Teams-Telefonie ausschreiben: Leistungsbeschreibung richtig aufbauen

Es gibt zwei Sorten von Ausschreibungen für Teams-Telefonie. Bei der ersten liegen am Ende vier Angebote auf dem Tisch, du legst sie nebeneinander und siehst innerhalb einer Stunde, welches das beste ist. Bei der zweiten liegen ebenfalls vier Angebote auf dem Tisch, sie benutzen alle das Wort „Telefonie“ und haben ansonsten nichts miteinander zu tun: Die Angebotssummen liegen um den Faktor drei auseinander, und niemand kann sagen, wer davon eigentlich recht hat.

Der Unterschied entsteht nicht bei der Wertung. Er entsteht Wochen vorher, in der Leistungsbeschreibung. Genauer: in der Frage, ob du beschrieben hast, was du kaufst, wie viel davon und woran du erkennst, dass es geliefert wurde. Wer diese drei Dinge sauber hinschreibt, bekommt vergleichbare Angebote. Wer sie offen lässt, bekommt Interpretationen — und später Nachträge.

Dieser Beitrag ist der praktische Teil der Serie zur Teams-Telefonie. Er richtet sich an alle, die eine klassische TK-Anlage ablösen und den Beschaffungsvorgang dafür selbst aufsetzen müssen: als Behörde, als kommunales Unternehmen oder als Mittelständler mit einer internen Beschaffungsrichtlinie, die sich vom Vergaberecht ehrlich gesagt kaum unterscheidet. Den fachlichen Überbau — Architektur, Lizenzmodelle, Betriebsvarianten — findest du auf der Themenseite.

Zum Gesamtüberblick: Teams-Telefonie — die Pillar-Seite · Wenn du das Ergebnis lieber begleitet erarbeitest: Beratung zur Teams-Telefonie

FAKTEN · Der rechtliche Rahmen in Kurzform (Stand September 2026) EU-Schwellenwerte 2026/2027: 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sonstiger öffentlicher Auftraggeber, 140.000 Euro für oberste Bundesbehörden, 5.404.000 Euro für Bauaufträge. Festgelegt durch die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2150 bis 2025/2152 vom 22. Oktober 2025. § 121 GWB: Der Auftragsgegenstand ist so eindeutig wie möglich zu beschreiben, „sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote miteinander verglichen werden können“. Die Leistungsbeschreibung enthält „die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe“. § 23 UVgO formuliert unterhalb der Schwellenwerte praktisch dasselbe — dort zusätzlich mit dem Wort „erschöpfend“. § 31 VgV: Verweise auf bestimmte Typen, Marken oder Herkunft sind grundsätzlich unzulässig; wo sie ausnahmsweise nötig sind, gehört der Zusatz „oder gleichwertig“ dazu. Vergabebeschleunigungsgesetz: tritt zum 1. Juli 2026 in Kraft. Die Direktauftragsgrenze steigt von 15.000 auf 50.000 Euro netto, und § 58 Absatz 2 VgV nennt Aspekte der digitalen Souveränität ausdrücklich als mögliches Zuschlagskriterium.

 

Die Grundsatzentscheidung: Leistungsverzeichnis oder funktionale Beschreibung

Bevor du die erste Zeile schreibst, triffst du eine Entscheidung, die den gesamten weiteren Verlauf bestimmt. Beschreibst du die Leistung konstruktiv — also als Liste von Positionen mit Mengen, Einheiten und Eigenschaften? Oder funktional — also als Aufgabe, die der Bieter mit seinem eigenen Lösungsvorschlag beantwortet? Beides ist zulässig. Beides ist unterschiedlich riskant. Und beides falsch zu machen ist erstaunlich einfach.

Was das Gesetz verlangt — und was es dir freistellt

§ 121 GWB kennt beide Wege ausdrücklich: Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe. Das Gesetz schreibt dir also keine Methode vor. Es schreibt dir ein Ergebnis vor: Die Beschreibung muss für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich sein, und die Angebote müssen vergleichbar sein. Das ist die Messlatte, an der jede Formulierung zu messen ist. Nicht: Ist es vollständig? Sondern: Verstehen es vier verschiedene Anbieter identisch?

Diese Unterscheidung ist wichtiger, als sie klingt. Ein Leistungsverzeichnis mit 400 Positionen kann grandios scheitern, wenn Position 217 zwei Lesarten zulässt. Eine funktionale Beschreibung auf vier Seiten kann funktionieren, wenn Aufgabe, Rahmenbedingungen und Bewertungsmaßstab sauber zusammenpassen.

Wann das detaillierte Leistungsverzeichnis gewinnt

Das detaillierte Leistungsverzeichnis ist die richtige Wahl, wenn du die Zielarchitektur bereits kennst. Du weißt, ob Direct Routing oder Operator Connect, du kennst die Standorte, den Nummernplan, die Zahl der Nebenstellen und die Handvoll analoger Sonderfälle im Keller. Dann ist der Bieter nur noch Lieferant — und genau das willst du, weil du dadurch maximale Vergleichbarkeit kaufst. Alle rechnen dieselben Positionen, du liest die Summen ab.

Der Preis dafür: Jede Lücke im Verzeichnis gehört dir. Was du vergisst, ergänzt kein Bieter aus reiner Menschenfreundlichkeit — es wird zwölf Wochen später zum Nachtrag, und zwar zu Konditionen ohne jeden Wettbewerbsdruck. Ein Muster, das in Vergabeunterlagen immer wieder auftaucht: 800 Nebenstellen minutiös aufgelistet, die Rufnummernportierung dagegen in einem Halbsatz abgehandelt. Die Portierung ist dann der teuerste Halbsatz des Projekts.

