Consulting Briefing · 02.11.2026 · boddenberg.de

Teams: Copilot-Meetingrichtlinie wird durch MeetingAI und TranscriptionWithMeetingAI ersetzt

Executive Summary

Microsoft beerdigt einen Regler. Die Copilot-Einstellung in der Teams-Besprechungsrichtlinie, in PowerShell der Parameter -Copilot, wird laut Microsoft-Ankündigung MC1532253 durch zwei neue Einstellungen ersetzt: MeetingAI entscheidet, ob Copilot, Facilitator, Intelligent Recap und weitere KI-Funktionen in Besprechungen überhaupt verfügbar sind. TranscriptionWithMeetingAI entscheidet, ob beim Einschalten der KI automatisch die Transkription mitläuft. Microsoft nennt das „Enhanced Copilot and AI controls“. Man kann es auch Abkündigung nennen, nur mit Schleife drum.

Die gute Nachricht: Microsoft überträgt deine bestehenden Werte einmalig und automatisch, das effektive Verhalten bleibt gleich. Die schlechte: Sobald die neuen Regler aktiv sind, lässt sich die alte Copilot-Einstellung nicht mehr setzen. Jedes Skript, das das versucht, bekommt statt eines Erfolgs einen freundlichen Hinweis auf die neuen Richtlinien. Freundlich ist relativ, wenn es um drei Uhr nachts in einer Provisionierungs-Pipeline passiert.

Was fällt weg: Schreibender Zugriff auf -Copilot sowie die Besprechungsoption „Copilot und Facilitator zulassen“. Nachfolger sind MeetingAI, TranscriptionWithMeetingAI und die neue Option „Wer kann KI verwalten“.

Ab wann: Targeted Release ab Mitte November 2026, allgemeine Verfügbarkeit ab Ende November, Abschluss jeweils Anfang Dezember 2026. Die Meldung läuft bis 07.01.2027.

Wer muss handeln: Alle, die Teams-Richtlinien per PowerShell, Graph-Automatisierung oder Runbook verwalten. Wer nur klickt, muss laut Microsoft nichts tun.

Mitbestimmung: Die Umstellung selbst ändert nichts am Verhalten. Die neuen Optionen, etwa Intelligent Recap ohne Transkript, aber schon. Die passende Betriebs- oder Dienstvereinbarung gehört jetzt auf den Tisch, nicht erst nach dem Rollout.

Worum geht es im Detail?

Um zu verstehen, warum Microsoft hier umbaut, lohnt ein Blick auf den alten Regler. Die Copilot-Einstellung kannte im Teams Admin Center vier Werte: „An“ (Enabled), „An mit erforderlichem gespeichertem Transkript“ (EnabledWithTranscript, lange Zeit der Standard), „An mit standardmäßig gespeichertem Transkript“ (EnabledWithTranscriptDefaultOn) und „Aus“ (Disabled). Ein einziger Regler beantwortete also zwei völlig verschiedene Fragen auf einmal: Darf KI in die Besprechung? Und muss dafür ein Transkript gespeichert werden?

Das war schon immer ein Kompromiss, und er hat Microsoft selbst eingeholt. Copilot kann seit 2024 auch ohne gespeichertes Transkript arbeiten, mit flüchtigen Sprache-zu-Text-Daten, die nach der Besprechung verworfen werden. Dazu kamen der Facilitator-Agent mit KI-Notizen und Intelligent Recap. Mit jeder neuen KI-Funktion wurde der eine Regler kryptischer. Besonders schön: „Aus“ hieß nie wirklich aus. Organisatoren konnten Copilot trotzdem einschalten, weil „Aus“ nur der Standardwert war. Wer eine echte Sperre wollte, griff zur Transkription, denn ohne Transkript keine Aufzeichnung, ohne Aufzeichnung kein Ärger. Dachte man.

Die neue Logik trennt sauber. MeetingAI kennt drei Zustände: an, aus mit Änderungsrecht des Organisators, und aus ohne Änderungsrecht. Letzteres ist neu und genau das, was Datenschützer und Gremien seit zwei Jahren fordern: KI in Besprechungen wirklich und verlässlich abschalten. TranscriptionWithMeetingAI kennt ebenfalls drei Zustände: an mit Änderungsrecht, an ohne Änderungsrecht, aus. Die bestehende Transkriptionsrichtlinie –AllowTranscription bleibt übrigens erhalten und regelt weiterhin, ob überhaupt transkribiert werden darf. Die neue Einstellung regelt nur, ob die Transkription beim Einschalten der KI automatisch mitstartet.

