Microsoft 365 Roadmap Update: Neue Teams-Features für September 2026

Verbesserte Kollaboration in Teams und Exchange Online, flexiblere Lizenzierung für den DACH-Raum – und ein Stichtag, der dir am 1. Oktober die Schnittstellen abdreht, falls du ihn verschläfst.

Executive Summary

September 2026 ist für Microsoft 365 kein Monat wie jeder andere. Microsoft schiebt in einem einzigen Quartal die größte Umgestaltung der Teams-Besprechungsoberfläche seit Jahren aus, verpasst Exchange Online größere Postfächer, schaltet Administratoren erstmals eine brauchbare Live-Sicht auf laufende Meetings frei – und legt gleichzeitig die Hand an den Schalter, mit dem Exchange Web Services zum 1. Oktober tenantweit blockiert wird. Das ist die klassische Microsoft-Mischung: rechte Hand schenkt, linke Hand nimmt weg, und die Rechnung für beides landet in deinem Ticketsystem.

Für dich als Verantwortlicher heißt das dreierlei. Erstens: Die neue Meeting-Oberfläche kommt, und zwar ohne Tenant-Schalter zum Abschalten. Du kannst sie nicht verhindern, du kannst nur bestimmen, ob deine Belegschaft vorbereitet ist oder ob sie am Montagmorgen erstaunt auf einen umsortierten Werkzeugkasten starrt. Zweitens: Zwei der Neuerungen sind echte Compliance-Werkzeuge, die du in der DACH-Region tatsächlich gebrauchen kannst – die verpflichtende Zustimmung vor dem Beitritt und die Meldefunktion für verdächtige Besprechungen. Drittens: Bei Exchange Online läuft dir eine Frist davon, deren Konsequenz nicht „eingeschränkter Komfort“ heißt, sondern „Schnittstelle tot“.

Dazu kommt eine Randnotiz mit größerer Wirkung, als der Name vermuten lässt: Die Microsoft 365 Roadmap heißt seit Ende August „AI at Work Roadmap“. Ab September publizieren dort zusätzlich Dynamics 365, Power Platform und Dataverse. Die URL bleibt, der Signal-Rausch-Abstand nicht. Wer bislang morgens kurz über die Roadmap gescrollt ist, um zu sehen, was auf ihn zukommt, braucht ab sofort Filter oder einen Drittanbieter-Tracker. Ein Produktname, der nach Marketing klingt, kostet dich real Arbeitszeit.

Abbildung 1: Rollout-Fenster der wichtigsten Änderungen – und die beiden roten Stichtage, an denen nicht verhandelt wird.

Worum geht es im Detail?

Die neue Besprechungsoberfläche – der große Brocken

Microsoft hat öffentlich eingeräumt, was jeder Teams-Nutzer seit Jahren weiß: Die Bedienelemente einer Besprechung sind über die Zeit zu einer Ansammlung gewachsen, in der „Besprechung verlassen“ gefährlich nah neben „Mikrofon stummschalten“ saß. Die Neugestaltung räumt auf: Die Steuerelemente rücken in die Mitte, Mikrofon, Kamera und Teilen bilden eine sichtbare Gruppe, der Verlassen-Knopf wird abgesetzt platziert, und seltener genutzte Aktionen wandern in ein neu sortiertes Überlaufmenü. Neu ist, dass jeder Nutzer die Leiste per Ziehen und Ablegen selbst bestückt – was er häufig braucht, pinnt er sich nach vorn.

Das Teilen-Panel hat den größeren Sprung gemacht. Statt einer Kachelwand mit briefmarkengroßen Vorschauen gibt es jetzt eine Registerkartenstruktur mit echten Livevorschauen der Bildschirme und Fenster – und, das ist die eigentliche Nachricht für alle mit Datenschutzverantwortung, eine zweistufige Bestätigung vor dem Teilen. Der Klassiker, bei dem jemand statt der Präsentation versehentlich sein Postfach mit der Kündigungsliste in den Kundentermin spiegelt, wird damit deutlich unwahrscheinlicher. Nicht unmöglich, wohlgemerkt. Menschen sind erfinderisch.

Der Rollout ist bewusst gestaffelt. Über rund 20 Tage bekommen Nutzer am Ende ihrer Besprechungen ein paar Einladungen, die neue Oberfläche auszuprobieren, und können in dieser Phase auch wieder zurück. Danach werden alle automatisch umgestellt. Wichtig für die Erwartungssteuerung nach oben: Der Opt-out liegt beim einzelnen Nutzer, nicht beim Tenant. Es gibt keinen Admin-Schalter, der die Umstellung für die Organisation aufhält, und der Nutzer-Schalter ist ausdrücklich als vorübergehende Eingewöhnungshilfe deklariert, die später verschwindet. Wenn dein Vorstand fragt, ob man das „erstmal aus lassen“ kann: nein, kann man nicht.

