Microsoft Teams Phone oder 3CX — was passt zu wem?

Deine TK-Anlage steht seit Jahren im Technikraum, blinkt freundlich vor sich hin und tut, was sie soll. Bis der Hersteller den Support beendet, der ISDN-Ersatz zickt oder jemand aus der Geschäftsleitung fragt, warum man eigentlich zwei Systeme braucht, um mit demselben Menschen zu sprechen. Ab diesem Moment stehst du vor einer Entscheidung, die dich die nächsten fünf bis sieben Jahre begleitet — und die man erfahrungsgemäß genau einmal trifft.

In der engeren Auswahl landen fast immer dieselben zwei Kandidaten: Microsoft Teams Phone, weil Microsoft 365 sowieso schon läuft, und 3CX, weil die Anlage günstig wirkt, alles kann und der Systemhauspartner sie seit Jahren verkauft. Beides sind ernstzunehmende Produkte. Beide lösen dein Problem. Und beide lösen es auf so unterschiedliche Art, dass ein Vergleich über den Listenpreis pro Nutzer ungefähr so aussagekräftig ist wie ein Autovergleich über die Farbe.

Dieser Beitrag ordnet den Vergleich entlang der fünf Dimensionen, die in Projekten tatsächlich den Ausschlag geben: Lizenzmodell, Betriebsmodell, Endgeräte, Integrationstiefe in Microsoft 365 und Administrationsaufwand. Am Ende steht eine Entscheidungsmatrix, die du in eine Vorlage für die Geschäftsführung kopieren kannst. Den größeren Rahmen — Architektur, Migrationswege, Nummernportierung — findest du auf der Übersichtsseite Teams-Telefonie. Dieser Text setzt darauf auf und geht in die Detailfrage.

FAKTEN · Was hier nicht passiert Kein Bashing. 3CX hat legitime Einsatzfälle, und die stehen weiter unten ausdrücklich benannt. Wer dir erzählt, eine der beiden Lösungen sei immer die richtige, verkauft dir gerade etwas — vermutlich genau die, die er im Portfolio hat.

 

Worüber du wirklich entscheidest

Zwei Philosophien, ein Klingeln

Teams Phone ist keine Telefonanlage im klassischen Sinn, sondern eine Telefoniefunktion innerhalb einer Plattform, die du bereits betreibst. Die Vermittlungslogik läuft im Microsoft-Tenant, die Bedienung passiert in einer App, die deine Leute ohnehin den ganzen Tag offen haben. Du kaufst keine Anlage, du schaltest eine Fähigkeit frei und entscheidest anschließend, über welchen Weg die Anrufe ins öffentliche Telefonnetz gelangen.

3CX ist das Gegenteil dieses Gedankens, und zwar bewusst. Es ist eine vollwertige Telefonanlage als Software, die du auf einem Server betreibst — bei dir, in deiner Cloud, beim Hersteller oder bei einem Partner. Sie kennt alles, was eine Anlage kennt: Warteschlangen, Sprachmenüs, Gesprächsaufzeichnung, Chef-Sekretariat-Schaltungen, DECT-Strecken, Türsprechstellen. Du bindest einen SIP-Trunk an und hast eine Telefonie, die unabhängig davon funktioniert, was Microsoft nächstes Quartal mit seinen Lizenzpaketen anstellt.

Der zentrale Unterschied ist also nicht die Funktionsliste. Der zentrale Unterschied ist, wo die Anlage lebt und wer sie am Leben hält.

Skizze 1: Dieselben vier Schichten, unterschiedlich verteilte Zuständigkeit.

Was beide Systeme problemlos können

Damit die Diskussion nicht in Nebenkriegsschauplätzen versandet: Anrufe annehmen, weiterleiten, halten, parken, Rufnummern anzeigen, Sammelanschlüsse bilden, Sprachmenüs bauen, Voicemail zustellen, mobil erreichbar sein — das können beide. Wer eine dieser Grundfunktionen zum Entscheidungskriterium erhebt, hat entweder einen sehr speziellen Sonderfall oder eine sehr gute Präsentation gesehen.

Interessant wird es an den Rändern: bei Sonderapparaten, bei der Frage nach Aufzeichnung und Aufbewahrung, bei sehr großen Warteschlangen mit fähigkeitsbasierter Verteilung, bei Notrufen mit Standortbezug — und beim Betrieb.

FAKTEN · Teams Phone besteht aus zwei Teilen Microsoft trennt sauber zwischen der Anlagenfunktion und dem Weg ins Telefonnetz. Die Lizenz Teams Phone Standard liefert die PBX-Fähigkeiten — Anrufweiterleitung, Übergabe, automatische Telefonzentralen, Anrufwarteschlangen, Cloud-Voicemail, Rufnummernanzeige. Für Gespräche nach draußen brauchst du zusätzlich eine PSTN-Anbindung. Beides ist in den gängigen Microsoft-365-Paketen unterhalb von E5 nicht enthalten.

