Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung

Kommunen, Kreise, Landesbehörden, Zweckverbände, Kirchen und Sozialträger arbeiten längst mit Microsoft 365 – oder stehen kurz davor. Die Technik ist dabei selten das Problem. Das Problem sind die Fragen, die kein Systemhaus gern beantwortet: Was darf in die Cloud, was nicht? Wie kommt der Aktenplan nach SharePoint? Was sagt der Personalrat zu Copilot? Wie schreibe ich eine Leistungsbeschreibung, mit der die Vergabestelle arbeiten kann? Und was passiert eigentlich mit der Delos Cloud?

Dieser Kompetenzbereich bündelt meine Arbeit für öffentliche Auftraggeber: Konzeption, Überprüfung, Störungsbeseitigung und Wissensvermittlung rund um Microsoft 365 – mit dem Vokabular, den Fristen und den Gremien der Verwaltung. Er ist bewusst kein weiterer Technik-Pillar, sondern die Verwaltungsperspektive auf die Technologie-Kompetenzbereiche von boddenberg.de: SharePoint, Purview, Copilot, Teams-Telefonie, Entra ID und Microsoft 365 Security.

Skizze 1: Der Kompetenzbereich Verwaltung liegt quer über den Technologie-Kompetenzbereichen und verlinkt in deren Tiefe.

Warum Microsoft 365 in der Verwaltung anders tickt

Ein mittelständisches Unternehmen führt Microsoft 365 ein, weil die Geschäftsführung es will. Eine Verwaltung führt es ein, weil ein Beschluss vorliegt, ein Haushaltsansatz existiert, der Personalrat beteiligt wurde, der Datenschutzbeauftragte seine Stellungnahme abgegeben hat, die Vergabe rechtssicher war und der Zeitplan mit dem Ende des alten Wartungsvertrags zusammenpasst. Das ist kein Nachteil – es ist ein anderer Takt. Wer ihn kennt, kommt schneller ans Ziel als jemand, der ihn ignoriert und bei jeder Sitzung eine Runde verliert.

Die gute Nachricht: Microsoft 365 hat für fast jede dieser Anforderungen ein Werkzeug. Die schlechte: Keines davon ist ab Werk richtig eingestellt, und die Dokumentation ist für Konzerne in Redmond geschrieben, nicht für die Kreisverwaltung in Westfalen.

Souveränität, Delos Cloud und die Wirklichkeit in den Rathäusern

Kaum ein Thema erzeugt in Verwaltungen so viel Unruhe wie die Frage nach der „richtigen“ Cloud. Die Delos Cloud – eine von SAP-Tochter Delos Cloud GmbH und Arvato Systems betriebene Plattform auf Microsoft-Technologie – soll dem Bund den Weiterbetrieb von Microsoft-Produkten unter Souveränitätsauflagen ermöglichen, weil Microsoft seine On-Premises-Produkte perspektivisch nur noch als Cloud-Dienst weiterentwickelt. Für Bundesbehörden ist das eine echte Weichenstellung. Für die meisten Kommunen ist es zunächst einmal Hintergrundrauschen.

Skizze 2: Vier Betriebsoptionen zwischen Kontrolle und Funktionsumfang – und wo sich Kommunen heute tatsächlich bewegen.

Was heißt das für eine Stadt mit 800 Arbeitsplätzen? Sie wird in den nächsten Jahren nicht auf Delos warten können, weil ihre Telefonanlage, ihr Exchange 2016 und ihr Fileserver das Warten nicht überleben. Die realistische Frage lautet deshalb nicht „Delos oder nicht“, sondern: Wie betreibe ich den Standard-Tenant in der EU Data Boundary so, dass Datenschutzbeauftragter, Personalrat und Rechnungsprüfungsamt zufrieden sind – und wie halte ich mir den Weg offen, später einzelne Dienste zu verlagern?

