Consulting Briefing · 08.11.2026 · boddenberg.de

SharePoint und OneDrive: Suche wird durch Copilot Search mit KI-Zusammenfassungen ersetzt

Executive Summary

Die Suche in SharePoint war jahrelang der Ort, an dem Dokumente zum Sterben hingingen. Wer „Rahmenvertrag“ eintippte, bekam 400 Treffer, darunter „Rahmenvertrag_final_v3_NEU_wirklich_final.docx“ aus 2017. Damit ist bald Schluss. Laut Microsoft-Ankündigung MC1540513, zuletzt geändert am 06.11.2026, bekommen SharePoint Online und OneDrive im Web die Oberfläche von Copilot Search: Fragen in natürlicher Sprache, KI-generierte Zusammenfassungen mit Quellenverweisen, Filter, eine gemeinsame Oberfläche für beide Dienste.

Die neue Suche kommt standardmäßig. Ohne dein Zutun steht sie zwischen Mitte Januar und Mitte April 2027 bei allen Nutzern im Browser. Abschalten kannst du sie nicht, nur aufschieben – auf Mandanten- und auf Websiteebene. Microsoft nennt als „Aktion erforderlich“ den 18.01.2027. Das ist keine Abkündigung und kein Feuerwehreinsatz. Brenzlig wird es an zwei Stellen: bei eigenen Suchlösungen, die plötzlich ins Leere laufen, und bei Daten, die jeder lesen darf, aber bisher keiner gefunden hat.

Worum geht es im Detail?

Microsoft baut seit gut zwei Jahren an einer einheitlichen Suchschicht über Microsoft 365. Den Anfang machte Copilot Search in der Microsoft-365-Copilot-App, dort als eigener Reiter für Copilot-lizenzierte Nutzer. Jetzt zieht diese Oberfläche in SharePoint und OneDrive ein. Im Roadmap-Eintrag 573696 heißt das kurz „Copilot Search in SharePoint and OneDrive“: Preview ab Oktober 2026, allgemeine Verfügbarkeit ab Januar 2027, nur im Web und zunächst nur in der weltweiten Standard-Cloud. Behörden-Clouds sind nicht erwähnt.

Der technische Hintergrund: Die klassische Suche, intern „Microsoft Search“, arbeitet stichwortbasiert. Du tippst Wörter, sie sucht Wörter. Copilot Search arbeitet semantisch. Sie versucht zu verstehen, was du meinst, und gewichtet Treffer auch nach Signalen aus dem Microsoft Graph – mit wem du arbeitest, was du zuletzt geöffnet hast, was in deinem Umfeld gerade heiß ist. Oben auf der Ergebnisseite steht dann eine KI-Antwort mit Verweisen auf die Quelldokumente. Darunter die Treffer, rechts die Filter, und wer mehr will, wechselt in Copilot Chat.

Ein entscheidender Nebensatz in der Meldung: Die Grundoberfläche ist für alle gleich, „einige KI-Funktionen“ hängen aber von der Lizenz ab. Welche genau, sagt Microsoft nicht. Bisher galt in der Copilot-App eine harte Grenze: Wer keine Microsoft-365-Copilot-Lizenz hat, sieht die klassische Suche. Rechne also damit, dass alle die neue Oberfläche bekommen, die KI-Zusammenfassung aber vor allem bei den Lizenzierten erscheint. Das bedeutet: zwei Nutzer, gleiche Suche, unterschiedliche Antworten. Herzlichen Glückwunsch, dein Helpdesk hat ein neues Lieblingsticket.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Fangen wir mit dem Guten an, denn das gibt es reichlich. Ein Projektleiter bei einem Maschinenbauer sucht das letzte Abnahmeprotokoll für die Anlage in Bremen. Bisher: drei Stichwortkombinationen, zwei falsche Ordner, ein Anruf beim Kollegen, der im Urlaub ist. Künftig fragt er „Abnahmeprotokoll Anlage Bremen, letzte Version“ und bekommt das Dokument samt Zwei-Satz-Zusammenfassung. Wer das für Spielerei hält, hat noch nie einen Freitagnachmittag mit der alten SharePoint-Suche verbracht.

Der zweite Gewinn ist leiser: Endlich sehen SharePoint und OneDrive gleich aus. Das spart Schulungsfolien und Erklärungen der Sorte „In OneDrive ist der Filter links, in SharePoint oben, und in Teams frag lieber nicht“.

Jetzt das Kleingedruckte. Das größte Risiko heißt Oversharing, und es ist nicht neu. Neu ist, dass die Suche es dir ins Gesicht hält. In vielen Mandanten liegen Personalakten, Vorstandsunterlagen oder Angebotskalkulationen auf Sites mit viel zu breiten Berechtigungen. Bisher schützte die Unfähigkeit der Suche diese Daten zuverlässiger als jedes Berechtigungskonzept. Security by Inkompetenz, sozusagen. Diese Schutzschicht fällt jetzt weg.

Das zweite Risiko ist subtiler: die Autorität der Zusammenfassung. Eine Sachbearbeiterin fragt „Wie hoch ist die Reisekostenpauschale?“ und bekommt eine saubere Antwort mit Quellenverweis. Blöd nur, dass die Quelle die Dienstanweisung von 2022 ist, weil die aktuelle Fassung als eingescannte PDF ohne Text auf einer Site liegt, die niemand pflegt. Die KI lügt nicht, sie fasst brav zusammen, was sie findet. Veraltete Inhalte waren früher nur peinlich, künftig werden sie zitiert. Wer jetzt Archivsites aufräumt und alte Versionen kennzeichnet, verhindert genau das.