Wann die funktionale Beschreibung gewinnt

Funktional beschreibst du, wenn du das Ziel kennst, aber den Weg noch nicht — oder wenn du den Weg bewusst offen lässt, weil du das Know-how der Bieter einkaufen willst. Du schreibst auf, was erreicht werden muss: Die Vermittlung im Bürgerbüro muss eingehende Anrufe innerhalb der Öffnungszeiten auf definierte Gruppen verteilen, außerhalb auf eine Ansage mit Rückrufoption führen und bei Ausfall der Internetanbindung eine Weiterleitung auf Mobilnummern ermöglichen. Wie der Bieter das baut, ist seine Sache.

Der Preis dafür: Die Angebote werden inhaltlich unterschiedlich — und damit rechnerisch schwer vergleichbar. Wer funktional ausschreibt, braucht zwingend eine belastbare Qualitätswertung. Sonst gewinnt automatisch der Bieter mit dem schmalsten Verständnis der Aufgabe, weil das schmalste Verständnis nun einmal den niedrigsten Preis ergibt.

Der Mischweg, der in der Praxis trägt

In den meisten Projekten, die wirklich funktionieren, steht am Ende eine Kombination: ein funktionaler Rahmen für die Lösung, ein verbindliches Mengengerüst als Anlage und ein geschlossenes Preisblatt, in das nur Zahlen eingetragen werden. Du gibst das Was und das Wieviel vor, der Bieter das Wie — und alle rechnen auf derselben Grundlage. Diese Kombination ist kein fauler Kompromiss, sondern eine bewusste Konstruktion, und sie gehört begründet in die Vergabeakte.

Kriterium	Detailliertes Leistungsverzeichnis	Funktionale Beschreibung
Vergleichbarkeit der Angebote	Sehr hoch, wenn Positionen und Mengen sauber sind	Gering bis mittel, hängt an der Qualitätswertung
Wer trägt das Lösungsrisiko	Der Auftraggeber — er hat die Lösung vorgegeben	Der Auftragnehmer — er hat sie vorgeschlagen
Nachtragsrisiko	Hoch bei jeder vergessenen Position	Niedriger, sofern die Aufgabe vollständig beschrieben ist
Aufwand vor der Bekanntmachung	Hoch: Bestandsaufnahme muss vollständig sein	Mittel: Ziele und Randbedingungen müssen stimmen
Aufwand bei der Wertung	Niedrig: Summen vergleichen	Hoch: Konzepte lesen, bewerten, dokumentieren
Innovationsspielraum der Bieter	Praktisch keiner	Groß — im Guten wie im Schlechten
Typische Fehlerquelle	Lücken und mehrdeutige Positionstexte	Wertungsmatrix, die Qualität nicht wirklich misst
Passt gut zu	Bekannter Zielarchitektur und klarem Mengengerüst	Offener Architekturfrage, Betriebsmodell steht zur Diskussion

 

Skizze 1: Die Grundsatzentscheidung als Entscheidungspfad — mit den Kosten, die jeder Weg mit sich bringt.

TIPP · Die Entscheidung gehört in die Vergabeakte Schreib in zwei Absätzen auf, warum du dich für den gewählten Weg entschieden hast, und leg das in den Vergabevermerk. Das kostet zwanzig Minuten. Es ist die beste Versicherung gegen die Frage eines unterlegenen Bieters, warum die Unterlage so aufgebaut war, wie sie aufgebaut war — und gegen die eigene Erinnerungslücke acht Monate später.

 

Lose richtig schneiden: Hardware, Lizenzen, Dienstleistungen

Die zweite Grundsatzentscheidung betrifft den Zuschnitt. Vergibst du alles an einen Auftragnehmer, oder teilst du auf? Im öffentlichen Bereich ist die Frage schon halb beantwortet: Die Aufteilung in Lose ist der gesetzliche Regelfall, die Gesamtvergabe die begründungspflichtige Ausnahme.

Losvergabe ist der Regelfall, nicht die Kür

§ 97 Absatz 4 GWB verlangt, mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen und Leistungen in Teil- und Fachlose aufzuteilen — es sei denn, wirtschaftliche oder technische Gründe erfordern eine Gesamtvergabe. Die Rechtsprechung nimmt diese Ausnahme ernst: Die Gründe müssen die Interessen mittelständischer Bieter tatsächlich überwiegen, und sie müssen dokumentiert sein. „Ist für uns einfacher“ ist kein solcher Grund. Das Vergabebeschleunigungsgesetz ordnet den Losgrundsatz ab dem 1. Juli 2026 neu, hält aber an der Grundregel fest.

Auch außerhalb des Vergaberechts lohnt der Blick auf den Zuschnitt. Wer Hardware, Lizenzen und Dienstleistung in einem einzigen Paket kauft, bekommt einen Preis — und keine Chance, im dritten Jahr die Lizenzbeschaffung neu zu verhandeln, ohne das ganze Gebäude anzufassen.

Ein Losschnitt, der sich bewährt hat

Für die Ablösung einer TK-Anlage durch Teams-Telefonie hat sich ein Schnitt in drei Lose bewährt. Er folgt der Logik, dass Waren, Nutzungsrechte und Arbeit drei verschiedene Märkte mit drei verschiedenen Anbieterlandschaften sind — und dass ein Endgerätehändler eben kein Migrationsdienstleister ist, auch wenn beide Prospekte ähnlich aussehen.

Los	Inhalt	Typische Preisform	Vertragstyp	Wer bietet hier an
Los 1 — Hardware	Tischtelefone, Konferenzgeräte, Headsets, DECT, ATA für Analogtechnik, SBC als Appliance oder virtuelle Maschine, Raumsysteme	Einheitspreise je Position, Abruf nach Bedarf	Kaufvertrag; im Bund typischerweise EVB-IT Kauf	Systemhäuser, Distribution, Hardwarehandel
Los 2 — Lizenzen und Anbindung	Teams-Phone-Lizenzen, Trunk oder Operator-Connect-Dienst, Rufnummernblöcke, Portierung, Grund- und Gesprächsentgelte	Preis je Nutzer und Monat, Preis je Kanal, Portierungspauschale	Überlassungs- bzw. Dienst- oder Cloudvertrag	Lizenzhändler, Carrier, Cloud-Provider
Los 3 — Dienstleistung	Feinkonzept, Aufbau, Konfiguration, Migration, Schulung, Betrieb und Support, Dokumentation, technische Gesamtkoordination	Festpreis je Leistungspaket plus Tagessätze für Optionen	Werk- und Dienstvertragsanteile sauber trennen	Beratungshäuser, UC-Spezialisten, Systemhäuser

 

Ob du zwei, drei oder fünf Lose bildest, ist keine Glaubensfrage, sondern eine Marktfrage. Prüfe vor dem Schnitt, ob es für jedes Los mindestens drei realistische Bieter gibt. Ein Los, auf das nur ein Unternehmen bieten kann, ist kein Los, sondern eine Direktvergabe mit zusätzlichem Papierverbrauch.

