Neue Copilot Notebooks unterstützen Markdown und Rich Text

Executive Summary

Microsoft hat Copilot Notebooks drei neue Dateiformate beigebracht: Markdown (.md), Plain Text (.txt) und Rich Text (.rtf). Das liest sich wie ein Changelog-Eintrag, den man beim Scrollen übersieht. Ist es aber nicht. Denn genau in diesen Formaten liegt in den meisten Unternehmen das, was die Betriebsdokumentation tatsächlich ausmacht: Runbooks, README-Dateien, Wiki-Exporte, Konfigurationsnotizen, Log-Auszüge, Besprechungsmitschriften, halbfertige Konzepte. Bisher musste all das erst durch eine kleine Konvertierungszeremonie nach Word oder PDF, damit Copilot es überhaupt anfassen durfte. Diese Zeremonie fällt weg.

Der Rollout lief unter der Message-Center-Kennung MC1423103, startete Ende Juli 2026 und war Anfang August 2026 abgeschlossen. Administrativ war nichts zu tun. Das ist die gute und gleichzeitig die unangenehme Nachricht: Die Fähigkeit ist da, ob du sie eingeplant hast oder nicht. Deine Anwender können ab sofort jede Textdatei, an die sie herankommen, in einen persönlichen KI-Arbeitsbereich schieben, dessen Speicherort im SharePoint Admin Center nicht „Copilot Notebooks“ heißt, für den es keinen Papierkorb gibt und für den Information Barriers schlicht nicht greifen.

Der eigentlich spannende Teil dieser Meldung ist deshalb nicht das Dateiformat. Es ist die Frage, wo die Dateien landen – und was Purview dort noch kann. Dieses Briefing sortiert beides: was technisch passiert ist, wo der Nutzen real ist, wo die Fallstricke liegen und was du in den nächsten Wochen konkret vorbereiten solltest, bevor dich jemand aus der Revision danach fragt.

Worum geht es im Detail?

Ein Copilot Notebook ist im Kern eine bewusst kleine Idee: ein kuratierter Arbeitsbereich, in dem du Dateien, Chats, Seiten und Notizen zu einem Projekt sammelst. Copilot arbeitet dann ausschließlich mit diesem Material. Kein Durchsuchen des kompletten OneDrive, kein Postfach, keine Teams-Chats, kein offenes Web. Genau diese Einschränkung ist das Verkaufsargument. Wer schon einmal erlebt hat, wie Copilot in einer Mietvertragsfrage beherzt eine drei Jahre alte Angebotspräsentation zitiert, weiß, warum ein enger Kontext manchmal mehr wert ist als ein großer.

Bis Juli 2026 war die Liste der zulässigen Referenzen erstaunlich office-lastig: .docx, .pptx, .xlsx, .pdf, .loop, .page sowie OneNote-Seiten. Alles sehr schön, wenn deine Organisation ihr Wissen in Word-Dokumenten pflegt. Nur tut sie das an den interessanten Stellen eben nicht. Die Betriebshandbücher liegen im Git-Repository. Die Runbooks sind Markdown. Die Wiki-Exporte sind Markdown. Die Ausgabe deiner eigenen KI-Werkzeuge ist – natürlich – Markdown. Und der Log-Auszug, den der Kollege aus dem Ticket kopiert hat, ist eine schlichte .txt-Datei.

Mit dem aktuellen Rollout kommen genau diese drei Formate dazu. Markdown deckt technische Dokumentation ab, ohne dass die Struktur beim Konvertieren zu Brei wird: Überschriften bleiben Überschriften, Tabellen bleiben Tabellen, Codeblöcke bleiben lesbar. Plain Text ist der pragmatische Alleskönner für Logs, CSV-artige Auszüge und Transkripte. Und Rich Text ist der Untote unter den Dateiformaten – .rtf ist seit Jahren offiziell tot und liegt trotzdem zu Tausenden in jedem gewachsenen Dateiablage-Archiv, meist mit Dateinamen wie „Entwurf_final_v3_NEU“. Auch dieser Bestand ist jetzt ansprechbar.

