Delos Cloud für Kommunen: Was das Angebot ist, wen es betrifft und was fehlt

Es gibt in der kommunalen IT eine besondere Art von Projekt: das Projekt, das noch nicht existiert, aber trotzdem schon Entscheidungen blockiert. Delos Cloud ist derzeit der prominenteste Vertreter dieser Gattung. Kaum ein Gespräch über Microsoft 365 in einer Kommune, in dem nicht irgendwann der Satz fällt: „Sollen wir nicht lieber warten, bis Delos da ist?“ Der Satz kommt meistens aus der Verwaltungsspitze, gelegentlich aus dem Personalrat, hin und wieder von der Datenschutzbeauftragten, und er ist erstaunlich wirkungsvoll. Er beendet Diskussionen, ohne eine Entscheidung zu erzeugen. Das ist die effizienteste Form des Nichtstuns, die die öffentliche Verwaltung kennt.

Deshalb dieser Beitrag. Er ist kein Hochglanzprospekt und keine Abrechnung. Er beschreibt, was Delos Cloud ist, wie das Konstrukt entstanden ist, wer es betreibt, was im Angebot steckt, was nicht darin steckt, was es kostet und welche Rolle es für eine Kommune heute realistisch spielt. Terminversprechen finden Sie hier keine. Die hat die Branche in den vergangenen Jahren reichlich gemacht, und die Halbwertszeit war überschaubar.

Wenn Sie den größeren Zusammenhang suchen — Beschlusslage, Datenschutz, Vergabe, Betriebsmodell —, finden Sie ihn in der Übersicht Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung. Dieser Beitrag hier ist der Baustein, der die Frage „souveräne Alternative?“ nüchtern einordnet, damit sie in Ihrer Beschlussvorlage nicht als Platzhalter für Unentschiedenheit stehen bleibt.

FAKTENKASTEN — Delos Cloud in fünf Sätzen Delos Cloud ist eine Tochtergesellschaft der SAP SE mit Sitz in Walldorf, die eine Cloud-Plattform für die öffentliche Verwaltung und für Betreiber kritischer Infrastrukturen in Deutschland anbietet. Die Technologie stammt von Microsoft: Azure als Unterbau, dazu Office-365-Dienste. Microsoft ist in diesem Modell Technologielieferant, nicht Betreiber. Den operativen Betrieb übernimmt Arvato Systems mit sicherheitsüberprüftem Personal in Deutschland. Die finalen Verträge zwischen Delos Cloud, Microsoft und Arvato wurden im September 2024 geschlossen. Zwei Operations Center sind aufgebaut: das erste 2025, das zweite Anfang 2026 im Großraum Leipzig. Damit ist die Plattform georedundant angelegt. Das Angebot richtet sich ausschließlich an die öffentliche Verwaltung und an KRITIS-Betreiber. Es gibt einen Zulassungsprozess; man bucht das nicht mit Kreditkarte am Freitagnachmittag.

 

Was Delos Cloud ist — und was es ausdrücklich nicht ist

Die Konstruktion: drei Unternehmen, drei Rollen

Die Idee hinter Delos Cloud lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Man nehme die Funktionalität der Microsoft-Cloud, entkoppele sie vom amerikanischen Betreiber und stelle einen deutschen Betrieb davor. Konkret heißt das: Die Delos Cloud GmbH ist Eigentümerin und Anbieterin der Plattform, sie schließt die Verträge mit den Behörden und übernimmt die Lizenzierung. Microsoft liefert die Technologie und entwickelt sie weiter. Arvato Systems betreibt die Rechenzentren und die Dienste — mit deutschem, sicherheitsüberprüftem Personal, wie es die Anforderungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik verlangen.

Diese Dreiteilung ist der Kern des Souveränitätsversprechens. Kein amerikanischer Administrator hat regulären Zugriff auf die Systeme, die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt, und die Verträge unterliegen deutschem Recht. Für Verwaltungen, die mit Verschlusssachen des Grades „VS — Nur für den Dienstgebrauch“ umgehen, ist das der entscheidende Unterschied zum Standard-Tenant. Für eine Stadtverwaltung mit 900 Beschäftigten, deren sensibelste Datei die Gehaltsliste des Bauhofs ist, ist es zunächst einmal: eine interessante Nachricht.

Die Geschichte: 2024 war ein zähes Jahr

Die politische Vorgeschichte gehört in jede ehrliche Darstellung, weil sie erklärt, warum das Thema so aufgeladen ist. Im Juni 2024 sollte der IT-Planungsrat in einer eigens einberufenen Sondersitzung den Weg für Verträge zur Delos Cloud frei machen. Der Druck kam erkennbar von oben, aus dem Umfeld des Bundeskanzleramts, und war zeitlich eng getaktet. Die Länder haben in dieser Sitzung keinen Beschluss gefasst. Wer die Arbeitsweise des IT-Planungsrats kennt, weiß: Das war kein Versehen, sondern eine Aussage.

