Spezialschulung: SharePoint Online für Wissensmanager

Management Summary

Wissenssilos, schwer auffindbare Informationen und Doppelarbeit kosten Unternehmen Zeit und Geld. In vielen Organisationen sind Know-how und Dokumente über E-Mails, lokale Laufwerke oder verschiedene Teams verstreut. Das Ergebnis sind ineffiziente Suche, unnötig wiederholte Aufgaben und im schlimmsten Fall Compliance-Risiken durch unkontrollierte Informationsablage. Hier setzt die Spezialschulung “SharePoint Online für Wissensmanager” an: In einem intensiven Tag entwickeln Sie praxisnah Strategien gegen Wissenssilos und verbessern gezielt die Auffindbarkeit von Wissen. Sie lernen, SharePoint Online als zentrale Wissensplattform einzusetzen – mit klarer Struktur, durchdachter Metadaten-Taxonomie und integrierter Compliance.

Die Schulung liefert konkreten Nutzen für Wissensmanagement-Verantwortliche: Sie erhalten Leitplanken für eine einheitliche Informationsarchitektur, wiederverwendbare Vorlagen für Inhalte und messbare Qualitätskriterien für Ihr Wissensportal. Angesprochen sind Wissensmanager, Intranet-Owner, Content-Owner sowie Compliance- und Qualitätsmanager, die ein SharePoint-basiertes Wissensportal aufbauen oder professionalisieren möchten. Grundkenntnisse in Microsoft 365 und SharePoint werden vorausgesetzt – absolute SharePoint-Neulinge oder rein technische Administratoren ohne inhaltlichen Fokus sind nicht die Zielgruppe. Am Ende des Tages verfügen die Teilnehmer über konkrete Fähigkeiten, um ein hub-basiertes Wissensportal zu gestalten, Metadaten und Suche effektiv zu steuern und Governance-Richtlinien umzusetzen. Zudem nehmen sie greifbare Artefakte wie Checklisten, Vorlagen und eine RACI-Matrix mit, die unmittelbar im eigenen Projekt einsetzbar sind.

Zielgruppe, Lernziele & Voraussetzungen

Diese Spezialschulung richtet sich an Fachkräfte im Wissensmanagement und verwandte Rollen, die SharePoint Online gezielt als Wissensdrehscheibe nutzen wollen. Typische Teilnehmer sind z. B. Wissensmanagement-Verantwortliche, Intranet- oder Portal-Owner, Fach-Content-Owner aus Abteilungen sowie Mitarbeiter aus Compliance oder Qualitätssicherung. Ihnen allen ist gemein, dass sie mit folgenden Pain Points kämpfen: verstreutes Wissen in verschiedenen Tools, uneinheitliche Ablagestrukturen, Schwierigkeiten beim Wiederfinden von Informationen, fehlende Verantwortlichkeiten für Inhalte und Unsicherheit bei Compliance-Vorgaben im Umgang mit Wissen.

Lernziele (Can-Do-Statements): Nach der Schulung können die Teilnehmer…

• …ein hub-basiertes Wissensportal in SharePoint Online planen und strukturieren, inklusive Hubs, Sites und Navigation, abgestimmt auf Geschäftsbereiche und Nutzerbedürfnisse.
• …einen unternehmensspezifischen Metadatenkatalog und Content Types definieren, um Inhalte konsistent zu klassifizieren und die Suche zu optimieren.
• …Governance-Richtlinien und Rollen etablieren, z. B. mittels RACI-Matrix, um Verantwortlichkeiten für Content-Lifecycle, Qualitätssicherung und Compliance klar zuzuordnen.
• …Wissensinhalte effektiv wiederverwenden und bereitstellen, etwa durch Seitenvorlagen, Wissenskarten oder Dokumentenvorlagen, um Doppelarbeit zu vermeiden.
• …Suchfunktionen konfigurieren und verbessern, inklusive Synonyme, geförderte Ergebnisse und Such-Scopes, sodass Mitarbeiter benötigtes Wissen schneller finden.
• …Compliance im Wissensmanagement umsetzen, z. B. durch Sensitivity- und Retention-Labels, Versionierung und Löschkonzepte, um rechtliche und regulatorische Vorgaben einzuhalten.

Vorkenntnisse: Vorausgesetzt werden grundlegende Microsoft-365-Kenntnisse und erste Erfahrungen mit SharePoint (Aufbau von Sites, Bibliotheken oder Listen, grundlegende Navigation). Beispielsweise sollten Begriffe wie Dokumentbibliothek, Liste, Website und Seiten in SharePoint bekannt sein. Ebenso hilfreich ist ein Verständnis typischer Office-Dateiformate (Word, Excel, PowerPoint), da Wissensartefakte oft darauf basieren.

Technische Voraussetzungen – Online: Für die virtuelle Teilnahme benötigen Sie einen aktuellen Browser, stabile Internetverbindung, Headset/Kopfhörer mit Mikrofon und idealerweise eine Webcam für die interaktive Mitarbeit. Ein Dual-Monitor-Setup wird empfohlen, um den Vortrag auf einem Bildschirm zu verfolgen und parallel auf dem zweiten in der eigenen Testumgebung zu üben. Sie erhalten vorab Zugriff auf einen bereitgestellten Demo-Tenant oder eine Test-SharePoint-Site, damit Sie alle Übungen realitätsnah durchführen können, ohne Ihren Produktiv-Tenant zu gefährden.

Technische Voraussetzungen – Präsenz: Bei Inhouse-Präsenzschulungen sollten ein geeigneter Seminarraum mit Beamer/Display und WLAN für alle Teilnehmer bereitstehen. Die Teilnehmer bringen eigene Laptops mit oder es werden Schulungsrechner gestellt; in jedem Fall wird Zugriff auf einen vorbereiteten Demo-Tenant bzw. Testumgebung benötigt. Stellen Sie sicher, dass Netzwerkrichtlinien den Zugang zu Microsoft 365 erlauben. Der Raum sollte Gruppenarbeit ermöglichen (z. B. Tischinseln) und eine Moderatorwand oder Flipchart für gemeinsame Architektur-Skizzen bereithalten.

Didaktisches Konzept & Methodik

Die Schulung ist als Blended Learning-Erlebnis konzipiert, das Theorie und Praxis eng verzahnt. Kurze Impulsvorträge vermitteln jeweils die nötigen Konzepte (z. B. zu Governance oder Informationsarchitektur), gefolgt von geführten Live-Demos in SharePoint Online, die Best Practices veranschaulichen. Anschließend setzen die Teilnehmer das Gelernte in hands-on Übungen selbst um. Durch diesen Wechsel aus Input und eigenständigem Ausprobieren bleibt der Lernerfolg hoch – die Teilnehmer lernen durch Machen und erhalten direktes Feedback. Nach jeder Übung gibt es eine Review-Runde, in der Ergebnisse besprochen, Fragen geklärt und alternative Lösungsansätze diskutiert werden.

Als roter Faden dient die Idee eines “Minimal Viable Knowledge Hub”: Die Gruppe baut im Laufe des Tages einen kleinen aber funktionierenden Wissens-Hub als Prototypen auf. Dieses Pilot-Portal – bestehend aus einer Hub-Site mit einigen Wissensseiten, Bibliotheken und Metadaten – demonstriert im Kleinen, wie eine skalierbare Lösung aussehen kann. Schritt für Schritt erweitern wir diesen Prototypen um Governance-Aspekte, sodass die Teilnehmer sehen, wie aus einem Pilotprojekt eine unternehmensweite Wissensplattform mit sauberer Governance wachsen kann.

Wir setzen auf Kleingruppenarbeit, um unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen. In Übungen schlüpfen Teilnehmer in verschiedene Rollen – etwa Wissensmanager (koordiniert die Plattform-Strategie), Content-Owner (liefert Fachinhalte) oder Quality-Reviewer (prüft Inhalte auf Qualität & Compliance). So werden typische Zusammenarbeit und Abstimmungsprozesse simuliert. Dieser rollenbasierte Ansatz fördert den Austausch zwischen Teilnehmern und spiegelt die Realität in Wissensmanagement-Projekten wider: erfolgreicher Wissensaufbau ist ein Teamprozess mit klar verteilten Verantwortlichkeiten.

Kerninhalte der Schulung (Module)

Die Schulung gliedert sich in sechs inhaltliche Module, die alle entscheidenden Aspekte eines Wissensportals abdecken. Jedes Modul kombiniert Theorie mit Praxisbeispielen und bereitet auf eine Übung vor, in der die Inhalte angewendet werden. Schwerpunkte im Überblick:

M1 – Strategie & Governance (60 min)

Inhalte: Zunächst werden die strategischen Grundlagen gelegt. Was will Ihr Unternehmen mit der Wissensplattform erreichen (Wissensziele)? Wir behandeln die Rollen und Verantwortlichkeiten im Wissensmanagement und stellen ein RACI-Modell vor, um festzulegen, wer für welche Aufgaben Responsible, Accountable, Consulted oder Informed ist. Zudem werden Richtlinien und Governance-Prinzipien diskutiert: z. B. Leitlinien für die Inhaltsqualität, Benennungskonventionen, und Policies für den Umgang mit vertraulichen Informationen. Ein weiterer Fokus liegt auf dem Content-Lebenszyklus – von der Erstellung über regelmäßige Updates bis zur Archivierung oder Löschung von veraltetem Wissen. Die Teilnehmer lernen, passende KPIs (Key Performance Indicators) zu definieren, um den Erfolg ihrer Wissensplattform messbar zu machen (z. B. Nutzungsgrad, Sucherfolgsquote, Aktualitätsindex der Inhalte).

