Neuer SharePoint: App-Bar, Discover, Toggle für Nutzer

Consulting Briefing: Neue SharePoint-Erfahrung sauber einführen statt hektisch wegmoderieren

Microsoft testet eine neue SharePoint-Erfahrung in der Public Preview. Herzstück ist eine überarbeitete App-Bar, die SharePoint stärker entlang typischer Aufgaben organisiert: Discover, Publish und Build. Die Aktivierung erfolgt per Tenant-Opt-in. Nach dem Einschalten sehen Nutzer standardmäßig die neue Oberfläche; während der Preview können sie per „New SharePoint“-Toggle zur bisherigen Ansicht zurückwechseln. Für IT ist das keine bloße Kosmetik, sondern eine sichtbare Veränderung mit Folgen für Kommunikation, Support, Navigation und Governance.

Für DACH-Unternehmen lautet die nüchterne Wahrheit: Wer eine klare Informationsarchitektur, saubere Navigation und verlässliche Inhaltsverantwortung hat, profitiert. Wer ein gewachsenes Intranet mit Linkfriedhof, Bereichs-Silos und kryptischen Seitennamen betreibt, bekommt mit der neuen Oberfläche eher neue Irritationen als neue Produktivität. Der Rollout sollte deshalb als kleines Change-Projekt behandelt werden: mit Pilotgruppen, FAQ, Training, Support-Skripten, Feedbackkanälen und enger Beobachtung von Message Center und Release-Einstellungen.

Was Microsoft konkret ändert

Microsoft beschreibt die neue SharePoint-Erfahrung als visuelle Überarbeitung mit neuer Navigation rund um die drei Hauptszenarien Entdecken, Veröffentlichen und Lösungen bauen. Die App-Bar verankert dabei das Home Site, die Bereiche Discover, Publish und Build sowie einen direkten Weg zu OneDrive. Diese neue Struktur soll die typischen Wege im Produkt verkürzen und gleichzeitig die Basis für weitere SharePoint- und KI-Funktionen bilden.

Besonders relevant für Redaktionen: Der Bereich Publish stärkt den Weg zum Erstellen und Veröffentlichen moderner Seiten und Nachrichten. Microsoft dokumentiert weiterhin den klassischen Ablauf über moderne Seiten, Entwürfe und Veröffentlichung. Das heißt: Die Inhalte bleiben fachlich dieselben, aber der Einstieg wird sichtbarer und näher an die tägliche Arbeit von Kommunikations- und Intranet-Teams gerückt.

Ebenfalls wichtig: Die Vorschau ist nicht automatisch aktiv, sondern muss vom Tenant aus eingeschaltet werden. Nach dem Opt-in bekommen Nutzer standardmäßig die neue Oberfläche zu sehen und können in der Preview per Toggle zurück zur bisherigen Erfahrung wechseln. Genau dieser Mix aus zentraler Aktivierung und individuellem Rückweg ist change-seitig interessant: technisch simpel, organisatorisch tückisch. Der Helpdesk darf sich sonst auf die klassische Frage freuen: „Warum sieht das plötzlich anders aus als gestern?“

Einordnung für DACH-Intranets

In vielen DACH-Intranets erfüllt SharePoint gleichzeitig vier Rollen: Nachrichtenkanal, Serviceportal, Dokumentdrehscheibe und Einstiegspunkt für Prozesse. Die neue SharePoint-Erfahrung unterstützt diese Mehrfachrolle nur dann gut, wenn Struktur und Benennung stimmen. Discover funktioniert am besten, wenn Inhalte sauber kategorisiert, Seiten eindeutig benannt und Zuständigkeiten geklärt sind. Ein hübscher Einstieg heilt keine chaotische Informationsarchitektur. Digitaler Wildwuchs bleibt digitaler Wildwuchs, auch mit frischer Lackierung. Das Biest trägt dann nur modernere Schuhe.

