Consulting Briefing

14.08.2026 · boddenberg.de

Teams Telefonie: Neue Geräte- und Compliance-Features

Executive Summary

Kurz und schmerzhaft: Bei Teams Telefonie passieren dir gerade zwei Dinge gleichzeitig, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben – und die dich trotzdem im selben Quartal einholen. Erstens zieht die komplette Verwaltung deiner Android-basierten Teams-Geräte aus dem Teams Admin Center in das Teams Rooms Pro Management Portal um. Nicht als hübsches Angebot, sondern mit Abschaltung der alten Oberfläche im September 2026. Zweitens hat Microsoft die Compliance-Aufzeichnung endlich dahin gebracht, wo sie fachlich hingehört: auf die Warteschlange statt auf den einzelnen Mitarbeiter.

Beides ist gut. Beides ist überfällig. Und beides hat diese charmante Eigenschaft, dass es genau dann zubeißt, wenn du gerade nicht hinschaust. Die Gerätemigration läuft automatisch – aber nur für Geräte, die online sind und einen ausreichend aktuellen Admin Agent haben. Das Telefon im Besprechungsraum im dritten Stock, das seit Corona brav in der Schublade liegt, gehört nicht dazu. Die Warteschlangen-Aufzeichnung wiederum kann so konfiguriert werden, dass ein fehlender Aufzeichnungs-Bot den Kundenanruf einfach beendet. Compliance gewonnen, Kunde verloren.

Wenn du Operator Connect einsetzt oder darauf zugehst, ist der Zeitpunkt für eine Bestandsaufnahme jetzt: Geräte-Inventar, Admin-Agent-Stand, Aufzeichnungsstrategie, Lizenzabdeckung. Der Aufwand ist überschaubar, wenn du im August anfängst. Im Oktober ist es Krisenmanagement.

Worum geht es im Detail?

Fangen wir mit dem Umzug an, weil er die harte Deadline hat. Microsoft konsolidiert die Verwaltung aller Teams-Geräte in einem einzigen Portal: dem Teams Rooms Pro Management Portal, kurz PMP, erreichbar unter portal.rooms.microsoft.com. Bisher war die Welt gespalten – Teams Rooms unter Windows wurden im PMP verwaltet, Android-Geräte dagegen im Teams Admin Center. Zwei Portale, zwei Bedienlogiken, zwei Wahrheiten über den Zustand deiner Flotte. Das endet jetzt. Betroffen sind Teams Rooms on Android, Teams Phones, Teams Panels und SIP-Geräte am SIP Gateway. Teams Displays zieht übrigens nicht mit um – die App wird eingestellt, das Thema erledigt sich sozusagen biologisch.

Abbildung 1: Der Migrationsfahrplan 2026 – vier Phasen, ein hartes Ende

Der Fahrplan ist gestaffelt. Bis Mai 2026 lief die reine Vorbereitungsphase. Ende Juni erschienen die Android-Geräte erstmals im PMP, im Juli kamen die vollen Verwaltungs-Workflows dazu, und seit August leitet das Teams Admin Center immer mehr Aktionen ins PMP um. In der ersten Septemberwoche 2026 beginnt die schrittweise Abschaltung der überlappenden Funktionen im TAC, abgeschlossen bis Monatsende. Government-Clouds hinken jeweils ein bis zwei Monate hinterher, GCC am weitesten.

Die entscheidende technische Hürde ist der Admin Agent. Nur Geräte mit mindestens Version 830 lassen sich im PMP verwalten. Microsoft beschleunigt die Verteilung dieser Version eigenmächtig – schneller als deine konfigurierten Update-Ringe, und diese Updates sind ausdrücklich nicht pausierbar. Wer Auto-Updates dauerhaft deaktiviert hat, bekommt sie trotzdem, notfalls zwangsweise. Das klingt übergriffig, ist aber die freundlichere Variante: Die Alternative wäre, dass deine Geräte nach der Abschaltung in keinem Portal mehr auftauchen und du das Firmware-Update manuell über das OEM-Portal einspielen darfst. Gerät für Gerät. Mit Leiter.