Abbildung 1: So übersetzt Microsoft die bisherigen Copilot-Werte in das neue Wertepaar.

Im Admin Center findest du die neuen Einstellungen in der Besprechungsrichtlinie unter Meetings › Besprechungsrichtlinien, aufgeteilt auf die Abschnitte „Aufzeichnung und Transkription“ sowie „Copilot und andere KI“. Für Organisatoren ändern sich die Besprechungsoptionen spürbarer, als die Meldung vermuten lässt.

Die bisherige Wertelogik dokumentiert Microsoft Learn im Artikel Verwalten von Microsoft Copilot in Teams-Besprechungen und -Veranstaltungen. Rechne damit, dass er in den nächsten Wochen auf die neuen Parameter umgeschrieben wird; die genauen PowerShell-Werte für MeetingAI und TranscriptionWithMeetingAI hat Microsoft bis heute nicht veröffentlicht.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Fangen wir mit den Chancen an, denn die sind echt. Zum ersten Mal kannst du KI in Teams-Besprechungen für eine Gruppe erzwungen abschalten, ohne über die Transkription zu tricksen. Für die Betriebsratssitzung, das Personalgespräch oder die Beratung über Sozialdaten im Jobcenter ist das genau der Schalter, den Gremien hören wollen. Umgekehrt kannst du Copilot ohne gespeichertes Transkript als Standard setzen und damit das Datenvolumen reduzieren, das in OneDrive und Exchange liegen bleibt.

Klare Zuständigkeit: „Wer kann KI verwalten“ beendet das Rätselraten, warum der Copilot-Knopf in Besprechung A da ist und in Besprechung B nicht.

Externe ausschließen: Mit „Wer kann KI nutzen“ lässt du Copilot für die eigene Belegschaft zu, während der Gast von der Agentur nicht die Zusammenfassung deiner Preisverhandlung abfragt.

Weniger Daten: KI ohne Transkript heißt weniger gespeicherte Wortprotokolle. Datensparsamkeit nach Art. 5 DSGVO, diesmal mit Produktunterstützung.

Jetzt die dunkle Seite, und die hat es in sich. Die erste Falle steckt in einer unscheinbaren Regel der Meldung: Steht MeetingAI auf „erzwungen aus“, wird auch die Transkription abgeschaltet. Schaltet jemand die Transkription anschließend wieder ein, ist MeetingAI nicht mehr erzwungen aus. Lies das zweimal. Ein Admin, der im Februar ein Ticket „Transkription geht nicht“ löst, öffnet damit nebenbei die KI-Sperre für den Personalrat. Kein Fehler, kein Hinweis, nur ein sehr unangenehmes Gespräch drei Wochen später.

Abbildung 2: Nur eine von neun Kombinationen sperrt KI garantiert. Zwei sind ungültig und heben die Sperre auf.

Die zweite Falle betrifft die Automatisierung. Ein Praxisbeispiel aus einem Mittelständler mit 1.400 Beschäftigten: Dort legt ein nächtliches Skript für jede neue Abteilung eine Besprechungsrichtlinie an und setzt -Copilot EnabledWithTranscript, weil die Betriebsvereinbarung genau das vorschreibt. Nach der Umstellung schlägt der Befehl fehl. Ob das Skript den Fehler sauber behandelt oder einfach weiterläuft und eine Richtlinie mit Standardwerten hinterlässt, entscheidet darüber, ob die neue Vertriebsabteilung Copilot ohne Transkript nutzt, was die Vereinbarung ausdrücklich nicht vorsieht. Das Skript hat übrigens ein Werkstudent geschrieben, der inzwischen in Kanada Ski fährt.