Gleichzeitig gab es deutliche Kritik von außen. Die Open Source Business Alliance warnte in einem offenen Brief davor, überhastet langfristige Verträge zu schließen, und argumentierte, dass eine Plattform auf Microsoft-Technologie die Abhängigkeit nicht auflöst, sondern in eine neue Vertragskonstruktion überführt. Diese Kritik ist bis heute nicht ausgeräumt, und sie ist inhaltlich nicht abwegig — dazu unten mehr. Im September 2024 wurden die Verträge zwischen den drei beteiligten Unternehmen dann unabhängig davon final unterzeichnet.

Für Sie als Kommune ist daraus vor allem eines relevant: Delos Cloud ist bislang überwiegend ein Thema von Bund und Ländern. Die kommunale Ebene ist in den Gremienbeschlüssen kaum als eigenständige Zielgruppe adressiert worden. Wenn Ihre Verwaltungsspitze also fragt, ob „wir da mitmachen müssen“, lautet die ehrliche Antwort: Es gibt derzeit keine Verpflichtung und keine Frist, die Sie zum Handeln zwingt.

Skizze 1: Vier Betriebsoptionen im Vergleich — die Entscheidung liegt zwischen Modellen, nicht zwischen Weltanschauungen.

Was Delos Cloud nicht ist

Drei Missverständnisse begegnen mir regelmäßig in Ämtern, und alle drei sind teuer, wenn sie in eine Beschlussvorlage geraten.

Kein Ersatz für Microsoft. Delos Cloud ist keine deutsche Neuentwicklung. Es ist Microsoft-Technologie, die in Deutschland betrieben wird. Wer aus der Ratssitzung mit dem Auftrag zurückkommt, „auf eine deutsche Lösung umzustellen“, hat die Konstruktion nicht verstanden.

Kein Pflichtprogramm. Es gibt keine Verpflichtung für Kommunen, keine Anschlussfrist und keinen Beschluss, der Ihnen einen Wechsel vorschreibt. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft gerade etwas.

Kein vollständiges Microsoft 365. Das Portfolio entspricht nicht dem, was Sie aus dem Standard-Tenant kennen. Es ist im Zuschnitt näher an einer Office-365-E3-Lizenz als an Microsoft 365 E3 — und der Unterschied ist genau dort, wo es in der Verwaltung weh tut.

Das Portfolio und die Lücken, die Kommunen zuerst treffen

Das angekündigte Startportfolio für die Office-365-Dienste liest sich zunächst solide: Word, Excel, PowerPoint und OneNote, Outlook mit Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Teams für Chat, Besprechungen und Anrufe, dazu Planner und To Do, Power Apps und Power Automate sowie Bausteine für Nachrichtenverschlüsselung, Rechteverwaltung und Data Loss Prevention. Für die klassische Büroarbeit einer Verwaltung ist das eine tragfähige Basis.

Interessant wird es bei dem, was nicht dabei ist. Und zwar nicht, weil jemand geschlampt hätte, sondern weil bestimmte Dienste in einer abgeschotteten Umgebung technisch und regulatorisch schwerer bereitzustellen sind. Das Ergebnis ist trotzdem dasselbe: Genau die Bausteine, die in kommunalen Projekten den Ausschlag geben, fehlen im Start.

Skizze 2: Portfolio-Abgleich entlang der Bausteine, die in Verwaltungsprojekten tatsächlich den Ausschlag geben.

Telefonie: der Anschluss fehlt, und damit das Projekt

Teams ist im Startportfolio enthalten — mit Chat, Besprechungen und Anrufen zwischen den eigenen Beschäftigten. Was fehlt, ist die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Kein Direct Routing, kein Operator Connect, kein Amtsanschluss. Für eine Kommune, die ihre Telefonanlage ablösen will, ist das kein Detail, sondern das Aus.

Ein Beispiel aus der Praxis, anonymisiert: eine Stadtverwaltung mit rund 1.000 Rufnummern, verteilt auf Rathaus, Bürgerbüro, Bauhof, Feuerwehrgerätehäuser, Kindertagesstätten und zwei Außenstellen. Die vorhandene Anlage war abgekündigt, die Vergabestelle hatte den Auftrag, die Ablösung auszuschreiben. In der Marktsichtung kam die Frage auf, ob man die Telefonie nicht gleich auf einer souveränen Plattform aufsetzen könne. Die Antwort war kurz: nein, weil auf dieser Plattform kein Amtsanschluss vorgesehen ist. Die Ausschreibung lief dann über Teams Phone im Standard-Tenant, mit Direct Routing über einen regionalen Anbieter — und mit einem sauber beschriebenen Los für Notruf und Sonderanschlüsse.

Wie eine solche Vergabeunterlage aussieht, steht in Teams-Telefonie für Kommunen: Direct Routing, Operator Connect und die Vergabeunterlage. Die Sonderfälle, die eine Verwaltung dabei zwingend abdecken muss — Notruf mit korrekter Standortkennung, Faxeingang bei der Registratur, Aufzugsnotruf, Alarmierung —, sind in Notruf, Fax und Sonderanschlüsse: Die Verwaltungsfälle, die Teams Phone lösen muss beschrieben. Beides bleibt unabhängig davon relevant, welche Plattform Sie am Ende wählen.

