Schulung Power Automate

Schulung Power Automate

Diese eintägige Live-Online-Schulung zu Microsoft Power Automate vermittelt IT-Verantwortlichen, Administratoren, Power-Usern sowie Fach- und Prozessverantwortlichen in Unternehmen einen umfassenden, praxisnahen Einstieg in die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit der Power Platform. Der interaktive Online-Kurs (via Microsoft Teams oder Zoom) kombiniert Impulsvorträge, Live-Demos und betreute Übungen, sodass Sie das Gelernte direkt anwenden können. Von den Grundlagen der Flow-Erstellung (Trigger, Aktionen, Konnektoren) bis zu fortgeschrittenen Themen wie Fehlerbehandlung, Datenintegration, Governance und Best Practices deckt die Schulung alle wesentlichen Aspekte ab. Am Ende des Tages sind Sie in der Lage, eigenständig Cloud-Flows zu erstellen, um z. B. Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen oder Datentransfers in Microsoft 365 zu automatisieren – ohne Programmierung. Außerdem lernen Sie, Flows zu überwachen, Fehler systematisch zu beheben und unternehmensweite Richtlinien (z. B. Data Loss Prevention) einzuhalten.

1) Was ist Power Automate

Microsoft Power Automate ist ein Cloud-Dienst innerhalb der Microsoft Power Platform, der es ermöglicht, Geschäftsprozesse durch automatisierte Workflows („Flows“) zu optimieren. Als Teil der Power-Platform-Familie (neben Power Apps, Power BI, Power Virtual Agents) ist Power Automate darauf ausgelegt, ohne Programmieraufwand unterschiedliche Anwendungen und Dienste zu verbinden. Benutzer können damit z. B. Routineaufgaben automatisieren, Daten zwischen Systemen synchronisieren oder Genehmigungen digital abwickeln.

Cloud-Flows, Desktop-Flows und Geschäftsprozess-Flows (BPF)

Power Automate unterscheidet verschiedene Flow-Typen, die für bestimmte Einsatzzwecke optimiert sind: – Cloud-Flows: Diese Standard-Flows laufen vollständig in der Cloud. Sie werden durch Online-Ereignisse ausgelöst (etwa eine neue E-Mail oder ein neu erstellter Datensatz) oder zeitgesteuert ausgeführt. Cloud-Flows eignen sich ideal für die Automatisierung von Vorgängen in und zwischen Cloud-Diensten (z. B. Benachrichtigung in Teams bei neuem Eintrag in SharePoint). – Desktop-Flows (RPA): Desktop-Flows nutzen Robotic Process Automation, um Benutzeraktionen auf einem lokalen Windows-Rechner oder virtuellen Desktop nachzuahmen. Sie können so Desktop-Anwendungen und Altsysteme automatisieren, die keine API anbieten (z. B. Eingaben in einer Legacy-Anwendung simulieren). Man unterscheidet attended RPA (vom Benutzer manuell gestartet und begleitet) und unattended RPA (unbeaufsichtigt im Hintergrund ausgeführt, erfordert oft Zusatzlizenzen). Desktop-Flows sind sinnvoll, wenn Prozesse nicht rein mit Cloud-APIs abbildbar sind. – Geschäftsprozess-Flows (BPF): Leiten Benutzer durch mehrstufige Prozesse (z. B. in Dynamics 365) und definieren einen interaktiven Ablauf für Anwender (z. B. Vertriebsprozess mit Phasen), statt Hintergrundaktionen zu automatisieren.

