Microsoft 365 Beratung für Verwaltungen
Unabhängige Konzeptberatung für Kommunen, Behörden und öffentliche TrägerMicrosoft-365-Beratung für Verwaltungen, Kommunen und öffentliche Träger
Beratungsseite im Kompetenzbereich Verwaltung · Vorschlag Slug: /microsoft-365-verwaltung-beratung/ · Stand: September 2026
Sie brauchen kein Systemhaus, das Ihnen Lizenzen verkauft, und keinen Berater, der Ihnen nach dem Kickoff einen Foliensatz hinterlässt. Sie brauchen ein Konzept, das der Ausschuss beschließen kann, die Vergabestelle prüfen kann und die IT umsetzen kann – und jemanden, der danach nicht verschwindet. Genau so ist meine Beratung für öffentliche Auftraggeber aufgebaut: Festpreise für die Konzeption, Festpreise für die Überprüfung, Aufwand nur dort, wo er ehrlich nicht vorhersehbar ist.
Skizze 1: Die Beratungsbausteine für Verwaltungen – drei Konzeptpakete, zwei Überprüfungen, Begleitung nach Bedarf.
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FAKTENKASTEN Was mich von der üblichen Beratung unterscheidet Unabhängig: keine Lizenz-, Hardware- oder Provisionsgeschäfte. Meine Empfehlung hängt an Ihrer Situation, nicht an einer Marge. Verwaltungsvokabular: Ich schreibe Fachämter, Vergabestelle, Personalrat, Kämmerei und Beschlussvorlage – und meine damit auch, was Sie meinen. Eigene Werkzeuge: Die Überprüfungen laufen mit selbst entwickelten Read-only-Tools, nicht mit Herstellerskripten. Kein Eingriff in Ihre Umgebung. Selbst im Betrieb: Ich betreibe SharePoint, Entra ID, einen SBC mit Direct Routing und Microsoft 365 selbst. Ich berate nichts, was ich nicht auch benutze. |
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Konzeptpakete zum Festpreis – Verwaltungsedition
Drei Themen kommen in Verwaltungen immer wieder an derselben Stelle ins Stocken: Microsoft 365 soll eingeführt werden, Teams soll geordnet werden, die Telefonanlage muss weg. Für alle drei habe ich ein Konzeptpaket mit festem Umfang und festem Preis – und jeweils eine Verwaltungsedition, die sich vom Unternehmensformat nicht im Preis, sondern im Zuschnitt unterscheidet.
Skizze 2: Ein Tag Workshop, drei Tage Konzeptarbeit, ein halber Tag Ergebnis – und am Ende eine gremienfähige Vorlage.
Paket 1: Microsoft-365-Einführungskonzept für Verwaltungen
Für Verwaltungen, die Microsoft 365 einführen oder eine gewachsene Umgebung auf ein tragfähiges Fundament stellen wollen. Der Workshop klärt Identitäten, Zugriffssteuerung, Compliance, Lizenzen, Netzwerk und Enablement; das Konzept beschreibt Zielarchitektur, Entscheidungen mit Begründung, Phasenplan und Kostenrahmen.
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Eckdaten |
Details |
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Umfang |
4,5 Beratertage: 1 Tag Workshop, 3 Tage Konzeptarbeit, 0,5 Tag Ergebnispräsentation |
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Teilnehmerkreis Workshop |
IT-Leitung, Administratoren, Organisation/Hauptamt, Datenschutzbeauftragter, Personalrat, nach Bedarf Kämmerei und Rechnungsprüfungsamt |
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Verwaltungsspezifika |
Schutzbedarfsabgleich nach IT-Grundschutz; Sozialdaten, Melde- und Steuergeheimnis im Berechtigungskonzept; Einordnung Standard-Tenant, Hybrid und Delos; Personalratsfahrplan mit Dienstvereinbarungs-Bausteinen; Barrierefreiheit in Vorlagen und Portalen |
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Ergebnis |
Einführungskonzept mit Skizzen und Tabellen, haushaltsfähige Kostenaufstellung, Zusammenfassung als Anlage zur Beschlussvorlage |
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Festpreis |
6.750 € zzgl. USt. (4,5 × 1.500 €), ggf. Reisekosten |
Paket 2: Teams-Einführungskonzept für Verwaltungen
Für Verwaltungen, in denen Teams bereits genutzt wird oder eingeführt werden soll – und die den Wildwuchs aus 240 Teams, unklaren Gastzugängen und Personalunterlagen in Kanälen vermeiden oder beenden wollen. Kern ist die Informationsarchitektur: Teams je Amt, je Vorgangsart, je Projekt? Wer darf anlegen, wer archiviert, was gehört gar nicht nach Teams, sondern in die Akte?
