Power Automate integriert sich enger mit SharePoint

Power Automate + SharePoint: Das neue Dream-Team für saubere Prozesse

SharePoint war schon immer gut darin, Dateien zu hüten wie ein Drache seinen Schatz. Power Automate war schon immer gut darin, Dinge automatisch zu tun, während alle anderen so tun, als hätten sie das „schon immer so gemacht“. Neu ist: Beide greifen inzwischen deutlich besser ineinander – und zwar dort, wo es im Alltag wirklich weh tut: direkt in Listen und Dokumentbibliotheken, mit einer vereinfachten „Workflows“-Erfahrung und weniger Klick-Zirkus.

Was ist neu an der Integration – und wer profitiert davon?

1) Workflows in SharePoint wie in Teams (einheitliche Bedienung)
Microsoft bringt für SharePoint-Listen und -Bibliotheken eine neue Workflows-Schaltfläche und fasst bisherige Menüs (Automate/Integrate) zusammen. Das ist nicht nur Kosmetik: Die Erstellung von Automatisierungen soll schneller und weniger fehleranfällig werden.

2) Vorlagen, „Text-basiertes“ Anpassen und sogar Natural Language
Die neue Workflows-Oberfläche setzt stärker auf Vorlagen, eine vereinfachte Bearbeitung mit Platzhaltern („Madlib“-Stil) und sogar das Formulieren eines Ziels in normaler Sprache, aus dem dann ein Flow entsteht.

3) Leichtgewichtige Genehmigungen direkt für Listen und Bibliotheken
Parallel dazu baut Microsoft die Genehmigungsfunktion in SharePoint aus: Genehmigungen lassen sich einfacher in Listen/Bibliotheken aktivieren – und es wird ein spezieller SharePoint-Connector-Ansatz erwähnt, um Genehmigungen „leichtgewichtig“ anzustoßen und mit dem restlichen Power-Automate-Ökosystem zu verbinden.

Typische Szenarien, die davon besonders profitieren

• Dokumentenfreigaben: Ein Dokument wird hochgeladen, bekommt automatisch einen Genehmigungsprozess, und erst danach geht es „offiziell“ in die breite Sichtbarkeit.

• Benachrichtigungen bei Änderungen: Datei geändert → Teams/Outlook-Nachricht an definierte Empfänger, optional mit Link, Metadaten, Frist, Eskalation.

• Nachvollziehbarkeit: Statusspalten/Protokollierung werden konsequenter mitgezogen (wer hat wann was entschieden, inklusive Kommentar).

How-To: Genehmigungs-Flow für ein SharePoint-Dokument einrichten (Schritt für Schritt)

Im folgenden Vorgehen baust du einen Flow, der bei neuen oder geänderten Dokumenten eine Genehmigung anstößt, die Entscheidung abwartet und danach das Dokument samt Metadaten sauber weiterverarbeitet.

Voraussetzungen (kurz, damit es nicht ausufert)

• SharePoint Online mit einer Dokumentbibliothek (klassisch: „Dokumente“ oder eine Projektbibliothek)

• Berechtigung, Flows zu erstellen (Power Automate) und in der Bibliothek zu konfigurieren

• Ein oder mehrere Genehmiger (Benutzer oder Gruppen)

Schritt 1: Bibliothek vorbereiten (damit der Flow nicht im Nebel stochert)

1. Lege eine Status-Spalte an, z. B. „Freigabestatus“ (Auswahl: Entwurf, In Prüfung, Freigegeben, Abgelehnt).

2. Optional: Spalte „Freigegeben am“, „Freigegeben von“, „Kommentar“.

3. Optional aber Gold wert: Ordnerstruktur oder Views

   • View „In Prüfung“ filtert Freigabestatus = In Prüfung

   • View „Freigegeben“ filtert Freigabestatus = Freigegeben

Warum das wichtig ist: Der Flow kann dann eindeutig schreiben, was passiert ist – statt dass du später in E-Mails nach Entscheidungen archäologisch graben musst.

Schritt 2: Flow starten – der schnelle Weg direkt aus SharePoint

Je nach Rollout-Stand siehst du in der Bibliothek eine Workflows-Schaltfläche bzw. einen konsolidierten Menüpunkt, über den du Vorlagen schneller findest. Genau das ist der Punkt: Automatisierung näher an den Ort des Geschehens (die Bibliothek), weniger Kontextwechsel.

1. Öffne die Dokumentbibliothek.

2. Wähle Workflows (oder den entsprechenden Automatisierungs-Einstieg).

3. Nutze eine Vorlage wie „Genehmigung anfordern“ bzw. eine passende Approval-Vorlage (je nach Oberfläche/Template-Katalog).

4. Passe die Vorlage im vereinfachten Editor an (Platzhalter, Klartextfelder).

Wenn du die Vorlagen nicht (oder noch nicht) siehst: Dann baust du den Flow in Power Automate direkt. Inhaltlich ist das Ergebnis dasselbe.

Schritt 3: Trigger definieren (wann soll der Spaß losgehen?)

