Aufbewahrung im Krankenhaus mit Purview: Fristen für Verwaltungsunterlagen, nicht für die Patientenakte

Wissen Der Überblick zur ganzen Serie: Recht, Technik und Organisation von Microsoft 365 in der Klinik. › Microsoft 365 im Krankenhaus	Beratung Fristenkatalog, Dateiplan und Purview-Bezeichnungen gemeinsam mit Verwaltung, QM und Datenschutz aufsetzen. › Microsoft-365-Beratung für Krankenhäuser	Schulung QMB, Personalabteilung und Bereichsredakteure fit machen für Bezeichnungen, Ereignisse und Dispositionsprüfung. › Microsoft-365-Schulung für Krankenhäuser

 

In jedem Krankenhaus gibt es einen Raum im Untergeschoss, in dem Aktenordner sterben gehen. Niemand weiß genau, seit wann sie dort stehen, wer sie zuletzt angefasst hat und ob man sie wegwerfen darf. Also bleiben sie stehen. In Microsoft 365 gibt es diesen Raum auch, er heißt nur anders: SharePoint-Sites ohne Eigentümer, Postfächer längst ausgeschiedener Oberärzte, Teams-Kanäle einer Arbeitsgruppe, die sich vor Jahren aufgelöst hat. Der Unterschied: Im Keller verstaubt das Papier wenigstens leise. In der Cloud wird es mitdurchsucht, mitgeteilt, von Copilot mitgelesen und im Ernstfall mitverschlüsselt.

Microsoft Purview bringt die Werkzeuge mit, um das zu ordnen: Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen, ereignisbasierte Fristen, Datensatzkennzeichnung und eine Löschung mit Nachweis. Bevor es um diese Werkzeuge geht, steht in diesem Beitrag aber eine Klarstellung, die in keinem Klinikprojekt fehlen darf: Die Patientenakte und ihre Aufbewahrung sind Sache des KIS und des Archivsystems. Purview regelt die Aufbewahrung der Unterlagen, die in Microsoft 365 entstehen, also QM-Dokumente samt abgelöster Fassungen, Verträge, Personalunterlagen, Protokolle und Mails. Wer das verwechselt, baut sich ein zweites Patientenarchiv, das keiner bestellt hat und das keiner prüfen kann.

Der Beitrag gehört zur Serie Microsoft 365 im Krankenhaus und richtet sich an IT-Leitungen und Administratoren, Geschäftsführung und kaufmännische Direktion, Informationssicherheits- und Datenschutzbeauftragte, QMB, Medizintechnik und die Interessenvertretungen. Er gilt für Akutkrankenhäuser aller Trägerschaften, Klinikverbünde, Fach- und Rehakliniken sowie Universitätsklinika. Arztpraxen und Pflegeheime haben eigene Fristenfragen, die hier nicht behandelt werden.

Wichtig: Keine Rechtsberatung Welche Frist für welche Unterlage gilt, hängt von Rechtsform, Trägerschaft, Bundesland, Tarif- und Kirchenrecht ab. Dieser Beitrag beschreibt die technische Umsetzung in Microsoft 365 und nennt Fristen nur dort, wo sie aus einer Primärquelle eindeutig hervorgehen. Den Fristenkatalog Ihres Hauses erarbeiten Sie mit Justiziariat, Datenschutz, Finanzbuchhaltung und Personalabteilung, nicht mit der IT allein.

 

Erst die Abgrenzung: Was Purview aufbewahrt und was nicht

Die Grundhaltung dieser Serie ist einfach: Patientendaten gehören ins KIS und seine Subsysteme, also LIS, RIS, PACS und was die Fachabteilungen sonst an Spezialsoftware betreiben. Dort liegen auch die Fristen, die das Berufsrecht der Ärzte, das Behandlungsvertragsrecht des BGB und je nach Bundesland das Landeskrankenhausgesetz für die Patientenakte vorgeben. § 630f BGB etwa verlangt, die Patientenakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften andere Fristen vorsehen, und die gibt es reichlich. Die Langzeitablage übernimmt das Archivsystem, das auf Revisionssicherheit, Formaterhalt und Zugriff aus dem KIS ausgelegt ist.

Microsoft 365 ist in dieser Architektur das Werkzeug für Verwaltung, Organisation, Qualitätsmanagement und Zusammenarbeit. Entsprechend ist Purview der Aufbewahrungsmechanismus für genau diese Unterlagen. Wie die Grenze zwischen KIS und Office im Alltag gezogen wird, beschreibt ausführlich der Beitrag Patientendaten und Microsoft 365: Wo das KIS endet und das Office anfängt.

Skizze 1: Drei Welten mit drei Aufbewahrungen. Purview ist nur für die mittlere zuständig.

Die Excel-Liste mit Patientennamen: offen ansprechen, nicht legalisieren

Jetzt der Teil, den jede Krankenhaus-IT kennt und kaum jemand laut sagt: Es gibt sie, die Belegungsliste als Excel-Datei im Teams-Kanal der Station, die Übergabenotiz im Postfach der Stationsleitung, das Foto eines Befunds im Chat. Purview wird diese Dateien nicht erkennen und anders behandeln, nur weil Patientennamen darin stehen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie für Teams bewahrt die Belegungsliste mit genau derselben Sorgfalt auf wie den Speiseplan der Cafeteria. Und genau das ist das Problem.

