Microsoft-Bundesvertrag für Hochschulen: EES, Beitritt und was man damit wirklich bekommt

WISSEN Alle Beiträge der Serie zu Microsoft 365 in Hochschule und Forschung an einem Ort. › Microsoft 365 in Hochschule und Forschung	BERATUNG Vertragsbestand lesen, Zählung prüfen und die nächste Jahresbestellung vorbereiten, bevor der Händler fragt. › Beratung für Hochschulen und Forschung	SCHULUNG Für Rechenzentrum und Verwaltung: Lizenzen im Admin Center zuweisen, nachweisen und sauber wieder entziehen. › Schulungen für Hochschulen und Forschung

 

Irgendwann landet ein Ordner auf Ihrem Schreibtisch. Darin: ein Rahmenvertrag, den Sie nicht unterschrieben haben, ein Beitrittsformular in englischer Sprache, drei Rechnungen eines Händlers, den jemand vor Jahren per Vergabe ausgewählt hat, und ein Zettel mit einer Zahl, die angeblich die Mitarbeiterzahl der Hochschule ist. Ihr Vorgänger ist in Rente, das Präsidium will wissen, ob man „mit dem Microsoft-Vertrag eigentlich auch Copilot hat“, und der Personalrat fragt, warum Teams lizenziert ist, obwohl es nie eingeführt wurde. Willkommen im Erbe.

Der Microsoft Bundesvertrag für Hochschulen ist eines der folgenreichsten Papiere im Hochschulrechenzentrum und zugleich eines der am wenigsten gelesenen. Er regelt, mit welchen Rechten Windows auf den Dienstrechnern läuft, ob Office installiert werden darf, welche Zugriffslizenzen für Exchange und SharePoint vorhanden sind und ob die Studenten Microsoft 365 nutzen können. Er regelt aber auch, was nicht enthalten ist, und genau dort beginnen die teuren Überraschungen.

Dieser Beitrag erklärt die Konstruktion: den Rahmenvertrag zwischen dem Leibniz-Rechenzentrum und Microsoft, den Beitritt der einzelnen Hochschule per Enrollment for Education Solutions, die Rolle des Handelspartners und die Landesverträge daneben. Danach geht es um den Inhalt, die Berechnungsgrundlage und die typischen Missverständnisse. Er gehört zur Serie Microsoft 365 in Hochschule und Forschung. Preise nennen wir bewusst nicht. Allgemeinbildende Schulen und Universitätsklinika haben eigene Vertragswelten und bleiben hier außen vor.

FAKTEN · Stand der Angaben Die aktuelle Vertragsgeneration ist der Microsoft-Bundesvertrag 4.0. Nach Angaben zahlreicher beigetretener Hochschulen läuft er vom 1. Mai 2025 bis zum 30. April 2030. Die Regeln zum Enrollment for Education Solutions sind gegen die Programmbeschreibung auf learn.microsoft.com und die Produktbedingungen auf microsoft.com geprüft, Stand Oktober 2026. Maßgeblich ist immer der Vertragstext Ihrer Hochschule, nicht dieser Artikel.

 

HINWEIS · Keine Rechtsberatung Dieser Beitrag beschreibt Vertragskonstruktion und Lizenzlogik aus technischer und organisatorischer Sicht. Er ersetzt weder die Prüfung durch die Rechtsabteilung oder das Justitiariat noch die Auslegung des konkreten Vertragstextes. Vergabe-, Haushalts- und Hochschulrecht unterscheiden sich je nach Bundesland.

 

Die Konstruktion: Rahmen, Beitritt, Händler, Land

Wer zum ersten Mal versucht, den Bundesvertrag zu erklären, landet schnell bei einer Kette von Abkürzungen, die nach Behördenpoesie klingt: CASA, EES, LSP, EQU. Dahinter steckt eine recht klare Arbeitsteilung. Einer handelt den Rahmen aus, jede Hochschule tritt einzeln bei, ein Händler wickelt ab, und manche Länder legen noch eine eigene Schicht darüber.