Typische Einsatzszenarien

In der Unternehmenspraxis gibt es zahlreiche Anwendungsfälle für Power Automate. Zu den häufigsten Szenarien zählen: – Genehmigungsprozesse: Automatisierte Freigaben (z. B. Urlaubsanträge, Bestellanforderungen); ein digitaler Antrag löst einen Flow aus, der den zuständigen Entscheider in Teams oder per Outlook-Mail um Freigabe bittet und das Ergebnis protokolliert (inkl. Eskalation bei keiner Reaktion). – Benachrichtigungen und Alerts: Automatische Nachrichten bei bestimmten Ereignissen (z. B. E-Mail-Bestätigung bei neuer Kundenanfrage, Teams-Info bei geänderter SharePoint-Datei oder Push-Nachricht bei kritischem Ticket), damit alle Beteiligten in Echtzeit informiert sind, ohne manuell nachsehen zu müssen. – Datentransfers & Synchronisation: Regelmäßiger Austausch von Daten zwischen Systemen (z. B. täglicher Import von OneDrive/Excel-Daten nach SharePoint, Sync von Dynamics-365-Kontakten mit Outlook oder Kopie von SQL-Daten nach Dataverse), um Datenintegrität und Aktualität ohne manuelles Zutun sicherzustellen. – Formulareingang verarbeiten: Automatische Verarbeitung eingehender Formulare, E-Mails oder Dateien (z. B. PDF-Anhänge per AI Builder auslesen und in eine Datenbank übertragen, oder Online-Formulareingaben direkt in interne Systeme übernehmen) – so werden manuelle Erfassungsfehler reduziert und die Bearbeitung beschleunigt.

Bausteine eines Flows

Jeder Power-Automate-Flow besteht aus mehreren grundlegenden Bausteinen. Trigger (Auslöser) bestimmen, wann der Flow startet – z. B. beim Eintreffen einer neuen E-Mail oder nach einem Zeitplan. Daran schließen sich die Aktionen an, also die Schritte, die der Flow ausführt (z. B. eine Benachrichtigung senden, einen Datensatz erstellen). Aktionen greifen auf Konnektoren zurück, vorgefertigte Schnittstellen zu verschiedensten Systemen (über 300 verfügbar, u. a. für Outlook, SharePoint, Teams sowie viele Drittanbieter). Zusätzlich kann man Variablen nutzen, um Daten zwischenzuspeichern, und mithilfe von Ausdrücken (Expressions) Werte dynamisch berechnen oder formatieren. Bedingungen erlauben Verzweigungen (If/Else) und Schleifen wiederholen Abläufe über Mengen von Elementen. Zur besseren Übersicht lassen sich Aktionen in Scopes (Bereiche) gruppieren, was auch für Fehlerbehandlungs-Muster (Try/Catch) genutzt werden kann.

Zur Verdeutlichung hier einige häufig genutzte Trigger und Aktionen mit ihrem Zweck:

Praxis-Tipp: Nutzen Sie vorgefertigte Power-Automate-Vorlagen, bevor Sie einen Flow neu entwickeln. Microsoft stellt zahlreiche Templates für häufige Anwendungsfälle bereit, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. So lernen Sie bewährte Muster kennen und sparen Entwicklungszeit.

2) Was ist das Lernziel

Die Schulung hat klare, messbare Lernziele. Nach dem Training sollen Sie in der Lage sein: – Eigenständig Flows erstellen: Sie können einfache bis mittelschwere Cloud-Flows in Power Automate selbständig entwerfen, konfigurieren und innerhalb Ihrer Organisation veröffentlichen. – Fehlerbehandlung & Monitoring beherrschen: Sie beherrschen die Fehlerbehandlung (z. B. mit Scope-Containern und konfiguriertem „Ausführen nach“), kennen Methoden der Protokollierung (Logging) und können die Ausführung Ihrer Flows überwachen (Run-Historie einsehen, Alerts bei Fehlschlägen einrichten). – Konnektoren sicher nutzen: Sie verwenden Konnektoren gezielt und sicher – auch zu externen Systemen – und beachten dabei die unternehmensinternen DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention, z. B. keine Mischung von geschäftlichen und privaten Datenquellen in einem Flow). – Cloud vs. Desktop einordnen: Sie kennen die Unterschiede und Grenzen von Cloud-Flows vs. Desktop-Flows und können beurteilen, wann RPA (Desktop-Automatisierung) notwendig ist bzw. wann ein normaler Cloud-Flow genügt.

Konkrete Schulungsergebnisse sind u. a., dass Sie ein bis zwei vollständige Übungs-Flows erstellt und getestet haben. Zudem erarbeiten wir eine persönliche Checkliste „Flow-Qualität“, anhand derer Sie die Güte eigener Flows bewerten können. Darüber hinaus erhalten Sie ein grundlegendes Verständnis für Governance und Betrieb von Power Automate (z. B. Wahl der richtigen Umgebung, Einhalten von Richtlinien), damit Sie Automatisierungen nachhaltig und sicher in Ihrem Unternehmen einsetzen.

