Consulting Briefing · 27.10.2026 · boddenberg.de

Purview: Priority Cleanup löscht OneDrive- und SharePoint-Inhalte endgültig

Executive Summary

Es gibt Sätze, bei denen Compliance-Verantwortliche nachts senkrecht im Bett sitzen. „Löscht auch Inhalte, die unter Hold stehen“ gehört dazu. Laut Microsoft-Ankündigung MC1261587 bekommt der Priority-Cleanup-Workflow in Microsoft Purview Data Lifecycle Management eine neue Option namens „Delete data permanently“. Damit löschst du gezielt ausgewählte Dateien in OneDrive und SharePoint endgültig: an Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery-Holds vorbei, an beiden Papierkörben vorbei. Danach findet sie weder die SharePoint-Suche noch Copilot noch eine eDiscovery-Recherche.

Microsoft hat die Meldung am 26.10.2026 erneut aktualisiert und den Zeitplan wieder nach hinten geschoben. Die Public Preview rollt seit Ende August aus und soll bis Ende November 2026 abgeschlossen sein. Die allgemeine Verfügbarkeit beginnt Ende November und soll Anfang Januar 2027 überall angekommen sein. Zur Einordnung: Ursprünglich war die allgemeine Verfügbarkeit für Ende Mai angekündigt, danach für Anfang September, zuletzt für Mitte Oktober. Für dich heißt das: knapp fünf Wochen Vorlauf, die du besser nicht mit Warten verbringst.

Microsoft betont, dass die Funktion nicht standardmäßig aktiv ist. Das stimmt, solange niemand eine Richtlinie anlegt. Die Wahrheit hat aber eine zweite Hälfte: Der Priority-Cleanup-Schalter selbst ist auf Tenant-Ebene ab Werk eingeschaltet, und die Rolle Priority Cleanup Admin steckt automatisch in der Rollengruppe Organization Management. Die Waffe liegt also geladen im Schrank. Es hat nur noch niemand abgedrückt.

Worum geht es im Detail?

Das Problem, das Microsoft hier löst, hat Microsoft selbst erzeugt. Copilot lebt von Inhalten, und das Recap-Feature in Teams lebt von Aufzeichnungen und Transkripten. Die landen überwiegend im OneDrive der Person, die das Meeting organisiert, Kanalbesprechungen im SharePoint des Teams. Gleichzeitig haben viele Organisationen vor Jahren eine pauschale Aufbewahrungsrichtlinie gebaut: „Alles in OneDrive und SharePoint zehn Jahre aufbewahren, sicher ist sicher.“ Damals ging es um Word-Dokumente. Heute fängt dieselbe Richtlinie jedes Gigabyte Meetingvideo und jedes wörtliche Protokoll der Freitagsrunde ein. Das automatische Ablaufdatum für Teams-Aufzeichnungen hilft dabei nicht, denn die Aufbewahrung sticht die Benutzerlöschung. Die Datei verschwindet aus der Ansicht und lebt in der Preservation Hold Library fröhlich weiter.

Das Ergebnis kennst du aus der Praxis. Bei einem Maschinenbauer aus Ostwestfalen bat der Vertriebsleiter Copilot um eine Zusammenfassung „aller Gespräche zum Kunden Müller“. Copilot lieferte brav, inklusive eines zwei Jahre alten Transkripts, in dem derselbe Vertriebsleiter seinem Kollegen ausführlich erklärt, was er vom Geschäftsführer hält. Der Geschäftsführer saß beim Termin daneben. Datenschutzrechtlich war das ein Speicherbegrenzungsproblem, menschlich ein Totalschaden.

Priority Cleanup gibt es schon länger, zuerst für Exchange, dann für OneDrive und SharePoint. Bisher landeten Dateien dort nach allen Freigaben im Papierkorb der zweiten Stufe und durchliefen von da an die üblichen Fristen. Neu ist die Option „Delete data permanently“, die laut Microsoft Learn beide Papierkörbe überspringt. Die Dokumentation nennt den 24. August 2026 als Beginn der Public Preview. Technisch arbeitet Priority Cleanup mit automatisch angewendeten Aufbewahrungslabels, die du nie selbst anfasst und die die normalen Vorrangregeln der Aufbewahrung aushebeln. Die Treffer bestimmst du per KeyQL-Abfrage auf demselben Index wie die eDiscovery-Inhaltssuche. Teams-Aufzeichnungen und -Transkripte findest du zum Beispiel mit ProgID:Media AND ProgID:Meeting, Dateien in der Preservation Hold Library mit ParentLink:PreservationHoldLibrary.