Dazu kommt eine Liste von Geräten, die offiziell End of Life sind, aber erfahrungsgemäß noch fröhlich in Konferenzräumen hängen: Poly Trio 8800 und 8500, Yealink CP960, T55, T56, T58, VP59, MP52, Crestron UC-P8 und UC-P10 in allen Varianten, AudioCodes C450HD und C448HD, RXV80, Lenovo ThinkSmart View Plus. Microsoft bemüht sich, auch diese Geräte automatisch zu aktualisieren, übernimmt dafür aber keine Verantwortung. Übersetzt: Wenn es klappt, hast du Glück gehabt. Wenn nicht, ist es dein Problem.

Wer überhaupt ins PMP darf, hängt an zwei Dingen. Rollenseitig reichen Globaler Administrator, Teams-Administrator, Teams-Geräte-Administrator oder Globaler Leser – alternativ die PMP-eigenen Rollen Teams Rooms Pro Manager, Site Lead und Site Technician oder eine granulare, auf Gerätegruppen begrenzte Custom Role. Lizenzseitig brauchst du mindestens eine Teams-Rooms-Lizenz (Pro, Basic oder Standard), eine Teams-Shared-Space-Lizenz oder schlicht ein bereits im PMP registriertes Gerät. Letzteres ist der Weg für Kunden, die ausschließlich Teams Phones betreiben – einmal am Telefon anmelden genügt, der Rest passiert automatisch. Eine echte Stolperfalle sind Administrative Units: Wer in Entra ID auf eine AU eingeschränkt ist, kommt gar nicht erst ins Portal und braucht eine PMP-Custom-Role.

Abbildung 2: Zertifizierungs- und Supportenden der Android-Versionen auf Teams-Geräten

Parallel dazu tickt die Lebenszyklus-Uhr. Android 9 ist seit dem 05.08.2025 komplett durch. Android 10 und 11 verlieren am 03.09.2026 die Zertifizierung, der Microsoft-Support läuft noch bis zum 03.09.2027 – immerhin ein Jahr Verlängerung gegenüber der ursprünglichen Planung. Für Android 12 und 13 hat Microsoft die Zertifizierung sogar von Oktober 2026 auf den 15.08.2028 verschoben, der Support endet am 15.08.2030. Android 14 läuft bis 2029 beziehungsweise 2031, Android 15 bis 2030 beziehungsweise 2032. Das heißt praktisch: Ein heute beschafftes Gerät auf Android 14 oder 15 trägt dich durch die übliche Abschreibungsdauer. Ein Gerät auf Android 11 ist ein Auslaufmodell, das du planen, nicht ersetzen musst – aber eben planen.

Zweiter großer Block: Compliance Recording für Call Queues. Bisher lief die richtlinienbasierte Aufzeichnung ausschließlich über den Benutzer. Du hast eine Compliance-Recording-Policy erstellt, den Bot des zertifizierten Partners darin verankert und die Policy jedem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen. In einem Servicedesk mit Fluktuation, Zeitarbeitern und Urlaubsvertretungen ist das ein Vollzeitjob – und eine Fehlerquelle mit Ansage. Der neue Ansatz dreht das um: Die Aufzeichnung hängt an der Warteschlange. Jeder eingehende Anruf, den ein Agent über diese Queue annimmt, wird aufgezeichnet, unabhängig davon, wer der Agent ist und welche Policy er hat. Eine vorhandene Benutzer-Policy wird für diese Anrufe sogar bewusst ignoriert.