M2 – Informationsarchitektur (75 min)

Inhalte: In Modul 2 geht es um den Aufbau einer logischen, skalierbaren Struktur für Ihr Wissensportal. Wir betrachten das SharePoint-Architekturkonzept von Hub-Sites und Sites (Websitesammlungen) und zeigen, wie man eine Hub-Struktur entwickelt, die fachliche Wissensdomänen abbildet. Die Teilnehmer vergleichen Navigationskonzepte – von der globalen Hub-Navigation bis zur lokalen Seitenstruktur – und lernen, eine benutzerfreundliche Navigation zu konzipieren, die sich an Nutzerbedürfnissen statt an Organigrammen orientiert. Zudem beleuchten wir, welche Arten von Inhalten es gibt und wie man sie abbildet: Dokumentbibliotheken vs. Wiki-Seiten, wann Listen oder sogar OneNote sinnvoll sein können. Ein wichtiger Baustein der IA sind Content Types (Inhaltstypen): Wir erklären, wie vordefinierte Inhaltstypen helfen, unternehmensweit einheitliche Strukturen (z. B. für Richtliniendokumente, FAQs, Arbeitsanweisungen) sicherzustellen. Abschließend diskutieren wir Taxonomie vs. Folksonomie – also zentral gesteuerte Schlagwortsysteme (Managed Metadata) gegenüber freien Tags durch Benutzer – und geben Empfehlungen, wie beide Ansätze kombiniert eine flexible aber kontrollierte Verschlagwortung ergeben. Praxisnah zeigen wir auch den Einsatz von Vorlagen (z. B. Site-Vorlagen oder Seitenvorlagen), um konsistente Strukturen effizient bereitzustellen.

M3 – Metadaten, Content Types & Suche (90 min)

Inhalte: Dieses Kernmodul taucht tief in die Metadaten-Verwaltung und die Suchfunktion ein – Schlüsselfaktoren für Auffindbarkeit. Zuerst erarbeiten wir, wie man ein Managed Metadata-Schema entwickelt: Die Teilnehmer sehen im Term Store (Begriffsspeicher) von SharePoint, wie man zentral Schlagwortbäume (Taxonomien) für z. B. Themen, Dokumenttypen oder Abteilungen anlegt. Wir behandeln auch Synonyme und mehrsprachige Begriffe, damit Benutzer mit unterschiedlichen Begriffen zum selben Ergebnis kommen. Anschließend lernen sie, Content Types mit Metadaten zu verknüpfen – beispielsweise einen Content Type “Arbeitsanweisung” mit Pflichtfeldern wie Gültigkeitsdatum, Prozesszuordnung und Verantwortlichem. Dies stellt sicher, dass wichtige Attribute jedes Wissensdokuments erfasst werden. Im Themenblock Suche zeigen wir, wie SharePoint Online sowohl klassische Suchseiten als auch die Microsoft Search nutzt. Wir demonstrieren Einstellungen zur Suchoptimierung: etwa Promoted Results (empfohlene Ergebnisse oder Bookmarks), mit denen bestimmte Inhalte bei definierten Suchbegriffen prominent angezeigt werden, und Such-Scopes bzw. vertikale Suchergebnisse, um z. B. eine eigene Suchkategorie “Wissensdatenbank” einzurichten. Auch der Umgang mit Such-Statistiken wird gestreift: Wie erkennt man Suchanfragen ohne Treffer und wie leitet man daraus Optimierungen (z. B. zusätzliche Synonyme oder Tags) ab? Zum Abschluss fließen technische Hinweise ein, wie PnP-Vorlagen (Patterns & Practices) genutzt werden können, um aufwändig konfigurierte Einstellungen – etwa einen kompletten Inhaltstyp oder Sucheinstellungen – als Vorlage zu speichern und in anderen Umgebungen bereitzustellen.

M4 – Wissensartefakte & Wiederverwendung (60 min)

Inhalte: Hier stehen die konkreten Wissensprodukte im Vordergrund, die in SharePoint erstellt und verteilt werden. Wir behandeln verschiedene Arten von Wissensartefakten und wie sie sich wiederverwenden lassen. Dazu gehören z. B. Seiten-Layouts für Wissensseiten: Die Teilnehmer sehen Beispiele, wie eine gut strukturierte Wissensseite aussieht (z. B. mit Titel, Zusammenfassung, Anwendungsbereich, Inhaltsverzeichnis, verknüpften Dokumenten und FAQ-Bereich) und wie man eigene Seitenvorlagen erstellt, um konsistente Artikel zu gewährleisten. Weiterhin betrachten wir Dokumentvorlagen und Vorlagenbibliotheken: Etwa zentral gepflegte Word-Vorlagen für Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen, auf die Content-Owner zugreifen können, damit nicht jeder “bei Null” anfängt. Spezielle Wissensformate werden vorgestellt, zum Beispiel Wissenskarten (knappe Zusammenfassungen von Lessons Learned oder Best Practices auf einer Seite), Entscheidungsbäume (Prozessdiagramme oder Flowcharts, die in SharePoint-Seiten oder Visio-Grafiken eingebettet sind) und Q&A-Sammlungen (Fragen-Antworten-Listen zu Fachthemen, die entweder als SharePoint-Liste oder als FAQs auf Seiten umgesetzt werden). Der Fokus liegt darauf, Wissen modular aufzubereiten, sodass es in verschiedenen Kontexten wiederverwendet werden kann – beispielsweise eine FAQ-Frage, die sowohl auf der Wissensseite eingebettet ist als auch über die Suche gefunden wird. Abschließend diskutieren wir Best Practices zur Vermeidung von Redundanz: Wie referenziert man vorhandenes Wissen (z. B. per Link oder Inhaltsrollup-Webpart), statt Duplikate zu erzeugen, und wie hält man Wissensartefakte aktuell.

M5 – Compliance & Lifecycle (45 min)

Inhalte: Modul 5 widmet sich den Aspekten Compliance, Datenschutz und Lebenszyklus von Wissen. Gerade in regulierten Umgebungen (z. B. Pharma, Finance, öffentlicher Sektor) muss eine Wissensplattform nicht nur praktisch, sondern auch regelkonform sein. Wir erklären den Einsatz von Sensitivity Labels (Empfindlichkeitsbezeichnungen) in SharePoint: Damit können Dokumente oder Seiten als z. B. “Intern”, “Vertraulich” oder “Streng Vertraulich” klassifiziert werden, was den Zugriff und die Weitergabe kontrolliert. Ebenso wichtig sind Retention Labels (Aufbewahrungsrichtlinien): Die Teilnehmer lernen, wie man Inhalte mit Aufbewahrungs- oder Löschfristen versieht – beispielsweise dass bestimmte Wissensdokumente automatisch nach 3 Jahren archiviert oder zur Überprüfung vorgelegt werden. Wir geben einen Überblick zu DLP-Grundlagen (Data Loss Prevention), also wie die M365-Sicherheitsmechanismen das Abfließen sensiblen Wissens (z. B. Kundendaten in Wissensartikeln) verhindern können. Ein praktischer Teil dieses Moduls ist die Versions- und Archivierungsstrategie: Wie viele Versionen sollten Wissensdokumente aufbewahren? Wie geht man mit “veralteten” Inhalten um – löscht man sie, archiviert man sie in einem separaten Archivbereich, oder versieht man sie mit einem deutlich sichtbaren Ablaufdatum? Die Schulung stellt verschiedene Löschkonzepte vor, z. B. geregelte Löschung nach Freigabe (Disposition Review) gegenüber automatischer Löschung. Gemeinsam entwickeln wir Leitlinien, damit der Content-Lifecycle transparent gesteuert wird: Jeder Wissensbeitrag hat einen definierten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur eventualen Entfernung, und die Compliance-Vorgaben werden dabei eingehalten.

M6 – Betrieb & Adoption (30 min)

Inhalte: Zum Abschluss geht es um den nachhaltigen Betrieb der Wissensplattform und die Nutzerakzeptanz. Ein Wissensportal entfaltet seinen Wert nur, wenn es aktiv genutzt und gepflegt wird. Daher beleuchten wir in Modul 6 zunächst die Redaktionsprozesse: Wie werden neue Inhalte vorgeschlagen, erstellt, reviewed und publiziert? Die Teilnehmer lernen, einfache Workflow-Absprachen zu etablieren – etwa einen monatlichen Redaktions-Call oder ein Board für Wissensvorschläge. Wir stellen Konzepte für Qualitäts-Reviews vor: z. B. dass jede Wissensseite einen verantwortlichen Inhaltsverantwortlichen hat und ein Fach-Reviewer diese in definierten Abständen prüft. Zudem geht es um KPI-Monitoring im laufenden Betrieb: Welche Nutzungsdaten bietet SharePoint (z. B. Seitenaufrufe, beliebtesten Suchbegriffe) und wie lassen sich daraus Reports erstellen, um den Erfolg der Plattform zu überwachen? Die Teilnehmer erfahren, wie ein Schulungs- und Kommunikationsplan die Adoption fördert – beispielsweise regelmäßige Trainings für neue Content-Owner und eine Onboarding-Session für neue Mitarbeiter, um das Portal kennenzulernen. Schließlich wird das Thema Change-Kommunikation adressiert: Wir geben Tipps, wie man die Belegschaft für das Wissensportal begeistert (etwa durch Erfolgsgeschichten, Nutzer-Testimonials oder Gamification-Elemente wie “Knowledge Champion” Auszeichnungen) und wie wichtig kontinuierliches Sponsoring durch das Management ist. Am Ende von Modul 6 führen wir alle Fäden zusammen und skizzieren nächste Schritte, damit die Teilnehmer einen klaren Fahrplan haben, wie sie das Gelernte nach der Schulung in ihrem Unternehmen umsetzen können.

Praxisübungen (hands-on, detailliert beschrieben)

Praxis steht im Mittelpunkt dieser Schulung. Insgesamt sechs Übungen (Ü1–Ü6) ermöglichen es den Teilnehmern, das erworbene Wissen direkt anzuwenden. Jede Übung ist so gestaltet, dass sie auch ohne Entwicklerkenntnisse machbar ist – der Fokus liegt auf Konfiguration und Best Practices in der Anwendung von SharePoint Online. Jeder Übungsblock beginnt mit einer Zielsetzung und den Voraussetzungen, beschreibt Schritt für Schritt die Durchführungsmaßnahmen und schließt mit einem Ergebnis sowie Kontrollfragen zur Reflexion.

