Exchange Online: Auto-Expanding Archive über 1,5 TB möglich

Stand: 17. Mai 2026 · Autor: Ulrich Boddenberg · Kategorie: Microsoft 365

Executive Summary

Microsoft hebt im Juli 2026 das harte 1,5-TB-Limit für Auto-Expanding-Archive in Exchange Online auf. Klingt erstmal nach „endlich vernünftig“, ist es aber nicht: Alles, was über 1,5 TB hinausgeht, wird nutzungsbasiert mit 0,25 USD pro GB und Monat abgerechnet. Das sind 256 USD pro Terabyte und Monat – pro Postfach. Pro Jahr also rund 3.072 USD je TB Overage. Wer 200 Power-User mit jeweils einem halben TB überzieht, ist schon bei über 300.000 USD im Jahr. Für Mails. Mit Anhängen, die meistens niemand mehr anfasst.

Aus Beratersicht ist das kein Feature, sondern ein offener Wasserhahn. Wenn du jetzt nicht drei Hebel ziehst – Retention-Policies in Purview, ein sauberes Monitoring der Archivgrößen und ein klares Kommunikationsmodell Richtung Fachbereich – wirst du im Q4 2026 vor der Geschäftsleitung sitzen und erklären, warum der M365-Posten in der OPEX-Tabelle plötzlich aussieht wie eine Telefonnummer. Die gute Nachricht: Du hast noch zwei Monate Vorbereitungszeit. Die schlechte: Genau zwei.

Worum geht es im Detail?

Kurzer Rückblick, denn ohne Geschichte versteht man die Pointe nicht. Microsoft hat das Auto-Expanding-Archive 2015 mit dem fröhlichen Marketing-Versprechen „bottomless“ eingeführt – bodenlos. Klang großartig, war aber nur halb fertig. Bis 2017 hat es gedauert, bis das Feature wirklich überall produktiv funktioniert hat. Dann kamen die Beratungsprojekte, die das ausgenutzt haben: Shared Mailboxes mit 30 Jahren Legacy-Daten rein, fertig ist das günstigste Archiv der Welt. Microsoft hat genau hingeschaut und ein paar Notbremsen eingebaut – maximal 1 GB Wachstum pro Tag, kein Journaling, keine Transport-Rules, kein „ich packe meinen Kollegen mit ins Archiv“.

Im November 2019 wollte Microsoft das Ganze auf 1 TB deckeln. Aufschrei im Kundenstamm, Microsoft zog im Januar 2020 zurück. Im November 2021 dann der Hammer: 1,5 TB harter Cap, nicht konfigurierbar, das Wort „unlimited“ flog aus der Service Description. Wer da schon drüber war, durfte als Grandfathered bleiben. Wer drunter war, durfte anfangen zu putzen oder kreativ zu werden – Stichwort Postfach-Split, Drittanbieter-Archive, oder die alte Klassik: PSTs auf einem Fileshare in einem Ordner namens „alt“.

Im Juli 2026 dreht Microsoft das Rad zurück – aber clever. Das Auto-Expanding-Archive darf wieder über 1,5 TB hinauswachsen, automatisch, ohne Admin-Eingriff. Dafür wird für alles oberhalb der 1,5 TB ein Consumption-Tarif aufgerufen: 0,25 USD pro GB und Monat, das sind etwa 0,82 Cent pro GB und Tag. Für Microsoft ist das ein hervorragender Deal – Kunden, die jahrelang Mailbox-Hygiene aufgeschoben haben, generieren ab sofort Storage-Umsatz im Selbstläufer-Modus.

Abb. 1: Die kleine Achterbahnfahrt vom „bottomless“-Versprechen zum nutzungsbasierten Tarif.