Abbildung 3: Anrufweg mit Compliance Recording auf Queue-Ebene – inklusive der Stelle, an der es teuer wird

Technisch hängt das an einem Template. Du legst per PowerShell mit New-CsComplianceRecordingForCallQueueTemplate ein Aufzeichnungs-Template an, referenzierst darin über die BotApplicationInstanceObjectId die Application Instance deines Recording-Partners und weist das Template anschließend mit Set-CsCallQueue und dem Parameter -ComplianceRecordingForCallQueueTemplateId der Warteschlange zu. Maximal zwei Templates pro Queue, ein Template darf beliebig viele Queues bedienen – was praktisch ist, aber auch bedeutet: Änderst du das Template, änderst du alle daran hängenden Warteschlangen gleichzeitig. Zwingende Voraussetzung ist der Conference Mode in der Warteschlange. Eine Oberfläche im Teams Admin Center gibt es noch nicht, sie ist angekündigt. Bis dahin: PowerShell, wie Gott es wollte.

Was noch nicht abgedeckt ist, solltest du kennen, bevor der Auditor es kennt. Ausgehende Anrufe eines Queue-Agenten gelten als normale Benutzeranrufe und werden nicht der Warteschlange zugeordnet – dafür brauchst du weiterhin eine klassische Benutzer-Policy. Microsoft hat eine Lösung für ein künftiges Release angekündigt. Zieht ein Agent eine zweite Warteschlange mit eigener Aufzeichnung in den Anruf, werden deren Einstellungen ignoriert. Generell nicht unterstützt wird Compliance Recording bei Notrufen, bei Benutzern im Survivable-Branch-Appliance-Modus und bei PSTN-Anrufen indischer Benutzer. Und die Plattform ist auf 750 Teilnehmer pro Meeting getestet – darüber empfiehlt Microsoft ausdrücklich Town Halls statt Meetings.

Lizenzseitig ist die Hürde niedriger als viele denken: Microsoft 365 A3/A5/E3/E5/G3/G5, Business Premium oder Business Standard, Office 365 A3/A5/E3/E5, eine Teams-Rooms-Lizenz (Pro oder Basic) oder eine Teams-Shared-Device-Lizenz reichen für die Berechtigung zur Compliance-Aufzeichnung. Die eigentlichen Kosten stecken beim Partner. Microsoft unterstützt ausschließlich zertifizierte Lösungen – die Liste umfasst unter anderem ASC Technologies, AudioCodes, Verint Verba, Luware, Imagicle, NICE, Theta Lake, Dubber und CallCabinet. Bei Störungen ist immer zuerst der Partner dran; Microsoft behält sich vor, Tickets mit nicht zertifizierten Lösungen abzulehnen.

Bleibt Operator Connect als Unterbau. Das Modell ist bewusst simpel: Ein von Microsoft zertifizierter Carrier bringt die PSTN-Anbindung mit, du verwaltest Nummern und Benutzer im Teams Admin Center, und niemand muss mehr Session Border Controller betreiben, patchen oder erklären. Die Verantwortung ist sauber geteilt: Microsoft für Teams, das Admin Center und die Integration, der Operator für Leitung, Rufnummern, Portierung und alles, was nach Telefonie riecht. Voraussetzungen sind Teams-Phone-Lizenzen, Teams-Only-Modus, passende Administratorrechte und ein zertifizierter Operator im jeweiligen Land. Diese letzte Bedingung ist der häufigste Projektkiller – der Wunsch-Carrier deckt Deutschland ab, aber nicht die Niederlassung in Singapur.

Ergänzend hat Microsoft 2026 die Anrufsicherheit deutlich nachgeschärft. Seit Ende Mai warnt Teams vor mutmaßlicher Markenimitation – ein eingehender Anruf, der sich als IT-Helpdesk oder Hausbank ausgibt, wird vor dem Annehmen als Risiko markiert. Seit April ist weltweit die Meldefunktion für verdächtige Anrufe verfügbar. Zusammen mit dem bestehenden Spam-Filter für Anrufe ist das kein Gimmick, sondern die direkte Antwort auf Vishing-Kampagnen, die es inzwischen bis in die Vorstandsetagen schaffen.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die größte Chance liegt im Wegfall von Handarbeit. Aufzeichnung auf Queue-Ebene bedeutet, dass ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag korrekt aufgezeichnet wird, ohne dass jemand daran denken muss. Genau dieses „Jemand muss daran denken“ ist in Compliance-Audits die häufigste Fehlerquelle. Ein Kunde aus dem Finanzsektor hat vor zwei Jahren bei einer internen Revision festgestellt, dass elf von sechzig Servicedesk-Mitarbeitern seit Monaten keine Recording-Policy hatten – nicht aus böser Absicht, sondern weil die Onboarding-Checkliste in einer alten SharePoint-Liste lag, die niemand mehr pflegte. Mit CR4CQ wäre das strukturell nicht möglich gewesen.

