Elektronische Unterschrift direkt in SharePoint – Adobe und DocuSign an Bord

Das Consulting Briefing meldet sich heute mit einem Thema, das erstaunlich unspektakulär aussieht – und im Alltag trotzdem richtig viel Wumms hat: die neue eSignature-Funktion in SharePoint und Microsoft 365. Kurz gesagt: Verträge, Angebote, Urlaubsanträge und sonstige Formulare können direkt aus der Dokumentbibliothek heraus zur Unterschrift geschickt und wieder sauber im gleichen System abgelegt werden. Kein PDF-Geschubse per Mail, kein „Wo ist die finale Version?“ mehr.

Stell dir die Szene vor: Ein Vertriebsmitarbeiter öffnet im Angebots-Workspace in SharePoint das finale Angebot, klickt auf „Signaturen anfordern“, trägt die Empfänger ein und schickt los. Der Kunde bekommt automatisch die Signaturanfrage, unterschreibt am Laptop oder Smartphone, und ein paar Minuten später liegt die unterschriebene Version wieder exakt in derselben Bibliothek – inklusive Protokoll. Genau das ist der Kern von eSignature in SharePoint.

Wie funktioniert eSignature konkret?

Technisch sitzt eSignature als Dienst auf SharePoint Online und ist Teil von SharePoint Premium / Microsoft Syntex. Du öffnest ein Dokument in einer SharePoint-Bibliothek (aktuell vor allem PDF und Word), klickst im Viewer auf das Stift- oder eSignature-Symbol und startest einen Assistenten: Empfänger eintragen, Reihenfolge festlegen, optional Nachricht hinzufügen, Felder für Signatur, Initialen und Datum per Drag & Drop auf das Dokument ziehen – fertig.

Der Signaturdienst verschickt die Einladungen, erinnert bei Bedarf an ausstehende Signaturen und meldet zurück, wenn alle unterschrieben haben. Der Clou: Die unterschriebene Version landet automatisch wieder im Ursprungsordner der Bibliothek, ergänzt um ein Prüfprotokoll. Du musst nichts manuell hochladen oder umbenennen, und du verlierst nicht die Historie rund um das Dokument.

Den Status kannst du direkt in SharePoint einsehen – je nach Ausbau auch über die Approvals-App in Teams, sodass Projektleiter und Fachbereiche in ihren gewohnten Oberflächen bleiben können.

Rolle von Adobe Sign und DocuSign

Microsoft hat eSignature so gebaut, dass es nicht nur den eigenen Signaturdienst nutzt, sondern sich auch nahtlos mit Adobe Acrobat Sign und DocuSign verzahnt. Im Dokumenten-Viewer kannst du beim Start des Prozesses auswählen, ob du die integrierte eSignature-Funktion oder einen angebundenen Drittanbieter nutzen willst.

Die Integration läuft dabei zweistufig: Zuerst wird eSignature im Microsoft 365 Admin Center auf den gewünschten SharePoint-Websites aktiviert. Danach verknüpft der Administrator in den eSignature-Einstellungen die Tenants von Adobe oder DocuSign mit Microsoft 365. Ab dann lässt sich der Signaturprozess für Dokumente aus der Bibliothek heraus mit dem gewählten Anbieter starten – inklusive Tracking und automatischer Ablage der unterschriebenen Dokumente in SharePoint.

Der spannende Punkt für die Praxis: Adobe und DocuSign beherrschen fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen nach eIDAS, während die Microsoft-eigene Basisfunktion eher auf einfache beziehungsweise fortgeschrittene Szenarien zielt. Wer also rechtssichere Prozesse mit qualifizierter Signatur braucht (etwa bestimmte Verträge im Arbeits- oder Gesellschaftsrecht), bleibt weiterhin auf spezialisierte Anbieter angewiesen – diese sind nun aber sauber in SharePoint eingebettet.