Der Rahmen: Campus and School Agreement mit dem LRZ

Den Rahmenvertrag schließt das Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften mit Microsoft. Formal ist das ein Campus and School Agreement, kurz CASA. Microsoft beschreibt das CASA als Mastervertrag ohne eigenes Ablaufdatum, unter dem die einzelnen Beitritte hängen. Das LRZ handelt dabei nicht für sich allein: Beigetretene Hochschulen beschreiben den Vertrag als bundesweiten Rahmen, den das LRZ im Auftrag des bayerischen Wissenschaftsministeriums und in Kooperation mit einer weiteren Universität verwaltet, und dem staatlich anerkannte Hochschulen aus allen Ländern beitreten können.

Der Vorteil eines Bundesrahmens ist schlicht Masse. Microsoft staffelt die Konditionen nach der Gesamtzahl der beteiligten Vollzeitäquivalente aller teilnehmenden Hochschulen. Eine kleine Musikhochschule profitiert damit von der Größe der großen Universitäten, ohne selbst verhandeln zu müssen. Der Nachteil: Auch die große Universität bekommt keinen Sondervertrag, nur weil sie groß ist.

Der Beitritt: Enrollment for Education Solutions

Den Rahmen allein kann niemand nutzen. Jede Hochschule tritt mit einem eigenen Enrollment for Education Solutions bei, kurz EES. Das EES ist ein Mietlizenzvertrag: Die Hochschule erwirbt keine dauerhaften Nutzungsrechte, sondern abonniert sie für die Laufzeit. Microsoft sieht im EES Laufzeiten von einem oder drei Jahren vor, mit einer jährlichen Bestellung; der Bundesvertrag 4.0 wird von den Hochschulen mit fünfjähriger Laufzeit bis zum 30. April 2030 beschrieben. Wie die Rahmenlaufzeit und die EES-Fristen ineinandergreifen, regelt der Rahmenvertrag; lesen Sie hier Ihr eigenes Exemplar, nicht das der Nachbarhochschule.

Im EES steckt eine Grundregel, die man nicht oft genug wiederholen kann: Die sogenannten Education Platform Products werden organisationsweit lizenziert. Wer Microsoft 365 A3 als Plattformprodukt bestellt, bestellt es für alle Education Qualified Users der definierten Organisation, nicht für eine Auswahl. Microsoft verlangt dabei eine Mindestgröße von 1.000 Nutzern; Hochschulen, die allein darunter liegen, kommen über einen Konsortialrahmen wie den Bundesvertrag trotzdem hinein.

Der Händler: per Vergabe gefunden, nicht per Handschlag

Microsoft verkauft EES-Verträge nicht direkt an die Hochschule, sondern über einen Licensing Solution Partner. Dieser Händler unterzeichnet das EES mit, nimmt die Bestellungen entgegen und stellt die Rechnungen. Weil hier öffentliches Geld fließt, wählt die Hochschule ihn per Vergabeverfahren aus. Im Frühjahr 2025 waren die Vergabeplattformen entsprechend voll mit Ausschreibungen für „Händler für den Beitritt zum Bundesvertrag 4.0“. Manche Hochschulen schreiben einzeln aus, manche gemeinsam im Verbund, manche über eine Landeseinrichtung.

Wichtig für Ihr Selbstverständnis: Der Händler verhandelt nichts. Konditionen und Produktumfang stehen im Rahmen. Was der Händler beeinflusst, ist die Qualität der Abwicklung, also Fristen, Bestellformulare, Lizenzportal, Rechnungsstellung und, wenn Sie Glück haben, eine verständliche Antwort auf die Frage, was eigentlich bestellt wurde. Der Wechsel des Händlers ändert deshalb nicht die Lizenzen, wohl aber den Ansprechpartner. Das ist mehr wert, als man denkt.

Landesverträge und zentrale Finanzierung

Neben dem Bundesrahmen gibt es Landesregelungen, und hier hört die Einheitlichkeit auf. In Sachsen etwa beschreiben die Hochschulen einen Landesvertrag, der zentral finanziert wird und auf dem Rahmen 4.0 mit derselben Laufzeit aufsetzt. In anderen Ländern übernimmt das Land die Kosten ganz oder teilweise, ohne einen eigenen Vertrag zu schließen. Wieder andere überlassen Beitritt und Finanzierung vollständig der einzelnen Hochschule. Daneben bestehen in einigen Ländern Kaufverträge für Serverprodukte, etwa über ein Select-Plus-Programm, die mit dem Bundesvertrag nichts zu tun haben, aber regelmäßig mit ihm verwechselt werden.