Die zweite Chance ist das einheitliche Geräteportal. Was heute nach lästigem Umzug aussieht, ist mittelfristig ein echter Gewinn: proaktives Incident-Management statt manuellem Nachschauen, granulare RBAC bis auf Gerätegruppen-Ebene, eigene Update-Ringe statt der starren TAC-Phasen. Wer mehrere Standorte hat, kann endlich einem Site Technician genau die Räume seines Standorts geben – und sonst nichts.

Das größte Risiko ist die stille Nichtverwaltbarkeit. Ein Gerät, das die Admin-Agent-Mindestversion verpasst, verschwindet nach der TAC-Abschaltung nicht mit einer Fehlermeldung, sondern schlicht aus deiner Verwaltung. Es telefoniert weiter, es bekommt nur keine Updates, keine Einstellungen und keine Zertifikatserneuerung mehr. Das fällt erst auf, wenn ein Zertifikat abläuft oder ein Sicherheitsfix fällig ist – und dann steht die Anmeldung in vierzig Besprechungsräumen still.

Risiko Nummer zwei ist der Wartungsfenster-Wechsel. Im PMP laufen alle Updates in einem festen nächtlichen Fenster zwischen 0 und 5 Uhr Geräte-Ortszeit, und du kannst aktuell kein abweichendes Fenster setzen. Für Standorte in mehreren Zeitzonen ist das meist unkritisch, weil das Fenster lokal gilt. Für einen 24/7-Servicedesk mit Nachtschicht ist es ein Gespräch, das du besser vorher führst als um halb drei nachts.

Risiko Nummer drei ist die Recording-Infrastruktur selbst. Ein Recorder-Bot ist eine VM, und VMs fallen aus. Steht dein Template auf RequiredDuringCall, wird aus einem Azure-Wartungsfenster oder einem missglückten Patch eine getrennte Kundenhotline. Steht es auf $false, läuft der Anruf weiter – aber ohne Aufzeichnung, was je nach Regulierung ein meldepflichtiger Vorfall ist. Es gibt hier keine bequeme Option, nur eine bewusste Entscheidung mit Fachbereich und Rechtsabteilung.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Die Reihenfolge ist wichtiger als die Vollständigkeit. Beginne beim Inventar, denn alles andere hängt daran:

Vollständige Geräteliste ziehen und je Gerät Admin-Agent-Version, Android-Version und letzten Online-Zeitpunkt erfassen. Alles unter Admin Agent 830 ist ein Arbeitspaket, alles unter 794 ein manuelles Arbeitspaket über das OEM-Portal.

Offline- und abgemeldete Geräte aktiv aufspüren: Lagerbestände, Räume in Umbau, Ersatzgeräte, alles nach Werksreset. Diese Geräte holt das Zero-Day-Update nicht ein, solange sie nicht am Netz sind.

Geräte auf der End-of-Life-Liste identifizieren und budgetieren – Trio 8800/8500, CP960, T55/T56/T58, VP59, MP52, UC-P8/UC-P10, C450HD, RXV80, ThinkSmart View Plus.

PMP-Zugang klaren: Lizenzvoraussetzung prüfen, Rollen zuweisen, und vor allem klären, ob Administratoren über Administrative Units eingeschränkt sind – dann brauchst du PMP-Custom-Roles.