Technisch ändert sich unter der Haube wenig. Die Architektur bleibt: ein Primary-Mailbox-Quota (typisch 100 GB bei Plan 2, E3 oder E5), dazu ein klassisches Archiv mit weiteren 100 GB. Wird Auto-Expanding aktiviert, hängt Exchange Online bei Bedarf weitere Shards in 50-GB-Schritten an die logische Archiv-Mailbox an. Bis Juli 2026 war bei 1,5 TB Schluss – ab dann läuft das Ganze einfach weiter, mit Zähler. Lizenzvoraussetzung bleibt: Exchange Online Plan 2, Office 365 E3 oder höher, oder ein dediziertes Exchange Online Archiving Add-on. Shared Mailboxes brauchen weiterhin eine eigene Lizenz, sobald ihr Archiv die kostenlosen 50 GB überschreitet.

Wichtig für die Compliance-Kollegen: Alles, was Purview heute schon tut, gilt auch für den Bereich oberhalb 1,5 TB. eDiscovery durchsucht die zusätzlichen Shards, Retention-Policies und Litigation Holds greifen, MRM löscht abgelaufene Items weiterhin. Das ist gleichzeitig die gute und die schlechte Nachricht: gut, weil eure Audit-Story stabil bleibt; schlecht, weil ein Litigation Hold von sieben Jahren über tausende Postfächer ab Juli 2026 deutlich teurer wird als bisher.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Chancen

Für regulierte Branchen ist das Ende des harten Caps tatsächlich eine kleine Erlösung. Banken mit BaFin-Vorgaben, Pharma-Unternehmen mit GxP-Aufbewahrung, Anwaltskanzleien mit Mandantenakten – überall dort, wo Aufbewahrungsfristen von zehn oder mehr Jahren rechtlich zwingend sind, war der 1,5-TB-Cap eine echte Architektur-Sackgasse. Das war bisher das schlagende Argument für ein Drittanbieter-Archiv wie Veritas Enterprise Vault, Mimecast oder ein selbstgebautes S3-Archiv mit Mailbox-Connector. Mit der neuen Regel kannst du diese Drittsysteme abkündigen – vorausgesetzt, du hast die Kostenrechnung sauber gemacht.

Zweiter Chancenpunkt: Migrationsprojekte werden ehrlicher. Wer bisher On-Premises-Exchange-Daten in die Cloud gehoben hat und dabei Power-User mit 800 GB Postfach hatte, muss nicht mehr operativ herumeiern. Du nimmst die Daten in einem Schritt mit, und wenn ein Postfach im Lauf der Zeit größer wird, wird es eben größer. Für Cutover- und Hybrid-Migrationen fällt eine ganze Klasse an Workarounds weg.

Dritter Punkt, oft unterschätzt: Schluss mit dem „Cap-Engineering“. Diese absurden Konstrukte mit zwei Postfächern pro Person, Tenant-Splits, Resource-Mailboxes, die in Wahrheit Archive sind – alles vorbei. Architektonisch ist das eine Vereinfachung, die in jeder M365-Roadmap kurzfristig Wirkung zeigt.

Risiken

Die Kostenseite. Das größte Risiko sind die Kosten, die jetzt unkontrolliert anlaufen können. Rechne mal mit: Ein mittelständischer Kunde, 1.500 Mitarbeiter, davon 150 Power-User aus Sales, Recht und Geschäftsleitung. Wenn nur diese 150 ihr Archiv auf 2,5 TB wachsen lassen – also 1 TB Overage pro Postfach –, dann sind das 150 × 1024 × 0,25 USD = 38.400 USD pro Monat. Pro Jahr 460.800 USD. Für die Aufbewahrung von Mails, die statistisch zu 95 Prozent nie wieder gelesen werden. Das füllt selbst in einem großen Unternehmen mehr als eine Stelle in der IT – nur leider auf der falschen Seite der Bilanz.