Skizze 2: Der Losschnitt mit den beiden Stellen, an denen es in der Praxis regelmäßig knirscht.

Die Nahtstellen sind der eigentliche Vertragsgegenstand

Losvergabe hat einen Preis, und der heißt Koordination. Sie bleibt bei dir — es sei denn, du beschreibst sie als Leistung und kaufst sie mit ein. In der Praxis ist das der wichtigste Absatz der ganzen Unterlage, und er fehlt in ungefähr jeder zweiten.

Wer liefert den Session Border Controller — und wer betreibt ihn? Bei Direct Routing hängt der gesamte Sprachverkehr an diesem einen Bauteil. Es kann als Hardware in Los 1 stecken, als Softwarelizenz in Los 2 und als Betriebsleistung in Los 3. Wenn das nicht eindeutig zugeordnet ist, kaufst du ihn im Zweifel dreimal oder gar nicht.

Wer beantragt die Portierung und wer bestätigt den Schalttermin? Portierungen brauchen Vorlauf, Formulare und einen Ansprechpartner, der am Schalttag erreichbar ist. Diese Rolle gehört benannt.

Wer nimmt ab — und woran? Definiere eine gemeinsame Abnahme über alle Lose hinweg mit einem Testkatalog, der vorher bekannt ist. Sonst nimmt jedes Los seinen eigenen Teil ab, und das Gesamtsystem nimmt niemand ab.

Wer ist der eine Ansprechpartner im Störungsfall? Drei Auftragnehmer ohne definierte Eskalationskette ergeben im Ernstfall drei Ticketsysteme und null Verantwortung.

WARNUNG · Der teuerste Satz in jeder Losvergabe „Die Abstimmung mit den übrigen Auftragnehmern erfolgt eigenverantwortlich.“ Dieser Satz klingt nach Delegation und ist in Wahrheit eine Selbstverpflichtung: Du hast damit niemanden beauftragt, also machst du es selbst — mit deinem eigenen Personal, das gleichzeitig den Regelbetrieb fährt. Besser: Los 3 bekommt die technische Gesamtkoordination als bepreiste Leistungsposition, die übrigen Lose bekommen eine Mitwirkungspflicht mit Reaktionsfrist. Das ist ein Absatz Text und spart einen halben Projektabbruch.

 

Wie so ein Losschnitt in einer größeren Verwaltung konkret aussieht — inklusive der Sonderfälle, die eine Kommune von einem Industriebetrieb unterscheiden — steht im Praxisbeitrag zur Stadtverwaltung.

Weiterlesen: Teams-Telefonie in der Stadtverwaltung — der Praxisfall

Was in die Leistungsbeschreibung gehört

Jetzt zum Inhalt. Die folgende Gliederung stammt aus realen Vergabeunterlagen und hat sich in unterschiedlichsten Organisationsgrößen bewährt. Sie ist keine Formatvorlage zum Abschreiben, sondern eine Vollständigkeitsprüfung: Wenn eines dieser neun Kapitel in deiner Unterlage fehlt, fehlt es nicht zufällig.

Skizze 3: Neun Kapitel, die in keiner Leistungsbeschreibung für Teams-Telefonie fehlen dürfen.

Das Mengengerüst — der wichtigste Abschnitt

Ohne Mengengerüst kein Preis. Ohne einheitliches Mengengerüst keine Vergleichbarkeit. Es gehört als eigene, verbindliche Anlage in die Unterlage — nicht verteilt über den Fließtext, wo jeder Bieter sich seine eigene Summe zusammensucht.

Ein häufiger Fehler: Es wird nur die Gesamtzahl der Beschäftigten genannt. Das reicht nicht, weil ein Nutzer mit reiner Softphone-Nutzung, ein Nutzer mit Tischtelefon und ein Bedienplatz in der Vermittlung völlig verschiedene Kostenprofile haben. Bilde Nutzerprofile und zähle sie einzeln.

Angabe	Warum sie gebraucht wird	Typische Einheit
Nutzer je Profil (Softphone, Tischtelefon, Vermittlung, Mobil, Gemeinschaftsgerät)	Bestimmt Lizenzmix, Endgerätemenge und Schulungsaufwand	Anzahl je Profil
Standorte mit Adresse, Größe und Anbindung	Bestimmt Vor-Ort-Aufwände, Notrufführung und Netzanforderungen	Anzahl, km, Bandbreite
Bestehende Rufnummernblöcke	Bestimmt Portierungsaufwand und Nummernplan	Anzahl Blöcke, Anzahl Rufnummern
Gleichzeitige externe Gespräche in der Spitze	Bestimmt Kanäle, Trunk-Dimensionierung und SBC-Leistung	Anzahl Kanäle
Analoge und ISDN-Sonderfälle	Bestimmt Zahl der Adapter und den Sonderfall-Aufwand	Anzahl je Typ
Warteschlangen, Ansagen, Auto Attendants	Bestimmt Konfigurations- und Konzeptaufwand	Anzahl Objekte
Fax-Ein- und -Ausgang	Bestimmt, ob eine Ersatzlösung überhaupt gebraucht wird	Anzahl Stellen, Sendungen/Monat
Vertragslaufzeit und Optionsjahre	Bestimmt den Vergleichswert des gesamten Angebots	Monate

 

Die Anbindung an das öffentliche Netz

Hier trennt sich die Leistungsbeschreibung, die etwas taugt, von der, die nur Wörter enthält. Microsoft bietet für Teams Phone vier Wege ins öffentliche Telefonnetz an, und sie sind kombinierbar — auch innerhalb desselben Tenants, für verschiedene Nutzergruppen und Standorte. Du kannst dich entscheiden, du kannst die Entscheidung aber auch bewusst dem Bieter überlassen. Was du nicht kannst: die Frage weglassen.

