Ab wann lohnt sich ein Redaktionssystem? Eine ehrliche Rechnung

Die Frage kommt meistens am Ende eines langen Tages. Der Konstruktionsleiter hat drei Stunden damit verbracht, in einer 180 Seiten langen Betriebsanleitung eine geänderte Anzugsdrehmoment-Angabe zu suchen, die an acht Stellen steht und an sechs davon gefunden wurde. Dann sagt jemand den Satz: „Eigentlich bräuchten wir mal ein richtiges Redaktionssystem.“ Alle nicken. Niemand rechnet.

Genau da fängt der Schaden an. Denn ein Redaktionssystem ist kein Werkzeug, das man kauft, sondern eine Arbeitsweise, die man sich zulegt – mit Personal, Konzept, Migration und einem Jahresbudget, das nicht wieder verschwindet. Wer unterhalb der wirtschaftlichen Schwelle einführt, hat am Ende dieselben Probleme wie vorher, nur teurer und mit einem Vertrag über fünf Jahre. Wer oberhalb der Schwelle weiter in Word arbeitet, zahlt die Rechnung trotzdem – nur in Übersetzungskosten und Nachtschichten statt in Lizenzen.

Dieser Beitrag macht die Rechnung auf. Mit echten Größen, einer Schwellenwert-Tabelle und einem Ergebnis, das viele nicht hören wollen: Unterhalb der Schwelle ist der Mittelweg aus Word, SharePoint und Purview wirtschaftlicher – und zwar nicht knapp. Wo dieser Artikel in der Gesamtlandschaft steht, siehst du in der Übersicht Technische Dokumentation in der Praxis.

WICHTIG · Was dieser Artikel nicht macht Er redet Word nicht schön und er macht Redaktionssysteme nicht schlecht. Beide Lösungen sind an ihrem Platz richtig. Der ganze Streit dreht sich darum, wo dieser Platz anfängt – und das ist eine Rechenaufgabe, keine Glaubensfrage.

 

Die vier Größen, die wirklich zählen

In Verkaufsgesprächen wird gern mit Funktionslisten argumentiert. Variantensteuerung, Publikationspipelines, Terminologieprüfung, Metadatenmodell – das klingt alles gut und ist alles echt. Nur entscheidet keine dieser Funktionen darüber, ob sich das System bei dir rechnet. Das tun vier nüchterne Größen, die du in einer Stunde selbst erheben kannst.

Variantenzahl: Wie viele Dokumente lebst du wirklich?

Nicht die Zahl der Dateien auf dem Laufwerk. Die Zahl der Dokumente, die du aktiv pflegen musst – also die, bei denen eine Konstruktionsänderung eine Textkorrektur auslöst. Ein Maschinenbauer mit vierzehn Baugrößen einer Maschinenfamilie hat oft nur zwei bis drei echte Dokumente plus Datenblätter, weil die Unterschiede in Tabellen stecken. Ein anderer mit acht Produkten hat vierzig, weil jede Kundenkonfiguration eine eigene Anleitung bekommt. Die zweite Firma hat das Problem, nicht die erste.

Zähle ehrlich: Wie viele Dokumente haben in den letzten 24 Monaten mindestens eine inhaltliche Änderung erfahren? Das ist deine Variantenzahl. Alles, was seit drei Jahren unverändert im Archiv liegt, kostet dich nichts und rettet keine Investition.

Sprachen: der Multiplikator, der alles dominiert

Sprachen sind der brutalste Faktor in der Rechnung, weil sie multiplizieren statt zu addieren. Jede Änderung an einem Absatz kostet dich einmal Redaktionszeit und danach so viele Übersetzungsvorgänge, wie du Zielsprachen hast. Bei zwei Sprachen ist eine schlampige Textstruktur ärgerlich. Bei elf Sprachen ist sie ein Kostenträger mit eigener Kostenstelle.

Wichtig ist die Zahl der Fremdsprachen, nicht die Zahl der Länder. Wer in Österreich, Deutschland und der Schweiz verkauft, hat einen Markt in einer Sprache und keinen Sprachenmultiplikator. Wer nach Frankreich, Italien, Spanien, Polen, Tschechien, Ungarn, Rumänien, Schweden und in die Niederlande liefert, hat neun – und die Anleitung muss jeweils in der Amtssprache des Mitgliedstaats vorliegen, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird.

