SharePoint Informationsarchitektur Best Practices
Flache Strukturen, Hub-Sites und Metadaten – Microsoft-Guidance für das moderne IntranetConsulting Briefing
12.06.2026 · boddenberg.de
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SHAREPOINT / TEAMS |
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SharePoint Informationsarchitektur Best Practices
Executive Summary
Microsoft hat seine Guidance zur SharePoint-Informationsarchitektur überarbeitet (Stand der Kerndokumente: Anfang bis Mitte 2025) – und die Botschaft ist erfreulich unbequem: Deine alte, liebevoll verschachtelte Subsite-Hierarchie ist tot. Sie weiß es nur noch nicht. Die moderne Architektur ist flach. Jede abgeschlossene Aufgabe, jedes Thema, jede Arbeitseinheit bekommt eine eigene Site. Zusammengehalten wird das Ganze nicht mehr durch starre Vererbung, sondern durch Hub-Sites – die „Verkabelung“ deines Intranets.
Für dich als Entscheider heißt das: Wer jetzt sauber plant, gewinnt eine Architektur, die organisatorische Reorganisationen überlebt, ohne dass tausend Links brechen. Wer weiter Ordner in Ordner in Ordner stapelt, baut sich einen Datenfriedhof mit exzellenter Auffindbarkeit für die eigene Frustration. Die gute Nachricht: Die Hebel sind bekannt, die Grenzwerte dokumentiert, und der Aufwand liegt vor allem im Kopf – nicht im Budget.
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FAKTEN-CHECK Kernbotschaft in einem Satz: Flache Site-Struktur, Hub-Sites als Bindegewebe, Metadaten statt Ordnergräber, und Navigation auf drei Ebenen (global, Hub, lokal). Alles andere ist Beiwerk. |
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Worum geht es im Detail?
Informationsarchitektur (IA) ist die unsexy Disziplin, die darüber entscheidet, ob deine Mitarbeiter das Reisekostenformular in elf Sekunden oder in elf Minuten finden. Microsoft definiert sechs Bausteine: globale Navigation, Hub-Struktur, lokale Navigation, Metadaten-Architektur, Suche und personalisierte Inhalte. Klingt nach Folientapete – ist aber die Grundlage für alles, was danach kommt.
Die Welt ist flach
Das klassische SharePoint war ein Baum: eine Websitesammlung, darunter Unterwebsites, darunter weitere Unterwebsites, alles brav vererbt – Navigation, Berechtigungen, Design. Schön ordentlich, bis sich die Organisation ändert. Und sie ändert sich immer. Das Problem: Eine Unterwebsite ist ein physisches Konstrukt, sie steckt in der URL. Ziehst du eine Abteilung um, brechen alle Links auf den Inhalt. Schlimmer noch: Viele Richtlinien – Aufbewahrung, Klassifizierung – wirken auf die gesamte Websitesammlung. Du aktivierst ein Feature für eine Unterwebsite und beglückst ungefragt zwölf andere mit.
Die moderne Empfehlung ist radikal simpel: Unterwebsites werden nicht mehr empfohlen. Erstelle stattdessen eine Site pro Thema, Aufgabe oder Arbeitseinheit. Jede ist eine eigene Websitesammlung mit eigenen Berechtigungen. Wird ein Thema obsolet, archivierst oder löschst du die Site – ohne Kollateralschaden. Verbunden wird über Roll-up-Webparts (News, Hervorgehobener Inhalt, Sites), über Inline-Links, über Navigationslinks und vor allem über Hubs.
Abbildung 1: Vom Subsite-Friedhof zur Hub-Galaxie – warum 'flach' kein Designfehler, sondern das Ziel ist.
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WARNUNG Unterwebsites werden weiterhin technisch unterstützt – das ist kein Freibrief. Wer 2026 noch neue Subsite-Hierarchien baut, baut bewusst Legacy. Du erkennst es später daran, dass die Migration teurer wird als das ursprüngliche Projekt. |
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Hub-Sites: das Bindegewebe
Hubs sind die zentrale Erfindung der flachen Welt. Sie modellieren Beziehungen als Verknüpfungen statt als Hierarchie. Eine Hub-Site gibt dir drei Dinge: gemeinsame Navigation und Branding, Roll-up von Inhalten und Suche über alle zugeordneten Sites, sowie ein Zuhause – eine Startseite für die Site-Familie. Eine Abteilung umorganisieren heißt jetzt: Site einem anderen Hub zuordnen. Ein Klick, keine gebrochenen Links.
Wichtig für die Planung: Jede Site gehört zu genau einem Hub. Inhalte können aber per Webpart auf mehreren Hubs auftauchen. Hubs lassen sich außerdem untereinander verbinden (Hub-zu-Hub-Zuordnung), wodurch sich der Suchbereich über bis zu drei Ebenen erstreckt. News fließen dabei immer nur nach oben – von der zugeordneten Site zum Hub, nie zurück. Wer maximale Reichweite will, veröffentlicht direkt auf dem Hub.