 

Lizenzmodell: Köpfe zählen oder Kanäle zählen

Teams Phone: Bausteine statt Paket

Microsoft lizenziert pro Person. Wer telefonieren soll, bekommt eine Teams-Phone-Lizenz, dazu einen Weg ins Telefonnetz. In den großen E5-Paketen steckt die Anlagenfunktion bereits drin, dort kaufst du nur noch die PSTN-Anbindung dazu. Bei E3, Business Premium und Konsorten kommen beide Bausteine separat obendrauf. Rufnummern für Warteschlangen und Telefonzentralen laufen über Ressourcenkonten, die eigene Lizenzregeln haben — ein Detail, das in Angeboten gern untergeht und später als Nachforderung wieder auftaucht.

Baustein	Wofür	Wann du ihn brauchst
Teams Phone Standard	Anlagenfunktion im Tenant: Weiterleitung, Übergabe, Warteschlangen, Telefonzentralen, Voicemail	für jede Person, die intern und extern telefonieren soll — sofern nicht bereits im Paket enthalten
Calling Plan	Microsoft ist dein Netzbetreiber, Minuten und Rufnummern kommen aus Redmond	wenn du niemanden zwischen dir und dem Telefonnetz willst
Operator Connect	zertifizierter Netzbetreiber, im Teams Admin Center eingebunden	wenn du einen Anbieter mit eigenem Vertrag willst, aber keine eigene Technik
Teams Phone Mobile	die SIM-Nummer des Mobiltelefons wird zur Teams-Rufnummer	für stark mobile Rollen; keine Rufnummern für Warteschlangen oder Telefonkonferenzen
Direct Routing	eigener zertifizierter SBC, freie Wahl des SIP-Anbieters	wenn du Trunks, Routing und Sonderfälle selbst in der Hand behalten willst
Shared Calling	eine gemeinsame Rufnummer aus einem Ressourcenkonto für eine Gruppe	für Rollen ohne eigene Durchwahl, etwa in Produktion oder Lager
Audio Conferencing	Einwahl per Telefon in Besprechungen	unabhängig von Teams Phone; in E5 bereits enthalten
Teams Shared Space	gemeinsam genutzte Geräte statt Personenlizenz	für Flurtelefone, Buchungsplätze und Räume — vor April 2026 hieß die Lizenz Teams Shared Devices

Tabelle 1: Die Bausteine auf der Microsoft-Seite. Preise bewusst nicht genannt — sie ändern sich und hängen am Vertrag.

WARNUNG · Die europäische Lizenzumstellung nicht übersehen Für Unternehmenskunden im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz gilt seit dem 1. Oktober 2023: Teams ist nicht mehr Bestandteil der E-Suiten, sondern wird als eigenes Produkt lizenziert — also E3 oder E5 ohne Teams plus eine Teams-Lizenz. Weltweit gilt das für Neukunden seit dem 1. April 2024. Wer eine Kostenrechnung auf Basis eines alten Lizenzvertrags aufstellt, rechnet mit Zahlen, die es für Neuabschlüsse nicht mehr gibt. Vor dem Kalkulieren den eigenen Vertragsstand prüfen.

 

3CX: Nebenstellen sind frei, Gleichzeitigkeit kostet

3CX dreht die Logik um. Lizenziert wird nicht die Anzahl der Personen, sondern die Anzahl der gleichzeitig geführten Gespräche. Du kannst dreihundert Nebenstellen einrichten und trotzdem mit einer zweistelligen Zahl an Kanälen auskommen — solange nie mehr Leute gleichzeitig telefonieren, als du Kanäle gekauft hast. Das ist für Betriebe mit vielen Beschäftigten und wenig Telefonie ein echter wirtschaftlicher Vorteil, und man sollte ihn nicht kleinreden.

Es ist zugleich das Modell mit dem größten Fehlerpotenzial in der Planung. Die Kanalzahl ist eine Wette auf das Gleichzeitigkeitsverhalten deiner Organisation. Liegst du daneben, merkst du es nicht im Monatsbericht, sondern am Montagmorgen nach dem Versand der Rechnungen, wenn der elfte Anrufer ein Besetztzeichen bekommt. Und der Anrufer erzählt das nicht dir, sondern deinem Wettbewerb.

Die Editionen unterscheiden sich zusätzlich im Funktionsumfang: erweitertes Anrufmanagement, Aufzeichnung, Auswertungen, CRM-Anbindung und die Teams-Kopplung sitzen in den höheren Stufen und teilweise erst ab einer bestimmten Kanalzahl. Welche Funktion in welcher Edition und ab welcher Kanalgrenze liegt, ändert sich mit den Produktversionen — das gehört vor der Entscheidung beim Hersteller oder beim Partner schriftlich geprüft, nicht aus einem Blogbeitrag übernommen. Auch nicht aus diesem.

Skizze 2: Zwei Zählweisen, zwei völlig verschiedene Kostenkurven.