Die richtige Antwort ist nicht, für diese Dateien eine eigene Purview-Frist zu bauen, sondern sie dahin zu bringen, wo sie hingehören. Purview kann dabei helfen, das Ausmaß sichtbar zu machen, etwa über Inhaltssuche oder vertrauliche Informationstypen, aber die Lösung ist organisatorisch: klare Regeln, was in Teams nichts zu suchen hat, und ein KIS, das die Station nicht zur Schattenablage zwingt. Der Beitrag Teams im Krankenhaus: Gremien, Projekte, Kommissionen und wo Teams nichts zu suchen hat geht darauf näher ein.

Warnung: Keine Purview-Frist für Patientendaten in Microsoft 365 Eine Aufbewahrungsbezeichnung „Patientenunterlagen, zehn Jahre“ in SharePoint wirkt auf den ersten Blick verantwortungsvoll. Tatsächlich erklärt sie Microsoft 365 offiziell zum Ablageort für Patientendaten, mit allen Folgen für Schweigepflicht, Berechtigungen, Auftragsverarbeitung und Testate. Wenn sich Patientendaten in Microsoft 365 finden, ist das ein Bereinigungsauftrag, kein Konfigurationsauftrag.

 

Was in Microsoft 365 tatsächlich aufzubewahren ist

Bleibt die Verwaltung, und die erzeugt erstaunlich viel Aufbewahrungspflichtiges. Ein Krankenhaus ist Wirtschaftsunternehmen, Arbeitgeber, Betreiber von Medizinprodukten und zertifizierte Organisation zugleich. Jede dieser Rollen bringt eigene Unterlagen und eigene Fristen mit:

Qualitätsmanagement: QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Standards, Hygieneplan, Formulare, und vor allem die abgelösten Fassungen, die im Zertifizierungsaudit oder bei einer Haftungsfrage belegen müssen, was zu welchem Zeitpunkt galt.

Verträge und Beschaffung: Rahmenverträge, Serviceverträge der Medizintechnik, Auftragsverarbeitungsverträge, Ausschreibungsunterlagen.

Personal: Bewerbungsunterlagen, Teile der Personalakte, Fortbildungsnachweise, Unterlagen zu Einweisungen.

Gremien: Protokolle der Geschäftsführung, der Arzneimittelkommission, der Hygienekommission, des Betriebsrats oder der MAV, Projektunterlagen.

Kommunikation: Mails und Teams-Nachrichten, die geschäftlich relevant sind, und die vielen, die es nicht sind.

Woher die Fristen kommen: Rechtsquellen statt Bauchgefühl

Die häufigste Frage im Workshop lautet: „Welche Fristen stellen wir denn jetzt ein?“ Die ehrliche Antwort: Das entscheidet nicht Purview, und es entscheidet auch nicht die IT. Purview setzt um, was im Fristenkatalog des Hauses steht. Dieser Katalog speist sich aus mehreren Rechtsquellen, die sich je nach Trägerschaft und Bundesland unterschiedlich zusammensetzen.

Handels- und Steuerrecht

Für die kaufmännische Seite sind § 257 HGB und § 147 AO die Klassiker. Krankenhäuser führen ihre Bücher nach § 3 der Krankenhaus-Buchführungsverordnung nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung, ergänzend gelten die §§ 238 und 239 HGB. Ob § 257 HGB unmittelbar greift, hängt an der Kaufmannseigenschaft, also an der Rechtsform; die Abgabenordnung erfasst steuerlich relevante Unterlagen ohnehin. Die eigentliche Buchhaltung liegt im ERP-System, nicht in SharePoint. In Microsoft 365 landen aber Handelsbriefe, also geschäftliche Korrespondenz per Mail, und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind.

Fakten: Fristen nach HGB und AO, Stand Oktober 2026 • Zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 AO). • Acht Jahre: Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 3 AO). Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. • Sechs Jahre: empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. • Fristbeginn: mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Steuerlich läuft die Frist zudem nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch offen ist.

 

Der Fristbeginn zum Jahresende ist für Purview übrigens eine kleine Gemeinheit: Purview rechnet ab Erstellung, letzter Änderung, Bezeichnung oder Ereignis, nicht ab Silvester. Wer es genau braucht, schlägt ein Jahr auf oder setzt ein jährliches Ereignis „Jahresabschluss“. Meist ist das Aufrunden die pragmatischere Lösung, denn ein Jahr zu lang aufbewahrt ist ein Datenschutzthema, ein Jahr zu kurz ein Haftungsthema.

Berufsrecht und Medizinprodukterecht

Das ärztliche Berufsrecht der Landesärztekammern regelt die Aufbewahrung der ärztlichen Aufzeichnungen, also wieder die Patientenakte, also wieder das KIS. Für Microsoft 365 wird das Berufsrecht nur mittelbar relevant, etwa bei Weiterbildungsnachweisen oder Unterlagen der Ärztlichen Direktion. Die Berufsordnungen unterscheiden sich je Kammer, eine bundeseinheitliche Regel gibt es nicht.

