Consulting Briefing · 13.11.2026 · boddenberg.de

SharePoint: Verbrauchsabhängige Abrechnung für zusätzlichen Speicher (Pay-as-you-go)

Executive Summary

SharePoint-Speicher ist wie der Keller im Einfamilienhaus: Am Anfang ist er riesig, nach fünf Jahren steht dort das Fahrrad von 2014, drei Kisten „Unterlagen alt“ und niemand weiß mehr, wem der Kinderwagen gehört. Microsoft hat dafür jetzt eine neue Antwort, und sie lautet nicht „aufräumen“, sondern „mieten“. Laut Microsoft-Ankündigung MC1330893 kommt eine verbrauchsabhängige Abrechnung für SharePoint-Speicher jenseits des Mandantenkontingents. Du bezahlst nur noch die Gigabytes, die tatsächlich über dem Kontingent liegen, abgerechnet über ein Azure-Abonnement. Der Listenpreis liegt laut Microsoft Learn bei 0,20 US-Dollar pro GB und Monat.

Microsoft hat die Meldung am 09.11.2026 in einer zweiten Fassung geändert: Die allgemeine Verfügbarkeit verschiebt sich auf Anfang bis Ende Januar 2027, ursprünglich war November 2026 geplant. Die öffentliche Vorschau läuft bereits seit Juni 2026 weltweit. Die Funktion ist Opt-in und ab Werk ausgeschaltet, Anwender merken nichts, und Bildungsmandanten sind ausgenommen. Es brennt also nichts. Aber es ist eine Entscheidung, die du mit Finanzen, Einkauf und im öffentlichen Bereich mit dem Haushalt treffen solltest, bevor ein Administrator an einem Freitagnachmittag aus Notwehr den Schalter umlegt.

Worum geht es im Detail?

Zuerst die Hintergründe. Jeder Microsoft-365-Mandant mit Geschäftslizenzen bekommt ein gemeinsames SharePoint-Kontingent: 1 TB Grundkontingent plus 10 GB pro berechtigter Lizenz. Ein Mittelständler mit 300 Lizenzen landet also bei rund 4 TB, die sich alle Teams, Sites und Kanäle teilen. OneDrive zählt nicht dazu, das hat eigene Kontingente pro Person. Wird das gemeinsame Kontingent überschritten, ist Schluss mit Hochladen: Sites werden schreibgeschützt, und die Kollegin aus dem Vertrieb erfährt beim Speichern des Angebots, dass die IT „irgendwas mit Speicher“ hat.

Warum laufen Mandanten überhaupt voll? Selten wegen echter neuer Inhalte. Die üblichen Verdächtigen sind die Versionierung (jede gespeicherte Änderung einer 80-MB-PowerPoint ist eine neue Version), die Preservation Hold Library, in der Aufbewahrungsrichtlinien gelöschte und geänderte Dateien weiter vorhalten, Teams-Besprechungsaufzeichnungen und die Marketingabteilung, die ihre Rohvideos in 4K „nur kurz“ in den Teams-Kanal legt. Seit Copilot in SharePoint Inhalte erzeugt und Agents Dokumente schreiben, kommt eine neue Quelle hinzu, die keine Mittagspause macht.

Bisher gab es für den Überhang genau ein Werkzeug: das Add-on Office 365 Extra File Storage, das du in 1-GB-Schritten vorab kaufst, für die Laufzeit bezahlst und anschließend hoffst, richtig geschätzt zu haben. Schätzt du zu niedrig, stehen die Sites wieder still. Schätzt du zu hoch, bezahlst du Luft. Das neue Modell dreht das um: Microsoft misst den tatsächlich belegten Speicher oberhalb des Kontingents und rechnet ihn als Verbrauch ab. Auf der Rechnung erscheint der Preis als 0,00667 US-Dollar pro GB und Tag, abgerechnet wird über einen Zähler im angegebenen Azure-Abonnement. Das alte Add-on bleibt laut Microsoft verfügbar.

Die Modellrechnung zeigt den Kern: Unser Beispiel-Mittelständler hat ein Kontingent von 4.024 GB, belegt im Januar 2027 5.120 GB und wächst um 80 GB im Monat. Mit Pay-as-you-go zahlt er über 24 Monate rund 9.677 US-Dollar, mit vorab gekauftem Zusatzspeicher rund 10.800 US-Dollar, weil er immer einen Puffer mitkauft. Am billigsten ist der dritte Weg: inaktive Altdaten ins Microsoft 365 Archive verschieben. Dessen Zähler kostet laut Microsoft Learn 0,05 US-Dollar pro GB und Monat, also ein Viertel, und greift erst, wenn aktiver und archivierter Speicher zusammen das Kontingent überschreiten. Vereinfacht landet man so bei rund 2.419 US-Dollar. Die Rechnung ist bewusst grob, Euro-Preise und Rabatte stehen in deinem Vertrag. Die Größenordnung stimmt aber, und sie zeigt: Pay-as-you-go ist nicht teuer. Teuer ist, Datenmüll zum vollen Preis zu lagern.