Für Sie heißt das: Klären Sie zuerst, aus welchem Topf Ihr Vertrag bezahlt wird und wer im Land koordiniert. Wenn das Land zahlt, hängt die Zählung oft an Landesstatistiken, und die Hochschule hat weniger Spielraum, aber auch weniger Risiko. Wenn die Hochschule zahlt, entscheidet das Präsidium über den Umfang, und der Kanzler wird sich für jede Zahl interessieren.

TYPISCHE SITUATION · Der Vertrag, den keiner kannte Ein typisches Bild aus Projekten bei öffentlichen Auftraggebern, etwa einem kommunalen Verband: Die IT hatte jahrelang einen Rahmenvertrag genutzt, den eine übergeordnete Stelle verhandelt hatte. Vor Ort lag nur eine Kopie des Bestellformulars. Als die Frage aufkam, ob Serverlizenzen enthalten seien, wusste es niemand, und der Händler verwies auf den Rahmen. An einer Hochschule ist die Lage oft ähnlich: Der Bundesrahmen liegt beim LRZ, das EES beim Rechenzentrum, die Rechnungen im Dezernat Finanzen. Legen Sie alle drei in eine gemeinsame Ablage, bevor jemand eine Antwort braucht.

 

Was abgedeckt ist und was nicht

Die Kurzfassung lautet: Der Bundesvertrag deckt den Arbeitsplatz ab, nicht das Rechenzentrum dahinter und nicht die Cloud-Rechnung von morgen. Die lange Fassung hängt davon ab, welche Produkte Ihre Hochschule im EES bestellt hat. Das folgende Bild beschreibt den typischen Umfang, wie ihn beigetretene Hochschulen für die Generation 4.0 dokumentieren.

Desktop: Windows, Office, Software Assurance

Für das Personal ist Microsoft 365 Education A3 das zentrale Produkt. Darin stecken die Desktop-Rechte: Windows Education oder Enterprise als Upgrade, die Office-Apps und Software Assurance mit dem Recht auf aktuelle Versionen und Downgrades. Hochschulen beschreiben für 4.0 unter anderem Windows 11 als Upgrade und die Office-Desktop-Varianten als Bestandteil. Das Wort „Upgrade“ ist dabei wörtlich zu nehmen: Windows aus dem Bundesvertrag setzt eine qualifizierende Grundlizenz voraus, in der Regel die vorinstallierte OEM-Lizenz. Wer Rechner ohne Betriebssystem kauft, spart beim Hardwareeinkauf und hat ein Lizenzproblem im Rechenzentrum.

Zugriffslizenzen: Die CAL ist drin, der Server nicht

Der Bundesvertrag enthält eine CAL-Suite, je nach Ausprägung Core oder Enterprise. Damit dürfen Nutzer und Geräte auf Windows Server, Exchange Server, SharePoint Server und weitere Serverprodukte zugreifen. Die Serverlizenzen selbst sind nicht enthalten. Windows Server, SQL Server, Remote Desktop Services und Lizenzen für virtuelle Desktops kauft die Hochschule gesondert, häufig über Landes-Select-Verträge oder beim Händler zu Education-Konditionen. Das ist der Klassiker unter den Missverständnissen, und er ist teuer, weil er meist erst beim Audit oder beim Aufbau einer VDI-Umgebung für die Poolräume auffällt.

Microsoft 365 Education: Lizenz ist nicht Freigabe

Mit Microsoft 365 A3 kommen auch die Cloud-Dienste: Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Entra ID P1, Intune. Für die Studenten leitet sich daraus der Student Use Benefit ab, im Verhältnis, das die Produktbedingungen festlegen. Wie das im Detail funktioniert und wo die Lücken des Student Use Benefit liegen, erklärt der Beitrag Education-Lizenzen verstehen: A1, A3, A5 und der Student Use Benefit.

Entscheidend für die Praxis: Dass eine Lizenz vorhanden ist, heißt nicht, dass die Hochschule den Dienst betreiben muss oder darf. Es gibt Universitäten, die ausdrücklich darauf hinweisen, dass OneDrive, Teams und SharePoint Online für das Personal nicht freigegeben sind, obwohl die Lizenz sie enthält. Ob und welche Cloud-Dienste eingeschaltet werden, ist eine Entscheidung von Präsidium, Datenschutz und Personalrat, keine Folge des Vertrags. Die Abwägung dahinter beschreibt der Beitrag Datenschutz und Microsoft 365 an Hochschulen: Zwischen DSK-Bewertung, Landesaufsicht und Campus-Realität.