Greifbarer ist das Medizinprodukterecht. Nach § 13 Abs. 3 der Medizinprodukte-Betreiberverordnung ist das Medizinproduktebuch nach der Außerbetriebnahme des Produkts fünf Jahre aufzubewahren. Das ist ein Paradebeispiel für eine ereignisbasierte Frist, nur liegt das Medizinproduktebuch sinnvollerweise im CAFM der Medizintechnik und nicht in SharePoint. In SharePoint liegen Gebrauchsanweisungen, Einweisungsunterlagen und Herstellerinformationen, und für die kann dieselbe Logik gelten: Frist ab Außerbetriebnahme des letzten Geräts dieses Typs. Die Abgrenzung beschreibt der Beitrag Medizinproduktebuch, Einweisungen, Gerätenachweise: MPBetreibV-Dokumentation zwischen CAFM und SharePoint.

Arbeitsrecht, Datenschutz und Qualitätsmanagement

Für Personalunterlagen gibt es keine einheitliche Gesamtfrist. Einzelne Gesetze verlangen Nachweise, etwa das Arbeitszeitgesetz für Arbeitszeitaufzeichnungen, andere Fristen leiten sich aus Verjährung und Tarifrecht ab, im kirchlichen Dienst aus den Arbeitsvertragsrichtlinien. Gegenspieler aller Aufbewahrungsfristen ist der Datenschutz: Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung, also Löschung, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Im kirchlichen Krankenhaus gelten stattdessen KDG oder DSG-EKD mit vergleichbaren Grundsätzen; mehr dazu im Beitrag Microsoft 365 im kirchlichen Krankenhaus: KDG, DSG-EKD und die MAV am Tisch. Purview ist damit nicht nur ein Aufbewahrungswerkzeug, sondern mindestens ebenso sehr ein Löschwerkzeug.

Das Qualitätsmanagement schließlich regelt Fristen selbst. ISO 9001 verlangt in Abschnitt 7.5.3, Aufbewahrung und Verfügung über dokumentierte Information zu lenken, nennt aber keine Jahre. KTQ fragt im Zertifizierungsaudit danach, wie die Lenkung geregelt ist. Die Frist für abgelöste Verfahrensanweisungen steht deshalb in Ihrer eigenen Verfahrensanweisung zur Dokumentenlenkung, idealerweise mit einer Begründung, warum gerade diese Frist. Wie das in SharePoint aussieht, beschreiben die Beiträge QM-Handbuch mit SharePoint: Dokumentenlenkung im Krankenhaus, die im Audit hält und Dokumentenlenkung nach ISO 9001.

Wichtig: Landesrecht unterscheidet sich Landeskrankenhausgesetze, Landesdatenschutzgesetze und Personalvertretungsgesetze enthalten teils eigene Vorgaben zu Aufbewahrung, Löschung und Beteiligung. Einige Länder regeln die Aufbewahrung von Patientendaten im Landeskrankenhausgesetz ausdrücklich, andere verweisen auf Bundesrecht. Für Häuser kommunaler Träger können zudem kommunalrechtliche und archivrechtliche Anbietungspflichten an das zuständige Archiv greifen. Kein Bundesland ist der Normalfall: Prüfen Sie den Katalog für jeden Standort eines länderübergreifenden Klinikverbunds gesondert.

 

Vom Fristenkatalog zum Dateiplan

Purview hat für die Übersetzung des Fristenkatalogs ein eigenes Werkzeug: den Dateiplan im Bereich Datensatzverwaltung. Dort hinterlegen Sie zu jeder Aufbewahrungsbezeichnung Kategorie, Rechtsgrundlage, Abteilung und Referenz-ID. Das klingt nach Fleißarbeit, zahlt sich aber im Gespräch mit Datenschutz und Wirtschaftsprüfung aus: Jede Frist im System lässt sich auf eine Zeile im Katalog zurückführen. Die folgende Tabelle zeigt typische Unterlagenarten, bewusst ohne Jahreszahlen, denn die gehören in Ihren Katalog, nicht in einen Blogartikel.

Unterlagenart	Ort in Microsoft 365	Fristauslöser	Purview-Mittel
Gültige Verfahrensanweisung	SharePoint, QM-Handbuch-Site	keiner, solange gültig	Bezeichnung ohne Löschung, ggf. als Datensatz
Abgelöste Verfahrensanweisung	SharePoint, Archivbibliothek des QM	Ablösung durch neue Fassung	ereignisbasierte Bezeichnung, Datensatz, Dispositionsprüfung durch QMB
Vertrag mit Dienstleister	SharePoint, Vertragsbibliothek	Vertragsende	ereignisbasierte Bezeichnung mit Vertragsnummer als Asset-ID
Auftragsverarbeitungsvertrag	SharePoint, Datenschutz-Site	Vertragsende	ereignisbasierte Bezeichnung, Dispositionsprüfung durch DSB
Personalunterlagen in M365	SharePoint, Personal-Site mit engen Rechten	Ausscheiden	ereignisbasierte Bezeichnung mit Personalnummer als Asset-ID
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber	SharePoint oder Bewerbermanagement	Abschluss des Verfahrens	Bezeichnung ab Bezeichnungsdatum, Löschung automatisch
Gremienprotokoll	SharePoint, Gremien-Team	Erstellung oder Sitzungsjahr	Standardbezeichnung für die Bibliothek
Einweisungs- und Herstellerunterlagen	SharePoint, Medizintechnik	Außerbetriebnahme des Gerätetyps	ereignisbasierte Bezeichnung mit Gerätetyp als Asset-ID
Geschäftliche Mails	Exchange Online	Erstellung	Aufbewahrungsrichtlinie als Grundrauschen, Bezeichnung für Ausnahmen
Teams-Chats und Kanalnachrichten	Exchange (verborgen), Teams	Erstellung	nur Aufbewahrungsrichtlinie, keine Bezeichnung möglich