In Power Automate:

1. Neuer „Automatisierter Cloud-Flow“

2. Trigger:

   • Für Bibliotheken typisch: „When a file is created (properties only)“ oder „When a file is created or modified (properties only)“ (SharePoint)

Tipp: Nimm „created or modified“ nur, wenn du wirklich jede Änderung prüfen willst. Sonst erzeugst du dir sehr schnell eine Genehmigungs-Lotterie.

Schritt 4: Datei-Kontext sauber holen (Link, Metadaten, Identität)

Füge danach eine Aktion hinzu, um mit stabilen Daten zu arbeiten:

• „Get file properties“ / „Get file metadata“ (je nach Trigger)

• Baue einen klickbaren Link (oft liefert der Trigger schon den Link/Identifier; sonst musst du ihn aus Site-URL + Pfad bauen)

Best Practice: Verlasse dich nicht auf „irgendeinen Dateinamen“. Nimm Identifier/UniqueId, sonst genehmigt jemand am Ende die falsche Datei mit dem gleichen Namen. (Ja, das passiert. Immer. Aus Prinzip.)

Schritt 5: Genehmigung anstoßen (modern und SharePoint-nah)

Hier kommt der Kern:

Variante A: Klassisch über Approvals-Action

• „Start and wait for an approval“ (Approvals)

• Genehmiger, Titel, Details, Link zur Datei

Microsoft beschreibt dieses Muster als Standardweg für Genehmigungsprozesse in Flows.

Variante B: SharePoint-spezifisch (leichter, näher an der Bibliothek)
Microsoft nennt für SharePoint-Listen/Bibliotheken einen Ansatz, Genehmigungen über eine spezielle SharePoint-Connector-Aktion zu erzeugen, die sich mit anderen Power-Automate-Connectors kombinieren lässt.

In der Praxis heißt das für dich: Weniger „ich baue mir Genehmigungen irgendwo neben SharePoint“ und mehr „Genehmigung ist Teil des List-/Bibliothekslebens“.

Schritt 6: Ergebnis auswerten und SharePoint aktualisieren

Nach „Start and wait…“ bekommst du typischerweise:

• Outcome: Approve/Reject

• Comments

• Responder

Dann:

1. Wenn genehmigt

   • Setze „Freigabestatus“ = Freigegeben

   • Schreibe „Freigegeben am/von“

   • Optional: Verschiebe Datei in Ordner „Freigegeben“ oder setze Metadaten (z. B. „Veröffentlicht“ = Ja)

2. Wenn abgelehnt

   • Setze „Freigabestatus“ = Abgelehnt

   • Schreibe Kommentar

   • Optional: Teams/Outlook-Benachrichtigung an Autor mit Begründung

Schritt 7: Benachrichtigungen – weniger Lärm, mehr Signal

• Schicke dem Autor eine Nachricht nur bei Entscheidung oder Eskalation.

• Für „Zwischenstände“ reichen oft Statusspalten und Views.

Microsoft erwähnt übrigens explizit, dass man einfache E-Mail-Hinweise auch über Regeln bauen kann – Power Automate ist dann die „Ausbaustufe“, wenn Logik, Parallelität oder Zusatzaktionen dazukommen.

Welche Workarounds jetzt entfallen (oder zumindest seltener werden)

• Menü- und Oberflächen-Zickzack: Statt „wo war nochmal Automate, wo Integrate?“ wird konsolidiert und als Workflows gedacht.

• Flow-Bauen als Expedition: Vorlagenbibliothek + vereinfachtes Anpassen mit Platzhaltern reduziert die typische „ich klicke mich mal durch 17 Dialoge“-Erfahrung.

• Genehmigung als Fremdkörper: Genehmigungen rücken näher an Listen/Bibliotheken und werden stärker als SharePoint-eigenes Szenario behandelt.

Best Practices für effiziente SharePoint-Prozesse mit Power Automate

1. Status in SharePoint ist die Wahrheit
   E-Mail ist nur der Bote. Der Prozessstatus gehört in Spalten/Metadaten.

2. Eindeutige Identität statt Dateiname
   Arbeite mit Identifiern, nicht mit „Budget_final_final3.docx“.

3. Vermeide Trigger-Schleifen
   Wenn dein Flow Metadaten ändert und der Trigger auf „modified“ hört, baue Bedingungen ein (z. B. nur starten, wenn Freigabestatus = Entwurf).

4. Vorlagen als Start, nicht als Ende
   Nimm Templates für den schnellen Aufbau, aber ergänze saubere Fehlerpfade: Was passiert bei Abbruch, Timeout, fehlenden Berechtigungen?

5. Rechte und Verantwortlichkeiten klären
   Wer darf Genehmiger sein? Wer darf den Flow ändern? Sonst ist die „Freigabe“ am Ende ein kreatives Ratespiel.

Unterm Strich: SharePoint und Power Automate sind dabei, von „zusammen geht irgendwie“ zu „zusammen geht elegant“ zu wechseln – mit Workflows direkt im Kontext, mehr Vorlagenpower und einer Genehmigungslogik, die weniger nach Bastelkeller riecht.