Wann welches Modell die kleinere Rechnung macht

Als Faustregel aus Projekten: Je größer der Anteil der Belegschaft, der wirklich regelmäßig telefoniert, desto eher gewinnt das Nutzermodell. Je größer der Anteil an Personen, die eine Nebenstelle brauchen, aber praktisch nie telefonieren, desto eher gewinnt das Kanalmodell. Ein Verwaltungsbetrieb mit zweihundert Büroarbeitsplätzen rechnet anders als ein Produktionsbetrieb mit zweihundert Beschäftigten in der Halle und zwanzig im Büro.

Wichtiger als die Faustregel ist allerdings die Vollständigkeit der Rechnung. Ein Lizenzvergleich, der nur die Lizenz vergleicht, ist keine Rechnung, sondern ein Wunsch.

Kostenposition	Teams Phone	3CX
Anlagenfunktion	Lizenz pro telefonierender Person, teils im Paket enthalten	Lizenz pro gleichzeitigem Gespräch, unabhängig von der Kopfzahl
Weg ins Telefonnetz	Calling Plan, Operator Connect oder eigener Trunk über Direct Routing	SIP-Trunk deiner Wahl, direkt an die Anlage
Serverbetrieb	entfällt; die Plattform betreibt Microsoft	Betriebssystem, Wartung, Sicherung, Überwachung, Zertifikate
Randinfrastruktur	SBC nur bei Direct Routing nötig	immer nötig: die Anlage selbst ist die Randinfrastruktur
Endgeräte	zertifizierte Teams-Geräte oder SIP-Bestand über SIP Gateway	praktisch jedes SIP-Gerät, breite DECT- und Analogunterstützung
Administration	Teams Admin Center und PowerShell, integriert in die M365-Verwaltung	eigene Verwaltungsoberfläche, eigenes Berechtigungsmodell
Ausfallrisiko	Plattformverfügbarkeit beim Anbieter, Calling Plan mit 99,999-Prozent-Zusage	abhängig von deinem Betrieb oder dem des Partners; Ausfallkonzept ist Eigenleistung
Wissen im Haus	M365-Wissen ist meist vorhanden und wird ohnehin gebraucht	Telefonieanlagenwissen muss aufgebaut oder eingekauft werden

Tabelle 2: Die Positionen, die über drei Jahre gerechnet den Ausschlag geben.

TIPP · Rechne mit drei Zahlen, nicht mit einer Stelle beiden Varianten dieselbe Tabelle gegenüber: Jahr eins mit Migration und Hardware, Jahr zwei und drei im Regelbetrieb, plus eine Zeile Ausfallkosten pro Stunde. Die letzte Zeile ist die unangenehmste und die ehrlichste. Wenn eine Stunde Telefonieausfall in deinem Vertrieb fünfstellig kostet, verschiebt das die Betrachtung deutlich stärker als jeder Lizenzrabatt.

 

Wenn du an dieser Stelle tiefer in die Microsoft-Lizenzlogik einsteigen willst — Ressourcenkonten, Frontline-Varianten, Rufnummernarten — hilft der Beitrag zur Lizenzierung der Teams-Telefonie weiter. Für die Entscheidung hier reicht das Verständnis der beiden Zählweisen.

Betriebsmodell: wer trägt nachts den Pager

Teams Phone: Plattformbetrieb bei Microsoft, Randbetrieb bei dir

Bei Teams Phone kümmert sich Microsoft um die Anlage. Updates, Skalierung, Ausfallsicherheit der Vermittlungslogik — nicht dein Thema. Deins sind Richtlinien, Rufnummernzuordnung, Wählpläne, Warteschlangenlogik und, sofern du Direct Routing fährst, der Session Border Controller am Rand deines Netzes. Der ist dann tatsächlich deiner: Zertifikate, Firmware, Trunk-Konfiguration, Notrufrouting.

Wählst du Operator Connect oder Calling Plan, entfällt auch das. Dann hast du praktisch keine Telefoniehardware mehr im Haus — und im Gegenzug weniger Spielraum, wenn eine Sonderanforderung auftaucht, die der Anbieter nicht vorgesehen hat. Diese Abwägung ist so zentral, dass sie einen eigenen Beitrag verdient hat.

Welcher der Wege ins Telefonnetz zu dir passt, klärt der zweite Vergleichsbeitrag dieser Serie: Direct Routing oder Operator Connect — was passt zu wem? Kurzfassung: Direct Routing kauft dir Kontrolle und kostet Betrieb, Operator Connect kauft dir Ruhe und kostet Flexibilität.