Weg ins öffentliche Netz	Wer betreibt was	Passt, wenn	Was in die Ausschreibung muss
Microsoft Calling Plan	Microsoft ist der Anbieter, keine eigene Infrastruktur	Einfachheit zählt mehr als Sonderfälle	Verfügbarkeit im Land, Lizenzmenge, Umgang mit Bestandsnummern
Operator Connect	Ein zertifizierter Netzbetreiber, Verwaltung im Teams Admin Center	Bestandscarrier gewünscht, kein eigener SBC	Wer aus dem Programm in Frage kommt, Rufnummernübernahme, Entgeltmodell
Teams Phone Mobile	Ein zertifizierter Mobilfunkbetreiber	Viele Beschäftigte arbeiten mobil-first	Hinweis: keine Rufnummern für Konferenzen und Sprachanwendungen
Direct Routing	Du oder ein Dienstleister betreibt einen zertifizierten SBC	Sonderfälle, Bestandsanlage, analoge Technik, volle Kontrolle	SBC-Zertifizierung, Redundanz, Betriebsmodell, Trunk-Anforderungen

 

Zur Einordnung aus dem eigenen Betrieb: Wir fahren Direct Routing mit einem anynode-SBC von TE-SYSTEMS und Trunks von easybell im täglichen Einsatz. Nicht als Laboraufbau, sondern als Produktionsumgebung mit allem, was dazugehört — inklusive der Tage, an denen ein Zertifikat erneuert werden will. Diese Erfahrung ist der Grund, warum in unseren Leistungsbeschreibungen immer eine Zeile zur Zertifikatsverwaltung steht: Sie wird sonst vergessen und fällt genau einmal auf — nämlich dann, wenn niemand mehr telefonieren kann.

FAKTEN · Zertifizierte SBC sind kein Detail, sondern eine Supportbedingung Microsoft unterstützt Direct Routing nur mit zertifizierten Geräten. Wird ein nicht zertifiziertes Gerät eingesetzt, behält sich Microsoft vor, Supportfälle abzulehnen; die Erstbearbeitung liegt ohnehin beim SBC-Hersteller. Auf der Liste stehen unter anderem AudioCodes, Ribbon, Oracle, Cisco, Avaya, Nokia und TE-SYSTEMS mit anynode. Die Zertifizierung gilt jeweils für bestimmte Firmware-Stände. Für die Leistungsbeschreibung heißt das: Fordere „ein für Microsoft Teams Direct Routing zertifizierter Session Border Controller“ — produktneutral formuliert, aber mit harter Bedingung. Und verlange den Nachweis, nicht die Behauptung.

 

Nummernplan und Portierung

Die Portierung ist der einzige Teil des Projekts mit einem echten, von außen gesetzten Termin. Alles andere lässt sich verschieben, das nicht. Entsprechend gehört sie ausführlich beschrieben: bestehende Blöcke, gewünschte Zielstruktur, Durchwahllogik, welche Rufnummer nach außen angezeigt wird, was mit Sondernummern und Servicerufnummern passiert, welche Nummern bewusst nicht mitgenommen werden.

Und der Punkt, den die meisten Unterlagen übersehen: die Rückfallebene. Was passiert, wenn am Schalttag etwas schiefgeht? Wer stellt zurück, innerhalb welcher Frist, auf wessen Kosten? Ein Bieter, der darauf keine Antwort im Angebot hat, hat sie im Ernstfall auch nicht.

Funktionen: die Liste, die alle unterschätzen

Eine gewachsene TK-Anlage kann nach fünfzehn Jahren Dinge, die niemand mehr dokumentiert hat und die trotzdem jeden Tag benutzt werden. Die Nachtschaltung, die freitags um 14 Uhr greift. Die Chefsekretariatsfunktion. Der Sammelanschluss für die Poststelle. Die Türsprechstelle, die auf drei bestimmten Apparaten klingelt.

Der Fehler ist nicht, diese Funktionen zu übersehen — der Fehler ist, sie ungeprüft in die Ausschreibung zu übernehmen. Frag bei jeder Funktion nach, ob sie noch gebraucht wird. In realen Erhebungen fällt regelmäßig ein Drittel der Anforderungen weg, sobald jemand die Frage stellt. Was übrig bleibt, gehört mit Priorität in die Unterlage: Muss oder Soll, und bei Soll mit der Wertung, die es bekommt.

Endgeräte und die Sonderfälle im Keller

Endgeräte sind der einfache Teil: Stückzahlen, Anforderungen, Garantie, Ersatzteilversorgung, Zertifizierung für Teams. Interessant wird es bei allem, was kein Telefon ist und trotzdem am Telefonnetz hängt. Aufzugsnotruf, Türsprechstelle, Torsteuerung, Brandmeldeanlage, Pförtnerruf, Alarmierungsanlage, Fax an der Poststelle.

Diese Geräte sind der Hauptgrund, warum eine Ablösung zwei Monate länger dauert als geplant. Für Teams gibt es dafür Wege — analoge Adapter am SIP Gateway oder über Direct Routing, wobei am SIP Gateway analoge Geräte nur über Konten für Gemeinschaftsgeräte unterstützt werden. Ob dein konkretes Gerät funktioniert, muss aber jemand prüfen, bevor die Unterlage veröffentlicht wird. Nicht danach.