3) Agenda der Schulung (mit Uhrzeiten)

Die Schulung erstreckt sich über einen Tag (ca. 8 Stunden inkl. Pausen). Das Training findet live online statt, Sie können also ortsunabhängig per Microsoft Teams oder Zoom teilnehmen. Die Agenda im Überblick:

• 09:00–09:20 – Begrüßung, Vorstellung der Ziele der Schulung, und Setup-Check (Techniküberprüfung, Zugriff auf Übungssysteme)
• 09:20–10:15 – Grundlagen Power Automate: Überblick und Demo der Oberfläche; Erklärung zentraler Konzepte (Trigger, Aktionen, Konnektoren, Variablen, Ausdrücke)
• 10:15–10:30 – Pause
• 10:30–11:30 – Praxis 1: Erstellen eines Benachrichtigungs- und Genehmigungs-Flows (Outlook/Teams/SharePoint) – geführte Hands-on-Übung
• 11:30–12:15 – Vertiefung: Fehlerbehandlung (Fehlerpfade, Wiederholungsrichtlinien), Parallelität und Scope-Muster; Monitoring der Flows (Run-Historie, Fehler-Alerts)
• 12:15–13:15 – Mittagspause
• 13:15–14:15 – Daten & Konnektoren: Arbeiten mit Datenquellen (SharePoint, Excel, Dataverse); HTTP-Aktionen (API-Aufrufe); sichere Anbindung und Throttling-Limits
• 14:15–14:45 – Governance & Sicherheit: Verwaltung von Umgebungen, DLP-Richtlinien und Konnektorkategorien; Benutzerrollen; Einführung in Lösungspakete (ALM-Grundlagen)
• 14:45–15:00 – Pause
• 15:00–15:45 – Praxis 2: Formular- und Eingangsverarbeitung – Aufbau eines Flows mit Bedingungen, Schleifen und Ausdruckslogik (z. B. Verarbeitung eines Formulareingangs)
• 15:45–16:15 – Exkurs: Power Automate für Desktop (RPA) – Unterschiede zu Cloud-Flows, attended vs. unattended Ausführung, typische Stolpersteine in RPA-Szenarien
• 16:15–16:40 – Betrieb & Best Practices: Prinzipien für den Betrieb von Flows – Namenskonventionen, Wiederverwendbarkeit, Protokollierung, Testen und Change Management
• 16:40–17:00 – Abschlussübung, Wissenscheck (Quiz), Q&A und Ausblick (Weiterführendes)

Termine & Kosten

Dieser wird als Online-Training durchgeführt. Sie können von überall auf der Welt teilnehmen und sind direkt mit dem Referenten verbunden, der den Kurs „life“ für sie hält. Sie haben also beispielsweise die Möglichkeit, jederzeit Fragen zu stellen, auch die virtuelle Zusammenarbeit mit anderen Teilnehmern ist gewünscht.

Der Kurs ist speziell auf das online-Format abgestimmt. Es ist also nicht einfach ein abgefilmtes Präsenz-Seminar. Die technische Grundlage ist Microsoft Teams. Für die Nutzung fallen für Sie selbstverständlich keine Kosten an. Sie brauchen nur einen geeigneten PC mit Voice-Funktionalität (hören und sprechen).

Die Teilnahme kostet pro Person Euro 400,00 (zuzüglich Mehrwertsteuer). Die Rechnungsstellung erfolgt nach Ende des Kurses. Die Zahlung erwarten wir ohne Abzüge innerhalb von zehn Tagen.

Anmeldung & Organisatorisches

Die Anmeldung zu den Kursen erfolgt direkt im System von Microsoft Virtual Events. Sie erhalten dann eine E-Mail mit den Zugangsdaten

4) Ausführliche Beschreibung der Schulung

Im Folgenden werden die Inhalte und Methoden der Schulung im Detail erläutert.

Didaktischer Ansatz

Die Schulung wechselt zwischen Impulsvorträgen, Live-Demos und betreuten Hands-on-Übungen. Dieser Methoden-Mix mit integrierten Fragerunden und kurzen Wissenschecks stellt sicher, dass Sie das Gelernte sofort praktisch anwenden und festigen können.

