EU AI Act für Anwenderunternehmen
Was Betreiber ab August 2026 tatsächlich beachten müssenEU AI Act für Anwenderunternehmen
„Die KI-Regulierung ist verschoben worden“ — dieser Satz hat sich im Frühsommer 2026 in vielen Geschäftsleitungen festgesetzt, und er ist die gefährlichste Fehllesart des Jahres. Verschoben wurden die Pflichten für Hochrisiko-Systeme. Die Verordnung selbst wird am 2. August 2026 allgemein anwendbar, samt Transparenzpflichten, Aufsicht und Bußgeldern. Wer daraus „wir haben noch anderthalb Jahre Zeit“ liest, hat den falschen Absatz gelesen.
Dieser Artikel ordnet die Lage aus der Sicht ein, die für die meisten Häuser gilt: Ihr entwickelt keine KI, ihr benutzt sie. Damit seid ihr Betreiber, und eure Pflichten sind überschaubar — aber es gibt sie, und eine davon greift ab August sichtbar nach außen. Der übliche und hier besonders ernst gemeinte Hinweis vorweg: Das ist eine Landkarte aus Betreibersicht und keine Rechtsberatung; die Bewertung eures Falls gehört zu eurer Rechtsabteilung oder Kanzlei.
Anbieter oder Betreiber — die Rolle entscheidet alles
Ihr seid Betreiber
Die Verordnung unterscheidet vor allem zwei Rollen. Anbieter entwickeln ein KI-System und bringen es auf den Markt; sie tragen die große Pflichtenlast. Betreiber setzen ein System in eigener Verantwortung ein — und das ist der Fall, sobald ihr Claude, Copilot oder einen Chatbot im Arbeitsalltag nutzt. Für Betreiber gilt ein deutlich schlankeres Pflichtenpaket, das sich im Wesentlichen aus drei Blöcken zusammensetzt: Kompetenz der Beschäftigten, Einhaltung der Verbote und Transparenz gegenüber Menschen, die mit dem System oder seinen Ergebnissen zu tun haben. Bei Hochrisiko-Einsatz kommen später weitere Betreiberpflichten hinzu.
Die Falle: wann aus dem Betreiber ein Anbieter wird
Es gibt einen Übergang, den man kennen sollte. Wer ein KI-System unter eigenem Namen oder eigener Marke anbietet, wer den Zweck eines Systems wesentlich verändert oder ein Hochrisiko-System so umbaut, dass es außerhalb seiner Zweckbestimmung läuft, wird rechtlich zum Anbieter — mit allen Pflichten, die daran hängen. Praktisch relevant wird das schneller, als man denkt: Der interne Assistent mit eigenem Namen, den ihr Kunden zur Verfügung stellt, kann diese Schwelle berühren. Wer solche Pläne hat, sollte die Rollenfrage vorher klären und nicht hinterher.
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INFO Aus dem Betreiber kann ein Anbieter werden Eigener Produktname, eigene Marke, wesentliche Änderung der Zweckbestimmung — jeder dieser drei Punkte kann die Rolle drehen und damit die Pflichtenlast vervielfachen. Der interne Chatbot bleibt unproblematisch; das gebrandete KI-Feature im Kundenportal ist eine andere Diskussion. Wenn eure Produktentwicklung Richtung eigener KI-Funktionen geht, gehört diese Frage früh auf den Tisch, weil sie Architektur und Dokumentation beeinflusst. |
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Was am 2. August 2026 tatsächlich gilt
Verschoben wurde nur ein Teil
Die Änderungsverordnung aus dem Juli 2026 — im Sprachgebrauch der Digital Omnibus — verschiebt die Pflichten für Hochrisiko-Systeme deutlich nach hinten: eigenständige Systeme aus dem einschlägigen Anhang auf Dezember 2027, in Produkte eingebettete Systeme auf August 2028. Unverändert bleiben dagegen der allgemeine Anwendungsbeginn am 2. August 2026, die Verbote, die Transparenzpflichten, die Aufsichtsstrukturen und der Bußgeldrahmen. Zusätzlich wurden zwei neue verbotene Praktiken aufgenommen. Für Anwenderunternehmen heißt das nüchtern: Der Teil, der euch betrifft, wurde nicht verschoben.
