Project Online wird abgeschaltet: Was am 30. September wirklich endet

Microsoft zieht seiner Cloud-Projektplattform den Stecker, die Hälfte der Kundschaft hat es nicht mitbekommen — und der Nachfolger heißt Planner, was ungefähr so tröstlich klingt wie „Ihr LKW wird durch ein Lastenfahrrad ersetzt“.

Executive Summary

Am 30. September 2026 schaltet Microsoft Project Online ab. Nicht „stellt den Support ein“, nicht „friert Funktionen ein“, sondern: aus. Wer danach eine Project-Web-App-Adresse aufruft, sieht keine Projekte, keine Ressourcenpläne und keine Zeiterfassung mehr. Es gibt keinen Read-only-Modus, keine Gnadenfrist und keine Verlängerung gegen Aufpreis. Angekündigt hat Microsoft das am 5. September 2025, also mit gut einem Jahr Vorlauf. Seit dem 1. Oktober 2025 gibt es für Neukunden keine Project-Online-Lizenzen mehr, seit dem 1. April 2026 keine neuen Tenants und PWA-Sites. Aus Microsofts Sicht ist die Sache also längst durchkommuniziert. Aus Sicht vieler Fachbereiche, die Project Online seit Jahren einfach benutzen, ist die Sache neu.

Wichtig für die Einordnung: Es stirbt nicht „Microsoft Project“. Project Desktop 2024 lebt weiter, Project Server Subscription Edition lebt weiter, Planner lebt sowieso. Abgeschaltet wird genau ein Produkt, das Cloud-Portfoliomanagement auf SharePoint-Online-Basis. Dass die Verwirrung trotzdem groß ist, liegt an Microsofts Kunst, fünf Dinge ähnlich zu benennen: Project Online, Project for the web, Project Plan 3, Planner Premium und Project Server sind fünf verschiedene Produkte mit drei verschiedenen Datenhaltungen.

Der eigentliche Punkt hinter dem Termin: Microsoft räumt seine Projektwerkzeuge von SharePoint nach Dataverse um. Planner Premium ist der erklärte Nachfolger, technisch aber ein anderes Tier — kleiner, jünger, KI-freundlicher und mit harten Grenzen bei Aufgabenanzahl, Enterprise-Feldern und Masterplänen. Wer echtes Projektportfoliomanagement betreibt, muss sich zwischen einem selbst betriebenen Project Server, einem Drittanbieter und einer schmerzhaften Verschlankung entscheiden. Und wer noch gar nichts getan hat, hat jetzt eine Aufgabe, die vor allen anderen kommt: exportieren.

Worum geht es im Detail?

Project Online war Microsofts Antwort auf die Frage, wie man Project Server in die Cloud bringt, ohne ihn neu zu schreiben. Die Antwort lautete: gar nicht neu schreiben. Project Online ist im Kern Project Server auf SharePoint Online, mit Project Web App als Oberfläche, Enterprise-Ressourcenpool, Portfolio-Analysen, Master- und Teilprojekten, hunderten Enterprise-Feldern mit Lookup-Tabellen und einem OData-Feed, aus dem sich halbe Power-BI-Landschaften speisen. Genau diese Herkunft ist jetzt das Problem. Die SharePoint-2013-Workflows darunter hat Microsoft bereits im April 2026 abgeschaltet, und der Rest der Architektur passt nicht mehr zu dem, was Microsoft heute bauen will: Agenten, Copilot, Dataverse.

Abbildung 1: Vier Familienmitglieder, ein Auszug. Betroffen ist ausschließlich Project Online.

Der Nachfolger ist Planner — genauer: Planner mit Premium-Funktionen, das Produkt, das früher „Project for the web“ hieß und dessen Daten in Dataverse liegen. Wer eine Lizenz „Planner and Project Plan 3“ oder „Plan 5“ hat, besitzt die Premium-Funktionen bereits. Für Microsoft ist die Geschichte damit rund: gleiche Lizenz, neue Oberfläche, obendrauf ein Project Manager Agent, der Aufgaben anlegt, Statusberichte schreibt und in der Vorschau schon hübsche Demos macht. Für dich ist die Geschichte damit noch lange nicht rund, denn die Lizenz ist nicht die Migration.