Wiederverwendungsquote: die Zahl, die am häufigsten gelogen wird

Der ganze wirtschaftliche Hebel eines Redaktionssystems liegt in der Wiederverwendung. Ein Textbaustein wird einmal geschrieben, einmal übersetzt und danach in beliebig vielen Dokumenten verwendet. Die entscheidende Frage lautet also: Wie groß ist der Anteil deines Textes, der tatsächlich mehrfach in exakt gleicher Form vorkommt?

Und hier passiert der klassische Rechenfehler. Geschätzt werden gern 70 Prozent, weil sich die Anleitungen „doch ziemlich ähnlich“ lesen. Gemessen kommen dann 30 Prozent heraus, weil in jedem zweiten Satz eine Typenbezeichnung, ein Drehmoment oder ein Bauteilname steckt, der die Bausteine unterscheidet. Ähnlich ist nicht gleich. Ein Redaktionssystem kann diesen Unterschied über Variablen auflösen, aber dann musst du die Variablen auch modellieren – und das ist Projektarbeit, keine Systemeigenschaft.

Redakteursstellen: Wer bedient das Ding eigentlich?

Ein Redaktionssystem hat eine Bedienschwelle. Es will ein gepflegtes Metadatenmodell, ein durchdachtes Bausteinkonzept, eine Terminologieliste und jemanden, der beim nächsten Versionswechsel weiß, was er tut. Diese Person muss nicht Vollzeit da sein, aber unter etwa anderthalb Vollzeitäquivalenten dedizierter Redaktionskapazität verwaltet sich das System in die Verwahrlosung: Bausteine werden kopiert statt referenziert, Metadaten bleiben leer, und nach zwei Jahren hast du ein teures Dateiablagesystem mit XML-Aufschlag.

Das ist der Punkt, an dem der Maschinenbau-Mittelstand am häufigsten scheitert. Nicht am Geld für die Lizenz, sondern daran, dass der Konstrukteur die Doku nebenbei macht und nach der Einführung immer noch nebenbei macht – nur jetzt in einem System, das keine Nachlässigkeit verzeiht.

Skizze 1: Die vier Größen mit ihren grünen, gelben und roten Zonen – Betrieb A und Betrieb B als Beispiele.

FAKTEN · Warum die Sprachenzahl 2027 noch wichtiger wird Die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027 und löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Sie erlaubt die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung, verlangt dafür aber, dass die Anleitung über die erwartete Lebensdauer der Maschine online verfügbar bleibt, mindestens jedoch zehn Jahre – und dass Nutzer sie herunterladen, speichern und drucken können. Auf Verlangen muss die Papierfassung kostenlos nachgeliefert werden. Die Sprachanforderung bleibt: Amtssprache des Mitgliedstaats. Wer heute schon an der Sprachenzahl leidet, leidet ab 2027 an Sprachenzahl mal Bereitstellungsdauer.

 

Was das konkret für Hersteller bedeutet, steht ausführlich in MVO 2027 und die digitale Betriebsanleitung: Was jetzt auf Hersteller zukommt.

Die Rechnung, Schritt für Schritt

Jetzt wird gerechnet. Ich nehme bewusst ein einfaches Modell, weil komplizierte Modelle in Wirtschaftlichkeitsrechnungen vor allem eines leisten: Sie machen das gewünschte Ergebnis unangreifbar. Alle Annahmen liegen offen, du kannst jede einzelne durch deine eigene Zahl ersetzen.

Der Index: Dokumente mal Fremdsprachen

Die brauchbarste Kenngröße im Mittelstand ist erstaunlich simpel. Multipliziere die Zahl deiner aktiv gepflegten Dokumente mit der Zahl deiner Fremdsprachen. Das Ergebnis nenne ich hier den Index. Er bildet ab, wie oft pro Jahr eine Änderung durch die Übersetzungsmaschine muss – und genau daran hängt der größte Teil des Geldes.

Betrieb A, ein Sondermaschinenbauer mit acht aktiven Anleitungen und zwei Fremdsprachen, liegt bei Index 16. Betrieb B, ein Serienmaschinenbauer mit vierzig Varianten und zehn Fremdsprachen, liegt bei Index 400. Zwischen den beiden liegt nicht ein gradueller Unterschied, sondern ein Faktor 25.

