Teams-Telefonie-Grobkonzept für Hochschulen: In 3,5 Tagen zur belastbaren Entscheidungsgrundlage

WISSEN Alle Beiträge der Serie zu Microsoft 365 in Hochschule und Forschung an einem Ort. › Microsoft 365 in Hochschule und Forschung	BERATUNG Das Telefonie-Grobkonzept in der Hochschuledition: 1 Tag Workshop, 2 Tage Konzeptarbeit, 0,5 Tag Präsentation, zum Festpreis. › Beratung für Hochschulen und Forschung	SCHULUNG Für Rechenzentrum, Telefonieteam und Servicedesk: Teams Phone betreiben, bevor die erste Welle umzieht. › Schulungen für Hochschulen und Forschung

 

Die Campus-Telefonanlage ist das treueste Stück Infrastruktur, das eine Hochschule besitzt. Sie hat drei Präsidenten überlebt, zwei Hochschulgesetznovellen und die Umbenennung von vier Fakultäten. Sie klingelt zuverlässig, sie fragt nichts, und niemand weiß genau, was sie alles tut. Genau das wird zum Problem, sobald der Wartungsvertrag ausläuft, der Hersteller die Baureihe abkündigt oder der Kanzler auf einer Tagung hört, dass andere Einrichtungen längst mit Teams telefonieren.

Dann beginnt an vielen Hochschulen eine Phase, die man freundlich „explorativ“ nennen könnte. Das Rechenzentrum testet Direct Routing im eigenen Haus, ein Netzbetreiber stellt Operator Connect vor, ein Integrator bringt ein Angebot mit, das erstaunlich genau zu seinem eigenen Portfolio passt, und der Personalrat erfährt davon aus dem Flurfunk. Nach einem Jahr gibt es viele Meinungen, einige Folien und keine Entscheidung. Die Anlage klingelt weiter. Noch.

Dieser Beitrag beschreibt einen kürzeren Weg: ein Teams-Telefonie-Grobkonzept in 3,5 Beratertagen, bestehend aus einem Tag Workshop, zwei Tagen Konzeptarbeit und einem halben Tag Ergebnispräsentation. Am Ende stehen Mengengerüst und Nutzerprofile, eine begründete Anbindungsvariante, die Liste der Sonderanschlüsse, ein Koexistenz- und Wellenplan, ein Lizenz- und Kostenbild über fünf Jahre und eine ehrliche Risikoliste. Auf Wunsch wird daraus die Grundlage für die Ausschreibung des Integrators, und auf Wunsch begleiten wir Sie auf Auftraggeberseite bis zur Abnahme.

Der Beitrag gehört zur Serie Microsoft 365 in Hochschule und Forschung. Wer zuerst einen fachlichen Überblick über die Telefonie am Campus braucht, also Lizenzen, Anbindungswege, Sonderanschlüsse und Verbindungsdaten, liest vorher den Beitrag Teams-Telefonie an der Hochschule: Von der Campus-Telefonanlage zu Teams Phone. Hier geht es um das Vorgehen: Wie wird aus diesem Wissen in überschaubarer Zeit eine Entscheidung, die ein Präsidium oder Rektorat tatsächlich fällen kann?

FAKTEN · Auf einen Blick Umfang: 3,5 Beratertage, aufgeteilt in 1 Tag Workshop vor Ort, 2 Tage Konzeptarbeit und 0,5 Tag Ergebnispräsentation. Kalenderzeit: typischerweise zwei bis drei Wochen vom Workshop bis zur Präsentation, abhängig von Rückfragen und Terminlage der Gremien. Liefergegenstand: Grobkonzept mit Mengengerüst und Nutzerprofilen, Anbindungsvariante, Sonderanschlüssen, Koexistenz und Migrationswellen, Lizenz- und Kostenbild über fünf Jahre, Risiken. Auf Wunsch die Grundlage für die Leistungsbeschreibung des Integrators. Zielgruppe: Universitäten, Hochschulen für angewandte Wissenschaften, Kunst- und Musikhochschulen sowie außeruniversitäre Forschungseinrichtungen. Abrechnung: Festpreis für den definierten Umfang. Anschlussleistungen wie die Begleitung von Ausschreibung und Umsetzung werden gesondert vereinbart.

 

Warum die Telefonie ein eigenes Grobkonzept verdient

Man könnte meinen, Teams-Telefonie sei einfach ein weiterer Dienst im Tenant: Lizenz zuweisen, Nummer zuweisen, fertig. Für ein Start-up mit vierzig Leuten stimmt das sogar. Eine Hochschule mit mehreren tausend Durchwahlen, verteilten Standorten, einer Pforte, die rund um die Uhr besetzt ist, und Laboren mit Notrufsprechstellen ist kein Start-up. Telefonie berührt hier Haustechnik, Arbeitsschutz, Vergabe, Haushalt, Personalvertretung und Datenschutz zugleich. Jede dieser Stellen hat ein Vetorecht, nur hat es ihr niemand gesagt.