Abbildung 1: Ablauf einer Priority–Cleanup-Richtlinie für OneDrive und SharePoint bis zu den zwei möglichen Enden

Die Sicherungen sind ernst gemeint. Für OneDrive und SharePoint ist eine Simulation Pflicht, und zwar beim ersten Start und nach jeder Änderung außer an der Beschreibung. Ein zweiter Priority Cleanup Admin muss die Ergebnisse prüfen und die Richtlinie einschalten. Die Person, die zuletzt bearbeitet hat, darf das nicht. Stehen Treffer unter einem eDiscovery-Hold, muss zusätzlich ein eDiscovery-Admin jedes Element freigeben. Eine automatische Freigabe nach Fristablauf gibt es nicht, nur eine wöchentliche Erinnerungsmail. Wer nicht löschen will, muss ein anderes Aufbewahrungslabel vergeben. Bemerkenswert ist ein Unterschied zu Exchange: Dort verlangt Microsoft inzwischen drei getrennte Freigaben, darunter einen Retention Manager. Für OneDrive und SharePoint verzichtet Microsoft ausdrücklich auf diese eigene Freigabe zum Übersteuern von Aufbewahrungsrichtlinien.

Ein Detail wird gern übersehen: Für die Benutzer erscheint jede erfasste Datei mit einem Aufbewahrungslabel, das den Namen der Richtlinie trägt. Entfernt jemand das Label, setzt die Richtlinie es wieder. Die Beschreibung sehen nur Admins und Genehmiger. Der Name ist also öffentlich, die Beschreibung vertraulich. Nenne deine Richtlinie deshalb nicht „Transkripte Abmahnung Schulze“. Es gab Tenants, in denen das passiert ist, und der Kollege Schulze hat sich sehr für die neue Funktion interessiert.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Fangen wir mit der guten Nachricht an, denn die gibt es wirklich. Die DSGVO verlangt Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Wer Meetingtranskripte zehn Jahre aufhebt, weil eine Pauschalrichtlinie es so will, verstößt im Zweifel gegen beides. Priority Cleanup ist das erste Werkzeug, mit dem du diese Altlast gezielt und protokolliert abbauen kannst, ohne die gesamte Aufbewahrungsarchitektur abzureißen. Dazu kommt das Offboarding: Solange in der Preservation Hold Library eines ausgeschiedenen Kollegen Dateien mit offener Frist liegen, lässt sich sein OneDrive nicht löschen. Bei einem Klinikverbund mit hoher Fluktuation blockierten so mehrere hundert verwaiste OneDrives Speicher und Lizenzplanung.

Die schlechte Nachricht steckt im Wort „endgültig“. In Deutschland gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, und ein Hold steht selten zufällig da. Meist läuft ein Rechtsstreit, eine interne Untersuchung oder eine Prüfung. Wer in dieser Lage Daten löscht, liefert der Gegenseite den Vorwurf der Beweisvereitelung frei Haus. Bei Konzernen mit US-Bezug wird es richtig teuer, weil US-Gerichte bei vernichteten Beweismitteln wenig Humor haben. Öffentliche Auftraggeber haben eine zusätzliche Baustelle: Nach den Archivgesetzen müssen Unterlagen vor der Vernichtung dem zuständigen Archiv angeboten werden, und laufende Anfragen nach Informationsfreiheitsgesetzen vertragen sich schlecht mit verschwundenen Akten.

Und dann ist da die Mitbestimmung. Auf den ersten Blick hat ein Löschwerkzeug mit Überwachung wenig zu tun, es entfernt ja Daten. Auf den zweiten Blick sieht es anders aus. Die Genehmiger brauchen die Rollen Content Explorer List Viewer und Content Explorer Content Viewer und lesen damit in Simulation und Freigabe die Inhalte der Treffer, also im Zweifel wörtliche Transkripte von Gesprächen der Belegschaft. Die Abfrage kann einzelne OneDrives gezielt erfassen. Und jede Löschung erzeugt Protokolle darüber, wessen Daten wann verschwunden sind. Damit ist der Anwendungsbereich von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt, denn es genügt, dass eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Bei öffentlichen Arbeitgebern gilt dasselbe nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG oder dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz.