Dokumente und Akten: Schriftgutverwaltung mit Microsoft 365

Wenn Newsletter schreiben, die öffentliche Hand habe „KI-Bedarf beim Umgang mit Dokumenten“, dann steckt dahinter ein sehr altes Thema in neuer Verpackung: Schriftgut. Anträge kommen als PDF per Mail, Bescheide entstehen in Word, Protokolle liegen in Teams, und irgendwo gibt es einen Aktenplan, den die Registratur pflegt und die IT nie gesehen hat. Microsoft 365 kann hier viel – aber nur, wenn man die Verwaltungslogik hineinträgt, statt die Ablagegewohnheiten eines Vertriebsteams zu kopieren.

Skizze 3: Der Schriftgut-Lebenszyklus und die jeweils zuständigen Bausteine in Microsoft 365 – samt der Grenze zur E-Akte nach Landesrecht.

Was SharePoint und Purview leisten können

• Inhaltstypen und Metadaten bilden Vorgangsarten und Aktenzeichen ab – wer das sauber modelliert, bekommt eine Ablage, die auch nach dem Wechsel der Sachbearbeitung noch verständlich ist.
• Aufbewahrungsbezeichnungen (Purview Records Management) übersetzen den Aktenplan in maschinenlesbare Regeln: Frist ab Vorgangsabschluss, Unveränderbarkeit, gestaffelte Aussonderung.
• Dispositionsprüfung gibt der Registratur das letzte Wort vor der Vernichtung und erzeugt den Nachweis, den das Rechnungsprüfungsamt sehen will.
• Sensitivitätsbezeichnungen und DLP schützen Sozialdaten, Personalunterlagen und Vergabeakten – auch vor der eigenen Neugier von Copilot.
• Dokumenten-KI (Syntex, Content AI) klassifiziert Posteingänge und extrahiert Metadaten aus Anträgen – das ist der sinnvolle, unspektakuläre Teil von „KI beim Umgang mit Dokumenten“.

Wo die Grenze liegt

Microsoft 365 ist keine E-Akte im Sinne der Landes-E-Government-Gesetze, kein Fachverfahren und keine archivgesetzliche Übergabeschnittstelle. Es kann die Dokumentenarbeit *um* die Fachverfahren herum ordnen, kann Vorgänge nachweisbar aufbewahren und aussondern – und es kann die Vorstufe zu einer E-Akte sein, wenn Metadaten und Aktenzeichen von Anfang an mitgeführt werden. Wer Ihnen SharePoint als E-Akte-Ersatz verkauft, hat die Registratur nie besucht.

KI in der Verwaltung: Copilot, Oversharing und der Personalrat

Microsoft 365 Copilot ist in Verwaltungen gleichzeitig das meistgewünschte und das meistgefürchtete Werkzeug. Gewünscht von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, die Sitzungsprotokolle, Vorlagen und Bescheidentwürfe schneller erledigen wollen. Gefürchtet von Datenschutzbeauftragten und Personalräten, die zu Recht fragen, was das Ding eigentlich sieht. Die Antwort ist unbequem: Copilot sieht alles, was die angemeldete Person sehen darf – und in den meisten Verwaltungen ist das deutlich mehr, als irgendjemand ahnt.

Mein Ansatz ist deshalb konsequent zweistufig: erst prüfen, dann freigeben. Die Copilot- und Oversharing-Überprüfung (Diagnostiker-Edition, Festpreis) zeigt read-only und ohne Eingriff, welche Inhalte heute für zu viele Personen sichtbar sind, welche Labels fehlen und wo Copilot buchstäblich in die Personalakte greifen könnte. Das Ergebnis ist ein Befunddokument, das Datenschutzbeauftragter und Personalrat lesen können – und das die Grundlage für Dienstvereinbarung und Pilotplanung bildet.

Identität und Zugang: ADFS, Entra ID und die Fachverfahren

Viele Verwaltungen betreiben noch ADFS – oft, weil ein Fachverfahren vor Jahren SAML verlangt hat und die Farm seither läuft. ADFS ist nicht abgekündigt, bekommt aber kaum noch Innovationen, und Fachkräfte, die eine ADFS-Farm im Störungsfall wirklich verstehen, werden knapp. Entra ID ist der Weg nach vorn – aber der Umstieg berührt jedes Fachverfahren, jede SaaS-Anbindung und die Frage, welche Lizenzstufe für Conditional Access und sauberes Zugriffsmanagement tatsächlich nötig ist.

