Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas

Eigenes Datenschutzrecht, eigene Aufsicht, Mitarbeitervertretung statt Personalrat und Daten, die kein Copilot je sehen darf: Microsoft 365 in kirchlichen Trägern ist zu 80 Prozent normale Technik und zu 20 Prozent eine eigene Welt. Dieser Kompetenzbereich kümmert sich um die 20 Prozent.

Landeskirchen und Bistümer, Kirchenkreise und Dekanate, hunderte Kirchengemeinden, dazu Diakonie und Caritas mit Krankenhäusern, Pflegeheimen, Kitas, Beratungsstellen und Jugendhilfe: Kaum eine Organisationsform in Deutschland ist so föderal, so rechtlich eigenständig und so sehr auf Menschen ohne Schreibtisch angewiesen wie die Kirche mit ihren Wohlfahrtsverbänden. Und kaum eine bekommt von Microsoft, Systemhäusern und Fachpresse so wenig Antworten, die zu ihr passen.

Genau da setzt dieser Kompetenzbereich an. Sie finden hier Fachartikel, Beratungsbausteine zum Festpreis und Individualworkshops, die Microsoft 365 konsequent aus der Perspektive kirchlicher Träger denken: mit DSG-EKD und KDG statt DSGVO, mit Mitarbeitervertretung statt Personalrat, mit Seelsorge- und Klientendaten statt Kundendaten. Evangelisch und katholisch werden dabei immer gemeinsam behandelt, weil die Fragen dieselben sind, auch wenn die Gesetze anders heißen.

Faktenkasten: Warum dieser Kompetenzbereich ein eigener ist Kirchliche Träger fallen nicht unter den Kompetenzbereich Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung, obwohl Kirchen Körperschaften des öffentlichen Rechts sind. Der Grund: Das anwendbare Recht, die Aufsicht und die Mitbestimmung sind komplett eigenständig. Ein IT-Leiter eines diakonischen Werks findet sich in Artikeln über Kämmerei und Personalrat schlicht nicht wieder. Wo Kommune und Kirche dieselben Fragen haben (Gremienarbeit, Krankenhaus, Power Platform), verweisen die Artikel aufeinander, statt Dinge doppelt zu erzählen.

 

Die Trägerlandschaft: zwei Kirchen, zwei Wohlfahrtsverbände, tausende Rechtsträger

Wer Microsoft 365 für einen kirchlichen Träger plant, plant nie nur für eine Organisation. Eine Landeskirche besteht aus Kirchenkreisen, die aus Gemeinden bestehen, die jede für sich ein eigener Rechtsträger sind. Daneben steht die Diakonie mit eigenen Werken und Trägergesellschaften. Auf katholischer Seite heißt das Bistum, Dekanat, Pfarrei und Caritasverband, mit Orden und Stiftungen als zusätzlicher Würze. Skizze 1 zeigt, wie diese Landschaft grundsätzlich aufgebaut ist und wo Microsoft 365 überhaupt hingehört.

Skizze 1: Die kirchliche Trägerlandschaft und die Rolle von Microsoft 365 darin

Zwei Dinge fallen sofort auf. Erstens: Die Aufsicht ist auf beiden Seiten eine eigene Institution mit eigenem Gesetz. Zweitens: Fachverfahren wie Meldewesen, Kirchenbuchführung und Finanzwesen liegen in kirchlichen Rechenzentren und bleiben dort. Microsoft 365 ist die Plattform für Büro, Kommunikation und Zusammenarbeit, nicht der Ersatz für die kirchliche Fach-IT. Wer das vermischt, bekommt Probleme mit der Aufsicht und mit der eigenen Belegschaft.

Was in der Kirche wirklich anders ist

Es lohnt sich, ehrlich zu sortieren, was an Microsoft 365 in der Kirche wirklich besonders ist. Exchange, Teams, SharePoint, Intune und Entra ID fragen nicht nach der Konfession. Wer einen Mittelständler oder eine Stadtverwaltung sauber aufgesetzt hat, kann die Technik auch hier. Die Unterschiede liegen in vier Feldern, und die entscheiden darüber, ob ein Projekt trägt oder nach sechs Monaten in der Mitarbeitervertretung stecken bleibt.

