SharePoint Online: Moderne Intranet-Features

Executive Summary

Kurz gesagt: Dein Intranet ist ab sofort keine Ablage mehr, sondern die Wissensbasis, aus der Copilot antwortet. Das ist die eigentliche Nachricht hinter allem, was Microsoft in den letzten Monaten an SharePoint Online geschraubt hat. Seit Mitte Juni 2026 ist Copilot in SharePoint keine Opt-in-Vorschau mehr, sondern eine Opt-out-Vorschau. Übersetzt: Du musst nichts mehr tun, damit es kommt. Du musst etwas tun, damit es nicht kommt. Willkommen im Jahr 2026.

Gleichzeitig ist am 14. Juli 2026 der erweiterte Support für SharePoint Server 2016 und 2019 ausgelaufen. Das war vor sieben Wochen. Wenn bei dir noch eine Farm läuft, dann läuft sie ungepatcht, und der Hersteller hat aufgehört, sich für ihre Sicherheitslücken zu interessieren. Die gute Nachricht: Beide Themen gehören zusammen. Wer jetzt migriert, kann die Informationsarchitektur gleich so bauen, dass sie in der agentischen Welt trägt, statt zweimal umzuziehen.

Der Kern dieses Briefings in einem Satz: Moderne Intranet-Features sind billig zu aktivieren und teuer, wenn sie auf einer schlechten Struktur aufsetzen. Home Site, Hubs, Zielgruppenadressierung und Brand Center kosten dich ein paar Tage. Ein Agent, der einem Praktikanten die Gehaltsliste vorliest, weil vor sechs Jahren jemand „Jeder außer externen Benutzern“ geklickt hat, kostet dich deutlich mehr.

Worum geht es im Detail?

Die flache Welt und warum dein Ordnerbaum sie nicht überlebt

Microsoft ist an dieser Stelle ungewohnt eindeutig: Untergeordnete Websites werden im modernen SharePoint nicht mehr empfohlen. Plane stattdessen eine Website je abgegrenztem Thema, je Aufgabe, je Arbeitseinheit. Der Grund ist kein Designgeschmack, sondern Physik: Eine untergeordnete Website ist ein physisches Konstrukt und steckt in der URL. Wenn der Vertrieb DACH von der Region zum Produktbereich wandert, und das tut er, dann wandert er in der klassischen Welt entweder gar nicht oder unter Verlust sämtlicher Links, Lesezeichen und Verweise in alten Teams-Chats.

Hubs modellieren Beziehungen dagegen als Verknüpfung, nicht als Besitz. Eine Website wird einem Hub zugeordnet, erbt dessen Navigation und Design, rollt Nachrichten und Aktivitäten nach oben und wird Teil des Suchbereichs des Hubs. Und wenn sich die Organisation ändert, ziehst du die Zuordnung um. Die URL bleibt, wo sie ist. Genau das ist der Unterschied zwischen einer Reorganisation und einem Migrationsprojekt.

Abbildung 1: Klassische Hierarchie gegen flache moderne Architektur — inklusive der Grenzwerte, die deine Navigationsentscheidungen faktisch vorgeben.

Home Site, App Bar, Hubs: die drei Ebenen der Navigation

Modernes SharePoint kennt genau drei Navigationsebenen, und sie werden regelmäßig verwechselt. Global ist die App Bar am linken Rand, die auf jeder Seite und in jeder Website erscheint. Die bekommst du allerdings nur, wenn du eine Home Site definiert hast, und angepasst wird sie ausschließlich von der Startseite dieser Home Site aus. Darunter liegt die Hub-Navigation, gepflegt vom Hub-Besitzer, sichtbar auf allen zugeordneten Websites. Ganz unten die lokale Navigation der einzelnen Website.

Die Home Site ist technisch eine Kommunikationswebsite mit Sonderrechten: Sie ist standardmäßig offizielle Nachrichtenquelle der Organisation, ihr Suchbereich umfasst das gesamte Intranet statt nur der eigenen Websitesammlung, und sie ist das Tor zu Viva Connections in Teams. Praxistipp aus schmerzhafter Erfahrung: Tausche die Kommunikationswebsite zuerst gegen die Stammwebsite deines Tenants und setze sie erst danach als Home Site. Andersherum verlierst du Einstellungen und darfst alles noch einmal machen.