Konfigurationsprofile und Tags aus dem TAC sichten, ausmisten und als Settings Templates beziehungsweise Groups ins PMP übernehmen.

Update-Ringe im PMP bewusst neu definieren. Bis Ende September gilt übergangsweise noch die alte TAC-Kadenz, danach zählt nur, was du im PMP eingestellt hast.

Betriebsdokumentation und Helpdesk-Skripte umschreiben. Jeder Screenshot mit TAC-Geräteverwaltung ist ab Oktober ein Support-Ticket in Wartestellung.

Auf der Compliance-Seite läuft die Vorbereitung parallel. Kläre zuerst mit dem Fachbereich, welche Warteschlangen überhaupt aufzeichnungspflichtig sind – erfahrungsgemäß deutlich weniger, als im ersten Workshop behauptet wird. Prüfe dann, ob dein Recording-Partner CR4CQ bereits unterstützt; die Liste der zertifizierten Anbieter wird laufend erweitert, aber nicht jeder hat das Queue-Modell schon implementiert. Stelle sicher, dass in den betroffenen Warteschlangen der Conference Mode aktiv ist, und teste die Ansagen mit echten Texten in der richtigen Sprache – die englische Standardansage vor einer deutschen Servicehotline ist kein guter erster Eindruck.

Und wenn du gerade ohnehin an der Telefonie schraubst: Nutze den Anlass für die Operator-Connect-Bestandsaufnahme. Deckt dein Operator alle Länder ab, in denen du Benutzer hast? Sind alle Benutzer im Teams-Only-Modus? Ist die Nummernportierung sauber dokumentiert, oder liegt sie in der Mailbox eines Kollegen, der 2023 gegangen ist? Diese Fragen kosten dich jetzt eine Stunde. Später kosten sie ein Wochenende.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meine Teams-Geräte manuell ins neue Portal migrieren?

Nein. Geräte, die im Teams Admin Center registriert sind, erscheinen automatisch im Teams Rooms Pro Management Portal, sobald die Funktion in deiner Cloud verfügbar ist. Voraussetzung ist allerdings, dass das Gerät online ist, die erforderlichen URLs in deinem Netzwerk freigegeben sind und mindestens Admin Agent 830 läuft.

Was passiert mit Geräten, die die Mindestversion des Admin Agent nicht erreichen?

Sie lassen sich nach der Abschaltung der Geräteverwaltung im Teams Admin Center in keinem Portal mehr verwalten – sie funktionieren zwar weiter, bekommen aber keine Updates und keine Einstellungsänderungen mehr. Du musst dann über das Portal des Herstellers eine Firmware mit passendem Admin Agent einspielen und das Gerät danach neu bereitstellen.

Brauchen alle Agenten einer Warteschlange noch eine eigene Compliance-Recording-Richtlinie?

Für eingehende Anrufe über eine Warteschlange mit aktivierter Queue-Aufzeichnung nicht – eine vorhandene Benutzerrichtlinie wird für diese Anrufe sogar ignoriert. Sobald du aber ausgehende Anrufe der Agenten oder deren normale Direktanrufe aufzeichnen musst, brauchst du weiterhin eine klassische Benutzerrichtlinie.

Wird ein Anruf getrennt, wenn der Aufzeichnungs-Bot ausfällt?

Nur wenn du es so konfigurierst. Stehen RequiredBeforeCall oder RequiredDuringCall auf $true, hört der Anrufer eine Fehleransage und das Gespräch wird beendet. Stehen beide auf $false, läuft der Anruf normal weiter – dann allerdings ohne Aufzeichnung, was du vorher mit dem Fachbereich abstimmen solltest.

Bis wann kann ich Teams-Geräte mit Android 11 noch produktiv betreiben?

Die Zertifizierung für Android 10 und 11 endet am 03.09.2026, der Microsoft-Support läuft noch bis zum 03.09.2027. Geräte mit Android 12 oder 13 sind bis 15.08.2030 unterstützt, sodass eine Neubeschaffung ab Android 14 aufwärts sinnvoll ist.