Microsoft 365 oder Open Source? Koexistenz mit BigBlueButton, Nextcloud, Moodle und Matrix

WISSEN Alle Beiträge der Serie zu Microsoft 365 in Hochschule und Forschung an einem Ort. › Microsoft 365 in Hochschule und Forschung	BERATUNG Dienstekatalog, Abgrenzung der Überlappungszonen und eine Ansage, die Rechenzentrum, Verwaltung und Fakultäten gemeinsam tragen. › Beratung für Hochschulen und Forschung	SCHULUNG Für Rechenzentrum, Servicedesk und Multiplikatoren: Microsoft 365 neben LMS, BigBlueButton und Sync & Share sauber erklären. › Schulungen für Hochschulen und Forschung

 

Es gibt Fragen, die man auf einer Rechenzentrumstagung nur stellen sollte, wenn der Notausgang gut erreichbar ist. „Microsoft oder Open Source?“ gehört dazu. Die eine Hälfte des Saals denkt an Datenabfluss nach Übersee und Lizenzabhängigkeit, die andere an Selbstbetrieb mit zwei Stellen, von denen eine seit Jahren unbesetzt ist. Beide Hälften haben recht. Und beide fahren abends an eine Hochschule zurück, an der längst beides läuft: Moodle oder ILIAS für die Lehre, BigBlueButton im Kursraum, ein landesweiter Sync-and-Share-Dienst, ein Matrix-Server für den Campus-Chat und daneben Microsoft 365 für Verwaltung, Gremien und einen erheblichen Teil der Professoren.

Dieser Artikel nimmt die Glaubensfrage deshalb nicht auf. Koexistenz ist an deutschen Hochschulen nicht der Kompromiss, sondern der Normalfall, und daran wird sich in absehbarer Zeit nichts ändern. Die interessantere Frage lautet: Wie sorgt man dafür, dass aus zwei Welten eine Dienstelandschaft wird und kein Labyrinth? Denn die eigentlichen Schmerzen entstehen nicht durch Microsoft und nicht durch Open Source, sondern an den Nahtstellen dazwischen: doppelte Datenhaltung, unklare Zuständigkeit und Nutzer, die schlicht nicht wissen, was wohin gehört.

Wir ordnen die typischen Anwendungsfälle zu, zeichnen die Überlappungszonen auf einer Dienstelandkarte ein und zeigen, wie ein knapper Dienstekatalog mit klarer Ansage die meisten Konflikte entschärft. Die übrigen Themen der Serie, von Lizenzen bis Identity, bündelt die Übersichtsseite Microsoft 365 in Hochschule und Forschung. Allgemeinbildende Schulen und Universitätsklinika haben eigene Rahmenbedingungen und bleiben hier außen vor.

WICHTIG · Der Kernsatz dieses Beitrags Nicht das Werkzeug ist das Problem, sondern die fehlende Ansage. Eine Hochschule kann BigBlueButton und Teams, Nextcloud und OneDrive, Matrix und Teams-Chat nebeneinander betreiben, ohne dass es weh tut. Weh tut es, wenn niemand festlegt, welcher Dienst für welchen Zweck führend ist.

 

Die Ausgangslage: Zwei Welten auf einem Campus

Wer verstehen will, warum Hochschulen anders aussehen als eine Landesbehörde mit durchgehendem Microsoft-Stack, muss nur in die Geschichte des eigenen Rechenzentrums schauen. Lernplattformen wie Moodle und ILIAS wurden an Hochschulen eingeführt, als die meisten kommerziellen Anbieter noch gar nicht an Lehre dachten. Viele Rechenzentren betreiben seit Jahrzehnten eigene Mailserver, eigene Webdienste und eigene Speicherinfrastruktur. Und als im Frühjahr 2020 die Präsenzlehre über Nacht verschwand, haben zahlreiche Häuser BigBlueButton hochgezogen, weil es sich nahtlos in das LMS einbinden ließ und auf eigener Hardware lief. Gleichzeitig kamen Teams und Zoom über Campuslizenzen, Fakultätsbeschlüsse oder schlicht die Kreditkarte eines Lehrstuhls in die Häuser.

Microsoft 365 hat sich parallel dazu von der Verwaltung her ausgebreitet: Dezernate, Präsidialbüro, Gremiengeschäftsstellen und Drittmittelverwaltung arbeiten mit Office, Outlook und zunehmend mit SharePoint und Teams, weil die Partner in Ministerien, Förderorganisationen und Unternehmen es auch tun. Dazu kommen Lehrstühle, die in Verbundprojekten mit Industriepartnern ohnehin Teams brauchen. Das Ergebnis ist keine Strategie, sondern Sedimentgestein. Man kann darüber klagen. Man kann es aber auch kartieren, und das ist ergiebiger.

