Technische Dokumentation: Beratung für Maschinenbauer und Softwarehersteller

Deine Betriebsanleitungen leben in Word-Dateien, deren Versionsstände niemand mehr überblickt. Die englische Fassung hinkt zwei Releases hinterher, die Übersetzungsrechnungen steigen trotzdem, und im Januar 2027 wird die neue EU-Maschinenverordnung scharf — ohne Übergangsfrist. Oder konkreter: Deine RoboHelp-Ausgabe hält sich einfach nicht an die Firmenvorgaben, und das Internet schweigt dazu. Für all das gibt es hier Beratung — ehrlich, hands-on und mit einer Kombination, die am Markt selten ist: Dokumentations-Handwerk, Microsoft-365-Tiefe und KI-Praxis aus einer Hand.

Woran du merkst, dass du hier richtig bist

Die Anlässe, aus denen Unternehmen hier anrufen, sind erstaunlich konstant — es sind fast immer Varianten dieser drei Situationen:

„Die Maschinenverordnung kommt, und wir wissen nicht, wo wir stehen."

Ab Januar 2027 gilt die Verordnung (EU) 2023/1230 verbindlich. Digitale Betriebsanleitungen werden möglich, die Anforderungen an Software und Sicherheit ändern sich — und niemand im Haus kann sicher sagen, ob die bestehende Doku den neuen Vorgaben genügt. Der Readiness-Check schafft Klarheit: Was ist da, was fehlt, was muss bis wann passieren. Danach hast du eine priorisierte Liste statt eines diffusen Bauchgefühls.

„Unsere Doku ist historisch gewachsen — und frisst uns auf."

Kopien-Wildwuchs, Varianten per „Speichern unter", Übersetzungskosten, die jedes Jahr steigen, und eine Suche, die nichts findet. Das Word-Grab ist kein Vorwurf, sondern ein Zustand — und der Weg heraus ist planbar: Topic-Konzept, Werkzeugentscheidung, SharePoint als Plattform, Migration in verdaubaren Phasen. Ohne Big Bang und ohne CCMS-Budget, das kein Mittelständler freigibt.

„Es klemmt akut — und zwar jetzt."

Die RoboHelp-Word-Ausgabe ignoriert die Formatvorlagen. Die Konvertierung des alten Projekts scheitert. Der Übersetzungsworkflow liefert leere Topics zurück. Solche Probleme kosten Redaktionen tagelange Fehlersuche, weil sie zu speziell für Foren und zu selten für den Hersteller-Support sind. Genau dafür gibt es den Akut-Einsatz: Problem anschauen, lösen, dokumentieren — fertig. Häufig remote noch am selben Tag.

Abb.: Die sechs Beratungsfelder — von der MVO-Readiness über Werkzeuge und M365-Plattform bis zu Mehrsprachigkeit und KI-Einsatz.

Was diese Beratung anders macht

Der Beratungsmarkt für Technische Dokumentation ist in Silos organisiert: Doku-Dienstleister beherrschen Redaktion und Norm, halten SharePoint aber für eine Dateiablage. M365-Systemhäuser kennen jeden Tenant-Schalter, haben aber noch nie eine Risikobeurteilung gesehen. KI-Agenturen generieren begeistert Bilder — ohne zu ahnen, dass Warnsymbole genormt sind. Wer alle drei Welten braucht, koordiniert drei Dienstleister, die einander nicht verstehen, und zahlt die Reibung mit.

Abb.: Drei Beratungs-Silos, die einander nicht verstehen — die Beratung sitzt in der Schnittmenge.

Hier sitzt die Beratung in der Schnittmenge: rund drei Jahrzehnte Microsoft-Infrastruktur von SharePoint über Purview bis Copilot, tägliche KI- und Bildgenerierungs-Praxis mit eigenem Kompetenzbereich — und das Doku-Handwerk aus rund zwanzig veröffentlichten Fachbüchern und einer selbst entwickelten Single-Source-Publishing-Pipeline von Word über SharePoint bis WordPress. FrameMaker, RoboHelp und DITA sind Alltagswerkzeuge, keine Prospektbegriffe. Kurz: Ich verkaufe nichts, was ich nicht selbst betreibe.