Die Anlage läuft noch, und genau das ist das Problem

Eine funktionierende Anlage erzeugt keinen Handlungsdruck, bis sie es plötzlich sehr tut. Typische Auslöser sind das Ende des Herstellersupports, ein auslaufender Wartungs- oder Netzvertrag, die Umstellung des Anschlusses auf reine IP-Technik oder ein Gebäudeneubau, für den die Haustechnik wissen will, ob noch Telefonkabel gezogen werden sollen. Zu diesem Zeitpunkt fehlt dann meist die Zeit für eine saubere Entscheidung, und es wird verlängert, was verlängert werden kann. Das ist legitim, aber teuer, und es verschiebt das Problem nur in die nächste Haushaltsperiode.

Ein Grobkonzept dreht die Reihenfolge um: Erst wird geklärt, was die Hochschule braucht, dann, auf welchem Weg, und erst danach, wer es liefert. Damit wird aus einer Frage, die sonst ein Anbieter für Sie beantwortet, wieder eine Frage, die Sie selbst beantworten. Das ist in der öffentlichen Beschaffung nicht nur angenehm, sondern Voraussetzung für eine produktneutrale Leistungsbeschreibung.

Was ein Grobkonzept leistet und was nicht

Das Grobkonzept …	Das Grobkonzept ist nicht …
… beschreibt Bedarf, Varianten und Entscheidung mit Begründung	… ein Feinkonzept mit Wählplänen, Routingtabellen und IP-Adressen
… liefert ein Kostenbild über fünf Jahre in Größenordnungen	… ein Angebot oder eine Preisermittlung bis auf den Cent
… benennt Sonderanschlüsse und ihren Lösungsweg	… die Abnahmeprüfung des Aufzugsnotrufs
… schlägt Wellen und Zeitfenster passend zum Semester vor	… ein Projektplan mit Ressourcen je Kalenderwoche
… liefert auf Wunsch die Grundlage für die Ausschreibung	… die fertigen Vergabeunterlagen samt Formblättern der Vergabestelle
… bereitet die Gremienentscheidung vor	… ein Ersatz für Dienstvereinbarung oder Datenschutz-Folgenabschätzung

 

Die Abgrenzung ist inhaltlich gemeint, nicht organisatorisch. Das Grobkonzept ist ein in sich abgeschlossenes Arbeitspaket, aber kein Abschied. Wenn Sie möchten, begleiten wir die nächsten Schritte auf Ihrer Seite des Tisches, von der Leistungsbeschreibung über die Anbieterauswahl bis zur Abnahme. Dazu mehr im vierten Abschnitt.

WICHTIG · Abgrenzung: Universitätsklinika und Schulen Universitätsklinika mit ihren Anforderungen aus Gesundheitswesen und kritischer Infrastruktur sowie allgemeinbildende Schulen und ihre Träger sind nicht Gegenstand dieses Beitrags. Wo ein Klinikum Telefonieinfrastruktur mit der Universität teilt, gehört diese Schnittstelle allerdings ausdrücklich ins Mengengerüst.

 

Der Ablauf: Ein Tag Workshop, zwei Tage Konzeptarbeit, ein halber Tag Präsentation

Dreieinhalb Tage klingen ambitioniert für ein Thema, das an manchen Hochschulen seit Jahren auf der Agenda steht. Sie reichen trotzdem, weil das Grobkonzept nicht alles neu erfindet, sondern das vorhandene Wissen im Haus sortiert, bewertet und zu einer Entscheidung verdichtet. Die Fachleute für Ihre Anlage sitzen nämlich längst in Ihrem Rechenzentrum, in der Haustechnik und im Telefonieteam. Was fehlt, ist selten das Wissen, sondern der Termin, an dem alle gleichzeitig im Raum sind.

Vorbereitung: Unterlagen statt Überraschungen

Vor dem Workshop erhalten Sie einen kurzen Fragebogen und eine Liste der Unterlagen, die den Tag produktiv machen: Nebenstellenverzeichnis als Export aus der Anlage, Liste der Standorte und Gebäude, bestehende Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen, Anschlussarten zum Netzbetreiber, eine erste Übersicht der bekannten Sonderanschlüsse und die aktuelle Lizenzlage im Tenant. Niemand erwartet Vollständigkeit. Erfahrungsgemäß ist bereits die Erkenntnis wertvoll, welche Unterlage es nicht gibt.