Copilot: nicht im Startportfolio, und das ist eine eigene Diskussion

Microsoft 365 Copilot gehört nicht zum angekündigten Startportfolio. Das ist für manche Verwaltungen eine Erleichterung und für andere ein Ausschlusskriterium — je nachdem, wo die Diskussion in Ihrem Haus gerade steht. Bemerkenswert ist die Gleichzeitigkeit: Während in der einen Abteilung darauf gewartet wird, dass eine souveräne Plattform verfügbar wird, bereitet die andere Abteilung eine Dienstvereinbarung für KI-Assistenz vor. Beides gleichzeitig funktioniert derzeit nicht.

Unabhängig davon hat sich der Rahmen im Standard-Tenant bewegt: Kundendaten, systemgenerierte Protokolle und technische Supportdaten bleiben seit Abschluss der EU-Datengrenze im Februar 2024 innerhalb der EU und der EFTA-Staaten, und Microsoft baut die Verarbeitung von Copilot-Interaktionen im jeweiligen Land schrittweise aus. Das ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung, verändert aber die Faktenlage, auf der Sie eine erstellen.

Die datenschutzrechtliche Bewertung mit Rechtsgrundlage und Folgenabschätzung finden Sie in Microsoft 365 Copilot in der Verwaltung: Datenschutz, Rechtsgrundlage, DSFA, die Beteiligung der Personalvertretung in Copilot und Personalrat: Bausteine einer Dienstvereinbarung. Und bevor irgendjemand Copilot freischaltet, lesen Sie bitte Oversharing im Verwaltungs-Tenant: Warum Copilot die Personalakte findet — dieses Problem lösen Sie durch keinen Standortwechsel des Rechenzentrums.

Endgeräte, Sicherheit, Recherche: die stillen Lücken

Weniger diskutiert, in der Praxis aber genauso relevant: Microsoft Intune ist im Startportfolio nicht vorgesehen. Wer seine Notebooks, Diensthandys und Tablets zentral verwaltet — und das sollten Sie, spätestens seit ein Teil der Belegschaft von zu Hause arbeitet —, braucht dafür eine andere Lösung oder muss zweigleisig fahren. Ebenfalls nicht im Start: Defender for Office 365 Plan 2 und eDiscovery Premium. Auch der OneDrive-Speicher fällt im Startportfolio deutlich kleiner aus als im Standard-Tenant, was in einer Verwaltung mit gewachsenen Ablagegewohnheiten schneller zum Thema wird, als man denkt.

Zweites Praxisbeispiel, anonymisiert: ein großer Landschaftsverband mit Einrichtungen an vielen Standorten, von Schulen über Kliniken bis zu Verwaltungsgebäuden. Dort ist die Endgeräteverwaltung keine Nebensache, sondern der Hebel für Sicherheit überhaupt — bei mehreren tausend mobilen Geräten in unterschiedlicher Trägerschaft. Ein Betriebsmodell ohne integrierte Endgeräteverwaltung hätte dort zwei parallele Verwaltungswelten bedeutet, mit zwei Rollenmodellen, zwei Protokollierungen und zwei Betriebshandbüchern. Das ist nicht souverän, das ist nur doppelt.

WARNUNG — Portfolio-Angaben altern schnell Alle Angaben zum Leistungsumfang beziehen sich auf das angekündigte Startportfolio. Anbieterportfolios ändern sich, und zwar in beide Richtungen: Dienste kommen hinzu, angekündigte Dienste verschieben sich. Übernehmen Sie deshalb keine Portfolioliste aus einem Fachartikel — auch nicht aus diesem — ungeprüft in eine Beschlussvorlage oder in eine Leistungsbeschreibung. Lassen Sie sich den aktuellen Stand vom Anbieter oder vom Partner schriftlich bestätigen, mit Datum. Was nicht schriftlich zugesagt ist, existiert vergaberechtlich nicht.

 

Baustein	Standard-Tenant	Delos Cloud (Startportfolio)	Konsequenz für die Kommune
Office-Anwendungen	Vollständig, Desktop und Web	Vollständig, Desktop und Web	Kein Unterschied im Alltag
Exchange und Outlook	Vollständig	Vollständig	Kein Unterschied im Alltag
Teams-Zusammenarbeit	Vollständig	Chat, Besprechungen, interne Anrufe	Für Gremienarbeit ausreichend
Teams Phone mit Amtsanschluss	Direct Routing und Operator Connect	Nicht im Startportfolio	Telefonieablösung nicht abbildbar
Endgeräteverwaltung	Intune integriert	Nicht im Startportfolio	Zweite Lösung nötig, zweiter Betrieb
Copilot	Verfügbar, Rahmen geregelt	Nicht im Startportfolio	KI-Vorhaben laufen im Standard-Tenant
Aufbewahrung und Aussonderung	Purview mit vollem Funktionsumfang	Grundfunktionen, eDiscovery Premium fehlt	Schriftgutkonzept genau prüfen
Zugang zum Angebot	Über Partner und Rahmenverträge	Zulassungsverfahren, begrenzte Zielgruppe	Vorlauf einplanen
Preisniveau	Behördenkonditionen, Listenpreis	Aufschlag im zweistelligen Prozentbereich	Kämmerei einbeziehen

Tabelle 1: Portfolio-Abgleich entlang der Bausteine, die in kommunalen Projekten entscheiden. Stand der öffentlich verfügbaren Ankündigungen; bitte vor jeder Entscheidung neu prüfen.