 

Der Werkzeugkasten: Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen

Purview kennt zwei Grundbausteine, die auf den ersten Blick dasselbe tun und auf den zweiten völlig unterschiedlich eingesetzt werden. Microsoft beschreibt Aufbewahrungsrichtlinien als das Fundament des Datenlebenszyklus und Aufbewahrungsbezeichnungen als Mittel für Ausnahmen, etwa längere Fristen für rechtlich relevante Dokumente.

Skizze 2: Richtlinien wirken flächig auf Speicherorte, Bezeichnungen gezielt auf einzelne Elemente.

Aufbewahrungsrichtlinien: das Grundrauschen

Eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt für ganze Speicherorte: alle Exchange-Postfächer, alle oder ausgewählte SharePoint-Sites, OneDrive-Konten, Microsoft-365-Gruppen, Teams-Chats und -Kanalnachrichten, Viva Engage und inzwischen auch Copilot-Interaktionen. Sie kann aufbewahren, löschen oder beides kombinieren. Für Teams-Nachrichten ist sie das einzige Mittel, denn Aufbewahrungsbezeichnungen lassen sich auf Chats nicht anwenden.

Im Krankenhaus eignet sich die Richtlinie für die Grundregeln: Mails nach einer bestimmten Frist löschen, sofern nichts anderes gilt, Teams-Chats nach einer kürzeren Frist löschen, OneDrive-Inhalte ausgeschiedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach einer Übergangszeit entfernen. Eine Richtlinie weiß aber nichts über den Inhalt. Sie behandelt den Dienstleistervertrag im Postfach des Einkaufs genauso wie die Einladung zum Sommerfest.

Aufbewahrungsbezeichnungen: das Etikett am Dokument

Eine Aufbewahrungsbezeichnung hängt am einzelnen Dokument oder an der einzelnen Mail. Sie wandert mit, wenn das Dokument innerhalb des Tenants verschoben wird, sie kann manuell gesetzt, als Standard für eine Bibliothek vorgegeben oder automatisch anhand von Inhalten vergeben werden. Und nur Bezeichnungen können, was für Verwaltungsunterlagen entscheidend ist: Fristen ab einem Ereignis starten, Elemente als Datensatz sperren, am Ende eine Dispositionsprüfung auslösen und einen Löschnachweis für bis zu sieben Jahre liefern. Pro Element gilt immer nur eine Bezeichnung.

Fähigkeit	Aufbewahrungsrichtlinie	Aufbewahrungsbezeichnung
Wirkt auf	ganze Speicherorte	einzelne Dokumente und Mails
Teams-Chats und Kanalnachrichten	ja	nein
Bleibt beim Verschieben erhalten	nein	ja, innerhalb des Tenants
Fristbeginn ab Ereignis	nein	ja
Element als Datensatz kennzeichnen	nein	ja
Dispositionsprüfung	nein	ja
Löschnachweis bis zu sieben Jahre	nein	ja, mit Dispositionsprüfung oder als Datensatz
Für Anwender sichtbar	nein	ja

 

Wer gewinnt, wenn sich Regeln widersprechen?

Im echten Tenant überlagern sich Richtlinien und Bezeichnungen. Microsoft löst das über die Prinzipien der Aufbewahrung: Aufbewahren schlägt Löschen, die längste Aufbewahrungsfrist gewinnt, beim Löschen hat die ausdrückliche Bezeichnung Vorrang vor der Richtlinie, und unter gleichrangigen Richtlinien gewinnt die kürzeste Löschfrist. Ein eDiscovery-Haltebereich hebelt alles aus und verhindert die Löschung, bis er aufgehoben wird.

Für die Praxis heißt das: Eine großzügige Mail-Richtlinie „alles zehn Jahre aufbewahren“ macht jede kürzere Löschfrist darunter wirkungslos. Die Bewerbungsunterlage, die nach Bezeichnung gelöscht werden müsste, bleibt liegen, weil die Richtlinie sie noch festhält. Wer Datenschutz ernst nimmt, baut deshalb kein breites Aufbewahrungsnetz, sondern ein schmales Löschnetz mit gezielten Aufbewahrungsinseln.

