Vom Word-Grab zu strukturierter Doku: Migrationsstrategie in fünf Phasen

Jede gewachsene Redaktion kennt ihr Word-Grab: das Laufwerk mit den vierhundert Dateien, in dem irgendwo die Wahrheit liegt. Handbuch_final_v3, Handbuch_final_v3_KORREKTUR, Ordner mit Jahreszahlen, drei Fassungen desselben Kapitels auf zwei Ablagen, und ein Dokument, dessen Produkt seit 2016 nicht mehr gebaut wird. Das ist kein moralisches Versagen, sondern das Ergebnis von zwanzig Jahren „hat ja funktioniert" – und ein Zustand, aus dem der Weg heraus länger wirkt, als er ist.

Denn der lähmende Gedanke lautet meist: „Das müssten wir alles migrieren." Genau dieser Satz enthält zwei Fehler. Erstens ist „alles" fast nie richtig – ein erheblicher Teil des Bestands verdient die Reise nicht. Und zweitens ist „migrieren" die falsche Reihenfolge: Bevor irgendetwas konvertiert wird, muss klar sein, wohin und nach welchen Regeln. Wer sofort mit der Technik beginnt, überführt sein Grab lediglich in ein neues Format – mit Rechnung.

Dieser Artikel liefert das Phasenmodell dagegen: fünf Etappen mit klaren Ergebnissen, die Priorisierung nach Änderungs- und Übersetzungsfrequenz statt nach Bauchgefühl – und einen ehrlichen Blick darauf, was KI-Werkzeuge in diesem Vorhaben tatsächlich abnehmen und wo ihre Grenze verläuft.

Und noch ein Gedanke zum Auslöser, denn der bestimmt oft das Budget. Migrationsvorhaben starten selten aus reiner Einsicht — meist gibt es einen Anlass: eine neue Produktlinie, ein Werkzeugwechsel, eine anstehende Übersetzungsoffensive oder, für Maschinenbauer besonders naheliegend, die Vorbereitung auf die EU-Maschinenverordnung, bei der ohnehin viele Anleitungen auf den Prüfstand kommen. Wer die Strukturfrage an einen solchen Anlass hängt, bezahlt das Aufräumen einmal statt zweimal und bekommt die Freigabe deutlich leichter. Wer auf den perfekten Moment wartet, wartet auf ein Budget, das nie kommt.

Vorab geklärt: Wohin überhaupt?

Bevor die Phasen beginnen, gehört eine Frage beantwortet, die im Eifer gern übersprungen wird: Wohin migrieren wir eigentlich? „Strukturierte Doku" ist kein Ziel, sondern eine Richtung – und die Zielumgebung bestimmt, wie aufwendig die Überführung wird. Drei Ziele kommen realistisch in Frage: ein diszipliniertes, vorlagengetriebenes Word als Zwischenstufe, ein topic-basiertes Help-Authoring-Werkzeug, oder die strukturierte XML-Welt Richtung DITA. Alle drei sind legitim, und welches passt, entscheidet die Lohnt-sich-Rechnung aus Bestandsgröße, Varianten und Sprachen.

Der praktische Rat dazu: Setz das Ziel realistisch statt ambitioniert. Wer von einem gewachsenen Word-Bestand direkt in eine vollstrukturierte Umgebung mit Wiederverwendung, Bedingungslogik und Redaktionssystem springt, ändert Werkzeug, Arbeitsweise und Prozess gleichzeitig – das ist drei Umstellungen auf einmal, und mindestens eine davon geht schief. Der ruhigere Weg nimmt Zwischenstufen: erst Ordnung und Topic-Denken, dann das Werkzeug, dann die Ausbaustufen. Jede Zwischenstufe ist für sich nützlich und keine verlorene Arbeit — und nach jeder kann man neu entscheiden, ob die nächste noch nötig ist.