Preise, Termine und die Souveränität mit Ablaufdatum

Der Aufschlag: bekannt, aber nicht kalkulierbar

Zu den Preisen gibt es eine belastbare Größenordnung und keine öffentliche Preisliste. Genannt wird ein Aufschlag von etwa 15 Prozent auf die deutschen Listenpreise, in der Fachpresse auch eine Spanne von 10 bis 20 Prozent. Mengenmodelle für die öffentliche Hand sind angekündigt. Das ist ehrlich kommuniziert und sachlich nachvollziehbar: Ein abgeschotteter Betrieb mit sicherheitsüberprüftem Personal, zwei georedundanten Standorten und einer vergleichsweise kleinen Kundengruppe kostet nun einmal mehr als ein weltweit skalierter Betrieb.

Für die Kämmerei ist die Größenordnung trotzdem unbefriedigend. Ein Aufschlag von 15 Prozent auf die Lizenzkosten ist rechenbar. Nicht rechenbar sind die Folgekosten der Portfolio-Lücken: eine separate Endgeräteverwaltung, eine separate Telefonielösung, gegebenenfalls zusätzliche Werkzeuge für Recherche und Sicherheit. Wenn Sie eine Kostenvergleichsrechnung aufstellen, rechnen Sie diese Posten mit — sonst vergleichen Sie einen Lizenzpreis mit einem Betriebsmodell.

Welche Lizenzstufen für Verwaltungen überhaupt in Frage kommen und wo die Behördenkonditionen greifen, ist in Microsoft 365 Lizenzen für Verwaltungen: E3, E5, F3 und die Behördenkonditionen aufbereitet. Der Vergleich lohnt sich, bevor Sie über Aufschläge diskutieren.

Termine: was gesichert ist und was Ankündigung bleibt

Gesichert ist der Aufbau der Infrastruktur. Das erste Operations Center ging 2025 in Betrieb, das zweite Anfang 2026 im Großraum Leipzig; damit steht die Georedundanz. Das ist mehr als eine Absichtserklärung, das sind gebaute Rechenzentren mit Personal darin. Alles Weitere — welche Dienste wann in welcher Ausbaustufe für welche Kundengruppe kommerziell verfügbar sind — ist Gegenstand von Ankündigungen, die sich verschieben können und in der Vergangenheit verschoben haben.

Das ist keine Kritik am Anbieter, sondern eine Beschreibung der Lage. Große Plattformprojekte im öffentlichen Umfeld verschieben sich. Ihre Aufgabe ist nicht, das zu bewerten, sondern es in der Risikobetrachtung abzubilden. Konkret: Bauen Sie keine Beschlussvorlage auf einen Termin, den Sie nicht vertraglich zugesichert bekommen.

Skizze 3: Zeitschiene der wesentlichen Stationen — gebaute Infrastruktur auf der einen, Ankündigungen auf der anderen Seite.

Die befristete Unabhängigkeit — der ehrlichste Satz im ganzen Projekt

Und jetzt der Punkt, an dem die Diskussion in vielen Verwaltungen abrupt endet. Die Delos-Geschäftsführung hat selbst öffentlich gesagt, dass die Plattform im Fall eines Lieferstopps durch Microsoft — etwa infolge eines Handelskonflikts — nur wenige Monate weiterbetrieben werden könnte. Danach fehlen Sicherheitsupdates, und der Betrieb wäre nicht mehr verantwortbar. Das Zeitfenster ist ausdrücklich dafür gedacht, die Daten geordnet auf eine andere Plattform zu bringen.

Man muss das dem Unternehmen hoch anrechnen: Diese Aussage ist unangenehm und ehrlich. Sie ist auch die präziseste Beschreibung dessen, was digitale Souveränität in diesem Modell bedeutet. Souverän sind das Rechenzentrum, der Betrieb, der Zugriff und die Vertragslage. Nicht souverän sind die Produktentwicklung, der Update-Takt, die Roadmap und die Frage, ob ein Dienst nächstes Jahr noch existiert. Wer eine Plattform betreibt, deren Quelltext ihm nicht gehört, kauft Betriebssouveränität, keine Technologiesouveränität. Das ist ein realer Gewinn — nur eben ein anderer als der, der auf dem Titelblatt steht.

Skizze 4: Die Schichten unter dem Postfach — und die Frage, wer auf welcher Ebene tatsächlich entscheidet.