Tipp: Der Speicherplatz kommt aus Ihrem Kontingent Wird in SharePoint oder OneDrive ein Dokument geändert oder gelöscht, das einer Aufbewahrung unterliegt, legt Microsoft 365 eine Kopie in der Bibliothek für die Beweissicherung (Preservation Hold Library) der Site ab. Diese Bibliothek zählt zum Speicherkontingent. Wer eine pauschale Aufbewahrung auf alle Sites legt, sollte den Tenant-Speicher beobachten, bevor die Klinik-Intranet-Site wegen Speichermangels streikt.

 

Lizenzbedarf: gegen learn.microsoft.com geprüft

Hier lohnt der genaue Blick in die Purview-Dienstbeschreibung auf learn.microsoft.com, denn die Grenze verläuft nicht dort, wo man sie vermutet. Nach dem Stand der Dienstbeschreibung im Oktober 2026 gilt:

Funktion	Enthalten in (Auswahl laut Dienstbeschreibung)
Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange, SharePoint, OneDrive	Microsoft 365 E3 und E5, Business Premium, Office 365 E3 und E5
Aufbewahrungsrichtlinien für Teams-Chats und -Kanäle	zusätzlich u. a. Microsoft 365 F1 und F3, Business Basic und Standard; bei einzelnen Plänen nur mit Frist über 30 Tagen
Bezeichnungen erstellen und zur manuellen Vergabe veröffentlichen	Microsoft 365 E3, E5, F1, F3, Business Premium, Office 365 E1, E3, E5, F3
Standardbezeichnung für Bibliothek, Ordner oder Dokumentenmappe	Microsoft 365 E5, Microsoft Purview Suite, E5 Information Protection and Governance
Automatische Vergabe nach Inhalt, Schlüsselwörtern oder Eigenschaften	Microsoft 365 E5, Microsoft Purview Suite, E5 Information Protection and Governance
Ereignisbasierte Frist, Datensatz, Dispositionsprüfung	Microsoft 365 E5, Microsoft Purview Suite, E5 Information Protection and Governance
Adaptive Bereiche (z. B. alle Postfächer der Personalabteilung)	Microsoft 365 E5, Microsoft Purview Suite, E5 Information Protection and Governance

 

Die unangenehme Pointe: Ausgerechnet die Funktionen, die für Verwaltungsunterlagen im Krankenhaus den Unterschied machen, also ereignisbasierte Fristen, Datensätze, Dispositionsprüfung und die Standardbezeichnung auf einer Bibliothek, stecken nicht in E3. Für eine sinnvolle Umsetzung brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Inhalte so verwaltet werden, die entsprechenden Rechte, typischerweise über E5 oder ein Purview-Add-on. Das betrifft in der Regel Verwaltung, QM und Leitungsebenen, nicht die gesamte Pflege mit Frontline-Lizenzen. Wie sich das in einen Lizenzmix einfügt, beschreibt der Beitrag Lizenzen im Krankenhaus: Frontline für die Pflege, Vollausstattung für die Verwaltung. Prüfen Sie den aktuellen Stand vor jeder Beschaffung, denn Microsoft benennt Pakete gern um.

Ereignisse, Datensätze und Löschung mit Nachweis

Die meisten Verwaltungsunterlagen im Krankenhaus haben keine Frist ab Erstellung, sondern ab einem Ereignis: Der Vertrag endet, die Pflegekraft scheidet aus, das Gerät geht außer Betrieb, die Verfahrensanweisung wird abgelöst. Genau dafür ist die ereignisbasierte Aufbewahrung gedacht, und Microsoft nennt in der Dokumentation selbst das Ausscheiden aus der Organisation und den Ablauf von Verträgen als Beispiele.

So funktioniert die ereignisbasierte Aufbewahrung

Ereignistyp anlegen: etwa „Ausscheiden“, „Vertragsende“, „Ablösung QM-Dokument“. Der Ereignistyp wird mit der Bezeichnung verknüpft und lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern.

Bezeichnung vergeben: manuell, als Standard der Bibliothek oder automatisch. Solange kein Ereignis eingetreten ist, bleibt ein als Datensatz gekennzeichnetes Element unbegrenzt erhalten.

Asset-ID pflegen: die Eigenschaft ComplianceAssetID oder eine eigene Spalte wie Personalnummer, Vertragsnummer oder Dokumentnummer. Sie bestimmt, welche Dokumente zum konkreten Ereignis gehören.

Ereignis auslösen: im Purview-Portal unter Datensatzverwaltung, per PowerShell oder über die Graph-API für Datensatzverwaltung. Das Datum kann in der Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft liegen. Die Synchronisierung auf die Inhalte kann bis zu sieben Tage dauern.

Skizze 4: Ausscheiden und Vertragsende als Auslöser. Ohne Asset-ID trifft das Ereignis alle.

Warnung: Ein Ereignis lässt sich nicht zurücknehmen Wird ein Ereignis ohne Asset-ID oder Abfrage angelegt, startet die Frist für alle Inhalte, deren Bezeichnung zu diesem Ereignistyp gehört. Ereignisse lassen sich nach dem Auslösen nicht abbrechen, und das Löschen des Ereignisses hebt die Wirkung nicht auf. Im Krankenhaus mit einer Personal-Site für alle Standorte bedeutet ein vergessenes Feld: Die Frist für sämtliche Personalunterlagen läuft ab heute. Testen Sie ereignisbasierte Bezeichnungen in einer Test-Site und beschränken Sie die Berechtigung zum Anlegen von Ereignissen auf wenige Personen.