Die Transparenzpflichten sind der Teil, der euch trifft
Ab dem Stichtag muss ein Chatbot im Kundenkontakt als KI erkennbar sein — nicht im Impressum, sondern dort, wo jemand mit ihm spricht. Künstlich erzeugte oder veränderte Bilder, Videos und Töne sind zu kennzeichnen, ebenso bestimmte KI-erzeugte Texte, die zur Information der Öffentlichkeit veröffentlicht werden. Für die technische Seite der maschinenlesbaren Markierung erzeugter Inhalte gibt es eine eigene Übergangsfrist bis Dezember 2026, die sich vor allem an die Anbieter der erzeugenden Systeme richtet. Praktisch heißt das für euch: Prüft eure Website, eure Kundenkommunikation und eure Marketingproduktion — dort sitzen die drei typischen Fundstellen.
Abb.: Die Stichtage nach der Änderungsverordnung — verschoben wurde nur der Hochrisiko-Teil.
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WARNUNG „Verschoben“ gilt nicht für euch Die Verschiebung betrifft Pflichten für Hochrisiko-Systeme — also Anwendungen, die über Menschen entscheiden oder in kritischen Bereichen laufen. Der normale Büroeinsatz eines Assistenten war davon ohnehin nie erfasst; für ihn galten und gelten Kompetenz und Transparenz. Wer die Meldung als Entwarnung liest und das Thema von der Agenda nimmt, steht am Stichtag ohne Kennzeichnung am Chatbot da — und das ist genau die Art von Verstoß, die von außen sofort sichtbar ist. |
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Die Risikoklassen — und wo eure Werkzeuge landen
Die Verordnung reguliert nicht Technologie, sondern Verwendungszwecke. Derselbe Assistent kann harmlos oder hochriskant sein, je nachdem, wofür ihr ihn einsetzt — das ist die wichtigste Denkfigur des ganzen Regelwerks. Vier Stufen gibt es: verbotene Praktiken, Hochrisiko-Anwendungen, transparenzpflichtige Systeme und alles Übrige mit geringem Risiko.
Für Anwenderunternehmen sortiert sich das erstaunlich klar. Der Großteil eurer Nutzung — zusammenfassen, formulieren, recherchieren, programmieren — landet in der untersten Stufe, für die es außer der Kompetenzpflicht keine besonderen Anforderungen gibt. Die Transparenzstufe erwischt euch überall dort, wo Menschen außerhalb des Hauses mit KI oder ihren Ergebnissen in Berührung kommen. Und die Hochrisikostufe hat für normale Unternehmen vor allem einen prominenten Vertreter: alles, was mit Personalauswahl und Personalentscheidungen zu tun hat. Wer eine Vorsortierung von Bewerbungen plant, ist nicht mehr im Büroalltag, sondern in der regulierten Zone — auch wenn die Pflichten dafür erst später greifen.
Wie ihr sauber einordnet
Die Einordnung selbst ist weniger Jura als Disziplin. Geht nicht vom Werkzeug aus, sondern vom Anwendungsfall: Wer wird davon berührt, welche Entscheidung hängt daran, und was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist? Drei Fragen, die ein Fachbereich in zehn Minuten beantworten kann. Wichtig ist, die Begründung aufzuschreiben — nicht die Klasse allein, sondern der Satz, warum ihr sie so gewählt habt. Genau dieser Satz ist es, den eine Aufsicht oder ein Wirtschaftsprüfer sehen will, und er ist auch derjenige, der euch selbst schützt, wenn sich ein Anwendungsfall später ausweitet. Denn das ist der Normalfall: Der Assistent, der Angebotstexte formuliert, soll irgendwann auch Bewerbungen sichten — und in diesem Moment wechselt die Klasse, ohne dass jemand eine neue Software gekauft hätte.
Abb.: Die vier Risikoklassen mit typischen Beispielen — und was sie für Anwenderunternehmen bedeuten.
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WARNUNG Personalauswahl ist der Klassiker im Hochrisikobereich „Wir lassen die KI die Bewerbungen vorsortieren“ klingt nach einer Effizienzmaßnahme und ist eine Hochrisiko-Anwendung mit eigenem Pflichtenpaket — unabhängig davon, welches Werkzeug ihr benutzt. Dass die Pflichten dafür jetzt später greifen, ist kein Freibrief, sondern Vorbereitungszeit. Und der Betriebsrat wird diese Frage ohnehin stellen, lange bevor eine Aufsichtsbehörde es tut. |
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Die Pflichten-Landkarte für Betreiber
Was jetzt schon gilt
Drei Dinge sind bereits scharf. Erstens die KI-Kompetenz: Wer KI-Systeme einsetzt, muss dafür sorgen, dass die damit befassten Beschäftigten sie verstehen und einordnen können. Diese Pflicht gilt seit Februar 2025 und wurde 2026 abgemildert — gefordert ist nun, die Entwicklung dieser Kompetenz zu fördern, statt für jede Person ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Feste Stundenzahlen oder Zertifikate waren nie vorgeschrieben; eine dokumentierte Einweisung ist der praktikable Nachweis. Zweitens die Verbote, die vor allem Überwachungs- und Bewertungsideen im Personalbereich betreffen. Und drittens ab August die Transparenz.
