Microsoft-365-Lizenzierung für kirchliche Träger: Nonprofit-Angebote, Frontline-Pläne und die Frage, wer überhaupt berechtigt ist

Es gibt in kirchlichen Trägern eine Überzeugung, die so verbreitet ist wie der Filterkaffee im Gemeindehaus: „Wir sind doch gemeinnützig, wir kriegen das kostenlos.“ Diese Überzeugung hat schon manche Haushaltsplanung getragen, manchen Beschluss im Verwaltungsausschuss beflügelt und manche Rechnung überraschend gemacht. Denn Microsofts Nonprofit-Programm ist kein Segensspruch über die gesamte verfasste Kirche. Es ist ein Vertragsprogramm mit einer Berechtigungsprüfung, einer Ausschlussliste und einem externen Validierungspartner, der weder Presbyterium noch Kirchenverwaltung kennt, sondern Registereinträge liest.

Und die Ausschlussliste hat es in sich. Krankenhäuser stehen drauf. Schulen stehen drauf. Behörden stehen drauf. Ein Bistum mit Generalvikariat, Schulen, Kliniken und Caritasverbänden hat damit vier verschiedene Lizenzwelten unter einem Dach – und keine davon lässt sich mit dem Satz „wir sind Kirche“ auflösen. Auf der evangelischen Seite sieht es nicht anders aus: Landeskirchenamt, Kirchenkreise, diakonische Werke, Kindertagesstätten, ein Krankenhaus im Verbund. Jede Einheit ist einzeln zu bewerten.

Dieser Beitrag gehört zur Serie Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas und beantwortet die Fragen, die im Lizenzgespräch tatsächlich fallen: Wer ist berechtigt und wer glaubt es nur? Was ist heute noch geschenkt und was nur vergünstigt? Welche Menschen im Träger brauchen einen Enterprise-Plan, welche einen Frontline-Plan und welche gar keine Lizenz? Und welche Add-ons – Teams Phone, Copilot, Purview – lohnen sich für welche Rolle, ohne dass die Datenschutzaufsicht beim nächsten Termin unangenehm still wird?

Preise nennen wir hier bewusst nicht. Sie ändern sich schneller, als ein Artikel altert – zuletzt zum Sommer 2026, und ausgerechnet die Frontline-Pläne hat es dabei am deutlichsten erwischt. Was hier steht, sind Programm-Mechanik, Berechtigungslogik und Planinhalte. Also genau das, was du für eine tragfähige Entscheidung brauchst, während die Zahlen dein Systemhaus tagesaktuell liefert.

Die unbequeme Vorfrage: Wer ist eigentlich berechtigt?

Bevor irgendjemand über E3 gegen F3 diskutiert, muss eine andere Frage beantwortet sein. Und zwar nicht einmal für den Träger, sondern für jede Einrichtung, die einen eigenen Rechtsträger hat. Microsoft prüft nicht Konfession, nicht Sendungsauftrag und nicht Dienstgemeinschaft. Microsoft prüft, ob dein Rechtsträger in seinem Land als gemeinnützige Organisation anerkannt ist, was er tut und ob er auf einer der Ausschlusslisten steht.

Was Microsoft unter einer gemeinnützigen Organisation versteht

Die Grundanforderung ist knapp formuliert: Die Organisation muss nach dem Recht ihres Landes als gemeinnützig oder mildtätig anerkannt sein – Microsoft nennt das „Statusäquivalent zu 501(c)(3)“ nach US-Recht –, sie muss auf einer Nicht-Gewinn-Basis arbeiten, und sie muss einen Auftrag zum Wohl des Gemeinwesens verfolgen. Genannt werden dabei ausdrücklich Armutsbekämpfung, Bildung, soziale Wohlfahrt, Kulturerhalt, Umweltschutz, Menschenrechte und der Aufbau zivilgesellschaftlicher Strukturen. Ein diakonisches Werk und ein Caritasverband treffen diese Beschreibung ziemlich genau. Das ist die gute Nachricht.

In Deutschland läuft der Nachweis in der Praxis über das, was das Finanzamt ausstellt und was im Register steht: der Freistellungsbescheid über die Verfolgung steuerbegünstigter Zwecke, der Vereinsregisterauszug, bei einer gemeinnützigen GmbH der Handelsregisterauszug samt Satzung. Die Abgabenordnung kennt neben den gemeinnützigen und mildtätigen ausdrücklich auch kirchliche Zwecke – für die deutsche Steuerwelt ist das eine saubere Kategorie. Für Microsofts Prüfpartner ist sie schlicht eine von vielen Belegarten, die er gegen sein eigenes Raster hält.

Fakten: Was das Programm heute liefert Zugewendet werden bis zu 300 Plätze Microsoft 365 Business Basic für berechtigte Organisationen. Das ist die Untergrenze des Programms und zugleich sein Kern. Die Zuwendung für Microsoft 365 Business Premium und für Office 365 E1 ist zum 1. Juli 2025 ausgelaufen. Bestehende Lizenzen dieser Art verlängern sich nicht mehr; die Umstellung ist im Admin Center manuell zu machen. Rabatte von bis zu 75 Prozent bleiben auf viele Angebote bestehen – darunter Business Standard und Business Premium, Office 365 E1, die Enterprise-Pläne E3 und E5, der Frontline-Plan F3 sowie Add-ons wie Purview, Defender, Intune und die Entra Suite. Ein jährliches Azure-Sponsoring-Guthaben gehört weiterhin zum Programm, wurde aber im Oktober 2023 spürbar gekürzt. Die Zuwendung für Dynamics 365 Sales Enterprise ist zum selben Zeitpunkt entfallen. Copilot Chat ist in geeigneten Microsoft-365-Abonnements ohne Aufpreis enthalten. Der vollwertige Copilot ist ein rabattfähiges Add-on, keine Zuwendung.

 

Die Ausschlussliste – und warum sie ausgerechnet euch trifft

Jetzt die schlechte Nachricht, und sie kommt in vier Wellen. Microsoft schließt ausdrücklich aus: staatliche Organisationen und Behörden einschließlich internationaler Regierungsorganisationen; Schulen, Hochschulen, Universitäten und formale Bildungseinrichtungen; Versorgungsunternehmen, Finanzinstitute und Berufsverbände; politische Organisationen, Gewerkschaften und Bruderschaften sowie Einzelpersonen.

Der Gesundheitsbereich ist ein eigenes Kapitel. Einrichtungen, die unter Microsofts Gesundheitsprogramme fallen, sind vom Nonprofit-Programm ausgenommen – genannt werden unter anderem Krankenhäuser, Klinikverbünde, Krankenversicherungen, ambulante Versorgungseinrichtungen, Pflegeheime, Seniorenresidenzen, betreutes Wohnen, ambulante Pflegedienste sowie Gesundheitsforschung und Labore. Es gibt Ausnahmen für bestimmte unabhängige gemeinnützige Einrichtungen – Beratungsstellen für psychische und gynäkologische Gesundheit, Gemeindegesundheitszentren, Hospize, Rettungsdienste sowie Blut-, Gewebe- und Organbanken. Weitere, sehr eng gefasste Ausnahmen für einzelne Kategorien ländlicher Versorgung und Langzeitpflege sind ausdrücklich auf die Vereinigten Staaten beschränkt und helfen einem deutschen Träger nicht.

Übersetzt in kirchliche Wirklichkeit heißt das: Ein katholischer Krankenhausverbund mit mehreren Standorten ist gemeinnützig im Sinne des deutschen Steuerrechts und trotzdem nicht berechtigt im Sinne des Microsoft-Programms. Ein Altenpflegeheim in diakonischer Trägerschaft steht in derselben Grauzone – je nachdem, ob der Rechtsträger als Pflegeeinrichtung oder als breit aufgestellter Sozialträger wahrgenommen wird. Ein Hospiz dagegen kann berechtigt sein. Das ist keine Willkür, sondern eine Programmabgrenzung: Microsoft hat für den Gesundheitsmarkt ein eigenes Vertriebs- und Preismodell und möchte nicht, dass es über den Nonprofit-Kanal unterlaufen wird.

Und die Schulen? Ein evangelisches Gymnasium, eine katholische Berufsfachschule für Pflege, eine Fachschule für Sozialpädagogik in kirchlicher Trägerschaft gehören nicht ins Nonprofit-Programm, sondern ins Bildungsprogramm mit den A-Plänen. Das ist für den Träger meistens sogar die bessere Nachricht, weil die Bildungskonditionen in der Regel großzügiger ausfallen als die Nonprofit-Rabatte. Aber es ist eben ein anderer Vertrag, eine andere Validierung und – wenn du es sauber machst – oft auch ein anderer Tenant oder mindestens eine sehr saubere Trennung darin.

Körperschaft des öffentlichen Rechts: der wunde Punkt

Hier wird es für die verfasste Kirche interessant. Landeskirchen, Bistümer, Kirchenkreise, Dekanate und Kirchengemeinden sind in Deutschland Körperschaften des öffentlichen Rechts. Das ist ein Statuszeichen mit langer Geschichte, es begründet das kirchliche Selbstbestimmungsrecht, das eigene Dienstrecht auf dem Dritten Weg, die eigene Datenschutzordnung und die eigene Aufsicht. Nur: Microsofts Ausschlussliste beginnt mit „staatliche Organisationen und Behörden“. Und ein Validierungspartner, der weltweit Register liest, sieht bei einer Körperschaft des öffentlichen Rechts zunächst einmal genau dieses Etikett.

Kirchliche Körperschaften sind natürlich keine Behörden – sie sind Teil der Zivilgesellschaft mit öffentlich-rechtlicher Verfasstheit, sie unterstehen keiner staatlichen Fachaufsicht, und ihre Beschäftigten haben eine Mitarbeitervertretung nach MVG-EKD oder MAVO, keinen Personalrat nach Personalvertretungsrecht. Genau das musst du im Antrag aber auch belegen können. In der Praxis läuft die Berechtigung deshalb häufig nicht über die Körperschaft selbst, sondern über den gemeinnützigen Rechtsträger, der die eigentliche Arbeit macht: das diakonische Werk als eingetragener Verein, den Caritasverband auf Kreisebene, die gemeinnützige GmbH, die die Kindertagesstätten betreibt.

Eine Landeskirche, die für ihr Landeskirchenamt Nonprofit-Konditionen beantragen will, sollte diese Frage vorher klären und nicht mittendrin. Ein abgelehnter Antrag ist ärgerlich; ein bewilligter Antrag auf zweifelhafter Grundlage ist teurer.

Skizze 1: Der Prüfpfad läuft je Rechtsträger, nicht je Landeskirche oder Bistum.

Die Nichtdiskriminierungsklausel und die kirchliche Ausnahme

Es gibt eine Programmbedingung, über die im kirchlichen Umfeld regelmäßig gestolpert wird, obwohl sie am Ende meistens unproblematisch ist. Microsoft schließt Organisationen aus, deren Auftrag oder Praxis auf Diskriminierung bei Einstellung, Vergütung, Fortbildung, Beförderung oder Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen hinausläuft – unter anderem wegen Religion. Für kirchliche Träger, die in ihrem Dienstrecht durchaus eine Kirchenmitgliedschaft für bestimmte Stellen voraussetzen, klingt das erst einmal wie ein Ausschlusskriterium.

Ist es nicht. Microsoft macht ausdrücklich eine Ausnahme für religiöse Organisationen, die von entsprechenden Antidiskriminierungsvorschriften befreit sind – und das kirchliche Selbstbestimmungsrecht in Deutschland ist genau so eine Befreiung. Die Ausnahme hat allerdings eine klare Grenze: Sie deckt die Frage ab, wen du beschäftigst, nicht die Frage, wen du versorgst. Die Software darf nicht eingesetzt werden, um Leistungen an Menschen nach Herkunft, Religion oder ähnlichen Merkmalen zu verweigern. Für eine Suppenküche, eine Schuldnerberatung oder eine Wohnungslosenhilfe in kirchlicher Trägerschaft ist das ohnehin selbstverständlich – es steht nur eben auch im Kleingedruckten.

Einrichtung	Typische Rechtsform	Programmweg	Was das praktisch heißt
Landeskirchenamt, Generalvikariat, Bischöfliches Ordinariat	Körperschaft des öffentlichen Rechts	Prüffall, häufig Standardkonditionen	Berechtigung ist nicht selbstverständlich; ohne eigenen Gemeinnützigkeitsnachweis wird es eng. Vorher klären, nicht danach.
Kirchenkreis, Dekanat, Kirchengemeinde	Körperschaft des öffentlichen Rechts	Prüffall	Kleine Einheiten scheitern oft schon an der Nachweisdokumentation. Bündelung über den Kirchenkreis oder ein Verwaltungsamt ist meist der bessere Weg.
Diakonisches Werk, Caritasverband auf Kreisebene	e. V., gGmbH	Nonprofit-Angebote	Der klassische Berechtigungsfall. Freistellungsbescheid und Registerauszug liegen ohnehin vor.
Kindertagesstätten-Träger, Jugendhilfe, Beratungsstellen	e. V., gGmbH	Nonprofit-Angebote	In der Regel berechtigt, wenn der Träger nicht überwiegend als Gesundheitseinrichtung auftritt.
Krankenhaus, Klinikverbund	gGmbH, Stiftung	Standardkonditionen bzw. Gesundheitsprogramme	Vom Nonprofit-Programm ausgenommen, auch bei kirchlicher Trägerschaft und deutscher Gemeinnützigkeit.
Alten- und Pflegeheim, ambulanter Pflegedienst	e. V., gGmbH	Grauzone, oft Standardkonditionen	Pflegeheime und ambulante Pflege werden im Programm den Gesundheitseinrichtungen zugeordnet. Sitzt die Pflege in einem breit aufgestellten Sozialträger, sieht die Bewertung anders aus als bei einer reinen Pflege-gGmbH.
Hospiz	e. V., gGmbH	Nonprofit-Angebote möglich	Hospize sind in den Ausnahmen ausdrücklich genannt.
Schule, Berufsfachschule, Fachschule, Hochschule	Körperschaft, e. V., gGmbH	Bildungsprogramm (A-Pläne)	Nicht Nonprofit. Eigene Validierung, eigene Konditionen, meist günstiger.
Bildungswerk, Familienbildungsstätte, Akademie	e. V., gGmbH	Prüffall	Erwachsenenbildung ohne formalen Schulstatus fällt oft ins Nonprofit-Programm – aber genau das muss die Satzung hergeben.

Tabelle 1: Berechtigung nach Einrichtungstyp. Ein Träger steht regelmäßig in mehreren Zeilen gleichzeitig.

Warnung: Nonprofit-Lizenzen für nicht berechtigte Einrichtungen sind ein Audit-Risiko Der bequemste Fehler der Branche: Der Träger ist validiert, also werden alle Konten im Tenant mit Nonprofit-Lizenzen versorgt – auch die des Krankenhausverbunds, auch die der Schule, auch die des Verwaltungsamts der Landeskirche. Das ist keine Grauzone, das ist ein Vertragsverstoß. Microsoft koppelt die Nonprofit-Konditionen an die validierte Organisation. Ein Weiterreichen an nicht berechtigte Einrichtungen und ein Einsatz über mehrere, nicht zusammengehörige Tenants hinweg ist ausdrücklich untersagt; Partner dürfen Nonprofit-Lizenzen nicht an nicht berechtigte Organisationen verkaufen. Bei der Registrierung bestätigst du das mit einer Erklärung. Was bei einer Prüfung passiert, ist unspektakulär und teuer: Nachlizenzierung zu Standardkonditionen, rückwirkend, plus die Frage, wie lange das schon so läuft. Dazu kommt der Verlust der Berechtigung für den gesamten Träger. Die Synode oder der Verwaltungsrat, der das im Nachtragshaushalt erklären darf, wird für den Hinweis „das war doch nur die Klinik“ wenig Verständnis aufbringen. Der saubere Weg: Berechtigung pro Rechtsträger dokumentieren, Lizenzzuweisung an eine Gruppenmitgliedschaft koppeln, die den Rechtsträger abbildet, und den Nachweis so ablegen, dass er in fünf Jahren noch auffindbar ist – auch wenn die IT-Leitung inzwischen gewechselt hat.

 

Programm-Mechanik: Zuwendung, Rabatt und die Frage, wer die Plätze bekommt

Wenn die Berechtigung steht, beginnt der zweite Teil der Übung. Und der wird regelmäßig unterschätzt, weil viele Träger „Nonprofit“ mit „umsonst“ gleichsetzen. Das Programm kennt zwei völlig verschiedene Instrumente, und sie haben unterschiedliche Nutzungsregeln.

Zuwendung und Rabatt sind zwei verschiedene Dinge

Die Zuwendung – im Programm „grant“ – ist eine Spende in Lizenzform. Sie ist mengenmäßig gedeckelt und personenbezogen eingeschränkt. Heute umfasst sie im Kern bis zu 300 Plätze Microsoft 365 Business Basic. Das ist ein reiner Web-und-Mobil-Plan: Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive, die Office-Anwendungen im Browser und auf dem Handy. Keine Desktop-Programme. Wer im Pfarramt Word auf dem Rechner erwartet, wird von Business Basic enttäuscht sein – und das ist der Moment, in dem die Zuwendung endet und die Beschaffung beginnt.

Der Rabatt dagegen ist ein Preisnachlass auf reguläre Angebote, mit bis zu 75 Prozent durchaus beachtlich. Er gilt für die Pläne, die ein Träger im Alltag wirklich braucht: Business Standard und Business Premium, Office 365 E1, die Enterprise-Pläne, den Frontline-Plan F3 und die Add-ons. Der Rabatt hat keine 300er-Grenze, und er ist personenbezogen deutlich großzügiger.

Bis Mitte 2025 war das anders. Da gab es Business Premium und Office 365 E1 noch als Zuwendung – zwei Pläne, mit denen ein mittlerer Träger komplett arbeiten konnte, ohne einen Cent Lizenzkosten. Zum 1. Juli 2025 ist damit Schluss gewesen. Wer damals nicht reagiert hat, hat es an der nächsten Verlängerung gemerkt: Die Lizenzen verlängern sich nicht, sie laufen aus. Und weil die Umstellung im Admin Center manuell erfolgen muss, war in einigen Häusern das Postfach schneller weg als die Erkenntnis.

Merkmal	Zuwendung (Spende)	Rabatt (Nonprofit-Preis)
Umfang heute	Bis zu 300 Plätze Microsoft 365 Business Basic. Dazu Nebenangebote wie ein jährliches Azure-Guthaben, eine begrenzte Zahl Windows-Pro-Lizenzen über einen Spendenpartner und Power Apps für eine sehr kleine Nutzergruppe.	Bis zu 75 Prozent Nachlass auf viele Microsoft-365-Angebote: Business Standard und Premium, Office 365 E1, E3, E5, F3 sowie Add-ons wie Purview, Defender, Intune, Entra Suite und Copilot.
Wer darf einen Platz bekommen	Bezahlte Beschäftigte und unbezahlte Leitungspersonen – also Vorstand, Geschäftsführung, leitende Programmverantwortliche.	Beschäftigte und Ehrenamtliche des Trägers.
Wer darf keinen Platz bekommen	Ehrenamtliche unterhalb der Leitungsebene, Programmteilnehmer, Mitglieder, Spender.	Programmteilnehmer, Mitglieder, Spender – also Klientel, Gemeindeglieder, Förderkreis.
Typische kirchliche Fehlnutzung	Presbyterium, Kirchenvorstand oder Pfarrgemeinderat bekommen geschenkte Plätze, weil sie „ja auch zum Träger gehören“.	Gemeindeglieder erhalten Konten für den Gemeindebrief-Verteiler oder den Chorprobenplan.
Was das für die Planung heißt	Die 300 Plätze sind eine Grundausstattung, kein Zielbild. Sie tragen die Verwaltung eines kleinen Trägers – nicht die Pflege, nicht die Kita, nicht das Pfarramt mit Desktop-Anspruch.	Der Rabatt ist das eigentliche Arbeitspferd. Die Lizenzplanung eines mittleren Trägers besteht zu über neunzig Prozent aus rabattierten Plänen.

Tabelle 2: Zuwendung und Rabatt unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern in den Nutzungsregeln.

Wer die geschenkten Plätze bekommen darf – und wer nicht

Diese Unterscheidung ist die häufigste Fehlerquelle in kirchlichen Trägern, weil sie quer zum Selbstverständnis liegt. Die Dienstgemeinschaft macht zwischen hauptamtlich und ehrenamtlich keinen Wertunterschied. Das Lizenzprogramm schon. Geschenkte Plätze sind bezahlten Beschäftigten und unbezahlten Leitungspersonen vorbehalten. Rabattierte Plätze dürfen auch an Ehrenamtliche gehen. Programmteilnehmer, Mitglieder und Spender bekommen gar nichts.

In der Übersetzung: Die Küsterin, die Verwaltungsangestellte im Pfarramt und die Pflegefachkraft sind bezahlte Beschäftigte – unstrittig. Die Presbyteriumsvorsitzende, der Kirchenvorstandsvorsitzende und der Pfarrgemeinderatsvorsitzende sind ehrenamtliche Leitung – hier lohnt eine genaue Betrachtung, ob sie als unbezahlte Leitungspersonen im Sinne des Programms gelten. Die zwanzig Ehrenamtlichen im Besuchsdienstkreis sind es sicher nicht; für sie gibt es rabattierte Pläne oder Gastzugänge. Und die dreihundert Gemeindeglieder, die den Gemeindebrief per Mail bekommen, brauchen überhaupt kein Konto, sondern einen Verteiler.

Wichtig: Ehrenamt ist kein Lizenzproblem, sondern ein Architekturproblem Die Frage „Was kostet ein Konto für unsere Ehrenamtlichen?“ ist fast immer die falsche Frage. Die richtige lautet: Braucht diese Person überhaupt eine Identität in unserem Tenant – oder reicht ein Gastzugang, ein geteiltes Postfach, ein öffentlicher Bereich oder ein Anschreiben? Jedes Konto, das du anlegst, musst du absichern, mit einem zweiten Faktor ausstatten, in den bedingten Zugriff einbeziehen, bei Ausscheiden deaktivieren und im Verzeichnis pflegen. Bei zwölf Ehrenamtlichen ist das Fleißarbeit. Bei vierhundert ist es ein zweiter Arbeitsplatz. Und ganz nebenbei: Ein verwaistes Ehrenamtskonto ohne zweiten Faktor ist einer der beliebtesten Einstiegswege überhaupt. Nicht weil Kirche besonders spannend wäre, sondern weil sie besonders erreichbar ist.

 

Validierung, Tenant-Bindung und was bei einer Prüfung zählt

Die Berechtigungsprüfung übernimmt nicht Microsoft selbst, sondern ein externer Validierungspartner. Er gleicht deine Angaben – Rechtsname, Anschrift, Website, Registerkennung – mit öffentlichen Registern ab und prüft, ob die Person, die den Antrag stellt, tatsächlich zur Organisation gehört. Als Regeldauer nennt Microsoft bis zu drei Tage; wenn Unterlagen fehlen oder das Register unklar ist, dauert es länger. Zwei Hinweise aus der Praxis: Eine echte, öffentlich erreichbare Website unter eigener Domain beschleunigt das Verfahren spürbar; eine Facebook-Seite reicht nicht. Und Telefonnummern über Voice-over-IP oder Weiterleitungsdienste werden bei der Registrierung nicht akzeptiert – ausgerechnet in einem Umfeld, das gerade auf Teams-Telefonie umstellt, ein hübscher kleiner Widerspruch.

Die Konditionen hängen anschließend am Tenant der validierten Organisation. Sie lassen sich nicht auf andere, nicht zusammengehörige Tenants übertragen, sie lassen sich nicht weiterreichen und sie lassen sich nicht weiterverkaufen. Wenn du mit einem Systemhaus über das Partnerprogramm arbeitest, darf dieses Systemhaus die Lizenzen verwalten, aber es ist nicht selbst der Begünstigte. Auch bei einem Volumenvertrag mit größerem Zuschnitt bleibt die Validierung Voraussetzung, damit die Nonprofit-Preise überhaupt greifen.

Skizze 2: Das Programm hat sich in drei Jahren mehrfach bewegt. Eine Lizenzplanung braucht deshalb ein Datum und einen Wiedervorlagetermin.

Tipp: Lizenzplanung mit Verfallsdatum versehen Leg die Lizenzplanung deines Trägers als lebendes Dokument an, nicht als Projektanlage. Drei Angaben gehören auf die erste Seite: Stand der Programmbedingungen mit Datum, nächster Verlängerungstermin je Abonnement und die Person, die für die Nachprüfung zuständig ist. Setz dir eine Wiedervorlage etwa drei Monate vor jeder Verlängerung. Genau in diesem Fenster wirken Programmänderungen – die Umstellung 2025 hat viele Träger erwischt, weil die Nachricht im Message Center des Admin Centers lag und niemand dort regelmäßig hinsah. Und mach das Message Center zur Bringschuld einer benannten Person, nicht zur Holschuld aller. Ein Postfach, das die Meldungen sammelt, kostet nichts und verhindert die unangenehmste Sorte Überraschung.

 

Frontline-Pläne: Pflege, Kita, Hauswirtschaft – Menschen ohne Schreibtisch

Die Frontline-Pläne sind das interessanteste Instrument für diakonische und caritative Träger – und das am häufigsten falsch eingesetzte. Sie sind gedacht für Menschen, die überwiegend mobil arbeiten, direkt mit Menschen zu tun haben und keinen eigenen Rechner haben: Pflegefachkräfte im Wohnbereich, pädagogische Fachkräfte in der Kita, Hauswirtschaft, Küche, Haustechnik, Fahrdienst. Sie sind nicht gedacht als günstige Variante für Schreibtischarbeit.

Was F1 und F3 wirklich können

Beide Frontline-Pläne bringen Teams mit – Chat, Kanäle, Besprechungen – plus Zugang zu SharePoint-Inhalten, Schichtplanung, Aufgaben und Listen. Beide bringen keine Desktop-Programme mit. Der Unterschied liegt im Rest, und er ist erheblich.

Microsoft 365 F3 gibt vollen Bearbeitungszugriff auf Dokumente im Browser und in den mobilen Anwendungen, ein Exchange-Postfach mit zwei Gigabyte, zwei Gigabyte OneDrive und den Funktionsumfang von Power Apps und Power Automate, der in Microsoft 365 enthalten ist. Microsoft 365 F1 gibt Lesezugriff auf Dokumente – und kein Postfachnutzungsrecht. Ein Postfach wird technisch über einen Kiosk-Plan bereitgestellt, damit der Teams-Kalender funktioniert, aber es darf nicht als Postfach genutzt werden. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Outlook im Web für F1-Konten zu deaktivieren. Wer das nicht tut, lizenziert falsch, ohne es zu merken.

Skizze 3: F1, F3 und E3 im direkten Vergleich. Die roten Felder sind die, über die im Projekt gestritten wird.

Die 10,9-Zoll-Regel und andere Stolperdrähte

Der Stolperdraht, den fast niemand kennt: Die mobilen Office-Anwendungen sind in den F-Plänen auf Geräte mit einem eingebauten Bildschirm unter 10,9 Zoll beschränkt. Ein Handy ist gedeckt. Ein kleines Tablet ist gedeckt. Das schöne große Tablet, das die Kita-Leitung für die Dokumentation im Gruppenraum angeschafft hat, ist es nicht. Der Zugriff über den Browser ist von dieser Beschränkung übrigens nicht betroffen – das ist der Ausweg, aber du musst ihn kennen und in der Schulung auch erklären.

Zweiter Stolperdraht: Townhall und Webinar in Teams gibt es in den F-Plänen nicht. Die große Dienstbesprechung für alle Einrichtungen eines diakonischen Werks in einer Großstadt lässt sich damit nicht als Townhall abhalten, wenn die Mehrheit der Belegschaft F-lizenziert ist. Eine normale Teams-Besprechung funktioniert, mit allen Nebenwirkungen, die eine Besprechung mit zweihundert Kacheln so hat.

Dritter Stolperdraht: Telefonie ist in keinem der Pläne enthalten, auch nicht in E3. Wer Teams-Telefonie will, kauft ein Add-on – für Frontline-Beschäftigte gibt es dafür eine eigene Variante. Wenn du Menschen aus einem E-Plan in einen F-Plan überführst, prüf vorher, wer bereits telefoniert. Sonst ist die Rufnummer nach der Umstellung weg, und der Pflegedienst erfährt es von den Angehörigen.

Postfach, Vertretung und warum das Pfarrbüro kein Frontline-Arbeitsplatz ist

Die härteste Einschränkung steht selten in Präsentationen: F-Pläne kennen keinen Stellvertreterzugriff auf Postfächer und kein Archivpostfach. Das klingt technisch und ist organisatorisch. Ein Pfarramt lebt von Vertretung – im Urlaub, in der Krankheitswoche, während der Vakanz. Eine Verwaltungsangestellte, die das Postfach der Pfarrerin in Vertretung mitliest, braucht genau diese Funktion. Ein F3-Konto kann das nicht. Eine Beratungsstelle, die Fristen dokumentieren und Vorgänge revisionsfest aufbewahren muss, braucht ein Archivpostfach. Ein F3-Konto hat keines.

Und die zwei Gigabyte sind kein theoretisches Limit. Ein Postfach im Pflegedienst, das täglich Dienstpläne, Übergabeprotokolle und Rundschreiben als Anhang bekommt, ist in weniger als einem Jahr voll. Danach kommt keine Post mehr an. Das ist kein Fehler, das ist der Plan – im doppelten Wortsinn.

Mitarbeitergruppe	Arbeitsplatztyp	Passender Plan	Fallstrick
Sachbearbeitung im Landeskirchenamt, Generalvikariat, Kirchenkreisamt	Fester Schreibtisch, zwei Bildschirme, Aktenarbeit	E3, bei hohem Schutzbedarf E5 oder E3 mit Purview-Add-on	Business Premium wirkt attraktiv, stößt aber bei mehr als 300 Personen und bei ernsthaftem Aufbewahrungsbedarf an konzeptionelle Grenzen.
Pfarramt und Pfarrbüro	Schreibtisch mit Vertretungsbetrieb, Vakanzregelung	E3, ausdrücklich nicht F3	F-Pläne kennen keinen Stellvertreterzugriff auf Postfächer. Die Urlaubsvertretung im Pfarrbüro bricht am ersten Tag.
Pflegefachkräfte und Pflegehilfskräfte im Wohnbereich	Geteiltes Tablet oder Diensthandy, kein eigener Rechner	F3	Zwei Gigabyte Postfach. Dienstpläne und Rundschreiben als Anhang füllen es binnen Monaten – Verteilung über Teams statt per Mail einplanen.
Hauswirtschaft, Küche, Reinigung, Haustechnik, Fahrdienst	Kein Endgerät, Aushang am Schwarzen Brett, teils privates Smartphone	F1 – oder bewusst gar keine Lizenz	F1 hat kein Postfachnutzungsrecht. Wer Outlook im Web nicht deaktiviert, lizenziert falsch, ohne es zu bemerken.
Kita-Leitung	Kleiner Büroarbeitsplatz, Elternkommunikation, Personalplanung	E3 oder Business Premium	Entwicklungsberichte und Trägerberichte entstehen nicht komfortabel im Browser. F3 spart hier am falschen Ende.
Pädagogische Fachkräfte in der Kita	Gruppenraum, geteiltes Tablet	F3	Die mobilen Anwendungen sind nur auf Geräten unter 10,9 Zoll gedeckt. Das große Tablet im Gruppenraum braucht den Browserzugriff.
Beratungsstelle: Schuldner-, Schwangerschafts-, Sucht-, Erziehungsberatung	Fester Arbeitsplatz, Klientendaten mit besonderem Schutzbedarf	E3 mit Purview-Add-on oder E5	Frontline-Pläne bringen weder Archivpostfach noch die Automatik für Vertraulichkeitskennzeichnung und Aufbewahrung mit.
Verwaltung im kirchlichen Krankenhaus oder Klinikverbund	Fester Schreibtisch	E3 oder E5 zu Standardkonditionen	Nonprofit-Preise greifen hier in der Regel nicht. Wer sie trotzdem zuweist, produziert genau das Audit-Risiko aus dem Warnkasten oben.
Ehrenamtliche in Presbyterium, Kirchenvorstand, Pfarrgemeinderat	Privates Gerät, sporadische Nutzung, Sitzungsunterlagen	Rabattierter F3, Gastzugang oder gar kein Konto	Zugewendete Plätze dürfen nicht an Ehrenamtliche unterhalb der Leitungsebene gehen. Und jedes Konto ist dauerhafte Betreuungsarbeit.
Sammelrufe: Zentrale, Anrufwarteschlange, Seelsorgetelefon	Kein Mensch, sondern ein Dienst	Ressourcenkonto für Teams Phone	Ein Ressourcenkonto ist kein Benutzerplatz, braucht aber eine eigene Lizenz. Sie ist im Kontingent einer Teams-Phone-Bestellung ohne Aufpreis enthalten, muss aber ausdrücklich bezogen werden.

Tabelle 3: Mitarbeitergruppe, Arbeitsplatztyp, passender Plan und der Fallstrick, über den in Projekten tatsächlich gestolpert wird.

Ein Hinweis, der in der Kalkulation gerne fehlt: Ein Wechsel von einem E-Plan in einen F-Plan ist kein Knopfdruck, sondern ein Änderungsvorhaben. Postfächer über zwei Gigabyte müssen vorher verkleinert werden, Archivinhalte zurückgeholt, lokale Datendateien gesichert, Signaturen exportiert, Desktop-Programme deinstalliert – und die Menschen müssen lernen, im Browser zu arbeiten. Wer diesen Teil überspringt, spart Lizenzkosten und zahlt sie am Servicedesk zurück. Für genau diesen Übergang lohnt sich eine strukturierte Begleitung, siehe Microsoft 365 Schulung für kirchliche Träger.

Enterprise für die Verwaltung – und der Stapel darüber

Für die Verwaltung eines kirchlichen Trägers ist die Planfrage weniger dramatisch, aber folgenreicher. Hier entscheidet sich, ob du die Anforderungen aus DSG-EKD oder KDG technisch überhaupt erfüllen kannst – oder ob du sie in der Dienstanweisung beschreibst und hoffst.

Business Premium, E3 oder E5

Business Premium ist ein bemerkenswert vollständiges Paket für kleine Träger: Desktop-Programme, Geräteverwaltung, Bedrohungsschutz, bedingter Zugriff. Für ein Kirchenkreisamt mit vierzig Arbeitsplätzen oder einen Caritasverband auf Kreisebene ist es oft genau richtig. Die Grenzen sind bekannt: Business-Pläne sind auf 300 Plätze je Abonnement begrenzt, und beim Thema Aufbewahrung, Vertraulichkeitskennzeichnung und Nachweisführung endet der Funktionsumfang früher, als eine Kassationsordnung es gern hätte.

E3 ist der Standard für alles, was größer ist oder mehr Nachweis braucht: Landeskirchenamt, Generalvikariat, ein diakonisches Werk mit mehreren hundert Beschäftigten, ein Krankenhausverbund. Großes Postfach, Archivpostfach, Stellvertretung, Windows-Enterprise-Rechte, vernünftige Aufbewahrung. E5 ergänzt die vollständige Purview- und Defender-Welt, erweiterte Identitätsschutzfunktionen und Telefoniefunktionen. Für Träger, die Beratungsstellen mit besonders sensiblen Klientendaten betreiben, ist E5 kein Luxus, sondern eine Abkürzung – die Alternative sind mehrere Add-ons, die zusammen ähnlich viel kosten und mehr Verwaltungsaufwand machen.

Zur Vollständigkeit: Microsoft hat 2026 mit E7 eine Suite oberhalb von E5 eingeführt, die Copilot, die Entra Suite und die Verwaltung von KI-Agenten bündelt. Für die meisten kirchlichen Träger ist das derzeit kein Thema. Es zeigt aber, in welche Richtung die Paketierung läuft – und dass eine Lizenzplanung, die auf drei Jahre festgeschrieben wird, spätestens nach anderthalb Jahren wieder aufgemacht gehört.

Teams Phone: Pfarrbüro, Zentrale, Seelsorgetelefon

Telefonie ist in keinem Microsoft-365-Plan enthalten. Sie ist immer ein Add-on, und sie hat drei Preisbestandteile: die Telefoniefunktion je Person, die Anbindung ans öffentliche Netz und die Rufnummern. Für Frontline-Beschäftigte gibt es eine eigene, günstigere Telefonievariante – relevant für den Pflegedienst, in dem alle erreichbar sein müssen, aber nicht alle einen Enterprise-Plan haben.

Der Punkt, den fast jede Kalkulation vergisst: Automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschlangen brauchen jeweils ein eigenes Ressourcenkonto, und jedes Ressourcenkonto braucht eine Lizenz. Diese Lizenzen sind bei bestehender Teams-Phone-Bestellung im zugeteilten Kontingent ohne Aufpreis enthalten – aber sie fallen nicht vom Himmel, du musst sie im Admin Center ausdrücklich beziehen. Ein Träger mit zwölf Pfarrämtern, drei Verwaltungsstandorten, einer Zentrale und einem Seelsorgetelefon kommt schnell auf zwanzig Ressourcenkonten. Wer das erst beim Aufbau der ersten Warteschlange merkt, verliert einen halben Projekttag an Beschaffungsprozessen.

Purview, Defender, Intune und Entra

Die Add-ons sind der Ort, an dem sich Datenschutzanforderungen in Lizenzzeilen übersetzen. Purview trägt Vertraulichkeitskennzeichnung, Aufbewahrung und Verhinderung von Datenabfluss – also genau das, was ein örtlich Beauftragter für den Datenschutz sehen will, wenn es um Beratungsakten und Personalvorgänge geht. Defender deckt Bedrohungsschutz für Postfächer, Endgeräte und Identitäten ab. Intune verwaltet die Diensthandys im Pflegedienst und die geteilten Tablets in der Kita. Die Entra Suite erweitert Identitätsschutz und Zugriffssteuerung.

Alle vier gibt es für berechtigte Organisationen zu Nonprofit-Konditionen, und alle vier werden pro Person lizenziert – nicht pro Einrichtung, nicht pro Tenant. Das ist die gute Nachricht für die Kalkulation und die schlechte für die Governance: Du musst begründen können, warum eine Rolle das Add-on hat und eine andere nicht. Diese Begründung ist übrigens dasselbe Dokument, das du bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung ohnehin brauchst.

Copilot: die teuerste Art, Berechtigungsfehler sichtbar zu machen

Copilot ist inzwischen als Zusatzlizenz auch auf den Frontline-Plänen Microsoft 365 F1 und F3 sowie auf Office 365 F3 möglich – nicht nur auf den Enterprise-Plänen. Technisch ist das eine Erweiterung, praktisch ist es eine Versuchung. Denn Copilot antwortet auf Basis dessen, worauf die anfragende Person zugreifen darf. Wenn in deinem SharePoint eine Personalakte in einer Bibliothek liegt, die versehentlich für alle Beschäftigten freigegeben ist, dann findet Copilot sie. Zuverlässig. Auf Zuruf. Und formuliert sie freundlich zusammen.

Für kirchliche Träger kommt eine Besonderheit dazu, die kein anderes Umfeld in dieser Schärfe kennt: das Seelsorgegeheimnis. Es ist kein Datenschutzthema mit Abwägungsspielraum, sondern eine absolute Schweigepflicht. Unterlagen, die darunter fallen, gehören nicht in einen Index, der von einem Sprachmodell durchsucht wird – unabhängig davon, wie gut die Berechtigungen gesetzt sind. Die Reihenfolge lautet deshalb: Berechtigungen bereinigen, Kennzeichnung ausrollen, seelsorgliche Inhalte aus dem durchsuchbaren Raum herausnehmen, Mitbestimmung klären – und erst dann lizenzieren.

Skizze 4: Der Add-on-Stapel. Jede Schicht wird pro Person lizenziert und sollte pro Rolle begründet sein.

Add-on	Wofür im kirchlichen Betrieb	Voraussetzung	Fallstrick
Teams Phone	Pfarrbüro, Verwaltungszentrale, Beratungsstelle, Seelsorgetelefon, Anrufwarteschlangen	Basisplan plus Netzanbindung plus Rufnummern	Ressourcenkonten für Telefonzentrale und Warteschlange werden vergessen. Frontline braucht die eigene Telefonievariante.
Purview-Suite	Vertraulichkeitskennzeichnung vom Gemeindebrief bis zur Beratungsakte, Aufbewahrung nach kirchlicher Kassationsordnung	Basisplan; in E5 bereits weitgehend enthalten	Ein Label-Konzept ohne Schulung wird nicht benutzt. Aufbewahrungsregeln ohne abgestimmte Fristenliste erzeugen Konflikte mit dem kirchlichen Archivrecht.
Defender-Suite	Schutz für Postfächer, Endgeräte und Identitäten, besonders in verteilten Einrichtungen	Basisplan; in E5 enthalten	Wird gern nur in der Verwaltung lizenziert. Der Angriff kommt aber über das Kita-Postfach, weil dort niemand hinsieht.
Intune	Diensthandys im ambulanten Dienst, geteilte Tablets in Kita und Wohnbereich	Basisplan; in Business Premium, E3 und E5 enthalten	Geteilte Geräte brauchen ein eigenes Betriebskonzept. Ohne das wird aus Geräteverwaltung nur Gerätefrust.
Entra Suite	Erweiterter Identitätsschutz, feinere Zugriffssteuerung über Standorte hinweg	Basisplan	Sinnvoll erst, wenn bedingter Zugriff und mehrstufige Anmeldung überhaupt flächendeckend stehen.
Copilot	Protokollentwürfe, Recherche in eigenen Unterlagen, Zusammenfassungen in der Verwaltung	Basisplan; auf Enterprise- und Frontline-Plänen möglich	Macht jeden Berechtigungsfehler sichtbar. Mitbestimmung nach MVG-EKD oder MAVO und die Abgrenzung zum Seelsorgegeheimnis sind vorher zu klären, nicht danach.

Tabelle 4: Add-ons und ihre kirchenspezifischen Fallstricke.

Wie die Mitbestimmung bei Protokollierung, Auswertung und KI-Werkzeugen konkret läuft und welche Regelungen in eine Dienstvereinbarung gehören, steht ausführlich in Mitarbeitervertretung und Microsoft 365: MVG-EKD, MAVO, Dienstvereinbarung und Mitbestimmung bei Teams, Copilot und Protokollierung. Und ob die Daten überhaupt dort liegen dürfen, wo sie liegen, klärt Die Cloud-Frage in der Kirche: Kirchliche Rechenzentren, Microsoft 365 und die Ehrlichkeit über Datenstandorte.

Die Lizenzlandschaft eines Trägers planen

Jetzt setzen wir die Teile zusammen. Der Fehler, den fast jeder Träger beim ersten Anlauf macht, ist die Kopfzahl: „Wir haben 480 Beschäftigte, was kostet das?“ Diese Frage ist unbeantwortbar und führt zu genau einer Antwort, nämlich der teuersten – alle bekommen denselben Plan.

Rollenmodell statt Kopfzahl

Die tragfähige Methode geht andersherum. Du beschreibst zuerst Arbeitsplatztypen, nicht Personen: Wer sitzt am Schreibtisch und braucht Desktop-Programme? Wer arbeitet mobil mit eigenem Postfach? Wer arbeitet mobil ohne Postfach? Wer braucht Vertretungsregelungen? Wer verarbeitet Klientendaten mit besonderem Schutzbedarf? Wer telefoniert? Aus vier bis sechs solchen Typen entsteht ein Rollenmodell, und erst dann werden Menschen zugeordnet.

Ein diakonisches Werk in einer Großstadt mit Verwaltung, drei Pflegeeinrichtungen, sechs Kindertagesstätten und zwei Beratungsstellen landet dabei typischerweise bei fünf Rollen und drei Planarten – und bei einer Kostenstruktur, die deutlich unter der Vollausstattung liegt, ohne dass irgendwo etwas fehlt. Der Aufwand für dieses Modell ist ein bis zwei Workshoptage. Die Ersparnis läuft über die Vertragslaufzeit.

Skizze 5: Ein Tenant, drei Arbeitswelten. So sieht die Lizenzlandschaft eines mittleren diakonischen Trägers in der Praxis aus.

Mehrere Rechtsträger, ein Tenant – und die Lizenzgrenze

Kirchliche Strukturen sind selten deckungsgleich mit Rechtsträgern. Eine Landeskirche, ihre Kirchenkreise, das diakonische Werk und die Kita-gGmbH sind vier Rechtsträger; ein Bistum, sein Generalvikariat, der Diözesancaritasverband und die Krankenhaus-gGmbH ebenfalls. Aus guten Gründen arbeiten viele davon in einem gemeinsamen Tenant – gemeinsame Verzeichnisse, gemeinsame Regeln, ein Servicedesk.

Für die Lizenzierung heißt das: Der Tenant kann geteilt sein, die Berechtigung ist es nicht. Nonprofit-Konditionen gelten für die validierte Organisation. Sitzt eine nicht berechtigte Einrichtung im selben Tenant, braucht sie eigene Abonnements zu Standardkonditionen – und du brauchst eine Zuweisungslogik, die das sauber trennt. Technisch löst du das über gruppenbasierte Lizenzzuweisung, wobei die Gruppe den Rechtsträger abbildet und nicht die Abteilung. Fachlich löst du es über eine Dokumentation, die für jeden Rechtsträger festhält, welches Programm gilt und worauf sich das stützt.

Die Frage, ob ein gemeinsamer Tenant überhaupt der richtige Zuschnitt ist, hängt an mehr als der Lizenzierung – an Aufsicht, Auftragsverarbeitung, Mitbestimmung und Betriebsführung. Die Einordnung dazu liefert Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas: Was wirklich anders ist als in Kommune und Mittelstand, die datenschutzrechtliche Grundlage je nach Konfession DSG-EKD verständlich: Was das evangelische Datenschutzgesetz für Microsoft 365 konkret bedeutet beziehungsweise KDG verständlich: Microsoft 365 unter dem Kirchlichen Datenschutzgesetz der katholischen Kirche.

Vergabe über Gruppen, Nachweis über Dokumentation

Manuelle Lizenzzuweisung ist bei fünfzig Konten machbar und bei fünfhundert eine Fehlerquelle. Gruppenbasierte Zuweisung koppelt die Lizenz an eine Gruppenmitgliedschaft, die Gruppenmitgliedschaft an ein Attribut aus dem Personalsystem und damit die Lizenz an eine überprüfbare Tatsache. Der angenehme Nebeneffekt: Wenn jemand ausscheidet, verschwindet die Lizenz automatisch – und nicht erst, wenn im nächsten Sommer jemand die Kostenstelle prüft.

Zur Dokumentation gehören vier Dinge, und sie passen auf wenige Seiten: das Rollenmodell mit der Zuordnung Rolle zu Plan, die Berechtigungsnachweise je Rechtsträger, die Begründung für jedes Add-on je Rolle sowie die Übersicht der Abonnements mit Verlängerungsterminen. Diese Unterlage ist gleichzeitig das, was du brauchst, wenn die Aufsicht fragt, wenn die Mitarbeitervertretung fragt und wenn die Rechnungsprüfung fragt. Drei Fragende, ein Dokument – das ist in kirchlichen Strukturen eine kleine Sensation.

Mitbestimmung gehört in die Lizenzplanung, nicht danach

Ein Punkt, der die kirchliche Lizenzplanung tatsächlich von einer Planung im Mittelstand unterscheidet: Die Mitarbeitervertretung nach MVG-EKD oder MAVO ist bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, zu beteiligen. Und Lizenzentscheidungen sind keine reinen Beschaffungsentscheidungen: Wer F1 statt F3 vergibt, entscheidet darüber, ob jemand ein dienstliches Postfach hat. Wer Copilot vergibt, entscheidet über den Zugriff auf ein Werkzeug, das Arbeitsinhalte verarbeitet. Wer Intune vergibt, entscheidet über Geräteverwaltung auf einem Gerät, das die Person mit nach Hause nimmt.

Die MAV früh einzubinden ist deshalb keine Höflichkeit, sondern Projektsicherheit. Eine Dienstvereinbarung, die vor dem Rollout steht, kostet ein paar Sitzungen. Eine Dienstvereinbarung, die nach dem Rollout verhandelt wird, kostet den Rollout.

Wichtig: Die fünf Fragen vor der Bestellung 1. Ist jeder Rechtsträger einzeln auf Berechtigung geprüft – und ist das Ergebnis schriftlich festgehalten? 2. Ist klar, welche Plätze zugewendet und welche rabattiert sind, und passt die Personengruppe zur jeweiligen Nutzungsregel? 3. Steht ein Rollenmodell mit Arbeitsplatztypen, oder wird nach Kopfzahl bestellt? 4. Sind bei Frontline-Plänen Postfachgröße, Vertretung, Bildschirmgröße und Telefonie durchdacht – oder erst im Betrieb? 5. Ist die Mitarbeitervertretung eingebunden und der örtlich Beauftragte für den Datenschutz beteiligt, bevor Add-ons wie Copilot oder Purview aktiv werden?

 

Häufige Fragen

Bekommen wir als Kirchengemeinde Microsoft 365 kostenlos?

Vermutlich nicht in dem Umfang, den du dir vorstellst. Zugewendet werden bis zu 300 Plätze Microsoft 365 Business Basic – ein reiner Web- und Mobilplan ohne Desktop-Programme. Und ob eine Kirchengemeinde als Körperschaft des öffentlichen Rechts überhaupt validiert wird, ist offen und hängt vom Nachweis ab. In der Praxis läuft die Berechtigung häufiger über einen gemeinnützigen Rechtsträger im Umfeld als über die Körperschaft selbst.

Unser Krankenhaus ist gemeinnützig. Warum reicht das nicht?

Weil Microsoft für den Gesundheitsbereich ein eigenes Programm führt und Krankenhäuser, Klinikverbünde und gesundheitsnahe Einrichtungen deshalb aus dem Nonprofit-Programm ausnimmt – unabhängig von der steuerlichen Gemeinnützigkeit nach deutschem Recht und unabhängig von der kirchlichen Trägerschaft. Für die Büro-IT eines kirchlichen Krankenhauses gelten damit in aller Regel Standardkonditionen.

Gilt die Nichtdiskriminierungsklausel gegen unser kirchliches Dienstrecht?

Nein. Microsoft nimmt religiöse Organisationen, die von entsprechenden Antidiskriminierungsvorschriften befreit sind, ausdrücklich aus. Das kirchliche Selbstbestimmungsrecht in Deutschland ist so eine Befreiung. Die Ausnahme betrifft aber nur die Beschäftigung, nicht die Leistungserbringung: Die Software darf nicht eingesetzt werden, um Menschen den Zugang zu Angeboten nach Herkunft, Religion oder vergleichbaren Merkmalen zu verwehren.

Dürfen Ehrenamtliche eine Nonprofit-Lizenz bekommen?

Eine rabattierte ja, eine zugewendete nein. Die geschenkten Plätze sind bezahlten Beschäftigten und unbezahlten Leitungspersonen vorbehalten. Für die zwanzig Ehrenamtlichen im Besuchsdienst oder im Kirchencafé bleiben rabattierte Pläne, Gastzugänge – oder die ehrliche Erkenntnis, dass ein Verteiler und ein geteiltes Postfach völlig reichen.

Warum kommt bei unseren Pflegekräften keine Post mehr an?

Weil das Postfach in Microsoft 365 F3 zwei Gigabyte groß ist und Dienstpläne, Übergabeprotokolle und Rundschreiben als Anhänge das schneller füllen, als irgendjemand erwartet. Zwei Auswege: Kommunikation aus dem Postfach in Teams verlagern und große Dateien über SharePoint verlinken statt anhängen. Und wenn eine Rolle das dienstliche Postfach wirklich braucht, ist sie kein Frontline-Fall.

Können wir das Pfarrbüro mit F3 ausstatten und Geld sparen?

Technisch könntest du. Organisatorisch ist es eine schlechte Idee. F-Pläne kennen keinen Stellvertreterzugriff auf Postfächer und kein Archivpostfach – die Urlaubsvertretung, die Vakanzregelung und die revisionsfeste Ablage brechen weg. Das Pfarrbüro ist ein Schreibtischarbeitsplatz mit Vertretungsbetrieb und gehört in einen Enterprise-Plan.

Was passiert bei einer Lizenzprüfung, wenn wir falsch zugewiesen haben?

Die unangenehme Kombination aus rückwirkender Nachlizenzierung zu Standardkonditionen und dem Verlust der Nonprofit-Berechtigung für den gesamten Träger. Dazu die Frage, seit wann das so läuft. Wenn die Nonprofit-Lizenzen die Grundlage der Haushaltsplanung waren, wird aus einem Lizenzthema binnen einer Sitzung ein Haushaltsthema.

Können wir Copilot einfach dazubuchen?

Bestellen ja, verantworten nein. Copilot ist als Zusatzlizenz auf Enterprise- und inzwischen auch auf Frontline-Plänen möglich, und Copilot Chat ist in geeigneten Abonnements ohnehin enthalten. Aber Copilot antwortet auf Basis der vorhandenen Berechtigungen und macht damit jede zu weit gefasste Freigabe sichtbar. Vor der Bestellung gehören Berechtigungen bereinigt, seelsorgliche Inhalte aus dem durchsuchbaren Raum genommen und die Mitbestimmung geklärt.

Wie oft müssen wir die Berechtigung nachweisen?

Die Validierung erfolgt bei der Registrierung; Microsoft behält sich vor, den Status im Programm nachzuprüfen, und die Programmbedingungen selbst ändern sich regelmäßig. Praktisch heißt das: Halte die Nachweise aktuell, prüfe vor jeder Verlängerung, ob deine Einrichtungslandschaft sich verändert hat – ein neuer Pflegedienst, eine ausgegliederte Schule, eine fusionierte gGmbH kann die Bewertung verschieben.

Brauchen wir für jede Einrichtung einen eigenen Tenant?

Nein, und meistens ist das auch keine gute Idee. Ein gemeinsamer Tenant mit sauber getrennten Lizenzzuweisungen über Gruppen ist in der Regel einfacher zu betreiben als eine Tenant-Landschaft. Entscheidend ist, dass die Zuweisung dem Rechtsträger folgt und dokumentiert ist – nicht, dass die Tenant-Grenze es tut.

Fazit

Die Lizenzierung eines kirchlichen Trägers ist keine Beschaffungsaufgabe, sondern eine Strukturaufgabe. Sie beginnt nicht bei der Frage, welcher Plan was kostet, sondern bei der Frage, welcher Rechtsträger welches Programm überhaupt nutzen darf. Wer diese Reihenfolge einhält, kommt mit überschaubarem Aufwand zu einem belastbaren Modell. Wer sie umdreht, bekommt eine schöne Kalkulation und irgendwann ein unschönes Gespräch.

Drei Sätze zum Mitnehmen. Erstens: Gemeinnützig im Sinne des deutschen Steuerrechts und berechtigt im Sinne des Microsoft-Programms sind zwei verschiedene Dinge – Krankenhaus, Schule und öffentlich-rechtliche Verwaltung stehen dazwischen. Zweitens: Zugewendet ist heute nur noch wenig, rabattiert ist vieles, und die Nutzungsregeln unterscheiden sich – Ehrenamt gehört nicht auf geschenkte Plätze. Drittens: Frontline-Pläne sind für Menschen ohne Schreibtisch gemacht, nicht für Schreibtische ohne Budget; Postfachgröße, Vertretung und Bildschirmgröße entscheiden über Erfolg oder Servicedesk-Aufkommen.

Und viertens, weil drei nie reichen: Setz dir eine Wiedervorlage. Das Programm hat sich in drei Jahren dreimal bewegt. Es wird sich wieder bewegen, und zwar nicht nach dem Kirchenjahr.

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Wenn du das Rollenmodell und die Berechtigungsprüfung nicht allein aufsetzen willst: Der Zuschnitt für kirchliche Träger steht unter Microsoft 365 Beratung für kirchliche Träger.