Hinzu kommt der umgekehrte Fall: Viele Betriebsvereinbarungen zu Teams und Copilot regeln ausdrücklich, wie lange Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert werden. Wer jetzt einen neuen Löschmechanismus einführt, ändert die vereinbarte Datenverarbeitung, und zwar spürbar. Das kann sogar im Interesse des Betriebsrats sein, denn endlich lassen sich die vereinbarten Löschfristen technisch durchsetzen. Gerade deshalb solltest du ihn vorher an den Tisch holen und nicht hinterher erklären, warum die Abmahnungsunterlagen eines Kollegen leider weg sind.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Die gute Nachricht: Du musst nichts überstürzen, denn ohne Richtlinie löscht niemand etwas. Die schlechte: Bis Ende November musst du wissen, wer überhaupt Richtlinien anlegen kann, sonst entscheidet das jemand anderes für dich. Der folgende Fahrplan hat sich in den ersten Projekten bewährt.

Abbildung 2: Microsoft-Zeitplan laut MC1261587 und empfohlener Vorbereitungsplan bis zum Regelbetrieb

Zur Kommunikation an die Belegschaft: Erkläre vor dem ersten Lauf in zwei Absätzen im Intranet, welche Inhalte nach welcher Frist gelöscht werden und warum. Wer plötzlich ein Label mit dem Namen einer Löschrichtlinie an seinen Dateien sieht, denkt sonst an Hacker, an Kündigung oder an beides. Bei Lizenzen lohnt ein ehrlicher Blick: Der Mittelstand mit Business Premium braucht für das Übersteuern von Holds ein Zusatzpaket wie die Purview Suite. Ob sich das für ein paar Terabyte Meetingvideo rechnet, ist eine Rechenaufgabe, keine Glaubensfrage.

Wie Copilot-Inhalte überhaupt unter Hold geraten, beschreibt das Briefing Microsoft Purview im Oktober: Copilot Pages und Notebooks werden durchsuchbar und auf Hold setzbar. Den größeren Rahmen aus Löschkonzept und Betroffenenrechten findest du im Beitrag zu den DSGVO-Werkzeugen in Purview.

Häufig gestellte Fragen

Kann Priority Cleanup in Purview Dateien trotz eDiscovery-Hold löschen?

Ja, Priority Cleanup kann Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery-Holds in OneDrive und SharePoint übersteuern. Voraussetzung sind eine Simulation, die Aktivierung durch einen zweiten Priority Cleanup Admin und bei Holds die Freigabe durch einen eDiscovery-Admin.

Lassen sich mit Priority Cleanup endgültig gelöschte Dateien wiederherstellen?

Nein, mit der Option „Delete data permanently“ werden die SharePoint- und OneDrive-Papierkörbe übersprungen, die Dateien tauchen danach auch in Suche, Copilot und eDiscovery nicht mehr auf. Nur im Standardmodus landen Dateien im Papierkorb der zweiten Stufe und bleiben dort bis Fristende wiederherstellbar.

Welche Lizenz brauche ich für Purview Priority Cleanup?

Für das Übersteuern von Aufbewahrung und eDiscovery-Holds nennt Microsoft unter anderem Microsoft 365 E5, A5 oder G5, Office 365 E5, die Microsoft Purview Suite sowie Microsoft 365 E5 Information Protection and Governance. Microsoft 365 Business Premium allein genügt nicht.

Wie schalte ich Priority Cleanup im Tenant ab?

Im Microsoft Purview-Portal unter Data Lifecycle Management die Priority cleanup settings öffnen und auf der Seite Configuration den Schalter deaktivieren. Das gilt dann für Exchange, OneDrive und SharePoint gemeinsam, bereits angelegte Richtlinien laufen allerdings weiter und lassen sich nur noch löschen, nicht mehr ändern.

Muss der Betriebsrat vor der Einführung von Priority Cleanup zustimmen?

In der Regel ja, denn Genehmiger sehen Dateiinhalte wie Transkripte, Abfragen können einzelne OneDrives treffen, und die Protokolle zeigen, wessen Daten gelöscht wurden, womit § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt ist. In Behörden richtet sich die Beteiligung nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG oder dem Landespersonalvertretungsrecht.