Ü1: Aufbau einer Hub-Struktur für einen Wissensdomänen-Pilot

Ziel: In Übung 1 entwickeln die Teilnehmer eine Hub-Site-Struktur als Pilot für eine Wissensdomäne. Ziel ist es, ein grundlegendes Gerüst für ein Wissensportal aufzubauen, das sich später skalieren lässt. Die Teilnehmer sollen verstehen, wie man eine Hub-Site anlegt und Unterwebsites (Sites) für verschiedene Wissensbereiche miteinander verbindet. Dabei lernen sie auch, ein initiales Navigations- und Berechtigungskonzept festzulegen.
Voraussetzungen: Zugriff auf den SharePoint-Adminbereich oder die Berechtigung, neue Sites zu erstellen; ein vorgegebenes Szenario (z. B. Wissensportal für “F&E”, “Vertrieb” oder einen ähnlichen Bereich) ist vorbereitet. Alle Teilnehmer haben die URL ihres Demo-Tenant und können dort Sites anlegen.
Anleitung: Schritt-für-Schritt erstellen die Teilnehmer zunächst eine neue Hub-Site (z. B. als Kommunikationswebsite “Wissenshub Unternehmen”). Anschließend legen sie darunter zwei bis drei fachliche Sub-Sites an, die verschiedene Wissensdomänen repräsentieren (z. B. “Produkte”, “Prozesse” und “Qualität”). Sie verbinden diese Sites mit der Hub-Site (Site assoziieren) und definieren eine konsistente Hub-Navigation: In der Hub-Navigationsleiste werden die Hauptbereiche verlinkt, sodass Nutzer später zwischen den Wissensdomänen wechseln können. Zusätzlich richten sie ein Berechtigungskonzept ein: z. B. Hub-Site für alle lesbar, aber Unterseiten nur für jeweilige Fachgruppen bearbeitbar. Die Übung beinhaltet auch die Zuweisung von Besitzer- und Mitglied-Rollen (Site Owner vs. Site Members) gemäß dem RACI-Modell aus Modul 1.
Ergebnis: Am Ende von Ü1 steht ein funktionierender kleiner Wissens-Hub mit mehreren verbundenen Sites. Die Teilnehmer haben eine erste Informationsarchitektur praktisch umgesetzt. Die Hub-Navigation ist sichtbar und funktioniert, die grundlegenden Berechtigungen pro Site sind gesetzt. Dieses Gerüst dient als Ausgangsbasis für weitere Konfigurationen in den nächsten Übungen.
Kontrollfragen: Entspricht die Hub-Struktur der angestrebten Aufteilung der Wissensdomänen? Sind die Navigationslinks logisch und aus Nutzersicht verständlich? Wurden die Zugriffsrechte so gesetzt, dass zwar breite Sichtbarkeit gegeben ist, aber Änderungen nur durch Verantwortliche erfolgen können? Wer übernimmt für jede Site die Rolle des Inhaltsverantwortlichen (Owner)?

Ü2: Definition eines metadatengetriebenen Content Types (“Arbeitsanweisung”)

Ziel: Übung 2 führt in die Anlage und Nutzung von Content Types ein. Anhand des Beispiels “Arbeitsanweisung” (eine häufige Wissensdokument-Art) lernen die Teilnehmer, wie ein unternehmensweiter Inhaltstyp definiert wird, der bestimmte Metadaten und Vorlagen mitbringt. Ziel ist ein Content Type, der später in allen Wissensbibliotheken einheitlich genutzt werden kann.
Voraussetzungen: Die Teilnehmer haben Site-Owner Rechte auf der Hub-Site oder einem speziellen Katalog (Content Type Gallery) im Tenant. Basiswissen zu SharePoint-Spaltentypen ist vorhanden. Eine vorbereitete Liste von gewünschten Metadaten für Arbeitsanweisungen wird bereitgestellt (z. B. Gültig ab, Themenkategorie, Prozessreferenz, Verantwortlicher, Revision etc.). Zudem steht eine Beispiel-Dokumentvorlage (Word-Datei) für Arbeitsanweisungen bereit.
Anleitung: Schrittweise erstellen die Teilnehmer zunächst die benötigten Site Columns (Website-Spalten) für die Metadaten, falls diese nicht schon vorhanden sind – etwa eine Spalte “Gültig ab” (Datum), “Themenkategorie” (verwaltetet Metadaten aus dem Term Store), “Prozess” (Nachschlagefeld oder Managed Metadata) und “Verantwortlicher” (Personenfeld). Danach erzeugen sie einen neuen Content Type namens “Arbeitsanweisung” und fügen die eben erstellten Spalten als Pflicht- oder optionale Felder hinzu. Sie laden die bereitgestellte Word-Vorlage in den Content Type hoch (Dokumentvorlage zuweisen), sodass neue Elemente dieses Typs automatisch das richtige Format haben. Schließlich wird der Content Type bereitgestellt: entweder lokal einer konkreten Wissensbibliothek hinzugefügt oder – falls die Schulungsumgebung es zulässt – über den zentralen Katalog im Tenant veröffentlicht, damit er in allen Sites verfügbar ist.
Ergebnis: Die Teilnehmer haben einen metadatengetriebenen Inhaltstyp “Arbeitsanweisung” erstellt. Dieser vereinheitlicht, welche Informationen jede Arbeitsanweisung enthält. Im weiteren Verlauf kann dieser Content Type in verschiedenen Wissensbibliotheken verwendet werden, um Dokumente konsistent zu strukturieren. Durch die verknüpfte Vorlage ist sichergestellt, dass z. B. jedes neue Dokument bereits ein bestimmtes Seitenlayout und Platzhalter für Inhalte hat.
Kontrollfragen: Deckt der Content Type alle wichtigen Attribute einer Arbeitsanweisung ab, die für Auffindbarkeit und Verständnis nötig sind? Wurden die Felder sinnvoll als Pflichtfelder definiert (z. B. muss jede Arbeitsanweisung einer Kategorie zugeordnet sein)? Ist die Verwendung als unternehmensweiter Content Type sinnvoll oder gäbe es Fälle, wo lokale Abwandlungen nötig wären? Wie würden Sie zukünftige Änderungen (z. B. ein zusätzliches Feld) zentral ausrollen?

Ü3: Konfiguration einer Wissensbibliothek mit Managed Metadata, Ansichten und Formatierungen

Ziel: In Übung 3 richten die Teilnehmer eine Wissensdokumenten-Bibliothek ein, die als zentrales Repository für einen Wissensbereich dient (z. B. eine Bibliothek “Prozesswissen” in der entsprechenden Site). Ziel ist es, zu erfahren, wie man Managed Metadata und andere Spalten in einer Dokumentbibliothek nutzt, um Inhalte besser zu organisieren und darzustellen. Außerdem lernen die Teilnehmer, benutzerdefinierte Ansichten und Formatierungen einzusetzen. Optional wird gezeigt, wie man diese Konfiguration mit PnP-Tools exportieren könnte, um sie in einer anderen Site wiederzuverwenden.
Voraussetzungen: Vorhandensein einer SharePoint-Site (aus Ü1) mit der Berechtigung, Listen und Bibliotheken anzulegen. Idealerweise ist der in Ü2 erstellte Content Type “Arbeitsanweisung” bereits in diese Site veröffentlicht oder hinzugefügt worden. Zugriff auf den Term Store für Managed Metadata muss gegeben sein (entweder als Term Store Administrator oder zumindest Leserechte auf bestehende Term Sets).
Anleitung: Die Teilnehmer erstellen in der gewählten Site eine neue Dokumentbibliothek (z. B. “Arbeitsanweisungen”). In den Bibliothekseinstellungen fügen sie den Content Type “Arbeitsanweisung” hinzu (falls mit Hub veröffentlicht) oder legen lokal entsprechende Spalten an. Sie aktivieren Verwaltete Metadaten-Spalten: beispielsweise eine Spalte “Themenkategorie”, die mit dem zentralen Term Store verknüpft ist, und ggf. weitere Schlagwort-Spalten. Anschließend erstellen sie mehrere Ansichten: z. B. eine Ansicht gefiltert nach Kategorie oder Verantwortlichem, eine Ansicht, die nur aktuelle (gültige) Anweisungen zeigt, etc. Jede Ansicht bekommt eine sinnvolle Sortierung und Filterung, um bestimmte Nutzersichten abzubilden. Dann üben die Teilnehmer einfache JSON-Formatierungen: etwa eine Formatierung der Ansicht, bei der abgelaufene Dokumente (Gültig-bis < Heute) rot hervorgehoben werden, oder ein spezielles Symbol neben Dokumenten bestimmter Kategorien. Falls zeitlich möglich, demonstriert der Trainer den Einsatz von PnP PowerShell oder PnP Provisioning: Die Konfiguration dieser Bibliothek (Spalten, Content Types, Ansichten) kann als Template exportiert werden, um zu zeigen, wie man ähnliche Bibliotheken in anderen Sites konsistent anlegen könnte.
Ergebnis: Die Teilnehmer haben eine funktionale Wissensbibliothek aufgebaut, in der Dokumente dank Metadaten geordnet sind. Sie sehen sofort den Unterschied zu einer einfachen Dateiablage: Durch die Ansichten können z. B. alle Arbeitsanweisungen nach Themengebiet oder Gültigkeit gefiltert angezeigt werden. Die Formatierungen helfen, wichtige Informationen auf einen Blick zu erkennen (z. B. welche Dokumente bald aktualisiert werden müssen). Optional verfügen sie – durch den PnP-Exkurs – über ein Grundverständnis, wie sich solche Einstellungen als Template sichern lassen.
Kontrollfragen: Erleichtern die definierten Metadaten und Ansichten den Nutzern das Finden der richtigen Dokumente? Ist die Menge der Metadaten angemessen (weder zu wenig Kontext noch zu viel Aufwand beim Pflegen)? Wie könnte man ähnliche Bibliotheken für andere Wissensdomänen erstellen, ohne alles manuell zu wiederholen (Stichwort Wiederverwendung der Konfiguration)?