Phase 1: Inventur – erst zählen, dann zittern

Die erste Phase ist die unbeliebteste und die wirksamste, weil sie das Vorhaben regelmäßig um die Hälfte schrumpfen lässt. Aufgabe: Was existiert wirklich? Nicht gefühlt, sondern gezählt – Dokumente, Umfang, letzter Änderungszeitpunkt, Zielsprachen, zugehöriges Produkt und dessen Status. Bei den meisten Beständen genügt dafür eine Tabelle mit sechs Spalten und ein bis zwei Tagen Arbeit; das Dateisystem liefert Änderungsdaten und Größen frei Haus, den Rest kennt die Redaktion.

Aus dieser Liste entsteht die Triage in vier Stapel. Stapel eins: migrieren – lebt, wird geändert, wird übersetzt, ist inhaltlich brauchbar. Stapel zwei: überarbeiten – wird gebraucht, ist aber inhaltlich veraltet oder unvollständig; hier gilt die Reihenfolge Inhalt vor Form, denn ein veraltetes Dokument sauber zu strukturieren ist verschwendete Sorgfalt. Stapel drei: einfrieren – wird nicht mehr geändert, muss aber verfügbar bleiben, etwa für Altprodukte im Feld; dieser Stapel wandert nicht in die neue Welt, sondern archivtauglich in die Ablage, denn die Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren nach dem Inverkehrbringen gilt unabhängig vom Format. Und Stapel vier: streichen – Dubletten, Entwürfe, Fassungen von 2011, Dokumente ohne Produkt.

Der vierte Stapel ist erfahrungsgemäß der größte, und genau darin liegt der Wert dieser Phase: Der billigste Weg, Migrationsaufwand zu senken, ist weniger zu migrieren. Wichtig ist nur, das Streichen zu dokumentieren – eine Liste mit Dateiname, Grund und Datum, damit später niemand rätselt, ob etwas verschwunden oder bewusst entfernt wurde. Und ebenso wichtig: Diese Triage ist eine Redaktionsentscheidung mit Rückversicherung bei Produktmanagement und Service, keine einsame Aufräumaktion am Freitagnachmittag. Zwei kurze Rückfragen ersparen später die Diskussion, wer das Dokument eigentlich noch gebraucht hätte.

Abb.: Vier Stapel statt eines Bergs – und der Stapel „Streichen" ist meist der größte.

Zwei Angaben lohnen die zusätzliche Mühe, weil sie die spätere Priorisierung tragen. Erstens die Änderungsfrequenz: Wie oft wurde dieses Dokument in den letzten zwei Jahren tatsächlich geändert? Das Änderungsdatum im Dateisystem ist ein grober Indikator, die Versionsstände oder das Gedächtnis der Redaktion ein besserer. Zweitens die Übersetzungslast: In welche Sprachen geht dieses Dokument, und wie umfangreich ist es? Beide Zahlen entscheiden in Phase vier über die Reihenfolge — und sie sind später kaum noch zu rekonstruieren, wenn man sie jetzt nicht erfasst.

Ein letzter Praxispunkt zur Inventur: Sie fördert regelmäßig Unangenehmes zutage — Dokumente, die es laut Prozess gar nicht geben dürfte, ausgelieferte Fassungen, die niemand freigegeben hat, oder zwei Versionen desselben Handbuchs mit unterschiedlichen Sicherheitsangaben. Solche Funde sind der eigentliche Wert der Übung, auch wenn sie im Moment ihres Auftauchens niemanden freuen. Sie gehören dokumentiert und geklärt, bevor migriert wird — denn ein Fehler, der mitwandert, ist danach besser strukturiert, aber immer noch ein Fehler. Und im Zweifel ist genau dieser Befund das stärkste Argument dafür, das Vorhaben überhaupt anzugehen.

Phase 2: Modell und Regeln – bevor irgendetwas konvertiert wird

Die zweite Phase ist die, deren Überspringen am teuersten wird. Hier entsteht das Informationsmodell: Welche Topic-Typen brauchen wir, wie granular schneiden wir, wie heißen Bausteine und Dateien, welche Metadaten führen wir mit, und welche Wiederverwendungs- und Bedingungsregeln gelten? Das ist Kopfarbeit, keine Technik – und sie funktioniert am besten mit dem Textmarker an echten Bestandsseiten, wie es der Beitrag zum topic-basierten Schreiben beschreibt. Das Ergebnis passt auf wenige Seiten und steuert alles Weitere.