3CX: dein Server, dein Zertifikat, dein Wartungsfenster

3CX betreibst du. Auch wenn die Instanz beim Hersteller oder beim Partner läuft, bleibt die Anlage konzeptionell deine: Du entscheidest über Versionsstände, du verantwortest die Konfiguration, du merkst als Erster, wenn etwas klemmt. Die aktuelle Generation ist auf Linux ausgelegt, sinnvollerweise auf einem aktuellen Debian-Stand. Das ist kein Nachteil, sondern eine Anforderung an dein Team: Wer Linux, Zertifikate und Netzwerkränder beherrscht, betreibt eine 3CX ohne Drama. Wer das nicht im Haus hat, kauft es ein — und sollte diesen Posten in die Kostenrechnung schreiben, bevor er die Lizenz vergleicht.

Ein Punkt, den man fairerweise erwähnen muss: Eine selbst betriebene Anlage ist ein Dienst am Netzrand mit Sprachverkehr, und solche Dienste sind ein beliebtes Ziel. Gebührenbetrug durch missbrauchte Nebenstellen ist kein theoretisches Risiko, sondern ein monatliches Ärgernis in der Branche. Das spricht nicht gegen 3CX — es spricht dafür, Härtung, Fail2ban-artige Sperrlogik, ausgehende Zielbeschränkungen und ein Kostenlimit beim Trunk-Anbieter von Tag eins an einzuplanen.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Ein mittelständischer Fertigungsbetrieb mit rund 400 Beschäftigten, davon etwa 70 an klassischen Büroarbeitsplätzen: Hier war das Kanalmodell rechnerisch klar im Vorteil, und die Anlage blieb. Zusätzlich lief Teams für Chat und Besprechungen weiter — zwei Systeme nebeneinander, mit klarer Aufgabenteilung und einer sauberen Ansage an die Belegschaft, wofür welches Werkzeug da ist. Das funktioniert, wenn man es bewusst so entscheidet, statt es passieren zu lassen.

Eine Dienstleistungsorganisation mit rund 120 Beschäftigten, alle mit Microsoft 365 ausgestattet, alle telefonierend: Hier war die 3CX rechnerisch nicht günstiger, sobald man Serverbetrieb, Zweitclient und die Schulung realistisch ansetzte. Der Wechsel auf Teams Phone hat außerdem eine Nebenwirkung erzeugt, die in keiner Kalkulation stand: Die Diskussion über Rufumleitungen und Vertretungsregeln hörte auf, weil beides plötzlich dort stattfand, wo auch der Kalender liegt.

TIPP · Aus dem eigenen Betrieb Wir betreiben unsere Teams-Telefonie selbst über Direct Routing mit einem anynode-SBC und Trunks von easybell. Das ist bewusst der aufwendigere Weg — er liefert aber genau die Kontrolle über Routing, Rufnummernbehandlung und Ausweichwege, die man braucht, wenn man dieselbe Architektur bei anderen verantwortet. Was wir empfehlen, läuft bei uns im Alltag.

 

Aufgabe	Teams Phone	3CX
Software-Updates der Anlage	Microsoft, ohne dein Zutun	du oder dein Partner, im geplanten Fenster
Zertifikate	nur für den SBC bei Direct Routing	für die Anlage selbst, zwingend und regelmäßig
Nutzer anlegen	im gewohnten M365-Prozess mit der Lizenzzuweisung	zusätzlicher Schritt, per Verzeichnisabgleich abbildbar
Rufnummern verwalten	Teams Admin Center oder PowerShell	Verwaltungsoberfläche der Anlage
Warteschlangen ändern	zentral im Admin Center, Änderung greift sofort	in der Anlage, sehr feingranular einstellbar
Endgeräte ausrollen	Zuweisung und Firmware über Teams Admin Center	Provisionierung über die Anlage, breitere Gerätewahl
Notfall am Wochenende	Störungsmeldung beim Anbieter, Statusmeldungen verfolgen	eigene Rufbereitschaft oder Vertrag mit Reaktionszeit
Auswertungen	Berichte im Admin Center, Anrufqualitätsdaten	eigene Auswertungen und Anbindung an Berichtswerkzeuge

Tabelle 3: Wer macht was im Regelbetrieb.

Endgeräte und Integrationstiefe

Endgeräte: was du behalten darfst und was du ersetzen musst

Der häufigste Irrtum in dieser Entscheidung: dass ein Wechsel zu Teams Phone automatisch bedeutet, alle Tischtelefone in den Container zu werfen. Das stimmt so nicht. Microsoft bietet mit dem SIP Gateway einen Weg, vorhandene SIP-Geräte weiter zu nutzen — Cisco-Telefone mit Multiplattform-Firmware, Geräte von Poly, Yealink, AudioCodes, Snom, dazu DECT-Systeme von Spectralink, Ascom und Gigaset sowie Türsprech- und Beschallungstechnik verschiedener Hersteller. Die Geräte melden sich mit den Unternehmenskonten an und werden zu Teams-Endpunkten.