Die offizielle Anleitung findest du bei Microsoft unter Mehr OneDrive- und SharePoint-Speicher kaufen, den Stand der Einführung in der Microsoft 365 Roadmap, Eintrag 506743.

Was sind Chancen? Was sind Risiken?

Die Chance ist offensichtlich: Kein Mandant muss mehr stillstehen, weil jemand die Speicherprognose im Frühjahr zu optimistisch angesetzt hat. Die Kosten folgen dem echten Bedarf, Puffer verschwinden aus dem Budget, und weil alles über Azure läuft, lässt sich der Speicher sauber einer Kostenstelle zuordnen. Wer ohnehin Microsoft 365 Archive oder Microsoft 365 Backup über Pay-as-you-go nutzt, hat die Infrastruktur schon stehen.

Das Risiko ist genauso offensichtlich, nur leiser. Pay-as-you-go hat keine harte Obergrenze. Microsoft Learn sagt es unmissverständlich: Wer 100 Prozent seines Budgets erreicht, stoppt damit weder den Dienst noch die Abrechnung. Die einzige Bremse ist das Trennen des Dienstes. Und dann greift die Kontingentdurchsetzung sofort, mit schreibgeschützten Sites als Ergebnis. Du hast also die Wahl zwischen Rechnung und Stillstand, nur eben nicht mehr automatisch.

Mittelstand: Hier hängt viel am Bezugsweg. Wer Microsoft 365 über einen CSP-Partner bezieht, hat oft kein eigenes Azure-Abonnement mit passenden Rechten oder eines, das ebenfalls beim Partner liegt. Dann wird aus einem Klick im Admin Center ein Gespräch mit dem Partner über Abrechnung, Aufschläge und Rollen. Kläre das vor Januar. In einem Fertigungsbetrieb, den wir begleitet haben, fand das Controlling die erste Azure-Rechnung mit SharePoint-Posten zwischen Testumgebungen der Entwicklung und hielt sie für einen Buchungsfehler. Drei Wochen und eine Krisensitzung später war klar: Es war keiner. Eine eigene Ressourcengruppe mit sprechendem Namen hätte gereicht.

Öffentliche Auftraggeber: Verbrauchsabhängige Kosten ohne Deckel vertragen sich schlecht mit dem Haushaltsrecht. Ausgaben brauchen eine Haushaltsstelle, und „so viel, wie die Kollegen eben speichern“ ist kein Ansatz, den eine Kämmerei gern unterschreibt. Wenn du Pay-as-you-go einführst, gehört ein Jahresbetrag in den Haushalt, das Budget in Microsoft 365 auf genau diesen Betrag und ein dokumentierter Prozess, was bei Erreichen passiert. Prüfe außerdem, über welchen Rahmenvertrag das Azure-Abonnement läuft und ob Verbrauchsleistungen davon gedeckt sind. Im Zweifel ist der vorab gekaufte Zusatzspeicher für Behörden der ehrlichere Weg: teurer, aber planbar.

Datenschutz und Mitbestimmung: Die Abrechnung erfolgt auf Mandantenebene, nicht pro Person. Neue personenbezogene Verarbeitungen entstehen dadurch nicht, ein Mitbestimmungstatbestand allein durch das Einschalten auch nicht. Anders sieht es aus, wenn du im Zuge der Kostenkontrolle Speicherberichte pro Site oder gar pro OneDrive auswertest und Personen „Speicherfresser“ nennst. Das ist dann eine Auswertung, die Verhalten nachvollziehbar macht, und sollte über die bestehende IT-Rahmenvereinbarung abgedeckt sein. Lizenzen: Zusätzliche Benutzerlizenzen brauchst du nicht. Was das Nichtstun kostet, hängt vom Füllstand ab: Unter dem Kontingent nichts. Darüber stehen ohne Zukauf die Sites still, und der Stillstand kostet mehr als jeder Gigabyte-Preis.

Was müssen wir jetzt schon vorbereiten?

Wenn du nichts tust, passiert im Januar erst einmal gar nichts. Die Funktion bleibt aus, dein Kontingent bleibt, was es ist. Das ist die gute Nachricht. Die schlechte: Die Entscheidung kommt trotzdem, nur dann unter Zeitdruck, wenn der Mandant voll ist. Nutze die zwei Monate bis zur allgemeinen Verfügbarkeit, um sie in Ruhe zu treffen.

