Microsoft 365 Roadmap: Neue Teams-Integrationen für August 2026

Executive Summary

Der August 2026 sieht auf der Roadmap harmlos aus. Ein paar Teams-Verbesserungen, ein bisschen Planner, ein Copilot-Feature hier, ein PDF-Viewer dort. Wenn du nur die Feature-Kacheln liest, denkst du: nette Quartalskost, machen wir beim Kaffee. Genau das ist der Denkfehler, der dich im Herbst Wochenenden kosten wird.

Denn im selben Zeitfenster laufen drei völlig unabhängige Stränge zusammen, die Microsoft in unterschiedlichen Ankündigungskanälen gestreut hat. Erstens die Feature-Welle selbst: Teams-Meetings mit bestehenden Planner-Plänen verknüpfen, Produktionssteuerung in Events an externe Referenten delegieren, granulare Aufzeichnungshinweise bis hinunter zum Zweiergespräch, Markdown-Koautorenschaft in OneDrive und SharePoint, Copilot-Prompts direkt hinter einem SharePoint-Button. Zweitens der Identitätsumbau: externe Freigaben in SharePoint und OneDrive laufen nicht mehr über den SharePoint-eigenen Einmalcode, sondern zwingend über Microsoft Entra B2B mit echten Gastkonten im Verzeichnis. Drittens die Lizenzrunde vom 1. Juli, die neue Bundles einführt und dabei die Preise anhebt.

Die unangenehme Wahrheit: Strang zwei entscheidet darüber, ob Strang eins bei euch überhaupt funktioniert. Ein Externer, der kein Entra-Gastkonto hat, kommt seit Juli nicht mehr an die geteilte Datei – und damit auch nicht an die Planner-Aufgabe, die an dem Meeting hängt, und nicht an die Aufzeichnung, die in SharePoint liegt. Die schönen neuen Kollaborationsfeatures scheitern dann nicht an sich selbst, sondern an einem Verzeichniseintrag, den nie jemand angelegt hat.

Alles, was 2026 gleichzeitig passiert – und warum der August kein ruhiger Monat wird.

Worum geht es im Detail?

Fangen wir mit dem an, was in der Roadmap steht und tatsächlich Freude macht. Teams bekommt endlich die Möglichkeit, ein Meeting mit einem bereits bestehenden Planner-Plan zu verknüpfen. Klingt banal, ist aber die Reparatur eines Konstruktionsfehlers: Bisher legte jedes Meeting mit Aufgabenbezug seinen eigenen kleinen Plan an, und nach einem halben Jahr Projektarbeit hattest du vierzehn Pläne, von denen elf leer waren und drei sich widersprachen. Wer schon einmal versucht hat, in einem Lenkungsausschuss zu erklären, warum dieselbe Maßnahme in drei Planner-Boards mit drei verschiedenen Fälligkeiten steht, weiß, wovon die Rede ist. Dazu passend kommt ein Detailbereich für Aufgaben, in dem du Zuständige, Fälligkeit, Status, Notizen, Checklisten und Anhänge änderst, ohne die Board-Ansicht zu verlassen.

In Meetings und Events verschiebt sich die Steuerung. Organisatoren können festlegen, wer die Produktionswerkzeuge bedienen darf, und diese Rechte auch an externe Referenten geben. Das Referentenfeld lässt sich ziehen und in der Größe ändern, damit mehr Vortragende gleichzeitig sichtbar bleiben. Das ist genau das Feature, das dir die peinliche Situation erspart, in der der externe Keynote-Sprecher seine eigene Folie nicht weiterklicken kann, weil dein Eventmanager gerade in einem anderen Termin sitzt.

Bei Anrufen wird es erwachsener: benutzerdefinierte Hinweise zu Aufzeichnung und Transkription gelten nicht mehr nur für Meetings, sondern auch für Eins-zu-eins-Anrufe, und zwar mit Übernahme der bestehenden Meeting-Konfiguration. Delegierte Anrufe bekommen eine Sperrfunktion und einen optionalen Warnton, wenn eine Vertretung zusteigt. Klingt nach Kleinkram – ist aber in Wahrheit ein Betriebsratsthema und in einigen Branchen ein Aufsichtsthema. Wer bei euch mithören darf und wer davon erfährt, ist keine Komfortfrage.

