Support-Ende SharePoint 2016 – Modernisierung jetzt unumgänglich

Consulting Briefing: SharePoint 2016 – die Uhr tickt, aber sie klingelt auch Chancen

SharePoint Server 2016 ist in vielen Unternehmen so etwas wie der gute alte Kombi in der Einfahrt: nicht hübsch, nicht schnell, aber er hat jahrelang zuverlässig alles geschleppt. Intranet? Läuft. Dokumentenmanagement? Läuft. Irgendeine Abteilung mit einer „Ganz-wichtig“-Site, die niemand anfassen darf? Läuft auch. Genau deshalb ist SharePoint 2016 so lange verbreitet geblieben.

Nur: Der TÜV kommt nicht – der Support geht. Microsoft beendet den erweiterten Support für SharePoint Server 2016 am 14. Juli 2026. Damit sind wir (Stand heute, 9. Januar 2026) im berüchtigten „Jetzt-wird-es-ernst“-Fenster. Und ja: Man kann danach weiter betreiben. Man kann auch ohne Gurt fahren. Beides endet statistisch nicht in Gelassenheit.

Warum der Weiterbetrieb nach dem Support-Ende riskant ist

1) Keine Sicherheitsupdates: Das ist keine Theorie, das ist ein Einfallstor

Nach dem Enddatum gibt es keine Security-Patches mehr. Schwachstellen bleiben dann nicht „historisch“, sondern „ewig“. Und gerade On-Prem-SharePoint ist ein beliebtes Ziel, weil er oft tief im internen Netz hängt – wenn jemand drin ist, ist er nicht nur drin, sondern auch gleich im Wohnzimmer. Die Sicherheitslage rund um ältere, selbst gehostete SharePoint-Versionen zeigt ziemlich anschaulich, wie schnell „läuft doch“ in „läuft jetzt bei den Angreifern“ kippen kann.

2) Plattform-Drift: Windows-Server-Versionen, Browser, TLS, Integration

Auch wenn Microsoft nicht „den Stecker zieht“: Die Umgebung entwickelt sich weiter. Neue Windows-Server-Versionen, aktuelle Browser-Engines, strengere TLS-Vorgaben, Authentifizierungsstandards – das alles sind bewegliche Teile. Altsoftware kann da zum Bremsklotz werden, der irgendwann nicht mehr sauber mitzieht. Der Klassiker: „Seit dem letzten Update geht plötzlich SSO nicht mehr“ oder „Der PDF-Viewer macht komische Dinge“. Niemand will der Mensch sein, der das dann im Change Advisory Board erklären muss.

3) Cloud-Integrationen laufen weg

Microsoft investiert seine Energie sichtbar in Microsoft 365. Dinge wie Viva, moderne Suche, Copilot-Ökosystem, Loop/Fluid-Integration oder laufende UX-Verbesserungen passieren primär in der Cloud. Und auch angrenzende Bausteine (zum Beispiel webbasierte Office-Komponenten) bewegen sich Richtung Microsoft-365-First.
Heißt übersetzt: Je länger man wartet, desto größer wird die Lücke zwischen „Intranet als Startseite der Arbeit“ und „Intranet als Museumsraum mit funktionierendem Lichtschalter“.

Welche Optionen gibt es?

Option A: SharePoint Server Subscription Edition (SE) – On-Prem, aber mit Puls

Die SharePoint Server Subscription Edition ist Microsofts aktueller On-Prem-Weg und steht unter der Modern Lifecycle Policy (also „bleibt in Support, solange man aktuell bleibt“). Start war 2. November 2021.
Der Charme: Sie bleiben On-Prem, bekommen fortlaufend Updates und sind nicht auf dem Abstellgleis.

Wichtig, weil oft unterschätzt: SE ist an ein aktives Lizenz-/Wartungsmodell gebunden (Software Assurance bzw. Subscription). Ohne das dürfen Sie SE nicht einfach „perpetual“ dauerhaft betreiben.

Wann passt SE besonders gut?

• Strikte Datenhoheit, regulatorische Auflagen, sehr geringe Cloud-Toleranz

• Spezialintegrationen/Third-Party-Lösungen, die in SharePoint Online so nicht funktionieren

• Netzwerksegmentierung und Betriebskonzepte, die On-Prem bewusst bevorzugen

Option B: Microsoft 365 / SharePoint Online – Cloud, aber mit Turbo

SharePoint Online ist nicht „SharePoint 2016 im Internet“, sondern ein anderes Betriebsmodell: kein Patch-Management, kein Farm-Tuning, kein Wochenend-„Wir spielen mal CU ein und beten“. Dafür: laufende Innovationen, enge Integration mit Teams, OneDrive, Viva, Power Platform – und in vielen Fällen einfach schnellerer Mehrwert.

Wann passt SharePoint Online besonders gut?

• Unternehmen, die Tempo wollen (Features, Kollaboration, Automatisierung)

• Teams-basierte Zusammenarbeit und moderne Informationsportale

• IT-Teams, die lieber gestalten als Server pflegen

Und ja: „Daten liegen in der Cloud“ ist nicht nur ein Satz, sondern ein Prüfpunkt. Der ist lösbar, aber er muss sauber beantwortet werden (Compliance, Auftragsverarbeitung, Datenklassifizierung, Schutzbedarf).

Strategische Einordnung: Es ist weniger Religion als Rahmenbedingung

Die Entscheidung ist selten „Cloud gut / On-Prem böse“. Sie ist eher: Welche Risiken sind für uns schlimmer – Cloud-Betriebsmodell oder Legacy-Betriebsrisiko?

• Öffentlicher Sektor / stark regulierte Branchen: Datenhoheit, Kontrollanforderungen, lange Freigabeprozesse – hier kann SE (oder eine hybride Strategie) realistisch sein.

• Agiles Unternehmen mit Produktfokus: Time-to-Value, Zusammenarbeit über Standorte, schnelle Anpassung – hier spielt SharePoint Online seine Stärken aus.

Die kluge Variante ist oft: Nicht „alles oder nichts“, sondern geordnet migrieren.

Was sich dadurch in der Praxis ändert

Architektur: Migration ist oft eine Chance zum Neuaufbau

Wer SharePoint 2016 migriert, migriert selten nur Technik. Meist migriert man Informationsarchitektur: Sites, Navigationslogik, Metadaten, Berechtigungen, Vorlagen, Suchkonzept. Das klingt nach Arbeit (ist es auch), aber es ist die beste Gelegenheit seit Jahren, Altlasten abzuwerfen: doppelte Bibliotheken, „final_final_3“, verwilderte Rechte, kaputte Navigation.

Governance: Modern UI braucht andere Leitplanken

In SharePoint Online ist Self-Service schneller möglich: neue Sites, neue Teams, neue Bereiche. Das ist super – wenn es Regeln gibt. Ohne Governance wird aus dem Intranet ein Laubhaufen mit Suchfunktion.

Typische Governance-Themen:

• Wer darf Sites erstellen – und nach welchen Namens-/Lebenszyklusregeln?

• Welche Vorlagen gelten für Abteilungen, Projekte, Communities?

• Wie wird Klassifizierung (intern, vertraulich) umgesetzt?

Security: Mit der Cloud kommen neue Klassiker

Cloud bedeutet: MFA ist Pflichtgefühl, Conditional Access wird zentral, externes Teilen braucht klare Regeln, und Daten müssen sauber klassifiziert werden. On-Prem bedeutet: Patch-Disziplin, Netzsegmentierung, Härtung, Monitoring – und nach dem Support-Ende eben ein Sicherheitsrisiko, das man kaum noch seriös wegmoderieren kann.

Betrieb: Das Admin-Team wechselt die Werkzeuge

Cloud: SharePoint Admin Center, Entra ID, Purview-Policies, mehr Automatisierung, mehr Konfiguration. On-Prem/SE: weiterhin Farm-Betrieb, aber mit regelmäßigem Update-Zyklus. Die alte Zentraladministration bleibt nicht der alleinige Mittelpunkt des Universums.

Der große Unterschied: In der Cloud entfallen Routineaufgaben wie Server-Patching weitgehend – dafür steigt die Bedeutung von Governance, Identität und Compliance.

Budget: Lizenzlogik vs. Projektlogik

On-Prem kostet klassisch: Server + CALs + Betrieb + Updates + Hardware-Lebenszyklus. Cloud kostet: Abos pro Nutzer – dafür weniger Infrastruktur. In vielen DACH-Realitäten steckt SharePoint Online in Microsoft 365 E3 bereits mit drin (funktional), während On-Prem zusätzlich „echte“ Betriebskosten bindet. Auf der anderen Seite: Eine Migration ist ein Projekt. Und Projekte kosten Geld, Zeit und Nerven. Drittanbieter-Tools (Migration, Governance, Reporting) können nötig sein – müssen aber nicht automatisch.

Empfehlungen: Was jetzt konkret zu tun ist (und zwar nicht erst „nach Karneval“)

1. Bestandsanalyse aller SharePoint-Instanzen
   Viele Organisationen haben nicht „den einen SharePoint“, sondern mehrere: 2010er-Reste, 2013, 2016 – plus Sonderlösungen. Erst inventarisieren, dann entscheiden.

2. Zielbild pro Inhaltstyp festlegen
   Nicht alles muss nach SharePoint Online. Manche Archive bleiben On-Prem (ggf. SE), aktive Zusammenarbeit wandert in die Cloud. Eine hybride Phase ist kein Scheitern, sondern oft die vernünftige Brücke.

3. Pilotmigration einer Site Collection
   Wählen Sie eine repräsentative Site Collection (nicht die einfachste, nicht die schlimmste) und migrieren Sie sie testweise nach SharePoint Online. Danach wissen Sie realistisch: Aufwand, Stolpersteine, Schulungsbedarf.

4. Nutzer früh einbeziehen und Training einplanen
   Modern UI fühlt sich anders an. Das ist gut so – aber Veränderung ohne Begleitung erzeugt „Warum ist alles anders?!“-Tickets. Machen Sie Demos, kurze Leitfäden, Champions-Netzwerk. Das ist günstiger als Frust.

Quintessenz

Im „Consulting Briefing“ ist die Botschaft heute ziemlich klar: SharePoint 2016 hat ein festes Ablaufdatum – 14. Juli 2026. Die Uhr tickt, aber sie tickt nicht nur Richtung Risiko, sondern auch Richtung Gelegenheit. Mit sauberer Bestandsaufnahme, einer realistischen Zielarchitektur und einem Pilot schaffen Sie es, aus dem erzwungenen Upgrade einen echten Gewinn zu machen: weniger technische Schulden, bessere Governance, modernere Zusammenarbeit.

Oder anders gesagt: Man kann das als „Schon wieder ein Projekt“ sehen. Oder als seltene Chance, das Intranet endlich von „historisch gewachsen“ zu „strategisch geplant“ zu befördern. Und genau dafür ist ein guter Plan da – damit die Technik nicht am Ende die Strategie diktiert, sondern umgekehrt.

— Ende des „Consulting Briefing“ (heute mit leichtem Countdown-Geräusch im Hintergrund)