Teams Meetings Enhancements

Microsoft hat im September wieder die große Kiste aufgemacht: Bot-Türsteher in der Lobby, ein Not-Aus für die Meeting-KI, Recaps in deiner Lieblingssprache, Warteschlangen, die alles mitschneiden, und ein Stapel Android-Geräte, der gerade still und leise zu Elektroschrott erklärt wurde. Zeit, die Liste abzuarbeiten, bevor sie dich abarbeitet.

Executive Summary

Die September-Welle für Teams dreht sich um drei Dinge: Kontrolle über KI im Meeting, Telefonie mit Gedächtnis und Geräte, die du neu bewerten musst. Admins können externe Notiz-Bots jetzt nicht nur erkennen und in der Lobby parken, sondern per Meeting-Richtlinie automatisch aussperren. Organisatoren bekommen einen Schalter, mit dem sie Copilot, Facilitator und Recap mitten im Call an- oder abschalten. Und der Facilitator wird vorlaut: Er beantwortet offene Sachfragen per Websuche, ohne dass ihn jemand gefragt hat.

Auf der Telefonieseite zeichnen Anrufwarteschlangen jetzt automatisch auf, transkribieren und liefern KI-Zusammenfassungen – mit Teams Premium. Weiterleitungen zeigen die Anwesenheit des Ziels, auf dem Smartphone lassen sich mehrere Rufnummern bedienen. Bei den Geräten verlieren Android-10- und Android-11-Geräte ihre Zertifizierung, die Verwaltung der Android-Geräte zieht ins Pro Management Portal um, und Microsoft nennt Räume, Desks, Panels und Telefone jetzt „intelligent spaces“. Umbenennen kann Microsoft. Deine Budgetplanung musst du trotzdem selbst anpassen.

Worum geht es im Detail?

Der Türsteher für Notiz-Bots

Zur Vorgeschichte: Seit gut zwei Jahren wimmelt es in Meetings von Gästen namens „Otter“, „Fireflies“ oder „Read AI Notetaker“. Irgendein externer Teilnehmer hat sie mitgebracht, niemand hat sie eingeladen, und am Ende liegt dein Gespräch als Transkript auf einem Server, dessen Standort du nicht mal googeln möchtest. Microsoft hat darauf in zwei Stufen reagiert. Stufe eins, angekündigt im Frühjahr: Teams erkennt externe Meeting-Assistenten beim Beitrittsversuch, markiert sie als automatisierte Teilnehmer und parkt sie getrennt von den Menschen in der Lobby. Der Organisator muss sie ausdrücklich hereinlassen. Stufe zwei ist seit September allgemein verfügbar: Über die Meeting-Richtlinie „Manage external bots and their access to meetings“ blockierst du erkannte Bots automatisch.

Der Haken: Die Blockade ist standardmäßig aus. Solange niemand die Richtlinie anpasst und zuweist, ändert sich in deinem Tenant exakt nichts. Ein Kunde von uns hat das im Sommer schmerzhaft gelernt – im Quartalsgespräch mit einer Bank saß ein Bot namens „Notetaker (Maximilian)“, den alle für den Assistenten von Maximilian hielten. Maximilian war im Urlaub. Das Protokoll kam trotzdem an, sauber formatiert, an eine Verteilerliste, die niemand kannte.

Ein Not-Aus für die Meeting-KI

Der zweite große Block betrifft Microsofts eigene KI. Lizenzierte Organisatoren und Moderatoren bekommen einen Schalter im laufenden Meeting, mit dem sie Copilot, Facilitator und das Recap an- und ausschalten. Hintergrund: Bisher hing das an Richtlinien und an der Entscheidung vor dem Termin. In der Praxis kippt ein Meeting aber gern mittendrin – vom Projektstatus zur Frage, wer beim nächsten Personalabbau dran ist. Jetzt drückst du den Knopf, und die KI hört weg. Hoffentlich.

Gleichzeitig wird der Facilitator selbstbewusster. Er erkennt, wenn im Meeting eine Sachfrage unbeantwortet im Raum hängt, startet eine Copilot-Websuche und postet die Antwort in den Chat – ungefragt. Microsoft will, dass das seltener als einmal pro Meeting passiert, und die Funktion muss pro Meeting eingeschaltet werden. Trotzdem: Wir kennen Meetings, in denen die Frage „Wie hoch war noch mal unser Umsatz?“ aus sehr guten Gründen unbeantwortet bleiben sollte. Im Oktober darf der Facilitator außerdem in Kanalmeetings mitmachen, und Kanalmeetings lassen sich dann direkt aus Outlook planen – im neuen wie im klassischen Client.