Abbildung 2: Die wichtigsten Grenzwerte rund um Hubs – ausdrucken und an die Wand des nächsten Architektur-Workshops hängen.
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FAKTEN-CHECK Harte Zahlen aus der Microsoft-Doku: bis zu 2.000 Hub-Sites pro Tenant. Navigationslinks technisch 500 pro Ebene, sinnvoll maximal 100. Das 'Sites'-Webpart zeigt dynamisch maximal 99 Sites. Der Suchbereich eines Hubs verträgt rund 2.000 Sites – ab da wird es zäh. Eine Bibliothek fasst bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner, eine Websitesammlung bis zu 2.000 Listen und Bibliotheken. |
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Drei Ebenen Navigation – und das 500er-Limit
Wegfindung passiert auf drei Ebenen. Die globale Navigation spannt sich über das gesamte Intranet und wird über die SharePoint-App-Leiste auf der Home-Site aktiviert – ohne Home-Site keine globale Navigation. Die Hub-Navigation sitzt darunter, gilt für die Site-Familie und kann bis zu drei Ebenen tief sein. Die lokale Navigation schließlich führt durch die einzelne Site – bei Teamsites links im Schnellstart, bei Kommunikationssites oben. Und über allem schwebt ein hartes Limit: Jede Navigationsart (Site, Hub, global, Fußzeile) erlaubt 500 Unterlinks pro Ebene. Link 501 quittiert mit einer Fehlermeldung.
Drei Site-Typen, drei Absichten
Teamsites sind zum Zusammenarbeiten – alle Mitglieder sind Autoren, angebunden an eine Microsoft-365-Gruppe inklusive Teams und Planner. Kommunikationssites sind zum Senden – wenige Autoren, viele Leser. Hub-Sites sind zum Verbinden. Microsoft-365-Gruppen gibt es ausschließlich bei Teamsites. Wer diese Absichten verwechselt, baut eine Kommunikationssite, auf der 200 Leute gleichzeitig editieren wollen – und wundert sich über das Chaos.
Metadaten statt Ordnergräber
Der wichtigste Hebel für Auffindbarkeit sind nicht Ordner, sondern Spalten und Inhaltstypen. Verwaltete Metadaten (Managed Metadata) verbinden Klassifizierung, Filterung, Suche und sogar Aufbewahrungsrichtlinien. Ordner sind ein physisches Konstrukt mit begrenzter Flexibilität – nicht per se böse, aber alles jenseits von ein bis zwei Verschachtelungsebenen wird zur Auffindbarkeits-Hypothek. Die elegante Alternative: mehrere themenspezifische Bibliotheken plus Websitespalten und gefilterte Ansichten für verschiedene Zielgruppen.
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AUS DEM MASCHINENRAUM Klassiker aus einem realen Projekt: Eine Rechtsabteilung hatte ihre Verträge in 14 (!) verschachtelten Ordnerebenen abgelegt – sortiert nach Jahr, dann Land, dann Vertragsart, dann Initialen des Sachbearbeiters. Niemand fand irgendwas, die Suche war nutzlos, weil null Metadaten existierten. Nach dem Umbau auf zwei Bibliotheken mit fünf verwalteten Spalten dauerte das Wiederfinden eines Vertrags 8 Sekunden statt 'fragen wir mal Frau Müller, die weiß das'. Frau Müller ging übrigens drei Wochen später in Rente. Knapp. |
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Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/information-architecture-modern-experience
Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/planning-hub-sites
Was sind Chancen? Was sind Risiken?
Die flache Architektur ist kein Selbstzweck, sondern ein Geschäftsvorteil – wenn du sie richtig nutzt. Und ein Risiko, wenn du sie halbherzig anfängst und auf halber Strecke aufgibst.
Die Chancen
Erstens Wandelbarkeit: Beziehungen sind Links, keine URLs. Reorganisationen kosten Minuten statt Migrationsprojekte. Zweitens kontextbezogene Suche: Hubs schaffen Suchbereiche, in denen 'Vision' das Sehbenefit-Dokument findet und nicht die Unternehmensstrategie. Drittens serendipitäre Entdeckung – Nutzer stolpern über relevante Inhalte aus Nachbar-Sites, die sie nie aktiv gesucht hätten. Viertens verteilte Governance: Jede Site trägt ihre eigenen Richtlinien, statt dass ein Feature gleich die halbe Websitesammlung umkrempelt.