Formal steht in der Ankündigung, dass Copilot Antworten mit Informationen aus diesen Dateien untermauern kann und Zitate auf die Quelle weiterhin funktionieren. Bestehende Berechtigungen bleiben unangetastet: Copilot nutzt nur, worauf der jeweilige Anwender ohnehin Zugriff hat. Adminseitig war keine Aktion erforderlich, es gab keinen Schalter, kein Opt-in, keine Vorlaufzeit. Microsoft empfiehlt lediglich, interne Leitlinien zu prüfen, Anwender zu informieren und die Dokumentations-Governance für Markdown-Bestände zu validieren. Das ist genau die Art von Empfehlung, die man überliest, weil daneben „No action is required“ steht.

Beim Befüllen hast du fünf Wege: Suche im Tenant, Upload vom Gerät, Link auf ein Dokument, der OneDrive-Picker und schlichtes Hineinziehen per Drag & Drop. Beim Link gilt eine harte Grenze – es funktionieren nur OneDrive- und SharePoint-Adressen der eigenen Organisation. Der Link auf die öffentliche Herstellerdokumentation, den dein Architekt gerne einwerfen würde, wird abgewiesen. Und dann ist da die Zahl, die in keinem Marketingtext groß steht: Mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz werden bis zu 300 Referenzen fürs Grounding herangezogen. Mehr darfst du hinzufügen, gelesen werden sie nicht. Mit Copilot Chat sind es 50, die dafür vollständig genutzt werden. Hängst du einen ganzen SharePoint-Ordner ein, wählt Copilot bis zu 300 Dateien nach vermuteter Relevanz aus – ohne dir zu sagen, welche.

Abbildung 1: Vom Doppelklick bis in den Purview-Zugriff – wo Notebook-Inhalte tatsächlich liegen

Abbildung 2: Fünf Wege in das Notebook – und der stille Cut bei 300 beziehungsweise 50 Referenzen

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Der offensichtliche Gewinn ist das Ende des Konvertierungstheaters. Ein konkretes Beispiel aus einem Migrationsprojekt: Das Team pflegte 40 Runbooks als Markdown im Repository, sauber versioniert, mit Pull-Request-Review. Für die Copilot-Nutzung hatte jemand ein PowerShell-Skript gebaut, das nächtlich alles nach .docx wandelte und in eine Bibliothek kippte. Ergebnis: doppelte Wahrheit, zerschossene Tabellen, und wenn das Skript mal zwei Wochen still stand, beriet Copilot die halbe Mannschaft mit einem Stand vor dem letzten Cutover. Dieses Skript darf jetzt in Rente. Die Quelle ist wieder die Quelle.

Der zweite Gewinn ist Themenvielfalt. Ein Notebook „Standortumzug Werk Süd“ kann jetzt das Netzkonzept als Markdown, das Firewall-Log als .txt, das alte Gutachten als .rtf, den Vertrag als PDF und die Projektpräsentation als .pptx nebeneinander halten. Wenn du dann fragst, welche Zusagen im Gutachten dem aktuellen Netzkonzept widersprechen, bekommst du eine Antwort mit Zitatverweisen statt eines Nachmittags mit vier geöffneten Fenstern. Dazu kommt die Audio-Übersicht, mit der sich ein Notebook auf dem Weg zum Kunden anhören lässt – unterhaltsamer als die meisten Podcasts über digitale Transformation und deutlich informativer.

Und der dritte Gewinn ist ein struktureller: Markdown ist maschinenlesbar, diffbar und gehört in eine Versionsverwaltung. Wer seine Dokumentation als Code pflegt, hat plötzlich einen echten Anreiz dafür, denn dieselben Dateien speisen jetzt direkt die KI-Antworten. Dokumentationspflege war jahrzehntelang die Aufgabe, die man dem Praktikanten gab. Sie wird gerade zur Aufgabe, deren Qualität man täglich in den Antworten spürt.

Jetzt die andere Seite. Risiko eins ist die Halbwertszeit von Dokumentation. Ein Runbook, das seit 2023 nicht angefasst wurde, ist für Copilot exakt so glaubwürdig wie das gestern aktualisierte. Die Antwort kommt mit derselben ruhigen Souveränität und derselben hübschen Quellenangabe. Früher hat die alte Datei einfach im Ordner verstaubt; jetzt bekommt sie eine Bühne. Wer keine Aussortierung betreibt, industrialisiert seine Altlasten.