WICHTIG — Formulierungshilfe für die Risikobetrachtung Beschreiben Sie das Risiko als das, was es ist: „Bei einem Ausbleiben von Sicherheitsupdates des Technologielieferanten ist ein geordneter Weiterbetrieb nur für einen begrenzten Zeitraum möglich. Dieser Zeitraum dient der Migration.“ Dieselbe Frage stellt sich beim Standard-Tenant, nur mit anderen Parametern. Wichtig ist nicht, welches Modell risikofrei ist — keines ist es —, sondern dass Sie die Exit-Fähigkeit in beiden Fällen beschrieben und geübt haben: Wo liegen die Daten, wie kommen sie heraus, wie lange dauert es, wer macht es?

 

Das Warnbeispiel: Microsoft Cloud Deutschland

Wer das Delos-Modell einordnen will, kommt an einem Vorgänger nicht vorbei. Ab 2015 betrieb Microsoft gemeinsam mit T-Systems die Microsoft Cloud Deutschland. Die Konstruktion war anders, das Versprechen war ähnlich: deutsche Rechenzentren, ein deutscher Datentreuhänder, der den Zugriff auf Kundendaten kontrollierte, und damit ein Angebot für alle, denen die reguläre Cloud zu amerikanisch war. 2018 wurde das Angebot für Neukunden geschlossen. Danach entstanden reguläre Azure-Regionen in Frankfurt und Berlin, und die Bestandskunden mussten migrieren.

Die Gründe sind gut dokumentiert und lehrreich, weil sie strukturell und nicht anbieterspezifisch sind: Das Angebot war teurer als der Standard, es hatte einen kleineren Funktionsumfang, neue Dienste kamen später oder gar nicht, und die Nachfrage blieb hinter den Erwartungen zurück. Ein abgeschottetes Angebot mit kleiner Kundenbasis trägt seine Entwicklungskosten schwerer als ein globales.

Der Vergleich ist kein Verdikt. Es gibt gewichtige Unterschiede — dazu die Tabelle. Aber er ist die Antwort auf die Frage, warum erfahrene IT-Leitungen bei souveränen Sonderplattformen zurückhaltend sind. Sie haben das schon einmal erlebt, inklusive Migrationsprojekt.

Merkmal	Microsoft Cloud Deutschland (2015 bis 2018)	Delos Cloud (heute)
Betreibermodell	Microsoft-Dienste, T-Systems als Datentreuhänder	Delos Cloud GmbH als Anbieterin, Betrieb durch Arvato Systems
Zielgruppe	Alle Kunden mit Souveränitätsbedarf, auch Wirtschaft	Öffentliche Verwaltung und KRITIS, mit Zulassungsverfahren
Preisniveau	Deutlich über dem Standardangebot	Aufschlag im zweistelligen Prozentbereich
Funktionsumfang	Kleiner als der Standard, neue Dienste verzögert	Startportfolio auf Office-365-E3-Niveau, Ausbau angekündigt
Politischer Rückhalt	Rein unternehmerische Initiative	Eingebettet in die Verwaltungscloud-Strategie, BSI-Anforderungen
Ergebnis	2018 für Neukunden geschlossen, Migration nötig	Offen; Infrastruktur steht, Marktdurchdringung unklar

Tabelle 2: Zwei souveräne Sonderwege im Vergleich. Die Unterschiede sind real — die strukturellen Risiken ähneln sich trotzdem.

FAKTENKASTEN — Was der Vergleich fair betrachtet ergibt Delos Cloud startet mit einer politischen Verankerung, die die Microsoft Cloud Deutschland nie hatte: Die Plattform ist als Baustein der Verwaltungscloud-Strategie gedacht und an den Anforderungen des BSI ausgerichtet, bis hin zur Verarbeitung von Verschlusssachen. Das ändert nichts an der ökonomischen Grundmechanik: Eine Sonderplattform mit begrenzter Kundenzahl muss ihre Betriebs- und Anpassungskosten auf weniger Schultern verteilen und liegt beim Funktionsumfang naturgemäß hinter dem globalen Angebot. Die richtige Schlussfolgerung ist deshalb weder Euphorie noch Häme, sondern eine Frage an Ihre Planung: Wie teuer wäre für Sie ein Wechsel — in die Plattform hinein und wieder heraus?

 

Was das für Ihre Kommune heute bedeutet

Kein Handlungsdruck — aber auch keine Ausrede

Die klare Antwort für die kommunale Ebene lautet: Es gibt heute keinen Handlungsdruck. Es existiert kein Beschluss, der Sie bindet, keine Frist, die läuft, und kein Portfolio, das Ihre drängenden Vorhaben — Telefonieablösung, Endgeräteverwaltung, KI-Assistenz — abdecken würde. Wenn Sie in den kommenden zwei Jahren eines dieser Themen angehen, tun Sie das im Standard-Tenant. Alles andere wäre ein Projekt, das auf eine Zusage wartet, die es nicht gibt.