Der zweite Weg heißt Project Server Subscription Edition. Das ist der klassische Project Server auf SharePoint Server Subscription Edition und SQL Server, mit PWA-Oberfläche, Ressourcenpool und Masterplänen, also funktional der nächste Verwandte von Project Online. Der Preis dafür ist der Betrieb: Farm, Datenbanken, Patches, Zertifikate, Backup. On-prem oder als IaaS in Azure, aber in jedem Fall dein Server. Microsoft nennt ihn ausdrücklich als Ziel für Häuser, die einen möglichst engen Funktionsabgleich brauchen — und meint damit höflich: für alle, denen Planner Premium zu klein ist.

Die Zeitleiste zeigt, warum das Thema jetzt so unangenehm ist. Microsoft hat ein Jahr Vorlauf gegeben, und die Stufen waren sauber gestaffelt: erst kein Verkauf mehr, dann keine neuen Umgebungen mehr, dann Ende. Wer heute anfängt, kann keinen Testtenant mehr anlegen, um eine Migration zu proben. Er probt am Produktivsystem oder gar nicht.

Abbildung 2: Sauber gestaffelte Abschaltung — die Phase zum Ausprobieren ist bereits vorbei.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Fangen wir mit der Chance an, denn es gibt eine. Viele Project-Online-Installationen sind Denkmäler. Eingeführt 2015 oder 2016 mit einem großen PPM-Projekt, dreißig Enterprise-Felder definiert, Portfolio-Treiber konfiguriert, Genehmigungsworkflows gebaut — und seit 2019 nutzen die Projektleiter genau drei Felder, der Ressourcenpool ist Fiktion und die Portfolio-Analyse hat zuletzt der Kollege geöffnet, der inzwischen in Rente ist. Für solche Häuser ist die Abschaltung ein Geschenk mit unhöflicher Verpackung. Planner Premium deckt das, was tatsächlich genutzt wird, meist ab, die Lizenz ist schon da, die Daten liegen künftig in Dataverse und damit dort, wo Power Automate, Power BI und Copilot ohnehin hinwollen.

Das Risiko beginnt dort, wo Project Online ernsthaft genutzt wurde. Planner Premium hat Grenzen, die Microsoft dokumentiert und die man vor der Migration gelesen haben sollte: eine Obergrenze bei Aufgaben je Plan, eine niedrige Zahl benutzerdefinierter Felder, begrenzte Hierarchietiefe, begrenzte Abhängigkeiten je Aufgabe, eine begrenzte Zahl von Ressourcen je Plan. Master- und Teilprojekte gibt es nicht, einen Enterprise-Ressourcenpool im alten Sinne auch nicht. Wer eine Programmstruktur mit projektübergreifenden Abhängigkeiten und Kapazitätsplanung betreibt, bekommt in Planner Premium eine Sammlung einzelner Pläne und einen sehr guten Grund, sich Project Server SE oder einen Drittanbieter anzusehen.

Das zweite Risiko sitzt nicht im Projektwerkzeug, sondern rundherum. Der OData-Feed von Project Online ist in vielen Häusern die Quelle für Management-Dashboards, Auslastungsberichte und den monatlichen Steuerkreis-Foliensatz. Diese Berichte sterben mit dem Feed, egal wohin die Projekte ziehen. Dataverse hat andere Tabellen, andere Feldnamen, andere Berechtigungen. Das ist kein Connection-String-Tausch, das ist ein neues Berichtsprojekt. Dasselbe gilt für alles, was per Power Automate, Azure Functions oder alten CSOM-Skripten gegen PWA programmiert wurde. Wer diese Integrationen nicht inventarisiert hat, entdeckt sie am 1. Oktober an ihrem Fehlen.

Das dritte Risiko ist die Dokumentenfrage. Project Online legt zu jedem Projekt eine SharePoint-Projektsite an, in der Risiken, Issues, Lieferobjekte und Dokumente liegen. Die Abschaltung trifft den Projektdienst, aber diese Sites gehören zum SharePoint-Tenant und bleiben grundsätzlich bestehen — als Waisen ohne Bezug zum Projekt. Wer sie nicht vorher zuordnet und aufräumt, hat ab Oktober ein paar hundert SharePoint-Sites, deren Zweck nur noch aus dem Namen hervorgeht. Für die Purview-Abteilung ist das ein ROT-Cleanup-Projekt, das niemand bestellt hat.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Die Reihenfolge ist entscheidend, und sie ist anders als in einem normalen Migrationsprojekt. Normalerweise wählt man erst das Ziel und exportiert dann passend dazu. Drei Wochen vor der Abschaltung ist das Luxus. Der erste Schritt heißt: alles sichern, was sich sichern lässt, in einem Format, das ohne Project Online lesbar bleibt. Die Zielentscheidung kann danach in Ruhe fallen, der Export nicht.