Tag 1: Der Workshop

Der Workshop findet vor Ort statt, weil am Campus niemand freiwillig sechs Stunden Videokonferenz über Telefonie macht. Der Vormittag gehört der Bestandsaufnahme: Anlage, Anschlüsse, Endgeräte, Sonderanschlüsse, Verträge, Organisation des Telefoniebetriebs. Der Nachmittag gehört den Anforderungen und den roten Linien: Welche Gruppen brauchen welche Erreichbarkeit? Welche Verbindungsdaten dürfen ausgewertet werden, welche ausdrücklich nicht? Was muss bei einem Ausfall weiterlaufen? Am Ende des Tages steht eine Liste offener Punkte mit Namen dahinter.

Wer	Warum am Tisch	Was ohne sie passiert
Hochschulrechenzentrum, Telefonieteam	Kennen Anlage, Netz, Tenant und die Leichen im Keller	Konzept auf Basis von Herstellerprospekten
CIO bzw. Kanzler oder Vertretung	Setzen Ziele, Budgetrahmen und Prioritäten	Eine Vorlage, die niemand bestellt hat
Dezernat Gebäude und Technik	Aufzüge, Notrufsprechstellen, Gebäudeleittechnik, Neubauten	Der Aufzug fällt erst bei der Abnahme auf, im besten Fall
Haushalt bzw. Beschaffung	Kostenbild, Vergabeweg, Haushaltsjahre	Ein Konzept, das sich nicht finanzieren lässt
Personalrat	Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, Verbindungsdaten	Verzögerung in der Umsetzungsphase, wenn es am meisten kostet
Datenschutzbeauftragte	Verbindungsdaten, Aufzeichnung, Speicherfristen	Nachträgliche Auflagen, die das Design umwerfen
Ein bis zwei Servicestellen	Studienberatung, Prüfungsamt, Pforte als Realitätsprüfung	Warteschlangen, die am Semesterstart kollabieren

 

An außeruniversitären Forschungseinrichtungen verschiebt sich die Besetzung: Statt Kanzler sitzt die kaufmännische Geschäftsführung oder Verwaltungsleitung am Tisch, an die Stelle des Personalrats tritt je nach Rechtsform häufig ein Betriebsrat, und bei Instituten großer Forschungsgesellschaften kommen Vorgaben der Zentrale hinzu, etwa zu Rahmenverträgen mit Netzbetreibern. Wie Institute zwischen Zentrale und Eigenständigkeit organisiert sind, beschreibt der Beitrag Microsoft 365 in außeruniversitären Forschungseinrichtungen: Institute zwischen Zentrale und Eigenständigkeit.

Tag 2 und 3: Konzeptarbeit

Die beiden Tage Konzeptarbeit sind die eigentliche Wertschöpfung, auch wenn sie für Sie unsichtbar bleiben, abgesehen von ein paar gezielten Rückfragen per Mail. Das Mengengerüst wird aus dem Export der Anlage und den Workshopnotizen gebaut, die Anbindungsvarianten werden gegen Ihre Kriterien bewertet, das Kostenbild wird gerechnet, die Risiken werden formuliert. Daraus entsteht ein Grobkonzept, das in einer Sitzung lesbar ist, und eine Entscheidungsvorlage im Format, das Ihre Gremien gewohnt sind. Wer schon einmal erlebt hat, wie ein Präsidium auf eine achtzigseitige Anlage reagiert, weiß, warum das zweite Dokument wichtiger ist als das erste.

Der halbe Tag: Ergebnispräsentation

Die Präsentation richtet sich an den Kreis, der entscheidet oder die Entscheidung vorbereitet: IT-Lenkungsgremium, Präsidiumsmitglied, Kanzler, gegebenenfalls Personalrat. Sie ist ausdrücklich kein Vortrag mit anschließender Fragerunde, sondern eine Arbeitssitzung. Einwände werden aufgenommen und in die finale Fassung eingearbeitet. Wenn dabei herauskommt, dass eine Variante politisch nicht trägt, ist das kein Scheitern, sondern genau die Information, die Sie vor einer Ausschreibung haben wollen und nicht danach.

TIPP · Den Workshoptermin am Semesterkalender ausrichten Legen Sie den Workshop nicht in die ersten beiden Vorlesungswochen und nicht in die Prüfungsphase. Rechenzentrum und Servicestellen sind dann ausgelastet, und die Hälfte der Runde sitzt mit dem Handy unter dem Tisch. Die Präsentation planen Sie so, dass die nächste Sitzung des zuständigen Gremiums erreichbar ist. Sonst liegt das Konzept drei Monate im Postfach und altert dort schneller als die Anlage.

 

Was im Grobkonzept steht

Das Grobkonzept folgt einer festen Gliederung. Das hat einen praktischen Grund: Gremien, Vergabestellen und spätere Bieter finden sich schneller zurecht, und Lücken fallen auf, bevor sie Geld kosten. Sieben Bausteine tragen das Dokument.

