Consulting Briefing · 03.11.2026 · boddenberg.de

Copilot-App: Home mit Projects, Notebooks werden zu Workspaces, Cowork-Abrechnung prüfen

Executive Summary

Microsoft baut die Copilot-App mal wieder um, und diesmal nicht nur die Tapete. Laut Microsoft-Ankündigung MC1535647 wird Home zur Startseite für alle, die die App nutzen. Dort sitzen Chat und Cowork nebeneinander, dazu kommen Projects als persönliche Arbeitsmappen, und aus den Copilot Notebooks werden Copilot Workspaces für Teams. Der Standard Release läuft seit Ende Oktober, der Deferred Release folgt Ende November, Microsoft rechnet mit dem Abschluss bis zum 18. Dezember 2026. Eine Frist unter 30 Tagen gibt es nicht. Aber eine Aufforderung, die du ernst nehmen solltest: Prüfe, wer in einer Spending Policy mit Cowork steckt und ob deine nutzungsbasierte Abrechnung so eingestellt ist, wie du glaubst.

Warum das wichtig ist? Weil Home Cowork prominent auf die Startseite stellt. Was bisher ein Schalter für Neugierige war, ist ab jetzt der Knopf neben dem Eingabefeld. Und hinter diesem Knopf steht ein Taxameter. Cowork läuft über Copilot Credits, also über Geld, das zusätzlich zur Copilot-Lizenz fließt. Wer seine Spending Policies im Sommer auf „Alle Benutzer“ geklickt hat, um die Frontier-Testphase sauber abzuschließen, erlebt jetzt, wie eine unscheinbare Einstellung zur Budgetposition wird.

Worum geht es im Detail?

Zum Hintergrund: Microsoft hat die Copilot-App in diesem Jahr Stück für Stück von einer Chatoberfläche zu einer Art Arbeitsplatz für Agenten umgebaut. Cowork, seit Juni allgemein verfügbar, nimmt dir mehrstufige Aufgaben ab: Unterlagen zusammensuchen, Entwürfe in Word und PowerPoint bauen, Webseiten im Edge-Browser abklappern, auf Wunsch sogar zeitgesteuert oder ausgelöst durch eine eingehende Mail. In MC1479277 hatte Microsoft Home als gemeinsamen Startpunkt für Chat und Cowork angekündigt. MC1535647 liefert jetzt die weltweiten Termine und legt zwei Bausteine obendrauf.

Projects ist die Antwort auf das Chaos, das jeder kennt, der Copilot länger als eine Woche nutzt: siebzig Chats mit dem Titel „Zusammenfassung“ und keiner weiß mehr, welcher zum Angebot für die Stadtwerke gehörte. Ein Projekt sammelt zusammengehörige Chats, Cowork-Aufgaben, Dateien, Anweisungen und Ergebnisse. Copilot antwortet zuerst aus dem Projektkontext und erst danach aus deinem übrigen Microsoft-365-Arbeitskontext. Das ist mehr als Ordnungsliebe: Es reduziert die Zahl der Treffer aus irgendeiner alten Präsentation von 2019, die zufällig dasselbe Stichwort enthält. Projects lebt im Navigationsbereich von Home, zunächst in der Windows-, Mac- und Web-App in den Tier-1-Sprachen, Deutsch gehört dazu.

Workspaces sind die umgetauften Copilot Notebooks, und der neue Name ist Programm. Notebooks waren meist persönliche Sammelmappen, Workspaces sollen gemeinsame Arbeitsräume sein, mit Live-Cursorn und Teamkontext für einen laufenden Arbeitsstrang. Microsoft zieht die Grenze auf der Supportseite zur Umstellung klar: Projects für die Einzelarbeit, Workspaces für die Gruppe. Wer etwas aus einem Projekt teilen will, verschiebt es in einen Workspace. Bestehende Notebooks werden automatisch umgewandelt, Inhalte, Links, Freigaben und Berechtigungen bleiben, alte Adressen werden umgeleitet. Ein geteiltes Notebook bleibt geteilt, ein privates privat.