Warum Ideologie niemandem hilft

Die Debatte wird an vielen Häusern so geführt, als ginge es um ein Entweder-oder. In der Realität kommt keine größere Hochschule mit nur einer Welt aus. Eine rein Microsoft-basierte Lehre stößt auf Prüfungsordnungen, LMS-Integrationen, Datenschutzbedenken bei Studentendaten und die schlichte Tatsache, dass Tausende Kursräume mit Inhalt, Bewertungen und Lernpfaden im LMS stecken. Eine rein Open-Source-basierte Verwaltung stößt auf Fachverfahren, Austauschformate mit Ministerien, Personal für den Eigenbetrieb und auf Professoren, die ihre Verbundpartner nicht bitten wollen, einen weiteren Client zu installieren.

Hinzu kommt, dass Open Source an Hochschulen oft gar nicht im eigenen Haus betrieben wird, sondern als Landesdienst, Verbunddienst oder über einen Partner aus dem DFN-Umfeld. Das verschiebt die Frage von „selbst betreiben oder einkaufen“ zu „wer im Land macht was, und wie binden wir es an“. Wer ernsthaft über digitale Souveränität spricht, spricht deshalb weniger über Produkte als über Betriebsmodelle, Exit-Fähigkeit und die Frage, wie viel Personal er für welchen Dienst aufbringen kann.

FAKTEN · Die Akteure in einem Satz Moodle und ILIAS: quelloffene Lernmanagementsysteme, an Hochschulen der Ort für Kursräume, Materialien, Abgaben und Tests. BigBlueButton: quelloffene Webkonferenz, für Lehrveranstaltungen gebaut und meist direkt aus dem LMS-Kursraum gestartet. Nextcloud: quelloffene Sync-and-Share-Software, Basis vieler hochschuleigener und landesweiter Dienste. Nicht jeder Landesdienst nutzt sie: LRZ Sync+Share in Bayern basiert zum Beispiel auf der Software des deutschen Herstellers PowerFolder. Matrix: offenes, föderiertes Chat-Protokoll, meist mit dem Client Element; Server verschiedener Hochschulen können miteinander sprechen. Microsoft 365: Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und Office als Cloud-Dienst mit gemeinsamer Identität in Entra ID.

 

Anwendungsfälle sauber zuordnen

Der wichtigste Schritt ist banal und wird trotzdem fast überall übersprungen: nicht von Produkten her denken, sondern von Anwendungsfällen. „Wir haben Teams und BigBlueButton“ ist eine Bestandsaufnahme. „Lehrveranstaltungen laufen über BigBlueButton aus dem Kursraum, Besprechungen mit externen Partnern über Teams“ ist eine Ansage. Die folgende Tabelle zeigt eine Aufteilung, wie sie an vielen Hochschulen faktisch schon existiert, nur meist nirgends aufgeschrieben ist.

Anwendungsfall	Open-Source-Dienst	Microsoft-365-Dienst	Sinnvolle Aufteilung
Kursorganisation, Materialien, Abgaben, Tests	Moodle, ILIAS	Teams-Kursteams, Assignments (auch per LTI im LMS)	LMS ist führend. Microsoft-Funktionen höchstens über LTI im Kursraum einbinden, keine Parallelkurse in Teams.
Online-Lehrveranstaltung, Sprechstunde	BigBlueButton, oft im LMS integriert	Teams-Besprechung	Für Lehre ein Standardwerkzeug festlegen, in der Regel das im LMS integrierte. Zoom ist an manchen Häusern eine dritte, kommerzielle Option und gehört in dieselbe Regel.
Große Veranstaltungen, Antrittsvorlesung, Infotag	BigBlueButton mit Streaming, je nach Betrieb	Teams-Webinar, Town Hall	Nach Teilnehmerzahl und Publikum entscheiden; Kapazitätsgrenzen des eigenen BBB-Betriebs kennen.
Dateiablage im Lehrstuhl, Forschungsgruppe, Verbundprojekt	Landesweiter Sync-and-Share-Dienst, hochschuleigene Nextcloud	SharePoint, OneDrive, Teams-Dateien	Große Forschungsdaten und Externe ohne Konto: Landesdienst. Projektdokumente mit Partnern im Microsoft-Umfeld: Teams mit Gastzugang.
Persönliche Dienstablage	Nextcloud	OneDrive	Einen Ort festlegen und Laufwerksumleitung, Clients und Schulung danach ausrichten.
Chat	Matrix mit Element	Teams-Chat	Teams für Arbeitsgruppen, die ohnehin in Teams arbeiten; Matrix als offener Campus-Chat für alle, auch Studenten, und hochschulübergreifend.
Verwaltung und Gremienarbeit	selten, etwa Nextcloud-Ordner einzelner Gremien	SharePoint, Teams, Exchange, Office	Microsoft 365 als führende Plattform; Senat, Kommissionen und Dezernate arbeiten an einem Ort.
Mail und Kalender	eigene Mailserver, Groupware	Exchange Online, Outlook	Pro Personengruppe eine Plattform, keine Mischkalender. Die Studentenmail ist eine eigene Entscheidung.
Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien	Collabora oder ONLYOFFICE in Nextcloud	Office für das Web	Folgt dem Ablageort, nicht umgekehrt.