Ü4: Gestaltung einer Wissensseite (Seiten-Vorlage) mit Webparts

Ziel: Übung 4 fokussiert sich auf SharePoint Seiten als Wissensspeicher. Die Teilnehmer erstellen eine Wissensseite – zum Beispiel einen zentralen Artikel oder Leitfaden – und verwenden dabei gezielt Webparts, um den Inhalt nutzerfreundlich aufzubereiten. Ziel ist auch, diese Seite als Vorlage speichern zu können, um konsistente Wissensseiten zu ermöglichen.
Voraussetzungen: Zugriff auf eine Kommunikationssite (idealerweise die Hub-Site aus Ü1) mit der Berechtigung, Seiten zu erstellen. Grundlegende Kenntnisse der Modern Pages und der verfügbaren Webparts in SharePoint Online. Ein Beispielinhalt (Thema) wird gestellt, z. B. “Wissensseite: Onboarding-Prozess” mit Stichpunkten, die eingearbeitet werden sollen.
Anleitung: Die Teilnehmer erstellen auf der Hub-Site eine neue SharePoint-Seite und wählen ein passendes Seitenlayout (mehrspaltig, mit Header etc.). Schrittweise bauen sie die Seite auf: Oben kommt ein Titel und eine Zusammenfassung (Text-Webpart für Einführung). Darunter fügen sie z. B. ein Inhaltsverzeichnis-Webpart ein, das automatisch Überschriften der Seite listet (sofern die Seite länger ist). In weiteren Abschnitten platzieren sie relevante Webparts: z. B. das „Hero“– oder „Hervorgehobener Inhalt“-Webpart, um bestimmte wichtige Dokumente oder Links hervorzuheben (etwa ein PDF-Handbuch oder weiterführende Seiten). Ebenfalls wird ein Text-Webpart genutzt, um den Hauptinhalt (Beschreibung des Wissens) strukturiert darzustellen, inklusive Überschriften für einzelne Abschnitte. Am Ende der Seite binden sie eine Q&A-Sektion ein – hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: entweder ein FAQ-Layout mit Überschriften als Fragen und ausklappbaren Antworten oder ein Embed eines bestehenden FAQ-Dokuments. Gezeigt wird auch, wie man mithilfe des Highlighted Content Webparts eine dynamische Liste ähnlicher Inhalte oder neuester Dokumente anzeigen kann (z. B. “Ähnliche Artikel” automatisch aufführen, basierend auf Schlagworten oder Ort). Abschließend speichern die Teilnehmer die Seite als Seitenvorlage, sofern die Rechte dies erlauben, damit die Struktur für zukünftige Wissensseiten wiederverwendet werden kann.
Ergebnis: Die Teilnehmer haben eine Wissensseite mit typischem Aufbau erstellt: übersichtlich, interaktiv und mit verschiedenen Inhaltselementen. Sie verstehen, welche Webparts nützlich sind, um Wissen attraktiv und funktional aufzubereiten (z. B. Inhaltsverzeichnis, hervorgehobene Inhalte, etc.). Durch das Erstellen einer Seitenvorlage steht diese Gestaltung nun für weitere Wissensartikel bereit, was Konsistenz sichert.
Kontrollfragen: Ist die Wissensseite sowohl optisch ansprechend als auch informativ strukturiert? Finden Nutzer sich durch Inhaltsverzeichnis und klare Abschnitte zurecht? Werden wichtige Ressourcen auf der Seite schnell ersichtlich (z. B. durch hervorgehobene Links oder Dokumente)? Wie lässt sich die Vorlage künftig pflegen – wer darf sie ändern, und wie stellt man sicher, dass alle neuen Wissensseiten das Format nutzen?

Ü5: Such-Optimierung – Synonyme, Stichwortkatalog, Ergebnisquellen, vertikale Suche

Ziel: Übung 5 dreht sich um die Optimierung der Suchfunktion im Wissensportal. Ziel ist es, dass die Teilnehmer erfahren, wie sie die Suche gezielt besser machen können, sodass Nutzer relevante Wissensinhalte schneller finden. Dazu gehört der Umgang mit Synonymen und Stichwörtern, das Einrichten von prominenten Suchergebnissen und die Nutzung von Such-Scopes bzw. vertikalen Suchbereichen.
Voraussetzungen: Zugriff auf die SharePoint- bzw. Microsoft Search-Verwaltung (je nach Setup entweder in der SharePoint-Admincenter oder Microsoft 365 Admin Center, Bereich “Suche & Intelligence”). Alternativ, wenn kein Admin-Zugriff möglich, wird mit der Suchfunktion innerhalb der Site gearbeitet und Konzepte theoretisch durchgespielt. Eine Liste von Beispiel-Suchbegriffen und gewünschten Ergebnissen/Synonymen wird zur Verfügung gestellt (z. B. Suche nach “GDPR” soll auch Inhalte zu “DSGVO” finden).
Anleitung: Zunächst tragen die Teilnehmer – sofern im Tenant erlaubt – in der Microsoft Search Verwaltung ein Beispiel eines Bookmarks/Q&A ein: z. B. für die häufige Frage “Wie beantrage ich X?” wird ein konfiguriertes Ergebnis hinterlegt, das auf die entsprechende Wissensseite verweist (vergleichbar mit einem früher sogenannten “Best Bet”). Ist dies nicht praktisch möglich, erläutert der Trainer das Vorgehen konzeptionell. Als nächstes wird der Umgang mit Synonymen gezeigt: Beispielsweise legen wir im Term Store oder in den Such-Einstellungen fest, dass die Suche nach “CRM” auch Ergebnisse zu “Customer Relationship Management” liefert – hier erklären wir, welche Möglichkeiten in SharePoint Online zur Verfügung stehen (z. B. Synonymsets im Term Store für verwaltete Metadaten oder die Nutzung von Azure Cognitive Search hinter den Kulissen, die M365 intern verwendet). Die Teilnehmer erstellen dann vor Ort einen kleinen Stichwortkatalog (falls kein globaler Term Store genutzt werden kann, dann z. B. eine SharePoint-Liste mit Übersetzungen/Synonymen), um das Prinzip zu veranschaulichen. Anschließend richten wir eine Ergebnisquelle bzw. einen Suchfilter ein: Beispielsweise konfigurieren die Teilnehmer eine Filterung, sodass eine Suche innerhalb der “Wissensportal”-Site standardmäßig nur Ergebnisse aus dem Wissenshub und seinen Untersites zeigt – damit vertikale Suche nach Wissensinhalten möglich wird (z. B. ein benutzerdefinierter Tab “Wissensdatenbank” in der Suche). Gegebenenfalls wird dies simuliert durch Verwendung der SharePoint-Site-Suche vs. der globalen Suche. Abschließend testen die Teilnehmer die Suche: Sie geben vorbereitete Suchbegriffe ein, prüfen, ob ihre Konfiguration greift (erscheint das Bookmark? werden Synonym-Treffer gefunden? beschränkt sich die Scope-Suche auf die gewünschten Inhalte?).
Ergebnis: Die Teilnehmer haben ein Verständnis dafür gewonnen, wie man die Sucherfahrung in SharePoint Online anpasst. Sie wissen nun, dass man mit recht einfachen Mitteln häufige Suchanfragen verbessern kann – etwa durch vordefinierte Antworten (Bookmarks) oder Synonyme im Term Store. Auch kennen sie das Konzept, Suchergebnisse auf bestimmte Quellen einzuschränken, um Nutzern zielgerichtete Treffer zu liefern. Die konkrete Umsetzung in der Schulungsumgebung zeigt exemplarisch, wie Suchanpassungen wirken.
Kontrollfragen: Welche Suchbegriffe liefern derzeit zu viele oder zu wenige Ergebnisse, und wie könnte man das verbessern? Gibt es unternehmensspezifische Abkürzungen oder Synonyme, die man hinterlegen sollte, damit die Suche sie “versteht”? Wie können Sie messen, ob die Suchanpassungen erfolgreich sind (z. B. durch Analyse der Klickrate auf Top-Ergebnisse oder beobachtete Rückgang von Suchen ohne Treffer)?

Ü6: Lifecycle & Compliance – Retention anwenden und Ablauf demonstrieren

Ziel: Die letzte Übung simuliert den Inhalts-Lebenszyklus und den Einsatz von Compliance-Werkzeugen. Ziel ist es, dass die Teilnehmer praktisch sehen, wie eine Retention-Richtlinie auf Inhalte angewendet wird und was mit einem Dokument nach Ablauf der Frist geschieht. Außerdem entwerfen sie konzeptionell einen Freigabeprozess für ablaufende Inhalte. Damit verknüpft werden die in M5 kennengelernten Konzepte mit Leben gefüllt.
Voraussetzungen: Zugriff auf das Compliance/Compliance Center oder zumindest auf Site-Einstellungen für Information Governance. In der Übung wird idealerweise ein kürzerer Zeitraum für Retention genutzt (z. B. 1 Tag oder 1 Stunde), um den Ablauf im Workshop-Zeitfenster demonstrieren zu können – alternativ zeigt der Trainer vorbereitete Beispiele. Ein Test-Dokument oder Seite, auf die die Richtlinie angewendet wird, ist vorhanden.
Anleitung: Zuerst erstellen die Teilnehmer (oder beobachten, falls Rechte fehlen) im Microsoft Purview Compliance Center eine Retention-Label-Policy, z. B. “Wissensartikel – Archiv nach 1 Jahr”. Dieses Label konfigurieren sie so, dass es Inhalte nach Ablauf von 1 Minute (für Demo-Zwecke) oder 1 Jahr (realistisch) in den Aufbewahrungszeitraum versetzt und anschließend eine Überprüfung erfordert, bevor gelöscht wird. Das Label wird einer Testseite oder einem Dokument in der Wissensbibliothek aus Ü3 zugewiesen. Die Teilnehmer warten die kurze Ablaufzeit ab und beobachten dann im Site-Bereich “Verlauf” oder im Compliance Center, was passiert: Das Element sollte als “zur Überprüfung fällig” markiert sein (in der Realität würde ein zuständiger Manager eine Nachricht erhalten, dass das Dokument überprüft werden muss). Anschließend skizzieren wir gemeinsam einen Prozess, wie mit ablaufenden Inhalten umgegangen wird: z. B. monatlicher Bericht aller demnächst fälligen Wissensseiten an das Wissensmanagement-Team, dann Entscheidung pro Inhalt (verlängern durch Aktualisierung und neues Gültigkeitslabel oder endgültig archivieren/löschen). Die Teilnehmer notieren die wichtigsten Schritte dieses Freigabeprozesses.
Ergebnis: Die Teilnehmer haben praktisch erfahren, wie Retention Labels funktionieren und dass Inhalte nach Ablauf nicht einfach verschwinden, sondern gesteuert behandelt werden können. Sie nehmen ein Verständnis dafür mit, wie man einen Prüf- und Freigabeprozess etabliert, damit Wissensverfall messbar und kontrollierbar wird, anstatt schleichend unbemerkt zu passieren.
Kontrollfragen: Welche Wissensarten in Ihrem Unternehmen brauchen eine definierte Aufbewahrungsfrist? Gibt es regulatorische Anforderungen (z. B. Aufbewahrung von Vertragswissen für 10 Jahre) und sind diese im aktuellen Prozess abgedeckt? Wer sollte informiert werden, wenn wichtige Wissensinhalte zu verfallen drohen, und wie stellt man sicher, dass die Entscheidung dokumentiert wird (z. B. Verlängerung oder Löschung mit Begründung)?