Abbildung 1: Home bündelt vier Bausteine. Kostenpflichtig wird es erst hinter der Schranke, und die heißt Spending Policy.

Bleibt der dritte Punkt, der eigentliche Grund für dieses Briefing. Seit der allgemeinen Verfügbarkeit steuert Microsoft den Zugang zu Cowork nicht mehr über den Agenteneintrag im Admin Center, sondern ausschließlich über Spending Policies in der Kostenverwaltung. Die Microsoft-Learn-Dokumentation formuliert es unmissverständlich: Eine Spending Policy ist eine Zugangskontrolle und nicht nur ein Budget. Wer im Geltungsbereich einer Policy steht, die Cowork auswählt, darf Cowork nutzen. Wer niemanden reinlassen will, senkt nicht das Limit, sondern nimmt die Person aus jeder Cowork-Policy heraus. Das ganze Regelwerk beschreibt Microsoft im Learn-Artikel Verwalten von KI-Erfahrungen mit nutzungsbasierter Abrechnung.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die Chance ist real. Projects löst ein echtes Alltagsproblem, und weil keine eigene Ablage entsteht, musst du dafür kein neues Speicherkonzept, kein neues Löschkonzept und keine neue Verfahrensdokumentation schreiben. Das passiert selten. Workspaces geben Teams endlich einen gemeinsamen Kontext für Copilot, statt dass jede Kollegin und jeder Kollege dieselben zwölf PDFs in den eigenen Chat lädt und sich über unterschiedliche Antworten wundert.

Das Risiko liegt in drei Ecken. Erstens das Geld. Microsoft verlangt pro Person und Monat ein Limit von mindestens 2.000 Copilot Credits, bei einem Pay-as-you-go-Listenpreis von rund einem US-Cent pro Credit also etwa 20 US-Dollar Budgetrahmen pro Kopf, zusätzlich zur Lizenz. Ein Rahmen ist noch keine Rechnung, aber Cowork ist fleißig: Jede Modellantwort, jeder Tool-Aufruf, jede Bildgenerierung und jeder Browserschritt zählt. Ein Maschinenbauer aus Ostwestfalen hat im Sommer 300 Copilot-Lizenzierte über die Gruppe „Alle Benutzer“ in die Standard-Policy gekippt, weil „das ja nur ein Limit ist“. Im September stand im Azure-Abo eine vierstellige Summe, verursacht vor allem durch fünf sehr motivierte Kollegen im Vertrieb, die Cowork jeden Morgen um sechs automatisch Wettbewerberseiten durchsuchen ließen. Der Agent hat brav gearbeitet. Nur halt auf Rechnung.

Zweitens der Datenschutz. Projects selbst ist unkritisch, weil es nur auf OneDrive zeigt. Spannend wird es bei Workspaces, denn die Umbenennung ist auch eine Einladung zum Teilen. Was gestern das persönliche Notebook mit Gesprächsnotizen über einen schwierigen Kunden war, ist heute ein Workspace mit einem einladenden Knopf oben rechts. Nach Art. 25 DSGVO solltest du die Freigaben schlank halten und Vertraulichkeitsbezeichnungen konsequent nutzen. Cowork verarbeitet Dateien laut Learn in einer temporären, isolierten Umgebung innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze und folgt dem Datenresidenzmodell von Copilot. Wer die Modelle von Anthropic nicht will, schaltet die Modellfamilie in den Copilot-Einstellungen ab, Cowork läuft dann mit den GPT-Modellen weiter.