Abbildung 2: Vom Beitritt bis zur Auswertung – die neuen Kontrollpunkte und wer jeweils den Schalter in der Hand hält.

Zustimmung vor dem Beitritt – endlich ein Compliance-Werkzeug, das passt

Das aus DACH-Sicht interessanteste Feature ist eines, das in der internationalen Berichterstattung kaum auffällt: Administratoren können im Teams Admin Center einen eigenen Zustimmungstext hinterlegen, den jeder Teilnehmer bestätigen muss, bevor er einer Besprechung der Organisation beitritt. Nicht nur bei Aufzeichnung, nicht nur bei Transkription – grundsätzlich bei jedem Beitritt, wenn du es so konfigurierst. Die Bestätigungen landen im Audit-Log. Der Rollout läuft von September bis Dezember 2026.

Warum das relevant ist: Wer bislang Hinweise auf Aufzeichnung, KI-Nutzung oder Vertraulichkeit als Textbaustein in die Einladung geschrieben hat, hatte im Zweifel nichts in der Hand. „Stand in der Einladung“ ist gegenüber einem Betriebsrat oder einer Aufsichtsbehörde ein schwaches Argument. Eine protokollierte, individuelle Bestätigung vor dem Beitritt ist ein deutlich besseres. Genau dafür ist die Funktion gebaut: Aufzeichnungshinweise, Regeln zum verantwortungsvollen Umgang mit KI, Vertraulichkeitsvereinbarungen bei externen Teilnehmern.

Whiteboards ziehen um, und das ist gut so

Ende September ändert Microsoft den Standardspeicherort für Whiteboards, die aus einer Teams-Kanal-Registerkarte heraus entstehen. Bisher lagen sie im OneDrive desjenigen, der zuerst geklickt hat – eine Konstruktion, die regelmäßig zu Zugriffsproblemen führte, sobald Freigabeeinstellungen, Informationsbarrieren oder bedingter Zugriff ins Spiel kamen, und die spätestens beim Ausscheiden des betreffenden Kollegen zur Fundgrube für verlorene Workshop-Ergebnisse wurde. Künftig landen diese Whiteboards in der SharePoint-Site des Kanals, also dort, wo die übrigen Dateien des Teams auch liegen.

Die Änderung ist standardmäßig aktiv und erfordert keine Administratoraktion. Bestehende Sicherheits- und Compliance-Richtlinien greifen unverändert, alle Kanalmitglieder haben Zugriff nach Kanalberechtigung. Was sie nicht tut: rückwirkend aufräumen. Deine Altbestände bleiben in den OneDrive-Ablagen liegen, wo sie sind. Wer eine saubere Governance will, muss diesen Bestand selbst einsammeln.

Das Admin Center bekommt eine Live-Sicht

Vom 30. September bis Mitte Oktober rollt Microsoft im Teams Admin Center unter „Meetings und Calls“ eine gemeinsame Ansicht für laufende und abgeschlossene Besprechungen aus. Filtern, suchen, exportieren, Detaildiagnose je Anruf, auf Wunsch Auswertung mit Microsoft 365 Copilot. Abgeschlossene Besprechungen sind 30 Tage rückwirkend einsehbar. Der Haken steckt bei den laufenden Meetings: Die siehst du nur, wenn mindestens ein Teilnehmer eine Teams-Premium- oder eine Teams-Rooms-Pro-Lizenz hat. Eine Administratoraktion ist nicht nötig, die Ansicht erscheint von selbst.

Exchange Online: mehr Platz, weniger Schnittstellen

Die gute Nachricht zuerst. Microsoft hebt die Postfachgröße für Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium von 50 auf 100 GB an, ohne Aufpreis. Technisch geschieht das über einen neuen Serviceplan namens EXCHANGE_STORAGE_50GB, der den Lizenzen beigelegt wird; Exchange Online erkennt ihn und erhöht das Kontingent. Der Rollout läuft seit Juni und soll im September abgeschlossen sein.