WARNUNG · Lizenz vorhanden, Dienst aktiv, niemand hat entschieden Microsoft schaltet in einem Education-Tenant viele Dienste standardmäßig ein, sobald die Lizenz zugewiesen ist. Wer Microsoft 365 A3 gruppenbasiert an alle Konten verteilt, hat damit faktisch Teams, OneDrive und Forms eingeführt, ob der Personalrat zugestimmt hat oder nicht. Deaktivieren Sie Dienstpläne in der Lizenzzuweisung bewusst, bis die Einführung beschlossen ist.

 

Was ausdrücklich fehlt

Azure-Verbrauch: Rechenzeit, Speicher und KI-Dienste in Azure laufen über eigene Verträge oder Guthaben, nicht über den Bundesvertrag. Ein Education-Tenant macht aus einer Azure-Subscription kein Freibier.

Copilot: Copilot mit Zugriff auf die Daten im Tenant ist ein kostenpflichtiges Add-on. Die Frage des Präsidiums aus der Einleitung beantwortet sich also mit „nein“, jedenfalls für die Version, die das Präsidium meint.

Telefonie und Konferenzen: Teams Phone und Audio Conferencing gehören zur Stufe A5 oder kommen als Add-on. Die Anbindung ans Telefonnetz kostet ohnehin extra.

Die Stufe A5: Erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen wie Entra ID P2 oder Defender for Endpoint Plan 2 sind nicht Teil der A3-Grundausstattung.

Einzelprodukte: Visio, Project und Power BI Pro sind typischerweise nicht enthalten. Einige Hochschulen bieten sie ihrem Personal zum Selbstkostenpreis an.

Private Nutzung ohne Grundlage: Was auf privaten Geräten erlaubt ist, steht in der Lizenz, nicht im Wunsch. Die Regeln dazu unterscheiden sich zwischen Personal und Studenten und zwischen Desktop-Lizenz und Abonnement.

Vertragsbestandteile und ihre Missverständnisse

Die folgende Tabelle ist die Kurzfassung für alle, die den Ordner geerbt haben. Die dritte Spalte enthält die Sätze, die wir in Besprechungen am häufigsten hören. Sie sind alle verständlich und alle falsch.

Vertragsbestandteil	Was es regelt	Typisches Missverständnis
Campus and School Agreement (CASA) des LRZ	Allgemeine Bedingungen und Konditionen für alle beitretenden Hochschulen	„Das LRZ ist unser Vertragspartner und haftet für Lizenzfragen.“ Nein: Es verwaltet den Rahmen, die Lizenztreue liegt bei Ihnen.
Enrollment for Education Solutions (EES)	Beitritt Ihrer Hochschule, Organisationsdefinition, Produkte, Laufzeit	„Der Beitritt ist automatisch weitergelaufen.“ Jede Vertragsgeneration braucht einen neuen Beitritt.
Organisationsdefinition	Welche Teile der Hochschule und welche verbundenen Einrichtungen erfasst sind	„Das An-Institut im Haus ist mit drin.“ Nur, wenn es ausdrücklich benannt ist.
Zählung der Education Qualified Users	Bestellmenge auf Basis des Personals	„Wir zählen Rechner.“ Gezählt werden Personen, nicht Geräte.
Microsoft 365 Education A3 (Personal)	Desktop-Rechte, Cloud-Dienste, Entra ID P1, Intune	„Damit müssen wir Teams einführen.“ Lizenz ist nicht Freigabe.
Student Use Benefit	Lizenzen für Studenten, abgeleitet aus den Personallizenzen	„Studenten kosten nichts, also bekommen sie alles.“ Der Umfang ist kleiner als beim Personal.
CAL-Suite	Zugriffsrechte auf Microsoft-Server	„Server sind im Bundesvertrag.“ Nur der Zugriff, nicht der Server.
Windows-Upgrade	Windows Education oder Enterprise auf Basis einer Grundlizenz	„Wir kaufen Rechner ohne Betriebssystem.“ Dann fehlt die Grundlage.
Jahresbestellung	Anpassung der Menge und der Produkte zum Jahrestag	„Das macht der Händler.“ Der Händler bestellt, was Sie ihm melden.
Handelspartner (LSP)	Abwicklung, Rechnung, Lizenzportal	„Der Händler hat uns beraten, also ist es richtig.“ Beratung ersetzt nicht den Vertragstext.