Drittens die Mitbestimmung, und hier wird es für deutsche Organisationen ernst. Die Kostenverwaltung zeigt Verbrauch nach Policy, Gruppe und einzelner Person, inklusive täglicher Werte. Dazu kommen der Cowork-Nutzungsbericht im Admin Center und das einheitliche Überwachungsprotokoll, in dem jede Cowork-Aktivität einschließlich Browseraufgaben und automatisierter Aufgaben landet. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts reicht es für § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, dass eine technische Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Eine Liste, wer wie viel Cowork verbraucht hat, ist das ziemlich offensichtlich. Im öffentlichen Dienst gilt dasselbe über § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG beziehungsweise die Landespersonalvertretungsgesetze. Workspaces mit Live-Cursorn und sichtbaren Beiträgen gehören ebenfalls auf die Tagesordnung.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Ohne Eingreifen passiert Folgendes: Home erscheint, Notebooks heißen Workspaces, Projects taucht in der Navigation auf. Cowork sehen alle, die in einer Cowork-Policy stehen. Ist Cowork über die Auffindbarkeitseinstellung sichtbar, aber nicht über eine Policy freigegeben, können Anwender den Zugang direkt in der App beantragen, und die Anträge landen bei dir. Nichts davon ist ein Notfall. Aber jeder Monat ohne saubere Policy ist ein Monat, in dem Microsoft mit deinem Budget plant.

Abbildung 2: Microsoft hat seinen Fahrplan, du brauchst deinen. Ende November sollte die Steuerung stehen, bevor der Deferred Release die letzten Ringe erreicht.

Zu den Lizenzen in aller Kürze: Home, Chat, Projects und die Grundfunktionen von Workspaces bringen keine neuen Kosten. Für den vollen Umfang von Workspaces und für Cowork brauchst du die Microsoft-365-Copilot-Lizenz, für Cowork zusätzlich Copilot Credits als Vorauskauf, Kapazitätspaket oder Pay-as-you-go über ein Azure-Abonnement. Für neue Copilot-Business-Käufe legt Microsoft laut MC1476200 die Abrechnung samt Standard-Policy inzwischen automatisch an. Was kostet das Nichtstun? Bei restriktiver Konfiguration nichts außer genervten Anwendern mit Zugangsanträgen. Bei großzügiger Konfiguration genau das, was deine fleißigsten fünf Prozent verbrauchen, und zwar ohne Obergrenze. Die Lizenz ist die Eintrittskarte, die Credits sind der Getränkebon, und ohne Limit hast du gerade die Bar für alle geöffnet.

Häufig gestellte Fragen

Kann man die neue Home-Ansicht in der Microsoft Copilot App abschalten?

Nein, Home wird als neue Startseite für alle ausgerollt und hat keinen eigenen Schalter. Steuern lässt sich, was darin erscheint: Cowork über Spending Policies und die Auffindbarkeitseinstellung, Workspaces über die Cloud-Richtlinien für Copilot Pages und Notebooks.

Was passiert mit meinen Copilot Notebooks, wenn sie zu Workspaces werden?

Bestehende Notebooks werden automatisch in Workspaces umgewandelt, alle Inhalte bleiben erhalten. Auch Freigaben, Berechtigungen und Links bleiben bestehen, ein privates Notebook bleibt also privat.

Wo speichert Copilot Projects die Dateien?

Projects hat keine eigene Ablage, sondern verweist auf Dateien im OneDrive des Anwenders. Dort gelten weiterhin dieselben Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien, und auch von Copilot erstellte Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien landen im OneDrive.

Wie verhindere ich, dass Mitarbeiter Copilot Cowork nutzen und Kosten verursachen?

Der Zugang zu Cowork wird ausschließlich über Spending Policies in der Copilot-Kostenverwaltung gewährt. Wer nicht in einer Policy steht, die Cowork auswählt, kann Cowork nicht nutzen, ein niedriges Limit allein reicht dafür nicht.

Muss der Betriebsrat bei Copilot Cowork zustimmen?

In der Regel ja, weil die Kostenverwaltung, der Cowork-Nutzungsbericht und das Überwachungsprotokoll personenbezogene Nutzungsdaten auswerten können und damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet sind. Das löst die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus, im öffentlichen Dienst greift das jeweilige Personalvertretungsrecht.