Tabelle 1: Die drei Bausteine — und wofür du sie wirklich nimmst

Copilot in SharePoint: seit Juni ungefragt an Bord

Das ist die Änderung, die die meisten Organisationen verschlafen. Copilot in SharePoint erstellt Websites, Seiten, Listen, Bibliotheken, interaktive Berichte und Office-Dateien per natürlicher Sprache. Seit den Updates im Sommer 2026 erzeugt Copilot aus einer Liste ein Dashboard als interaktiven HTML-Bericht, der mit der Liste verbunden bleibt und sich beim Öffnen aktualisiert. Ein Schaltflächen-Webpart lässt sich mit einem eigenen Prompt verdrahten, sodass jeder Besucher der Seite ihn mit einem Klick ausführt. Das ist erwachsene Funktionalität, kein Spielzeug.

Die Steuerung läuft während der Vorschau über PowerShell. Der Parameter heißt aus historischen Gründen weiterhin KnowledgeAgentScope und kennt die Werte AllSites, IncludeSelectedSites, ExcludeSelectedSites und NoSites. Die Ausnahmeliste fasst maximal 100 Website-URLs. Ergänzend gibt es SharePoint Agents: Sie brauchen keine Aktivierung, sondern erscheinen automatisch, sobald ein Benutzer eine Copilot-Lizenz hat oder die nutzungsbasierte Abrechnung über eine Azure-Ressource eingerichtet ist. Erstellen darf, wer lizenziert ist und neue Dateien in die Website legen darf.

Abbildung 2: Der Readiness-Stack. Von unten nach oben abarbeiten — die oberste Schicht ist die einzige, die auf Folien gut aussieht, und die einzige, die ohne die unteren gefährlich ist.

Migration: der Termin, den du gerade verpasst hast

Das Werkzeugkasten-Thema. Das SharePoint Migration Tool ist kostenlos und unterstützt SharePoint Server 2010, 2013, 2016 und 2019 sowie SharePoint Foundation 2010 und 2013 und Dateifreigaben, samt Out-of-the-box-Workflows aus 2010 und SharePoint-Designer-Workflows aus 2010 und 2013. Alles, was das Werkzeug kann, kann auch PowerShell. Migration Manager deckt die Cloudquellen ab, seit der Abschaltung von Mover also Box, Dropbox, Google Workspace und Egnyte sowie Dateifreigaben. Nicht abgedeckt: Amazon S3 und Azure Blob Storage.

Tabelle 2: Migrationswerkzeuge und wofür sie taugen

Ein weiterer, häufig übersehener Punkt: Es gibt inzwischen eine eigene Rolle „Migrationsadministrator“ in Microsoft 365. Vorher musste jeder, der Migration Manager bedienen sollte, SharePoint-Administrator sein — also deutlich mehr Rechte bekommen, als er brauchte. Das ist genau die Sorte Detail, die im Auditbericht landet.

Abbildung 3: Die Zeitachse. Der rote Punkt liegt hinter dir, der grüne ist die einzige belastbare Zusage in dieser Grafik.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die Chance ist real und sie ist größer als das übliche Feature-Rauschen. Ein sauber strukturiertes Intranet wird zur Antwortmaschine. Suche, Zielgruppen, Hubs und Agents greifen ineinander, und zwar ohne Entwicklung. Das Brand Center gibt dir zentral verwaltete Farben, Logos und Schriftpakete — acht sind vorgefertigt, eigene lassen sich hochladen — sodass 200 Websitebesitzer nicht länger 200 Corporate Designs erfinden. Mehrsprachigkeit ist eingebaut, allerdings mit dem Kleingedruckten, dass Websitetitel, Navigation und Fußzeile manuell übersetzt werden müssen.

Das Risiko heißt Oversharing, und es ist kein theoretisches. Microsoft hat für genau dieses Problem SharePoint Advanced Management gebaut: Berichte zur Datenzugriffssteuerung zeigen dir den Berechtigungsstatus über alle Websites, die Verteilung von Vertraulichkeitsbezeichnungen, die Websites mit den meisten neuen Freigabelinks der letzten 28 Tage und die Elemente, die mit „Jeder außer externen Benutzern“ geteilt wurden. Dazu kommen Ownership-Richtlinien, Erkennung inaktiver Websites, Attestierungen durch die Besitzer, Änderungshistorien über 180 Tage und Vergleichsberichte gegen bis zu 10.000 Zielwebsites.