Mengengerüst und Nutzerprofile

Das Mengengerüst beginnt mit der Frage, die an fast jeder Hochschule unangenehm ist: Wie viele Nebenstellen werden eigentlich noch genutzt? Der Export aus der Anlage liefert Nummern, aber keine Menschen. Erfahrungsgemäß findet sich ein spürbarer Anteil an Durchwahlen, die keiner aktiven Person mehr zuzuordnen sind: Lehrstühle, die es nicht mehr gibt, Emeriti, die längst nicht mehr anrufen, und Faxnummern, die nur noch auf alten Formularen des Prüfungsamts überleben. Jede dieser Nummern kostet im neuen System Lizenz, Pflege oder beides.

Aus den Nummern werden deshalb Nutzerprofile. Ein Profil beschreibt, welche Erreichbarkeit eine Gruppe braucht und mit welchem Baustein sie abgebildet wird: volle Telefonie mit eigener Durchwahl für Sekretariate und Servicestellen, Erreichbarkeit mit seltener aktiver Nutzung für viele Wissenschaftler und Dozenten, eine geteilte Rufnummer für Lehrbeauftragte, Gastwissenschaftler und studentische Hilfskräfte, Gemeinschaftstelefone für Pforte, Labor und Infotheke, Funktionsnummern für Hotlines und Beratungsstellen. Studenten bekommen in aller Regel keine Rufnummer, was sie erfahrungsgemäß nicht stört.

FAKTEN · Bausteine, die im Mengengerüst landen Teams Phone Standard ist die Lizenz, die aus Teams eine Telefonanlage macht. Microsoft führt sie bei Microsoft 365 A5 als enthalten; zu Microsoft 365 A3 ist sie ein Add-on. Für Gespräche ins öffentliche Netz braucht es zusätzlich eine Anbindung: Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing. Gemeinschaftstelefone laufen über die Lizenz Microsoft Teams Shared Space, die bis April 2026 Microsoft Teams Shared Devices hieß. Automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen benötigen Ressourcenkonten mit der eigenen Lizenz Teams Phone Resource Account. Shared Calling nutzt die Rufnummer eines Ressourcenkontos für ein- und ausgehende Gespräche mehrerer Personen; auch dafür braucht jede Person eine Teams-Phone-Lizenz, aber keine eigene Durchwahl. In Deutschland muss die Notfalladresse, mit der eine Rufnummer in Microsoft 365 aktiviert wird, zur Ortsvorwahl der Nummer passen. Für Hochschulen mit Standorten in mehreren Ortsnetzen gehört das ins Mengengerüst, nicht in die Fehlersuche.

 

Wie die Education-Pläne im Einzelnen geschnitten sind und welche Lizenzen sich hinter A1, A3 und A5 verbergen, erklärt der Beitrag Education-Lizenzen verstehen: A1, A3, A5 und der Student Use Benefit. Für Forschungseinrichtungen, die wegen Rechtsform oder Vertragslage mit kommerziellen Plänen arbeiten, gilt dieselbe Telefonielogik mit anderen Lizenzkombinationen; das Grobkonzept bildet beide Welten ab.

Anbindungsvariante

Die Anbindungsfrage ist die Architekturentscheidung des Projekts. Das Grobkonzept bewertet die Varianten gegen Kriterien, die Sie im Workshop gewichten: Rufnummernblock behalten oder portieren, Dauer und Form der Koexistenz mit der Altanlage, Umgang mit analogen Sonderanschlüssen, Betriebsfähigkeit im eigenen Haus, Ausfallverhalten am Standort, Vergabeweg und Vertragsbindung. Für große Campus-Anlagen läuft es erfahrungsgemäß häufig auf Direct Routing hinaus, zumindest für die Koexistenzphase, ob mit eigenem oder gemanagtem SBC-Paar. Das ist aber ein Ergebnis der Bewertung, kein Ausgangspunkt.

Kriterium	Calling Plan	Operator Connect	Direct Routing
Netzbetreiber	Microsoft	Teilnehmender Betreiber	Frei wählbar
Eigene Hardware	Keine	Keine	SBC-Paar, selbst oder als Dienst
Koexistenz mit Altanlage	Nur über Umwege	Je nach Betreiberangebot	Gut, der SBC routet zwischen beiden Welten
Analoge Sonderanschlüsse	Nicht abgedeckt	Je nach Betreiber	Über Gateways am SBC
Rufnummernblock	Portierung zu Microsoft	Portierung zum Betreiber	Kann beim bisherigen Betreiber bleiben
Betriebsaufwand im Haus	Gering	Gering bis mittel	Mittel bis hoch, geringer bei gemanagtem SBC

 

Eine Besonderheit des Wissenschaftsbetriebs ist die Frage nach dem DFN. Mit DFN-Fernsprechen existiert ein Angebot für Einrichtungen im Wissenschaftsnetz; ob und wie ein SBC für Direct Routing daran angebunden wird, klärt das Grobkonzept als offene Frage mit dem DFN, statt sie mit einer Annahme zu beantworten.