In OneDrive und SharePoint passiert derweil das, was Entwickler und Dokumentationsverantwortliche seit Jahren wollten: gleichzeitige Bearbeitung und automatisches Speichern für Markdown-Dateien im Web. Damit wird Markdown zum ersten Mal ein vollwertiges Kollaborationsformat in Microsoft 365 und nicht mehr nur eine Datei, die man herunterlädt, ändert und hoffentlich in der richtigen Version wieder hochlädt. Dazu kommen eine Miniaturansicht für PDF-Seiten, Anmerkungen auf geschützten PDF-Dateien am Mobilgerät ohne Bruch der Verschlüsselung und ein SharePoint-Button, der einen vordefinierten Copilot-Prompt oder einen Power-Automate-Flow auslöst.

Und jetzt der Teil, der nicht in der bunten Feature-Kachel steht. Microsoft stellt die externe Freigabe in SharePoint und OneDrive komplett auf Microsoft Entra B2B um. Bisher konnte SharePoint einem Externen einen Einmalcode per E-Mail schicken, ohne dass im Verzeichnis jemals ein Objekt entstand. Bequem – und aus Governance-Sicht ein schwarzes Loch. Kein Conditional Access, keine Zugriffsüberprüfung, kein Ablaufdatum, keine Chance, sauber zu beantworten, wer eigentlich alles Zugriff auf eure Dateien hat.

Die Umstellung läuft ohne Opt-out. Seit Mai 2026 aktiviert Microsoft die Entra-B2B-Integration für alle Tenants, unabhängig davon, was in der Tenant-Einstellung stand. Den Zeitpunkt kannst du dir nicht aussuchen, die Rollout-Systeme wählen ihn. Seit Juli sehen externe Mitarbeiter ohne Entra-B2B-Gastkonto schlicht eine Zugriffsverweigerung auf alles, was ihnen früher über den SharePoint-Einmalcode freigegeben wurde. Bis Oktober 2026 verschwindet der alte Mechanismus vollständig – in kommerziellen, behördlichen und souveränen Umgebungen gleichermaßen.

Vorher und nachher: Warum der externe Zugriff jetzt zum Identitätsthema wird.

Die gute Nachricht: Bereits geteilte Links müssen nicht neu verteilt werden. Sobald ein Gastkonto für die betreffende Person existiert, greifen alle alten Freigaben wieder. Doppelte Gastkonten entstehen nicht, ein vorhandenes Konto wird wiederverwendet. Und anonyme Links, also die klassischen Jeder-Links, sind von der ganzen Sache nicht betroffen – was je nach Sichtweise beruhigend oder alarmierend ist.

Dritter Strang, ebenso wenig verhandelbar: die Lizenzen. Zum 1. Juli 2026 ist Microsoft 365 E3 von 36 auf 39 Dollar pro Benutzer und Monat gestiegen, E5 von 57 auf 60. Dafür wandern zusätzliche Bausteine in E5 hinein, unter anderem Defender for Office 365 Plan 1, Intune Remote Help samt erweiterten Analysen und Security Copilot; die Ausrollung war bis Anfang August abgeschlossen. Parallel gibt es neue Copilot-Bundles im Business-Segment und mit E7 eine neue Spitzen-SKU für 99 Dollar, die E5, Microsoft 365 Copilot, Agent 365 und die Entra Suite in einem Paket bündelt. Der SharePoint-Speicher wird zudem als eigene Position abgerechnet und taucht sichtbar auf der Rechnung auf.

Was ab Juli 2026 in welchem Paket steckt – und wo das Geld leise versickert.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die größte Chance ist unspektakulär und deshalb selten auf Folien: Ihr bekommt zum ersten Mal eine ehrliche Antwort auf die Frage, wer von außen in eure Daten schaut. Wenn jeder Externe ein Gastkonto im Verzeichnis hat, dann gelten für ihn Conditional Access, Mehrfaktorauthentifizierung, Ablauffristen, Zugriffsüberprüfungen und die Purview-Kette bis hin zu Vertraulichkeitsbezeichnungen. Das ist der Unterschied zwischen „wir teilen sicher“ auf der Folie und „wir können es belegen“ im Audit. Wer die Umstellung als Anlass nimmt und gleichzeitig Entitlement Management einführt, hat am Ende ein Gastkonten-Lebenszyklusmodell, das er sonst nie durchbekommen hätte.