Annahme	Wert im Modell	Woher der Wert kommt
Umfang je Anleitung	15.000 Wörter	typische Betriebsanleitung im Maschinenbau, 120 bis 200 Seiten
Änderungsquote pro Jahr	20 Prozent des Textes	eine größere Konstruktionsänderung plus laufende Korrekturen
Mischpreis Übersetzung	0,11 € je Wort	Marktband für Fachübersetzung 0,08 bis 0,20 €, abzüglich Rabatt aus dem Translation Memory
Wiederverwendung im System	Volumen sinkt auf 35 Prozent	realistischer Wert bei sauber modularisierten Inhalten
Fixkosten Mittelweg	2.000 € pro Jahr	Vorlagenpflege und SharePoint-Konfiguration; die Microsoft-365-Lizenzen sind ohnehin vorhanden
Fixkosten Redaktionssystem	55.000 € pro Jahr	Abo und Wartung plus Einführung von rund 150.000 € auf fünf Jahre verteilt plus interner Betrieb

Tabelle 1: Die Modellannahmen. Alles offen gelegt – ersetze jede Zeile durch deine eigene Zahl.

Was der Mittelweg pro Index-Einheit kostet

Eine Index-Einheit ist ein Dokument in einer Sprache. Bei 20 Prozent Änderung an 15.000 Wörtern sind das 3.000 Wörter pro Jahr, die durch die Übersetzung müssen. Mal 0,11 € ergibt 330 €. Ich rechne mit 320 €, weil auch in Word ein Translation Memory des Dienstleisters greift und identische Wiederholungen erkennt – nur eben zufällig und nicht systematisch.

Was das Redaktionssystem pro Index-Einheit kostet

Hier greift die Modularisierung. Wenn das Änderungsvolumen durch echte Wiederverwendung auf 35 Prozent sinkt, sind es noch rund 1.050 Wörter pro Index-Einheit und Jahr, also etwa 115 €. Ich rechne mit 110 €. Das ist der eigentliche Hebel: nicht schneller übersetzen, sondern weniger übersetzen.

Aus diesen beiden Geraden ergibt sich ein Schnittpunkt. Der Mittelweg kostet 2.000 € plus 320 € je Index-Einheit, das System 55.000 € plus 110 €. Gleichgesetzt und aufgelöst landet der Break-even bei einem Index von rund 250.

Skizze 2: Break-even der Modellrechnung. Unterhalb von Index 250 verliert das Redaktionssystem, oberhalb gewinnt es – und zwar zunehmend deutlich.

Die beiden Beispielbetriebe im Ergebnis

Position	Betrieb A (Index 16)	Betrieb B (Index 400)
Aktive Dokumente	8	40
Fremdsprachen	2	10
Übersetzungsvolumen pro Jahr	48.000 Wörter	1.200.000 Wörter
Kosten Mittelweg pro Jahr	rund 7.100 €	rund 130.000 €
Kosten Redaktionssystem pro Jahr	rund 56.800 €	rund 99.000 €
Differenz	Mittelweg spart rund 49.700 €	System spart rund 31.000 €
Amortisation der Einführung	nie	gut vier Jahre
Empfehlung	Word, SharePoint, Purview – sauber aufgesetzt	Redaktionssystem, wenn die Redaktion steht

Tabelle 2: Zwei Betriebe, dieselbe Formel, gegensätzliche Ergebnisse. Alle Beträge gerundet.

WARNUNG · Der Posten, den fast jede Kalkulation vergisst In der Rechnung oben fehlt der Doppelbetrieb. Während die Migration läuft – typischerweise sechs bis zwölf Monate – pflegst du den Altbestand weiter in Word und baust parallel die neue Struktur auf. Diese Phase kostet Redaktionskapazität, die du nicht hast, und sie taucht in keinem Angebot auf, weil sie kein Anbieter verkauft. Rechne 0,5 bis 1,0 zusätzliche Vollzeitäquivalente für die Dauer der Umstellung ein. Bei Betrieb B verschiebt allein das die Amortisation um rund ein Jahr nach hinten.