Voraussetzungen im Tenant

Ganz ohne Vorarbeit geht es natürlich nicht. Zunächst brauchst du SharePoint Online mit aktivierter SharePoint Premium / Syntex-Funktionalität, denn dort hängt eSignature organisatorisch dran. Die Aktivierung erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center im Bereich Syntex / Dokumentverarbeitung, wo du festlegst, auf welchen Websites eSignature zur Verfügung steht.

Für die Nutzung von Adobe Sign oder DocuSign benötigst du zusätzlich die entsprechenden Lizenzen im jeweiligen System – eSignature ist hier nur der Vermittler, nicht der Ersatz für die Anbieter. Im M365-Kontext spielt außerdem der Update-Kanal eine Rolle: Neue Funktionen landen typischerweise zuerst in Beta- und Current Channel, dann im aktuellen Enterprise-Kanal. Je nach Tenant-Einstellung kann es also sein, dass du eSignature in Word oder SharePoint ein paar Wochen früher oder später siehst.

Nicht ganz unwichtig sind auch die kleinen Fußnoten: Aktuell werden nur unverschlüsselte PDF-Dokumente unterstützt, Dateigrößen sind begrenzt und der Dienst prüft, ob der Absender Schreibrechte im Ursprungsordner hat. Wer munter mit Sensitivity Labels alles verschlüsselt, muss hier also genau hinschauen, wie die Schutzmechanismen mit dem Signaturprozess zusammenspielen.

Vorteile: kein Medienbruch, klare Ablage

Der größte Gewinn ist der Wegfall der Medienbrüche. Statt „Word in PDF exportieren, Mail aufmachen, anhängen, warten, zurückbekommen, Datei irgendwo ablegen“ läuft der komplette Zyklus im gleichen System: erstellen, prüfen, unterschreiben, archivieren – alles in SharePoint und Microsoft 365.

Das reduziert Durchlaufzeiten (gerade bei einfachen Standardverträgen oder Formularen), senkt die Fehleranfälligkeit („falsche Version signiert“) und macht Audits deutlich angenehmer, weil unterschriebene Dokumente inklusive Protokoll mit Bordmitteln auffindbar bleiben. Und ja, ein bisschen Papier spart es auch – wobei der wahre Mehrwert in der Prozessgeschwindigkeit und Transparenz liegt.

Rechtsgültigkeit: einfache vs. qualifizierte Signatur

Juristisch wird es immer dann spannend, wenn aus „nice to have digital“ plötzlich „gerichtsfest“ werden soll. In Europa unterscheidet die eIDAS-Verordnung drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Qualifizierte Signaturen sind der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, erfordern aber zusätzliche Identitätsprüfungen und einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

Für viele Alltagsszenarien (Angebote, interne Freigaben, einfache Dienstleistungsverträge) reicht eine einfache oder fortgeschrittene Signatur völlig aus. Bei bestimmten Verträgen – etwa befristeten Arbeitsverträgen oder speziellen Miet- und Finanzdokumenten – kann die qualifizierte Signatur Pflicht sein. Hier kommt dann typischerweise Adobe oder DocuSign mit QES-Option ins Spiel, während SharePoint eSignature die Integration und Ablage übernimmt. Die Botschaft für IT-Projektleiter: Gemeinsam mit Rechtsabteilung und Datenschutz klären, welche Dokumenttypen welches Signaturniveau benötigen – und das sauber dokumentieren.

Was verändert sich im Geschäftsalltag?

Nehmen wir drei klassische Beispiele: Verträge, Angebote, Urlaubsanträge.

Verträge – etwa Rahmenverträge mit Lieferanten – entstehen häufig in Word, werden kollaborativ in Teams bearbeitet und liegen am Ende in einer Vertragsbibliothek in SharePoint. Mit eSignature verschwindet der letzte Schritt „Man schickt das PDF als Anhang“ aus dem Bild. Stattdessen sitzt der komplette Lebenszyklus im selben Workspace, und das Vertragscontrolling kann jederzeit sehen, welche Verträge noch im Signaturlauf hängen.