WARNUNG · Aufzugsnotruf ist keine Telefonanlagen-Funktion, sondern eine Rechtspflicht Anbieter nummerngebundener Sprachkommunikationsdienste müssen nach § 164 TKG sicherstellen, dass Notrufverbindungen jederzeit unverzüglich zur örtlich zuständigen Notrufabfragestelle gelangen — und dass dort die Rufnummer und die Daten zur Standortermittlung ankommen. Notrufverbindungen sind vorrangig zu behandeln. In einer verteilten Cloud-Telefonie ist „Standort“ keine triviale Angabe mehr. Schreib in die Leistungsbeschreibung, wie der Bieter die standortgenaue Notrufführung je Gebäude umsetzt und nachweist, und behandle das als Muss-Kriterium — nicht als Punkt in der Qualitätswertung. Prüfe außerdem gesondert, ob Aufzugsnotrufe, Brandmeldeanlagen und Alarmierungssysteme künftig weiter über die Telefonie laufen sollen. In mehreren Projekten war die günstigste Lösung, sie gerade nicht anzufassen und mit eigener Leitung zu belassen.

 

Migration, Betrieb und Service Level

Die Migration ist eine eigene Leistung mit eigenem Preis, keine Fußnote. In die Unterlage gehören: Phasenplan mit Bezug zum Mengengerüst, Parallelbetrieb ja oder nein und wie lange, Rückfallebene, Schulungskonzept mit Format und Umfang, sowie eine intensiv betreute Phase nach dem Umstieg. Wer den letzten Punkt spart, spart am falschen Ende: Die ersten zehn Arbeitstage nach der Umstellung erzeugen mehr Rückfragen als der Rest des Jahres.

Beim Betrieb geht es um messbare Zusagen. Reaktionszeit ist nicht Wiederherstellzeit. Erreichbarkeit ist nicht Verfügbarkeit. Und eine Verfügbarkeitszusage ohne Messverfahren und ohne Rechtsfolge bei Unterschreitung ist eine Meinungsäußerung. Definiere Störungsklassen, Zeiten, Messpunkt und Konsequenz — in dieser Reihenfolge.

Recht, Sicherheit und Souveränität

In dieses Kapitel gehören Auftragsverarbeitung und Datenschutz, Protokollierung und Aufbewahrung, Barrierefreiheit — § 121 Absatz 2 GWB verlangt bei Leistungen zur Nutzung durch natürliche Personen ausdrücklich die Berücksichtigung von Zugänglichkeitskriterien —, Anforderungen an Verschlüsselung und Zertifikate sowie, seit dem Vergabebeschleunigungsgesetz ausdrücklich benannt, Aspekte der digitalen Souveränität: Interoperabilität und Offenheit, Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung, Anforderungen an Personal und Datenlokalisierung.

TIPP · Formuliere jede Anforderung so, dass sie prüfbar ist Schlecht: „Das System muss hochverfügbar sein.“ Besser: „Der Sprachdienst muss so ausgelegt sein, dass der Ausfall einer einzelnen Komponente am Hauptstandort nicht zum Ausfall abgehender Notrufe führt. Der Bieter beschreibt die Redundanz und weist sie im Rahmen der Abnahme durch einen dokumentierten Ausfalltest nach.“ Der Unterschied: Die zweite Fassung kann man abnehmen, bepreisen und im Streitfall durchsetzen. Die erste kann man nur glauben.

 

Fehler, die Angebote unvergleichbar machen

Jetzt der Teil, für den du eigentlich hier bist. Die folgenden fünf Fehler tauchen in Vergabeunterlagen mit einer Regelmäßigkeit auf, die man fast bewundern könnte. Sie haben eine Gemeinsamkeit: Sie fallen erst auf, wenn die Angebote da sind — und dann ist es teuer.

Fehler 1: Das offene Preisblatt

Das Preisblatt ist eine leere Tabelle mit der Überschrift „Bitte tragen Sie Ihre Preise ein“. Was dann passiert, ist völlig vorhersehbar: Bieter A rechnet auf 36 Monate, Bieter B auf 60. Bieter C legt die Migration in einen Tagessatz, Bieter D in eine Pauschale. Einer nennt Listenpreise, ein anderer bereits rabattierte. Am Ende unterscheiden sich die Summen um den Faktor zwei, und keiner hat gelogen.

Die Lösung ist unspektakulär und wirksam: ein geschlossenes Preisblatt. Feste Positionen, feste Einheiten, feste Mengen aus dem Mengengerüst, feste Laufzeit, keine frei hinzufügbaren Zeilen. Und ein deutlicher Hinweis, dass Änderungen am Preisblatt zum Ausschluss führen. Der Vergleichswert ist dann der Gesamtpreis über die volle Vertragslaufzeit — nicht der Einmalpreis, nicht der Monatspreis, nicht das erste Jahr.

Skizze 4: Der Weg vom Mengengerüst zur vergleichbaren Angebotssumme — und was hineingehört.

Fehler 2: Der Produktname ohne „oder gleichwertig“

In der Leistungsbeschreibung steht das Modell, das im Testaufbau lag. Manchmal steht sogar die Artikelnummer da. Das ist nach § 31 VgV grundsätzlich unzulässig, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden. Wo eine hinreichend genaue Beschreibung anders nicht möglich ist, gehört der Zusatz „oder gleichwertig“ dazu — und zwar zusammen mit den Merkmalen, an denen du Gleichwertigkeit misst.

Der praktische Punkt dahinter: „oder gleichwertig“ allein hilft dir nicht, wenn du nicht sagst, worin die Gleichwertigkeit besteht. Sonst bekommst du ein Gerät angeboten, das irgendwie auch telefoniert, und musst dann begründen, warum es nicht gleichwertig ist. Nenne die Merkmale: Zertifizierung für Teams, Anzahl der Leitungstasten, Netzwerk-Durchschleifung, Stromversorgung über das Netzwerk, Gerätemanagement.