 

Lehre im LMS: Moodle und ILIAS bleiben führend

Für die Lehre ist die Sache an fast allen Hochschulen entschieden, auch wenn es nicht überall so formuliert wird: Das LMS ist der Ort, an dem eine Lehrveranstaltung lebt. Dort hängen die Teilnehmerlisten aus dem Campus-Management, dort liegen Materialien, Abgaben, Bewertungen und häufig auch Prüfungsleistungen. Kursteams in Microsoft Teams können für einzelne Formate sinnvoll sein, etwa für Projektseminare mit externen Praxispartnern. Als Parallelstruktur zum LMS sind sie ein verlässlicher Weg, Studenten zu verwirren und Dozenten doppelte Arbeit zu machen.

Wer Microsoft-Werkzeuge in der Lehre will, sollte sie deshalb ins LMS holen statt das LMS nach Teams. Dafür gibt es die Microsoft 365 LTI, eine Integration nach dem Standard Learning Tools Interoperability, die Microsoft für Moodle und weitere LTI-1.3-fähige Plattformen dokumentiert. Wie Kursteams, Aufzeichnungen und die Grenze zum LMS im Detail aussehen, ist ein eigenes Thema; hier genügt der Grundsatz: Ein Kurs, ein führender Ort.

FAKTEN · Microsoft 365 LTI und das Ende der klassischen Apps Die Microsoft 365 LTI bündelt nach Angaben von Microsoft Assignments, OneDrive und Microsoft-365-Dateien, OneNote Class Notebooks, Teams und Teams-Besprechungen in einer LTI-Anwendung; für Moodle gibt es eine eigene Bereitstellungsanleitung. Die klassischen LTI-Apps für OneDrive, OneNote, Teams Assignments und Reflect hat Microsoft zum 17. September 2026 abgekündigt. Inhaltslinks aus diesen Apps in Kursräumen funktionieren danach nicht mehr; die Dateien, Notizbücher und Teams selbst bleiben in Microsoft 365 erreichbar. Wer die alten Apps noch im LMS hat, sollte die Kursräume prüfen. Details: Übersicht der Microsoft-LTI-Apps auf Microsoft Learn

 

Videokonferenz: BigBlueButton, Zoom und Teams

Bei Videokonferenzen ist die Überlappung am größten und die Emotion am höchsten, weil jeder Dozent seine Erfahrungen aus dem Pandemiesemester mitbringt. Die nüchterne Zuordnung lautet an vielen Häusern: BigBlueButton für Lehrveranstaltungen, weil es im Kursraum steckt, die Teilnehmer aus dem LMS kennt und für Lehre gebaut ist. Teams für Besprechungen der Verwaltung, für Gremien und für Termine mit externen Partnern, die selbst mit Microsoft arbeiten. Zoom, wo es lizenziert ist, für Formate, in denen es sich etabliert hat.

Das Entscheidende ist nicht, welches Werkzeug wofür gewählt wird, sondern dass die Wahl für einen Zweck feststeht. Eine Lehrveranstaltung, deren Link mal auf BigBlueButton, mal auf Teams und mal auf Zoom zeigt, ist nicht divers, sondern anstrengend. Zudem müssen Datenschutzhinweise, Aufzeichnungsregeln und die Beteiligung des Personalrats für jedes Werkzeug einzeln stimmen. Drei Werkzeuge bedeuten dreimal Dokumentation, nicht dreimal Freiheit.

Sync and Share: Landesdienste und Microsoft-Ablage

Mehrere Länder betreiben für ihre Hochschulen gemeinsame Sync-and-Share-Dienste, häufig auf Nextcloud-Basis, teils mit anderer Software. Diese Dienste haben echte Stärken: Speicher im Land, Zugang über die Hochschulkennung, Freigaben für Externe per Link und eine Kostenstruktur, die auch große Datenmengen trägt. Sie sind damit für Forschungsgruppen, Verbundprojekte mit vielen Partnern und den schnellen Austausch großer Dateien oft die bessere Wahl als SharePoint.