Was später kommt
Setzt ihr irgendwann ein Hochrisiko-System ein, kommen Betreiberpflichten hinzu, die sich gut merken lassen: das System entsprechend der Anleitung des Anbieters betreiben, eine kompetente menschliche Aufsicht benennen und befähigen, die automatisch erzeugten Protokolle aufbewahren, Vorfälle melden und betroffene Personen informieren. Nichts davon ist exotisch — es ist im Kern die Sorgfalt, die man ohnehin erwarten würde, nur eben nachweispflichtig. Die Zeit bis Dezember 2027 nutzt ihr am besten dafür, diese Punkte für den einen oder zwei Anwendungsfälle vorzubereiten, die bei euch überhaupt in Frage kommen.
Die Grundlage: das KI-Inventar
Ohne Übersicht ist keine dieser Pflichten nachweisbar, und deshalb ist der erste praktische Schritt immer derselbe: eine Liste. Welche KI-Systeme sind im Haus im Einsatz, wofür, wer ist fachlich verantwortlich, welche Risikoklasse, welche Rolle habt ihr dabei? Eine Tabelle mit fünf Spalten reicht für den Anfang völlig. Wer Datenschutzdokumentation und Nutzungsrichtlinie bereits hat, füllt hier vor allem Spalten nach, statt neu anzufangen — genau deshalb lohnt es sich, diese Themen zusammen zu bearbeiten statt in getrennten Projekten.
Abb.: Pflichten-Landkarte für Betreiber — was jetzt gilt, was später kommt, was die Grundlage ist.
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PRAXIS-TIPP Fangt mit der Liste an, nicht mit dem Gutachten Der teuerste Weg in dieses Thema ist ein Rechtsgutachten ohne Bestandsaufnahme. Nehmt zwei Stunden, sammelt alle KI-Werkzeuge im Haus ein — inklusive der Browser-Erweiterungen und der Funktionen, die in vorhandener Software eingebaut sind —, und ordnet jedem Eintrag einen Verwendungszweck zu. In den allermeisten Fällen zeigt sich dann: Fast alles ist geringes Risiko, zwei Fälle brauchen Kennzeichnung, und einer gehört genauer angesehen. Diese Liste ist die Grundlage für jedes weitere Gespräch — auch für ein anwaltliches. |
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Aufsicht, Bußgelder und der nächste Schritt
In Deutschland ist die Zuständigkeit inzwischen geklärt: Das nationale Durchführungsgesetz macht die Bundesnetzagentur zur zentralen Marktüberwachungsbehörde und zugleich zur Anlauf- und Beschwerdestelle; dort entsteht ein Koordinierungs- und Kompetenzzentrum mit einem Service-Desk für Unternehmensanfragen, und für besonders sensible Bereiche ist eine eigene, unabhängige Kammer vorgesehen. Sektorale Fachbehörden behalten ihre Zuständigkeiten — im Finanzbereich etwa die Aufsicht, die dort ohnehin zuständig ist. Für euch heißt das vor allem: Es gibt ab sofort eine Stelle, die Beschwerden entgegennimmt und ihnen nachgeht.
Der Bußgeldrahmen ist gestaffelt. Für verbotene Praktiken liegt die Obergrenze bei 35 Millionen Euro oder sieben Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, für die meisten übrigen Verstöße — darunter die Transparenz- und Betreiberpflichten — bei 15 Millionen Euro oder drei Prozent. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt jeweils der niedrigere der beiden Werte, was die Zahlen relativiert, aber nicht harmlos macht. Und der praktisch wahrscheinlichere Schaden ist ohnehin ein anderer: ein Kunde, der die fehlende Kennzeichnung bemerkt, oder ein Wettbewerber, der sie meldet.
