Wissensmanagement mit SharePoint: Pages statt Wiki
Warum Wikis scheitern – und wie SharePoint-Seiten, News und Suche es besser machenWissensmanagement mit SharePoint: Pages statt Wiki
Fast jede Organisation hat eines: das Wiki. Voller guter Absichten gestartet, mit Begeisterung befüllt — und heute ein digitales Museum, in dem die VPN-Anleitung von vor vier Jahren als Top-Treffer thront. Die reflexhafte Diagnose lautet dann „falsches Werkzeug“, und die reflexhafte Therapie „neues Portal“. Beides ist falsch. Wikis sterben nicht an der Technik, sondern an einem Teufelskreis aus fehlender Zuständigkeit und schleichendem Vertrauensverlust — und der dreht sich in jedem Werkzeug gleich. Dieser Artikel erklärt den Kreis, zeigt den modernen SharePoint-Baukasten für Wissen (Seiten, News, Suche) und vor allem: die Rollen und Rituale, die Wissen am Leben halten.
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FAKTENKASTEN — Wissensmanagement in SharePoint und Microsoft 365 Klassische Wiki-Seiten und das Enterprise-Wiki stammen aus der Classic-Ära von SharePoint; für neue Inhalte empfiehlt Microsoft moderne Websiteseiten (Site Pages) mit Webparts, Versionierung und Kommentarfunktion. Moderne Seiten liegen in der Websiteseiten-Bibliothek und sind technisch Listenelemente: Sie können Metadatenspalten tragen, in Ansichten gefiltert werden und erscheinen in der Suche. News-Beiträge sind Seiten mit Verteilmechanik: Rollup auf Hub- und Startseiten, Benachrichtigungen und Zielgruppenadressierung (Audience Targeting). Microsoft Viva Topics wurde am 22. Februar 2025 eingestellt; veröffentlichte Themenseiten wurden zu regulären SharePoint-Seiten, und Microsoft empfiehlt seither SharePoint fürs Publizieren, Microsoft Search fürs Auffinden und Copilot für KI-gestützte Antworten. Microsoft Search unterstützt redaktionelle Antworten: Lesezeichen (Bookmarks), Akronyme und Q&A werden im Admin Center gepflegt und in der Suche prominent vor den regulären Treffern ausgespielt. Stand: August 2026 · boddenberg.de |
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Warum das klassische Wiki tot ist
Die Anatomie des Wiki-Sterbens ist immer dieselbe, und sie beginnt ausgerechnet mit dem Feature, das alle so charmant fanden: Jeder darf schreiben. Was nach Demokratie klingt, heißt in der Praxis: Niemand ist zuständig. Inhalte veralten still, weil Aktualisieren niemandes Aufgabe ist. Irgendwann erwischt der erste Kollege eine veraltete Anleitung, richtet danach Schaden an — und erzählt es herum. Ab da gilt das Wiki als unzuverlässig, wird nicht mehr gelesen, und was niemand liest, pflegt erst recht niemand. Der Kreis ist geschlossen:
Skizze 1: Der Wiki-Teufelskreis links — er dreht sich in jedem Werkzeug. Rechts die vier Dinge, die ihn brechen: Eigner, Metadaten, Suche, News.
Das klassische SharePoint-Wiki hat diesen Kreis technisch noch befeuert: Classic-Seiten ohne Metadaten, ohne Verteilmechanik, ohne Review-Gedanken — und auch Microsofts KI-Anlauf Viva Topics, der Wissen automatisch ernten sollte, ist seit Februar 2025 Geschichte. Die Richtung, die bleibt, ist ernüchternd vernünftig: Wissen wird auf normalen SharePoint-Seiten publiziert, über die Suche gefunden und über Copilot befragt. Die Technik dafür liegt bereit. Was fehlt, ist fast immer das Betriebsmodell — dazu gleich mehr.
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PRAXISBOX — das 800-Seiten-Museum Softwarehaus, beim Kickoff verkündet der IT-Leiter nicht ohne Stolz: „Wissensmanagement haben wir — unser Wiki hat über 800 Seiten.“ Stichprobe gefällig? Die meistbesuchte Seite: eine VPN-Einrichtungsanleitung, letzte Änderung vor gut vier Jahren, beschrieben wurde ein Client, den es seit zwei Jahren nicht mehr gab. Der Support konnte die Folgen beziffern: Die Anleitung produzierte verlässlich Tickets, weil neue Kollegen ihr brav folgten — bis zum Schritt, der ins Leere lief. Eine veraltete Anleitung ist eben nicht wertlos, sie ist schädlich: Sie kostet erst die Zeit des Lesers und dann die des Supports. Beim Aufräumen wurde radikal sortiert: 90 Seiten überlebten mit Eigner und Review-Datum, der Rest wanderte ins Archiv. Der IT-Leiter fasste es am Ende selbst am besten zusammen: „Wir hatten kein Wissensmanagement. Wir hatten eine Deponie mit Suchfeld.“ |
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Der moderne Baukasten: Seiten, News, Suche
Seiten sind Listenelemente — nutze das
Der wichtigste Perspektivwechsel: Eine moderne SharePoint-Seite ist kein loses Blatt, sondern ein Listenelement in der Websiteseiten-Bibliothek — und damit gilt alles, was du aus diesem Cluster über Metadaten weißt, auch für Wissen. Spalten wie Thema, Zielgruppe, Eigner, Stand und nächster Review machen aus der Seitensammlung einen steuerbaren Bestand: Ansichten zeigen, was zum Review fällig ist; „veraltet“ ist ein gesetzter Status statt eine böse Überraschung; und die Suche kann nach all dem filtern. Genau diese Bewirtschaftbarkeit hatte das alte Wiki nie.