 

Wie sich Übersetzungskosten schon vor jeder Systemfrage senken lassen – durch saubere Vorlagen, stabile Struktur und eine vernünftige Übergabe an das Übersetzungsbüro – steht in Anleitungen in Word übersetzen lassen: der versteckte Kostentreiber. Das ist die Maßnahme mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung, und sie funktioniert auf beiden Seiten der Schwelle.

Die Schwellenwert-Tabelle

Der Index ist eine gute erste Näherung, aber er ist nicht die ganze Wahrheit. Ein Betrieb mit Index 180 und einer fünf Köpfe starken Redaktion steht anders da als einer mit Index 180, bei dem ein Konstrukteur die Doku freitags nachmittags macht. Deshalb hier die vollständige Tabelle mit allen Größen, die in der Praxis den Ausschlag geben.

Größe	Mittelweg reicht	Graubereich	System prüfen
Aktive Dokumente	unter 15	15 bis 40	über 40
Fremdsprachen	bis 2	3 bis 5	6 und mehr
Index (Dokumente × Sprachen)	unter 120	120 bis 250	über 250
Gemessene Wiederverwendung	unter 25 Prozent	25 bis 45 Prozent	über 45 Prozent
Redaktionskapazität	unter 0,5 VZÄ	0,5 bis 1,5 VZÄ	ab 2 VZÄ
Änderungen je Dokument und Jahr	unter 1	1 bis 3	über 3
Übersetzungsbudget pro Jahr	unter 25.000 €	25.000 bis 80.000 €	über 80.000 €
Ausgabekanäle	PDF und Papier	PDF, Papier und Web	zusätzlich Portal, Ersatzteilkatalog, Maschinen-HMI
Zulassungsdruck	CE, keine Sonderauflagen	einzelne Marktzulässigkeiten	Medizin, ATEX, Bahn, Nordamerika parallel

Tabelle 3: Schwellenwerte. Grau bedeutet: rechnen. Nicht: entscheiden.

Wie du die Tabelle liest

Zähle deine Zeilen. Steht alles in der ersten Spalte, ist die Frage beantwortet und du kannst dir das Auswahlprojekt sparen. Stehen ein oder zwei Zeilen in der dritten Spalte und der Rest links, hast du ein Einzelproblem und keinen Systembedarf – löse das Einzelproblem. Erst wenn vier oder mehr Zeilen rechts stehen und die Redaktionskapazität dabei ist, lohnt der Aufwand einer echten Systemauswahl.

Die letzte Bedingung ist keine Formalie. Ich habe Betriebe gesehen, die alle inhaltlichen Kriterien erfüllten und trotzdem gescheitert sind, weil die Redaktionskapazität bei 0,4 VZÄ blieb. Ein Redaktionssystem multipliziert vorhandene Ordnung. Es erzeugt keine.

Skizze 3: Das Entscheidungsraster. Die Diagonalen sind Linien gleichen Index – gleiche Farbe bedeutet gleiche Wirtschaftlichkeit.

TIPP · Sechs Wochen messen statt sechs Monate diskutieren Bevor du irgendetwas entscheidest: Miss die Wiederverwendungsquote. Nimm deine fünf wichtigsten Anleitungen, exportiere den reinen Text und lass ein Dubletten-Werkzeug oder das Translation Memory deines Übersetzungsdienstleisters auszählen, wie viele Sätze zu 100 Prozent identisch sind. Das dauert einen Nachmittag und liefert dir die einzige Zahl in der ganzen Rechnung, die du sonst nur schätzen könntest. In meiner Erfahrung liegt der gemessene Wert regelmäßig 20 bis 30 Prozentpunkte unter dem geschätzten.

 

Die Ausnahmen, die die Schwelle nach links schieben

Es gibt Situationen, in denen ein System auch unterhalb von Index 250 richtig ist. Sie haben alle damit zu tun, dass Geld nicht das einzige Maß ist:

Regulierte Bereiche, in denen jede Inhaltsänderung nachweispflichtig ist und ein Audit-Trail auf Bausteinebene verlangt wird.

Produkte mit sehr langen Lebenszyklen, bei denen du in zwanzig Jahren noch belegen musst, welcher Warnhinweis in welchem Baujahr galt.

Ein Ersatzteilkatalog oder eine Maschinensteuerung, die aus denselben Inhalten gespeist werden soll – dann ist die Modularisierung ohnehin unvermeidlich.