Gleichzeitig ist „wir warten auf Delos“ keine tragfähige Position. Ein Provisorium ohne Beschluss ist rechtlich und organisatorisch schwächer als eine dokumentierte Entscheidung für ein Betriebsmodell. Wenn das Rechnungsprüfungsamt in zwei Jahren fragt, warum die Verwaltung Exchange 2016 weiterbetrieben hat, ist „wir haben auf eine souveräne Plattform gewartet“ eine Antwort, die niemanden trägt — insbesondere nicht die Person, die den Betrieb verantwortet hat.

Skizze 5: Prüfpfad in drei Fragen — er endet für die meisten Kommunen an derselben Stelle.

Konzept offenhalten: die vier Stellschrauben

„Offenhalten“ ist kein Gefühl, sondern eine Menge konkreter Festlegungen im Betriebskonzept. Vier Punkte machen den Unterschied zwischen einer Verwaltung, die später wechseln kann, und einer, die es sich vorgenommen hatte.

Datenhaltung dokumentieren. Legen Sie fest, welche Datenbestände in welchem Dienst liegen — und halten Sie es aktuell. Wer nicht weiß, wo die Bauakten, die Personalunterlagen und die Sitzungsunterlagen liegen, kann nicht migrieren, sondern nur kopieren und hoffen.

Abhängigkeiten begrenzen. Vermeiden Sie Bindungen an Dienste, die es nur in einem Betriebsmodell gibt, wenn Sie dieselbe Funktion auch anders bekommen. Das ist keine Technikfeindlichkeit, das ist Beschaffungshygiene.

Vergabeunterlagen anschlussfähig gestalten. Schreiben Sie Leistungen aus, nicht Produkte, und sehen Sie Optionen und Kündigungsrechte vor. Ein Rahmenvertrag, der einen Betreiberwechsel nicht vorsieht, macht die Entscheidung, die Sie sich offenhalten wollten, faktisch unmöglich.

Exit einmal proben. Ein Exit, den niemand je ausprobiert hat, ist eine Behauptung. Nehmen Sie den Export einer größeren Ablage einmal in die Notfallübung auf und messen Sie, wie lange es dauert.

Für die ersten beiden Punkte lohnt der Blick in Standard-Tenant oder Hybrid: Die Betriebsmodell-Entscheidung für Verwaltungen und in Schutzbedarf und Microsoft 365: IT-Grundschutz-Abgleich für die Praxis, für den dritten in Microsoft 365 rechtssicher beschaffen: Vergabe, Leistungsbeschreibung, Rahmenverträge, für den vierten in Notfallübung für die Verwaltungs-IT: SharePoint verschlüsselt, Admin-Konto übernommen, Bürgertelefon tot.

Wenn die Schriftgutverwaltung im Spiel ist

Ein dritter Praxisfall, anonymisiert: eine Stadtverwaltung, die SharePoint im Sozialbereich einsetzt — also dort, wo besonders schutzwürdige Daten anfallen und wo Aufbewahrung und Aussonderung nicht verhandelbar sind. Dort war die Souveränitätsfrage ernsthaft im Raum, und sie war es zu Recht. Gescheitert ist die Prüfung nicht an der Souveränität, sondern an der Fachlichkeit: Für die geordnete Aussonderung mit Disposition und Vernichtungsnachweis braucht es Werkzeuge, die im Startportfolio nur in Grundzügen enthalten sind.

Wichtiger noch ist eine Abgrenzung, die unabhängig vom Betriebsmodell gilt: Eine Ablage mit Aktenplan, Aufbewahrungsbezeichnungen und Aussonderungsverfahren ist noch keine E-Akte im Sinne der E-Government-Gesetze der Länder. Die Anforderungen an führende Systeme, an Nachvollziehbarkeit und an die Beweiskraft ergeben sich aus dem jeweiligen Landesrecht und aus Ihren Regelungen zur Schriftgutverwaltung. Wo diese Grenze verläuft, entscheidet nicht der Anbieter, sondern Ihr Land — und Delos Cloud ändert daran nichts.

Die Grenzziehung im Detail steht in SharePoint als E-Akte? Was geht, was nicht und wo die Grenze nach Landesrecht liegt, der Weg vom Aktenplan zur Aufbewahrungsbezeichnung in Schriftgutverwaltung mit Microsoft 365: Vom Aktenplan zur Aufbewahrungsbezeichnung und die Aussonderungspraxis in Aufbewahrung und Aussonderung mit Purview: Fristen, Disposition, Vernichtungsnachweis.

Die Rolle Ihres kommunalen Rechenzentrums und Ihres Systemhauses

Kommunale Rechenzentren und Systemhäuser sind bei diesem Thema oft die Ersten, die gefragt werden — und häufig auch die Ersten, denen unterstellt wird, sie hätten ein Interesse an einer bestimmten Antwort. Das ist unfair und meistens falsch. Beide arbeiten in derselben Unsicherheit wie Sie, mit dem Unterschied, dass sie den Betrieb anschließend leisten müssen. Ein kommunales Rechenzentrum, das Ihnen heute von einem Wechsel abrät, tut das in aller Regel aus Betriebserfahrung und nicht aus Besitzstandsdenken.