Der Haken liegt im Funktionsumfang: Ein SIP-Telefon am SIP Gateway ist ein Telefon, kein Teams-Client. Es telefoniert, hält, übergibt, hört Voicemail ab und wählt sich in Besprechungen ein. Es zeigt keinen Chat, keine Kanäle, keine Anwesenheit. Für Werkstatt, Lager, Aufzug und Flur ist das genau richtig. Für den Vertrieb ist es eine Notlösung. Und es gibt Feinheiten, die man kennen sollte: Geräte, die längere Zeit nicht verbunden sind, werden automatisch abgemeldet — angemeldete nach 30 Tagen, abgemeldete nach 14 Tagen; danach hilft nur ein Werksreset. Bestimmte Warteschlangenfunktionen wie anwesenheitsbasierte Verteilung greifen bei diesen Geräten nicht.

3CX ist an dieser Stelle traditionell breiter aufgestellt, weil es SIP schlicht als Muttersprache spricht. Analoge Sonderapparate über einen Adapter, alte DECT-Strecken, exotische Türstationen, Notruftaster in der Produktion — das meiste lässt sich anbinden, oft ohne Zertifizierungsliste. Wenn dein Bestand aus vielen solcher Sonderfälle besteht, ist das ein handfestes Argument und kein Detail.

Gerätetyp	Teams Phone	3CX
Arbeitsplatz mit PC und Headset	Standardfall, voller Funktionsumfang in der App	gut über die Apps abgedeckt
Tischtelefon	zertifizierte Teams-Telefone oder SIP-Bestand über SIP Gateway	praktisch freie Auswahl am SIP-Markt
Schnurlos im Gebäude	unterstützte DECT-Systeme über SIP Gateway, Umfang vorab prüfen	breite DECT-Unterstützung, seit Jahren erprobt
Flur- und Gemeinschaftstelefon	Geräte-Lizenzmodell statt Personenlizenz	eine Nebenstelle mehr, kostet keine zusätzliche Lizenz
Analoger Sonderapparat	über Adapter, Modell gegen die Liste prüfen	Standardfall über Analogadapter
Türsprechstelle, Beschallung	unterstützte Geräte vorhanden, Liste prüfen	sehr breit, meist ohne Einschränkung
Besprechungsraum	Teams-Rooms-Geräte, tief integriert	Raumtechnik separat, Integration ist Handarbeit
Mobiltelefon	Teams-App oder Teams Phone Mobile mit der SIM-Nummer	3CX-App auf dem Gerät

Tabelle 4: Endgerätefrage nach Gerätetyp.

FAKTEN · SIP Gateway braucht trotzdem die volle Lizenz Ein Gerät am SIP Gateway ist kein Lizenzsparmodell. Die anmeldende Person braucht eine Rufnummer mit aktivierter PSTN-Telefonie, also Teams Phone plus PSTN-Anbindung. Was du sparst, ist die Hardware — nicht die Lizenz. Für gemeinsam genutzte Geräte gibt es dafür eigene Gerätelizenzen.

 

Integrationstiefe in Microsoft 365

Hier liegt der Punkt, an dem der Vergleich kippt, wenn Microsoft 365 bei dir ohnehin der Arbeitsplatz ist. Teams Phone ist keine Anwendung neben Microsoft 365, sondern ein Teil davon. Ein Anwesenheitsstatus für Chat, Kalender und Telefon. Ein Client. Ein Berechtigungsmodell. Ein Ort für Aufzeichnungen und deren Aufbewahrung. Eine Verwaltungsoberfläche für Geräte.

3CX integriert sich gut — Verzeichnisabgleich, Anmeldung über das Microsoft-Konto, Kontakt- und Kalenderabgleich, Statuskopplung. Aber es integriert sich eben: Es bleibt ein zweites System mit eigener Datenhaltung, eigenem Client und eigenem Lebenszyklus. Das ist beherrschbar und in vielen Häusern seit Jahren gelebte Realität. Es ist nur kein Nulltarif — weder im Betrieb noch im Kopf der Belegschaft, die verstehen muss, welches Fenster für welchen Zweck da ist.

Skizze 3: Integrationstiefe Stufe für Stufe — und wo jeweils die Lücke sitzt.

Besonders deutlich wird der Unterschied bei Aufzeichnung und Aufbewahrung. Wenn deine Compliance-Vorgaben verlangen, dass Sprachaufzeichnungen denselben Regeln unterliegen wie E-Mail und Chat — Aufbewahrungsfristen, Recherchefähigkeit, Auskunftsfähigkeit —, dann ist ein zweiter Datenhaushalt kein Komfortthema, sondern ein Projektrisiko. In regulierten Branchen hat dieses eine Kriterium schon Entscheidungen umgeworfen, bei denen die Lizenzrechnung eindeutig anders aussah.

WICHTIG · Notruf und Standort gehören auf beide Seiten der Tabelle Egal wofür du dich entscheidest: Die Notrufführung ist ein Ausschlusskriterium, kein Nachgang. Wer aus welchem Gebäude mit welcher Rufnummer die 112 erreicht, welcher Standort dabei übermittelt wird und was passiert, wenn jemand aus dem Homeoffice wählt — das gehört in beiden Varianten vor die Vertragsunterschrift geklärt und danach getestet. Mit echten Testanrufen und in Abstimmung mit der zuständigen Leitstelle, nicht mit einem Häkchen in der Dokumentation.