 

TIPP · Ein Blatt für das Präsidium Fassen Sie Ihren Vertragsbestand auf einer Seite zusammen: Rahmen, Beitrittsdatum, Laufzeitende, bestellte Produkte, gemeldete Personalzahl, Händler, Finanzierung. Ergänzen Sie eine zweite Spalte „nicht enthalten“. Dieses Blatt beantwortet erfahrungsgemäß drei Viertel aller Anfragen aus Präsidium und Dezernaten, bevor sie gestellt werden.

 

Berechnungsgrundlage: Gezählt wird das Personal

Der Bundesvertrag rechnet nicht nach Rechnern und nicht nach Studenten, sondern nach Personal. Das klingt einfach, bis jemand fragt, wer eigentlich Personal ist. An einer Hochschule ist das eine philosophische Frage mit haushaltsrechtlichen Folgen.

Vollzeitäquivalente oder Microsoft-Definition

Hochschulen beschreiben für den Bundesvertrag zwei Zählweisen. Tritt eine Hochschule als Ganzes bei, werden Vollzeitäquivalente aus der amtlichen Personalstatistik verwendet, die über die koordinierende Stelle gemeldet werden. Tritt nur ein Teil bei, etwa einzelne Fakultäten, gilt die Definition von Microsoft. Danach zählt jede Person, die ein lizenziertes Plattformprodukt zugunsten der Einrichtung nutzt; Erläuterungen beigetretener Hochschulen nennen dafür eine Schwelle von 200 Arbeitsstunden im Jahr an einem Arbeitsplatzrechner. Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind dann ausdrücklich eingeschlossen.

Microsoft selbst hat das EES in den vergangenen Jahren von einer Formelberechnung auf ein Personenmodell umgestellt. Gezählt werden die Education Qualified Users, also Angestellte und Auftragnehmer, die ein Plattformprodukt zugunsten der Einrichtung nutzen. Studenten zählen ausdrücklich nicht dazu. Wer nur im Browser die kostenfreien A1-Dienste nutzt, ohne ein Plattformprodukt, ist nach Microsofts eigenen Beispielen kein Education Qualified User. Das ist für Hilfskräfte ohne Dienstrechner oder externe Prüfer relevant.

Die Sonderrollen der Hochschule

Kein Unternehmen hat so viele Menschen, die irgendwie dazugehören: Gastwissenschaftler, Lehrbeauftragte, Emeriti, Stipendiaten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Verbundprojekten mit Arbeitsvertrag bei einem anderen Träger, das Personal von An-Instituten, das im selben Gebäude sitzt und dasselbe WLAN nutzt. Für den Vertrag ist entscheidend, ob diese Personen ein lizenziertes Plattformprodukt zugunsten der Hochschule nutzen und ob sie zur definierten Organisation gehören. Für die Zählung bei Gesamtbeitritt kommt es dagegen darauf an, was die Personalstatistik erfasst. Beides kann auseinanderfallen.

Personengruppe	Typische Frage	Worauf es ankommt
Studentische Hilfskräfte	Personal oder Student?	Bei dienstlicher Nutzung eines Plattformprodukts Personal; das private Studentenkonto bleibt Student Use Benefit
Lehrbeauftragte	Zählen sie mit?	Nutzen sie Dienstrechner oder Desktop-Apps der Hochschule, in der Regel ja
Gastwissenschaftler	Dürfen sie das Konto der Hochschule nutzen?	Vertraglich als Auftragnehmer oder Gast? Dokumentierte Regel nötig
Emeriti	Behalten sie die Lizenz?	Kein Arbeitsverhältnis mehr; Fortbestand des Kontos ist eine Entscheidung, keine Gewohnheit
An-Institute, gGmbHs	Sind sie mit drin?	Nur bei ausdrücklicher Nennung in der Organisationsdefinition
Verbundprojektpersonal	Wer lizenziert?	In der Regel die anstellende Einrichtung; Gastzugang in den Tenant ist keine Lizenzübertragung

 

Wie sich diese Rollen technisch sauber in Entra ID abbilden lassen, ist ein eigenes Thema. Für den Vertrag zählt zunächst, dass es eine schriftliche Regel gibt, wer welche Lizenz bekommt und warum. Die Unterschiede zwischen Hochschulen und außeruniversitären Einrichtungen, die oft eigene Vertragswege gehen, beschreibt der Beitrag Microsoft 365 in außeruniversitären Forschungseinrichtungen: Institute zwischen Zentrale und Eigenständigkeit.