Datenschutz: Für Copilot-lizenzierte Nutzer hast du – hoffentlich – bereits eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Prüfe, ob sie die Suche in SharePoint und OneDrive als neuen Einstiegspunkt abdeckt. Microsoft selbst sieht in der Meldung „keine Compliance-Aspekte“, was ungefähr so beruhigend ist wie ein Autoverkäufer, der beim Gebrauchtwagen keine Mängel sieht. Zwei Punkte gehören in die Prüfung: Woher die KI-Antwort ihre Grundlage zieht – in der Copilot-App richtet sich das nach den Einstellungen für Copilot Chat, einschließlich einer möglichen Websuche – und wie Suchanfragen und Copilot-Interaktionen protokolliert werden. Copilot-Interaktionen landen im Purview-Überwachungsprotokoll.

Mitbestimmung: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen mit, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Auf die Absicht kommt es nicht an. Eine Suche, die Treffer aus Verhaltenssignalen personalisiert und KI-Interaktionen protokolliert, ist geeignet. Hast du eine Rahmenvereinbarung zu Microsoft 365 oder Copilot, schau nach, ob neue Funktionen vorgelegt werden müssen. In Behörden gilt das Personalvertretungsrecht, im Bund § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in den Ländern die Landespersonalvertretungsgesetze. Die gute Nachricht: Du hast bis Mitte Januar Zeit. Die schlechte: Gremien tagen nicht täglich, und dazwischen liegen Weihnachten und die Grippewelle.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Was passiert, wenn du nichts tust? Die neue Suche kommt einfach. Irgendwann zwischen Mitte Januar und Mitte April 2027 sieht jeder Nutzer im Browser die neue Oberfläche. Kein Banner, keine Rückfrage. Microsoft schreibt, es sei „keine nennenswerte Bereitstellungsarbeit“ nötig. Das stimmt, wenn du keine eigenen Suchlösungen hast, keine Altlasten bei den Berechtigungen und keinen Betriebsrat. Also nirgends.

So steuerst du die Umstellung: Abschalten ist nicht vorgesehen. Microsoft kündigt an, die neue Suche auf Mandantenebene und für einzelne Websites zurückstellen zu können. Wie die Schalter heißen und wie lange der Aufschub hält, will Microsoft vor der allgemeinen Verfügbarkeit dokumentieren. Bis dahin gilt: Schau im SharePoint Admin Center unter „Einstellungen“ und im Bereich Suche regelmäßig nach neuen Optionen. Aktualisiere das SharePoint-Online-PowerShell-Modul und vergleiche die Ausgabe von Get-SPOTenant und Get-SPOSite vorher und nachher. Neue Eigenschaften mit „Search“ im Namen sind dein Kandidat. Plane den Aufschub so, dass du ihn vor Ende der Meldung am 21.05.2027 nicht mehr brauchst.

Unabhängig davon hast du heute schon Werkzeuge gegen das Oversharing-Problem:

Details zur Site-Sperre beschreibt Microsoft unter Restrict discovery of SharePoint sites and content, den Rollout-Stand findest du im Microsoft-365-Roadmap-Eintrag 573696.

Und hier der Fahrplan mit konkreten Terminen:

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die neue Copilot-Suche in SharePoint und OneDrive dauerhaft abschalten?

Nein, laut Microsoft-Ankündigung MC1540513 lässt sich die neue Suchoberfläche nur auf Mandanten- oder Websiteebene zeitlich aufschieben. Die allgemeine Verfügbarkeit läuft von Mitte Januar bis Mitte April 2027, danach solltest du ohne Aufschub planen.

Brauchen Nutzer eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz für die neue SharePoint-Suche?

Die neue Oberfläche bekommen alle Nutzer von SharePoint Online und OneDrive im Web. Einige KI-Funktionen wie die Zusammenfassungen hängen laut Microsoft von der Lizenz ab, sodass Nutzer ohne Copilot-Lizenz voraussichtlich weniger KI-Unterstützung sehen.

Zeigt Copilot Search Dokumente an, für die ich keine Berechtigung habe?

Nein, Copilot Search zeigt nur Inhalte, auf die der Nutzer bereits Zugriff hat. Zu breit freigegebene Dateien werden durch die bessere Suche aber deutlich leichter gefunden, deshalb sollten Berechtigungen vorher bereinigt werden.

Funktionieren eigene Suchseiten und PnP Modern Search mit der neuen SharePoint-Suche weiter?

Das ist nicht garantiert, Microsoft empfiehlt ausdrücklich, eigene Sucherlebnisse und Integrationen vor dem Rollout zu testen. Betroffene Websites lassen sich einzeln zurückstellen, bis die Lösung angepasst ist.

Muss der Betriebsrat der neuen KI-Suche in SharePoint zustimmen?

In der Regel ja, weil eine Suche, die Treffer anhand von Verhaltenssignalen personalisiert und KI-Interaktionen protokolliert, zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist und damit unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fällt. In Behörden gilt Entsprechendes nach dem Personalvertretungsrecht des Bundes oder der Länder.