Fehler 3: Die Anforderung ohne Menge

„Es sind Warteschlangen einzurichten.“ Fünf? Fünfzig? Mit oder ohne mehrstufige Ansagen? Ein Bieter kalkuliert zwei Tage, ein anderer zwölf. Beide haben die Anforderung erfüllt, beide haben einen anderen Preis, und beide Preise sind korrekt. Jede Anforderung braucht eine Menge oder einen Messwert — sonst ist sie keine Anforderung, sondern eine Stimmung.

Fehler 4: Die Wertungsmatrix, die nichts wertet

Bei funktionalen Ausschreibungen der häufigste Konstruktionsfehler. Die Unterlage nennt Preis 70 Prozent und Qualität 30 Prozent, und die Qualität wird über ein „Konzept“ bewertet, für das es keine Bewertungsmaßstäbe gibt. Ergebnis: Alle Bieter bekommen in der Qualität ähnliche Punkte, weil sich niemand traut, eine Abwertung zu begründen — und der Preis entscheidet zu 100 Prozent. Die Qualitätswertung war dann Dekoration.

§ 58 VgV verlangt, dass du vorher angibst, wie du gewichtest. Der Maßstab ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis; neben Preis und Kosten sind ausdrücklich qualitative Kriterien zulässig, einschließlich Qualifikation des Personals und — seit dem Vergabebeschleunigungsgesetz — Aspekten der digitalen Souveränität. Nutze das, aber nutze es handwerklich sauber: Für jedes Qualitätskriterium gehören die Punktstufen und die Bedingung für jede Stufe in die Unterlage.

Fehler 5: Der Wunschzettel ohne Priorisierung

Vierhundert Anforderungen, alle gleich wichtig, alle als Muss formuliert, weil das Priorisieren mühsam gewesen wäre. Die Folge ist immer dieselbe: Entweder wird die Liste wörtlich genommen, dann ist das Angebot unbezahlbar. Oder es bietet nur noch an, wer bereit ist, ein paar Häkchen großzügig zu setzen — und du kaufst am Ende die optimistischste Selbsteinschätzung im Feld.

Fehler	Was er in den Angeboten anrichtet	Gegenmittel
Offenes Preisblatt	Verschiedene Laufzeiten, Einheiten und Kalkulationslogiken; Summen sind nicht vergleichbar	Geschlossenes Preisblatt mit fester Laufzeit, festen Positionen und Mengen aus dem Mengengerüst
Produktname ohne Gleichwertigkeitsklausel	Angriffsfläche im Nachprüfungsverfahren, Bieter werden ausgeschlossen oder springen ab	Produktneutral beschreiben, „oder gleichwertig“ ergänzen und Gleichwertigkeitsmerkmale benennen
Anforderung ohne Menge	Kalkulationsspannen von mehreren hundert Prozent bei identischem Text	Jede Anforderung mit Menge, Einheit oder Messwert versehen
Wertungsmatrix ohne Maßstäbe	Qualität nivelliert sich, der Preis entscheidet faktisch allein	Punktstufen je Kriterium mit Bedingungen vorab veröffentlichen
Alles ist ein Muss-Kriterium	Wenige oder überteuerte Angebote, hohe Ausschlussquote	Muss und Soll trennen; Soll-Kriterien in die Wertung, nicht in den Ausschluss
Nahtstellen nicht zugeordnet	Jedes Los kalkuliert die Koordination anders oder gar nicht	Nahtstellenmatrix als Anlage in jedem Los, Koordination als bepreiste Position
Bestand nicht erhoben	Nachträge für Sonderfälle, die im Keller stehen	Bestandsaufnahme vor der Veröffentlichung abschließen, nicht während der Angebotsfrist

 

WARNUNG · Was passiert, wenn es trotzdem schiefgeht Eine unklare Leistungsbeschreibung ist kein Freifahrtschein für die Aufhebung des Verfahrens. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung eine Aufhebung nicht ohne Weiteres rechtfertigen — der Auftraggeber trägt die Verantwortung für die Unterlage, die er selbst erstellt hat. Praktisch heißt das: Du kommst aus einer verunglückten Ausschreibung nicht einfach wieder heraus. Entweder du bezuschlagst etwas, das du so nicht wolltest, oder du trägst die Folgen einer Aufhebung. Beides ist teurer als zwei zusätzliche Wochen Vorbereitung.

 

Vom Grobkonzept zur Vergabe: Ablauf und Zuständigkeiten

Erst das Grobkonzept, dann die Vergabeunterlage

Die meisten problematischen Unterlagen haben dieselbe Entstehungsgeschichte: Es gab einen Termindruck, also wurde die Leistungsbeschreibung geschrieben, bevor die fachliche Entscheidung gefallen war. Das ist ungefähr so sinnvoll, wie eine Baubeschreibung zu verfassen, während man noch überlegt, ob es ein Haus oder ein Parkhaus werden soll.

Ein Grobkonzept muss nicht dick sein. Es muss die Entscheidungen enthalten, die die Ausschreibung voraussetzt: Anbindungsvariante mit Begründung, Nutzerprofile mit Mengen, Umgang mit Sonderfällen, Betriebsmodell, grobe Kostenrahmen für die Haushaltsplanung und einen Losvorschlag. Zwanzig bis dreißig Seiten, drei bis vier Wochen — und danach schreibt sich die Leistungsbeschreibung fast von selbst, weil alle Antworten schon da sind.

Genau dafür gibt es bei uns ein Festpreisangebot: Grobkonzept Teams-Telefonie zum Festpreis — definierter Umfang, definierter Preis, ein Ergebnis, das als Anlage in die Vergabeunterlage wandern kann.

Wenn du die Unterlage lieber gemeinsam entwickelst oder eine fertige gegenlesen lassen willst: Beratung zur Teams-Telefonie

Eine realistische Zeitschiene

Die folgende Schiene ist ein Erfahrungswert aus Projekten mittlerer Größe, nicht eine gesetzliche Vorgabe. Fristen aus VgV und UVgO kommen je nach Verfahrensart obendrauf oder gehen darin auf — die prüfst du für dein konkretes Verfahren gesondert.