 

Ein zweiter Haken: Bezeichnungen, die erst nach dem Ereignis auf neue Inhalte gesetzt werden, bekommen das Ereignis nicht nachträglich mit. Wer nach dem Ausscheiden noch Unterlagen ablegt, etwa das Arbeitszeugnis, muss das Ereignis mit denselben Angaben erneut anlegen. Hier hilft die Automatisierung: Wenn das Personalsystem das Austrittsdatum liefert, kann ein Skript oder Flow das Ereignis anlegen, und zwar dann, wenn die Akte vollständig ist, nicht am letzten Arbeitstag. Das Personalsystem bleibt dabei führend; Microsoft 365 erhält nur die Information, dass die Frist beginnt.

Abgelöste Verfahrensanweisungen: der Lebenszyklus

Das schönste Beispiel für ereignisbasierte Aufbewahrung liefert das QM-Handbuch. Eine Verfahrensanweisung wird erstellt, geprüft und freigegeben, gilt eine Weile und wird dann durch eine neue Fassung ersetzt. Die alte Fassung muss von der Station verschwinden, damit niemand nach dem falschen Standard arbeitet, sie darf aber nicht aus der Welt verschwinden, denn im Audit oder bei einer Haftungsfrage muss belegbar sein, was am Tag X galt. Die Frist für die abgelöste Fassung beginnt mit der Ablösung, nicht mit der Erstellung.

Skizze 3: Lebenszyklus einer abgelösten Verfahrensanweisung von der Freigabe bis zur Löschung mit Nachweis.

Technisch gibt es zwei saubere Wege. Der erste: Die gültige Fassung liegt in der Veröffentlichungsbibliothek, die abgelöste wird durch den Freigabeworkflow in eine Archivbibliothek verschoben, deren Standardbezeichnung die ereignisbasierte Frist trägt. Der zweite: Der Workflow setzt beim Ablösen die Bezeichnung direkt und legt das Ereignis mit der Dokumentnummer als Asset-ID an. Wie ein solcher Workflow aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Verfahrensanweisungen und Standards freigeben: Prüf- und Freigabeworkflow in SharePoint. In beiden Fällen gilt: Die SharePoint-Versionierung allein ist keine Aufbewahrung. Versionen lassen sich löschen und werden über Versionslimits automatisch abgeschnitten.

Aus der Praxis: QM-Handbücher mit SharePoint Bei der Umsetzung von QM-Handbüchern mit SharePoint für ein Krankenhaus zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Die Frage, was mit abgelösten Fassungen passiert, wird erst gestellt, wenn die erste Fassung abgelöst wird. Dann existieren bereits Ordner wie „Alt“, „Archiv“ und „Alt_nicht_löschen“. Planen Sie den Lebenszyklus bis zur Löschung deshalb in der Konzeption mit, nicht im zweiten Jahr des Betriebs.

 

Datensatz oder gesetzlicher Datensatz?

Eine Bezeichnung kann ein Element zusätzlich als Datensatz kennzeichnen. Dann lässt es sich nicht mehr löschen, und je nach Konfiguration ist auch der Inhalt gegen Änderungen gesperrt; in SharePoint kann der Datensatz bei Bedarf entsperrt werden, wobei die Aktionen protokolliert werden. Der gesetzliche Datensatz (Regulatory Record) geht weiter: Selbst Administratoren können die Bezeichnung nicht mehr entfernen, und die Frist lässt sich nachträglich nicht verkürzen.

Für die meisten Krankenhausunterlagen reicht der normale Datensatz. Der gesetzliche Datensatz ist ein Werkzeug für Organisationen, die nachweislich jede Manipulationsmöglichkeit ausschließen müssen, und er ist eine Einbahnstraße. Wer ihn zu früh einsetzt, merkt das spätestens, wenn eine falsch bezeichnete Datei mit Patientenbezug auftaucht, die dringend aus Microsoft 365 entfernt werden müsste und es nicht mehr kann.

Fakten: Datensatz und gesetzlicher Datensatz im Vergleich • Beide: können während der Frist nicht gelöscht werden, Löschung am Fristende wird protokolliert. • Datensatz: Administratoren des Speicherorts können die Bezeichnung entfernen oder ändern; der Datensatz kann entsperrt werden. • Gesetzlicher Datensatz: Bezeichnung kann auch von Administratoren nicht entfernt werden, keine automatische Neuzuweisung am Fristende, muss zunächst per PowerShell in der Oberfläche sichtbar gemacht werden.

 

Löschung mit Nachweis: die Dispositionsprüfung

Am Ende jeder Frist steht die Frage: automatisch löschen oder einen Menschen fragen? Für viele Unterlagen ist die automatische Löschung richtig, alles andere erzeugt nur Arbeit. Für Verträge, Personalunterlagen und QM-Dokumente bietet sich die Dispositionsprüfung an. Laut Microsoft-Dokumentation funktioniert sie so:

Am Fristende erhalten die festgelegten Prüfer eine Mail und danach wöchentlich eine Erinnerung.