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TIPP Starte mit Hubs für die Funktionen, die deine Leute wirklich brauchen: HR, Finanzen, IT, Recht, Kommunikation. Du brauchst nicht für jede Funktion einen Hub – erst wenn eine Funktion mehrere logisch getrennte Dienste bündelt (wie HR mit Benefits, Recruiting, Performance), lohnt das eigene Bindegewebe. |
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Die Risiken
Erstens Hub-Wildwuchs: Wer aus Begeisterung 80 Hubs anlegt, baut ein neues Chaos – nur diesmal flach. Zweitens Navigations-Überlauf: Mehr als 100 Links pro Ebene sind technisch erlaubt, aber für Menschen unlesbar; bei 500 ist ohnehin Schluss. Drittens Berechtigungs-Überraschungen: Roll-ups sind sicherheitsgetrimmt. Verknüpfst du eine private Site mit einem Hub, sehen Außenstehende den Inhalt nicht – aber unter Umständen den Navigationslink, der sie dann in eine Zugriffs-Sackgasse führt. Viertens vernachlässigte Metadaten: Ohne Taxonomie verkommt die flache Welt zum selben Ordnerfriedhof, nur breiter verteilt.
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WARNUNG Der teuerste Fehler ist die halbe Migration: ein paar moderne Hubs, daneben die alte Subsite-Wildnis, dazu drei konkurrierende Navigationskonzepte. Das ist schlimmer als der Status quo, weil niemand mehr weiß, welche Welt gerade gilt. Entweder ganz – oder mit klarem, phasenweisem Plan. |
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Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?
Informationsarchitektur ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Dauerlauf. Aber es gibt eine sinnvolle Reihenfolge, mit der du anfängst – und mit der du nicht nach drei Monaten frustriert wieder bei Ordnern landest.
Abbildung 3: Die Vorbereitungs-Roadmap in sechs Schritten – von 'wir haben da was' zu echter Architektur.
Schritt eins ist Zuhören: Verstehe deine Nutzer und ihre Aufgaben. Microsoft beschreibt drei Find-Szenarien – 'Ich weiß, es existiert und wo', 'ich weiß, es existiert, aber nicht wo' und 'ich weiß nicht, ob es existiert'. Deine Architektur muss alle drei bedienen. Schritt zwei ist die Taxonomie: Welche Spalten, welche Inhaltstypen, welche verwalteten Begriffe brauchst du? Das jetzt zu klären ist billiger als jede nachträgliche Daten-Reklassifizierung.
Schritt drei ist der Hub-Plan: funktional oder regional? Beides ist valide – aber entscheide konsistent. Wenn du Vertrieb regional bündelst, dann auch HR. Schritt vier ist Governance: Wer darf Sites erstellen, welche Namenskonvention gilt (HR Hub, HR Central, HR Portal – such dir eine aus und zieh sie durch), wie sieht der Lebenszyklus aus? Schritt fünf klärt Home-Site und globale Navigation über die App-Leiste. Und Schritt sechs misst Adoption und schärft die IA laufend nach – denn die Organisation ändert sich, garantiert.
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TIPP Hol die Fachbereiche früh an den Tisch – HR, Marketing, Engineering. Sie kennen ihre echten Aufgaben besser als jede IT-Annahme. Informationsarchitektur, die im stillen Kämmerlein der IT entsteht, scheitert verlässlich an der Realität des Arbeitsalltags. |
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Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/planning-hub-sites
Quelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/sharepoint
Häufig gestellte Fragen
Sollten wir bestehende Unterwebsites jetzt sofort auflösen?
Nicht überstürzt. Unterwebsites werden weiterhin unterstützt, du musst also nicht über Nacht migrieren. Plane den Umstieg aber bewusst: Neue Strukturen baust du flach mit Hubs, und bestehende Hierarchien löst du schrittweise auf, beginnend mit den Bereichen, die sich organisatorisch am häufigsten ändern.
Wie viele Hub-Sites brauchen wir wirklich?
So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Technisch erlaubt Microsoft bis zu 2.000 Hubs pro Tenant, aber das ist keine Zielgröße. Starte mit Hubs für die zentralen Funktionen wie HR, IT, Finanzen und Recht und lege erst dann weitere an, wenn eine Funktion mehrere logisch getrennte Dienste bündelt.
Kann eine Site zu mehreren Hubs gleichzeitig gehören?
Nein, jede Site ist immer genau einem Hub zugeordnet. Ihre Inhalte können aber per Roll-up-Webpart auf mehreren Hubs erscheinen, und Hubs lassen sich untereinander verbinden, um den Suchbereich über bis zu drei Ebenen auszudehnen.
Warum sollen wir Metadaten statt Ordnern verwenden?
Weil Ordner ein starres, physisches Konstrukt sind, das Suche und Mehrfachsicht verhindert. Spalten, Inhaltstypen und verwaltete Metadaten erlauben dagegen Filtern, Sortieren, gefilterte Ansichten und eine deutlich bessere Suche – mehr als ein bis zwei Ordnerebenen solltest du daher vermeiden.
Was passiert mit der Navigation, wenn wir zu viele Links setzen?
Jede Navigationsart erlaubt maximal 500 Unterlinks pro Ebene – danach gibt es eine Fehlermeldung. Aus Nutzersicht wird es schon weit früher unbrauchbar, weshalb pro Ebene praktisch nicht mehr als rund 100 Links stehen sollten.
