Anhang H — Checkliste: Kostenplanung und Budget
Diese Checkliste richtet sich an CFOs, IT-Leiter und Projektverantwortliche, die eine realistische Kostenschätzung für den Copilot-Einsatz erstellen. Die häufigste Budgetierungsfalle ist die reine Lizenzkosten-Betrachtung: Microsoft 365 Copilot kostet €30/Nutzer/Monat — aber das ist nur die Eintrittskarte. Diese Übersicht deckt alle tatsächlichen Kostenpositionen auf. Hinweis: Ab Juli 2026 steigen die Copilot-Lizenzkosten für Neuverträge auf ca. $36/Nutzer/Monat.
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Kostenpunkt |
Geschätzter Betrag (€) |
Einmalig/Laufend |
Bemerkung |
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LIZENZKOSTEN |
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Microsoft 365 Copilot Addon (€30/Nutzer/Monat × Anzahl Nutzer) |
Individuell |
Laufend |
Mindestlaufzeit beachten |
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Microsoft 365 E3/E5 Basislizenzen (falls noch nicht vorhanden) |
Individuell |
Laufend |
Voraussetzung für Copilot |
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Azure OpenAI Service Verbrauch (falls Copilot Studio genutzt) |
Individuell |
Laufend |
Token-basiert, variabel |
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GitHub Copilot (falls für Entwickler) |
€19–39/Nutzer/M. |
Laufend |
Separates Addon |
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Lizenzoptimierung: Kosten für Right-Sizing-Analyse |
2.000–5.000 |
Einmalig |
Spart meist mehr als die Analyse kostet |
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IMPLEMENTIERUNG |
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Externe Beratung: Readiness-Analyse und Pilot-Steuerung |
5.000–20.000 |
Einmalig |
Je nach Unternehmensgröße |
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Interne IT-Ressourcen: geschätzte Stunden × Tagessatz |
Individuell |
Einmalig |
Oft unterschätzt |
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Tenant-Konfiguration und Berechtigungsbereinigung |
5.000–25.000 |
Einmalig |
Größter Einzelposten bei gewachsenen Tenants |
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Sensitivity-Label-Rollout und Konfiguration |
3.000–15.000 |
Einmalig |
Inklusive Klassifikationskonzept |
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Testumgebung und Pilot-Infrastruktur |
1.000–5.000 |
Einmalig |
Kann reduziert werden |
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SCHULUNG UND CHANGE MANAGEMENT |
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Endnutzer-Schulung (intern oder extern, pro Nutzer) |
50–200/Nutzer |
Einmalig |
Qualität beeinflusst Adoption massiv |
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IT-Team-Schulung (Copilot-Administration) |
2.000–8.000 |
Einmalig |
Einmalig plus jährliche Updates |
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Change-Management-Begleitung (intern oder extern) |
3.000–15.000 |
Einmalig |
Spart Rollout-Probleme |
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Schulungsmaterialien und E-Learning-Plattform |
1.000–5.000 |
Einmalig |
Oder intern erstellt |
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GOVERNANCE UND COMPLIANCE |
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DSFA-Erstellung (intern oder Rechtsanwalt/DSB) |
2.000–8.000 |
Einmalig |
Extern teurer, aber sicherer |
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Betriebsvereinbarung (interner Aufwand + ggf. externe Beratung) |
2.000–8.000 |
Einmalig |
Je nach BR-Verhandlungsdauer |
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KI-Richtlinie und Governance-Framework-Dokumentation |
2.000–6.000 |
Einmalig |
Oder Teil einer Beratungsleistung |
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EU AI Act Compliance-Check |
1.000–5.000 |
Einmalig |
Steigt mit Einführung weiterer Systeme |
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LAUFENDER BETRIEB |
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IT-Support und Konfigurationsanpassungen |
5.000–20.000 |
Jährlich |
Abhängig von Funktionsumfang |
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Lizenzmanagement und -optimierung |
2.000–5.000 |
Jährlich |
Lohnt sich bei >50 Nutzern |
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Schulungsauffrischung für neue Mitarbeiter |
50–150/Nutzer |
Jährlich |
Je nach Fluktuation |
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Governance-Review und Richtlinienaktualisierung |
2.000–5.000 |
Jährlich |
AI Act-Änderungen einplanen |
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Security-Monitoring und Incident Response |
5.000–15.000 |
Jährlich |
Teil des allgemeinen Security-Budgets |
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PUFFER |
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Unvorhergesehene technische Probleme (Puffer 15% der Implementierungskosten) |
15% Aufschlag |
Einmalig |
Erfahrungsgemäß zu wenig, nicht zu viel |
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Preiserhöhung Juli 2026: Mehrkosten bei Neuvertragsabschluss einplanen |
Ca. +20% |
Einmalig |
Gilt für Neuverträge ab Juli 2026 |
Tabelle H.1 — Kostenplanung Copilot-Einführung (alle Positionen ausfüllen)