Das dritte Risiko ist organisatorisch und wird gern belächelt, bis es eintritt: Niemand fühlt sich zuständig. Microsoft benennt in der eigenen Dokumentation sechs Rollen — Intranetverantwortliche, Fachbereichsverantwortliche, IT-Administratoren, Hub-Besitzer, Websitebesitzer und Redakteure. Wenn du diese Rollen nicht mit Namen besetzt, bekommst du ein technisch modernes Intranet, das inhaltlich innerhalb von neun Monaten verrottet. Das ist keine Prognose, das ist eine Beobachtung.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo. In dieser Abfolge hat sich die Sache in der Praxis bewährt:

Bestand aufnehmen: Welche Farmen laufen noch, in welcher Version, mit welchen Anpassungen? Bei 2019 sofort einplanen, dass SMAT nicht hilft und ein eigenes Assessment nötig wird.

Berechtigungen vor Struktur: DAG-Berichte ziehen, „Jeder außer externen Benutzern“ aufräumen, Freigabelinks der letzten 28 Tage prüfen. Erst danach über Agents reden.

Zielarchitektur zeichnen: Wie viele Hubs, welche Home Site, wo läuft globale Navigation, wo Zielgruppenadressierung. Die Grenzwerte aus Abbildung 1 sind dabei Vorgabe, nicht Anregung.

Metadatenmodell festlegen: Inhaltstypen und Websitespalten, auch in der Bibliothek „Websiteseiten“, damit das Webpart „Hervorgehobener Inhalt“ überhaupt etwas zu tun hat.

Copilot bewusst steuern: KnowledgeAgentScope setzen — auch wenn das Ergebnis „vorerst nur diese zehn Websites“ lautet. Eine bewusste Entscheidung schlägt einen Standardwert.

Launch planen statt hoffen: Portal Launch Scheduler für den stufenweisen Rollout nutzen und die Seiten vorher mit dem Werkzeug Seitendiagnose prüfen. Eine Home Site, die 4.000 Leute gleichzeitig aufrufen, verzeiht keine sechs Aufrollungs-Webparts.

Und dann noch die unbequeme Wahrheit zum Zeitplan: Ein Migrationsprojekt in Unternehmensgröße läuft je nach Datenvolumen und Komplexität sechs bis achtzehn Monate. Der Stichtag lag im Juli. Rechne selbst nach, und dann führe das Gespräch mit der Geschäftsführung lieber diese Woche als nach dem nächsten Sicherheitsvorfall.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich SharePoint Server 2019 sofort abschalten, nachdem der Support ausgelaufen ist?

Nein, die Farm läuft technisch weiter, du bekommst aber seit dem 14. Juli 2026 keine Sicherheitsupdates und keinen Herstellersupport mehr. Damit wird jede neu entdeckte Schwachstelle dauerhaft offen bleiben, weshalb der Weiterbetrieb faktisch eine bewusst akzeptierte Risikoentscheidung ist, die dokumentiert gehört.

Kann ich statt in die Cloud auch auf SharePoint Server Subscription Edition wechseln?

Ja, das ist der technisch einfachere Weg und Microsoft hat die Unterstützung mindestens bis Ende 2035 zugesagt. Beachte allerdings, dass diese Edition der Modern Lifecycle Policy folgt und einzelne Builds nur ein Jahr ab Freigabe unterstützt werden — du tauschst also ein großes Migrationsprojekt gegen einen dauerhaften Update-Rhythmus ein.

Sehen SharePoint Agents auch Dokumente, auf die ein Benutzer keinen Zugriff hat?

Nein. Agents und Copilot arbeiten mit den Berechtigungen des jeweils fragenden Benutzers und geben nichts heraus, worauf dieser nicht ohnehin zugreifen könnte. Das Problem sind deshalb nie die Agents, sondern die zu weit gefassten Berechtigungen, die vorher nur niemand gefunden hat.

Wie verhindere ich, dass Copilot bestimmte Websites in Antworten verwendet?

Für einzelne, besonders heikle Websites nutzt du Restricted Content Discovery, das die Inhalte aus der organisationsweiten Suche und aus Copilot-Antworten nimmt und die KI-Einstiegspunkte ausblendet. Für die grundsätzliche Verfügbarkeit von Copilot in SharePoint steuerst du während der Vorschau über den PowerShell-Parameter KnowledgeAgentScope, wobei die Ein- oder Ausschlussliste maximal 100 Website-URLs fasst.

Brauche ich für ein modernes Intranet überhaupt noch Hubs, wenn es globale Navigation gibt?

Ja, denn beide lösen unterschiedliche Probleme: Globale Navigation über die App Bar sorgt für tenantweite Orientierung, Hubs liefern zusätzlich gemeinsames Design, Aufrollung von Nachrichten und einen eigenen Suchbereich über eine Website-Familie. Ohne Hubs verlierst du genau die kontextbezogene Auffindbarkeit, die den Unterschied zwischen „irgendwo im Intranet“ und „im HR-Bereich“ ausmacht.