Skizze 2: Vier Felder, in denen kirchliche Träger anders funktionieren

Feld	Kommune	Evangelische Kirche	Katholische Kirche
Datenschutzrecht	DSGVO, Landesdatenschutzgesetz	DSG-EKD	KDG
Aufsicht	Landesdatenschutzbeauftragte	Beauftragter für den Datenschutz der EKD (BfD EKD)	Diözesandatenschutzbeauftragte, Katholisches Datenschutzzentrum
Mitbestimmung	Personalrat (Personalvertretungsgesetz)	Mitarbeitervertretung (MVG-EKD)	Mitarbeitervertretung (MAVO)
Arbeitsrecht	TVöD	Dritter Weg, AVR (z. B. AVR DD, kirchliche Tarife)	Dritter Weg, AVR Caritas
Besondere Daten	Sozialdaten, Melderegister	Seelsorgegeheimnis, Klientendaten, Gemeindeglieder	Beichtgeheimnis, Klientendaten, Gemeindeglieder
Struktur	eine Körperschaft, viele Ämter	viele Körperschaften, wenig zentrale IT	viele Körperschaften, Bistum als Klammer

 

Der Einstiegsartikel Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas: Was wirklich anders ist nimmt diese Tabelle auseinander und ordnet ein, welche der Unterschiede Sie technisch, welche vertraglich und welche schlicht organisatorisch lösen.

Achtung: „Die DSGVO gilt bei uns nicht" ist kein Freifahrtschein DSG-EKD und KDG sind eigenständige, vollwertige Datenschutzgesetze mit eigener Aufsicht und eigenem Rechtsweg. Sie sind der DSGVO in weiten Teilen nachgebildet, kennen aber eigene Regelungen etwa zur Auftragsverarbeitung und zur Bindung von Dienstleistern an kirchliches Recht. Wer glaubt, die kirchliche Sonderstellung bedeute weniger Pflichten, hat den ersten Prüfbericht der Aufsicht noch vor sich.

 

Die Themen des Kompetenzbereichs

Die Fachartikel sind in drei Schichten aufgebaut. Die erste beantwortet die Fragen, die vor einer Entscheidung stehen. Die zweite kümmert sich um die Daten, die Kirche und Wohlfahrt so besonders machen, und um die Zusammenarbeit in Gemeinden, Gremien und Einrichtungen. Die dritte geht in Identität, Telefonie und Betrieb, also in das, was IT-Abteilungen nachts wach hält.

Skizze 3: Die drei Schichten des Kompetenzbereichs

Schicht 1: Einordnung und Entscheidung

Was wirklich anders ist als in Kommune und Mittelstand – der Einstieg und die Landkarte

DSG-EKD verständlich und KDG verständlich – die beiden Datenschutzgesetze, übersetzt auf Exchange, SharePoint, Teams, Entra und Purview

Kirchliche Datenschutzaufsicht in der Praxis – was BfD EKD und Diözesandatenschutzbeauftragte von einem Tenant erwarten

Mitarbeitervertretung und Microsoft 365 – MVG-EKD, MAVO und die Dienstvereinbarung, die Sie ohnehin brauchen

Die Cloud-Frage in der Kirche – kirchliche Rechenzentren, Microsoft 365 und die Ehrlichkeit über Datenstandorte

Lizenzierung für kirchliche Träger – Nonprofit-Angebote, Frontline-Pläne und die Frage, wer überhaupt berechtigt ist

Ein Tenant oder viele? – Tenant-Architektur zwischen Gemeinde, Kirchenkreis, Landeskirche und Bistum

Copilot in Kirche und Diakonie – Nutzen, Grenzen, Oversharing und die Überprüfung vor dem Rollout

Das Einführungskonzept in der Kirchenedition – was drinstehen muss und was der Festpreis umfasst

Schicht 2: Daten, Schriftgut und Zusammenarbeit

Seelsorge- und Beichtgeheimnis in Microsoft 365 – was nie in Teams, OneNote oder Copilot landen darf

Klientendaten in Diakonie und Caritas – Sozialdaten, Schweigepflicht und Schutz mit Purview

Sensitivity Labels für kirchliche Träger – ein Label-Konzept vom Gemeindebrief bis zur Beratungsakte

Kassationsordnungen und Archivgesetze in Purview – Aufbewahrung vom Sitzungsprotokoll bis zum Kirchenbuch

SharePoint für Kirchengemeinde und Kirchenkreis – Informationsarchitektur für Pfarramt, Gremien und Gebäude

Gremienarbeit in Teams – Presbyterium, Kirchenvorstand, Pfarrgemeinderat und Synode digital

Ehrenamtliche in Microsoft 365 – Gastzugang, eigene Konten, geteilte Postfächer oder gar nichts?