Sinnvoll ist eine klare Rollenverteilung: Wer betreibt, wer steuert, wer prüft. Und eine Zweitmeinung an den Stellen, an denen die Entscheidung teuer wird — nicht als Misstrauensvotum, sondern als normales Vier-Augen-Prinzip, wie es bei jeder größeren Investition selbstverständlich ist.

Wie sich diese Rollen sauber schneiden lassen, beschreibt Microsoft 365 und das kommunale Rechenzentrum: Rollen, Schnittstellen, Zweitmeinung. Wenn Sie für die konkrete Bewertung in Ihrem Haus Unterstützung brauchen, finden Sie den Rahmen unter Microsoft 365 Beratung für Verwaltungen.

TIPP — Der Absatz, der in Ihre Beschlussvorlage gehört Bauen Sie die Delos-Frage nicht als Alternative in die Vorlage ein, sondern als geprüfte und dokumentierte Option. Etwa so: „Die souveräne Plattform Delos Cloud wurde geprüft. Das derzeit angekündigte Leistungsportfolio deckt die für dieses Vorhaben erforderlichen Bausteine (Telefonieanbindung, Endgeräteverwaltung) nicht ab. Eine Nutzung ist zum Entscheidungszeitpunkt nicht möglich. Das Betriebskonzept wird so gestaltet, dass ein späterer Wechsel des Betriebsmodells möglich bleibt. Der Portfoliostand wird jährlich überprüft und dem Ausschuss berichtet.“ Das ist zwei Sätze länger als „wir warten ab“ und hält jeder Prüfung stand. Der jährliche Berichtspunkt ist dabei kein Schmuck, sondern der Nachweis, dass die Entscheidung bewusst getroffen und überwacht wird.

 

Auslöser in Ihrem Haus	Betrifft Delos Cloud?	Was Sie stattdessen tun
Telefonanlage ist abgekündigt	Nein, keine Amtsanbindung	Teams Phone im Standard-Tenant ausschreiben, Sonderfälle als eigenes Los
Copilot soll erprobt werden	Nein, nicht im Startportfolio	Datenschutz-Folgenabschätzung, Berechtigungen aufräumen, Personalrat beteiligen
Verschlusssachen im Regelbetrieb	Ja, ernsthaft prüfen	Abstimmung mit der zuständigen Landesbehörde, Marktbeobachtung dokumentieren
Schutzbedarf hoch im Sozialbereich	Teilweise	IT-Grundschutz-Abgleich, Ablage und Berechtigungen zuerst ordnen
Rat fragt nach digitaler Souveränität	Als Sachstand ja	Sachstandsbericht mit Portfolio, Preisniveau, Terminlage und Exit-Fähigkeit
Rechenzentrumsvertrag läuft aus	Mittelbar	Betriebsmodell und Rollen neu schneiden, Option auf Modellwechsel vertraglich sichern

Tabelle 3: Anlassbezogene Einordnung — welcher Auslöser in Ihrem Haus tatsächlich zu einer Delos-Prüfung führt.

Häufige Fragen aus Ämtern und Gremien

Müssen wir als Kommune zur Delos Cloud wechseln?

Nein. Es gibt derzeit keine Rechtspflicht und keinen Beschluss, der Kommunen zu einem Wechsel verpflichtet. Die bisherigen Aktivitäten sind auf der Ebene von Bund und Ländern angesiedelt. Ob und wann kommunale Träger als Zielgruppe adressiert werden, ist offen. Prüfen Sie den Stand für Ihr Bundesland bei Ihrer zuständigen Landesbehörde oder Ihrem kommunalen Spitzenverband — die Lage unterscheidet sich zwischen den Ländern.

Ist Delos Cloud datenschutzrechtlich sicherer als der Standard-Tenant?

Die Konstruktion adressiert Risiken, die beim Standard-Tenant zur Diskussion stehen: Verarbeitung ausschließlich in Deutschland, deutsches Betriebspersonal, deutsches Vertragsrecht, kein regulärer Zugriff aus Drittstaaten. Das ist ein anderer Ausgangspunkt für eine Bewertung. Es ersetzt aber weder die Datenschutz-Folgenabschätzung noch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten noch ein belastbares Berechtigungskonzept. Die häufigsten Datenschutzvorfälle in Verwaltungen entstehen nicht durch die Wahl des Rechenzentrums, sondern durch zu weit gefasste Zugriffsrechte im eigenen Haus. Eine rechtliche Bewertung für Ihren Einzelfall gehört zu Ihrer Datenschutzbeauftragten, nicht in einen Fachartikel.

Was kostet Delos Cloud im Vergleich zum heutigen Angebot?

Öffentlich genannt ist ein Aufschlag von etwa 15 Prozent auf die deutschen Listenpreise, in der Fachpresse auch eine Spanne von 10 bis 20 Prozent; Mengenmodelle für die öffentliche Hand sind angekündigt. Eine allgemein zugängliche Preisliste gibt es nicht. Kalkulieren Sie zusätzlich die Folgekosten der Portfolio-Lücken, insbesondere für Endgeräteverwaltung und Telefonie — sonst vergleichen Sie Lizenzpreise mit einem Betriebsmodell.