Zwei Festlegungen verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil sie später schwer zu ändern sind. Erstens die Granularität: Zu grob geschnitten, ist der Bestand nicht wiederverwendbar; zu fein, erstickt er im Verwaltungsaufwand. Für Umsteiger gilt die Faustregel, im Zweifel gröber anzufangen. Zweitens die Metadaten: Welche Angaben braucht jeder Baustein – Produkt, Zielgruppe, Gültigkeit, Sprache, Status? Diese Entscheidung wirkt unscheinbar und bestimmt später, ob sich der Bestand durchsuchen, filtern und für Ausgaben zusammenstellen lässt. Nachträglich Metadaten an tausend Topics zu ergänzen ist eine der undankbarsten Arbeiten der Branche.

Und eine Entscheidung gehört ebenfalls in diese Phase, auch wenn sie unangenehm ist: Wie sauber muss das Ergebnis sein? Die ehrliche Antwort lautet meist „gut genug" statt „perfekt". Eine Migration, die achtzig Prozent des Bestands sauber überführt und zwanzig Prozent mit dokumentierten Kompromissen, ist einer Migration überlegen, die perfekt sein will und deshalb nie fertig wird. Diese Erwartung schriftlich festzuhalten, verhindert die häufigste Verzögerungsursache: endloses Nachbessern an Details, die niemand bemerkt. Perfektion ist in Migrationsvorhaben kein Qualitätsmerkmal, sondern die häufigste Ursache dafür, dass sie nie enden.

Phase 3: Der Pilot – ein Dokument, komplett

Die dritte Phase ist der Realitätstest: ein einzelnes, repräsentatives Dokument vollständig überführen – von der Quelle über die Struktur bis zur fertigen Ausgabe und deren Abnahme. Repräsentativ heißt: mittlere Größe, typische Inhalte, ein paar Tabellen, Bilder, Warnhinweise und idealerweise eine Variante oder Sprachfassung. Nicht das kleinste Dokument, weil dessen Ergebnisse nichts beweisen, und nicht das größte, weil dessen Aufwand abschreckt.

Was der Pilot liefert, ist mehr als ein migriertes Dokument. Er liefert erstens die belastbare Aufwandszahl: Wie viele Stunden kostet die Überführung von hundert Seiten in diesem Zustand? Damit lässt sich der Rest des Vorhabens rechnen, statt zu schätzen. Zweitens liefert er die Fehlerliste: Wo reibt sich das Papiermodell mit der Wirklichkeit, welche Inhalte passen in keine Schublade, welche Konvention war zu eng gedacht? Diese Befunde fließen zurück ins Modell – dafür ist der Pilot da. Und drittens liefert er das Vorzeigeobjekt, das im Haus mehr überzeugt als jede Präsentation.

Ein Detail entscheidet über den Erkenntniswert: Der Pilot muss bis zur Ausgabe durchlaufen. Ein Bestand aus schön strukturierten Topics, aus denen noch nie ein Handbuch erzeugt wurde, verbirgt genau die Probleme, die später am meisten Zeit kosten – Layoutfragen, Verzeichnisse, Bildeinbindung, Seitenverhalten. Erst wenn die erzeugte Ausgabe neben der alten liegt und die Abnahme bestanden ist, ist der Pilot fertig. Diese Gegenüberstellung ist übrigens auch der beste Weg, Skeptiker zu gewinnen: Sie sehen, dass hinten dasselbe herauskommt – nur reproduzierbar — und beim nächsten Mal in einem Bruchteil der Zeit.