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Eckdaten |
Details |
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Umfang |
4,5 Beratertage: 1 Tag Workshop, 3 Tage Konzeptarbeit, 0,5 Tag Ergebnispräsentation |
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Teilnehmerkreis Workshop |
IT, Organisation, Vertreter der Fachämter, Datenschutzbeauftragter, Personalrat |
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Verwaltungsspezifika |
Informationsarchitektur entlang Ämterstruktur und Vorgangsarten; Gastzugang für Planungsbüros, Träger und Gremienmitglieder; Abgrenzung Teams ↔ Aktenführung; Lebenszyklus und Aufbewahrung; Dienstvereinbarungs-Bausteine für Chat und Präsenzstatus; Sitzungs- und Gremienarbeit in Teams |
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Ergebnis |
Teams-Konzept mit Governance-Regeln, Namens- und Berechtigungskonventionen, Rollout-Wellen je Amt, Enablement-Plan |
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Festpreis |
6.750 € zzgl. USt. (4,5 × 1.500 €), ggf. Reisekosten |
Paket 3: Grobkonzept Teams-Telefonie für Kommunen und Behörden
Für Verwaltungen, deren TK-Anlage (Alcatel-Lucent, Unify, Avaya, Mitel, Cisco) am Ende ihres Wartungsvertrags steht und die Microsoft Teams Phone als Ziel prüfen oder bereits gesetzt haben. In 3,5 Beratertagen entsteht ein Grobkonzept mit Architektur, Migrationspfad und Kostenbetrachtung – und auf Wunsch eine Vergabeunterlage, mit der Ihre Vergabestelle direkt arbeiten kann.
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Eckdaten |
Details |
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Umfang |
3,5 Beratertage: 1 Tag Workshop, 2 Tage Konzeptarbeit, 0,5 Tag Ergebnisworkshop |
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Teilnehmerkreis Workshop |
IT, TK-Verantwortliche, Organisation, Vergabestelle, Gebäudemanagement (Notruf, Aufzüge, Türsprechstellen), Personalrat |
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Verwaltungsspezifika |
Notrufkonzept je Liegenschaft; Fax und Sonderanschlüsse (Standesamt, Bereitschaft, Bürgerbüro-Sammelanschlüsse); Anbindung über Landes-/Kommunalnetze; Koexistenz mit Altanlage während der Umstellung; Fünf-Jahres-Kostenbetrachtung für den Haushalt |
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Ergebnis |
Grobkonzept-Dokument mit Architekturskizzen; optional dreiteilige Vergabeunterlage (Hardware, Lizenzen, Dienstleistungen) – Dienstleistungen wahlweise als detailliertes Leistungsverzeichnis oder funktionale Beschreibung |
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Festpreis |
5.250 € zzgl. USt. (3,5 × 1.500 €), ggf. Reisekosten |
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AUS DER PRAXIS Erprobt: Stadtverwaltung, rund 1.000 Rufnummern Das Telefonie-Paket ist kein Reißbrettprodukt. Es wurde in genau diesem Zuschnitt für eine Stadtverwaltung durchgeführt: Ablösung einer Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise, Direct Routing über einen SBC in Azure hinter einer Firewall der Stadt, Pilotamt, Koexistenz mit der Altanlage über ein vorhandenes Gateway, Zielhorizont zum Ende des Wartungsvertrags. Nach 3,5 Beratertagen lagen ein abgestimmtes Grobkonzept und eine dreiteilige Vergabeunterlage vor – die Grundlage für Gremienvorlage und Feinkonzeption. Die Methodik dahinter (Workshop, Konzeptarbeit, Ergebnisworkshop) habe ich zuvor in mehreren Telefonie- und Einführungsprojekten verfeinert. Neu ist nur, dass ich sie jetzt als Festpreis anbiete. |
