauftragung: Wenn Sie Interesse an einem unserer Beratungspakete haben, kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Vorgespräch. In diesem Gespräch klären wir gemeinsam Ihre Zielsetzung und Rahmenbedingungen. Anschließend erhalten Sie ein konkretes Angebot mit Leistungsbeschreibung, Zeitplan und Fixpreis. Bei Auftragserteilung vereinbaren wir umgehend einen Kick-off-Termin, in dem wir das Projektteam vorstellen, notwendige Zugänge zu Systemen/Daten abstimmen und die Terminplanung im Detail festlegen.

Hinweis zu Kosten: Alle genannten Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher MwSt.. Reisezeiten und Reiseauslagen werden – falls Anreisen erforderlich sind – gesondert nach Aufwand in Rechnung gestellt. Sie erhalten volle Kostentransparenz: Im Angebot werden alle Posten einschließlich etwaiger Optionen und Nebenkosten übersichtlich ausgewiesen, sodass Sie die Budgetierung jederzeit im Griff haben.

 

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