 

Wo 3CX die bessere Wahl ist — und die Entscheidungsmatrix

Legitime Einsatzfälle für 3CX

Es gibt sie, und sie sind zahlreicher, als es die Microsoft-Marketingfolien vermuten lassen. Die wichtigsten aus der Projektpraxis:

Viele Nebenstellen bei geringer Gleichzeitigkeit: Produktion, Lager, Filialnetze, Werkstätten. Das Kanalmodell ist hier wirtschaftlich schwer zu schlagen.

Kein flächendeckendes Microsoft 365: Wo nur ein Teil der Belegschaft überhaupt ein Konto hat, entfällt der Hauptvorteil von Teams Phone.

Tiefe Callcenter-Anforderungen: fähigkeitsbasierte Verteilung, feingranulare Wandtafeln, Auswertungen bis auf Sekundenebene. Teams kann das über Zusatzprodukte, 3CX bringt viel davon mit.

Sonderapparate in Menge: analoge Notruftaster, alte DECT-Strecken, Türsprechanlagen, Aufzugtelefone, Maschinensteuerungen mit SIP-Anschluss.

Bewusste Unabhängigkeit: Wer die Telefonie ausdrücklich nicht an die Microsoft-Lizenzstrategie koppeln will, hat dafür legitime Gründe — auch wenn sie selten in Kilobyte messbar sind.

Branchenlösungen mit fertiger 3CX-Anbindung: Hotelsoftware, Praxisverwaltung, bestimmte Warenwirtschaftssysteme. Wenn die Schnittstelle existiert und getestet ist, ist das ein starkes Argument.

Und ein ehrlicher Zusatz: Wenn dein Systemhaus 3CX seit zehn Jahren betreibt, das Team es im Schlaf beherrscht und die Anlage seit Jahren störungsfrei läuft, dann ist der Wechsel zu Teams Phone kein technischer, sondern ein strategischer Vorgang. Der kann richtig sein. Er sollte aber nicht damit begründet werden, dass 3CX schlecht sei. Das wäre falsch.

Der Mischbetrieb: 3CX als Direct-Routing-Partner von Teams

Es muss kein Entweder-oder sein. 3CX kann als Anlage hinter Teams arbeiten und die Telefonie per Direct Routing an den Microsoft-Tenant anbinden. Deine Leute telefonieren dann im Teams-Client, während die Anlagenlogik und die Sonderfälle in der 3CX bleiben. Für Häuser mit vielen Spezialapparaten und gleichzeitigem Wunsch nach einem Client ist das eine tragfähige Zwischenstufe — und in Migrationsprojekten oft der Weg, der die Umstellung überhaupt erst planbar macht.

Man sollte allerdings wissen, was man sich einkauft: zwei Systeme, zwei Versionszyklen, zwei Fehlerquellen und eine Schnittstelle, die bei jedem größeren Update auf beiden Seiten neu betrachtet werden will. Als Dauerzustand über Jahre ist das eine bewusste Entscheidung, kein Nebenbei.

WARNUNG · Voraussetzungen der Teams-Kopplung vorher prüfen Die Direct-Routing-Anbindung von 3CX an Teams hat konkrete technische Voraussetzungen: ein Zertifikat von einer für Direct Routing akzeptierten Zertifizierungsstelle, ein eigener, im Tenant registrierter Domänenname als FQDN — die Standarddomäne endend auf onmicrosoft.com genügt ausdrücklich nicht —, geöffnete Signalisierungsports am Netzrand und Rufnummern im E.164-Format an den Benutzerkonten. Dazu kommt eine passende 3CX-Edition, teils erst ab einer bestimmten Kanalzahl. Editionsgrenze und Portdetails vor der Beschaffung schriftlich beim Hersteller bestätigen lassen — sie haben sich zwischen den Produktversionen bereits geändert.

 

Skizze 4: Drei Fragen führen zu vier belastbaren Zielbildern.