OneDrive und SharePoint wiederum spielen ihre Stärken aus, wo Dokumente mit Office gemeinsam bearbeitet, versioniert, mit Berechtigungen einer Organisationseinheit versehen und in Teams-Kanälen genutzt werden. Für Verwaltungsvorgänge, Gremienunterlagen und Projektdokumente mit Partnern aus dem Microsoft-Umfeld ist das die naheliegende Ablage. Schwierig wird es bei der persönlichen Dienstablage: Hier muss eine Hochschule sich entscheiden, sonst haben am Ende alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwei Clients, zwei Kontingente und null Überblick.

WARNUNG · Forschungsdaten sind kein Ablageproblem Ob Forschungsdaten im Landesdienst oder in SharePoint liegen, ist die kleinere Frage. Die größere lautet, wer sie nach Ende eines Projekts, nach einem Lehrstuhlwechsel oder nach dem Ausscheiden einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin noch findet, und wie sie den Anforderungen von Fördergebern an Aufbewahrung und Nachnutzbarkeit genügen. Weder Nextcloud noch OneDrive sind ein Forschungsdatenrepositorium. Beide sind Arbeitsablagen.

 

Chat: Matrix und Teams

Matrix hat sich an vielen Hochschulen als offener Campus-Chat etabliert: Jede Person mit Hochschulkennung kann teilnehmen, Studenten eingeschlossen, und durch die Föderation lassen sich Räume über Hochschulgrenzen hinweg betreiben. Teams-Chat dagegen ist dort stark, wo eine Gruppe ohnehin in einem Team arbeitet, Dateien teilt und Besprechungen abhält. Beide Chats gleichzeitig für dieselbe Arbeitsgruppe sind das digitale Gegenstück zu zwei Kaffeeküchen auf einem Flur: Die Hälfte der Neuigkeiten verpasst man immer.

Eine praktikable Regel lautet: Wer in einem Teams-Team zusammenarbeitet, chattet dort. Campusweite Kanäle, fachliche Communities, studentische Gruppen und hochschulübergreifende Netzwerke laufen über Matrix. Dienstliche Anweisungen und Vorgänge mit Aufbewahrungspflicht gehören in keinen der beiden Chats, sondern in den Vorgang selbst.

Verwaltung und Gremienarbeit: Hier ist Microsoft 365 zu Hause

Präsidium, Kanzlerbüro, Dezernate, Prüfungsamt, Berufungsverfahren und Gremien sind der Bereich, in dem Microsoft 365 an den meisten Hochschulen schon heute führend ist und es auch bleiben wird. Senatsunterlagen in einer SharePoint-Bibliothek mit sauber gesetzten Berechtigungen, ein Team je Kommission, Exchange-Kalender für Sitzungsplanung und Raumressourcen: Das funktioniert, und die Alternativen im Eigenbetrieb kosten mehr Personal, als die meisten Rechenzentren haben. Für besonders schutzwürdige Unterlagen wie Berufungsakten oder Personalvorgänge gelten zusätzliche Regeln, an der Grundzuordnung ändert das nichts.

Die eigentlichen Probleme liegen an den Nahtstellen

Wenn Hochschulen über Microsoft und Open Source streiten, streiten sie meist über das Falsche. Kein Rechenzentrum scheitert daran, dass BigBlueButton und Teams parallel laufen. Es scheitert daran, dass niemand sagt, wann welches gilt. Drei Probleme tauchen dabei so zuverlässig auf, dass man die Uhr danach stellen könnte.

Doppelte Datenhaltung

Das erste Problem ist die doppelte, dreifache und fünffache Datenhaltung. Ein Dokument beginnt als Mail-Anhang, wandert in einen Teams-Chat, wird in Nextcloud abgelegt, als PDF in Moodle veröffentlicht und für die Senatsvorlage noch einmal kopiert. Jede einzelne Station war vernünftig, das Ergebnis ist es nicht. Niemand weiß, welche Fassung gilt, Berechtigungen unterscheiden sich von Dienst zu Dienst, und wenn eine betroffene Person nach der DSGVO Auskunft verlangt, wird aus der Antwort eine Schnitzeljagd über fünf Systeme.