Und jetzt das Kleingedruckte, denn davon gibt es reichlich. Wenn ein Administrator die Postfachquote in der Vergangenheit einmal manuell gesetzt hat – etwa auf 20 GB, um die Belegschaft zum Aufräumen zu erziehen – bleibt dieser Wert stehen. Die Erhöhung greift dann schlicht nicht, und du wunderst dich über Tickets, in denen steht, der Kollege habe 100 GB gelesen und sehe 20. Mehrfachlizenzen stapeln nicht: 100 GB ist die Obergrenze, auch wenn jemand mehrere Exchange-Servicepläne im Gepäck hat. Das Archiv ändert sich nicht, das automatisch erweiterbare Archiv bleibt bei bis zu 1,5 TB, und ein Archivpostfach ist unter den Business-Plans nur in Business Premium enthalten. Das eigenständige Exchange Online Plan 1 bleibt bei 50 GB.

Die schlechte Nachricht steht schon im Kalender. Ab dem 1. Oktober 2026 beginnt die stufenweise Abschaltung von Exchange Web Services in Exchange Online. Jeder Tenant, bei dem der Wert EWSEnabled noch auf Null steht, wird an diesem Tag auf False gesetzt – damit ist EWS für sämtliche Anwendungen im Tenant blockiert. Wer EWS darüber hinaus braucht, muss eine AppID-AllowList pflegen und EWSEnabled explizit auf True setzen, und zwar bereits bis Ende August 2026. Am 1. April 2027 wird endgültig abgeschaltet, ohne Möglichkeit der Wiederaktivierung. Betroffen ist ausschließlich Exchange Online, lokale Exchange-Server bleiben außen vor.

Abbildung 3: Vier Fragen, die du bis Ende September beantwortet haben musst – jede Antwort führt in ein anderes Budget.

Lizenzierung: flexibler, aber nicht billiger

Die Kurzfassung mancher Newsletter, die Lizenzierung werde „flexibler für DACH-Unternehmen“, verdient eine Einordnung. Flexibler ist tatsächlich einiges: Copilot Chat steckt inzwischen fest in den kommerziellen Business- und Enterprise-Paketen von Basic bis E5 und F1/F3, Microsoft 365 E3 hat Defender for Office 365 Plan 1 sowie Intune Remote Help, Advanced Analytics und Plan 2 dazubekommen, E5 zusätzlich Security Copilot, Endpoint Privilege Management, Cloud PKI und Enterprise Application Management. Und die Business-Postfächer verdoppeln sich, wie oben beschrieben. Das ist echter Gegenwert.

Billiger ist es deshalb nicht. Zum 1. Juli 2026 sind die Preise für die meisten Pläne gestiegen, mit Ausschlägen bis in den zweistelligen Prozentbereich, besonders schmerzhaft bei den günstigen und den Frontline-Plans. Für bestehende Verträge greifen die neuen Preise erst zum nächsten Verlängerungstermin – was bedeutet, dass ein Teil der DACH-Kundschaft die Erhöhung erst in den kommenden Monaten überhaupt bemerkt.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die größte Chance liegt nicht in einem einzelnen Feature, sondern in der Gleichzeitigkeit. Wenn ohnehin alle Nutzer eine neue Besprechungsoberfläche lernen müssen, ist das der beste Zeitpunkt seit Jahren, um Besprechungskultur zu adressieren, die du sonst nie auf die Tagesordnung bekommst. Aufzeichnungsregeln, Umgang mit Copilot in Meetings, Standards fürs Teilen von Bildschirmen – all das lässt sich elegant als „ist neu, gucken wir uns gemeinsam an“ verkaufen statt als „ihr macht das falsch“. Kombiniert mit dem Zustimmungstext vor dem Beitritt bekommst du eine durchsetzbare Regel statt eines gutgemeinten Hinweises.

Die zweite Chance ist operativ. Die neue Monitoring-Ansicht im Admin Center verkürzt die Zeit zwischen „das Meeting ruckelt“ und „wir wissen, warum“ erheblich. Wer heute Support-Tickets mit „bitte schildern Sie das Problem genauer“ beantwortet, bekommt endlich Daten. Und die 100-GB-Postfächer nehmen einen Dauerkonflikt aus dem Betrieb, der in kleineren Organisationen erstaunlich viel Zeit frisst.