Ein bevorstehender Generationswechsel in der Redaktion, bei dem das Wissen einer einzelnen Person sonst mit ihr in den Ruhestand geht.

Und es gibt eine Situation, in der ein System auch oberhalb der Schwelle falsch ist: wenn die Inhalte selbst unbrauchbar sind. Wer unstrukturierte, widersprüchliche und in Teilen veraltete Anleitungen in ein Redaktionssystem migriert, bekommt unstrukturierte, widersprüchliche und veraltete Bausteine – nur jetzt in XML und mit Metadaten daran. Aufräumen kommt zuerst, immer.

Unterhalb der Schwelle: der Mittelweg, der wirklich trägt

Wenn die Rechnung gegen das System ausgeht, bleibt die Frage: Und jetzt? „Weiter wie bisher“ ist keine Antwort, denn die Schmerzen, die die Frage ausgelöst haben, sind ja real. Die Antwort heißt: dieselben drei Werkzeuge, die du bereits lizenziert hast, endlich richtig aufsetzen.

Word: als Werkzeug, nicht als Schreibmaschine

Der größte Teil des Word-Elends im Maschinenbau ist hausgemacht. Direktformatierung statt Formatvorlagen, manuell getippte Kapitelnummern, Querverweise als abgeschriebener Text, Bilder als eingebettete Objekte in Tabellen in Textfeldern. Ein Dokument, das so entstanden ist, wird bei 200 Seiten instabil – und das liegt nicht an Word.

Richtig aufgesetzt leistet Word erstaunlich viel: eine Dokumentvorlage mit einem überschaubaren Satz von Formatvorlagen, Schnellbausteine für wiederkehrende Sicherheitshinweise, Felder für Typenbezeichnung und Dokumentstand, automatische Verzeichnisse und Querverweise. Das ist keine Modularisierung, aber es ist Standardisierung – und die bringt den größten Teil der Ersparnis, um die es überhaupt geht.

Wie das konkret aussieht, steht in Word richtig aufgesetzt: das unterschätzte Redaktionssystem. Der erste Schritt ist fast immer das Aufräumen der Formatvorlagen – dazu gibt es einen eigenen Beitrag: Formatvorlagen-Chaos in Word: aufräumen statt weiterfrickeln. Und wenn dein Dokument bereits jetzt beim Blättern hängt, hilft Word bei großen Dokumenten: langsam, instabil, unberechenbar – was wirklich hilft.

SharePoint: eine Bibliothek statt Laufwerksarchäologie

Die zweite Hälfte des Problems liegt gar nicht im Dokument, sondern in der Ablage. Wenn niemand sicher sagen kann, welche der vier Dateien mit ähnlichem Namen die freigegebene ist, hilft auch das beste Redaktionssystem nichts – dann hast du das Chaos nur umgezogen.

Eine SharePoint-Dokumentbibliothek mit Metadatenspalten für Maschinentyp, Sprache, Dokumentart, Freigabestand und Gültigkeitsdatum löst genau das. Die Versionierung protokolliert jede Änderung mit Zeitstempel und Person, Haupt- und Nebenversionen trennen Entwurf von Freigabe. Die Standardeinstellung für Versionsverlaufsgrenzen ist bei manueller Konfiguration auf 500 Hauptversionen ohne Ablauf gesetzt; alternativ gibt es eine automatische Einstellung, die den Versionsspeicher speicheroptimiert verwaltet, ohne dass du Grenzwerte schätzen musst.

Purview: die Frist, die über das Produktleben reicht

Der dritte Baustein ist der, an den im Maschinenbau am seltensten gedacht wird und der bei einem Produkthaftungsfall am wichtigsten ist: die Aufbewahrung. Eine Aufbewahrungsrichtlinie in Microsoft Purview sorgt dafür, dass Dokumente über die Produktlebensdauer erhalten bleiben – auch dann, wenn ein Mitarbeiter die Datei löscht oder die Bibliothek umgebaut wird.

Ein Detail ist dabei technisch wichtig: Für Elemente, die einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, werden die Versionsgrenzen der Dokumentbibliothek ignoriert, solange der Aufbewahrungszeitraum läuft. Alte Versionen werden also nicht automatisch weggeschnitten, und Nutzer können sie nicht löschen. Genau dieses Verhalten willst du bei einer Betriebsanleitung haben, deren Fassung von 2019 im Streitfall den Ausschlag gibt.