Darum sollten Unternehmen vor dem breiten Rollout drei Dinge prüfen: Erstens eine klare Trennung zwischen Unternehmenskommunikation, Fachbereichsinhalten und prozesskritischen Informationen. Zweitens eine Navigation mit möglichst wenigen Ebenen und verständlichen Begriffen. Drittens verbindliche Seitentypen für News, Bereichsseiten, Services, Richtlinien und FAQ. Sonst landet alles weiter in derselben Content-Suppe, nur mit eleganterer Kelle.

Change-Checkliste für die Einführung

Kommunikationspaket
Ankündigung mit Termin, Zielbild und zwei Screenshots „alt versus neu“. Klare Botschaft: Inhalte bleiben erhalten, nur Wege und Einstiege ändern sich. Zusätzlich ein kurzer Leitfaden für Führungskräfte und Multiplikatoren, damit nicht jede Abteilung ihren eigenen Intranet-Mythos erfindet.

FAQ
Wo finde ich meine Teamsite? Was bedeutet Discover? Wie veröffentliche ich News? Wie nutze ich den Toggle? Warum sieht SharePoint bei Kollegen anders aus? Welche Auswirkungen hat das auf OneDrive und Home Site?

Training
Kurzformat für alle Nutzer: 10 bis 15 Minuten Überblick. Vertiefung für Redakteure: Seiten, News, Entwürfe, Veröffentlichung, Navigation. Schulung für Helpdesk und Multiplikatoren: häufige Fragen, Rückschalten per Toggle, Abgrenzung zwischen UI-Frage und Berechtigungsproblem.

Support-Skripte
Standardantworten für „Ich finde meine Inhalte nicht“, „Ich will zurück zur alten Ansicht“ und „Warum ist mein Einstiegspunkt weg?“. Dazu ein klarer Eskalationspfad für echte Navigations-, Berechtigungs- oder Home-Site-Probleme.

Technische Empfehlungen

Für den Rollout sollte die Organisation zuerst die Release-Einstellungen im Microsoft-365-Admin-Center sauber prüfen. Microsoft empfiehlt für Änderungen an Microsoft 365 ausdrücklich das Arbeiten mit Targeted Release, damit ausgewählte Personen Neuerungen früher sehen und Rückmeldungen geben können. Änderungen an Release-Einstellungen können bis zu 24 Stunden brauchen.

Praktisch heißt das: erst Tenant-Opt-in, dann Pilotgruppen mit Intranet-Redaktion, Helpdesk, Kommunikation und einigen normalen Fachbereichen. Parallel sollten IT und Kommunikation das Message Center beobachten, um Änderungen an Rollout, Verhalten und Dokumentation frühzeitig zu sehen.

Beim Thema Telemetrie und Feedback lohnt sich ein doppelter Blick. Einerseits sollte intern gemessen werden: Ticketvolumen, häufige Fragen, Nutzung von Hilfeseiten, qualitative Rückmeldungen aus Pilotgruppen. Andererseits bietet Microsoft Richtlinien, um Benutzerfeedback in Microsoft 365 zu steuern, zielgerichtet auf Entra-Gruppen auszurichten und im Admin Center auszuwerten.

Roadmap 30 / 60 / 90 Tage

30 Tage
Ist-Aufnahme von Home Site, globaler Navigation, Seitentypen und redaktionellen Prozessen. Pilotgruppe benennen. Kommunikationspaket, FAQ und Support-Skripte vorbereiten. Release-Einstellungen und Tenant-Opt-in im Test sauber prüfen.

60 Tage
Pilot aktivieren. Schulungen für Redaktion, Helpdesk und Multiplikatoren durchführen. Feedback strukturiert erfassen. Erste Navigationsprobleme, Benennungsfehler und Inhaltslücken beheben. Messpunkt setzen: Welche Fragen treten wirklich auf, und welche waren nur theoretisches Gewitter?

90 Tage
Breiter Rollout nur dann, wenn Navigation, Home Site, FAQ und Support stehen. Danach gezielte Optimierung von Informationsarchitektur, News-Prozessen und redaktionellen Standards. Das Ziel ist nicht bloß „neue Oberfläche live“, sondern ein Intranet, das endlich weniger nach Aktenkeller und mehr nach Arbeitsplatz aussieht.