Risiko zwei ist der Unterschied zwischen Verlinken und Hochladen. Verlinkte Dateien bleiben in SharePoint oder OneDrive und behalten dort ihre Berechtigungen und Labels. Hochgeladene Dateien werden zu Kopien in einem Container, der dem Anwender gehört. Ab diesem Moment lebt der Inhalt ein zweites Leben, entkoppelt vom Original. Wird das Original gelöscht, korrigiert oder neu klassifiziert, interessiert das die Kopie nicht. Und ein .txt-Log, in dem zufällig Verbindungszeichenfolgen stehen, ist als Kopie genauso vertraulich wie im Original – nur eben woanders.

Risiko drei ist die Governance-Lücke im Speicher selbst. Copilot Pages und Copilot Notebooks liegen in SharePoint Embedded, in einem einzigen benutzereigenen Container, den sie sich zusätzlich mit dem Loop-Arbeitsbereich teilen. eDiscovery, Legal Hold, Audit, DLP mit Richtlinientipps, Customer Lockbox, DSGVO- und EU-Data-Boundary-Konformität sind unterstützt – das ist mehr, als viele erwarten. Aber: Information Barriers werden für diese Container nicht unterstützt. Wenn deine Compliance-Abteilung ethische Mauern zwischen Bereichen verlangt, ist das kein Schönheitsfehler, sondern ein Ausschlusskriterium. Conditional Access greift nur auf App-Ebene für die gesamte Copilot-App, nicht feingranular. Sensitivity-Labels auf Containerebene gibt es nur für Pages, nicht für Notebooks, weil sie sich denselben Container teilen. Retention-Labels lassen sich nur eingeschränkt manuell setzen, und Inhalte, die automatisch als Datensatz klassifiziert wurden, kann man derzeit nicht sperren oder entsperren.

Risiko vier ist das, was Anwender am schnellsten schmerzhaft lernen: Es gibt keinen Papierkorb für Copilot Notebooks. Weder Anwender noch Administratoren können ein einzeln gelöschtes Notebook zurückholen. Drei Wochen Projektarbeit, ein Fehlklick, weg. Ein Recycle Bin ist angekündigt, aber noch nicht da.

Abbildung 3: Rollout-Zeitstrahl – und der Speicherortwechsel Mitte August 2026

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Erstens: Triff eine bewusste Entscheidung über die Verfügbarkeit. Copilot Pages und Copilot Notebooks lassen sich über Cloud Policy an- und abschalten. Wichtig ist das Detail: Wenn du verhindern willst, dass der Container überhaupt entsteht, musst du zusätzlich die Loop-Richtlinie zum Anlegen von Loop-Arbeitsbereichen für dieselben Anwender deaktivieren. Halbe Sperren erzeugen sonst nur einen Container, den niemand auf dem Zettel hat.

Zweitens: Bring Purview in Stellung, bevor die ersten hundert Notebooks existieren. Aufbewahrungsrichtlinien greifen über den Geltungsbereich „Alle SharePoint-Sites“ auch für diese Inhalte – prüfe also, ob dein bestehender Geltungsbereich das wirklich abdeckt oder ob du site-spezifisch arbeitest. DLP-Regeln werden inklusive Richtlinientipps durchgesetzt; teste sie einmal aktiv mit einer Datei, die eine deiner Erkennungsregeln auslöst. Und richte deine Audit-Suchen ein: Ereignisse sind vollständig verfügbar und exportierbar, du suchst im Purview-Portal nach „page“ und filterst auf die Dateiendung. Notebooks arbeiten dabei mit .pod-Dateien, Pages mit .page-Dateien.

Drittens: Kläre den eDiscovery-Pfad mit deiner Rechtsabteilung. Die Möglichkeit, den benutzereigenen Container beim Hinzufügen eines Custodian direkt dort auszuwählen, wo du auch OneDrive und Postfach auswählst, rollt seit Anfang August aus. Ist sie in deinem Tenant noch nicht sichtbar, holst du dir die Container-URL über PowerShell oder das SharePoint Admin Center und fügst sie manuell als Datenquelle hinzu. Legal Hold funktioniert, die Inhalte landen in der Preservation Hold Library.