WICHTIG · Organisationsweit heißt organisationsweit Wer nur die Verwaltung lizenziert, weil die Fakultäten „eh Linux haben“, verletzt die organisationsweite Pflicht, sobald irgendwo in den Fakultäten ein Plattformprodukt genutzt wird, etwa Office auf einem Dekanatsrechner. Ein Teilbeitritt ist möglich, aber nur mit sauber abgegrenzter Organisationsdefinition. Klären Sie das vor der Jahresbestellung, nicht nach dem Audit.

 

Jahresbestellung und Anpassung

Die Zahl ist nicht für alle Ewigkeit festgeschrieben. Microsoft erlaubt im EES zum Jahrestag eine Anpassung nach oben und nach unten, solange die Mindestmenge eingehalten bleibt. Neue Produkte, die während des Jahres erstmals eingesetzt werden, müssen im Monat der ersten Nutzung nachbestellt werden. Das ist die eigentliche Falle: Wer im Oktober beschließt, für das Rechenzentrum Visio zu nutzen, und im April der nächsten Jahresbestellung daran denkt, hat ein halbes Jahr unlizenziert gearbeitet.

Damit die Jahresbestellung nicht zur jährlichen Schatzsuche wird, sollte die Zahl aus einer Quelle kommen, die auch im nächsten Jahr noch da ist: aus dem Identitätsmanagement oder aus der Personalstatistik, mit einem kurzen Vermerk, wie sie gebildet wurde. Die Stelle im Dezernat Personal, die diese Zahl liefert, verdient einen Platz im Prozess und gelegentlich eine Tasse Kaffee.

TYPISCHE SITUATION · Die Zahl, die niemand nachrechnen konnte In einem Krankenhausverbund war die gemeldete Nutzerzahl über Jahre fortgeschrieben worden, immer mit einem kleinen Aufschlag „zur Sicherheit“. Als ein Wechsel des Vertragspartners anstand, ließ sich die Zahl keiner Quelle mehr zuordnen, und sie lag deutlich über dem tatsächlichen Bedarf. Übertragen auf die Hochschule: Wer die Zählung nicht dokumentiert, zahlt im besten Fall zu viel und erklärt im schlechtesten Fall einem Prüfer, warum es zu wenig war.

 

Laufzeit, Generationen und was nach 2030 kommt

Der Bundesvertrag ist kein Dauerzustand, sondern eine Abfolge von Generationen. Die Generation 3.0 hat Microsoft 365 als Abonnementmodell in den Rahmen geholt; die Generation 4.0 läuft seit dem 1. Mai 2025. Mit jeder Generation ändern sich Produktbezeichnungen, Inhalte und Bedingungen. Wer ein Lizenzkonzept von 2021 fortschreibt, schreibt also Geschichte fort.

Mietlizenzen enden wirklich

Mietlizenzen haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie enden. Läuft der Vertrag ohne Anschluss aus, erlöschen die Nutzungsrechte für Windows-Upgrades, Office und die Cloud-Dienste. Beigetretene Hochschulen weisen ihre Angehörigen ausdrücklich darauf hin, dass Nutzungsrechte mit dem Ausscheiden enden und der Zugriff auf OneDrive mit der Exmatrikulation oder dem Dienstende wegfällt. Für die Hochschule als Ganzes gilt dasselbe in groß. Ein Ausstieg aus dem Bundesvertrag ist deshalb keine Kostenentscheidung allein, sondern ein Migrationsprojekt mit mehrjährigem Vorlauf.

Die Nachfolge vorbereiten

Bestand erheben: Welche Produkte sind bestellt, welche werden genutzt, welche nur bezahlt? Gibt es Altlasten aus früheren Generationen?