News: Wissen, das ankommt
Der zweite Baustein löst das Hol-Problem: Niemand schaut täglich nach, ob es neues Wissen gibt. News-Beiträge sind gewöhnliche Seiten mit eingebauter Verteilmechanik — sie rollen auf Hub- und Startseiten auf, erzeugen Benachrichtigungen und lassen sich per Zielgruppenadressierung genau den Menschen zeigen, die sie betreffen. Die neue Reisekostenregel als News an alle, der geänderte Freigabeprozess nur an die Projektleiter: Wissen wird gebracht statt gehofft.
Die Suche als Haupteingang — mit redaktioneller Abkürzung
Und der dritte Baustein ist der meistunterschätzte: Zu Wissen navigiert niemand, alle suchen. Deshalb lohnt die Redaktionsarbeit direkt in Microsoft Search — Lesezeichen befördern die beste Antwort auf häufige Suchen an die Spitze („Urlaubsantrag“ führt zur richtigen Seite, nicht zu 40 alten Formularen), Akronyme übersetzen das Firmenkauderwelsch, und Q&A beantwortet Standardfragen direkt in der Trefferliste. Eine Stunde Bookmark-Pflege pro Monat schlägt jede Navigationsdebatte. Für welchen Wissensbedarf welches Werkzeug passt, zeigt die Übersicht:
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Wissensbedarf |
Das richtige Werkzeug |
Warum |
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Anleitung / How-to |
Seite mit Eigner, Stand und Review-Datum |
Bewirtschaftbar statt Museumsstück |
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Ankündigung / Änderung |
News mit Zielgruppenadressierung |
Wird gebracht statt gesucht |
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Firmenbegriffe & Kürzel |
Akronyme in Microsoft Search + Terminologiespeicher |
Einmal gepflegt, überall beantwortet |
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Häufige Fragen |
Q&A und Lesezeichen in Microsoft Search |
Antwort vor der Trefferliste |
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Prozess- & QM-Dokumente |
Gelenktes Handbuch (eigener Artikel im Cluster) |
Freigaben und Revisionsstände nötig |
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Projekt-Arbeitswissen |
Seiten in der jeweiligen Teamwebsite |
Wissen wohnt bei der Arbeit, nicht daneben |
Damit Wissen lebendig bleibt: Rollen, Rituale, Reviews
Jetzt zum Teil, den kein Werkzeug erledigt — und der über Erfolg oder Deponie entscheidet. Wissen ist ein Kreislauf, kein Speicherort: Es wird erfasst, kuratiert, auffindbar gemacht, genutzt, kommentiert und aktualisiert. Drei dieser Stationen macht die Technik fast von allein; für die anderen drei braucht es benannte Menschen mit eingeplanter Zeit. Die Schlüsselrolle ist der Wissensgärtner je Bereich: kein Vollzeitjob, sondern zwei Stunden pro Woche fürs Kuratieren, Zusammenführen und Nachhaken — und der Seiten-Eigner, der beim Review-Termin entscheidet: aktualisieren oder ehrenvoll archivieren:
Skizze 2: Der Wissenskreislauf mit Rollen — die Technik trägt erfassen, finden und nutzen; kuratieren, Feedback und Aktualisieren brauchen Menschen mit Zeit.
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MERKBOX Wissen ist ein Prozess, kein Ort. Jede Seite braucht einen Eigner und ein Review-Datum — als Metadaten, nicht als Absichtserklärung. Und eine veraltete Anleitung ist schlimmer als keine: Sie kostet erst die Zeit des Lesers und dann die des Supports. |
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WARNBOX — die drei Klassiker Erstens: das Portal-Projekt als Wiedergänger. Wer das tote Wiki durch ein teures neues Werkzeug ersetzt, ohne Eigner und Pflegezeit einzuplanen, baut dasselbe Museum mit schönerem Foyer — der Teufelskreis zieht einfach mit um. Zweitens: Vollständigkeitswahn. „Wir dokumentieren erst mal alles“ produziert hunderte Seiten, die niemand braucht und niemand pflegt. Dokumentiert wird, was tatsächlich gefragt wird — der Ticketverlauf und die Suchstatistik verraten dir genau, was das ist. Drittens: Wissen neben der Arbeit parken. Ein separates „Wissensportal“ fernab der Teamwebsites wird nicht besucht. Wissen wohnt dort, wo gearbeitet wird — die Klammer darüber bilden Hub, Suche und News, nicht ein weiterer Silo-Ort. |
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PRAXISBOX — die Praktikantin und die 90-Tage-Seiten Logistikdienstleister, neue Kollegin im IT-Team, und eine ungewöhnliche Onboarding-Auflage ihres Teamleiters: „Jede Frage, die dir hier jemand mündlich beantwortet, schreibst du als kurze Seite auf — mit der Antwort.“ Sie fand das anfangs albern. Nach 90 Tagen standen 47 kleine Seiten im Bereich „Erste Hilfe IT“: Wie beantrage ich einen Testserver? Wen frage ich bei Lizenzthemen? Warum heißt das Ticketsystem intern „Bertha“? Ein Jahr später war „Erste Hilfe IT“ der meistbesuchte Wissensbereich des Hauses — weit vor allen offiziellen Dokumentationen, an denen Fachexperten wochenlang gefeilt hatten. Die Lektion hat dort inzwischen Methode: Jeder neue Mitarbeiter dokumentiert seine ersten 90 Tage. Denn Wissen entsteht nicht, wenn Experten aufschreiben, was sie wichtig finden — sondern dort, wo jemand wirklich fragen musste. |
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FAQ zum Wissensmanagement mit SharePoint
Soll ich mein bestehendes SharePoint-Wiki migrieren oder neu anfangen?
Erst sichten, dann entscheiden — und zwar radikal ehrlich: Was wurde in den letzten zwölf Monaten tatsächlich aufgerufen und ist fachlich noch korrekt? Erfahrungsgemäß überlebt nur ein Bruchteil diese Prüfung. Dieser Kern wird als moderne Seiten mit Eigner und Review-Datum neu aufgebaut, der Rest archiviert. Eine 1:1-Migration des Museums verschiebt nur die Deponie.
Was ersetzt Viva Topics nach der Einstellung?
Kein einzelnes Produkt, sondern das Zusammenspiel der Bordmittel: SharePoint-Seiten fürs Publizieren, Microsoft Search mit Lesezeichen, Akronymen und Q&A fürs Auffinden, Copilot fürs Befragen der Inhalte. Bereits veröffentlichte Topics-Seiten wurden zu regulären SharePoint-Seiten und lassen sich normal weiterpflegen — womit sie denselben Kreislauf brauchen wie alles andere Wissen auch.
Wie verhindere ich, dass Seiten wieder veralten?
Mit drei Mechanismen: einem Eigner je Seite (als Metadatenspalte, nicht als Fußnote), einem Review-Datum mit gefilterter Ansicht „fällig zum Review“ und einem festen Ritual — etwa einer Stunde pro Monat je Wissensgärtner. Wichtig ist die Erlaubnis zum Archivieren: Eine Seite ehrenvoll stillzulegen ist Pflege, kein Versagen.
Lohnen sich Lesezeichen und Q&A in Microsoft Search wirklich?
Sie gehören zum Besten, was du pro investierter Stunde für die Auffindbarkeit tun kannst. Nimm die zwanzig häufigsten internen Suchbegriffe — die Suchstatistik verrät sie dir — und hinterlege für jeden das richtige Ziel als Lesezeichen, dazu die gängigen Firmenkürzel als Akronyme. Das Ergebnis sehen alle Mitarbeiter bei jeder Suche, ab sofort.
Was hat Wissensmanagement mit Copilot zu tun?
Alles: Copilot beantwortet Fragen aus genau den Inhalten, die es vorfindet — inklusive der veralteten. Ein gepflegter Wissensbestand mit Eignern, Review-Daten und archiviertem Altbestand ist damit die direkteste Vorbereitung auf KI im Unternehmen: Der Kreislauf, der Menschen vor der VPN-Anleitung von 2019 schützt, schützt auch Copilot davor, sie selbstbewusst zu zitieren.
Wie bringe ich Kollegen dazu, ihr Wissen zu teilen?
Nicht mit Appellen, sondern mit Anlässen und Handwerk: Dokumentiert wird, was gefragt wurde — direkt nach der Antwort, kurz und konkret. Rituale wie die 90-Tage-Dokumentation neuer Kollegen oder ein monatlicher Gärtner-Termin schaffen den Rahmen. Und ehrlicherweise ist es auch eine Könnensfrage: Wer Seiten, News und Suche sicher beherrscht, teilt eher — genau dafür gibt es Schulungen.
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