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TIPP Welches Paket zuerst? Wenn Microsoft 365 noch gar nicht oder nur „irgendwie“ da ist: Paket 1, denn Teams und Telefonie stehen auf Identität, Lizenzen und Netzwerk. Wenn Microsoft 365 steht und Teams wuchert: Paket 2. Wenn der TK-Wartungsvertrag ein Enddatum hat: Paket 3 – und zwar früh, denn Vergabe und Carrier-Fristen fressen schnell ein halbes Jahr. Die Pakete lassen sich kombinieren; Doppelarbeit im Workshop-Teil verrechne ich dann natürlich nicht doppelt. |
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Überprüfungen zum Festpreis – die Diagnostiker-Editionen
Nicht jede Verwaltung braucht zuerst ein Konzept. Manche braucht zuerst Klarheit über den Ist-Zustand – vor allem dann, wenn Copilot auf der Wunschliste steht oder der Datenschutzbeauftragte nach dem Tenant fragt. Dafür gibt es zwei Überprüfungen mit eigenen Read-only-Werkzeugen: kein Eingriff, kein Schreibzugriff, ein Ergebnisdokument mit Befunden nach kritisch, mittel und niedrig sowie einem priorisierten Aktionsplan.
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Überprüfung |
Was geprüft wird |
Für wen |
Festpreis |
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Entra-ID-Tenant-Überprüfung |
MFA-Abdeckung, Conditional Access, privilegierte Rollen, Gast- und Dienstkonten, Legacy-Authentifizierung, Registrierungsregeln, Lizenzabgleich |
Verwaltungen vor einer Cloud-Ausweitung, nach Personalwechsel in der IT oder auf Nachfrage des Rechnungsprüfungsamts |
2.000 € zzgl. USt. |
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Copilot- und Oversharing-Überprüfung |
Überfreigaben in SharePoint und Teams, Sites mit „Jeder“-Zugriff, Label-Abdeckung, sensible Inhalte in Reichweite von Copilot, verwaiste Sites, externe Freigaben |
Verwaltungen, die Copilot pilotieren wollen oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung vorbereiten |
2.000 € zzgl. USt. |
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ACHTUNG Copilot ohne vorherige Überprüfung freizugeben ist wie ein Tag der offenen Tür im Personalamt Copilot respektiert Berechtigungen – vollständig. Das Problem ist, dass die Berechtigungen in gewachsenen Verwaltungs-Tenants nicht das abbilden, was alle glauben. Personalunterlagen in einer Teams-Gruppe aus der Pandemiezeit, Vergabeakten mit „Jeder außer externen Benutzern“, Sozialdaten in einer vergessenen Site: Für Menschen ist das unauffindbar, für Copilot ist es eine Suchanfrage. Die Überprüfung macht sichtbar, was heute schon sichtbar wäre – bevor jemand danach fragt. |
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Begleitung nach Aufwand
Manche Aufgaben lassen sich ehrlich nicht in ein Festpreispaket pressen – weil sie von Ihrer Umgebung, von Dritten oder von Störungen abhängen. Dafür arbeite ich nach Tagessatz, mit klarer Aufwandsschätzung vorab und transparenter Abrechnung:
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AUS DER PRAXIS Warum Übungen in Verwaltungen besonders viel bringen Große Schäden entstehen selten aus Unwissen. Sie entstehen, weil ein Administrator, der eigentlich weiß, wie es geht, unter Druck in Panik gerät – nachts, mit dem Dezernenten am Telefon. In Verwaltungen kommt hinzu, dass Vertretungsregeln dünn sind und Wissen oft an einer Person hängt. Eine moderierte Übung („SharePoint-Farm nach Ransomware“, „Entra-Admin-Konto kompromittiert“, „SBC ausgefallen, Bürgertelefon tot“) schafft in einem Tag mehr Sicherheit als jede Dokumentation. |