Frontline-Arbeitsplätze in Kita, Pflege und Jugendhilfe – Microsoft 365 für Menschen ohne Schreibtisch

Microsoft 365 im kirchlichen Krankenhaus – Büro-IT und Telefonie, das KIS bleibt das KIS

Power Platform in Diakonie und Caritas – Belegungslisten, Anträge, Spenden: SharePoint-Listen oder Dataverse?

Schicht 3: Identität, Telefonie und Betrieb

Entra ID für kirchliche Träger – Identitäten zwischen Landeskirche, Verband, Träger und Einrichtung

Entra-ID-Tenant-Überprüfung – was die Diagnostiker-Überprüfung zum Festpreis liefert

Conditional Access und MFA – ein Regelwerk für Pfarrbüro, Pflegedienst, Verwaltung und Ehrenamt

Teams-Telefonie für kirchliche Träger – das Grobkonzept von der Landeskirche bis zur Kita

Teams-Telefonie im Pfarrbüro und in der Beratungsstelle – Erreichbarkeit, Vertretung, Seelsorgetelefon

Meldewesen und Gemeindegliederdaten – warum Kirchenmitgliederdaten getrennt bleiben

Auftragsverarbeitung nach DSG-EKD und KDG – Microsoft, Systemhaus und Rechenzentrum vertraglich richtig einbinden

Datenschutz-Folgenabschätzung für Microsoft 365 – Vorgehen, Muster und typische Befunde

Datenpannen bei kirchlichen Trägern – Meldung an die kirchliche Aufsicht, Fristen, Ablauf und Übung

Notfall- und Red-Team-Übung – wenn die Diakonie-Verwaltung verschlüsselt ist und das Pflegeheim weitermachen muss

 

Aus der Praxis: drei Situationen, die immer wieder vorkommen Ein diakonisches Werk in einer Großstadt baut eine Power-Apps-Anwendung für Belegungslisten und stellt in Woche drei fest, dass SharePoint-Listen keine Berechtigung auf Datensatzebene können. Klientendaten, die jeder Sachbearbeiter sehen kann, sind aber kein Feature, sondern ein Aufsichtsfall. Ein katholischer Krankenhausverbund mit mehreren Standorten kann bei einer forensischen Untersuchung nicht mehr zuordnen, welcher Dienstleister wann mit welchem Konto auf Exchange zugegriffen hat. Der Tenant war über Jahre von drei Systemhäusern nacheinander betreut worden. Ein Pfarrbüro trägt Seelsorgetermine mit Namen und Anlass in den geteilten Kalender ein. Niemand hatte Böses im Sinn. Trotzdem konnte die Küsterin sehen, wer wegen welcher Lebenskrise zum Gespräch kam.

 

Beratung: Bausteine zum Festpreis in der Kirchenedition

Die Beratungsbausteine für Verwaltungen gibt es in einer eigenen Kirchenedition: gleiche Struktur, gleicher Festpreis, aber mit DSG-EKD und KDG statt Landesrecht, mit Mitarbeitervertretung statt Personalrat und mit der Trägerstruktur aus vielen kleinen Einrichtungen von Anfang an mitgedacht. Alle Bausteine enden mit einem Ergebnisdokument, das Sie auch der Aufsicht oder dem Vorstand vorlegen können.

Baustein	Wofür	Umfang
Einführungskonzept Microsoft 365, Kirchenedition	Zielbild, Governance, Informationsarchitektur, Datenschutz, Mitbestimmung, Migrationspfad für einen Träger oder Kirchenkreis	4,5 Beratungstage, Festpreis
Einführungskonzept Microsoft Teams, Kirchenedition	Teams-Struktur entlang von Gemeinden, Gremien und Einrichtungen; Ehrenamt und Gäste inklusive	4,5 Beratungstage, Festpreis
Grobkonzept Teams-Telefonie	Ablösung alter TK-Anlagen in vielen kleinen Standorten, Sonderfälle, Notruf, Migrationsreihenfolge	3,5 Beratungstage, Festpreis
Entra-ID-Tenant-Überprüfung	Read-only-Überprüfung mit Aktionsplan Click-by-Click, aufsichtsfähig dokumentiert	Festpreis
Copilot- und Oversharing-Überprüfung	Was Copilot in Ihrem Tenant finden würde, bevor er es findet	Festpreis

 

Alle Details, Preise und den Ablauf finden Sie auf der Seite Microsoft 365 Beratung für kirchliche Träger.