Chance Nummer zwei: weniger Werkzeugbruch. Planner-Anbindung an bestehende Pläne, Aufgaben ohne Ansichtswechsel, Markdown mit Koautorenschaft, Copilot-Prompts hinter einem Button – das sind alles kleine Reibungsverluste, die sich über tausend Benutzer und zweihundert Arbeitstage zu echtem Geld addieren. Und Chance Nummer drei ist kaufmännisch: Die Preisrunde ist ein hervorragender Vorwand, endlich die Lizenzinventur zu machen, die seit drei Jahren im Backlog liegt.

Jetzt die Risiken, und die sind konkreter, als dir lieb ist. Das größte: die stille Zugriffsverweigerung. Externe melden sich erfahrungsgemäß nicht beim Service Desk, wenn ein Link nicht funktioniert. Sie schreiben dem Ansprechpartner im Fachbereich eine E-Mail mit der Bitte um die Datei als Anhang – und plötzlich wandern Konstruktionszeichnungen und Vertragsentwürfe wieder per Mailanhang durch die Gegend, weil die sichere Variante gerade unbequem geworden ist. Der Kontrollgewinn kippt in einen Kontrollverlust, ohne dass irgendwo ein Ticket entsteht.

Zweites Risiko: Gastkonten sind keine Deko. Jedes neu entstehende Konto ist ein Objekt im Verzeichnis, das Namenskonventionen, Gruppenzugehörigkeiten, Conditional-Access-Ausnahmen und irgendwann eine Zugriffsüberprüfung braucht. Wer heute vierhundert Einmalcode-Externe hat, bekommt vierhundert Verzeichnisobjekte. Ohne Automatismus für Ablauf und Überprüfung habt ihr in zwei Jahren einen Gastkonten-Friedhof, auf dem niemand mehr die Namen lesen kann.

Drittes Risiko, und das ist das DACH-spezifische: Flex Routing. Microsoft hat für Copilot eine Funktion eingeführt, die bei Lastspitzen Inferenz auch außerhalb der EU-Datengrenze ausführt, konkret in den USA, Kanada und Australien. Die Ausleitung begann Mitte April 2026, betrifft Microsoft 365 Copilot sowie Copilot in Dynamics 365, Power Platform und Copilot Studio – und sie ist für berechtigte EU- und EFTA-Tenants standardmäßig aktiv. Du musst aktiv widersprechen. Wenn dein Datenschutzbeauftragter der Fachabteilung im letzten Jahr schriftlich zugesichert hat, dass Copilot-Verarbeitung die EU nicht verlässt, dann ist diese Zusicherung heute vermutlich nicht mehr korrekt, und niemand hat ihn angerufen.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Der erste Schritt ist unglamourös und duldet keinen Aufschub: Zieh dir pro Website den Bericht zur externen Freigabe und filtere die Spalte mit den Benutzer-E-Mail-Adressen. Dort stehen genau die Externen, die über den alten SharePoint-Einmalcode eingeladen wurden und noch kein Entra-B2B-Gastkonto haben. Diese Liste ist deine Ausfallliste. Leg die Gastkonten proaktiv im Verzeichnis an, dann bleiben sämtliche früheren Freigaben ohne erneutes Teilen bestehen. Alternativ reicht es, den betroffenen Personen eine Datei, einen Ordner oder die Website erneut freizugeben – dabei entsteht das Gastkonto automatisch über den Einladungsmanager.

Der zweite Schritt ist die Governance drumherum, und die solltest du bauen, bevor die Konten da sind, nicht danach. Definiere, wie lange ein Gastkonto ohne Anmeldung leben darf, wer es verlängert, welche Conditional-Access-Richtlinie für Gäste gilt und ob Mehrfaktorauthentifizierung erzwungen wird. Richte Zugriffsüberprüfungen ein und lass sie nicht von der IT durchführen, sondern von den Websitebesitzern im Fachbereich – die IT weiß nicht, ob der Kollege beim Zulieferer noch am Projekt sitzt. Wer Entitlement Management lizenziert hat, packt Zugriffspakete mit Ablaufdatum darauf und ist das Thema strukturell los.