Können wir Teams-Telefonie über Delos Cloud betreiben?

Nach dem angekündigten Startportfolio nicht. Teams ist enthalten, aber ohne Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Für die Ablösung einer Telefonanlage brauchen Sie einen Amtsanschluss — über Direct Routing oder Operator Connect im Standard-Tenant. Prüfen Sie den Stand vor Ihrer Ausschreibung neu, aber planen Sie nicht auf Zuruf.

Löst Delos Cloud unser Problem mit der E-Akte?

Nein, und zwar aus einem grundsätzlichen Grund: Ob eine Ablage als E-Akte im Sinne des jeweiligen Landes-E-Government-Rechts gelten kann, hängt an den Anforderungen an das führende System, an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Beweiskraft — nicht am Standort des Rechenzentrums. Diese Anforderungen ergeben sich aus Landesrecht und aus Ihren eigenen Regelungen zur Schriftgutverwaltung. Ein Betriebsmodellwechsel verschiebt diese Grenze nicht um einen Millimeter.

Was sagen wir dem Personalrat, wenn er nach Souveränität fragt?

Sagen Sie ihm die Wahrheit, sie ist gut vertretbar: Der Betrieb der Plattform, der Zugriff auf die Systeme und das anwendbare Recht sind in diesem Modell deutsch; die Produktentwicklung und der Update-Takt bleiben es nicht. Und ergänzen Sie, was den Personalrat tatsächlich betrifft: Protokollierung, Auswertungsmöglichkeiten, Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Diese Fragen stellen sich in jedem Betriebsmodell gleich und gehören in eine Dienstvereinbarung, nicht in eine Standortdebatte.

Sollen wir mit der Microsoft-365-Einführung warten, bis Delos verfügbar ist?

Davon würde ich abraten, und zwar unabhängig davon, wie Sie zu Delos Cloud stehen. Die Arbeit, die vor einer Einführung liegt — Informationsarchitektur entlang der Ämter, Berechtigungskonzept, Identitätsmodell, Aktenplan, Aufbewahrungsregeln, Beteiligung des Personalrats, Schulung —, ist zu achtzig Prozent unabhängig vom Betriebsmodell. Wer diese Vorarbeit erledigt hat, kann später mit überschaubarem Aufwand wechseln. Wer wartet, wartet an derselben Stelle wie vor drei Jahren, nur mit älterer Infrastruktur.

Woran erkennen wir, dass sich die Lage geändert hat?

An drei Signalen, und alle drei sind gut beobachtbar: erstens ein Portfolio, das Telefonieanbindung und Endgeräteverwaltung umfasst; zweitens ein Bezugsweg mit belastbarem Preis- und Konditionenmodell, das für kommunale Träger tatsächlich zugänglich ist; drittens Referenzen von Verwaltungen vergleichbarer Größe im Produktivbetrieb, nicht in der Erprobung. Solange keines dieser drei Signale vorliegt, ändert sich für Ihre Planung nichts. Nehmen Sie die Prüfung als jährlichen Tagesordnungspunkt auf — das kostet eine Stunde und erspart die Diskussion in jeder zweiten Sitzung.

Fazit

Delos Cloud ist ein ernstzunehmendes Vorhaben mit gebauter Infrastruktur, klarer Rollenverteilung und einem Souveränitätsversprechen, das an den entscheidenden Stellen — Betrieb, Zugriff, anwendbares Recht — tatsächlich eingelöst wird. Es ist zugleich ein Angebot, dessen Startportfolio genau die Bausteine nicht enthält, die kommunale Projekte heute antreiben: Telefonie, Endgeräteverwaltung, KI-Assistenz. Und es ist ein Angebot, dessen Unabhängigkeit vom Technologielieferanten nach Aussage der eigenen Geschäftsführung nur wenige Monate trägt.

Für Kommunen folgt daraus eine unspektakuläre, aber belastbare Haltung: kein Handlungsdruck, keine Wartestellung, sondern eine dokumentierte Entscheidung für das Betriebsmodell, das Ihre heutigen Aufgaben löst — gepaart mit einem Konzept, das den späteren Wechsel nicht verbaut. Datenhaltung beschrieben, Abhängigkeiten begrenzt, Vergabeunterlagen anschlussfähig, Exit einmal geprobt, Portfoliostand jährlich berichtet. Das ist weniger aufregend als eine Grundsatzdebatte über digitale Souveränität, aber es ist das, was Sie in zwei Jahren vor dem Rechnungsprüfungsamt vertreten können.

Und die Erfahrung mit der Microsoft Cloud Deutschland lehrt vor allem Demut in beide Richtungen: Souveräne Sonderwege können scheitern, aber die Verwaltungen, die damals gewartet haben, statt ihre Hausaufgaben zu machen, standen anschließend nicht besser da. Sie standen nur später am selben Punkt.

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