Besonders teuer wird die doppelte Datenhaltung beim Lebensende von Konten und Räumen. Ein Kursraum im LMS wird nach Semesterende archiviert, das zugehörige Teams-Team läuft weiter. Eine wissenschaftliche Mitarbeiterin scheidet aus, ihr OneDrive wird nach Frist gelöscht, ihre Nextcloud-Freigaben an Projektpartner bestehen fort. Ein Student wird exmatrikuliert, seine Abgaben liegen im LMS, seine Gruppenarbeit in einem Teams-Kanal und die Rohdaten in einem Nextcloud-Ordner, den inzwischen niemand mehr zuordnen kann. Löschkonzepte, die nur einen Dienst kennen, sind an einer Hochschule mit zwei Welten bestenfalls halbe Löschkonzepte.

TYPISCHE SITUATION · Drei Ablageorte, ein Vorgang Aus einem Projekt bei einer Stadtverwaltung: Dort lagen Unterlagen für dieselben Ausschusssitzungen parallel auf einem Fileserver, in einer Nextcloud-Instanz für die Zusammenarbeit mit Ratsmitgliedern und in SharePoint. Jede Ablage hatte ihre Fans. Erst als ein Fachbereich die falsche Fassung einer Beschlussvorlage verschickte, wurde entschieden: Arbeitsfassungen in SharePoint, Veröffentlichung an Externe über einen einzigen Freigabeweg, Fileserver nur noch lesend. Der Streit über die Werkzeuge hatte zwei Jahre gedauert, die Ansage zwei Sitzungen. Übertragen auf die Hochschule: Senatsunterlagen, Kommissionsvorlagen und Studiengangsdokumente sind die typischen Kandidaten für genau diese Situation.

 

Unklare Zuständigkeit

Das zweite Problem ist organisatorisch. Für BigBlueButton ist häufig das E-Learning-Zentrum zuständig, für Teams die Abteilung, die Microsoft 365 betreut, für den Landesdienst ein Rechenzentrum in einer anderen Stadt und für Matrix eine engagierte Kleingruppe im eigenen Haus. Fragt ein Dozent, warum seine Aufzeichnung fehlt, landet er im Kreisverkehr zwischen drei Servicedesks. Fragt die Datenschutzbeauftragte, wo Studentendaten aus Lehrveranstaltungen gespeichert werden, braucht die Antwort drei Wochen und vier Ansprechpartner.

Hinzu kommt die Frage, wer eigentlich über die Aufteilung entscheidet. Das Rechenzentrum kann Dienste betreiben, aber nicht festlegen, dass Senatsunterlagen nur noch in SharePoint liegen. Das kann nur die Hochschulleitung, und die braucht dafür eine Vorlage, die mehr ist als eine Produktliste. Ohne diesen Beschluss bleibt jede Abgrenzung eine Empfehlung, und Empfehlungen werden an Hochschulen bekanntlich mit der gleichen Ehrfurcht behandelt wie die Hausordnung der Mensa.

Dienst	Fachlich verantwortlich	Betrieb	Erste Anlaufstelle
LMS (Moodle, ILIAS)	E-Learning-Zentrum oder Prorektorat Lehre	Rechenzentrum oder Landesdienst	Servicedesk, Second Level E-Learning
BigBlueButton	E-Learning-Zentrum	Rechenzentrum, Verbund oder Dienstleister	Servicedesk
Sync and Share	Rechenzentrum	Landesdienst oder Rechenzentrum	Servicedesk, Eskalation an den Landesdienst
Matrix	Rechenzentrum	Rechenzentrum oder Verbund	Servicedesk
Microsoft 365	Rechenzentrum mit Verwaltungs-IT	Microsoft, Konfiguration im Haus	Servicedesk
Dienstekatalog und Ansage	Hochschulleitung (CIO, Kanzler)	Rechenzentrum pflegt	Eine Webseite, ein Link

 

Die Tabelle ist ein Beispiel, kein Muster. Wichtig ist die letzte Zeile: Jemand muss für die Aufteilung selbst verantwortlich sein, nicht nur für die einzelnen Dienste. Und die erste Anlaufstelle sollte für alle Dienste dieselbe sein, auch wenn dahinter verschiedene Teams arbeiten. Nutzer sollen ein Problem melden, nicht vorher eine Architekturentscheidung treffen.

Nutzer wissen nicht, was wohin gehört

Das dritte Problem ist das sichtbarste. Ein neuer Professor kommt aus einem Berufungsverfahren an die Hochschule, findet in der Willkommensmail Zugangsdaten für fünf Dienste und keinen Satz dazu, wofür er welchen nutzen soll. Er macht das einzig Rationale: Er nutzt, was er von seiner alten Hochschule kennt. Lehrbeauftragte, die nur ein Semester bleiben, nutzen gar nichts davon und schicken Mails mit Anhängen. Studentische Hilfskräfte nutzen alles gleichzeitig. Gastwissenschaftler fragen höflich, ob es auch einen Dropbox-Link tut.