Der dritte Schritt ist Kommunikation, und zwar in beide Richtungen. Informiere deine Fachbereiche, dass externe Partner in den kommenden Wochen möglicherweise eine Einladung bestätigen müssen und dass ein nicht funktionierender Link ein Ticket wert ist und keine E-Mail mit Anhang. Und informiere deine externen Partner aktiv, bevor sie vor der Zugriffsverweigerung stehen – eine kurze Nachricht vorher spart dir zwanzig irritierte Rückfragen nachher.

Vierter Schritt, kaufmännisch: Geh die Lizenzzuweisungen durch, bevor sich etwas automatisch verlängert. Nicht zugewiesene Lizenzen müssen inzwischen aktiv verwaltet werden, sonst laufen sie einfach weiter. Die nativen Bordmittel sagen dir nicht zuverlässig, welche inaktiven Konten welche Kosten verursachen – also brauchst du entweder ein Werkzeug oder ein PowerShell-Skript und einen Nachmittag. Und prüfe nüchtern, ob E7 für euch Sinn ergibt: Das Paket rechnet sich nur, wenn ihr tatsächlich alle vier Bestandteile nutzt. Agent 365 gibt es für E3-Benutzer gar nicht, für E5-Benutzer als Zusatz mit entsprechenden Voraussetzungen an Identität, Sicherheit und Purview, und in E7 nativ. Wer E7 kauft und dann Agent 365 nicht betreibt, hat ein teures Abonnement für eine PowerPoint-Folie.

Fünfter Schritt, und der ist der einzige, der wirklich Spaß macht: Räum deine Planner-Landschaft auf, bevor die Meeting-Verknüpfung ankommt. Ein Feature, das ein Meeting an einen bestehenden Plan hängt, ist nur so gut wie die Antwort auf die Frage, welcher Plan denn der bestehende ist. Wenn ihr diese Frage heute nicht beantworten könnt, verschiebt das Feature das Problem nur eine Ebene höher – und dort ist es dann größer und hat mehr Zuschauer.

Häufig gestellte Fragen

Verlieren unsere externen Partner sofort den Zugriff auf alte Freigaben?

Ja, sobald die Umstellung euren Tenant erreicht hat und die betreffende Person kein Microsoft-Entra-B2B-Gastkonto in eurem Verzeichnis besitzt. Sobald das Gastkonto existiert, greifen alle früher geteilten Links automatisch wieder – ein erneutes Teilen ist nicht nötig.

Kann man die Umstellung auf Entra B2B abschalten oder verschieben?

Nein. Die Änderung gilt für alle Tenants, ein Opt-out existiert nicht, und den Zeitpunkt bestimmen die Rollout-Systeme von Microsoft. Vorziehen konnte man die Integration nur bis Ende April 2026; danach bleibt nur, die betroffenen Gastkonten proaktiv anzulegen.

Sind anonyme Jeder-Links von der Umstellung betroffen?

Nein, anonyme Links funktionieren unverändert weiter. Genau deshalb lohnt es sich, im selben Zug zu prüfen, wie großzügig diese Links in eurer Organisation vergeben werden – sie sind nach der Umstellung der letzte verbliebene Weg an der Identitätsprüfung vorbei.

Was bedeutet Flex Routing für unsere Datenschutzdokumentation?

Flex Routing erlaubt Microsoft, Copilot-Anfragen bei Lastspitzen außerhalb der EU-Datengrenze zu verarbeiten, und ist für berechtigte EU- und EFTA-Tenants standardmäßig aktiviert. Wer gegenüber Betriebsrat oder Aufsicht eine reine EU-Verarbeitung zugesagt hat, sollte die Einstellung im Microsoft 365 Admin Center und im Power Platform Admin Center prüfen und die Entscheidung schriftlich festhalten.

Lohnt sich der Wechsel auf die neue E7-Suite?

E7 bündelt Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Copilot, Agent 365 und die Entra Suite für 99 Dollar pro Benutzer und Monat. Der Wechsel rechnet sich nur, wenn alle vier Bestandteile tatsächlich produktiv genutzt werden – andernfalls ist der Einzelbezug von E5 plus gezielten Add-ons in der Regel günstiger.