Der Pilot ist außerdem der richtige Moment für die Werkzeugentscheidung, falls sie noch offen ist. Erst hier zeigt sich an echtem Material, wie sich eine Umgebung im Alltag anfühlt: Wie zügig geht das Auszeichnen von der Hand, wie tragen die Ausgaben, wie kommt das Team damit zurecht? Zwei Kandidaten mit demselben Pilotdokument zu testen kostet ein paar Tage mehr und beendet Werkzeugdebatten empirisch statt rhetorisch. Umgekehrt gilt: Wer die Werkzeugentscheidung vor dem Modell trifft, führt technische Diskussionen über inhaltlich noch offene Fragen.

Phase 4: Migration in Wellen – nach Frequenz, nicht nach Alphabet

Jetzt zur eigentlichen Migration, und hier entscheidet die Reihenfolge über die Wirtschaftlichkeit. Priorisiert wird nach zwei Achsen: Änderungsfrequenz – wie oft wird dieses Dokument angefasst? – und Übersetzungslast – wie viele Sprachen mal welcher Umfang? Beide Achsen messen dasselbe: wie oft sich der Nutzen der Strukturierung realisiert. Ein Dokument, das dreimal im Jahr in fünf Sprachen aktualisiert wird, zahlt die Migration binnen Monaten zurück; eines, das alle drei Jahre einsprachig angefasst wird, praktisch nie.

Daraus ergeben sich vier Wellen. Welle eins: häufige Änderungen und viele Sprachen – hier anfangen, direkt nach dem Piloten. Der Hebel ist am größten, der Rückfluss am schnellsten, und das Ergebnis liefert das beste Argument für die Fortsetzung. Welle zwei: viele Sprachen, seltene Änderungen – jede Änderung ist trotzdem teuer, weil sie sich über alle Sprachfassungen zieht; hier zahlt vor allem die Wiederverwendung und das sauber greifende Translation Memory ein. Welle drei: häufige Änderungen, eine Sprache – solide Begründung über Pflegezeit und Konsistenz, aber kein Budget-Argument; läuft gut nebenher. Und Welle vier ist keine Welle: einfrieren.

Der zweite Grundsatz dieser Phase ist mindestens so wichtig wie die Reihenfolge: Migriert wird entlang der normalen Release-Zyklen, nicht als Sonderprojekt. Konkret heißt das: Wenn ein Dokument zur turnusmäßigen Überarbeitung ansteht, wird es bei dieser Gelegenheit überführt – der Inhalt wird ohnehin angefasst, die Strukturarbeit kommt obendrauf statt zusätzlich. Das streckt die Migration über Monate und hat drei Vorteile: kein Sonderbudget, keine Doppelpflege in zwei Welten, und das Team lernt im Tempo des Alltags statt unter Projektdruck. Die Koexistenz beider Welten ist dabei kein Provisorium, sondern der Normalzustand des Übergangs – solange eine dokumentierte Landkarte festhält, welches Dokument in welcher Welt lebt.

Zwei Betriebsregeln machen die Wellenphase berechenbar. Erstens die Abnahme: Jedes überführte Dokument wird gegen seine bisherige Ausgabe geprüft – neue Ausgabe neben alte, Stichprobenplan quer durchs Werk, dokumentiertes Ergebnis. Erst dann wird die alte Quelle eingefroren; ab diesem Moment gibt es je Dokument genau eine Wahrheit. Zweitens die Regel gegen Doppelpflege: Ein Dokument lebt entweder in der alten oder in der neuen Welt, niemals in beiden. Wer „vorsichtshalber" beide Fassungen weiterpflegt, verdoppelt den Aufwand genau in der Phase, in der ohnehin am meisten zu tun ist – und erzeugt am Ende zwei Wahrheiten, die sich unterscheiden.

Abb.: Zwei Achsen bestimmen die Reihenfolge – und Welle vier wird gar nicht migriert.

Ein Wort zur Konvertierungstechnik selbst, weil sie in Diskussionen viel Raum einnimmt und in der Praxis wenig entscheidet: Ob man mit Werkzeugfunktionen, Konvertierungstabellen, Skripten oder schlichtem Neuschreiben arbeitet, hängt vom Zustand der Quelle ab. Ein vorlagengetriebenes, konsistent formatiertes Dokument lässt sich weitgehend maschinell überführen — hier zahlt sich jede frühere Formatvorlagen-Disziplin unmittelbar aus. Ein Dokument voller Handformatierung liefert der Konvertierung Rätsel statt Regeln, und häufig ist Neuschreiben mit Inhaltsübernahme dann tatsächlich der schnellere Weg. Diese Einschätzung trifft man je Dokument, nicht pauschal — und der Pilot liefert dafür das Gefühl, das keine Tabelle ersetzt.