Skizze 4: Der Mittelweg mit klarer Arbeitsteilung – und einer ehrlichen Liste dessen, was er nicht kann.

Aufgabe	Mittelweg	Redaktionssystem
Text schreiben und formatieren	Word mit Dokumentvorlage und Formatvorlagen	strukturierter Editor mit Schema-Zwang
Wiederverwendung	Schnellbausteine, Felder, gemeinsame Kapiteldateien	referenzierte Module, Variablen, Filter
Variantensteuerung	manuell oder über Tabellen im Dokument	automatisch über Metadaten und Bedingungen
Freigabe und Lenkung	SharePoint-Versionierung und Genehmigungsstatus	Workflow im System, oft feingliedriger
Aufbewahrung	Purview-Richtlinien und -Labels, Auditprotokoll	systemintern, teils mit Zusatzmodul
Übersetzung	dokumentweise an das Übersetzungsbüro	modulweise, nur geänderte Bausteine
Ausgabe	PDF, Druck, Web-Ablage für die digitale Anleitung	PDF, HTML, iiRDS, Portal, HMI aus einer Quelle
Einführungsdauer	vier bis acht Wochen	zwölf bis achtzehn Monate

Tabelle 4: Wer welche Aufgabe übernimmt – und wo die Grenze verläuft.

TIPP · Die drei Beiträge zum Mittelweg Wenn du die Rechnung gegen das System entschieden hast, fängt die eigentliche Arbeit an. Diese drei Texte führen sie im Detail aus: › Technische Dokumentation in SharePoint: Struktur, Metadaten, Versionierung – Bibliothek, Metadatenmodell und Versionierung. › Aufbewahrung und Lebenszyklus technischer Doku in Microsoft 365 – Fristen über die Produktlebensdauer sauber gesetzt. › Dokumentenlenkung nach ISO 9001 mit Word und SharePoint – wenn die Dokumentenlenkung auditfest sein muss.

 

WARNUNG · Wo der Mittelweg wirklich reißt Ehrlichkeit gehört in beide Richtungen. Ab etwa sechs Fremdsprachen und dreistelliger Dokumentzahl wird die dokumentweise Übersetzung zum Fass ohne Boden. Ab drei parallelen Ausgabekanälen wird die manuelle Aufbereitung zum Vollzeitjob. Und wenn eine Änderung an einem Sicherheitshinweis in vierzig Dokumenten nachgezogen werden muss, ist Suchen und Ersetzen keine Methode mehr, sondern ein Risiko. Dann ist der Mittelweg zu Ende – und das ist kein Versagen, sondern schlicht die andere Seite der Schwelle.

 

Wenn du über der Schwelle liegst: was zuerst kommt

Angenommen, deine Tabelle steht rechts. Vier Zeilen in der dritten Spalte, Redaktionskapazität vorhanden, Übersetzungsbudget sechsstellig. Dann ist die Antwort ja – aber nicht sofort und nicht mit dem Anbieter, der am lautesten war.

Aufräumen kommt vor Auswahl

Die Reihenfolge, die in der Praxis funktioniert, ist unromantisch. Zuerst schaffst du eine gemeinsame Terminologie: eine Liste der Begriffe, die in deinen Anleitungen genau eine Bedeutung und genau eine Schreibweise haben. Dann standardisierst du die Struktur: gleiche Kapitelfolge in allen Dokumenten, gleiche Bausteinbildung bei Sicherheitshinweisen, gleiche Tabellenlogik bei technischen Daten. Erst dann sprichst du mit Anbietern.

Der Grund ist wirtschaftlich, nicht ästhetisch. Jede Stunde, die du vor der Migration in Standardisierung steckst, sparst du während der Migration ungefähr dreifach ein. Und wenn das Projekt am Ende doch nicht kommt, hast du trotzdem gewonnen: Die Standardisierung wirkt auch in Word.

Die Auswahl selbst

Der Markt für Redaktionssysteme ist unübersichtlich und die Anbieter sind erfahrene Verkäufer. Wer ohne Anforderungsprofil in die erste Demo geht, kauft am Ende die Funktion, die am besten vorgeführt wurde. Einen neutralen Wegweiser durch dieses Gelände findest du in Redaktionssystem auswählen: neutraler Kompass durch den Anbieter-Dschungel. Die vollständige Übersicht über alle Optionen zwischen Word und XML-Redaktionssystem – inklusive der Zwischenstufen, die in diesem Artikel keinen Platz hatten – steht in Alternative zu Word für technische Dokumentation: die ehrliche Landkarte.