Ergebnisse & Artefakte zum Mitnehmen

Nach Abschluss der Schulung gehen die Teilnehmer nicht nur mit neuem Wissen, sondern auch mit handfesten Ergebnissen nach Hause. Alle erarbeiteten Artefakte und Vorlagen werden zur Verfügung gestellt, sodass sie im eigenen Unternehmen weiterverwendet oder als Grundlage für individuelle Anpassungen dienen können. Im Einzelnen erhalten Sie:

• RACI-Matrix für Rollen & Verantwortlichkeiten: eine übersichtliche Tabelle, die zeigt, wer im Wissensmanagement welche Aufgaben hat (z. B. Wissen bereitstellen, Qualität prüfen, Platform pflegen, Nutzer schulen) – nützlich, um intern Klarheit über Verantwortlichkeiten zu schaffen.
• Policy- und Governance-Skizzen: Entwürfe von Richtlinien, die während der Schulung erarbeitet wurden, etwa Leitlinien für Content-Erstellung, Naming Conventions, Freigabeprozesse oder Archivierungsregeln. Diese Dokumente dienen als Ausgangspunkt, um formelle Policies im eigenen Unternehmen aufzusetzen.
• Architektur-Skizze (Hub/Site-Struktur): Eine visualisierte Informationsarchitektur des beispielhaften Wissens-Hubs, inklusive der Hub-Site und verbundenen Sub-Sites. Diese Skizze – erstellt z. B. auf der Moderationswand oder digital – kann als Template für die eigene Portalstruktur dienen und illustriert, wie Hubs und Navigationspfade angelegt wurden.
• Content-Type-Spezifikation: Dokumentation des in der Schulung angelegten Content Types (z. B. “Arbeitsanweisung”) mit allen zugehörigen Feldern, Feldtypen, Vorlage und Gültigkeitsbereich. So kann dieser Inhaltstyp direkt im Unternehmen nachgebaut oder per Template importiert werden.
• Metadatenkatalog (Auszug): Eine Liste oder Excel-Datei mit den wichtigsten Metadatenfeldern und ggf. Beispiel-Taxonomie (Termsets) aus der Schulung. Das umfasst z. B. Kategorien, Schlagworte und Synonyme, die wir definiert haben. Dieser Katalog hilft, die Übertragung ins eigene Term Store zu planen und zu prüfen, welche Begriffe angepasst oder ergänzt werden müssen.
• Suchleitfaden: Eine kurze Anleitung, welche Suchanpassungen vorgenommen wurden (Synonym-Beispiele, Bookmark-Beispiele, Such-Scopes) und wie man in der eigenen Organisation ähnliche Verbesserungen umsetzen kann. Dieser Leitfaden unterstützt auch das IT-Team bei der Implementierung der Suchoptimierungen.
• Redaktions-Checkliste: Eine praktische Checkliste für Content-Owner und Wissensmanager, die an die Hand gibt, welche Schritte beim Erstellen oder Aktualisieren eines Wissensbeitrags zu beachten sind (z. B. Metadaten setzen, Reviewer einbinden, letzte Prüfung vermerken, Feedback einholen). Diese Checkliste fördert die Einhaltung einheitlicher Qualitätsstandards im laufenden Betrieb.
• KPI-Set für Wissensmanagement: Eine Zusammenstellung empfohlener Kennzahlen, um den Erfolg des Wissensportals zu messen. Enthalten sind z. B. Metadaten-Abdeckungsgrad (Prozentsatz der Dokumente mit vollständigen Metadaten), Such-Klickrate (Anteil der Suchvorgänge, die zu einem Klick auf ein Ergebnis führen), Nutzungsgrad (aktive Nutzer oder Seitenzugriffe pro Monat), Aktualitätsquote (Anteil der Inhalte, die innerhalb ihres Gültigkeitsfensters aktualisiert wurden) und Feedback-Quote (Anzahl Rückmeldungen oder Bewertungen zu Wissensartikeln). Für jede Kennzahl sind Zielwerte oder Bandbreiten aus der Praxis angegeben, sodass Teilnehmer ein Gefühl für sinnvolle Benchmarking-Werte bekommen.

Diese Artefakte dienen als Werkzeugkasten, um das Gelernte nach der Schulung effektiv umzusetzen. Sie können direkt angepasst und in Ihrer SharePoint-Umgebung genutzt werden, was den Transfer in die eigene Unternehmensrealität erheblich erleichtert.

Zeitplan (09:00–17:00, inkl. Pausen)

Die eintägige Schulung ist straff, aber realistisch geplant. Ein typischer Ablauf (mit Spielraum für Fragen und Diskussionen) sieht so aus:

Hinweise: Bei der Online-Durchführung wird darauf geachtet, die Interaktion hochzuhalten: Es kommen virtuelle Breakout-Räume für Kleingruppenübungen zum Einsatz (z. B. für die Gruppenrollen-Aktivitäten in den Übungen). Die Demo-Tenant-Zugänge werden vorab verteilt, und der Trainer kann bei Bedarf per Screensharing oder Remote Control Hilfestellung geben. Kurze zusätzliche Pausen werden eingeplant, um der Online-Fatigue vorzubeugen.

In der Präsenzvariante gibt es physische Gruppenarbeit: Die Teilnehmer arbeiten an Gruppentischen zusammen, teilweise mit Moderationskarten an einer Pinnwand, um Konzepte wie die IA oder RACI-Matrix erst analog zu skizzieren, bevor sie ins System übertragen werden. Ein Trainer und ggf. Co-Moderator unterstützen vor Ort bei den Übungen, gehen herum und beantworten Fragen direkt am Laptop der Teilnehmer. Wichtig ist hier eine ausreichende technische Ausstattung im Raum (Stromanschlüsse, gutes WLAN, großer Bildschirm) und eine interaktive Atmosphäre – zum Beispiel eine Moderatorwand, an der Zwischenergebnisse aller Gruppen festgehalten werden (etwa das Architekturdiagramm aus Ü1).

Beide Formate – online und Präsenz – haben sich bewährt. Sie unterscheiden sich hauptsächlich in der Methode der Zusammenarbeit, nicht in den Inhalten. Organisatorisch wird im Vorfeld klar kommuniziert, welche Tools verwendet werden (bei Online z. B. Microsoft Teams für Video und ggf. OneDrive/Teams für Dateiaustausch; bei Präsenz klassisch Beamer und Workbook-Handouts). So sind alle Teilnehmer gut vorbereitet und wissen, was sie erwartet.

Qualitätssicherung, KPIs & Erfolgsmessung

Ein zentrales Thema nach dem Aufbau eines Wissensportals ist die kontinuierliche Qualitätssicherung und Messung des Erfolgs. In der Schulung lernen die Teilnehmer, dass Wissensmanagement kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess ist – entsprechend müssen KPI-basierte Reviews und Qualitätskontrollen fest im Betrieb verankert werden.

Wichtige Metriken zur Erfolgsmessung werden vorgestellt, darunter:

• Nutzungskennzahlen: Wie viele Mitarbeiter verwenden die Wissensplattform regelmäßig? (z. B. monatliche aktive Nutzer, Seitenaufrufe pro Wissensartikel, Verweildauer auf Wissensseiten)
• Such-Performance: Wie effektiv finden die Nutzer Informationen? Hier schaut man auf die Such-Klickrate (Prozentsatz der Suchanfragen, die zu einem Klick auf ein Ergebnis führen), die Anzahl der Suchanfragen ohne Treffer sowie häufige Suchbegriffe. Eine steigende Klickrate und abnehmende Null-Treffer-Suchen sprechen für eine erfolgreiche Optimierung.
• Metadaten-Vollständigkeit: Dieser KPI misst, wie vollständig die Inhalte verschlagwortet sind. Beispielsweise kann man anstreben, dass 100% der veröffentlichten Wissensdokumente alle Pflichtmetadaten ausfüllen. Unvollständige Metadaten würden auf Schulungsbedarf oder Prozesslücken hindeuten.
• Aktualitätsgrad der Inhalte: Um Wissensverfall vorzubeugen, wird verfolgt, welcher Anteil der Inhalte innerhalb eines definierten Intervalls (z. B. letzte 12 Monate) aktualisiert wurde oder zumindest als “geprüft” markiert ist. Eine hohe Quote bedeutet, dass das Wissen aktuell gehalten wird.
• Qualitäts-Review-Quote: Wie viel Prozent der Inhalte wurden planmäßig von einem zweiten Paar Augen (Quality-Reviewer) geprüft? Ziel ist eine regelmäßige unabhängige Qualitätssicherung, z. B. dass 90% aller neuen Beiträge innerhalb eines Monats nach Erstellung gegengelesen wurden.
• Policy-Konformität: Hierunter fallen z. B. der Anteil der Inhalte, die korrekt mit Sensitivity Labels versehen sind, oder die Zahl der Verstöße gegen DLP-Regeln (die idealerweise gegen Null geht). Auch Feedback-Statistiken (z. B. Anzahl gemeldeter veralteter Inhalte) können als Hinweis dienen, ob die Policies greifen.

Während der Schulung werden Ideen präsentiert, wie man diese Kennzahlen erheben und aufbereiten kann. Etwa durch ein Dashboard in Power BI oder in SharePoint mit kombinierter Nutzung der Usage Analytics und Search Query Logs. Die Teilnehmer diskutieren, in welchen Intervallen solche KPIs ausgewertet werden sollten (oft monatlich oder quartalsweise) und wer sie erhält – z. B. ein Wissensmanagement-Lenkungsteam. Zudem werden konkrete Review-Zyklen vorgeschlagen: z. B. ein vierteljährliches Meeting, in dem die Top-10 der meistgenutzten Artikel und die Bottom-10 (wenig genutzt oder veraltet) durchgegangen werden, um gezielte Maßnahmen abzuleiten. Die Schulung betont auch Verantwortlichkeiten: KPIs nützen nur, wenn jemand sie verfolgt und Aktionen daraus ableitet. Daher wird empfohlen, einen Wissensmanager oder ein Gremium zu benennen, das die Zahlen überwacht, Transparenz schafft (z. B. Reports an Stakeholder verteilt) und Verbesserungsinitiativen anstößt (z. B. zusätzliche Schulungen, wenn die Nutzungsquote niedrig ist, oder gezielte Überarbeitung von Inhalten mit schlechtem Feedback).