Skizze 5: Grobe Zeitschiene von der Bestandsaufnahme bis zur betreuten Phase nach dem Umstieg.

Phase	Was passiert	Wer führt	Typische Dauer
Bestandsaufnahme und Grobkonzept	Nutzerprofile, Mengen, Sonderfälle, Architekturentscheidung, Kostenrahmen	Fachbereich IT mit externer Unterstützung	4 bis 8 Wochen
Vergabeunterlage erstellen	Leistungsbeschreibung, Losschnitt, Preisblatt, Wertungsmatrix, Vertragsbedingungen	IT und Vergabestelle gemeinsam	3 bis 6 Wochen
Angebotsfrist und Bieterfragen	Veröffentlichung, Fragen beantworten, gegebenenfalls Unterlage korrigieren	Vergabestelle, fachlich zugearbeitet	4 bis 6 Wochen
Wertung und Zuschlag	Formale Prüfung, Wertung, Aufklärungsgespräche, Informationsschreiben, Wartefrist	Vergabestelle mit Fachbewertung	3 bis 5 Wochen
Umsetzung und Migration	Feinkonzept, Aufbau, Pilot, Rollout, Portierung, Schulung, betreute Anfangsphase	Auftragnehmer mit Projektleitung beim Auftraggeber	8 bis 20 Wochen

 

Bieterfragen sind dein Frühwarnsystem

Wenn während der Angebotsfrist dieselbe Frage von drei verschiedenen Unternehmen kommt, hast du keine neugierigen Bieter — du hast einen Konstruktionsfehler in der Unterlage. Nimm diese Signale ernst. Eine Korrektur mit Fristverlängerung ist unangenehm, aber sie ist die billigste Korrektur, die dir in diesem Projekt noch angeboten wird.

Und ein Nebeneffekt, der oft übersehen wird: Bieterfragen sind ein kostenloses Fachreview durch Leute, die genau solche Projekte täglich machen. Wer sie nur als Störung des Verfahrensablaufs behandelt, verschenkt die beste Qualitätssicherung der ganzen Vergabe.

WICHTIG · Drei Dinge, die vor der Veröffentlichung fertig sein müssen Die Bestandsaufnahme. Nicht „im Wesentlichen“, sondern abgeschlossen — inklusive der Geräte, die niemand mehr auf dem Zettel hat. Das Mengengerüst als Anlage. Verbindlich, einheitlich, für alle Lose konsistent. Die Wertungsmatrix mit Punktstufen. Wer die Wertung erst nach Angebotseingang ausformuliert, wertet nicht mehr neutral — und wird das im Nachprüfungsverfahren erklären müssen.

 

Häufige Fragen zur Leistungsbeschreibung

Müssen wir überhaupt europaweit ausschreiben?

Das hängt am geschätzten Gesamtauftragswert über die volle Laufzeit inklusive Optionen — nicht am Jahreswert. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sonstiger öffentlicher Auftraggeber bei 216.000 Euro, für oberste Bundesbehörden bei 140.000 Euro. Bei 600 Nutzern, fünf Jahren Laufzeit und Endgeräten ist die Frage in der Regel schnell beantwortet. Rechne den Wert sauber und dokumentiere die Schätzung — sie ist der erste Punkt, den ein Nachprüfungsverfahren angreift.

Dürfen wir Direct Routing vorgeben, oder muss das offen bleiben?

Du darfst deinen Bedarf bestimmen — das ist die Kernaussage des Bestimmungsrechts des Auftraggebers. Was du brauchst, ist eine sachliche, dokumentierte Begründung, die nicht auf einen einzelnen Anbieter zugeschnitten ist. Wenn du analoge Sonderfälle, eine Bestandsanlage im Parallelbetrieb und besondere Routing-Anforderungen hast, ist die Festlegung auf Direct Routing gut begründbar. „Kennen wir halt“ ist keine Begründung.

Sollen wir Hardware und Dienstleistung wirklich trennen?

Im Anwendungsbereich des Vergaberechts ist die Trennung der Regelfall, die Zusammenfassung die begründungspflichtige Ausnahme. Fachlich spricht ebenfalls einiges dafür: Der Markt für Endgeräte ist ein anderer als der für Migrationsdienstleistungen, und die Preise werden getrennt deutlich vergleichbarer. Der Aufwand liegt in den Nahtstellen — die musst du dann aber ohnehin beschreiben, auch bei Gesamtvergabe.

Wie viele Muss-Kriterien sind zu viele?

Es gibt keine feste Zahl, aber eine brauchbare Faustregel: Ein Muss-Kriterium ist gerechtfertigt, wenn du bereit bist, ein Angebot allein deswegen auszuschließen. Geh deine Liste durch und stell bei jedem Punkt genau diese Frage. Erfahrungsgemäß wandert danach die Hälfte in die Soll-Kategorie — und die Zahl der Angebote steigt.

Was kommt in die Leistungsbeschreibung, was in den Vertrag?

In die Leistungsbeschreibung gehört, was geliefert wird und woran man erkennt, dass es geliefert wurde. In die Vertragsbedingungen gehört, was gilt, wenn etwas schiefgeht: Haftung, Verzug, Abnahme, Kündigung, Nutzungsrechte, Datenschutz. Im Bundesbereich sind dafür die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen der Standard, mit eigenen Vertragstypen für Kauf, Überlassung, Dienstleistung und Cloud. Der häufigste Fehler: Service Level stehen in der Leistungsbeschreibung, aber ohne Rechtsfolge im Vertrag. Dann sind es Absichtserklärungen.

Wie bewerten wir Qualität, ohne angreifbar zu werden?

Mit vorab veröffentlichten Punktstufen und benannten Bedingungen je Stufe. Formuliere für jedes Qualitätskriterium, was null, was mittlere und was volle Punktzahl bedeutet, und beziehe dich dabei auf nachprüfbare Angaben im Angebot — Referenzen mit vergleichbarem Umfang, Qualifikation des eingesetzten Personals, Detailtiefe des Migrationskonzepts. Wer das tut, dokumentiert die Wertung fast nebenbei mit.