Aufzeichnung, Recap und Zusammenarbeit

Die neue Recap-App bündelt vergangene Meetings an einer Stelle, mit Audio- und Video-Recaps und Filtern. Recaps lassen sich in eine bevorzugte Sprache übersetzen – praktisch für die Kollegen in Lyon, die das Meeting auf Englisch verschlafen haben. Neben „Nur transkribieren“ gibt es jetzt „Nur aufzeichnen“, also Video ohne Transkript. Welche Optionen ein Organisator sieht, richtet sich nach der Meeting-Richtlinie, und der Profanitätsfilter im Transkript wird zur Admin-Richtlinie, standardmäßig eingeschaltet. Dein Vertriebsleiter flucht also künftig nur noch im Video.

Dazu kommen Breakout-Räume für Meetings mit bis zu 1.000 Teilnehmern, eine Express-Registrierung des Stimmprofils direkt im Meeting für Sprachisolierung und Sprechererkennung, eine Pflicht-Zustimmung zu eigenen Nutzungsbedingungen vor dem Beitritt sowie die Möglichkeit, verdächtiges Verhalten in Gruppencalls zu melden. Die Meldungen landen im Teams Admin Center. Im November folgen paralleles Bildschirmteilen durch zwei Moderatoren, am Termin angeheftete Dateien und Links sowie die Meldung verdächtiger Gasteinladungen; im Dezember das Herauslösen eines Gebärdensprachdolmetschers in ein eigenes Fenster.

Telefonie: Warteschlangen mit Gedächtnis

Bei Teams Phone passiert mehr, als die Kurzfassung ahnen lässt. Anrufwarteschlangen können pro Warteschlange automatisch aufzeichnen und transkribieren; die Aufnahmen landen zentral in SharePoint, und in der Queues-App zeigt ein neuer Recap-Tab Zusammenfassung, Kernpunkte und Folgeaufgaben. Voraussetzung ist Teams Premium. Für Supportteams ist das Gold: Die Schichtübergabe besteht nicht mehr aus „Da hat einer angerufen, war irgendwas mit Drucker“.

Weiterleitungen zeigen jetzt die Anwesenheit des Ziels, und Rückfrage und Übergabe rücken prominent in die Steuerleiste. Auf dem Smartphone bedienst du mehrere zugewiesene Rufnummern und wechselst zwischen den Leitungen. Im Frontier-Programm testet Microsoft die intelligente Anrufdelegation, die Anrufe vorsortiert und dringende Anrufer durchlässt (Teams Phone plus Copilot), sowie den Teams Phone Agent, dem Berichte eine Abfangquote von 70 bis 80 Prozent der Anrufe zuschreiben. Schöne Zahl. Bis der erste Kunde merkt, dass er seit zehn Minuten mit einer Maschine über seine Kündigung diskutiert.

Abbildung 1: Die September-Neuerungen entlang des Meeting-Lebenszyklus

Geräte: aus Räumen werden „intelligent spaces“

Microsoft stellt klar, dass Teams Rooms auf Windows und auf Android langfristig nebeneinander bestehen. Neu zertifizierte Android-Geräte laufen durchgängig auf der Microsoft Device Ecosystem Platform (MDEP). Android-Rooms bekommen den Interpreter-Agenten mit Echtzeitdolmetschen in neun Sprachen – mit Teams Rooms Pro, gedeckelt auf 20 Stunden im Monat –, Breakout-Räume ab Oktober und im Januar 2027 den koordinierten Beitritt mit Touch-Boards. Ressourcenkonten lassen sich auf passwortlose Entra-Konten umstellen; Migrationsassistent und Fortschrittsanzeige stehen im Pro Management Portal bereit.

Die Kehrseite: Geräte mit Android 10 und 11 haben am 3. September ihre Zertifizierung verloren. Es gibt noch rund ein Jahr Support und keinen Firmware-Upgrade-Pfad. Die Verwaltung der Android-Geräte wandert bis 30. September aus dem Teams Admin Center ins Pro Management Portal, Firmware und Netzwerk-Endpunkte müssen mitziehen. Und Teams im Browser läuft ab 30. September über teams.cloud.microsoft; eine Admin-Ausnahme gibt es bis 31. Dezember.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die größte Chance ist, dass du beim Thema Meeting-KI endlich wieder das Steuer in der Hand hast. Bisher war die Lage absurd: Deine eigene, sauber lizenzierte und datenschutzgeprüfte Copilot-Umgebung stand unter Dauerbeobachtung des Betriebsrats, während der Bot eines Lieferanten fröhlich alles mitschrieb. Mit Bot-Richtlinie und KI-Schalter kannst du eine Regel formulieren, die sich auch durchsetzen lässt. Zweite Chance: Die Warteschlangen-Recaps machen aus der Hotline eine Wissensquelle. Wer wissen will, warum die Kunden im Oktober plötzlich alle wegen Rechnungen anrufen, muss nicht mehr raten.