Übungsumgebung und Vorbereitung

Für die Übungen nutzen alle Teilnehmer eine bereitgestellte Demo-Umgebung mit Beispieldaten (SharePoint-Listen, Excel-Dateien etc.). Sie benötigen lediglich einen aktuellen Browser und einen Microsoft-365-Account mit Power-Automate-Zugriff (falls nicht vorhanden, stellen wir Test-Zugänge bereit). Bitte sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung. Bei Bedarf nutzen wir Breakout-Räume für Gruppenarbeiten; der Trainer unterstützt Sie dort bei Fragen.

Praxisübungen

Die praktischen Übungen sind das Herzstück der Schulung – hier setzen Sie das Gelernte unmittelbar in konkrete Flows um. Jede Übung führt zu einem greifbaren Ergebnis und deckt bestimmte Kernfunktionen von Power Automate ab. Außerdem gibt es klare Kriterien, woran Sie den Erfolg der Lösung messen.

Übung 1: Teams-Benachrichtigung bei neuem SharePoint-Eintrag – In dieser Einstiegsübung erstellen Sie einen Cloud-Flow, der Ihr Team automatisch informiert, sobald in einer SharePoint-Liste ein neuer Eintrag erfolgt. Als Auslöser verwenden wir „Wenn ein Element erstellt wird“ (SharePoint-Trigger). Der Flow prüft mittels einer Bedingung, ob der neue Listeneintrag bestimmte Kriterien erfüllt (z. B. Feld Status ist „Dringend“). Falls ja, wird eine Teams-Nachricht in einem Kanal gepostet, welche die Details des Elements enthält. Ziel der Übung ist es, die grundlegenden Bausteine Trigger, Aktion, Bedingung und dynamische Inhalte kennenzulernen. Prüfkriterium: Erzeugen Sie testweise einen neuen Eintrag in der SharePoint-Liste – innerhalb kurzer Zeit sollte im gewählten Teams-Kanal eine Nachricht erscheinen, die die Felder des Eintrags korrekt ausliest.

Übung 2: Genehmigungs-Flow mit Eskalation und Protokollierung – In der zweiten Übung entwerfen Sie einen mehrstufigen Workflow für einen Genehmigungsprozess. Sobald z. B. ein neues Dokument in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen wird, fragt der Flow per Teams-Approval oder Outlook-E-Mail bei einer definierten Person eine Freigabe an. Der Genehmiger kann zustimmen oder ablehnen. Wird innerhalb einer vorgegebenen Frist keine Antwort gegeben, erfolgt eine Eskalation (automatische Erinnerung oder Weiterleitung an einen Vertreter). Jede Entscheidung (inkl. Kommentar) wird in einer Protokoll-Liste (SharePoint) festgehalten. Ziel dieser Übung ist es, Genehmigungen mit Timeout/Eskalation und Logging einzusetzen. Prüfkriterium: Testen Sie den Flow, indem Sie ein Dokument hochladen und als Genehmiger nicht reagieren – nach Ablauf der Frist muss die Eskalationsaktion ausgelöst werden. Ebenso sollte bei einer echten Ablehnung oder Zustimmung der Vorgang korrekt verarbeitet und protokolliert werden.

Praxis-Tipp: Definieren Sie in Genehmigungs-Flows stets klare Fristen und Eskalationspfade. So vermeiden Sie, dass Vorgänge unbegrenzt offen bleiben. In unserem Beispiel sorgt ein Timeout dafür, dass nach 24 Stunden ohne Rückmeldung automatisch eine Eskalation (z. B. Benachrichtigung an den Vorgesetzten) erfolgt. Kommunizieren Sie diese Regeln an alle Beteiligten, damit das Service-Level für den Prozess eingehalten wird.