Sonderanschlüsse

Die Büroapparate sind der einfache Teil. Der schwierige Teil sind die Anschlüsse, bei denen ein Ausfall nicht zu einem verpassten Rückruf führt, sondern zu einer Person, die über das Wochenende im Aufzug von Haus C sitzt und dort viel Zeit hat, über die Digitalisierungsstrategie der Hochschule nachzudenken. Das Grobkonzept listet jeden bekannten Sonderanschluss mit Zweck, Technik, Zuständigkeit und Lösungsweg und markiert die, über die niemand etwas weiß. Letztere sind die gefährlichsten.

Anschluss	Typische Frage im Grobkonzept
Aufzugsnotruf	Analog an der Anlage, eigener Mobilfunkpfad oder Gateway? Wer ist Notrufziel, wer prüft?
Notrufsprechstellen in Hörsaal und Labor	Funktioniert der Weg bei Strom- und Netzausfall? Wohin geht der Ruf?
Pforte und Sicherheitsleitstelle	Gemeinschaftstelefon oder Warteschlange? Welche Rückfallebene gilt?
Melde- und Wahlgeräte	Welche Geräte wählen selbsttätig, und sprechen sie überhaupt mit einem Gateway?
Fax	Wer braucht es wirklich, und welcher Weg ersetzt das Gerät?
DECT in Bibliothek und Haustechnik	Kompatibles IP-DECT, Teams-Mobilgeräte oder Neuausstattung?

 

Für Fax gibt es mehrere Wege, die der Beitrag Fax mit Microsoft Teams beschreibt. Für Notrufe gilt: Teams unterstützt Notrufe mit Standortangaben, aber die Verantwortung für die richtige Zuordnung verteilt sich je nach Anbindung unterschiedlich auf Microsoft, Netzbetreiber, SBC und Ihre eigene Pflege der Standortdaten. Das Grobkonzept legt fest, wer was verantwortet, bevor jemand es im Ernstfall herausfinden muss.

WARNUNG · Der Notruf ist kein Restposten Wer die Sonderanschlüsse ans Ende des Projekts schiebt, weil sie lästig sind, baut eine moderne Telefonie, die abgeschaltet werden muss, bevor die alte Anlage gehen darf. Mit anderen Worten: zwei Systeme auf unbestimmte Zeit. Im Grobkonzept werden Sonderanschlüsse deshalb nicht gelöst, aber vollständig benannt, mit Zuständigkeit, Lösungsweg und einem Platz im Wellenplan.

 

Koexistenz und Migrationswellen

Ein Stichtag, an dem die alte Anlage aus- und Teams Phone eingeschaltet wird, funktioniert am Campus nicht. Der Semesterkalender lässt nur wenige ruhige Fenster, Fakultäten bewegen sich in unterschiedlichem Tempo, und manche Gebäude haben schlicht noch kein Netz, das Telefonie trägt. Das Grobkonzept beschreibt deshalb, wie Altanlage und Teams nebeneinander leben, wie Gespräche zwischen beiden Welten geroutet werden und in welcher Reihenfolge umgezogen wird.

Welle	Wer	Warum in dieser Reihenfolge
0 Pilot	Hochschulrechenzentrum, Telefonieteam	Wer den Dienst betreibt, leidet zuerst. Das schärft den Blick.
1	Zentrale Verwaltung ohne Servicestellen	Klare Strukturen, überschaubare Sonderfälle
2	Servicestellen: Studienberatung, Prüfungsamt, Immatrikulation	Warteschlangen testen, aber nicht in Bewerbungs- und Rückmeldephase
3 ff.	Fakultäten bzw. Fachbereiche, einzeln	Tempo nach Netz, Dekanat und Bereitschaft
Letzte	Sonderanschlüsse, dann Rückbau der Altanlage	Erst wenn der letzte Aufzugsnotruf nachweislich über den neuen Weg funktioniert

 

Wo Fakultäten oder Institute eigene IT-Leute und eigene Telefonwünsche haben, gehört auch die Frage der Delegation in den Wellenplan: Wer darf künftig Rufnummern zuweisen, Warteschlangen ändern oder Gemeinschaftstelefone einrichten? Die Spielregeln für dezentrale Administration beschreibt der Beitrag Dezentrale IT an der Hochschule: Lehrstuhl-Admins, Fakultäts-IT und ein Tenant für alle.