Das kulturelle Risiko ist subtiler. Bisher gab es den 1,5-TB-Cap als natürlichen Erzieher: Irgendwann landete eine Warnung beim Admin, und dann wurde geputzt. Wenn das Archiv stillschweigend weiterwächst, wird niemand mehr löschen. Anekdote aus einem echten Projekt: Ein Vertriebsleiter hatte 1,2 TB Mails, davon 600 GB Newsletter aus den Jahren 2009 bis 2018. Auf die Frage, warum er das nicht lösche, kam die Antwort: „Ich wusste nicht, dass das geht.“ Nach Juli 2026 wird er das auch nicht mehr lernen, weil das System ihn nicht mehr zwingt.

Drittes Risiko: Schatten-IT zieht ins Archiv ein. Wer eigene PSTs auf dem Fileshare hat, wird sie plötzlich „sicher in der Cloud“ parken wollen. Inklusive der Mails vom alten Arbeitgeber, der privaten Kontaktliste und der 18 GB Hochzeitsfotos, die irgendwann mal als Anhang verschickt wurden. Ohne klare Policy zahlst du für private Kuchenrezepte 0,25 USD pro GB.

Abb. 2: Datenfluss und Kostenkurve – ab 1,5 TB tickt der Zähler.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Schritt eins: Baseline. Du brauchst ein klares Bild, wer heute wie viel Archiv-Storage belegt. Get-MailboxStatistics mit -Archive ist dein Freund, gerne als PowerShell-Job in eine Tabelle exportiert. Aus dieser Liste filterst du alle Postfächer über 1 TB Archivgröße – das sind deine Risiko-Kandidaten. Erwarte ein paar Überraschungen: Es sind nie die, die du im Kopf hattest.

Schritt zwei: Forecast. Schau dir das Wachstum der letzten zwölf Monate an. Wer ist in dieser Zeit um mehr als 200 GB gewachsen? Bei gleichem Tempo erreicht dieses Postfach in welchem Monat die 1,5-TB-Marke? Bau dir eine simple Hochrechnung – das reicht, um den nächsten Punkt zu argumentieren.

Schritt drei: Purview Data Lifecycle Management einrichten. Das ist die einzige Schutzmaßnahme, die wirklich greift. Retention-Labels mit automatischer Löschung nach X Jahren, kombiniert mit den ab Ende Mai 2026 verfügbaren „Last Accessed“-Bedingungen für OneDrive und SharePoint. Für Mail bedeutet das vor allem: Default-Retention auf Postfachebene, plus selektive längere Aufbewahrung für rechtlich relevante Bereiche. Wer das jetzt nicht vorbereitet, hat Pi mal Daumen drei Monate, bis der erste Kostenreport eintrudelt.

Schritt vier: Alerting und Reporting. Bau ein monatliches Dashboard, das die Top-50-Postfächer nach Archivgröße und nach Overage-Kosten anzeigt. Power BI auf der M365-Reporting-API funktioniert dafür ordentlich. Wichtig: Schick das Dashboard monatlich an die Kostenstellen-Verantwortlichen, nicht nur an die IT. Sichtbarkeit ist der günstigste Hebel überhaupt.

Schritt fünf: Kostenstellen-Modell. Klär vorab, wer den Overage zahlt. Liegt das in der IT-Cost-Center, wird die IT zur Verwaltung fremder Sammelwüten gezwungen – ein politisch sehr unschöner Ort. Sauberer: Overage wird den jeweiligen Fachbereichen zugeordnet, idealerweise mit einer Vorab-Information an die Abteilungsleitung. Das ändert das Verhalten erstaunlich schnell.

Schritt sechs: Kommunikation. Schreib einen kurzen, lesbaren Text – keine Romanüberschrift, kein Compliance-Sprech –, der erklärt: Was ändert sich, was kostet es, was kann der Nutzer tun. Diesen Text bekommen alle Power-User persönlich, alle anderen via Intranet. Wer ehrlich kommuniziert, kriegt erstaunlich oft Eigeninitiative zurück.