Das Team verdient in dieser Phase besondere Aufmerksamkeit, denn Migration ist Mehrarbeit auf Zeit — und zwar zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft. Wer das nicht offen benennt und einplant, bekommt entweder Überstunden oder eine Migration, die nach der dritten Welle einschläft. Bewährt hat sich, je Welle einen Verantwortlichen zu benennen, den Zeitanteil grob zu vereinbaren — etwa ein Tag pro Woche — und die Fortschritte sichtbar zu machen: eine simple Liste, auf der abgehakt wird, welches Dokument überführt und abgenommen ist. Sichtbarer Fortschritt ist bei langen Vorhaben der wirksamste Motivationsfaktor, und er beantwortet nebenbei die Frage der Geschäftsführung, wo man eigentlich steht.

Phase 5: Betrieb – die Migration ist nicht das Ziel

Die fünfte Phase wird gern vergessen, weil sie kein Ende hat. Der Bestand ist überführt – und jetzt beginnt das, wofür der ganze Aufwand betrieben wurde: Wiederverwendung systematisch nutzen, Varianten über Bausteine statt Kopien steuern, Ausgaben automatisieren, Konventionen pflegen. Wer nach der Migration aufhört, hat einen strukturierten Bestand und dieselben Prozesse wie vorher – die Rechnung geht dann nicht auf, und das Vorhaben gilt im Rückblick als teuer und folgenlos.

Zum Betrieb gehören auch die Reste. Nach jeder Migration bleibt ein Bodensatz: Dokumente, die niemand zuordnen konnte, Inhalte mit ungeklärtem Status, halbfertige Überarbeitungen aus Stapel zwei. Dieser Rest schrumpft nicht von selbst; er braucht einen festen Termin – etwa eine halbtägige Aufräumrunde pro Quartal, bis er weg ist. Und er braucht die Bereitschaft, Dinge endgültig zu streichen, statt sie „vorerst" zu behalten. Vorerst ist in Doku-Beständen erfahrungsgemäß ein sehr langer Zeitraum — nicht selten der Rest der Produktlebensdauer.

Woran erkennt man, dass das Vorhaben gelungen ist? An drei nüchternen Kriterien, die man vorher festlegen sollte: Erstens sinkt der Aufwand je Release messbar – die Zahlen aus der Inventur liefern die Vergleichsbasis. Zweitens laufen Korrekturen an wiederverwendeten Inhalten einmal statt mehrfach; das lässt sich an einem konkreten Fall nachweisen. Und drittens greifen die Autoren freiwillig zur neuen Umgebung, statt heimlich im alten Dokument weiterzuarbeiten. Wer diese drei Haken setzen kann, hat nicht nur migriert, sondern die Rechnung eingelöst, mit der alles begann — und genau darum ging es die ganze Zeit.

Abb.: Fünf Phasen, durchgehender Betrieb – und die teuerste Abkürzung führt über Phase 1 und 2 hinweg.

Zum Aufräumen gehört auch der ehrliche Umgang mit dem alten Laufwerk. Nach Abschluss der Wellen liegt dort noch immer der ursprüngliche Bestand — eingefroren, gestrichen, migriert, alles durcheinander. Der saubere Abschluss besteht darin, ihn in einen definierten Zustand zu bringen: Was eingefroren wurde, wandert archivtauglich in die geordnete Ablage mit Metadaten und Aufbewahrungsregel; was migriert wurde, wird als überholt gekennzeichnet oder entfernt; und der Rest verschwindet gemäß der dokumentierten Streichliste. Ohne diesen Abschluss existiert das Word-Grab weiter — und irgendwann arbeitet jemand wieder darin, weil er es zuerst gefunden hat.