Durch diese systematische Erfolgsmessung wird sichergestellt, dass das Wissensportal langfristig relevant und nützlich bleibt. Teilnehmer der Schulung erkennen, dass eine initial gelungene Implementierung nur der Anfang ist – der wirkliche Erfolg zeigt sich in der nachhaltigen Nutzung und Pflege, die man mit den richtigen Metriken steuern kann.

Organisatorisches: Online vs. Präsenz

Bei der Planung der Schulung gibt es einige organisatorische Punkte zu beachten, je nachdem ob sie online oder in Präsenz stattfindet. Beide Formate werden inhaltlich gleichwertig gestaltet, doch logistisch unterscheiden sie sich etwas:

Online-Schulung:
Die Schulung wird typischerweise über Microsoft Teams oder eine vergleichbare Plattform abgehalten. Alle Teilnehmer erhalten frühzeitig einen Kalendereintrag mit dem Meeting-Link. Es wird empfohlen, Kamera und Mikrofon einsatzbereit zu haben – gerade bei interaktiven Teilen (Fragen stellen, Diskussionen) fördert sichtbare Präsenz die Zusammenarbeit. Ein Headset hilft, Hintergrundgeräusche zu minimieren. Für bestimmte Übungen (Gruppenarbeit) setzt der Trainer Breakout-Rooms ein, in die sich die Teilnehmer aufteilen. Hier ist es hilfreich, wenn jeder Teilnehmer die Breakout-Funktion seines Meeting-Clients kennt. Dual-Monitor-Nutzung ist – wie erwähnt – ein großer Vorteil: So kann auf einem Bildschirm die Präsentation bzw. Demo des Trainers verfolgt werden, während auf dem anderen der eigene Browser mit der Übungsumgebung offen ist. Die Trainer stellen sicher, dass in der Online-Session genügend kurze Pausen eingelegt werden, um die Konzentration hochzuhalten. Für spontane Abstimmungen oder Fragen nutzen wir die Chat-Funktion oder kleine Umfragen (z. B. Forms oder integrierte Tools), um alle einzubeziehen. Vor Beginn der Schulung gibt es einen Technik-Check: Die Teilnehmer können sich einloggen, Audio/Video testen und den Zugang zum Demo-Tenant verifizieren. Sollten Übungsdaten oder vorbereitete Dokumente benötigt werden, werden diese vorab elektronisch bereitgestellt (z. B. per OneDrive-Link). Datenschutz-Hinweis: Alle Übungsinhalte im Demo-Tenant sind fiktiv oder anonymisiert. Die Teilnehmer werden angehalten, keine realen vertraulichen Informationen während der Übungen einzugeben, da eine Schulungsumgebung naturgemäß nicht das gleiche Schutzniveau wie ein Produktivsystem hat.

Präsenz-Schulung:
Findet die Schulung vor Ort beim Kunden oder in einem Seminarraum statt, sollte die Raumausstattung stimmen. Optimal ist ein Raum, der groß genug für die Teilnehmerzahl ist, mit Tischen in Insel-Anordnung für Gruppenarbeiten. Ein Beamer oder großer Bildschirm wird für die Präsentation und Live-Demos benötigt, inkl. Anschlussmöglichkeiten für den Trainer-Laptop (HDMI/USB-C etc.). WLAN-Zugang für alle Teilnehmer ist essenziell, da jeder sich mit dem Demo-Tenant in der Cloud verbinden muss – idealerweise stellt der Gastgeber ein performantes Gast-WLAN bereit. Jedes Teammitglied benötigt ein eigenes Gerät (Laptop); falls Teilnehmer keinen Laptop stellen können, muss das im Vorfeld geklärt und ggf. Leihgeräte organisiert werden. Materialien wie Moderationskarten, Stifte und Flipcharts/Pinnwände unterstützen die analogen Teile: Beispielsweise kann in Übung 1 die geplante Architektur zunächst auf Papier skizziert werden, bevor sie digital umgesetzt wird. Der Trainer bringt ein Schulungshandout oder Workbook mit, das die wichtigsten Übungsschritte und Theorie-Snippets enthält – so können die Teilnehmer Notizen machen und haben auch offline eine Referenz. Während der Präsenzschulung wird auf Verpflegung und Pausen geachtet: Kaffee, Kaltgetränke und ein gemeinsames Mittagessen tragen zum Wohlbefinden und informellen Austausch bei. Vertraulichkeitshinweis: Sollte im Rahmen von Diskussionen doch einmal auf unternehmensinterne Beispiele eingegangen werden, verbleibt alles Gesagte selbstverständlich im Raum (“Chatham House Rule”). Die Teilnehmer werden gebeten, die Übungsumgebung nur mit den bereitgestellten Demo-Daten zu befüllen oder anonymisierte Daten zu verwenden, um Betriebsgeheimnisse zu schützen.

Unabhängig vom Format erhalten alle Teilnehmer zum Abschluss ein Zertifikat über die Teilnahme an der Spezialschulung sowie Zugang zu den digitalen Unterlagen (Präsentation, Scripts, Artefakte). Somit ist gewährleistet, dass jeder das Gelernte im eigenen Tempo nachbereiten kann.

Erweiterungen & optionale Vertiefungen

Die eintägige Schulung „SharePoint Online für Wissensmanager“ deckt die wichtigsten Grundlagen und Spezialthemen ab. Für Unternehmen, die noch tiefer einsteigen möchten, bieten wir optional zusätzliche Module und Services an, um das Gelernte zu erweitern und nachhaltig zu verankern:

• Vertiefungsmodul “Power Platform für Wissensprozesse”: In diesem Add-on-Workshop (halbtägig) zeigen wir, wie sich mit Power Automate einfache Workflows rund um Wissensinhalte automatisieren lassen (z. B. Benachrichtigungen bei neuen Inhalten, Review-Reminder nach X Monaten) und wie Power Apps oder Power BI die Wissensplattform ergänzen können. Beispielsweise könnte ein Power App-Formular das Melden von Verbesserungsvorschlägen für Wissen vereinfachen, oder ein Power BI-Dashboard könnte die Wissens-KPIs interaktiv aufbereiten. Dieses Modul richtet sich an technisch affine Wissensmanager, die die Möglichkeiten von Microsoft 365 über SharePoint hinaus nutzen wollen.
• Integration von Microsoft Viva: Für Organisationen, die bereits Microsoft Viva im Einsatz haben oder planen, bieten wir eine Vertiefung zu Wissensmanagement mit Viva an. Hier beleuchten wir etwa Viva Topics (bzw. Nachfolgefunktionen) für KI-gestützte Wissensextraktion – also wie automatisch Themen erkannt und mit SharePoint-Inhalten verknüpft werden können – sowie Viva Engage (ehem. Yammer) für Community-basiertes Wissenssharing in Frage-Antwort-Form. Die Teilnehmer erfahren, wie man ein SharePoint-Wissensportal nahtlos mit Viva integriert, um z. B. Experten als Themenverantwortliche anzuzeigen oder Diskussionsbeiträge aus Viva Engage auf Wissensseiten einzubetten.
• Mentoring-Paket: Wissen aufzubauen ist ein Veränderungsprozess. Daher bieten wir nach der Schulung ein Mentoring-Paket an: 3 × 90 Minuten Remote-Coaching in den Folgewochen. Dabei können die Schulungsteilnehmer (einzeln oder als Team) konkrete Fragen aus der Praxis stellen, Hindernisse bei der Umsetzung diskutieren oder ein Feedback zu ersten Prototypen ihrer eigenen Wissensplattform erhalten. Dieses Mentoring stellt sicher, dass das im Training Gelernte zielgerichtet umgesetzt wird und die Teilnehmer bei Bedarf Beratung durch den erfahrenen Trainer bekommen.
• Review-Workshop nach 6–8 Wochen: Etwa zwei Monate nach der Schulung kann ein halbtägiger Erfahrungsworkshop sinnvoll sein. Hier treffen sich die Teilnehmer erneut (virtuell oder vor Ort), um Lessons Learned auszutauschen: Was lief gut beim Aufbau des Wissensportals? Wo gab es Stolpersteine? Gemeinsam werden die inzwischen erhobenen KPI-Daten betrachtet – z. B. wie viele Inhalte wurden bereits eingestellt, nutzen die Mitarbeiter die Plattform, gab es erste Feedbacks? – und analysiert. Auf Basis dessen erarbeitet die Gruppe nächste Schritte zur Skalierung: etwa Ausweitung auf weitere Abteilungen, Feintuning der Taxonomie, zusätzliche Schulungen für Content-Owner oder technische Erweiterungen. Dieser Workshop wird moderiert und liefert einen objektiven Blick von außen, damit das Wissensmanagement-Vorhaben auf Kurs bleibt.

Alle diese Erweiterungen sind modular buchbar und individuell anpassbar. Sie ermöglichen es, das einmal begonnene Projekt “Wissensmanagement mit SharePoint” erfolgreich weiterzuführen und sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Gerne beraten wir, welche Add-ons für Ihre Situation den größten Mehrwert bringen.

FAQ – Häufige Fragen aus der Praxis

Frage: Unsere Organisation hat schon eine komplexe SharePoint-Struktur. Macht die Schulung Sinn, wenn wir nicht bei Null anfangen?
Antwort: Ja, absolut. Die Schulung hilft auch dabei, bestehende Strukturen zu optimieren und neu auszurichten. Viele Teilnehmer kommen mit vorhandenen SharePoint-Intranets oder DMS-Systemen und lernen, wie sie diese gezielt in eine echte Wissensplattform überführen. Wir empfehlen, konkrete Fragen oder Problemstellen aus Ihrer aktuellen Umgebung mitzubringen – diese können wir im Training adressieren.