Schulungen: Individualworkshops für Leitung, IT, Datenschutz und Mitarbeitervertretung

Kirchliche Träger haben selten die Zeit und das Budget, drei Mitarbeiter eine Woche auf ein offenes Seminar zu schicken. Deshalb sind die Workshops in der Kirchenedition Individualformate: ein Tag, Ihre Fälle, Ihr Rechtsrahmen, Ihre Teilnehmer. Vom Entscheider-Kompaktworkshop für Vorstand und Kirchenleitung über den Kirchendatenschutz-Tag bis zur Notfall- und Red-Team-Übung, bei der Leitung, IT, Datenschutzbeauftragte und Mitarbeitervertretung gemeinsam durchspielen, was passiert, wenn morgen früh die Verwaltung verschlüsselt ist.

Die Formate, Zielgruppen und den Ablauf finden Sie auf der Seite Microsoft 365 Schulungen für kirchliche Träger.

Tipp: Mit der Mitarbeitervertretung anfangen, nicht enden Der häufigste Grund, warum Microsoft-365-Projekte in kirchlichen Trägern stocken, ist nicht die Technik und nicht die Aufsicht, sondern eine Mitarbeitervertretung, die erst zur Abnahme eingeladen wurde. MVG-EKD und MAVO geben ihr echte Mitbestimmungsrechte bei allem, was Verhalten oder Leistung überwachen könnte, und das ist in Microsoft 365 eine Menge. Der Artikel Mitarbeitervertretung und Microsoft 365 zeigt, wie eine Dienstvereinbarung aussieht, die beide Seiten unterschreiben.

 

Häufige Fragen

Gilt die DSGVO in der Kirche gar nicht?

Nicht unmittelbar. Die DSGVO erlaubt Kirchen, die zum Zeitpunkt ihres Inkrafttretens umfassende eigene Datenschutzregeln hatten, diese weiter anzuwenden, wenn sie mit der DSGVO in Einklang gebracht werden. Evangelische Kirche und Diakonie wenden das DSG-EKD an, katholische Kirche und Caritas das KDG. Beide sind der DSGVO ähnlich, aber eigenständig, mit eigener Aufsicht und eigenem Rechtsweg. Details im Artikel DSG-EKD verständlich und im Artikel KDG verständlich.

Dürfen kirchliche Träger Microsoft 365 überhaupt nutzen?

Viele tun es, und die kirchlichen Aufsichten haben sich dazu geäußert. Die Antwort hängt davon ab, welche Daten verarbeitet werden, wie der Tenant konfiguriert ist und welche vertraglichen Zusicherungen vorliegen. Pauschal ja oder nein gibt es nicht. Der Artikel Kirchliche Datenschutzaufsicht in der Praxis gibt den aktuellen Stand wieder, der Artikel Die Cloud-Frage in der Kirche ordnet Datenstandort und kirchliche Rechenzentren ein.

Was ist mit Seelsorgedaten?

Seelsorge- und Beichtgeheimnis sind absolut geschützt. Seelsorgenotizen, Beratungsprotokolle und Termine mit Anlass gehören nicht in geteilte Postfächer, Teams-Chats oder OneNote-Notizbücher mit Trägerzugriff, und schon gar nicht in den Suchindex von Copilot. Wie das technisch getrennt wird, steht im Artikel Seelsorge- und Beichtgeheimnis in Microsoft 365.

Wir sind ein kleiner Träger mit 150 Beschäftigten. Ist das alles nicht viel zu groß für uns?

Nein, im Gegenteil. Kleine Träger profitieren am meisten davon, wenn die 20 Prozent Kirchenspezifik einmal sauber gelöst sind, weil sie keine eigene Datenschutz- und Governance-Abteilung haben. Die Diagnostiker-Überprüfungen zum Festpreis sind genau für diese Größenordnung gedacht.

Unterscheiden Sie zwischen evangelisch und katholisch?

Ja, überall dort, wo es einen Unterschied macht: Gesetz, Aufsicht, Gremienbezeichnungen, Mitarbeitervertretungsordnung. Ansonsten nein, weil die Fragen dieselben sind. Alle Artikel behandeln beide Seiten, ohne Schlagseite.

Wo ist der Unterschied zum Kompetenzbereich öffentliche Verwaltung?

Kommunen arbeiten nach DSGVO und Landesrecht, haben Personalräte und ein Melderegister. Kirchliche Träger arbeiten nach DSG-EKD oder KDG, haben Mitarbeitervertretungen und ein eigenes Meldewesen. Wo die Themen sich überschneiden, etwa bei Gremienarbeit oder Krankenhäusern, verweisen die Artikel aufeinander. Der Kompetenzbereich Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung ist die Schwesterseite.

 

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