Es sind bis zu fünf aufeinanderfolgende Stufen mit jeweils bis zu zehn Personen oder E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen möglich, etwa erst die Fachabteilung, dann Datenschutz.

Die Prüfer können die Löschung genehmigen, die Frist verlängern, eine andere Bezeichnung vergeben oder weitere Prüfer hinzuziehen. Nach Genehmigung in der letzten Stufe wird das Element innerhalb von 15 Tagen endgültig gelöscht.

Optional lässt sich eine automatische Genehmigung nach 7 bis 365 Tagen einstellen, falls niemand reagiert. Im Krankenhaus mit Schichtdienst und Urlaubsvertretung ist das eher Rettungsanker als Bequemlichkeit.

Die gelöschten Elemente bleiben als Metadaten auf der Registerkarte der gelöschten Elemente sichtbar und lassen sich als CSV exportieren. Das ist der Löschnachweis gegenüber Datenschutz und Prüfung.

Wichtig: Ohne Rolle und Überwachung kein Nachweis Prüfer benötigen die Rolle Dispositionsverwaltung (Disposition Management). Ein globaler Administrator hat sie standardmäßig nicht, was für ein Krankenhaus mit Funktionstrennung durchaus erwünscht ist. Die Überwachung im einheitlichen Überwachungsprotokoll muss mindestens einen Tag vor der ersten Löschaktion aktiv sein, sonst fehlen die Einträge, auf denen der Nachweis beruht. Wer den Inhalt in der Vorschau sehen soll, braucht zusätzlich die Rolle für den Inhalts-Explorer.

 

Einführung im Haus: Reihenfolge, Beteiligte und ein Missverständnis

Eine sinnvolle Reihenfolge

Schritt	Inhalt	Beteiligte
1. Bestand	Welche Unterlagen entstehen wo in Microsoft 365? Gibt es Patientendaten, die dort nicht hingehören?	IT, QMB, DSB
2. Fristenkatalog	Unterlagenarten, Rechtsgrundlage, Fristbeginn, Verantwortliche je Standort und Bundesland	Justiziariat, Finanzen, Personal, DSB
3. Dateiplan	Bezeichnungen im Purview-Dateiplan mit Referenz auf den Katalog, Ereignistypen festlegen	IT, QMB
4. Grundrauschen	Aufbewahrungsrichtlinien für Mail, Teams, OneDrive, zunächst auf ausgewählte Speicherorte begrenzt	IT, DSB
5. Pilot	Eine Bibliothek pro Unterlagenart, Ereignisse und Dispositionsprüfung in einer Test-Site	IT, Fachabteilungen
6. Rollout und Betrieb	Rollen für Ereignisse und Dispositionsprüfung, Schulung, Regelprüfung	alle, Interessenvertretung informiert

 

Wer einen Klinikverbund mit Exchange Hybrid betreibt, sollte einen Punkt früh klären: Purview-Aufbewahrung wirkt auf Postfächer in Exchange Online. Postfächer, die noch lokal liegen, folgen den Regeln der lokalen Umgebung. In einer Übergangsphase gelten also zwei Aufbewahrungswelten nebeneinander, und das gehört in den Fristenkatalog.

Mitbestimmung und Datenschutz

Aufbewahrungsregeln wirken auf Postfächer, Chats und OneDrive-Inhalte einzelner Personen, Dispositionsprüfung und Überwachungsprotokoll erzeugen Daten darüber, wer was wann gelöscht oder genehmigt hat. Damit ist die Interessenvertretung im Spiel, ob Betriebsrat, Personalrat oder MAV, mit den jeweils eigenen Rechtsgrundlagen. Eine kurze Löschfrist für Teams-Chats wird übrigens häufig gerade von der Interessenvertretung begrüßt. Wie die Beteiligung je nach Trägerschaft aussieht, beschreibt der Beitrag Betriebsrat, Personalrat oder MAV: Mitbestimmung bei Microsoft 365 je nach Trägerschaft.

Das Missverständnis: Aufbewahrung ist kein Backup

Der vielleicht gefährlichste Satz in einem Purview-Projekt lautet: „Dann brauchen wir ja kein Backup mehr.“ Doch. Aufbewahrung verhindert, dass etwas vor Fristablauf endgültig gelöscht wird. Sie läuft im selben Tenant, mit denselben Administratorkonten, und sie ist nicht dafür gebaut, eine verschlüsselte Bibliothek mit zehntausend Dateien auf einen Stand von gestern zurückzusetzen. Ein Archiv ist sie ebenso wenig: Purview kümmert sich nicht um Formaterhalt, Lesbarkeit in Jahrzehnten oder die Abgabe an ein Archiv des Trägers.

Skizze 5: Drei Fragen, drei Werkzeuge. Purview beantwortet nur die erste.