Frage: Was ist wichtiger: eine gute Informationsarchitektur oder klare Berechtigungen? Wie hängen IA und Berechtigungen zusammen?
Antwort: Beides ist wichtig und sollte Hand in Hand gehen. Eine klare Informationsarchitektur (IA) sorgt dafür, dass Inhalte logisch strukturiert und auffindbar sind. Berechtigungen stellen sicher, dass nur die richtigen Personen Zugang haben. Wir vermitteln, wie man die Struktur nicht von Zugriffsrechten abhängig macht (z. B. keine künstlichen Silos nur wegen Berechtigungen), sondern erst thematisch strukturiert und dann feinjustiert, wer was sehen oder bearbeiten darf. Richtlinie: So offen wie möglich, so restriktiv wie nötig.

Frage: Wann sollte ich eine neue Site anlegen und wann reicht ein neuer Ordner oder eine Bibliothek?
Antwort: Eine neue Site lohnt sich, wenn der Inhalt einen eigenen Zweck oder Zielgruppe hat, eigene Navigation benötigt oder separate Berechtigungen erfordert. Sites sind sinnvoll für größere Wissensbereiche mit vielen Inhalten. Ordner innerhalb einer Bibliothek setzen wir eher sparsam ein – meist genügen Metadaten und Ansichten, um Inhalte zu organisieren, ohne starre Ordnerhierarchien. Eine neue Dokumentbibliothek ist angebracht, wenn innerhalb einer Site unterschiedliche Inhaltstypen sauber getrennt werden sollen (z. B. “Richtlinien” vs. “Anleitungen” als separate Bibliotheken). Die Schulung liefert klare Kriterien, damit Sie entscheiden können, welche Struktureinheit passt.

Frage: Managed Metadata vs. freie Schlagworte – was ist besser für unsere Tags?
Antwort: Managed Metadata (verwaltete Metadaten) bieten Konsistenz: Alle nutzen denselben vordefinierten Begriff und dank Synonymen im Term Store findet man Inhalte auch bei unterschiedlichen Suchbegriffen. Freie Tags (Benutzer-Schlagworte) sind flexibel, riskieren aber Uneinheitlichkeit (der eine taggt “HR”, der andere “Human Resources”). In der Regel empfehlen wir für kritische Kategorien (Themen, Dokumenttyp, Abteilung) Managed Metadata mit klar definiertem Vokabular. Freie Tags kann man ergänzend zulassen für zusätzliche Notizen, aber die Kernklassifikationen sollten gesteuert sein.

Frage: Wie gehen wir mit redundanten oder doppelten Inhalten um?
Antwort: Redundanz entsteht oft durch fehlende Transparenz oder wenn Teams isoliert arbeiten. Mit einem zentralen Wissenshub verringert sich dieses Risiko, weil alle wissen, wo “die eine gültige Version” abgelegt ist. Falls Dubletten entdeckt werden, sollten diese konsolidiert werden: Einen Hauptinhalt bestimmen und die anderen entweder löschen oder per Link darauf verweisen. In der Schulung zeigen wir auch, wie man mit Inhaltsrollup-Webparts oder Suchergebnissen an verschiedenen Stellen denselben Inhalt präsentieren kann, statt ihn zu kopieren. Langfristig hilft es, klare Zuständigkeiten zu haben – jeder Wissensbaustein hat einen Owner, der Überschneidungen im Blick behält.

Frage: Wie messen wir “Wissensverfall” oder veraltetes Wissen?
Antwort: Indem wir Aktualitäts-Metriken einführen. Zum Beispiel kann jedes Wissensdokument ein Feld “Letzte Überprüfung am” haben oder via Retention ein Ablaufdatum. Wir messen dann, wie viele Inhalte dieses Datum überschritten haben. Auch Nutzer-Feedback (wie oft wurde “Inhalt veraltet” gemeldet) ist ein Indikator. In der Schulung lernen Sie, solche Mechanismen einzubauen und auszuwerten – etwa über einen Bericht, der alle Seiten listet, die länger als 1 Jahr nicht aktualisiert wurden.

Frage: Was ist ein praxistaugliches Set an Pflicht-Metadaten für Wissensdokumente?
Antwort: Typisch sind 3–5 Pflichtfelder, damit der Pflegeaufwand nicht zu hoch wird. Bewährt haben sich z. B.: Kategorie/Thema, Dokumenttyp (z. B. Anleitung, Policy, FAQ), Gültigkeitsstatus oder Gültig bis, Eigentümer/Verfasser und ggf. Zielgruppe oder Abteilung. Diese Felder beantworten die wichtigsten W-Fragen: Was? Von wem? Für wen? Bis wann gültig? Mehr als fünf Pflichtfelder können Autoren überfordern, weniger als drei reichen oft nicht, um später gezielt filtern zu können.

Frage: Wie viel Governance ist genug? Kann zu viel Regelwerk das Wissensmanagement bremsen?
Antwort: Governance sollte schlank, aber klar sein. Ein Zuviel an Regeln schreckt ab und führt zu Umgehungen (“Schatten-IT” oder Nutzer speichern Wissen wieder lokal). Wir empfehlen, nur die wichtigsten Leitplanken festzulegen – z. B. was Pflichtmetadaten sind, wer Freigaben erteilen muss, wie Sensitivitätsstufen gehandhabt werden – und diese konsequent durchzusetzen. Alles was nice-to-have ist, kann als Guideline (Soll-Vorschrift) formuliert werden, ohne hart erzwungen zu sein. In der Schulung lernen Sie, dieses Gleichgewicht zu finden und an Ihre Kultur anzupassen.

Frage: Was tun, wenn Mitarbeitende lieber eigene Ablagen (“Schattenbibliotheken”) nutzen statt das offizielle Portal?
Antwort: Das passiert oft, wenn das offizielle System als zu kompliziert oder restriktiv empfunden wird. Unsere Empfehlung: Analysieren und Einbinden. Sprechen Sie mit den Leuten, warum sie eigene Wege nutzen – vielleicht fehlen Funktionen oder sie kennen die Vorteile nicht. Dann optimieren Sie das Portal (Usability, Performance, Rechte nur wo nötig) und schulen die Nutzer gezielt. Zudem kann man “Knowledge Champions” benennen: Personen in jeder Abteilung, die andere motivieren und unterstützen, das zentrale Portal zu verwenden. Wichtig ist auch das Signal von oben: Wenn Führungskräfte das Wissensportal vorleben, ziehen andere nach.

Frage: Wie können wir “Knowledge Champions” etablieren und was ist deren Rolle?
Antwort: Knowledge Champions sind engagierte Mitarbeiter in verschiedenen Teams, die als Multiplikatoren fungieren. Sie helfen Kollegen beim Nutzen der Wissensplattform, sammeln Feedback und pflegen ggf. Inhalte ihres Bereichs. Um sie zu etablieren, sollten Sie Kandidaten ansprechen, die bereits Interesse zeigen oder Experte in ihrem Feld sind. Geben Sie ihnen Zusatzschulungen (vielleicht sogar diese Spezialschulung), klare Anerkennung für die Rolle (z. B. offizieller Titel, kleines Incentive) und binden Sie sie in die Governance ein. In der Praxis hat es sich bewährt, ein regelmäßiges Treffen der Knowledge Champions zu organisieren, moderiert vom Wissensmanager, um Erfahrungen auszutauschen und Qualität zu sichern.

Frage: Welche Minimal-KPIs sollte man für eine Wissensplattform verfolgen?
Antwort: Wenn man klein anfangen will, empfehlen wir drei Kern-KPIs: Nutzung, Auffindbarkeit, Aktualität. 1. Nutzung: z. B. Anzahl eindeutiger Nutzer pro Monat oder Seitenaufrufe – zeigt ob das Portal überhaupt angenommen wird.
2. Auffindbarkeit: z. B. durchschnittliche Suchanfragen pro Nutzer oder Klickrate auf Suchergebnisse – zeigt ob die Nutzer finden, was sie suchen (alternativ: Zufriedenheitsumfrage “Finden Sie die Informationen?”).
3. Aktualität: z. B. Prozentsatz der Inhalte, die innerhalb des vorgesehenen Zeitraums aktualisiert wurden (oder schlicht Durchschnittsalter der letzten Aktualisierung pro Seite).

Mit diesen drei hat man einen groben Überblick über Nutzung, Nutzen und Qualität. Weitere KPIs kann man später hinzufügen, wenn das Grundgerüst steht.

Frage: Was tun, wenn KPI X hinter den Erwartungen bleibt? (Beispiel: geringe Such-Klickrate)
Antwort: KPIs dienen dazu, gezielte Maßnahmen abzuleiten. Niedrige Such-Klickrate könnte bedeuten, dass Nutzer oft nichts Relevantes finden. Maßnahme: Analyse der Suchbegriffe – vielleicht fehlen Synonyme oder es gibt Lücken im Inhalt. Dann gezielt Inhalte ergänzen oder Search Tuning betreiben. Wenn ein KPI wie “Nutzung” schwach ist, könnte die Ursache fehlende Bekanntheit sein – dann wäre eine Kommunikationskampagne oder Nachschulung angesagt. In der Schulung besprechen wir solche Szenarien: Jeder KPI hat mögliche Stellhebel, um ihn zu verbessern.

Frage: Wie lösen wir Konflikte zwischen Compliance und Auffindbarkeit? (z. B. strikte Zugriffsrechte vs. offenem Wissen)
Antwort: Das ist ein Balanceakt. Compliance fordert oft Need-to-know-Prinzip, während Wissensmanagement Offenheit bevorzugt. Lösung: Identifizieren Sie wirklich sensible Inhalte (die brauchen restriktive Rechte und ggf. separate Bereiche mit höherer Sicherheit) und halten Sie den Rest möglichst offen. Oft kann man Inhalte abstrahieren: z. B. vertrauliche Details weglassen, aber Lessons Learned allgemein verfügbar machen. Sensitivity Labels helfen, auch in offenen Bibliotheken Schutz zu bieten (Dokumente können trotz offener Ablage verschlüsselt sein, je nach Label). Im Zweifel priorisieren Sie Compliance bei rechtlichen Vorgaben – Wissen nützt nichts, wenn Regelverstöße passieren. Aber prüfen Sie kritisch, ob etwas wirklich vertraulich ist oder nur traditionell als solches betrachtet wurde.

