CosyTrack®.Provisioner ist einerseits ein hochkomplexes System, auf der anderen Seite habe ich aber auch dafür gesorgt, dass man recht schnell zum Erfolg kommt.

In diesem Kapitel geht es im weiteren Sinne um die „Interaktion“ mit CosyTrack®.Provisioner

CosyTrack®.Provisioner Cockpit

Das Cockpit ist eine Desktop-Anwendung, mit der man einfach aus einer Vorlage zum einen eine Konfiguration erzeugen zum anderen aber auch das generelle Verhalten von CosyTrack®.Provisioner steuern kann.

Der nachfolgende Screenshot zeigt den Startdialog des Programms. Sie tragen im Grunde genommen die notwendigen Daten ein, benennen eine Vorlage (hier nicht im Detail im Bild, einzustellen auf gleichnamiger Registerkarte) und starten die Erfassung. Das ist es im einfachsten Fall schon gewesen.

CosyTrack®.Provisioner enthält viele Zusatz- und „Neben-„funktionen, die in vielen Fällen mit dem Cockpit konfiguriert werden können – zu nennen wären beispielsweise die Erzeugung von Teams (für Microsoft Teams) oder bei abgeschlossenen Projekten das Setzen von Retention Labels, um die Archivierung einzuleiten. Exemplarisch sehen Sie den Dialog zur Steuerung der letztgenannten Funktion auf der nachfolgenden Abbildung.

Konfigurationsdatei

Mitunter werden die Deployment-Szenarien so komplex, dass es erforderlich sein kann, „umfassender“ in die Konfiguration vom CosyTrack®.Provisioner einzugreifen, als es mit dem Cockpit möglich ist. In diesen Fällen kann direkt mit der Konfigurationsdatei gearbeitet werden.

Die Konfigurationsdatei  ist ein klar strukturiertes XML-Dokument (Schema bald verfügbar) und ist somit gut handhabbar. Keine Sorge: E ist nicht zwingend notwendig, sich mit der XML-Datei zu beschäftigen. Im Bedarfsfall hilft der Support

Vorlage erstellen

In fast allen Szenarien wird man mit einer oder mehreren Vorlagen für die zu erzeugenden Arbeitsräume arbeiten. Es gibt zwei Ansätze:

Sie legen eine Vorlage (also eine nach Ihren Vorstellungen eingerichtete Website) an, erfassen diese und erzeugen auf Basis der Vorlage neue Arbeitsräume

Life-Capturing (nur Ultimate Edition): Hierbei erfasst CosyTrack®.Provisioner vor jeder Arbeitsraumerzeugung den aktuellen Stand der Vorlage. Etwaige notwendige Anpassungen können dynamisch angewendet werden

Deployment von Arbeitsräumen starten

Um die Erzeugung eines Arbeitsraums zu starten, gibt es verschiedene Möglichkeiten

„Raumliste“

Die „Raumliste“ ist häufig der einfachste und flexibelste  Weg, um dem CosyTrack®.Provisioner Arbeitsaufgaben zu erteilen. Im Grunde handelt es sich dabei um eine SharePoint-Liste, die mit verschiedenen Abfragen ausgelesen werden kann. Verschiedene Abfragen deshalb, weil ja eventuell unterschiedliche Vorlagen und Konfigurationen zu Anwendung kommen sollen.

Auch weitere Details, wie beispielsweise zu setzende Berechtigungen können über die Raumliste übermittelt werden.

Die Raumliste kann zudem auch für die Navigation der Anwender verwendet werden

Steuerung über Workflows oder Drittsysteme

CosyTrack®.Provisioner kann aus beliebigen Systemen (z.B. auch Power Automate/Flow oder Nintex Workflow) seine Arbeitsaufträge erhalten. Das funktioniert über eine Webserice-Schnittstelle

CosyTrack®.Migrate

Das Migrationswerkzeug CosyTrack®.Migrate kann den CosyTrack®.Provisioner steuern, so dass vollautomatische ganzheitliche Prozesse möglich sind, bei denen in einem integrierten Arbeitsgang Arbeitsräume angelegt und mit Daten befüllt werden