Lizenz- und Kostenbild über fünf Jahre

Das Kostenbild ist der Teil, auf den Kanzler und Haushaltsdezernat zuerst blättern. Es betrachtet fünf Jahre, weil sich Telefonie weder im ersten Jahr rechnet noch im ersten Jahr entscheidet. Einbezogen werden Einmalkosten für Einrichtung, Migration und Schulung, laufende Lizenzen, Anbindung und SBC-Betrieb, Endgeräte und Headsets, interner Personalaufwand und, besonders gern vergessen, der Parallelbetrieb der Altanlage während der Koexistenz. Gegengerechnet werden Wartungsverträge, Anschlusskosten und Ersatzinvestitionen, die mit der Altanlage entfallen.

Das Grobkonzept rechnet mit Ihren Vertragsdaten und mit den Lizenzbedingungen, die zum Zeitpunkt der Erstellung gelten. Es arbeitet mit Bandbreiten statt mit Scheingenauigkeit, weil Education-Konditionen, Rahmenverträge und Betreiberpreise sich innerhalb von fünf Jahren mit großer Sicherheit ändern. Ein Kostenbild, das auf den Euro genau ist, ist meistens auf den Euro genau falsch.

Risiken

Die Risikoliste ist der ehrlichste Teil des Dokuments, und deshalb der, den Gremien am aufmerksamsten lesen. Sie benennt, was schiefgehen kann, wie wahrscheinlich es ist, wer es zuerst merkt und was dagegen hilft.

Risiko	Woran man es merkt	Gegenmaßnahme im Konzept
Unvollständiges Mengengerüst	Nummern ohne Besitzer tauchen nach der Portierung auf	Bereinigung vor der ersten Welle, Freigabe je Fakultät
Unbekannte Sonderanschlüsse	Aufzugsfirma meldet sich nach dem Rückbau	Begehung mit Haustechnik, Liste mit Zuständigkeiten
Mitbestimmung zu spät	Umsetzung steht, Dienstvereinbarung nicht	Personalrat ab dem Workshop, Eckpunkte im Konzept
Netz nicht telefoniefähig	Abgehackte Gespräche in Altbauten	Netzbewertung je Gebäude als Voraussetzung der Welle
Abhängigkeit von Cloud und Betreiber	Störung trifft alle gleichzeitig	Rückfallebenen für Pforte, Leitstelle, Notruf; Überlebensfunktion am Standort prüfen
Vertragslaufzeiten passen nicht	Doppelte Kosten über Jahre	Kündigungsfristen im Wellenplan, Verlängerung nur gezielt

 

TYPISCHE SITUATION · Ein Grobkonzept bei einem kommunalen Verband Aus der Projekterfahrung bei öffentlichen Auftraggebern: Ein kommunaler Verband mit mehreren Liegenschaften wollte seine Telefonanlage ablösen. Ein Integrator hatte bereits ein Angebot vorgelegt, die Vergabestelle zögerte, weil die Leistungsbeschreibung im Kern das Angebot des Integrators war. Im Workshop zeigte sich, dass ein Drittel der Liegenschaften analoge Melde- und Notrufanschlüsse hatte, die im Angebot gar nicht vorkamen, und dass der Netzvertrag zwei Jahre länger lief, als alle dachten. Das Grobkonzept empfahl eine andere Anbindung, einen längeren Koexistenzzeitraum und eine produktneutrale Ausschreibung. Der Verband vergab danach an einen anderen Integrator, und die Sonderanschlüsse standen diesmal im Leistungsverzeichnis. Übertragen auf die Hochschule ist das eine typische Situation, nur mit mehr Gebäuden, mehr Laboren und einem Personalrat für jede Personalgruppe. Wie solche Projekte bei öffentlichen Auftraggebern grundsätzlich laufen, zeigt der Kompetenzbereich Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung.

 

Auf Wunsch: Grundlage für die Ausschreibung des Integrators

Das Grobkonzept ist so aufgebaut, dass es sich als fachliche Grundlage für eine Leistungsbeschreibung eignet: Mengengerüst, Profile, Anbindungsvariante, Sonderanschlüsse und Wellenplan beschreiben den Leistungsgegenstand, die Risikoliste liefert Anforderungen an Erfahrung und Vorgehen der Bieter. Auf Wunsch leiten wir daraus die Leistungsbeschreibung und Wertungskriterien ab, produktneutral und so konkret, dass Angebote vergleichbar werden. Die vergaberechtliche Verantwortung und die Formalien bleiben bei Ihrer Vergabestelle, die Ihr Landesvergaberecht und Ihre Wertgrenzen kennt.