Warnung: Aufbewahrung ist kein Backup und kein Archiv • Aufbewahrung schützt vor vorzeitigem Löschen, nicht vor Verschlüsselung, kompromittierten Konten oder dem Ausfall eines Dienstes. • Kopien in der Beweissicherungsbibliothek oder im Ordner wiederherstellbarer Elemente sind kein Wiederherstellungskonzept, auch wenn sie im Einzelfall helfen. • Ein Backup braucht Trennung vom Produktivsystem, getestete Wiederherstellung und eigene Zugriffsrechte. Für Microsoft 365 heißt das: eigenes Sicherungskonzept, das im Notfallhandbuch steht. • Ein Archiv braucht Revisionssicherheit und Formaterhalt über Jahrzehnte. Unterlagen mit dauerhaftem Wert gehören am Fristende ins Archivsystem, nicht in eine ewige Purview-Frist.

 

Wie Angreifer über Konten und Microsoft 365 in Kliniknetze kommen und warum ein getrenntes Backup dann den Unterschied macht, beschreibt der Beitrag Ransomware im Krankenhaus: Der Weg über Konten und Microsoft 365 und was wirklich hilft. Die übergreifenden Schutzmaßnahmen finden Sie im Kompetenzbereich Microsoft 365 Security.

FAQ: Aufbewahrungsfristen im Krankenhaus mit Purview

Kann Purview die Aufbewahrung der Patientenakte übernehmen?

Nein, und das sollte es auch nicht. Die Patientenakte gehört ins KIS und seine Subsysteme, die Langzeitaufbewahrung ins Archivsystem. Purview regelt die Aufbewahrung von Unterlagen, die in Microsoft 365 entstehen.

Was tun mit Patientenlisten, die trotzdem in Teams liegen?

Bereinigen statt bezeichnen. Finden Sie heraus, warum die Liste dort entstanden ist, bieten Sie den Weg über das KIS an und entfernen Sie die Dateien. Eine eigene Purview-Frist würde den Zustand nur offiziell machen.

Reicht Microsoft 365 E3 für Aufbewahrung im Krankenhaus?

Für Aufbewahrungsrichtlinien und manuell vergebene Bezeichnungen ja. Ereignisbasierte Fristen, Datensätze, Dispositionsprüfung, Standardbezeichnungen für Bibliotheken und automatische Vergabe erfordern laut Dienstbeschreibung E5 oder ein Purview-Add-on. Prüfen Sie den aktuellen Stand auf learn.microsoft.com.

Welche Fristen soll ich in Purview einstellen?

Die aus Ihrem Fristenkatalog. Fristen ergeben sich aus Handels- und Steuerrecht, Medizinprodukterecht, Arbeits- und Tarifrecht, Datenschutz und den eigenen QM-Regeln, abhängig von Rechtsform und Bundesland. Die IT setzt um, sie entscheidet nicht.

Kann ich ein falsch ausgelöstes Ereignis zurücknehmen?

Nein. Ereignisse lassen sich nach dem Auslösen nicht abbrechen, auch das Löschen des Ereignisses hebt die Wirkung nicht auf. Deshalb Asset-ID immer angeben, in einer Test-Site üben und die Berechtigung eng halten.

Ersetzt die SharePoint-Versionierung die Aufbewahrung abgelöster Verfahrensanweisungen?

Nein. Versionen können gelöscht und durch Versionslimits abgeschnitten werden. Für den Nachweis, was wann galt, braucht die abgelöste Fassung eine eigene Bezeichnung mit Frist.

Was gilt bei länderübergreifenden Klinikverbünden?

Der Fristenkatalog muss die Unterschiede der Landesgesetze je Standort abbilden. In Purview lassen sich dafür getrennte Bezeichnungen oder adaptive Bereiche nach Standort nutzen, Letztere setzen eine E5-Lizenzierung voraus.

Fazit: Purview zählt die Jahre der Verwaltung

Aufbewahrungsfristen im Krankenhaus sind zuerst eine Organisationsfrage und erst dann eine Konfigurationsfrage. Die Patientenakte bleibt im KIS und im Archivsystem, mit ihren eigenen Fristen und ihrer eigenen Revisionssicherheit. Purview kümmert sich um das, was in Microsoft 365 entsteht: QM-Dokumente und ihre abgelösten Fassungen, Verträge, Personalunterlagen, Protokolle und Mails. Aufbewahrungsrichtlinien liefern das Grundrauschen, Aufbewahrungsbezeichnungen die gezielten Fristen, ereignisbasierte Aufbewahrung den richtigen Startpunkt und die Dispositionsprüfung den Nachweis, dass gelöscht wurde, was gelöscht werden musste.

Drei Dinge entscheiden über den Erfolg: ein Fristenkatalog mit Rechtsgrundlagen statt Bauchgefühl, eine ehrliche Lizenzprüfung, bevor das Konzept auf E5-Funktionen baut, und die klare Botschaft an alle Beteiligten, dass Aufbewahrung weder Backup noch Archiv ist. Wenn Sie Fristenkatalog, Dateiplan und Purview-Konfiguration für Ihr Haus oder Ihren Verbund aufsetzen wollen, unterstützt Sie die Microsoft-365-Beratung für Krankenhäuser; für QMB, Personalabteilung und Bereichsredakteure gibt es passende Inhalte in der Microsoft-365-Schulung für Krankenhäuser. Mehr zu den Purview-Funktionen jenseits der Aufbewahrung finden Sie im Kompetenzbereich Microsoft Purview.

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