Was KI in der Migration wirklich abnimmt

Kommen wir zu der Frage, die bei diesem Thema inzwischen immer gestellt wird: Kann KI das nicht einfach machen? Die ehrliche Antwort ist ein differenziertes Jein – und die Differenzierung verläuft entlang einer klaren Linie: Vorschlagen ja, entscheiden nein. Auf der Vorschlagsseite ist der Nutzen real und teilweise erheblich. KI-Werkzeuge klassifizieren Bestandsabschnitte nach Topic-Typ – Aufgabe, Konzept, Referenz – und liefern damit eine Vorsortierung, für die man sonst manuell durch hunderte Seiten geht. Sie finden Dubletten und Beinahe-Dubletten im Bestand, also genau die Kandidatenliste für Wiederverwendung, die man sonst mühsam zusammensucht.

Zwei weitere Einsatzfelder sind unspektakulär und sparen viel Zeit: Titelvorschläge für die berüchtigten „Allgemeines"-Kapitel, die im Topic-Bestand nutzlos sind – hier liefert ein Werkzeug, das den Abschnitt gelesen hat, brauchbare Vorschläge in Sekunden. Und das Aufspüren von Kontextverweisen: „wie oben beschrieben", „siehe Seite 42", „im vorigen Kapitel" – eine Fundliste dieser Stellen ist eine der wertvollsten Nacharbeitshilfen überhaupt, weil diese Verweise beim Zerlegen ins Leere zeigen. Auch bei Metadaten-Vorschlägen und beim Erkennen inhaltlicher Widersprüche zwischen Fassungen leisten die Werkzeuge Brauchbares.

Und die Grenze? Sie verläuft dort, wo Verantwortung beginnt. Sicherheitsrelevante Inhalte werden nicht ungeprüft umformuliert – nie; Warnhinweise sind Teil des Produkts, und ihre Formulierung ist ein Haftungsthema. Fachliche Richtigkeit – Werte, Reihenfolgen, Bedingungen – prüft ein Mensch, weil ein Werkzeug plausibel klingende Falschheiten produzieren kann und der Bestand danach schlechter ist als vorher, nur überzeugender formuliert. Das Informationsmodell selbst ist eine Redaktionsentscheidung: Granularität, Typenzuschnitt und Konventionen kann man sich vorschlagen lassen, verantworten muss man sie selbst. Und die Vertraulichkeitsfrage gehört vorab geklärt: Welche Inhalte dürfen in welches Werkzeug – das ist eine Datenschutz- und Geheimhaltungsentscheidung, keine technische.

Praktisch stellt sich die Frage, mit welchen Werkzeugen man das macht – und die Antwort ist unspektakulär: Für die genannten Aufgaben genügen allgemeine Sprachmodelle mit gut gebauten Anweisungen; spezialisierte Migrationswerkzeuge lohnen erst bei sehr großen Beständen. Entscheidend ist weniger das Werkzeug als die Arbeitsweise: kleine Portionen statt ganzer Handbücher, immer mit Beispiel für das gewünschte Ergebnis, und immer mit der Aufforderung, Unsicherheiten zu kennzeichnen statt zu überspielen. Wie solche Anweisungen konkret aussehen, behandelt der Beitrag zur KI-Aufbereitung von Altbeständen ausführlicher.

Abb.: Die praktikable Arbeitsteilung – die Fleißarbeit schrumpft, die Urteilsarbeit bleibt vollständig.

Fazit

Der Weg aus dem Word-Grab ist kein Kraftakt, sondern eine Reihenfolge: erst zählen und aussortieren, dann das Modell festlegen, dann einen Piloten bis zur Ausgabe durchziehen, dann in Wellen migrieren – priorisiert nach Änderungsfrequenz und Übersetzungslast – und schließlich im Betrieb das einlösen, wofür der Aufwand betrieben wurde. Der Bestand schrumpft dabei regelmäßig auf einen Bruchteil des gefürchteten Bergs, weil der billigste Weg zur Aufwandssenkung immer derselbe ist: weniger migrieren. Und was übrig bleibt, wandert nicht in einem Kraftakt, sondern beiläufig — bei der Überarbeitung, die ohnehin anstand.