Nach dem Konzept: Ausschreibung, Anbieterauswahl, Abnahme

Ein Grobkonzept ist kein Selbstzweck. Es soll eine Entscheidung herbeiführen und danach eine Umsetzung tragen. Deshalb endet die Zusammenarbeit nicht zwingend mit der Präsentation. Wir setzen nicht selbst um, sondern sitzen auf Wunsch auf Ihrer Seite des Tisches, während ein Integrator umsetzt.

Warum das Format zu öffentlichen Auftraggebern passt

Öffentliche Auftraggeber kaufen ungern Beratung nach Stunden mit offenem Ende, und das aus guten Gründen: Haushaltsrecht, Vergaberecht und Rechnungsprüfung wollen wissen, was beschafft wurde. Das Grobkonzept liefert genau das: ein abgeschlossenes Arbeitspaket mit definiertem Umfang, einem klaren Liefergegenstand und einem festen Preis. Die Vergabestelle weiß vorher, was sie bekommt, die Rechnungsprüfung hinterher, was geliefert wurde, und das Präsidium hat ein Dokument, auf das es sich in seinem Beschluss beziehen kann.

Anforderung im öffentlichen Bereich	Wie das Grobkonzept sie erfüllt
Bestimmter Leistungsgegenstand	Feste Gliederung, sieben Bausteine, Entscheidungsvorlage
Planbare Ausgabe	Festpreis für 3,5 Beratertage, keine offenen Stunden
Nachvollziehbare Abnahme	Präsentation und finale Fassung als Abschluss
Produktneutralität	Varianten bewertet, nicht verkauft
Anschlussfähigkeit	Grundlage für Leistungsbeschreibung und Gremienweg

 

HINWEIS · Keine Rechtsberatung Welcher Vergabeweg für Beratungsleistungen und für die spätere Umsetzung in Frage kommt, hängt von Auftragswert, Landesvergaberecht, internen Beschaffungsrichtlinien und gegebenenfalls Förderbedingungen ab. Die Regeln unterscheiden sich zwischen den Bundesländern und zwischen Hochschulen und Einrichtungen in privater Rechtsform erheblich. Dasselbe gilt für Mitbestimmung nach den Personalvertretungsgesetzen. Dieser Beitrag beschreibt die fachliche Seite; die rechtliche Bewertung gehört zu Ihrer Vergabestelle, Ihrem Justiziariat und gegebenenfalls externer Rechtsberatung.

 

Begleitung auf Auftraggeberseite: von der Anbieterauswahl bis zur Abnahme

Auf Wunsch begleiten wir Sie über das Grobkonzept hinaus. Typische Leistungen sind die Erstellung der fachlichen Leistungsbeschreibung, die Beantwortung von Bieterfragen gemeinsam mit der Vergabestelle, die fachliche Wertung der Angebote, die Moderation der Bietergespräche, die Prüfung von Feinkonzept und Testplan des Integrators, die Qualitätssicherung während der Wellen und die Begleitung der Abnahme. Die Rollen bleiben dabei klar getrennt: Wer das Konzept schreibt und Sie bei der Auswahl berät, bietet nicht selbst als Integrator mit. Das schützt Ihr Vergabeverfahren und erspart allen Beteiligten unangenehme Fragen.

Für Ihr Hochschulrechenzentrum hat das einen praktischen Nebeneffekt: Es muss nicht gleichzeitig Auftraggeber, Fachgutachter, Projektleitung und Betrieb sein, während der Normalbetrieb weiterläuft. Und der Integrator hat ein Gegenüber, das seine Sprache spricht, was erfahrungsgemäß die Qualität von Feinkonzepten erstaunlich verbessert.

TIPP · Das Telefonie-Grobkonzept anfragen Das Teams-Telefonie-Grobkonzept in der Hochschuledition besteht aus einem Tag Workshop vor Ort, zwei Tagen Konzeptarbeit und einem halben Tag Ergebnispräsentation, zum Festpreis. Auf Wunsch folgen Ausschreibungsgrundlage und Begleitung auf Auftraggeberseite bis zur Abnahme. Umfang, Termine und Ablauf beschreibt die Beratungsseite: › Microsoft-365-Beratung für Hochschulen und Forschung

 

Was Sie zum Grobkonzept mitbringen sollten

Einen Auftraggeber im Haus: eine Person aus Präsidium, Kanzlerbereich oder Rechenzentrumsleitung, die das Ergebnis haben will.

Einen Export der Anlage: Nebenstellen, Gruppen, Sammelanschlüsse, so roh wie nötig.

Die Verträge: Netzanschluss, Wartung, Leasing, mit Laufzeiten und Kündigungsfristen.

Einen Tag Zeit der richtigen Leute: inklusive Haustechnik und Personalrat.

Einen Gremientermin im Blick: damit das Konzept nicht im Postfach altert.