Abbildung 3: Erst sichern, dann sortieren — die Zielplattform folgt der tatsächlichen Nutzung, nicht dem Einführungskonzept.

Parallel zum Export gehört die Inventur der Integrationen. Wer liest aus PWA? Power BI, Excel-Berichte mit OData-Verbindung, Power-Automate-Flows, Skripte, Zeiterfassungs-Connectoren, ERP-Schnittstellen. Diese Liste ist erfahrungsgemäß länger als die Liste der Projekte, und sie ist der Teil, den niemand im Fachbereich kennt. Frag die Leute, die die Berichte empfangen, nicht die, die die Projekte pflegen.

Dann erst die Zielentscheidung, und zwar auf Basis der tatsächlichen Nutzung. Zähl die aktiven Projekte, die genutzten Enterprise-Felder, die Master-Teilprojekt-Beziehungen und die Ressourcen im Pool. Liegt alles unter den Planner-Premium-Grenzen und werden Masterpläne nicht wirklich gebraucht, ist Planner Premium der ehrliche Weg — mit dem Wissen, dass Microsoft hier investiert und dort nicht. Liegt es darüber, ist Project Server SE die Brücke, mit dem Vorbehalt, dass du damit wieder Serverbetreiber wirst und die Frage nach dem Endziel nur verschoben hast.

Häufig gestellte Fragen

Wird Microsoft Project komplett eingestellt?

Nein. Abgeschaltet wird ausschließlich Project Online, das Cloud-Portfoliomanagement auf SharePoint-Online-Basis mit Project Web App. Project Desktop in den Versionen Standard und Professional 2024 bleibt verfügbar und hat kein angekündigtes Enddatum, Project Server Subscription Edition wird weiter angeboten, und Planner mit seinen Basis- und Premium-Funktionen ist der erklärte Nachfolger. Die Verwirrung entsteht durch die ähnlichen Produktnamen, nicht durch die Faktenlage.

Kann ich meine Daten nach dem 30. September 2026 noch exportieren?

Nein. Microsoft stellt klar, dass nach der Abschaltung weder Projekte noch zugehörige Daten im Dienst erreichbar sind. Es gibt keinen Lesezugriff, keine Karenzzeit und keine kostenpflichtige Verlängerung. Alles, was du nach dem Termin noch brauchst, muss vorher exportiert sein — Projektpläne, Ressourcenpool, Ist-Zeiten, Enterprise-Felder und die Inhalte der Projektsites.

Ist Planner Premium ein vollwertiger Ersatz für Project Online?

Für Team- und Abteilungsprojekte mit Zeitplänen, Abhängigkeiten und Gantt-Ansicht ja. Für Portfoliomanagement im engeren Sinne nein. Planner Premium hat dokumentierte Grenzen bei Aufgabenanzahl, benutzerdefinierten Feldern, Hierarchietiefe und Ressourcen je Plan, kennt keine Master- und Teilprojekte und keinen zentralen Enterprise-Ressourcenpool. Wer diese Strukturen tatsächlich nutzt, muss Project Server Subscription Edition oder einen spezialisierten Drittanbieter in Betracht ziehen.

Brauche ich für Planner Premium neue Lizenzen?

In den meisten Fällen nicht. Die Premium-Funktionen von Planner sind in den Lizenzen Planner and Project Plan 3 und Plan 5 enthalten, die Project-Online-Kunden typischerweise ohnehin besitzen. Reine Project-Online-SKUs werden seit dem 1. Oktober 2025 nicht mehr an Neukunden verkauft. Prüfe trotzdem im Admin Center, welche Pläne tatsächlich zugewiesen sind, denn die Zuweisungen sind in vielen Häusern historisch gewachsen.

Was passiert mit den SharePoint-Projektsites, die Project Online angelegt hat?

Die Projektsites gehören zu deinem SharePoint-Tenant und werden durch die Abschaltung des Projektdienstes nicht gelöscht. Sie verlieren aber ihre Verbindung zum Projekt: Der Link aus PWA, die Synchronisation von Aufgaben und der Projektkontext sind weg. Zurück bleiben Sites mit Dokumenten, Risiken und Issues, deren Zugehörigkeit nur noch am Namen erkennbar ist. Ordne sie vor der Abschaltung zu und entscheide, welche archiviert und welche gelöscht werden.