Angebote im Vertrieb folgen einem ähnlichen Muster, aber mit höherem Zeitdruck. Hier zahlt sich die direkte Anbindung besonders aus: Angebot fertig, Signaturen anfordern, Kunde unterschreibt, fertig. Kein „Können Sie mir das bitte noch einmal schicken?“, weil der Anhang in der Mail-Flut verloren gegangen ist.

Urlaubsanträge und interne Formulare wirken vielleicht weniger spektakulär, sind aber massenhaft vorhanden. In Kombination mit Power Automate und SharePoint-Listen kannst du Anträge digital erfassen, genehmigen lassen und bei Bedarf per eSignature unterschreiben. Die unterschriebenen PDFs landen sauber in einer HR-Bibliothek und stehen für Prüfungen zur Verfügung – ohne zusätzliche Datei-Ablagen auf Netzlaufwerken.

Empfehlungen für den Rollout

Wie gehst du das Ganze pragmatisch an, ohne direkt ein Riesenprogramm zu bauen?

Sinnvoll ist ein Pilot in einer klar umrissenen Fachabteilung – typischerweise HR (Arbeitsverträge, Vertragsnachträge, Bescheinigungen) oder Vertrieb (Angebote, NDAs). Dort gibt es viele Vorgänge mit Unterschriftenpflicht und einen hohen Leidensdruck durch Medienbrüche.

Parallel legst du eine interne Richtlinie zur elektronischen Signatur fest: Welche Signaturstufen werden wofür genutzt? Welche Anbieter sind freigegeben? Wie lange werden unterschriebene Dokumente in welcher Bibliothek vorgehalten? Und wie werden externe Unterzeichner eingebunden (Gäste, externe Mailadressen)? Diese Richtlinie sollte gemeinsam von IT, Recht, Datenschutz und Informationssicherheit abgestimmt werden.

Bei der Anbieterauswahl lohnt ein nüchterner Blick: Reicht für den Großteil der Fälle die integrierte Microsoft-eSignature-Funktion, oder gibt es bereits DocuSign/Adobe-Verträge, die weiter genutzt werden sollen? Brauchst du qualifizierte Signaturen in größerem Umfang, oder sind das nur Spezialfälle? Die Antworten bestimmen, wie tief du Adobe oder DocuSign in SharePoint integrierst.

Ein oft unterschätzter Punkt sind die Dokumentvorlagen. Wenn du eSignature ernsthaft nutzen willst, sollten Standardverträge, Formulare und Anschreiben so aufgesetzt sein, dass Signaturfelder klar definiert sind, Platz für digitale Unterschriften vorhanden ist und Metadaten (z. B. Vertragsart, Kunde, Gültigkeitszeitraum) als Spalten in der Bibliothek gepflegt werden. Das erleichtert sowohl die Ablage als auch spätere Auswertungen.

Zum Schluss brauchst du nur noch eines: Benutzer, die wissen, was sie tun. Ein kurzes Training oder ein fünfseitiger „How-to-eSignature“-Guide mit Screenshots reicht oft völlig aus. Entscheidend ist, dass alle verstehen, wann sie welche Signaturart verwenden, wie sie den Status prüfen und wo sie die unterschriebenen Dokumente wiederfinden. Der Rest ergibt sich im Alltag – und plötzlich wundert man sich, wie man so lange mit Scannern, PDF-Anhängen und Papierordnern leben konnte.

Genau an diesem Punkt wird eSignature für SharePoint und Microsoft 365 spannend: Es ist kein „glänzendes neues Tool“, sondern ein leiser, aber sehr wirksamer Hebel, mit dem du bestehende Geschäftsprozesse modernisierst. Und damit passt es perfekt in das Bild, das wir im „Consulting Briefing“ immer wieder zeichnen: Digitalisierung heißt nicht, alles neu zu erfinden – sondern die Arbeitsrealität Stück für Stück weniger absurd zu machen.