Übung 3: Datentransfer zwischen SharePoint und Excel (mit Fehlerbehandlung) – In der dritten Praxisaufgabe bauen Sie einen Flow, der Daten zwischen zwei Systemen überträgt. Konkret lesen wir periodisch (per geplantem Trigger, z. B. täglich) Einträge aus einer SharePoint-Liste aus und fügen sie an eine Excel-Tabelle an (zur Archivierung oder Auswertung). Hierbei lernen Sie den Umgang mit Schleifen (z. B. Apply to each für jeden Listeneintrag) und die Behandlung von Ausnahmen kennen. Sie implementieren im Flow einen Fehlerpfad: Tritt ein Fehler auf (z. B. Datei ist gesperrt), wird er protokolliert und der Flow fährt mit dem nächsten Datensatz fort, anstatt komplett abzubrechen. Außerdem nutzen wir Wiederholungsversuche (Retries) bei bestimmten Aktionen, damit temporäre Probleme (Netzwerkfehler o. Ä.) automatisch abgefangen werden. Ziel der Übung ist, Sie lernen, wie man Flows robust gestaltet, sodass sie auch bei Fehlern kontrolliert weiterlaufen. Prüfkriterium: Führen Sie einen Testlauf durch, bei dem absichtlich ein Fehler provoziert wird. Der Flow sollte den Fehler erkennen, sauber in der Logik verarbeiten (z. B. Fehler protokollieren) und dennoch alle übrigen Datensätze verarbeiten. Am Ende sind alle Listeneinträge in der Excel-Datei vorhanden und etwaige Fehler wurden dokumentiert.

Architektur & Design von Flows

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen Best Practices für den Aufbau übersichtlicher und wartbarer Flows. Ein zentrales Muster ist die Verwendung von Scopes (Bereichen), um zusammengehörige Aktionen zu strukturieren. Beispielsweise können Sie alle Schritte einer Prozessphase (etwa „Daten abrufen“, „verarbeiten“, „Ergebnis speichern“) in je einen Scope packen. Das macht den Flow übersichtlicher. Darauf aufbauend lernen Sie das Try-Catch-Prinzip kennen: Durch zwei Scopes – „Try“ für die Hauptaktionen und „Catch“ für Fehlerfälle – mit entsprechend konfigurierten Ausführen nach-Bedingungen lassen sich Fehler elegant abfangen. Im Catch-Scope platziert man z. B. Aktionen, die bei einem Fehler im vorherigen Abschnitt ausgeführt werden (etwa Benachrichtigung versenden, Aufräumarbeiten durchführen).

Ein weiterer Design-Aspekt ist der effiziente Umgang mit Variablen und Collections. Wir zeigen, wann es sinnvoll ist, mit Variablen (z. B. Zähler, Sammelobjekte) zu arbeiten und wie man Arrays bzw. Tabellen in Power Automate nutzt (z. B. um mehrere Werte zu sammeln und am Ende gesammelt zu verarbeiten). Außerdem betrachten wir Expressions (Ausdrücke) im Detail: Mit der integrierten Ausdruckssprache lassen sich Daten formatieren und logische Berechnungen durchführen, die über die Standardaktionen hinausgehen. Zum Beispiel kann man ein Datum um 7 Tage verschieben und formatieren mit:

@{formatDateTime(addDays(utcNow(), 7), ‚yyyy-MM-dd‘)}

Solche Ausdrücke erweitern die Funktionalität erheblich, erfordern aber Sorgfalt in der Syntax. Die Schulung stellt Ihnen häufig genutzte Funktionen vor und zeigt, wo Sie Referenzen für weitere Expressions finden.

Fehler vermeiden: Vermeiden Sie hart kodierte Werte (URLs, IDs, E-Mail-Adressen) direkt im Flow. Nutzen Sie stattdessen Umgebungsvariablen oder zentrale Konfigurationsdateien, um solche Werte zu speichern. So bleibt Ihr Flow portabel und leicht anpassbar, wenn Sie ihn in eine andere Umgebung übertragen oder sich Parameter ändern.

Schließlich betrachten wir Performance und Limits: Jeder Trigger und Konnektor hat gewisse Grenzwerte (z. B. max. Abrufrate, max. Laufzeit eines Flows). Wir geben Tipps, wie Sie Flows effizient gestalten – etwa Daten vorab filtern (damit große Datenmengen gar nicht erst vollständig geladen werden) und unnötige Schleifen vermeiden. Auch parallele Verarbeitung (Parallelitäts-Option in Schleifen) wird angesprochen: Sie kann Laufzeiten verkürzen, erfordert aber Bedacht, um Datenkonflikte zu vermeiden. Sie erhalten klare Richtlinien für stabile und skalierbare Flow-Architekturen.