Fünf Schritte, die jetzt sinnvoll sind
Erstens: das Inventar anlegen — zwei Stunden, fünf Spalten, alle KI-Werkzeuge im Haus. Zweitens: die drei typischen Transparenz-Fundstellen prüfen, also Website mit Chatbot, automatisierte Kundenkommunikation und Marketingproduktion, und dort kennzeichnen, wo es nötig ist. Drittens: die Einweisung der Beschäftigten dokumentieren, sofern das nicht ohnehin über die Nutzungsrichtlinie läuft. Viertens: die Rollenfrage klären, falls eigene KI-Funktionen mit eigenem Namen geplant sind. Und fünftens: einen Prüftermin setzen, weil sich in diesem Rechtsgebiet weiterhin halbjährlich etwas bewegt — allein 2026 gab es einen Änderungsrechtsakt und ein nationales Durchführungsgesetz.
Was in dieser Liste bewusst fehlt, ist das große Compliance-Projekt. Für ein Unternehmen, das KI im Büroalltag einsetzt und keine Hochrisiko-Anwendung betreibt, ist der Aufwand überschaubar — er muss nur einmal ordentlich gemacht und danach gepflegt werden. Wer dagegen Personalprozesse, Kreditentscheidungen oder kritische Infrastruktur mit KI unterstützen will, sollte die gewonnene Zeit bis Dezember 2027 tatsächlich nutzen und nicht als Aufschub verbuchen.
Häufige Fragen (FAQ)
Gilt der EU AI Act auch für uns, wenn wir KI nur einkaufen?
Ja — wer ein KI-System im eigenen Namen einsetzt, ist Betreiber und hat eigene Pflichten, auch ohne eine Zeile Code geschrieben zu haben. Das Paket ist allerdings deutlich schlanker als das der Anbieter: Kompetenz der Beschäftigten, Einhaltung der Verbote und Transparenz gegenüber Menschen, die mit dem System oder seinen Ergebnissen zu tun haben. Beim Einsatz von Hochrisiko-Anwendungen kommen später weitere Betreiberpflichten hinzu.
Was gilt ab dem 2. August 2026?
Die Verordnung wird allgemein anwendbar: Die Transparenzpflichten greifen, die Aufsichtsbehörden nehmen ihre Arbeit auf, und der Bußgeldrahmen ist anwendbar. Konkret heißt das für Anwenderunternehmen vor allem: Chatbots im Kundenkontakt müssen als KI erkennbar sein, und künstlich erzeugte oder veränderte Inhalte sind zu kennzeichnen. Die Kompetenzpflicht und die Verbote gelten ohnehin schon seit Februar 2025.
Was wurde durch den Digital Omnibus verschoben?
Ausschließlich die Pflichten für Hochrisiko-Systeme: eigenständige Systeme des einschlägigen Anhangs auf Dezember 2027, in Produkte eingebettete Systeme auf August 2028. Nicht verschoben wurden der allgemeine Anwendungsbeginn, die Verbote, die Transparenzpflichten, die Aufsicht und die Bußgelder — im Gegenteil, es kamen zwei neue verbotene Praktiken hinzu. Die verbreitete Lesart „die KI-Regulierung kommt später“ trifft für Anwenderunternehmen also nicht zu.
Müssen wir KI-generierte Inhalte kennzeichnen?
Ja, wenn sie veröffentlicht werden oder Menschen damit in Berührung kommen: Künstlich erzeugte oder veränderte Bilder, Videos und Töne sind zu kennzeichnen, ebenso bestimmte KI-erzeugte Texte, die der Information der Öffentlichkeit dienen. Für rein interne Entwürfe gilt das nicht. Prüft als Erstes drei Stellen: die Website mit ihrem Chatbot, die automatisierte Kundenkommunikation und die Marketingproduktion.
Wer kontrolliert das in Deutschland, und was droht?
Die Bundesnetzagentur ist die zentrale Marktüberwachungsbehörde sowie Anlauf- und Beschwerdestelle; sektorale Fachbehörden bleiben für ihre Bereiche zuständig. Der Bußgeldrahmen reicht von bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei Transparenz- und Betreiberpflichten bis zu 35 Millionen Euro oder sieben Prozent bei verbotenen Praktiken; für kleine und mittlere Unternehmen gilt jeweils der niedrigere Wert. Realistischer als eine Behördenprüfung ist für die meisten Häuser allerdings der Hinweis eines Kunden oder Wettbewerbers.
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Wie Claude im Unternehmen insgesamt aufgesetzt wird — Lizenzen, Identität, Datenschutz, Microsoft-Umfeld und Einführung — steht im Überblick Claude im Unternehmen. Und wenn ihr KI-Inventar, Risikoeinordnung und Nachweise lieber einmal strukturiert aufsetzt, statt sie unter Zeitdruck zusammenzusuchen: In der Beratung zu Claude und KI-Governance bauen wir das gemeinsam mit eurem Datenschutz und eurer Rechtsabteilung auf.