Dazu vier Prinzipien, die für jede Zusammenarbeit gelten: Erstens Herstellerunabhängigkeit — es gibt keine Provision für Werkzeug A oder System B, empfohlen wird, was zum Problem passt, notfalls „bleib bei Word, aber mach es ordentlich". Zweitens ehrliche Befunde — kritisch heißt kritisch, Gefälligkeitskommunikation ist keine Beratung. Drittens Befähigung statt Abhängigkeit — das Ziel ist ein Team, das seine Doku-Landschaft selbst beherrscht, nicht ein Dauerauftrag. Viertens Mittelstandsmaßstab — Lösungen, die eine Zwei-Personen-Redaktion tragen kann, nicht Konzernarchitekturen im Kleinformat.

So läuft die Zusammenarbeit

Abb.: Fünf Phasen vom Erstgespräch bis zur Befähigung — Einstieg an jeder Phase möglich.

Am Anfang steht immer ein unverbindliches Gespräch von etwa einer halben Stunde: Du schilderst die Lage, ich sage ehrlich, ob und wie ich helfen kann — und wenn ein anderer Weg besser passt, sage ich auch das. Danach folgt je nach Situation die Bestandsaufnahme (Doku-Bestand, Prozesse, Werkzeuge, Pflichten), das Konzept mit priorisiertem Aktionsplan und die Umsetzung — hands-on, nicht als Foliensatz. Die letzte Phase ist immer die wichtigste: Befähigung. Dein Team soll die Doku-Landschaft danach selbst beherrschen, erweitern und pflegen können. Beratung, die Abhängigkeit erzeugt, ist gescheiterte Beratung.

Alle Ergebnisse kommen als ausführliche, nachvollziehbare Dokumentation: mit Skizzen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Erfolgskriterien und Rollback-Wegen. Das ist keine Nettigkeit, sondern Berufsehre — wer Dokumentationsberatung verkauft und dann selbst schlampig dokumentiert, hat den Beruf verfehlt.

Die Einstiegsformate im Überblick

Die Formate sind kombinierbar und bauen aufeinander auf — typisch ist der Einstieg über Readiness-Check oder Akut-Einsatz, aus dem sich dann das größere Bild ergibt. Aufwand und Preis hängen von Bestand, Varianten- und Sprachenzahl ab; nach dem Erstgespräch bekommst du eine ehrliche Schätzung statt einer Pauschale, die hinterher nicht hält.

Region: Sauerland, Ruhrgebiet, Südwestfalen — und remote

Vom Standort Dortmund aus bin ich schnell vor Ort, wo der deutsche Maschinen- und Anlagenbau zu Hause ist: im Sauerland zwischen Arnsberg, Meschede, Olpe und Plettenberg, im Märkischen Kreis rund um Lüdenscheid und Iserlohn, in Südwestfalen bis Siegen, im Ruhrgebiet und im Münsterland. Gerade die Hidden Champions dieser Region — Armaturen, Umformtechnik, Leuchten, Sondermaschinen — dokumentieren seit Jahrzehnten solide Produkte mit Werkzeugen aus den Neunzigern. Für sie ist die Kombination aus Doku-Beratung und Microsoft-Kompetenz vor der Haustür gedacht. Und für alle anderen gilt: Der größte Teil der Arbeit funktioniert hervorragend remote — Workshops, Analysen und Akut-Einsätze inklusive, bundesweit und darüber hinaus.

Häufige Fragen zur Beratung

Was kostet die Beratung zur Technischen Dokumentation?

Ehrliche Antwort: Es hängt vom Bestand ab — Seitenumfang, Varianten, Sprachen, Zustand der Quellen. Ein Akut-Einsatz ist überschaubar, eine Migrationsbegleitung ein Projekt. Deshalb steht am Anfang das kostenfreie Erstgespräch, danach bekommst du eine konkrete Schätzung mit klarem Leistungsumfang. Festpreise für definierte Pakete sind möglich, sobald der Umfang klar ist — Pauschalen ins Blaue dagegen sind unseriös, egal wer sie anbietet.

Arbeitet ihr vor Ort oder remote?

Beides. Bestandsaufnahmen und Workshops mit mehreren Beteiligten funktionieren vor Ort oft besser — im Sauerland, in Südwestfalen, im Ruhrgebiet und im Münsterland bin ich schnell bei dir. Analysen, Werkzeug-Sessions und Akut-Einsätze laufen in der Regel remote, das spart Fahrzeit und damit dein Geld. Die Mischung legen wir im Erstgespräch fest.