Die Risiken liegen im Kleingedruckten. Automatische Aufzeichnung in Warteschlangen berührt Datenschutz, Mitbestimmung und Informationspflichten gegenüber Anrufern. Ein proaktiver Facilitator, der ungefragt Webwissen in den Chat kippt, kann in einem Kundentermin auch Unsinn verbreiten – mit Microsoft-Logo daneben. Und bei den Geräten droht eine Investitionsbeule: Wer 2022 großflächig günstige Android-Rooms mit Android 10 gekauft hat, finanziert 2027 die nächste Runde. Anekdote aus dem Feld: Ein Mittelständler hatte 38 Raumsysteme beschafft, „zukunftssicher“ laut Angebot. Die Zukunft dauerte genau vier Jahre.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Fang mit den Dingen an, die ein Datum haben. Der 30. September ist für die Android-Verwaltung und die Teams-Webdomain praktisch schon vorbei – prüfe, ob Firewall und Proxy teams.cloud.microsoft zulassen und ob alle Android-Geräte im Pro Management Portal auftauchen. Ziehe danach ein Geräteinventar mit Android-Version und Zertifizierungsstatus. Alles, was auf Android 10 oder 11 läuft, kommt auf eine Austauschliste mit Budget für 2027.

Dann die Richtlinien. Lege eine Meeting-Richtlinie für externe Bots fest: Wir empfehlen Blockade als Standard und eine eng gefasste Ausnahmegruppe für Bereiche, die Tools von Drittanbietern wirklich brauchen. Kläre mit Datenschutz und Betriebsrat, wer den KI-Schalter bedienen darf, wann Warteschlangen aufzeichnen und wie Anrufer informiert werden. Wer das jetzt vorbespricht, spart sich später die Sitzung, in der alle eine Stunde lang über das Wort „Transkript“ streiten.

Schließlich die Tests. Nimm zwei oder drei Raumsysteme, stelle die Ressourcenkonten auf passwortlos um und lass den Interpreter-Agenten in einem echten mehrsprachigen Meeting laufen. Gib einer Supportwarteschlange Aufzeichnung und Recap, und schau nach vier Wochen, ob die Übergaben wirklich besser werden – oder ob nur SharePoint voller wird.

Abbildung 2: Neue Funktionen und Fristen von September 2026 bis 2027

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich externe KI-Notiz-Bots aus Teams-Meetings aussperren?

Teams erkennt externe Meeting-Assistenten und parkt sie in der Lobby, wo der Organisator über den Einlass entscheidet. Zusätzlich können Admins über die Meeting-Richtlinie „Manage external bots and their access to meetings“ im Teams Admin Center erkannte Bots automatisch blockieren; diese Option ist standardmäßig ausgeschaltet und muss Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden.

Kann ich Copilot während eines laufenden Teams-Meetings ausschalten?

Ja, lizenzierte Organisatoren und Moderatoren erhalten einen Schalter im Meeting, mit dem sie die Meeting-KI einschließlich Copilot, Facilitator und Recap an- und ausschalten. Die Funktion wird gestaffelt ausgerollt.

Welche Lizenz brauche ich für die automatische Aufzeichnung von Anrufwarteschlangen in Teams?

Die automatische Aufzeichnung, Transkription und KI-Zusammenfassung für Anrufwarteschlangen setzt Teams Premium voraus. Aufnahmen und Transkripte werden zentral in SharePoint gespeichert.

Was passiert mit Teams-Rooms-Geräten auf Android 10 oder 11?

Diese Geräte haben am 3. September 2026 ihre Zertifizierung verloren und erhalten nur noch rund ein Jahr Support von Microsoft. Ein Firmware-Upgrade auf eine neuere Android-Version ist nicht vorgesehen, daher sollte der Austausch eingeplant werden.

Wann kommt paralleles Bildschirmteilen in Teams-Meetings?

Laut Microsoft-Roadmap ist für November 2026 vorgesehen, dass zwei Moderatoren gleichzeitig einen Bildschirm oder ein Fenster in einem Teams-Meeting teilen können. Roadmap-Termine verschieben sich allerdings gelegentlich.