Zählung prüfen: Stimmt die Organisationsdefinition noch, gibt es neue An-Institute, Zusammenschlüsse oder Ausgründungen?

Abhängigkeiten erfassen: Welche Fachverfahren, Prüfungsprozesse und Verwaltungsabläufe hängen an Microsoft-Produkten? Was ließe sich ersetzen, was nicht?

Vergabe planen: Die Händlerrolle muss rechtzeitig vor dem Start der nächsten Generation neu vergeben werden; Vergabefristen sind länger als Geduld.

Gremien einbinden: Präsidium, Senat, Personalrat und Datenschutz frühzeitig informieren, besonders wenn sich der Umfang der Cloud-Dienste ändert.

Die Frage, ob eine Hochschule sich auf Dauer an einen Anbieter binden will, ist berechtigt und gehört in die strategische Planung, nicht in die Woche vor dem Laufzeitende. Eine nüchterne Bestandsaufnahme, was dabei realistisch ist, liefert der Beitrag Digitale Souveränität an Hochschulen: Was realistisch ist und was Sonntagsrede bleibt. Wer den Vertragsbestand mit externer Unterstützung prüfen und die nächste Runde vorbereiten will, findet das Angebot unter Microsoft-365-Beratung für Hochschulen und Forschung.

FAKTEN · Der Bundesvertrag in Zahlen Aktuelle Generation: Bundesvertrag 4.0. Laufzeit nach Angaben beigetretener Hochschulen: 1. Mai 2025 bis 30. April 2030. Rahmenpartner: Leibniz-Rechenzentrum und Microsoft, Vertragsform Campus and School Agreement. Beitritt: Enrollment for Education Solutions je Hochschule. Mindestgröße im EES laut Microsoft: 1.000 Nutzer. Abrechnung: über einen per Vergabe ausgewählten Licensing Solution Partner.

 

Wer im Haus wofür zuständig ist

Rolle	Aufgabe im Vertragsprozess
Präsidium bzw. Rektorat	Grundsatzentscheidung über Beitritt, Umfang und Cloud-Dienste
Kanzler und Dezernat Finanzen	Haushaltsmittel, Rechnungsprüfung, Verbindung zur Landesfinanzierung
Vergabestelle	Ausschreibung der Händlerrolle, Fristen, Dokumentation
Dezernat Personal	Personalzahlen für die Zählung, Regeln für Sonderrollen
Hochschulrechenzentrum	Bereitstellung, Lizenzzuweisung, KMS, Tenant, Nachweis
Datenschutzbeauftragte	Bewertung der Cloud-Dienste vor der Freigabe
Personalrat	Mitbestimmung bei Einführung und Änderung der Dienste nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz

 

Diese Verteilung klingt selbstverständlich und wird doch selten aufgeschrieben. Wer sie einmal festhält, verhindert die häufigste Ursache für Lizenzprobleme an Hochschulen: dass jede Stelle annimmt, eine andere habe sich gekümmert. Wie Rollen und Gremien an Hochschulen anders zusammenwirken als in Verwaltung und Wirtschaft, beschreibt der Beitrag Microsoft 365 an Hochschulen: Wo der Campus anders tickt als Verwaltung und Wirtschaft. Damit das Rechenzentrum Lizenzzuweisung und Nachweis im Admin Center selbst beherrscht, gibt es Microsoft-365-Schulung für Hochschulen und Forschung.

FAQ zum Microsoft-Bundesvertrag für Hochschulen

Was ist der Microsoft-Bundesvertrag für Hochschulen?

Ein Rahmenvertrag in Form eines Campus and School Agreement, den das Leibniz-Rechenzentrum mit Microsoft geschlossen hat. Hochschulen aus allen Ländern können ihm per Enrollment for Education Solutions beitreten und mieten darüber Microsoft-Lizenzen zu gemeinsamen Konditionen.

Welche Vertragsgeneration gilt aktuell und wie lange?

Der Bundesvertrag 4.0. Nach Angaben zahlreicher beigetretener Hochschulen läuft er vom 1. Mai 2025 bis zum 30. April 2030.

Ist meine Hochschule automatisch dabei?

Nein. Jede Hochschule tritt mit einem eigenen EES bei, auch bei jeder neuen Vertragsgeneration. In manchen Ländern koordiniert oder finanziert das Land den Beitritt; die Entscheidung bleibt trotzdem hochschulbezogen.