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Passt gut – passt weniger
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Passt gut |
Passt weniger |
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Sie wollen ein Konzept, das Gremien, Vergabestelle und IT gleichermaßen verstehen |
Sie suchen einen Lizenzhändler oder einen Anbieter für Hardware |
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Ihr Personalrat und Ihr Datenschutzbeauftragter sollen früh eingebunden werden |
Sie möchten Copilot „einfach mal anschalten“ und später sehen |
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Sie arbeiten mit einem kommunalen Rechenzentrum und brauchen jemanden auf Ihrer Seite |
Sie brauchen ein Team von zehn Leuten für einen 18-monatigen Rollout – da vermittle ich Sie lieber weiter |
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Sie betreiben noch On-Premises-Systeme und wollen einen ehrlichen Hybrid-Plan |
Sie erwarten, dass SharePoint Ihre E-Akte nach Landesrecht ersetzt |
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Sie haben eine Störung, die Ihr Dienstleister seit Wochen nicht löst |
Sie möchten die Delos-Cloud-Entscheidung des Bundes beeinflussen – da bin ich der Falsche |
So kommen wir ins Gespräch – und wie die Beschaffung läuft
Häufige Fragen zur Beratung
Wir haben ein kommunales Rechenzentrum – warum sollten wir zusätzlich einen externen Berater beauftragen?
Weil das Rechenzentrum Ihr Dienstleister ist und Sie der Auftraggeber sind. Ein Konzept auf Ihrer Seite stellt sicher, dass Sie wissen, was Sie bestellen, und dass Ihre Anforderungen – nicht das Standardpaket des Dienstleisters – die Grundlage bilden. Ich arbeite dabei konstruktiv mit dem Rechenzentrum zusammen; über andere Dienstleister zu schimpfen gehört nicht zu meinem Repertoire.
Können Sie die Beschlussvorlage für den Rat schreiben?
Die Vorlage selbst schreibt Ihre Verwaltung – sie muss in Ihrem Format und Ihrer Zuständigkeit entstehen. Ich liefere eine gremientaugliche Zusammenfassung des Konzepts (Ausgangslage, Ziel, Alternativen, Kosten, Risiken, Empfehlung) als Anlage und stehe auf Wunsch im Ausschuss für Fragen zur Verfügung.
Was liefern wir für die Konzeptpakete zu?
Eine Bestandsaufnahme Ihrer Umgebung (Formulare stelle ich), vorhandene Verträge und Lizenzübersichten, den Aktenplan oder Ausschnitte daraus, die relevanten Dienstvereinbarungen – und die richtigen Personen im Workshop. Je vollständiger die Vorarbeit, desto tiefer das Konzept.
Arbeiten Sie vor Ort oder remote?
Beides. Workshops sind vor Ort erfahrungsgemäß ergiebiger – die Kaffeepause liefert oft die besten Erkenntnisse –, funktionieren aber auch remote. Konzeptarbeit findet in meinem Büro statt. Reisekosten werden nur bei Vor-Ort-Terminen und nach tatsächlichem Aufwand berechnet.
Was ist mit Kirchen, Diakonie und Caritas?
Dieselben Pakete, angepasst auf DSG-EKD oder KDG, Mitarbeitervertretung statt Personalrat und die Besonderheiten der Klientendaten. Ich arbeite seit Jahren mit Trägern aus diesem Umfeld.
Und wenn wir nach dem Konzept alles selbst umsetzen?
Dann ist das Konzept genau dafür geschrieben. Es enthält keine künstlichen Abhängigkeiten von mir. Wenn Sie zwischendurch eine Frage haben, klären wir sie kurz; wenn Sie Begleitung wollen, gibt es sie nach Aufwand.
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