Hier hilft keine weitere Schulung zu einzelnen Produkten, sondern eine einzige, kurze Entscheidungshilfe, die beantwortet, was Nutzer wirklich wissen wollen: Ich habe dieses Anliegen, wohin damit? Wer sie gut formuliert, braucht dafür eine Seite. Wer dafür zehn Seiten braucht, hat die Entscheidung noch nicht getroffen.

TYPISCHE SITUATION · Zwei Chats, eine Station Aus einem Krankenhausverbund: Ein Teil der Belegschaft nutzte für Schichtabsprachen einen selbst betriebenen Messenger, ein anderer Teil Teams. Beide Werkzeuge waren freigegeben, keines war für die Stationskommunikation vorgeschrieben. Ergebnis: Informationen erreichten jeweils die Hälfte des Teams, und nach einem Vorfall ließ sich nicht mehr rekonstruieren, wer wann was wusste. Die Lösung war kein Werkzeugwechsel, sondern eine Festlegung je Zweck und Organisationseinheit. Übertragen auf die Hochschule: Lehrstühle, an denen der Doktorandenkreis in Matrix und die Professur in Teams kommuniziert, kennen dieses Muster.

 

Die Ansage: Ein Dienstekatalog, der Ordnung schafft

Die gute Nachricht: Die Lösung kostet keine Lizenz und keine Migration. Sie kostet eine Entscheidung, eine Seite Text und die Disziplin, sie jedes Semester zu pflegen. Die schlechte Nachricht: Entscheidungen sind an Hochschulen die knappste Ressource, noch vor Stellen und Serverraum.

Vom Produkt zum Anwendungsfall

Ein brauchbarer Dienstekatalog listet nicht auf, welche Dienste es gibt, sondern wofür sie da sind. Er nennt pro Anwendungsfall einen führenden Dienst, bei Bedarf eine zulässige Alternative mit Begründung und die Ausnahmen, die ausdrücklich erlaubt sind. Die Reihenfolge der Fragen in der Entscheidungshilfe ist dabei die eigentliche Policy: Wer zuerst nach der Lehrveranstaltung fragt, legt fest, dass das LMS Vorrang hat. Wer zuerst nach Externen fragt, macht den Landesdienst zum Standard für Kooperationen.

TIPP · Die Entscheidungshilfe auf einer Seite Formulieren Sie die Ansage aus Sicht der Nutzer, nicht aus Sicht der Betriebsteams: „Ich halte eine Vorlesung online“, „Ich teile Daten mit einem Partner ohne Hochschulkonto“, „Ich bereite eine Senatssitzung vor“. Hinter jedem Satz steht genau ein Dienst und ein Link. Verlinken Sie die Seite in der Willkommensmail, im LMS, im Intranet und in der Signatur des Servicedesks. Und messen Sie Erfolg daran, wie oft der Servicedesk die Frage „Wo soll ich das ablegen?“ noch beantworten muss.

 

Regeln für die Überlappungszonen

Die orangefarbenen Felder der Dienstelandkarte sind die Stellen, an denen ohne Regel der Zufall entscheidet. Für jede Zone braucht es einen Satz, den man auch dem skeptischsten Fachbereich vorlesen kann, ohne dass er sich in seiner Freiheit von Forschung und Lehre angegriffen fühlt. Denn die Freiheit von Forschung und Lehre schützt Inhalte und Methoden, nicht das Recht, für Senatsunterlagen eine private Cloud zu verwenden.

Überlappungszone	Typische Kollision	Mögliche Ansage
Videokonferenz	Dozent lädt zur Vorlesung mal per BBB, mal per Teams ein	Lehrveranstaltungen über das LMS-integrierte Werkzeug; Teams für Verwaltung, Gremien und externe Partner.
Dateiablage	Lehrstuhl nutzt Nextcloud, Sekretariat OneDrive, Projekt SharePoint	Persönliche Dienstablage an einem Ort; Projektablage nach Partnerkreis; Forschungsdaten nach Datenmanagementplan.
Chat	Arbeitsgruppe zerfällt in Matrix- und Teams-Fraktion	Wer im Team arbeitet, chattet im Team; offene und übergreifende Kanäle in Matrix.
Kurs- und Projekträume	Teams-Kursteam neben Moodle-Kurs mit gleichem Inhalt	Ein Kurs, ein führender Ort; Microsoft-Funktionen bei Bedarf über LTI im LMS.
Office-Bearbeitung	Dokument in Nextcloud mit Collabora, Kopie in Word Online	Bearbeitet wird dort, wo die führende Fassung liegt.