Sind Serverlizenzen im Bundesvertrag enthalten?

Nein. Enthalten sind Zugriffslizenzen über eine CAL-Suite. Windows Server, SQL Server, Remote Desktop Services und Lizenzen für virtuelle Desktops müssen gesondert beschafft werden.

Ist Azure im Bundesvertrag enthalten?

Nein. Azure-Verbrauch läuft über eigene Verträge oder Guthaben. Der Bundesvertrag deckt Arbeitsplatzlizenzen und Microsoft 365 Education ab.

Bekommen wir mit dem Bundesvertrag Copilot?

Copilot mit Zugriff auf die Daten im Tenant ist ein kostenpflichtiges Add-on und nicht Teil der A3-Grundausstattung. Was an KI-Funktionen ohne Aufpreis verfügbar ist, hängt von den aktuellen Microsoft-Dienstbeschreibungen ab.

Wonach richtet sich die Menge, die wir bestellen?

Nach dem Personal. Bei Gesamtbeitritt werden nach Angaben beigetretener Hochschulen Vollzeitäquivalente aus der Personalstatistik verwendet, bei Teilbeitritt die Microsoft-Definition der Education Qualified Users. Studenten zählen nicht mit; ihre Lizenzen leiten sich über den Student Use Benefit ab.

Welche Rolle spielt der Händler?

Der per Vergabe ausgewählte Licensing Solution Partner unterzeichnet das EES mit, nimmt Bestellungen entgegen und stellt die Rechnungen. Konditionen und Produktumfang verhandelt er nicht; die stehen im Rahmen.

Müssen wir alle lizenzierten Dienste auch einschalten?

Nein. Lizenz ist nicht Freigabe. Welche Cloud-Dienste betrieben werden, entscheiden Präsidium, Datenschutz und Personalrat. Technisch lassen sich Dienstpläne in der Lizenzzuweisung gezielt deaktivieren.

Was passiert am 30. April 2030?

Ohne Anschlussvertrag erlöschen die Mietrechte. Die Vorbereitung der nächsten Generation, einschließlich der Vergabe der Händlerrolle, sollte deshalb mehrere Jahre vorher beginnen.

Fazit: Lesen, zählen, aufschreiben

Der Microsoft-Bundesvertrag für Hochschulen ist kein schlechter Vertrag. Er bündelt Verhandlungsmacht, nimmt kleinen Hochschulen viel Arbeit ab und deckt den Arbeitsplatz mit Windows, Office und Microsoft 365 Education solide ab. Er ist aber auch kein Rundum-sorglos-Paket. Server, Azure, Copilot, Telefonie und die Stufe A5 stehen außerhalb, die Zählung liegt in Ihrer Verantwortung, und die Mietrechte enden mit der Laufzeit.

Wer den Vertrag geerbt hat, sollte drei Dinge tun: die drei Papiere, also Rahmen, EES und Bestellungen, an einem Ort zusammenführen; die Zählung mit einer nachvollziehbaren Quelle und einer Regel für die Sonderrollen versehen; und das Ganze auf einer Seite für das Präsidium aufschreiben. Dann wird der nächste Erbe den Ordner zwar immer noch nicht gern öffnen, aber er wird verstehen, was darin steht. Und das ist im Hochschulrechenzentrum schon ein ziemlich gutes Vermächtnis.

WEITERLESEN · Weiterlesen Die Serie zu Microsoft 365 in Hochschule und Forschung. Für diesen Beitrag besonders passend: › Microsoft 365 in Hochschule und Forschung › Education-Lizenzen verstehen: A1, A3, A5 und der Student Use Benefit › Microsoft 365 an Hochschulen: Wo der Campus anders tickt als Verwaltung und Wirtschaft › Microsoft 365 in außeruniversitären Forschungseinrichtungen: Institute zwischen Zentrale und Eigenständigkeit › Datenschutz und Microsoft 365 an Hochschulen: Zwischen DSK-Bewertung, Landesaufsicht und Campus-Realität › Digitale Souveränität an Hochschulen: Was realistisch ist und was Sonntagsrede bleibt › Microsoft-365-Beratung für Hochschulen und Forschung › Microsoft-365-Schulung für Hochschulen und Forschung