Schreibt ihr auch unsere Anleitungen?

Der Schwerpunkt liegt auf Prozessen, Werkzeugen, Struktur und Plattform — also darauf, dass deine Redaktion effizient arbeiten kann, nicht darauf, sie zu ersetzen. Einzelne Musterdokumente, Templates und Pilot-Topics entstehen in Projekten selbstverständlich mit; für die laufende Serienredaktion großer Bestände vermittle ich bei Bedarf den Kontakt zu spezialisierten Redaktionsdienstleistern — dann aber mit einem Prozess, in dem deren Arbeit auch ankommt.

Wir haben RoboHelp / FrameMaker im Einsatz — hilft die Beratung konkret bei Werkzeugproblemen?

Ja, das ist sogar ein häufiger Einstieg: Ausgaben, die Firmenvorgaben ignorieren, scheiternde Konvertierungen alter Projekte, Übersetzungsworkflows, die leere Topics zurückliefern. Solche Fälle sind meist in wenigen Stunden bis wenigen Tagen gelöst — remote, mit Dokumentation der Lösung, damit das Problem gelöst bleibt.

Brauchen wir ein CCMS oder Redaktionssystem?

Vielleicht — aber deutlich seltener, als die Anbieter es erzählen. Für viele Mittelständler leistet die Kombination aus einem soliden Redaktionswerkzeug und SharePoint als Verwaltungs- und Bereitstellungsplattform das Nötige, mit Lizenzen, die längst bezahlt sind. Ein CCMS lohnt bei hoher Variantenzahl, vielen Redakteuren und harten Workflow-Anforderungen. Die Beratung ist herstellerunabhängig — wenn ein CCMS die richtige Antwort ist, sage ich das, und wenn nicht, auch.

Wie lange dauert ein MVO-Readiness-Check?

Für einen typischen mittelständischen Maschinenbauer: die Bestandsaufnahme wenige Tage, inklusive Bericht mit Lückenanalyse und priorisiertem Fahrplan. Entscheidend ist weniger die Analyse als das, was danach kommt — deshalb endet der Check nicht mit einer Mängelliste, sondern mit einem realistischen Plan bis zum Stichtag Januar 2027, inklusive der Frage, was intern und was extern erledigt wird.

Können wir unser bestehendes Übersetzungsbüro weiter nutzen?

In aller Regel ja — und meistens ist das auch sinnvoll, denn dort liegen Translation Memory und Terminologie. Die Beratung sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit technisch sauber läuft: strukturierte, delta-fähige Exporte, klare Absprachen zu Formaten und Tags, ein Testrundlauf vor dem ersten Echtauftrag. Davon profitiert übrigens auch das Büro — saubere Quelldaten machen die Arbeit auf beiden Seiten günstiger.

Was passiert mit unserer bestehenden Word-Doku bei einer Umstellung?

Sie ist der Rohstoff, nicht der Gegner. Bei einer Migration wird der Bestand gesichtet, in Topic-Strukturen zerlegt und schrittweise überführt — beginnend mit den Dokumenten, die am häufigsten geändert oder übersetzt werden, denn dort rechnet sich die Struktur zuerst. KI-Werkzeuge helfen beim Klassifizieren und Vorsortieren der Altbestände. Nichts geht verloren, und der Parallelbetrieb während der Umstellung ist eingeplant.

Beratet ihr auch Softwarehersteller oder nur Maschinenbau?

Beide — die Probleme sind verwandter, als sie aussehen. Softwarehersteller kämpfen mit Online-Hilfen, Release-Zyklen und vielen Sprachen, Maschinenbauer mit Anleitungen, Normen und der Maschinenverordnung. Werkzeuge, Übersetzungsworkflows und die M365-Plattform darunter sind weitgehend dieselben. Ein erheblicher Teil der Projekte kommt aus der Software-Ecke, gern auch mit RoboHelp im Bestand.

Der nächste Schritt

Wenn dich eines der Themen hierher geführt hat — die Maschinenverordnung, das Word-Grab oder ein Werkzeug, das dich gerade zur Weißglut treibt: Schreib eine kurze Mail oder ruf an. Das Erstgespräch kostet nichts außer einer halben Stunde, und am Ende weißt du, ob und wie es sinnvoll weitergeht. Schlimmstenfalls hast du eine ehrliche Zweitmeinung — bestenfalls einen Plan.