Der Zeitplan, den niemand hören will

Eine Systemeinführung im Mittelstand dauert von der Auswahlentscheidung bis zum stabilen Regelbetrieb typischerweise zwölf bis achtzehn Monate. Die Konzeptphase ist die längste und die, in der am meisten schiefgeht, weil sie unsichtbar ist. Der Mittelweg dagegen steht in vier bis acht Wochen – was ihn auch dann zur richtigen ersten Maßnahme macht, wenn die Systementscheidung bereits gefallen ist.

Skizze 5: Zwei Wege im Vergleich. Der rote Balken ist der Doppelbetrieb – der Posten, der in Angeboten nie auftaucht.

Wenn der Konstrukteur die Doku nebenbei macht und dafür weder ausgebildet noch entlastet ist, entscheidet nicht die Systemfrage über das Ergebnis, sondern die Befähigung. Dazu gibt es eine Technische Dokumentation – Schulung, die genau an dieser Stelle ansetzt – und einen Beitrag, der die Rolle beschreibt: Der Konstrukteur als Nebenbei-Redakteur: Doku-Pflichten ohne Redaktion.

TIPP · Wenn du die Rechnung nicht allein aufmachen willst Eine belastbare Wirtschaftlichkeitsrechnung braucht drei Dinge, die man nicht schätzen sollte: die gemessene Wiederverwendungsquote, das reale Übersetzungsvolumen der letzten zwei Jahre und eine ehrliche Einschätzung der verfügbaren Redaktionskapazität. Wer diese drei Zahlen hat, kann in einem halben Tag entscheiden. Genau dieser Zuschnitt ist der Kern der Entscheidungsberatung: neutral, ohne Systemvertrieb im Rücken, mit einer Empfehlung, die auch „nein“ lauten darf.

 

FAKTEN · Beratung zur Entscheidung Wenn die Zahlen im Graubereich liegen und die Diskussion sich seit Monaten dreht, ist ein neutraler Blick von außen die günstigste Investition im ganzen Vorhaben. › Beratung für technische Dokumentation – Ist-Aufnahme, Rechnung, Empfehlung, Umsetzungsbegleitung.

 

Häufige Fragen

Ab wann ist ein Redaktionssystem sinnvoll – die kurze Antwort?

Multipliziere deine aktiv gepflegten Dokumente mit der Zahl deiner Fremdsprachen. Liegt das Ergebnis unter 120, ist die Antwort in aller Regel nein. Liegt es über 250 und hast du mindestens anderthalb Vollzeitäquivalente Redaktionskapazität, ist sie in aller Regel ja. Dazwischen musst du wirklich rechnen – und dann entscheiden Risiko, Zulassungsdruck und Ausgabekanäle, nicht der Taschenrechner.

Wir haben nur zwei Sprachen, aber sechzig Varianten. Was jetzt?

Index 120 – Graubereich, aber ein besonderer. Dein Problem ist nicht die Übersetzung, sondern die Variantenpflege. Prüfe zuerst, ob die sechzig Varianten wirklich sechzig Dokumente sein müssen oder ob sich das über Tabellen und Felder auf acht Dokumente mit Variantenanhängen zusammenfassen lässt. Sehr oft ist die Variantenzahl ein Ablageproblem und kein Inhaltsproblem. Dann löst SharePoint mit Metadaten mehr als jedes Redaktionssystem.

Rechnet sich ein günstiges Einsteigersystem nicht schon früher?

Die Lizenz ist selten das Problem. Auch ein System für 8.000 € im Jahr braucht ein Bausteinkonzept, ein Metadatenmodell, eine Migration und jemanden, der es pflegt – und diese Posten skalieren nicht mit dem Lizenzpreis nach unten. In der Modellrechnung machen die 55.000 € Fixkosten pro Jahr zum kleineren Teil Lizenz und zum größeren Teil Einführung und Betrieb aus. Ein billigeres System verschiebt den Break-even, aber es verschiebt ihn weniger, als der Prospekt nahelegt.