Sicherheit & Compliance

Zunächst betrachten wir die Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien in Power Automate, die festlegen, welche Konnektoren in welcher Umgebung verwendet werden dürfen. Beispielsweise kann die IT vorgeben, dass in der Produktionsumgebung keine Social-Media-Konnektoren oder privaten Speicherdienste genutzt werden dürfen, um sensible Firmendaten zu schützen. Wir betrachten exemplarisch, wie solche Richtlinien aussehen können:

Sie lernen, wie solche Policies im Power Platform Admin Center erstellt werden und was passiert, wenn ein Flow gegen die Regeln verstößt (der Flow lässt sich dann z. B. nicht speichern oder ausführen).

Daneben besprechen wir Berechtigungen und Rollen: Wer darf Flows erstellen, wer darf sie ausführen? Wir erklären die Konzepte der Umgebungsrollen (z. B. Environment Maker vs. Environment Admin) und wie Flows innerhalb eines Teams geteilt oder gemeinsam bearbeitet werden können. Wichtig ist auch der Schutz von Anmeldedaten: Flows verwenden Verbindungen mit hinterlegten Zugangsdaten (OAuth-Token oder Service-Accounts). Wir zeigen Best Practices, damit Passwörter und API-Schlüssel nicht im Klartext im Flow stehen. Im Rahmen des Application Lifecycle Management (ALM) kommen Connection References zum Einsatz – diese erlauben es, bei Deployment eines Flows nur Verweise auf Verbindungen zu übertragen und die eigentlichen Credentials sicher in der Zielumgebung zu konfigurieren. So bleiben geheime Zugangsdaten geschützt, selbst wenn man Flows als Paket exportiert.

Abschließend weisen wir darauf hin, dass Aktionen in Power Automate auch im Microsoft 365 Audit-Log nachvollziehbar sind und jede Flow-Ausführung in der Historie protokolliert wird. Für kritische Prozesse lohnt sich zusätzliches Logging innerhalb des Flows (z. B. Eintrag in eine Log-Liste), um später prüfen zu können, welche automatischen Aktionen vorgenommen wurden.

Betrieb & Governance in der Praxis

Nach der Entwicklung eines Flows stellt sich die Frage, wie dieser im Alltag betrieben und weiterentwickelt wird. Hier geben wir praxisbewährte Hinweise zum Betrieb und zur Governance Ihrer Automatisierungen.

Monitoring & Alerts: Überwachen Sie regelmäßig die Ausführungen Ihrer Flows. Power Automate bietet eine Run-Historie mit Statusangaben und Detail-Logs pro Run. Wir zeigen, wie Sie gezielt nach Fehlern suchen und die Informationen (Eingaben/Ausgaben der Aktionen) zum Debugging nutzen. Außerdem richten wir Alerts ein: Sie können Benachrichtigungen konfigurieren, die Sie (per Mail oder Teams) alarmieren, falls ein Flow fehlschlägt. So bleiben kritische Flows nicht unbemerkt.

Änderungsmanagement: Führen Sie Änderungen zunächst in einer Testumgebung durch, bevor Sie einen Flow in der Produktion aktualisieren. Wir stellen dazu kurz Lösungen vor, mit denen man Flows paketieren, versionieren und über Umgebungen hinweg transportieren kann (ALM-Grundlagen).

Namenskonvention & Dokumentation: Vergeben Sie konsequent aussagekräftige Namen für Flows und Aktionen nach einer einheitlichen Konvention (z. B. Abteilungs-Präfixe). Pflegen Sie zudem die Flow-Beschreibung (Zweck, Ansprechpartner etc.), damit jeder im Team den Kontext kennt.

Wichtig: Nutzen Sie konsequent Präfixe und selbsterklärende Bezeichnungen für Flows und Aktionen. Eine klare Namenskonvention erleichtert Wartung und Kommunikation im Team erheblich. Beispielsweise könnten alle Flows der Personalabteilung mit „HR_“ beginnen, alle Aktionen sollten einen Namen in Klarsprache erhalten (statt Standardnamen wie „Aktion 1“). So behalten Sie auch in komplexen Projekten den Überblick.