 

Integration statt Konkurrenz

Koexistenz wird erträglicher, wenn die Welten technisch miteinander reden. Das wichtigste Bindeglied ist die Identität: Wenn LMS, BigBlueButton, Sync-and-Share-Dienst, Matrix und Microsoft 365 aus demselben Identitätsmanagement versorgt werden und dieselbe Hochschulkennung akzeptieren, verschwinden viele Reibungsverluste, vom vergessenen Passwort bis zum verwaisten Konto nach der Exmatrikulation. An vielen Hochschulen hängen die Open-Source-Dienste an Shibboleth und der DFN-AAI, während Microsoft 365 über Entra ID angebunden ist. Beides aus einer Quelle zu speisen, ist Pflicht, nicht Kür.

Darüber hinaus helfen gezielte Integrationen: die Microsoft 365 LTI im LMS, Verlinkungen statt Kopien zwischen den Diensten, gemeinsame Vorlagen für Datenschutz- und Nutzungshinweise. Vorsicht ist bei Integrationen geboten, die Daten automatisch zwischen den Welten spiegeln. Sie lösen das Problem der doppelten Datenhaltung nicht, sie automatisieren es.

Die Ansage im Semesterrhythmus

Eine Hochschule tauscht jedes Jahr einen erheblichen Teil ihrer Nutzer aus: neue Erstsemester, neue Lehrbeauftragte, neue Gastwissenschaftler, neue studentische Hilfskräfte, neu besetzte Gremien. Eine Ansage, die einmal gemacht und dann vergessen wird, erreicht nach zwei Jahren nur noch die Emeriti. Deshalb gehört die Pflege des Dienstekatalogs in den Semesterkalender, mit festen Terminen für Aktualisierung, Information und Aufräumen.

HINWEIS · Rechtlicher Rahmen: keine Rechtsberatung Jeder Dienst, ob Microsoft 365, BigBlueButton, Nextcloud oder Matrix, braucht ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Studenten- und Personaldaten und in aller Regel die Beteiligung des Personalrats, weil er geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Open Source macht davon keine Ausnahme. Welche Vorgaben im Einzelnen gelten, regeln das jeweilige Landesdatenschutzgesetz, das Hochschulgesetz und das Personalvertretungsgesetz Ihres Landes, und die unterscheiden sich spürbar. Für privatrechtlich organisierte Forschungseinrichtungen gilt das Betriebsverfassungsgesetz. Lassen Sie den Dienstekatalog von Datenschutzbeauftragten und Justiziariat mitlesen.

 

Für die datenschutzrechtliche Seite der Microsoft-Welt lohnt der Beitrag Datenschutz und Microsoft 365 an Hochschulen: Zwischen DSK-Bewertung, Landesaufsicht und Campus-Realität. Wie Dienstvereinbarungen aufgebaut sein können, die mehrere Werkzeuge umfassen, beschreibt Personalrat und Microsoft 365 an der Hochschule: Dienstvereinbarung, wissenschaftliches Personal und die Verhaltenskontrolle. Ein Tipp aus der Praxis: Eine Dienstvereinbarung, die Funktionen statt Produkte regelt, also Videokonferenz, Chat und Dateiablage, übersteht den nächsten Werkzeugwechsel deutlich besser.

Außeruniversitäre Forschungseinrichtungen kennen dieselben Fragen, oft verschärft durch Vorgaben einer Zentrale, die andere Dienste vorsieht als das Institut vor Ort. Wie sich diese Spannung lösen lässt, beschreibt Microsoft 365 in außeruniversitären Forschungseinrichtungen: Institute zwischen Zentrale und Eigenständigkeit. Und wer verstehen will, warum Hochschulen überhaupt so heterogen sind, findet die Grundlagen in Microsoft 365 an Hochschulen: Wo der Campus anders tickt als Verwaltung und Wirtschaft.

Wenn Sie einen Dienstekatalog aufsetzen, die Überlappungszonen mit Rechenzentrum, Verwaltung und Fakultäten abstimmen oder eine Vorlage für die Hochschulleitung brauchen, unterstützen wir mit Microsoft-365-Beratung für Hochschulen und Forschung. Für Servicedesk, E-Learning-Team und Multiplikatoren in den Fakultäten, die Microsoft 365 im Zusammenspiel mit LMS und Landesdiensten erklären müssen, gibt es Microsoft-365-Schulungen für Hochschulen und Forschungseinrichtungen.