WICHTIG · Personalrat früh, nicht förmlich Die Teilnahme des Personalrats am Workshop ersetzt kein förmliches Mitbestimmungsverfahren, und das Grobkonzept ersetzt keine Dienstvereinbarung. Es hält aber die Eckpunkte fest, etwa zur Auswertung von Verbindungsdaten, zur Gebührenerfassung und zur Aufzeichnung von Gesprächen in Warteschlangen. Wer die Eckpunkte früh kennt, verhandelt die Dienstvereinbarung später schneller. Mehr dazu im Beitrag: › Personalrat und Microsoft 365 an der Hochschule: Dienstvereinbarung, wissenschaftliches Personal und die Verhaltenskontrolle

 

FAQ: Teams-Telefonie-Grobkonzept für Hochschulen

Reichen 3,5 Tage für eine große Universität mit mehreren tausend Nebenstellen?

Für ein Grobkonzept ja, weil es Entscheidungen vorbereitet und nicht jede Nebenstelle einzeln plant. Die Menge der Nummern beeinflusst vor allem die Qualität des Exports, weniger den Aufwand der Bewertung. Bei sehr vielen Standorten oder mehreren Altanlagen sprechen wir vorher darüber, ob ein zusätzlicher Workshoptag sinnvoll ist.

Steht das Ergebnis schon fest, nämlich Teams?

Nein. Das Grobkonzept bewertet, wie Teams-Telefonie an Ihrer Einrichtung aussehen würde, was sie kostet und welche Risiken sie hat. Wenn dabei herauskommt, dass bestimmte Bereiche besser bei der Altanlage oder einer anderen Lösung bleiben, steht das im Konzept. Koexistenz ist am Campus ohnehin der Normalfall.

Warum keine Preise im Artikel?

Weil Lizenzkonditionen im Bildungsbereich, Rahmenverträge und Betreiberpreise sich ändern und je Einrichtung verschieden sind. Den Festpreis für das Grobkonzept nennen wir Ihnen auf Anfrage, das Kostenbild für Ihre Telefonie steht im Konzept.

Können wir das Grobkonzept direkt als Leistungsbeschreibung verwenden?

Es ist als fachliche Grundlage dafür gebaut. Auf Wunsch leiten wir die Leistungsbeschreibung und Wertungskriterien daraus ab. Formalien, Vergabeart und Vertragsbedingungen bleiben Sache Ihrer Vergabestelle.

Dürfen Sie nach dem Grobkonzept auch die Umsetzung anbieten?

Wir treten nicht als Integrator an. Unsere Rolle nach dem Konzept ist auf Wunsch die Begleitung auf Auftraggeberseite: Ausschreibung, Anbieterauswahl, Qualitätssicherung und Abnahme. Gerade diese Trennung macht das Konzept für die Vergabe belastbar.

Was ist mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen?

Das Vorgehen ist dasselbe. Unterschiede liegen in Gremien, Mitbestimmung, Lizenzwelt und gegebenenfalls Vorgaben der Zentrale einer Forschungsgesellschaft. Das Grobkonzept berücksichtigt das bereits in der Workshopbesetzung.

Wir haben schon ein Microsoft-365-Einführungskonzept. Brauchen wir trotzdem ein Telefonie-Grobkonzept?

Meistens ja, weil Telefonie Haustechnik, Netzbetreiber, Sonderanschlüsse und Vergabe berührt, die im allgemeinen Einführungskonzept nur am Rand vorkommen. Mehr dazu im Beitrag Microsoft-365-Einführung an der Hochschule: Konzeptionsphase in 4,5 Tagen und die Vorlage fürs Präsidium.

Fazit: Dreieinhalb Tage, bevor die Anlage entscheidet

Die Ablösung einer Campus-Telefonanlage scheitert selten an Teams und häufig an allem, was vorher nicht geklärt wurde: an Nummern ohne Besitzer, an Aufzügen, die niemand kannte, an Verträgen, die länger laufen als gedacht, an Personalräten, die zu spät gefragt wurden, und an Leistungsbeschreibungen, die eigentlich Angebote waren. Ein Grobkonzept aus einem Tag Workshop, zwei Tagen Konzeptarbeit und einem halben Tag Präsentation klärt genau diese Punkte, in einem Umfang, der sich als abgeschlossenes Arbeitspaket zum Festpreis beschaffen lässt.

Danach entscheidet Ihr Präsidium mit offenen Augen, und wenn Sie wollen, sitzt bei Ausschreibung, Anbieterauswahl und Abnahme jemand an Ihrer Seite, der das Konzept kennt. Die alte Anlage wird das nicht kommentieren. Sie klingelt einfach weiter, bis zur letzten Welle. Wie das Grobkonzept für Ihre Einrichtung aussehen kann, erfahren Sie auf der Seite Microsoft-365-Beratung für Hochschulen und Forschung.

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