Die Risiken sind ebenso konkret. Das größte ist nicht die Oberfläche, sondern die EWS-Abschaltung, weil sie still ausfällt und typischerweise Systeme trifft, deren Zuständigkeit unklar ist. Das zweitgrößte ist eine Support-Welle: Eine veränderte Werkzeugleiste erzeugt keine dramatischen Störungen, aber sehr viele kleine Anrufe, und die kommen alle in derselben Woche. Das dritte ist der Zustimmungstext, der schlecht formuliert mehr Fragen aufwirft als er klärt. Und viertens drückt die Preisrunde vom Juli bei jeder Vertragsverlängerung auf ein Budget, das für das laufende Jahr längst festgezurrt ist.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Fang mit dem an, was weh tut, wenn du es vergisst. Das ist eindeutig EWS. Nimm dir eine Stunde, zieh die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center und die von Microsoft veröffentlichten Skripte heran und erstelle eine Liste der Anwendungen, die noch über EWS auf Exchange Online zugreifen. Diese Liste ist erfahrungsgemäß länger als erwartet und enthält mindestens ein System, von dem niemand wusste, dass es noch läuft. Danach entscheidest du je Eintrag: umstellen auf Graph, auf die AllowList setzen, oder abschalten.

Parallel dazu die weiche Seite. Schreib eine kurze, bebilderte Ankündigung für die neue Besprechungsoberfläche – zwei Screenshots, drei Sätze, ein Hinweis darauf, dass die Umstellung nach etwa 20 Tagen automatisch erfolgt. Brief deinen First Level Support in derselben Woche, damit dort niemand überrascht wird. Und prüfe deine Teams-App-Richtlinien auf die neue Grenze von zwei angehefteten Apps.

Der dritte Block ist der, den man gern liegen lässt, weil mehrere Abteilungen beteiligt sind: der Zustimmungstext. Setz einen Termin mit Datenschutz, Recht und Arbeitnehmervertretung an, bevor die Funktion im Tenant auftaucht. Wenn du erst danach anfängst, konfiguriert irgendwann jemand aus Ungeduld einen Platzhaltertext, und der bleibt dann drei Jahre stehen. Nimm bei der Gelegenheit gleich die Einstellung zu Copilot Flex Routing mit auf die Tagesordnung.

Und noch eine organisatorische Kleinigkeit mit großer Halbwertszeit: Wenn in deinem Team jemand die Microsoft-365-Roadmap regelmäßig durchsieht, gib dieser Person Zeit, sich auf die neue Struktur unter dem Namen „AI at Work“ einzustellen und passende Filter oder einen Drittanbieter-Tracker einzurichten. Sonst geht die nächste Ankündigung dieser Größenordnung zwischen Dataverse-Einträgen unter, und dann sprechen wir im Frühjahr wieder über eine Frist, die niemand gesehen hat.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die neue Teams-Besprechungsoberfläche für meine Organisation abschalten?

Nein. Die neue Oberfläche ist auf Tenant-Ebene standardmäßig aktiv und bietet keinen Schalter zum Deaktivieren. Einzelne Nutzer können in den Teams-Einstellungen vorübergehend zur bisherigen Ansicht zurückkehren, aber Microsoft hat angekündigt, diesen Opt-out in einer späteren Version wieder zu entfernen.

Was passiert am 1. Oktober 2026 mit Anwendungen, die noch Exchange Web Services nutzen?

Bei jedem Tenant, in dem EWSEnabled noch nicht gesetzt ist, wird der Wert auf False geändert, und EWS ist damit für alle Anwendungen blockiert. Wer EWS übergangsweise weiter braucht, muss eine AppID-AllowList konfigurieren und EWSEnabled ausdrücklich auf True setzen; endgültig abgeschaltet wird ab dem 1. April 2027. On-Premises-Exchange ist von der Maßnahme nicht betroffen.

Bekommen alle Postfächer automatisch 100 GB?

Nur Nutzer mit Microsoft 365 Business Basic, Business Standard oder Business Premium, und auch dort nur, wenn die Quote nicht zuvor manuell geändert wurde – ein administrativ gesetzter Wert bleibt bestehen. Mehrere Lizenzen addieren sich nicht über 100 GB hinaus, und das eigenständige Exchange Online Plan 1 bleibt bei 50 GB.

Brauche ich Teams Premium, um Besprechungen im Admin Center zu überwachen?

Für die Sicht auf laufende Besprechungen ja: Mindestens ein Teilnehmer der Besprechung muss Teams Premium oder Teams Rooms Pro lizenziert haben. Abgeschlossene Besprechungen der letzten 30 Tage lassen sich auch ohne diese Lizenzen einsehen und auswerten.

Was ändert sich dadurch, dass die Roadmap jetzt „AI at Work“ heißt?

Inhaltlich zunächst nichts: Zugang und Adresse bleiben gleich. Ab September 2026 veröffentlichen dort zusätzlich Dynamics 365, Power Platform und Dataverse ihre Einträge, sodass die Liste deutlich länger wird und du ohne Filter oder einen externen Tracker leichter etwas übersiehst.