FAQ: Microsoft 365 und Open Source an der Hochschule

Sollten wir uns langfristig für eine Welt entscheiden?

In den meisten Fällen nein. Lehre im LMS, Verwaltung in Microsoft 365 und Landesdienste für Sync and Share sind gewachsene Strukturen mit guten Gründen. Sinnvoller ist es, die Zuständigkeit je Anwendungsfall eindeutig festzulegen und Doppelangebote abzubauen, wo sie keinen Mehrwert haben.

Brauchen wir BigBlueButton noch, wenn wir Teams haben?

Das hängt davon ab, wie stark Ihre Lehre im LMS verankert ist und wie Ihre Datenschutz- und Personalratsregelungen für Teams in der Lehre aussehen. Viele Hochschulen behalten BigBlueButton für Lehrveranstaltungen und nutzen Teams für Verwaltung und Kooperationen. Entscheidend ist, dass beides nicht für denselben Zweck angeboten wird.

Können Moodle und Microsoft 365 zusammenarbeiten?

Ja. Microsoft dokumentiert die Microsoft 365 LTI für Moodle, mit der Assignments, OneDrive-Dateien, OneNote Class Notebooks und Teams-Besprechungen im Kursraum eingebunden werden. Die klassischen LTI-Apps wurden zum 17. September 2026 abgekündigt; alte Integrationen sollten Sie prüfen.

Nextcloud oder OneDrive für die persönliche Dienstablage?

Beides ist technisch möglich. Wichtig ist, dass Sie sich für einen Ort entscheiden und Clients, Laufwerksumleitung, Schulung und Löschkonzept daran ausrichten. Zwei persönliche Ablagen pro Person sind die sicherste Methode, doppelte Datenhaltung zu erzeugen.

Ist Matrix eine Alternative zu Teams?

Für Chat ja, für die gesamte Zusammenarbeit mit Dateien, Besprechungen und Telefonie nicht ohne weitere Dienste. Matrix spielt seine Stärken als offener, föderierter Campus-Chat aus, Teams dort, wo Gruppen ohnehin in Microsoft 365 zusammenarbeiten.

Wer sollte über die Aufteilung entscheiden?

Die Hochschulleitung, vorbereitet durch Rechenzentrum, E-Learning, Verwaltung, Datenschutz und Personalrat. Das Rechenzentrum kann Dienste betreiben und Vorschläge machen, verbindlich wird die Aufteilung erst durch einen Beschluss des Präsidiums oder Rektorats.

Ist Open Source datenschutzrechtlich automatisch unproblematisch?

Nein. Auch selbst betriebene Dienste brauchen Rechtsgrundlage, Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen und meist eine Beteiligung des Personalrats. Der Unterschied liegt vor allem in der Frage, wer Auftragsverarbeiter ist und wo die Daten liegen, nicht darin, ob Regeln gelten.

Wie verhindern wir, dass Daten nach der Exmatrikulation verwaist zurückbleiben?

Indem das Löschkonzept alle Dienste umfasst, nicht nur Microsoft 365. Das LMS, der Sync-and-Share-Dienst, Matrix und Microsoft 365 sollten aus demselben Identitätsmanagement gesteuert werden, damit der Statuswechsel im Campus-Management überall dieselben Folgen hat.

Fazit: Beide Welten bleiben, die Ansage fehlt

Microsoft 365 und Open Source werden an deutschen Hochschulen auf absehbare Zeit nebeneinander existieren, und das ist in Ordnung. Moodle und ILIAS tragen die Lehre, BigBlueButton steckt in den Kursräumen, Landesdienste liefern Sync and Share, Matrix verbindet den Campus und darüber hinaus, Microsoft 365 trägt Verwaltung und Gremienarbeit. Wer diese Aufteilung bewusst festlegt, hat eine Dienstelandschaft. Wer es nicht tut, hat fünf Werkzeuge und ein Gerücht darüber, wofür sie gedacht sind.

Die eigentlichen Baustellen sind doppelte Datenhaltung, unklare Zuständigkeit und Nutzer ohne Orientierung. Alle drei lassen sich mit einem Dienstekatalog entschärfen, der von Anwendungsfällen ausgeht, für jede Überlappungszone eine Regel enthält, von der Hochschulleitung beschlossen und jedes Semester gepflegt wird. Nicht das Werkzeug ist das Problem, sondern die fehlende Ansage. Die gute Nachricht: Eine Ansage lässt sich schneller einführen als jede Software. Die schlechte: Man muss sich dafür einigen.

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