Was ist mit Fax?

Erst zählen, dann entscheiden. In fast allen Bestandsaufnahmen stellt sich heraus, dass von zwölf Faxstellen noch zwei benutzt werden, und die eine davon nur, weil eine Behörde es so verlangt. Nimm die tatsächliche Zahl ins Mengengerüst und beschreibe funktional, was erreicht werden muss — ob das über einen Dienst, ein Gerät oder eine organisatorische Änderung gelöst wird, kann der Bieter besser beurteilen als die Ausschreibung.

Wir haben nur ein Angebot bekommen. Was nun?

Das ist fast immer ein Symptom, kein Zufall. Die üblichen Ursachen: zu viele Muss-Kriterien, ein Losschnitt ohne Markt, unrealistische Termine, überzogene Eignungsanforderungen oder ein Preisblatt, das kein Anbieter seriös ausfüllen kann. Bevor du das Ergebnis akzeptierst, ruf zwei Unternehmen an, die nicht angeboten haben, und frag nach dem Grund. Die Antwort kostet nichts und ist meistens unangenehm präzise.

Reicht ein Musterleistungsverzeichnis aus dem Internet?

Als Gliederungshilfe: ja, gern. Als Inhalt: nein. Ein Musterverzeichnis kennt deine Standorte nicht, deine Nutzerprofile nicht, deine Aufzüge nicht und deine Bestandsrufnummern schon gar nicht. Genau diese vier Dinge machen aber den Unterschied zwischen vergleichbaren Angeboten und einem Stapel Papier. Nimm die Struktur, wirf den Text weg und schreib deinen eigenen.

Fazit

Eine gute Leistungsbeschreibung für Teams-Telefonie ist kein literarisches Werk und keine Materialschlacht. Sie beantwortet drei Fragen so, dass vier verschiedene Anbieter sie identisch verstehen: Was wird geliefert, wie viel davon, und woran erkennen wir die Erfüllung? Alles andere — Losschnitt, Vertragstyp, Wertungsmatrix — folgt daraus.

Triff die beiden Grundsatzentscheidungen bewusst und schreib sie auf: detailliertes Leistungsverzeichnis oder funktionale Beschreibung, und wie du die Lose schneidest. Investier die Zeit in das Mengengerüst und in die Nahtstellen zwischen den Losen — das sind die beiden Stellen, an denen später die Nachträge entstehen. Und lass die Unterlage vor der Veröffentlichung von jemandem lesen, der schon einmal auf der anderen Seite gesessen hat.

Der Rest ist Handwerk. Zwei zusätzliche Wochen in der Vorbereitung sparen regelmäßig zwei Monate in der Umsetzung — und ersparen dir die Erfahrung, ein Angebot bezuschlagen zu müssen, von dem du schon beim Öffnen weißt, dass es nicht das ist, was du eigentlich wolltest.

Nächste Schritte: Grobkonzept zum Festpreis · Beratung zur Teams-Telefonie · Alle Beiträge zur Teams-Telefonie · Praxisfall Stadtverwaltung

Quellen

§ 121 GWB — Leistungsbeschreibung, Gesetze im Internet — https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__121.html

§ 97 GWB — Grundsätze der Vergabe (Losaufteilung), Gesetze im Internet — https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__97.html

§ 31 VgV — Leistungsbeschreibung, Gesetze im Internet — https://www.gesetze-im-internet.de/vgv_2016/__31.html

§ 58 VgV — Zuschlag und Zuschlagskriterien, Gesetze im Internet — https://www.gesetze-im-internet.de/vgv_2016/__58.html

§ 23 UVgO — Leistungsbeschreibung — https://www.vergabevorschriften.de/uvgo/23

§ 164 TKG — Notruf, Gesetze im Internet — https://www.gesetze-im-internet.de/tkg_2021/__164.html

EU-Schwellenwerte 2026/2027 (Delegierte Verordnungen 2025/2150 bis 2025/2152), cosinex Blog — https://blog.cosinex.de/2025/10/27/eu-schwellenwerte-2026-2027/

Neue EU-Schwellenwerte festgelegt (2026/2027), Deutscher Städte- und Gemeindebund — https://www.dstgb.de/themen/vergaberecht/aktuelles/neue-eu-schwellenwerte-festgelegt-2026-2027/

Vergaberechtsbeschleunigungsgesetz tritt ab 1. Juli 2026 in Kraft, Caemmerer Lenz — https://www.caemmerer-lenz.de/aktuelles-publikationen/vergaberechtsbeschleunigungsgesetz-tritt-ab-01-juli-2026-in-kraft/

Digitale Souveränität in der öffentlichen Beschaffung, cosinex Blog — https://blog.cosinex.de/2026/05/21/digitale-souveraenitaet-oeffentliche-beschaffung/

PSTN connectivity options, Microsoft Learn — https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/pstn-connectivity

Session Border Controllers certified for Direct Routing, Microsoft Learn — https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/direct-routing-border-controllers

Configure SIP Gateway (analoge Geräte über ATA), Microsoft Learn — https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/sip-gateway-configure

EVB-IT und BVB — Vertragstypen, CIO Bund — https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-einkauf/evb-it-und-bvb/evb-it-und-bvb-node.html

BGH: Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung rechtfertigen keine Aufhebung, avocado rechtsanwälte — https://www.avocado.de/aktuelles/blog/eintrag-bgh-unklarheiten-in-der-leistungsbeschreibung-rechtfertigen-keine-aufhebung-eines-vergabeverfahrens/

anynode — The Software SBC und Microsoft Teams, TE-SYSTEMS — https://www.anynode.de/features/anynode-and-microsoft-teams/

Alle Quellen zuletzt geprüft am 3. September 2026. Rechtsstand und Herstellerangaben ändern sich; für das konkrete Verfahren sind die jeweils aktuellen Fassungen maßgeblich.