Checkliste „Flow-Qualität“:
– Aussagekräftiger Name: Flow mit eindeutigem, beschreibendem Namen versehen (inkl. ggf. Abteilungs-Präfix). Aktionen sinnvoll benennen.
– Übersichtliche Struktur: Scopes/Bereiche nutzen, um logische Abschnitte zu trennen.
– Fehlerbehandlung vorhanden: Für kritische Aktionen sind Fehlerpfade implementiert (z. B. Scope mit alternativen Aktionen bei Fehler, Benachrichtigung bei Fehlschlag).
– Logging & Nachvollziehbarkeit: Wichtige Prozessschritte werden protokolliert (z. B. Eintrag in Log-Liste oder Info bei Erfolg/Fehler), um später nachvollziehen zu können, was der Flow gemacht hat.
– Gründlich getestet: Flow wurde mit verschiedenen Szenarien getestet (inkl. Sonderfällen wie leere Werte, große Datenmengen) – der Flow verhält sich robust.
– Dokumentation & Zuständigkeit: Der Zweck des Flows ist dokumentiert (im Beschreibungstext oder extern) und ein verantwortlicher Besitzer ist benannt. Zugriffsberechtigungen sind korrekt eingestellt.

Mit diesen Qualitätskriterien erhöhen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Automatisierungen und reduzieren den Wartungsaufwand.

Lizenzen & Grenzen von Power Automate

Viele Standard-Konnektoren (z. B. für Office 365, SharePoint) und Cloud-Flows sind in Microsoft 365-Plänen enthalten. Premium-Konnektoren (z. B. zu externen Datenbanken oder SAP) erfordern hingegen eine zusätzliche Power Automate-Lizenz (pro Benutzer oder pro Flow).

Ein Fokus liegt auf Power Automate Desktop (RPA): Attended RPA (mit Benutzer) ist in manchen M365-Plänen inklusive, während unattended RPA (unbeaufsichtigt auf einem Server) eine separate Lizenz benötigt. Höhere Lizenzstufen bieten zudem höhere Kapazitätsgrenzen (mehr Flow-Ausführungen/API-Aufrufe pro Tag). Wir sensibilisieren die Teilnehmer dafür, diese Grenzen zu kennen, damit es nicht überraschend zu Drosselungen oder Deaktivierungen kommt.

Erfolgskontrolle & Abschluss

Gegen Ende des Schulungstages steht eine Abschlussübung und eine kurze Erfolgskontrolle auf dem Programm. In der Abschlussübung wenden Sie das Gelernte noch einmal an, indem Sie eigenständig (oder in kleinen Teams) einen eigenen Flow konzipieren, der mehrere Elemente des Tages kombiniert. Der Trainer steht dabei beratend zur Seite und bespricht anschließend mögliche Lösungen im Plenum.

Direkt im Anschluss erfolgt ein Wissenscheck in form eines kurzen Online-Quiz. Hier beantworten Sie Fragen zu zentralen Begriffen und Best Practices (z. B. „Was ist ein Konnektor?“, „Wie fängt man Fehler in einem Flow ab?“). Dies dient zur Selbstüberprüfung – der Trainer erläutert die Antworten und klärt letzte Unklarheiten. So stellen wir sicher, dass die Lernziele erreicht wurden.

Als Kriterien für „erfolgreich absolviert“ gelten die aktive Teilnahme und das erfolgreiche Durchführen der Übungen. Zum Abschluss bekommen Sie zudem ein Handout-Paket, um das Erlernte später nachschlagen zu können. Darin finden Sie u. a. die Flow-Qualitäts-Checkliste (siehe oben), eine Übersicht „Tipps zur Fehlerbehandlung“ sowie einen Governance-Quick-Check, der die wichtigsten Fragen zur sicheren Einführung von Power Automate in der Firma zusammenfasst.

Abschließend geben wir einen Ausblick auf weiterführende Ressourcen, damit Sie Ihren Lernweg eigenständig fortsetzen können: – Microsoft-Dokumentation: Offizielle Power-Automate-Dokumentation und -Anleitungen (online), ideal als Nachschlagewerk. – Microsoft Learn: Kostenlose interaktive Lernpfade (Tutorials) für Power Automate – zum Selbststudium und Vertiefen einzelner Themen. – Community & Support: Die Power Automate Community-Foren und User Groups zum Erfahrungsaustausch, sowie Microsoft Support und TechBlogs mit aktuellen Best Practices.

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