Die Entscheidungsmatrix

Ausgangslage	Empfehlung	Begründung
Microsoft 365 flächendeckend, alle telefonieren	Teams Phone	ein Client, ein Status, ein Berechtigungsmodell; keine zweite Anlage im Betrieb
Viele Nebenstellen, wenig gleichzeitige Gespräche	3CX	das Kanalmodell trifft genau dieses Profil und ist rechnerisch schwer zu schlagen
Kein IT-Team für Serverbetrieb	Teams Phone mit Operator Connect oder Calling Plan	keine Anlage, kein SBC, kein Wartungsfenster
Starke Compliance-Vorgaben für Sprachaufzeichnung	Teams Phone	Aufbewahrung und Recherche laufen im selben Rahmen wie E-Mail und Chat
Tiefes Callcenter mit Fähigkeitsverteilung	3CX oder Teams mit Zusatzprodukt	Funktionsumfang genau prüfen; hier entscheidet der Praxistest, nicht die Broschüre
Viele Analog- und Sondergeräte	3CX oder Mischbetrieb	breitere Anbindung ohne Zertifizierungsliste
Mehrere Standorte mit eigenen Anschlüssen	Teams Phone mit Direct Routing	zentrale Nummernführung, eigener SBC, freie Anbieterwahl
Microsoft 365 nur teilweise im Einsatz	3CX	der Integrationsvorteil von Teams Phone greift nur bei durchgängiger Nutzung
Migration in Etappen über zwei Jahre	Mischbetrieb	3CX per Direct Routing hinter Teams, dann schrittweise ablösen
Anlage läuft, Team kann sie, kein Leidensdruck	erst rechnen, dann entscheiden	ein Wechsel ohne Auslöser ist ein Projekt ohne Rückenwind

Tabelle 5: Entscheidungsmatrix nach Ausgangslage. Mehrfachtreffer sind normal — dann zählt, welche Zeile dir am meisten weh tut.

Sechs Wochen bis zur Entscheidung

Die Entscheidung braucht keine zwei Quartale. Sie braucht eine belastbare Bestandsaufnahme, klar getrennte Ausschluss- und Wunschkriterien, ein Dreijahresmodell für beide Varianten und einen echten Praxistest mit echten Rufnummern. Wer diese vier Schritte diszipliniert durchzieht, ist in sechs Wochen fertig — inklusive Beschlussvorlage.

Skizze 5: Der Fahrplan bis zur Beschlussvorlage.

Der Praxistest ist der Schritt, den man am liebsten streicht, und der Schritt, der am meisten spart. Zwei Wochen mit zehn echten Personen, echten Endgeräten und echten Rufnummern bringen mehr Erkenntnis als jede Funktionsliste. Vor allem bringen sie die unangenehmen Erkenntnisse früh: das DECT-Telefon in der Halle, das nur mit einer bestimmten Firmware läuft; die Rufumleitung, die anders funktioniert als bisher; die Kollegin aus dem Empfang, die vierzig Anrufe pro Tag vermittelt und dafür eine Tastenerweiterung braucht.

Wenn du die Bestandsaufnahme und das Kostenmodell nicht nebenbei stemmen willst: Genau dafür gibt es die Beratung zur Teams-Telefonie. Wir rechnen beide Varianten ehrlich durch — auch die, bei der am Ende die 3CX gewinnt.

Häufige Fragen

Ist Teams Phone teurer als 3CX?

Pro Lizenz meistens ja, in der Gesamtrechnung häufig nein. Der Vergleich kippt, sobald Serverbetrieb, Wartungsfenster, Zertifikate, Rufbereitschaft und ein zweites Endgerätemanagement mitgerechnet werden. Umgekehrt gewinnt 3CX klar, wenn viele Personen eine Nebenstelle brauchen, aber kaum jemand telefoniert. Rechne beide Varianten über drei Jahre und mit denselben Positionen.

Kann ich meine vorhandenen Tischtelefone bei Teams Phone weiterbenutzen?

In vielen Fällen ja, über das SIP Gateway. Unterstützt werden unter anderem Cisco-Geräte mit Multiplattform-Firmware sowie Modelle von Poly, Yealink, AudioCodes und Snom, dazu DECT-Systeme mehrerer Hersteller. Prüfe dein konkretes Modell und den Firmwarestand gegen die Kompatibilitätsliste von Microsoft. Und erwarte ein Telefon, keinen vollwertigen Teams-Client.

Brauche ich für Teams Phone zwingend einen SBC?

Nein. Ein Session Border Controller ist nur bei Direct Routing nötig. Mit Calling Plan oder Operator Connect brauchst du gar keine eigene Telefoniehardware. Der SBC kauft dir Kontrolle über Trunks, Routing und Sonderfälle — und kostet dafür Betrieb.

Kann 3CX hinter Teams laufen?

Ja, über Direct Routing. Die Anlagenlogik bleibt in der 3CX, telefoniert wird im Teams-Client. Das ist eine gute Zwischenstufe bei vielen Sonderapparaten oder in einer etappenweisen Migration. Voraussetzung sind ein passendes Zertifikat, ein eigener registrierter Domänenname als FQDN und eine geeignete 3CX-Edition — Details vorab beim Hersteller bestätigen lassen.

Was passiert mit unseren Rufnummern?

Die werden portiert, in beiden Varianten. Rufnummernblöcke lassen sich in der Regel mitnehmen, der Ablauf hängt am abgebenden Anbieter und braucht Vorlauf. Plane die Portierung als eigenes Teilprojekt mit eigenen Terminen — sie ist der Schritt mit der geringsten technischen Komplexität und dem größten Terminrisiko.

Wie steht es um Notrufe und Standortübermittlung?