Teams und Telefonie: vom Rathaus bis zum Bauhof

Microsoft Teams ist in Verwaltungen oft schneller da als das Konzept dazu. Jedes Amt legt eigene Teams an, Gäste aus Ingenieurbüros landen in Kanälen mit Personalunterlagen, und niemand weiß, welches der 240 Teams noch lebt. Ein Teams-Einführungskonzept klärt Informationsarchitektur (Teams je Amt? je Vorgangsart? je Projekt?), Berechtigungen, externe Zusammenarbeit, Lebenszyklus und die Abgrenzung zur Aktenablage – bevor der Wildwuchs zur Altlast wird.

Die Telefonie ist der zweite Klassiker: Der Wartungsvertrag der Alcatel-, Unify- oder Avaya-Anlage endet, und Microsoft Teams Phone steht auf der Liste. Für Verwaltungen kommen eigene Fragen hinzu: Notruf aus dutzenden Liegenschaften, Fax-Pflichten in einzelnen Ämtern, Sammelanschlüsse der Bürgerbüros, Standesamt und Bereitschaftsdienste, die Anbindung über Landes- oder Kommunalnetze – und eine Vergabeunterlage, die ein Bieter versteht und eine Vergabestelle prüfen kann.

Drei Konzeptpakete – in der Verwaltungsedition

Aus vielen Projekten hat sich eine Methodik herausgeschält, die ich inzwischen für alle drei großen Einführungsthemen anwende: ein Tag Workshop mit den Entscheidern, drei Tage Konzeptarbeit auf meiner Seite, ein halber Tag Ergebnispräsentation. Bei der Telefonie reichen zwei Konzepttage. Das Format ist festpreistauglich, kalendertauglich und – wichtig für Verwaltungen – gremientauglich: Das Konzept ist so geschrieben, dass es als Anlage zur Beschlussvorlage dienen kann.

Skizze 4: Die Konzeptionsphase im Verwaltungstakt – am Ende steht nicht nur ein Konzept, sondern eine gremienfähige Vorlage.

Die drei Pakete gibt es jeweils in einer allgemeinen Fassung (siehe die Kompetenzbereiche Teams-Telefonie und Microsoft 365) und in der hier beschriebenen Verwaltungsedition. Der Unterschied liegt nicht im Preis, sondern im Zuschnitt:

Sonderfall Kirche und Sozialwirtschaft

Diakonie, Caritas, Landeskirchen und Bistümer haben eigene Datenschutzgesetze (DSG-EKD, KDG), eigene Aufsichten und häufig eine Mischung aus Verwaltungsstruktur und Non-Profit-Kultur. Microsoft 365 ist dort weit verbreitet – und die Fragen sind dieselben wie in Kommunen, nur mit anderen Paragraphen: Auftragsverarbeitung nach Kirchenrecht, Mitarbeitervertretung statt Personalrat, Klientendaten mit besonderem Schutzbedarf. Ich arbeite seit Jahren mit Trägern aus diesem Umfeld, unter anderem zu KI, Security & Compliance, Teams und SharePoint-Governance.

Beratung, Schulung und Wissen

Häufige Fragen

Dürfen wir als Kommune Microsoft 365 überhaupt nutzen?

Es gibt kein Verbot. Es gibt Vorgaben – aus Datenschutzrecht, IT-Grundschutz und ggf. Landesstrategien –, die eine dokumentierte Risikobewertung, eine Datenschutz-Folgenabschätzung und passende Konfiguration verlangen. Tausende Kommunen arbeiten produktiv im Standard-Tenant. Entscheidend ist, dass die Entscheidung begründet, beschlossen und technisch umgesetzt ist – nicht, dass sie ausbleibt.

Müssen wir auf die Delos Cloud warten?