Der beste erste Schritt kostet zwei Tage und kein Budget: die Bestandsliste erstellen und die vier Stapel bilden. Danach sieht das Vorhaben anders aus – meist deutlich freundlicher. Wenn du dabei Unterstützung willst – von der Inventur über den Modell-Workshop bis zur Migrationsplanung samt sinnvollem KI-Einsatz: Genau dabei unterstütze ich dich gern; die Details findest du auf der Beratungsseite zur Technischen Dokumentation.

Häufige Fragen zur Migration aus dem Word-Grab

Müssen wir wirklich den ganzen Bestand migrieren?

Nein – und diese Erkenntnis halbiert das Vorhaben meistens. Die Triage teilt den Bestand in vier Stapel: migrieren (lebt und wird gepflegt), überarbeiten (inhaltlich veraltet, aber gebraucht), einfrieren (wird nicht mehr geändert, muss aber verfügbar bleiben) und streichen (Dubletten, Entwürfe, Dokumente ohne Produkt). Der letzte Stapel ist erfahrungsgemäß der größte. Wichtig ist nur, das Streichen zu dokumentieren und beim eingefrorenen Bestand die Aufbewahrungspflicht zu beachten.

Wonach priorisieren wir die Reihenfolge?

Nach zwei Achsen: Änderungsfrequenz und Übersetzungslast. Beide messen, wie oft sich der Nutzen der Strukturierung realisiert. Erste Welle sind Dokumente mit häufigen Änderungen und vielen Sprachen – größter Hebel, schnellster Rückfluss, bestes Budget-Argument. Dann folgen mehrsprachige mit seltenen Änderungen, danach häufig geänderte einsprachige. Was kaum geändert wird und einsprachig ist, wird eingefroren statt migriert. Nach Umfang oder Alphabet zu sortieren ist der klassische Fehler.

Wie lange dauert so eine Migration?

Seriös nur als Spanne, und der Pilot liefert die belastbare Zahl für den eigenen Fall: Inventur ein bis zwei Tage, Modellarbeit ein Workshop plus Nacharbeit, Pilot einige Wochen, die Wellen dann Monate – aber im laufenden Betrieb statt als Sonderprojekt. Genau das ist der Trick: Migriert wird, wenn ein Dokument ohnehin zur Überarbeitung ansteht. Damit gibt es kein Sonderbudget, keine Doppelpflege und keinen Projektdruck – dafür braucht es Geduld und eine Landkarte, welches Dokument in welcher Welt lebt.

Kann KI die Migration übernehmen?

Unterstützen ja, übernehmen nein. Sinnvoll ist KI beim Klassifizieren von Abschnitten nach Topic-Typ, beim Aufspüren von Dubletten und Kontextverweisen sowie bei Titel- und Metadatenvorschlägen – das verkürzt die Fleißarbeit deutlich. Die Grenze verläuft bei der Verantwortung: Sicherheitsrelevante Inhalte werden nicht ungeprüft umformuliert, fachliche Richtigkeit prüft ein Mensch, und das Informationsmodell ist eine Redaktionsentscheidung. Bewährt hat sich, immer Fundlisten und Vorschläge erzeugen zu lassen statt automatische Änderungen.

Was ist der häufigste Fehler bei solchen Vorhaben?

Die vermeintliche Abkürzung: erst alles konvertieren, aufräumen später. Danach liegt der komplette Altbestand strukturiert vor – samt Dubletten, veralteten Inhalten und Kontextverweisen –, und aufgeräumt wird nie, weil die Migration als erledigt gilt. Aus dem Word-Grab wird ein Topic-Grab mit Lizenzkosten. Die Reihenfolge ist deshalb nicht verhandelbar: erst Triage, dann Modell, dann konvertieren – und wo konvertiert wird, gehört eine inhaltliche Nacharbeitsstufe fest dazu.