Viertens – und das ist der Punkt mit Zeitdruck: Mitte August 2026 wechselt der Speicherort. Neu erstellte Copilot Pages, auch die in neuen Notebooks, landen ab dann in OneDrive for Business statt in SharePoint Embedded. Das ist governance-technisch ein Fortschritt, weil dort deine gewohnten pfadbasierten eDiscovery-, Retention- und DLP-Mechanismen greifen. Der Haken: Bestehende Inhalte werden nicht migriert, und bestehende Notebooks legen ihre neuen Seiten weiterhin in SharePoint Embedded ab. Du betreibst also ab sofort zwei Ablagewelten mit zwei Governance-Profilen parallel. Dokumentiere das, bevor es jemand anders tut.

Fünftens: Räum die Markdown-Bestände auf, bevor sie zur Wissensbasis werden. Konkret heißt das: Jedes Dokument bekommt einen benannten Verantwortlichen und ein sichtbares Standdatum, veraltete Runbooks wandern in ein Archivverzeichnis, das bewusst nicht als Referenz taugt, und Repositories mit Zugangsdaten in Klartext werden bereinigt – was du ohnehin längst hättest tun sollen. Ein zweiseitiger Leitfaden für Anwender gehört dazu: Verlinken statt Hochladen, wo immer möglich; ein Notebook ist ein Arbeitsbereich und keine Ablage; und das mit dem fehlenden Papierkorb bitte fett drucken.

Sechstens die Restposten, die später Tickets erzeugen: Der Container zählt gegen die SharePoint-Quota des Tenants, und ein Quota-Limit pro Container gibt es nicht – nimm das in dein Kapazitätsmodell auf. Versionsverlauf liegt standardmäßig bei 50 Hauptversionen je Datei und ist per PowerShell anpassbar. Bei Multi-Geo entsteht der Container in der bevorzugten Datenregion des Anwenders, und beim Verschieben zwischen Regionen sind derzeit noch Fehler bekannt. Und beim Austritt eines Mitarbeiters folgt der Container zwar dem OneDrive-Löschzyklus, aber mit einem manuellen Schritt: Zugriff und Benachrichtigung passieren nicht automatisch. Wer den Container dauerhaft übernehmen soll, muss ihn zugewiesen bekommen. Setz das jetzt in deinen Offboarding-Prozess, nicht beim ersten Streitfall.

Häufig gestellte Fragen

Welche Dateitypen kann ein Copilot Notebook jetzt als Quelle verwenden?

Neben den bisherigen Formaten .docx, .pptx, .xlsx, .pdf, .loop, .page und OneNote-Seiten sind seit dem Rollout Anfang August 2026 auch Markdown (.md), Plain Text (.txt) und Rich Text (.rtf) zulässig. Eine Konvertierung ist nicht mehr nötig, und Zitatverweise auf die Quelldatei funktionieren wie gewohnt.

Wie viele Dateien liest Copilot in einem Notebook tatsächlich?

Mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz werden bis zu 300 Referenzen für das Grounding genutzt; weitere lassen sich zwar hinzufügen, werden aber nicht ausgewertet. Mit Copilot Chat liegt die Grenze bei 50 Referenzen, die dafür vollständig verwendet werden.

Wo werden hochgeladene Dateien und Notebook-Inhalte gespeichert?

Sie liegen in einem benutzereigenen SharePoint-Embedded-Container, den sich Copilot Pages, Copilot Notebooks und der persönliche Loop-Arbeitsbereich teilen. In Administrationswerkzeugen und Audit-Protokollen taucht dieser Container unter der Anwendungsbezeichnung „Loop“ auf, nicht unter „Copilot Notebooks“.

Kann ich ein versehentlich gelöschtes Copilot Notebook wiederherstellen?

Derzeit nicht. Es existiert kein Endanwender-Papierkorb, und auch Administratoren können ein einzeln gelöschtes Notebook nicht zurückholen. Wichtige Ergebnisse sollten deshalb in eine reguläre Ablage übernommen werden, solange kein Recycle Bin verfügbar ist.

Greifen unsere Compliance-Werkzeuge auf diese Inhalte?

Größtenteils ja: eDiscovery, Legal Hold, Aufbewahrungsrichtlinien über den Geltungsbereich aller SharePoint-Sites, DLP mit Richtlinientipps, Auditierung und Customer Lockbox sind unterstützt. Information Barriers werden für SharePoint-Embedded-Container jedoch nicht unterstützt, und Conditional Access wirkt nur auf Ebene der gesamten Copilot-App.