Beide Systeme können Notrufe. Die Frage ist immer, welche Rufnummer und welcher Standort dabei übermittelt werden — besonders bei mehreren Gebäuden und bei Arbeit von zu Hause. Das ist ein Ausschlusskriterium: vor Vertragsunterschrift klären, nach der Umstellung mit echten Testanrufen prüfen und im Betriebshandbuch festhalten.

Was ist mit unserer Telefonzentrale und der Vermittlung?

Beide Systeme können Warteschlangen und automatische Telefonzentralen. Für stark vermittelnde Arbeitsplätze mit vielen parallelen Gesprächen lohnt der genaue Blick: Tastenerweiterungen, Belegtlampenfelder, Vermittlungsoberflächen. Das ist der klassische Fall, in dem der Praxistest mit der Person am Empfang mehr entscheidet als jede Funktionsmatrix.

Wir haben Microsoft 365 E5. Ändert das die Rechnung?

Deutlich. In den großen E5-Paketen ist die Anlagenfunktion bereits enthalten, du kaufst nur noch den Weg ins Telefonnetz dazu. Damit schrumpft der Lizenzabstand zu 3CX erheblich, während der Integrationsvorteil unverändert bleibt. Prüfe trotzdem deinen konkreten Vertragsstand — die europäischen Lizenzänderungen der vergangenen Jahre haben viele Annahmen überholt.

Wie lange dauert die Umstellung?

Die Entscheidung sechs Wochen, die Umsetzung je nach Größe und Sonderfällen zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Der Zeitfresser ist selten die Technik, sondern die Menge an Sonderapparaten, die Portierung und die Frage, wer im Haus welche Rufumleitung wirklich braucht.

Fazit

Die ehrliche Antwort auf die Titelfrage lautet: Es hängt davon ab, wie viel Microsoft 365 bei dir schon läuft und wie viele Sonderfälle in deinem Technikraum stehen. Wenn Microsoft 365 der Arbeitsplatz ist, alle telefonieren und du keine Lust auf eine zweite Anlage hast, ist Teams Phone die naheliegende und meistens auch die wirtschaftlichere Wahl. Wenn du viele Nebenstellen bei wenig Gleichzeitigkeit hast, tief in Callcenter-Funktionen steckst oder einen Bestand an Sondergeräten pflegst, für den keine Zertifizierungsliste existiert, dann ist 3CX kein Rückschritt, sondern die passende Antwort.

Was in beiden Fällen gilt: Entscheide nicht über den Lizenzpreis. Entscheide über drei Jahre, inklusive Betrieb, Migration und der Frage, wer sonntagabends erreichbar ist, wenn die Zentrale stumm bleibt. Und teste, bevor du unterschreibst — mit echten Geräten und echten Menschen, nicht mit einem Foliensatz.

Den Gesamtüberblick über Architektur, Migrationswege und Betrieb findest du auf der Seite Teams-Telefonie. Wenn du die Entscheidung mit jemandem durchrechnen willst, der beide Welten täglich betreibt und keine Provision am Ergebnis hat, sprich uns an.

Weiter im Vergleich: Direct Routing oder Operator Connect — was passt zu wem? klärt die Anschlussfrage, sobald die Entscheidung auf Teams Phone gefallen ist.

Und wenn du Unterstützung bei Bestandsaufnahme, Kostenmodell und Praxistest brauchst: Beratung zur Teams-Telefonie.

Quellen und weiterführende Links

Microsoft Learn — PSTN connectivity options for Teams Phone: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/pstn-connectivity

Microsoft Learn — Microsoft Teams add-on licenses: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-add-on-licensing/microsoft-teams-add-on-licensing

Microsoft Learn — Plan for Direct Routing: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/direct-routing-plan

Microsoft Learn — Plan SIP Gateway (Geräteliste und Voraussetzungen): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/devices/sip-gateway-plan

Microsoft Learn — Plan for Operator Connect: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/operator-connect-plan

Microsoft Learn — Plan for Shared Calling: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/shared-calling-plan

Microsoft — Neue Abonnementstruktur für Microsoft 365 in Europa: https://www.microsoft.com/licensing/news/Microsoft365-Teams-EEA

3CX — Configuring Microsoft Teams Direct Routing: https://www.3cx.com/docs/microsoft-teams/

3CX — Microsoft 365 PBX Integration: https://www.3cx.com/pbx/microsoft-365/

3CX — Editionen und Preisliste: https://www.3cx.com/ordering/pricing/

3CX — Installation auf Debian Linux: https://www.3cx.com/docs/manual/installing-debian-linux-pbx/

anynode — Session Border Controller (im eigenen Betrieb im Einsatz): https://www.anynode.de/

easybell — SIP-Trunks für Direct Routing (im eigenen Betrieb im Einsatz): https://www.easybell.de/

boddenberg.de — Teams-Telefonie (Übersicht): https://www.boddenberg.de/teams-telefonie/

boddenberg.de — Beratung zur Teams-Telefonie: https://www.boddenberg.de/teams-telefonie-beratung/