Schritt 1, bis 30.11.2026 – Bestandsaufnahme: Im SharePoint Admin Center unter Aktive Sites steht oben, wie viel Speicher belegt und wie viel verfügbar ist. Beachte, dass Änderungen der letzten 24 bis 48 Stunden noch fehlen. Notiere den Wert, wiederhole das monatlich, und du hast eine Wachstumsrate. Sortiere die Sites nach Speicher und schau dir die Top 20 an. In der Regel erklären fünf Sites die Hälfte des Problems, und mindestens eine davon heißt „Archiv_alt_NICHT_LÖSCHEN“.

Schritt 2, bis 15.12.2026 – Aufräumen vor Bezahlen: Prüfe die Versionsverlaufsgrenzen auf Organisationsebene, die automatische Ausdünnung alter Versionen spart in vielen Mandanten zweistellige Prozentanteile. Kläre mit dem Datenschutz und der Aktenführung, welche Aufbewahrungsrichtlinien tatsächlich nötig sind, denn alles in der Preservation Hold Library zählt mit. Und identifiziere Sites ohne Zugriff seit zwei Jahren als Kandidaten für Microsoft 365 Archive. Jedes Gigabyte, das du hier loswirst, musst du nie wieder bezahlen.

Schritt 3, bis 15.12.2026 – Entscheidung mit Finanzen: Lege der Geschäftsführung oder dem Haushalt die drei Wege mit deinen echten Zahlen vor. Klärt: Wer ist Eigentümer des Azure-Abonnements, wer darf Rollen vergeben, welche Kostenstelle trägt den Speicher, und wer erhält die Budget-Alarme? Microsoft stellt für die Planung einen SharePoint-Kostenrechner bereit, der Nutzungsmuster und geschätzte Kosten aufbereitet.

Schritt 4, ab Januar 2027 – Einschalten mit Leitplanken: Wenn Pay-as-you-go, dann so: eigene Ressourcengruppe, Abrechnungsrichtlinie nur für Speicher, ein Budget mit Rücksetzung pro Monat und Alarmschwellen bei 50, 80 und 100 Prozent. Die Alarmempfänger müssen laut Microsoft eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe sein, einzelne Postfächer gehen nicht. Budgets gelten zudem nur pro Abrechnungsrichtlinie, nicht pro Site. Wer Speicher und Copilot-Verbrauch in dieselbe Richtlinie packt, bekommt einen Alarm, aus dem niemand mehr herausliest, was eigentlich gewachsen ist.

Die Einstellungen beschreibt Microsoft unter Budget für die nutzungsbasierte Abrechnung erstellen.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet zusätzlicher SharePoint-Speicher mit Pay-as-you-go?

Microsoft berechnet laut Microsoft Learn 0,20 US-Dollar pro GB und Monat für den Speicher, der das SharePoint-Kontingent des Mandanten überschreitet, auf der Rechnung als 0,00667 US-Dollar pro GB und Tag. Abgerechnet wird über ein verknüpftes Azure-Abonnement, Euro-Preise und Rabatte hängen vom jeweiligen Vertrag ab.

Wie viel SharePoint-Speicher ist in Microsoft 365 enthalten?

Ein Mandant erhält 1 TB Grundkontingent plus 10 GB pro berechtigter Lizenz, gemeinsam genutzt von allen SharePoint-Sites und Teams. OneDrive-Speicher zählt nicht dazu, sondern hat eigene Kontingente pro Person.

Stoppt ein Budget die Abrechnung von Pay-as-you-go-Speicher in Microsoft 365?

Nein, das Budget versendet nur Alarme an eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe, und diese können bis zu 24 Stunden verzögert sein. Die Abrechnung endet nur, wenn der Dienst getrennt wird; liegt der Mandant dann über dem Kontingent, werden die Sites sofort schreibgeschützt.

Wann ist Pay-as-you-go für SharePoint-Speicher allgemein verfügbar?

Laut Microsoft-Ankündigung MC1330893 in der Fassung vom 9. November 2026 beginnt der Rollout der allgemeinen Verfügbarkeit Anfang Januar 2027 und soll Ende Januar 2027 abgeschlossen sein. Die öffentliche Vorschau ist bereits seit Juni 2026 weltweit verfügbar, Bildungsmandanten sind ausgenommen.

Ist Microsoft 365 Archive günstiger als Pay-as-you-go-Speicher?

Ja, Microsoft 365 Archive kostet laut Microsoft Learn 0,05 US-Dollar pro GB und Monat und wird erst berechnet, wenn aktiver und archivierter Speicher zusammen das Kontingent überschreiten. Es eignet sich für inaktive Inhalte, die nur selten gebraucht werden, da archivierte Sites vor der Bearbeitung reaktiviert werden müssen.