Die dritte Baustelle ist Mitbestimmung. Die automatische Umschlüsselung selbst ist keine neue technische Einrichtung, sie bildet das bisherige Verhalten ab. Aber: Viele Betriebsvereinbarungen zu Microsoft 365 verweisen wörtlich auf „die Copilot-Einstellung mit erforderlichem Transkript“. Dieser Begriff existiert ab Dezember nicht mehr. Und die neuen Optionen sind inhaltlich neu, allen voran Intelligent Recap ohne Transkript. Wo vorher die Transkriptionsanzeige allen Teilnehmern signalisierte, dass mitgeschrieben wird, entsteht nun eine KI-Zusammenfassung mit Namen, Aussagen und Aufgaben, ohne dass ein Transkript sichtbar läuft. Eine solche Zusammenfassung ist objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Damit greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, im Bundesdienst § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in den Ländern die entsprechenden Vorschriften der Landespersonalvertretungsgesetze.

Zur Lizenzlage: An der Lizenzpflicht ändert die Meldung nichts. Copilot in Besprechungen setzt weiterhin eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus, Intelligent Recap gibt es mit Copilot oder Teams Premium. Die neuen Regler sind reine Verwaltungsoberfläche. Wer also hofft, über die neue Option „Wer kann KI nutzen“ Lizenzen zu sparen, wird enttäuscht: Sie schränkt Lizenzierte ein, sie berechtigt keine Unlizenzierten.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Microsoft sagt: Keine Aktion erforderlich. Das stimmt genau so lange, wie niemand in deiner Organisation jemals ein PowerShell-Fenster geöffnet hat. Für alle anderen gilt der folgende Plan. Er orientiert sich an den Rollout-Terminen aus MC1532253 und lässt Luft für Betriebs- oder Personalrat.

Abbildung 3: Die Arbeit liegt vor dem Rollout, nicht danach.

Für die Kommunikation an die Belegschaft genügen drei Sätze: Die KI-Einstellungen in Teams-Besprechungen heißen jetzt anders und sind übersichtlicher. Für Besprechung X bleibt alles wie vereinbart. Wer neue Optionen wie eine Zusammenfassung ohne Transkript nutzen will, wartet auf die Freigabe. Mehr nicht. Wer der Belegschaft die Wertematrix aus Abbildung 2 schickt, bekommt keine Fragen, sondern Kündigungen.

Häufig gestellte Fragen

Funktionieren meine PowerShell-Skripte mit dem Parameter -Copilot nach der Umstellung noch?

Lesende Abfragen sind nicht das Problem, schreibende schon: Sobald die neuen Einstellungen MeetingAI und TranscriptionWithMeetingAI im Mandanten aktiv sind, lässt sich die Copilot-Richtlinie laut Microsoft nicht mehr direkt ändern. Skripte, die Copilot setzen, müssen auf die beiden neuen Parameter umgestellt werden.

Muss ich meine Teams-Besprechungsrichtlinien nach der Umstellung neu anlegen?

Nein, Microsoft überträgt jeden bestehenden Copilot-Wert einmalig auf das passende Wertepaar aus MeetingAI und TranscriptionWithMeetingAI und erhält dabei das bisherige Verhalten. Empfehlenswert ist trotzdem ein Abgleich mit einem vorher erstellten Export, insbesondere bei Richtlinien, in denen Copilot ausgeschaltet war.

Wie schalte ich Copilot in Teams-Besprechungen für eine Gruppe komplett ab?

Setze in der Besprechungsrichtlinie die Einstellung „KI in Besprechungen zulassen“ auf „Aus, Organisatoren können nicht ändern“ und weise die Richtlinie der Gruppe zu. Achte darauf, die Transkription mit KI danach nicht wieder einzuschalten, denn dadurch wird die erzwungene Sperre aufgehoben.

Braucht die Umstellung auf MeetingAI die Zustimmung des Betriebsrats?

Die automatische Übertragung der bestehenden Einstellungen ändert das Verhalten nicht und ist für sich genommen keine neue Überwachungseinrichtung. Neue Möglichkeiten wie eine Intelligent-Recap-Zusammenfassung ohne Transkript sind dagegen zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet und nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, im öffentlichen Dienst nach dem jeweiligen Personalvertretungsrecht.

Wann wird die neue KI-Steuerung für Teams-Besprechungen ausgerollt?

Laut Microsoft-Ankündigung MC1532253 beginnt der Targeted Release Mitte November 2026 und die allgemeine Verfügbarkeit Ende November 2026; beide sollen Anfang Dezember 2026 abgeschlossen sein. Die Meldung ist bis zum 07.01.2027 im Message Center aktiv.