Frage: Unterstützt die Schulung auch mehrsprachige Wissensportale?
Antwort: Mehrsprachigkeit wird angesprochen, vor allem im Kontext von Metadaten (Term Store unterstützt Übersetzungen) und Seiten. SharePoint Online bietet die Möglichkeit, Seiten in mehreren Sprachen bereitzustellen oder maschinell zu übersetzen. In unserem Training gehen wir auf diese Funktionen ein, wenn es für die Teilnehmer relevant ist. Ein dediziertes Modul ist es nicht, aber Tipps (z. B. Viva Topics bzw. Nachfolger nutzen KI für Sprachunabhängigkeit, oder Einsatz von maschineller Übersetzung für Inhalte) werden gegeben. Bei Bedarf kann ein optionales Vertiefungsmodul zu Mehrsprachigkeit vereinbart werden.

Frage: Wir nutzen bereits Tools wie Confluence/Wiki oder ein anderes DMS parallel. Lohnt sich der Umstieg auf SharePoint für Wissen?
Antwort: Viele Organisationen haben historisch gewachsene Wissensspeicher. SharePoint Online bietet den Vorteil der Integration in M365 (Suche, Office, Teams, Security), was oft ein starker Pluspunkt ist. Die Schulung hilft Ihnen abzuwägen: Wir schauen uns herstellerneutral an, welche Anforderungen Sie haben und ob SharePoint diese abbilden kann. Ein Umstieg lohnt sich, wenn Sie damit Silos auflösen und doppelte Systeme ablösen können. Allerdings muss man Migration und Change-Management einplanen – auch dazu gibt es Tipps im Kurs. Oft kann SharePoint eine zentralere Rolle übernehmen und andere Tools werden ggf. für Spezialfälle weiter genutzt (z. B. Confluence für IT-Dokumentation, aber SharePoint als zentrale Einstiegsplattform mit Links dorthin).

Frage: Wie stellen wir sicher, dass Benutzer dem Wissen auf der Plattform vertrauen?
Antwort: Vertrauen entsteht durch Qualität und Aktualität. Wenn Mitarbeiter sehen, dass Inhalte gepflegt, verlässlich und auf neuestem Stand sind, steigt das Vertrauen. Daher die Mechanismen wie Reviewer, “Zuletzt geprüft”-Datum auf jeder Seite, und Autorenangabe. Transparenz hilft auch: Zeigen Sie, wer der Facheigentümer ist, sodass Nachfragen möglich sind. Zusätzlich sollte die Plattform offiziell sanktioniert sein – wenn Geschäftsführung und Fachexperten dahinter stehen, trauen sich die Nutzer eher, dem Content zu vertrauen. In der Schulung streifen wir auch das Thema Change-Kommunikation: Wie man die Belegschaft davon überzeugt, dass dieses Wissensportal die authoritative Quelle ist (und nicht irgendein altes Fileshare).

Frage: Ist Viva Topics ein Thema in der Schulung, obwohl es eingestellt wurde?
Antwort: Wir erwähnen KI-gestützte Wissensfunktionen wie Viva Topics im Kontext “Blick über den Tellerrand”. Microsoft Viva Topics (in seiner ursprünglichen Form) wird eingestellt, aber das Konzept dahinter – automatisch Wissen zu erkennen und bereitzustellen – lebt in neuen Tools und in M365-Copilot weiter. Die Schulung konzentriert sich auf die grundlegenden Prinzipien, die auch ohne diese Premium-Features gültig sind. Für Interessierte zeigen wir optional auf, wie moderne AI-Tools (Copilot, Viva Engage mit Q&A) das klassische Wissensmanagement ergänzen können. Es ist jedoch kein Hauptfokus, da die Grundlagen (IA, Governance, Suche, etc.) erst sitzen müssen, bevor solche Technologien echten Mehrwert bringen.

Frage: Können wir eigene Beispiele/Use Cases in die Schulung einbringen?
Antwort: Sehr gern. Die Schulung ist praxisorientiert – je mehr Sie Ihre eigenen Fragestellungen einbringen, desto mehr gewinnen Sie daraus. In den Diskussionen und Übungen können wir beispielhaft auf Ihre Situation eingehen (soweit ohne Vertraulichkeitsbruch möglich). Oft stellen Teilnehmer am Anfang ihre aktuellen Herausforderungen vor – der Trainer baut dann ad hoc passende Hinweise ein oder nutzt die Beispiele in Übungen. So wird aus dem Standard-Workshop quasi ein maßgeschneidertes Coaching, ohne die Grundstruktur zu verlassen.

Frage: Wie umfangreich sind die technischen Tiefen in den Übungen? Benötigen wir Administratorrechte?
Antwort: Die Übungen sind so gestaltet, dass sie ohne Programmierung und mit relativ üblichen Site-Owner-Rechten machbar sind. Für einige Einstellungen (Term Store, Suche, Labels) demonstriert der Trainer evtl. Admin-Funktionen, aber wo möglich erhält jeder Teilnehmer entsprechende Rechte in der Demo-Umgebung. Es geht weniger darum, jeden Klick als Admin selbst zu machen, als darum das Prinzip zu verstehen und es dem eigenen IT-Team erläutern zu können. Wer technisch versiert ist, kann natürlich tiefer einsteigen – für Neulinge auf Admin-Ebene reichen die Anleitungen aber aus, um nicht verloren zu gehen.

Frage: Was passiert, wenn die Zeit nicht für alle Übungen reicht?
Antwort: Der Trainer hat einen Plan B: Priorisiert werden die wichtigsten Übungen (typisch Ü1–Ü4). Sollten wir merken, dass die Zeit knapp wird, kann Ü5 (Suche) oder Ü6 (Retention) vermehrt als Demo/Walkthrough durch den Trainer stattfinden statt als Selbstübung, damit das Kernwissen trotzdem vermittelt wird. Außerdem erhalten Sie alle Übungsschritte schriftlich, um diese bei Bedarf eigenständig nachzuholen. Die Agenda ist sportlich, aber erfahrungsgemäß schaffbar – etwas Puffer ist vorhanden, und bei Bedarf kann die Abschlussdiskussion kompakter gehalten werden, um eine Übung noch abzuschließen.

Frage: Bieten Sie auch eine kürzere Übersicht oder einen Management-Preview an?
Antwort: Für Führungskräfte oder Entscheidungsträger, die kein Ganztages-Training mitmachen können, bieten wir kompakte Formate: z. B. einen 2-stündigen Executive Briefing, in dem Nutzen, Aufwand und Erfolgsfaktoren eines Wissensmanagement-Projekts mit SharePoint skizziert werden. Das kann helfen, intern Rückendeckung und Budget zu sichern. Sprechen Sie uns darauf an – dieses Briefing kann vor einer Schulung stattfinden, um das Management abzuholen.

Frage: Was kostet die Schulung und wie viele Personen können teilnehmen?
Antwort: Die genaue Preisgestaltung teilen wir Ihnen gerne auf Anfrage mit, da sie von Faktoren wie Teilnehmerzahl, Durchführungsart (online oder vor Ort) und gewünschten Zusatzleistungen abhängt. Üblich ist ein Tagessatz für den Workshop selbst (inkl. Trainer, Unterlagen, Demo-Tenant), bei Präsenz zuzüglich Reisekosten. Wir empfehlen eine Gruppengröße von max. 10–12 Personen, um interaktiv arbeiten zu können. Kleinere Gruppen erlauben intensivere Betreuung, während bei größeren Gruppen ein zweiter Trainer oder eine Aufteilung ratsam wäre. Fragen Sie einfach an – wir machen Ihnen ein transparentes Angebot.

Call-to-Action – Nächste Schritte

Interessiert daran, Ihre Wissensmanagement-Praxis mit SharePoint Online auf das nächste Level zu heben? Dann lassen Sie uns gemeinsam loslegen! Wir empfehlen folgendes Vorgehen, um den größtmöglichen Nutzen aus der Schulung zu ziehen:

1. Klärung Ihres Bedarfs: Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Vorgespräch. Dabei können wir Ihre aktuelle Situation und Ziele durchsprechen. Gemeinsam entscheiden wir, ob die Standardinhalte passen oder ob wir bestimmte Schwerpunkte an Ihr Umfeld anpassen sollen (z. B. mehr Fokus auf Compliance für stark regulierte Unternehmen).
2. Pilotdefinition: Definieren Sie intern einen Pilot-Wissensbereich, den Sie im Rahmen oder unmittelbar nach der Schulung verbessern möchten. Das kann eine Abteilung oder ein Thema sein, wo der Schmerz durch Wissenssilos besonders groß ist. Mit einem klar umrissenen Pilot lassen sich die Schulungsinhalte gezielt anwenden.
3. Teilnehmerauswahl: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen an der Schulung teilnehmen. Ideal ist ein cross-funktionales Team: Wissensmanager/Intranet-Verantwortlicher, Vertreter aus 2–3 Fachabteilungen (als zukünftige Content-Owner) und jemand aus IT/Compliance. So haben Sie alle Perspektiven im Raum und können nach dem Training als Kernteam agieren.
4. Organisatorischer Check: Planen Sie einen passenden Termin (für Präsenz ggf. unter Berücksichtigung von Reisezeiten, für online an einem Tag ohne andere große Meetings). Sorgen Sie dafür, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt sind: Demo-Tenant verfügbar, Zugriff für alle, Raum reserviert bzw. virtuelle Plattform getestet. Wir unterstützen Sie mit einer Vorab-Checkliste, damit nichts vergessen wird – von Browser-Updates bis hin zu Test der Breakout-Funktionen.
5. Durchführung & Nachbereitung: Am Trainingstag selbst kümmern wir uns um alles Inhaltliche. Direkt im Anschluss erhalten Sie alle Ergebnisse und Unterlagen digital. Vereinbaren Sie am besten schon jetzt einen Follow-up-Termin in einigen Wochen (intern oder mit uns), um den Fortschritt zu prüfen. Die Erfahrung zeigt, dass ein konkreter Zeitplan hilft, Schwung aus der Schulung mitzunehmen und direkt umzusetzen.

Melden Sie sich jetzt, um ein individuelles Angebot für die Spezialschulung “SharePoint Online für Wissensmanager” zu erhalten. Wir stehen bereit, Ihre Fragen zu beantworten und den Workshop nach Ihren Bedürfnissen auszurichten. Starten Sie den nächsten Schritt zu einer effektiven Wissensplattform – wir begleiten Sie dabei als kompetenter Partner. (Preisdetails auf Anfrage; Terminverfügbarkeit ab sofort, begrenzte Kontingente pro Quartal.)

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