Für Kommunen und die meisten Landesbehörden: nein. Delos ist ein Bundesthema mit offener Zeitschiene, begrenztem Portfolio und ungeklärten Preisen. Ein sauber konfigurierter Standard-Tenant in der EU Data Boundary ist heute der realistische Weg. Ob einzelne Dienste später verlagert werden, kann man sich offenhalten – dafür braucht es aber ein Konzept, keine Wartestellung.

Kann SharePoint unsere E-Akte ersetzen?

Nein – und wer das behauptet, sollte Ihnen erklären, wie er die Anforderungen Ihres E-Government-Gesetzes und die Übergabe ans Landesarchiv abbildet. SharePoint und Purview können die Dokumentenarbeit rund um die Fachverfahren ordnen, Vorgänge nachweisbar aufbewahren und aussondern und Metadaten so mitführen, dass eine spätere E-Akte-Einführung leichter wird.

Wie gehen wir mit Copilot um, wenn der Personalrat skeptisch ist?

Skepsis ist die richtige Ausgangshaltung. Der Weg führt über eine Oversharing-Überprüfung (was könnte Copilot heute sehen?), eine Datenschutz-Folgenabschätzung und eine Dienstvereinbarung mit Pilotumfang und Evaluationskriterien. Wenn der Personalrat den Befund gelesen hat und die Regeln mitgestaltet, wird aus Skepsis in aller Regel ein tragfähiger Pilot.

Wir betreiben noch Exchange und SharePoint on-premises. Ist Hybrid ein Zwischenschritt oder eine Dauerlösung?

Beides ist möglich, und beides kann richtig sein. Hybrid ist ein guter Zwischenschritt, wenn Sie Fachverfahren mit lokalen Abhängigkeiten haben oder bestimmte Daten nach Schutzbedarfsfeststellung lokal bleiben sollen. Als Dauerlösung wird Hybrid teuer, weil Sie zwei Welten betreiben. Das Einführungskonzept legt fest, was wann wohin geht – und was bewusst bleibt.

Was kostet ein Konzept, und wie beschaffen wir es?

Die drei Konzeptpakete sind Festpreise auf Basis von 1.500 € je Beratertag: 6.750 € für Microsoft-365- und Teams-Einführungskonzept, 5.250 € für das Grobkonzept Teams-Telefonie, jeweils zzgl. USt. und ggf. Reisekosten. Die Beträge liegen in der Regel im Bereich vereinfachter Vergabeverfahren – die konkrete Wertgrenze regelt Ihr Landesrecht, das klären Sie am besten kurz mit Ihrer Vergabestelle.

Arbeiten Sie auch mit unserem kommunalen Rechenzentrum zusammen?

Ja, und das ist oft der beste Weg. Viele Kommunen beziehen Microsoft 365 oder Teile davon über ihren IT-Dienstleister oder Zweckverband. Ich arbeite dann als Konzept- und Zweitmeinungsgeber auf Ihrer Seite – ohne den Dienstleister zu ersetzen und ohne über ihn zu meckern. Meine Aufgabe ist, dass Sie wissen, was Sie bestellen.

Sind Sie an einen Hersteller oder ein Systemhaus gebunden?

Nein. Ich bin unabhängiger Berater mit eigener Firma in Dortmund, verkaufe keine Lizenzen und keine Hardware und bekomme keine Provisionen. Meine Werkzeuge entwickle ich selbst – die Diagnostiker-Überprüfungen basieren auf eigenen Read-only-Tools, nicht auf Herstellerskripten.

Über den Autor

Ulrich B. Boddenberg ist unabhängiger IT-Consultant und Fachautor mit Sitz in Dortmund. In knapp drei Jahrzehnten im Microsoft-Enterprise-Umfeld hat er rund zwanzig Fachbücher veröffentlicht und begleitet Kommunen, Landesverbände, kirchliche Träger und Unternehmen bei Konzeption, Betrieb und Absicherung von Microsoft 365, SharePoint, Entra ID, Teams-Telefonie und SQL Server. Er entwickelt eigene Analyse- und Verwaltungswerkzeuge und betreibt die Infrastruktur, über die er schreibt, selbst – inklusive eines eigenen Session Border Controllers für Teams Direct Routing.