Microsoft Teams in der Verwaltung einführen: Informationsarchitektur entlang der Ämter

Es gibt zwei Arten, Microsoft Teams in einer Verwaltung einzuführen. Die erste dauert sechs Wochen, kostet fast nichts und beschäftigt Sie danach zwei Jahre lang. Die zweite dauert ein halbes Jahr, kostet spürbar mehr Aufmerksamkeit und ist danach ein Betriebsmodell. Der Unterschied liegt nicht in der Technik – die ist in beiden Fällen identisch – sondern in einer einzigen Frage, die vor dem ersten Klick beantwortet sein will: Wonach ordnen wir?

Die Frage klingt harmlos und ist es nicht. Wer in der Verwaltung ein Team anlegt, legt nicht nur einen Chatraum an. Er legt eine Microsoft-365-Gruppe an, eine SharePoint-Website, ein Gruppenpostfach, einen Planner, eine Berechtigungsgrenze und – falls niemand hinschaut – einen Ort, an dem in achtzehn Monaten Schriftgut liegt, für das eine Aufbewahrungsfrist gilt, die niemand gesetzt hat. Die Registratur erfährt davon typischerweise, wenn das Rechnungsprüfungsamt fragt, wo die Vergabeunterlagen zum Los 3 geblieben sind.

Dieser Beitrag beantwortet die Ordnungsfrage praktisch: Teams je Amt, je Vorgangsart oder je Projekt? Wie sieht ein Namensschema aus, das nach drei Jahren noch trägt? Wer darf anlegen, wer archiviert, wer entscheidet über die Aussonderung? Und wo genau hört Teams auf und fängt die Akte an? Zum Schluss der Sonderfall, an dem sich in Kommunen die Gemüter erhitzen: die Gremienarbeit mit Sitzungsvorbereitung und Fraktionen.

Er ist Teil der Reihe Microsoft 365 in der öffentlichen Verwaltung. Wenn Sie in der Betriebsmodell- oder Lizenzfrage noch nicht entschieden sind, lesen Sie dort weiter; hier setzen wir voraus, dass der Mandant steht und die Frage lautet: Wie füllen wir ihn, ohne uns die nächsten fünf Jahre zu verbauen?

Fakten: Was ein Team technisch wirklich ist Ein Team = eine Microsoft-365-Gruppe. Dazu gehören eine SharePoint-Teamwebsite, ein Gruppenpostfach, ein Planner-Plan und eine Mitgliederliste, die überall gleichzeitig wirkt. Ein Standardkanal = ein Ordner in der Standard-Dokumentbibliothek dieser Website. Keine eigene Berechtigungsgrenze, kein eigener Speicherplatz. Ein privater oder freigegebener Kanal = eine eigene SharePoint-Websitesammlung. Deren Berechtigungen lassen sich ausschließlich in Teams verwalten, nicht in SharePoint. Beschränkungen des Websitezugriffs, die Sie auf der Teamwebsite setzen, greifen dort nicht automatisch mit. Ein Team fasst bis zu 1.000 Kanäle in beliebiger Kombination aus Standard-, privaten und freigegebenen Kanälen. Private Kanäle sind seit dem weltweiten Rollout, der Ende 2025 begann, nicht mehr auf 30 je Team begrenzt und fassen bis zu 5.000 Mitglieder. Gelöschte Kanäle zählen 30 Tage lang weiter mit. Ein Mandant fasst bis zu 500.000 Teams. Das ist keine Einladung. Ein einzelner Benutzer kann höchstens 250 Verzeichnisobjekte erzeugen – was in der Praxis der einzige natürliche Bremsklotz ist, wenn Sie keinen Bestellweg definieren.

 

Drei Modelle, drei Halbwertszeiten

Die Diskussion in der Projektgruppe verläuft fast überall gleich. Das Organisationsamt möchte Teams entlang der Ämter, weil das dem Organigramm entspricht und weil Zuständigkeit in der Verwaltung nun einmal an Ämtern hängt. Die Fachämter möchten Teams je Projekt, weil sie in Projekten denken. Die IT möchte möglichst wenige Teams, weil sie sie verwalten muss. Und die Registratur sitzt daneben und fragt sich, wie das alles später ausgesondert werden soll.

Alle drei haben recht, und deshalb ist die richtige Antwort nicht eines der drei Modelle, sondern eine bewusst gebaute Kombination mit klaren Zuständigkeiten je Ebene. Die Skizze zeigt, wie das aussieht.

Skizze 1: Informationsarchitektur mit drei Ebenen. Die Ebene bestimmt Lebensdauer, Anlageweg und Aussonderungspfad.

Ebene 1: Teams je Amt – das Rückgrat

Amtsteams bilden die Aufbauorganisation ab: ein Team je Amt, in größeren Häusern je Abteilung. Sie sind dauerhaft, sie haben eine klare Leitung, und sie überleben Personalwechsel. In einer Stadtverwaltung mit rund 1.000 Rufnummern – also einer Größenordnung, in der man Ämter noch aufzählen kann – landen Sie damit typischerweise bei 25 bis 45 Amtsteams. Das ist eine Zahl, die eine Person überblicken kann, und das ist ihr eigentlicher Wert.

Der Fehler, den fast alle machen: Amtsteams werden als Ablage benutzt. Dann wächst im Team des Bauamts ein Kanal je Bauvorhaben, im Team der Kämmerei ein Kanal je Haushaltsjahr, und nach drei Jahren hat das Bauamt 280 Kanäle, von denen 240 tot sind. Technisch ist das kein Problem – 1.000 Kanäle sind erlaubt – organisatorisch schon: Ein Kanal lässt sich nicht mit einer eigenen Aufbewahrungsbezeichnung versehen wie eine Bibliothek, und die Suche liefert Ihnen den Kanal von 2027 genauso zuverlässig wie den von heute.

Ebene 2: Teams je Vorgangsart – der unterschätzte Mittelbau

Die zweite Ebene ist die, die am häufigsten vergessen wird und am meisten bringt. Gemeint ist nicht ein Team je Vorgang – das wäre Wahnsinn mit Ansage – sondern ein Team je Vorgangsart: Vergabestelle, Bauleitplanung, Widerspruchsstelle, Stellenbesetzung, Jahresabschluss. Diese Teams sind amtsübergreifend, weil die Vorgänge es sind. An einer Vergabe hängen Fachamt, Vergabestelle, Kämmerei und je nach Wertgrenze das Rechtsamt.

Der Charme dieser Ebene: Sie hat eine stabile Struktur, weil die Vorgangsart stabil ist. Der Kanal heißt nicht "Neubau Kita Nord", sondern "2029 – laufende Verfahren", und die eigentliche Vorgangsablage liegt in einer Bibliothek mit Metadaten, nicht in einer Ordnerkaskade. Wie man das mit Aktenplan und Aufbewahrungsbezeichnung verbindet, steht ausführlich in Schriftgutverwaltung mit Microsoft 365: Vom Aktenplan zur Aufbewahrungsbezeichnung.

Ein großer Landschaftsverband hat genau hier den Durchbruch erzielt: Statt 600 Projektteams gab es am Ende 34 Amtsteams, 19 Vorgangsteams und eine überschaubare Zahl echter Projektteams. Der entscheidende Satz in der Projektgruppe lautete: "Ein Vorgang ist kein Projekt, nur weil er anstrengend ist."

Ebene 3: Teams je Projekt – befristet und mit Enddatum

Projektteams sind der Normalfall im Kopf der meisten Beschäftigten und sollten der Ausnahmefall in Ihrer Architektur sein. Sie sind richtig, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: ein definierter Anfang, ein definiertes Ende und eine Zusammensetzung, die sich nicht aus dem Organigramm ergibt. Rathaussanierung, OZG-Umsetzung, Haushaltssicherung, die Tenant-Einführung selbst.

Die Regel, die das Modell trägt, ist unromantisch: Kein Projektteam ohne Enddatum im Namen. Nicht als Metadatum, das niemand sieht, sondern als Namensbestandteil, der beim Scrollen ins Auge fällt. Wer ein Team "KOM-PRJ-Rathaussanierung-2029" sieht, weiß im Jahr 2030 sofort, was zu tun ist.

Modell	Vorteil	Nachteil	Passt für
Teams je Amt	Deckt sich mit Zuständigkeit, Organigramm und Vertretungsregelung. Besitzerfrage ist trivial: die Amtsleitung. Überlebt Personalwechsel.	Verleitet zur Ablage im Team. Kanäle wuchern. Amtsübergreifende Arbeit endet in Gastkanälen oder E-Mail. Aussonderung schwer, weil Inhalte unterschiedlichster Fristen im selben Container liegen.	Grundgerüst jeder Verwaltung. Interne Kommunikation, Dienstbesprechung, Vertretungsplanung, amtsinterne Vorlagenarbeit.
Teams je Vorgangsart	Bündelt genau die Personen, die am Vorgang beteiligt sind – über Amtsgrenzen hinweg. Stabile Struktur, weil die Vorgangsart stabil ist. Aufbewahrung lässt sich je Bibliothek sauber setzen.	Verlangt eine Vorarbeit, die weh tut: Welche Vorgangsarten haben wir überhaupt? Verantwortung liegt zwischen zwei Ämtern und muss ausdrücklich geregelt werden.	Vergabestelle, Bauleitplanung, Widerspruchsverfahren, Stellenbesetzung, Jahresabschluss, Fördermittelverwaltung.
Teams je Projekt	Klare Zusammensetzung, klares Ziel, klares Ende. Gäste lassen sich sauber abgrenzen. Archivierung am Projektende ist ein natürlicher Termin.	Skaliert schlecht: Jede Idee wird zum Projekt. Ohne Ablaufrichtlinie bleibt die Leiche im Mandanten liegen. Wissen versickert, weil es nirgends anschlussfähig abgelegt ist.	Baumaßnahmen, