Microsoft 365 Beratung für kirchliche Träger
Fünf Bausteine zum Festpreis – kirchliches Recht inklusiveMicrosoft 365 Beratung für kirchliche Träger
Fünf Bausteine zum Festpreis, alle in der Kirchenedition: mit DSG-EKD und KDG statt DSGVO, mit Mitarbeitervertretung statt Personalrat und mit einer Trägerstruktur aus vielen kleinen Einrichtungen von Anfang an mitgedacht. Am Ende steht immer ein Dokument, das Sie Vorstand, Kirchenleitung und Aufsicht vorlegen können.
Beratung für kirchliche Träger scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass der Berater die Mitarbeitervertretung für einen Betriebsrat hält, die Aufsicht für die Landesdatenschutzbeauftragte und das Meldewesen für ein CRM. Diese Bausteine sind die Kirchenedition der Beratungspakete aus dem Kompetenzbereich Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung: gleiche Struktur, gleicher Festpreis, aber jedes Kapitel auf kirchliche Träger übersetzt. Den fachlichen Hintergrund zu allen Bausteinen liefern die Artikel im Kompetenzbereich Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas.
Skizze 1: Die fünf Bausteine der Kirchenedition auf einen Blick
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Faktenkasten: So funktionieren Festpreise hier Hinter allen Bausteinen steht ein Tagessatz von 1.500 Euro. Der Festpreis ergibt sich aus einer festen Anzahl Beratungstage, die aus zwei Dutzend vergleichbaren Projekten bekannt sind. Wenn ich schneller bin, ist das mein Gewinn. Wenn ich länger brauche, ist das mein Problem, nicht Ihres. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer und Reisekosten bei Termin vor Ort. Remote ist bei allen Bausteinen möglich; bei den Einführungskonzepten empfehle ich mindestens einen Termin vor Ort. |
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Baustein 1: Einführungskonzept Microsoft 365, Kirchenedition
Für Träger, Kirchenkreise oder Verbände, die Microsoft 365 einführen oder einen gewachsenen Tenant endlich auf ein Fundament stellen wollen. Das Konzept beantwortet die Fragen, die vor dem ersten Klick geklärt sein müssen, und zwar so, dass IT, Leitung, Datenschutzbeauftragte und Mitarbeitervertretung dasselbe Dokument lesen können.
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Kapitel |
Was drinsteht |
Kirchenspezifik |
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Ausgangslage und Zielbild |
Trägerstruktur, Einrichtungen, heutige IT, was Microsoft 365 leisten soll und was nicht |
Abgrenzung zu Fachverfahren und kirchlichem Rechenzentrum |
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Tenant-Architektur |
Ein Tenant oder mehrere, Verwaltungseinheiten, Verhältnis zu Landeskirche oder Bistum |
Rechtsträgerschaft und Verantwortlichkeit nach DSG-EKD/KDG |
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Governance und Rollen |
Administrationsmodell, Rollen, Break-Glass, Dienstleisterzugriffe |
Auftragsverarbeitung nach kirchlichem Recht |
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Informationsarchitektur |
Teams und SharePoint entlang von Einrichtungen, Gremien und Arbeitsbereichen |
Gremien, Ehrenamt, Kita- und Gemeindedaten getrennt |
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Datenschutz und Schutzklassen |
Datenkategorien, Label-Konzept, Aufbewahrung, Löschung |
Seelsorge- und Klientendaten, Meldewesen, Kassationsordnung |
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Mitbestimmung |
Was mitbestimmungspflichtig ist, Gliederung der Dienstvereinbarung |
MVG-EKD bzw. MAVO statt Personalvertretungsgesetz |
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Lizenzierung |
Plan je Mitarbeitergruppe, Frontline, Add-ons |
Nonprofit-Berechtigung je Einrichtung geprüft |
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Migrationspfad und Schulung |
Reihenfolge, Pilotgruppen, Schulungsbedarf je Zielgruppe |
Pfarrbüros, Frontline und Ehrenamt gesondert |
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Umfang und Preis 4,5 Beratungstage: Vorgespräch, Fragebogen, Workshop-Tag vor Ort mit IT, Leitung, Datenschutzbeauftragten und Mitarbeitervertretung, Ausarbeitung, Abschlussgespräch. Festpreis 6.750 Euro. Fachlicher Hintergrund: Das Einführungskonzept in der Kirchenedition und Ein Tenant oder viele?. |
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Baustein 2: Einführungskonzept Microsoft Teams, Kirchenedition
Für Träger, bei denen Microsoft 365 grundsätzlich steht, Teams aber wild gewachsen ist oder erst noch kommen soll. Der Baustein konzentriert sich auf die Frage, wie Teams in einer Organisation aus Gemeinden, Gremien, Einrichtungen und Ehrenamtlichen strukturiert wird, ohne dass in zwei Jahren 400 verwaiste Teams mit Klientendaten herumliegen.
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Umfang und Preis 4,5 Beratungstage wie beim Einführungskonzept Microsoft 365. Festpreis 6.750 Euro. Beide Einführungskonzepte lassen sich kombinieren; dann entfällt ein Vorgespräch und ein Teil der Bestandsaufnahme, was sich im Preis niederschlägt. |
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Baustein 3: Grobkonzept Teams-Telefonie für kirchliche Träger
Kirchliche Träger haben ein Telefonieproblem, das kaum jemand sonst hat: dutzende kleine Standorte mit alten TK-Anlagen, vom Gemeindehaus über die Kita bis zum Pflegeheim, dazu Pfarrbüros mit Teilzeitkräften, Beratungsstellen mit anonymem Erstkontakt und Seelsorgetelefone, bei denen weder Rufnummer noch Inhalt protokolliert werden dürfen. Das Grobkonzept sortiert das alles, bevor jemand einen Vertrag unterschreibt.
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Thema |
Was das Grobkonzept liefert |
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Bestandsaufnahme |
Standorte, Rufnummern, Anlagen, Verträge, Sonderanschlüsse (Fax, Aufzugsnotruf, Türsprechstelle, Schwesternruf, Alarmanlage) |
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Anbindungsvariante |
Operator Connect, Direct Routing, Calling Plans, hybrid mit Bestandsanlage: Bewertung für Ihre Standortstruktur |
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Sonderfälle |
Pfarrbüro mit Vertretung, Beratungsstelle, Seelsorgetelefon ohne Protokollierung, Bereitschaft, Notruf je Standort |
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Lizenzen |
Teams Phone mit Nonprofit- und Frontline-Plänen, wer eine Rufnummer braucht und wer nicht |
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Mitbestimmung |
Anrufprotokolle, Reports, Voicemail-Transkription als Regelungsgegenstand der Dienstvereinbarung |
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Migrationsreihenfolge |
Welche Standorte zuerst, was parallel läuft, Rückfallpfad |
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Umfang und Preis 3,5 Beratungstage. Festpreis 5.250 Euro. Fachlicher Hintergrund: Teams-Telefonie für kirchliche Träger: das Grobkonzept und Teams-Telefonie im Pfarrbüro und in der Beratungsstelle. |
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Baustein 4: Entra-ID-Tenant-Überprüfung, Diagnostiker Capture-Edition
Die Überprüfung für alle, die wissen wollen, wie ihr Tenant wirklich dasteht, statt es zu hoffen. Ein Read-only-Capture erfasst den Stand von Entra ID, ohne etwas zu verändern. Daraus entsteht ein Ergebnisdokument mit Befunden in drei Stufen und einem Aktionsplan Click-by-Click, den Ihre IT oder Ihr Systemhaus abarbeiten kann. Für kirchliche Träger ist das doppelt wertvoll: Sie bekommen Klarheit, und Sie bekommen ein Dokument, das gegenüber der kirchlichen Aufsicht als Nachweis taugt.
Skizze 2: Ablauf der Diagnostiker-Überprüfung: Read-only rein, Aktionsplan raus
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Prüffeld |
Typische Befunde bei kirchlichen Trägern |
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Rollen und Administration |
Zu viele Global Admins, Dienstleisterkonten ohne Ablauf, kein Break-Glass-Konzept |
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MFA und Conditional Access |
MFA nur für die Verwaltung, Pfarrbüros und Frontline ohne, keine Regeln für Ehrenamts-Gäste |
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Gäste und externe Freigaben |
Hunderte Gastkonten ohne Sponsor, ausgeschiedene Gremienmitglieder mit Zugriff |
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App-Registrierungen |
Vergessene Anwendungen von Systemhäusern mit weitreichenden Berechtigungen |
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Legacy-Protokolle |
Basic Auth für Multifunktionsgeräte, IMAP für alte Pfarrbüro-Clients |
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Lizenzhygiene |
Nonprofit-Lizenzen auf nicht berechtigten Einrichtungen, ungenutzte Lizenzen |
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Umfang und Preis Festpreis 2.000 Euro, inklusive Vorgespräch, Capture, Analyse, Ergebnisdokument und Abschlussgespräch. Fachlicher Hintergrund: Entra-ID-Tenant-Überprüfung für kirchliche Träger, Entra ID für kirchliche Träger und Conditional Access und MFA. |
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Baustein 5: Copilot- und Oversharing-Überprüfung, Diagnostiker Capture-Edition
Copilot findet, was der Nutzer sehen darf. In gewachsenen SharePoint- und Teams-Landschaften darf der Nutzer meistens zu viel: die Excel-Belegungsliste mit Diagnosen im offenen Kanal, die Personalakte im „Alle Mitarbeiter"-Team, die Seelsorgenotizen im OneNote mit Trägerzugriff. Bislang hat das niemand gefunden, weil niemand gesucht hat. Copilot sucht. Diese Überprüfung zeigt Ihnen vorher, was er finden würde.
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Umfang und Preis Festpreis 2.000 Euro. Fachlicher Hintergrund: Copilot in Kirche und Diakonie, Klientendaten in Diakonie und Caritas und Sensitivity Labels für kirchliche Träger. |
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Störungsbeseitigung und Einzelfragen
Nicht alles ist ein Baustein. Wenn Exchange Hybrid hakt, die Aufsicht eine Anfrage geschickt hat, ein Systemhaus gewechselt wird oder nach einem Vorfall geklärt werden muss, wer wann was gemacht hat, geht das auch nach Aufwand: 1.500 Euro je Beratungstag, stundenweise abgerechnet, Remote-Einstieg meist am selben Tag. Forensische Untersuchungen in Microsoft-Umgebungen gehören seit Jahren zum Alltag, auch in kirchlichen Krankenhausverbünden.
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Aus der Praxis: warum die Kirchenedition kein Marketing ist |
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Häufige Fragen
Wir sind evangelisch und arbeiten mit einem katholischen Träger zusammen. Geht das in einem Baustein?
Ja. Beide Rechtsordnungen werden in jedem Baustein behandelt, und gerade bei ökumenischen Trägern oder gemeinsamen Einrichtungen ist genau diese Doppelperspektive der Kern der Arbeit.
Wer muss beim Workshop-Tag dabei sein?
IT-Leitung, jemand aus der Verwaltungsleitung oder dem Vorstand, die örtlich Beauftragte oder der Beauftragte für den Datenschutz und mindestens ein Mitglied der Mitarbeitervertretung. Ohne die beiden Letzten wird das Konzept nicht besser, sondern nur schneller fertig, und das rächt sich.
Kann unser Systemhaus die Ergebnisse umsetzen?
Das ist der Sinn des Aktionsplans Click-by-Click. Jeder Schritt hat Titel, Priorität, Anleitung, Erfolgskriterium und Rollback. Ein normales Systemhaus kann das abarbeiten, ohne mich noch einmal zu fragen.
Reichen die Diagnostiker-Überprüfungen als Nachweis gegenüber der Aufsicht?
Sie sind ein belastbarer Teil davon: ein datierter, methodisch sauberer Befund mit Maßnahmenplan. Was die Aufsicht sonst noch sehen will (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, DSFA, Auftragsverarbeitungsverträge), beschreibt der Artikel Kirchliche Datenschutzaufsicht in der Praxis.
Bieten Sie auch Schulungen an?
Ja, als Individualworkshops in der Kirchenedition, siehe Microsoft 365 Schulungen für kirchliche Träger. Beratung und Workshop lassen sich gut kombinieren: erst der Entscheider-Kompaktworkshop, dann das Einführungskonzept.
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Weiter im Kompetenzbereich |
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