Können wir die Wiederverwendung nicht auch in Word erreichen?

Teilweise ja. Schnellbausteine, Felder und eine disziplinierte Vorlage bringen dich auf eine effektive Wiederverwendung im Bereich von 15 bis 25 Prozent – das ist die Spanne, die in der Modellrechnung bereits im Mischpreis steckt. Was Word strukturell nicht kann, ist die referenzierte Wiederverwendung: Ein Baustein wird an einer Stelle geändert und ändert sich dadurch in allen Dokumenten mit. Words Zentraldokument-Konzept verspricht das, hält es aber nicht zuverlässig – das ist ein Thema für sich.

Ändert die MVO 2027 etwas an der Schwelle?

Sie verschiebt sie moderat nach links, aber weniger dramatisch, als Anbieter derzeit erzählen. Die digitale Bereitstellung verlangt eine dauerhaft erreichbare, herunterladbare Fassung über die Produktlebensdauer und mindestens zehn Jahre. Das ist eine Anforderung an Ablage, Adressierbarkeit und Aufbewahrung – also genau der Bereich, den SharePoint und Purview abdecken. Ein PDF, das unter einer stabilen Adresse liegt und unter Aufbewahrungsrichtlinie steht, erfüllt die Anforderung. Was die MVO nicht verlangt, ist strukturiertes XML.

Wir sind knapp unter der Schwelle, wachsen aber. Warten oder vorziehen?

Warten – und zwar mit einer Bedingung. Setze den Mittelweg jetzt sauber auf und definiere gleichzeitig, welcher Wert die erneute Prüfung auslöst: etwa „drei weitere Sprachen“ oder „Index über 200“. Dann entscheidet nicht die Stimmung, sondern eine vorher vereinbarte Zahl. Der Aufwand für den Mittelweg ist keine Fehlinvestition: Terminologie, Struktur und Metadaten wanderten später unverändert in die Migration ein und verkürzen sie erheblich.

Wie lange sollten wir mit den Zahlen leben, bevor wir entscheiden?

Ein Geschäftsjahr. Wirtschaftlichkeitsrechnungen auf Basis eines Quartals sind Zufallszahlen, weil Doku-Aufwand extrem ungleich über das Jahr verteilt ist – er hängt an Produktanläufen und Messeterminen. Nimm die tatsächlichen Übersetzungsrechnungen der letzten zwölf Monate und die erfassten Stunden, falls es welche gibt. Wenn es keine erfassten Stunden gibt, ist das übrigens selbst schon ein Befund.

Fazit: Die Schwelle liegt höher, als der Prospekt sagt

Ein Redaktionssystem ist ein hervorragendes Werkzeug für Betriebe, die viele Dokumente in vielen Sprachen mit hoher Wiederverwendung und einer echten Redaktion pflegen. Für alle anderen ist es eine teure Antwort auf eine Frage, die sie nicht gestellt haben. Die Grenze verläuft im Modell bei einem Index von rund 250 aus aktiven Dokumenten mal Fremdsprachen – und die meisten Maschinenbau-Mittelständler, mit denen ich spreche, liegen zwischen 20 und 80.

Das ist keine schlechte Nachricht. Es heißt, dass dein Problem mit Werkzeugen lösbar ist, die du bereits bezahlt hast. Eine ordentliche Dokumentvorlage, eine SharePoint-Bibliothek mit Metadaten und Versionierung und eine Aufbewahrungsrichtlinie in Purview kosten dich vier bis acht Wochen und einen Bruchteil dessen, was die Systemeinführung gekostet hätte. Sie lösen das Wiederfinden, das Freigeben, das Nachweisen und das Aufbewahren. Was sie nicht lösen – modulweise Übersetzung und automatische Mehrkanalpublikation – brauchst du unterhalb der Schwelle auch nicht.

Und wenn du über der Schwelle liegst: Fang trotzdem mit Terminologie und Struktur an. Nicht weil das der bequeme Weg wäre, sondern weil jede Migration, die auf ungeordneten Inhalten aufsetzt, doppelt so lange dauert und am Ende dasselbe Durcheinander produziert – in einem Format, das niemand im Haus mehr von Hand reparieren kann. Ein Redaktionssystem multipliziert, was da ist. Sorge dafür, dass sich das Multiplizieren lohnt.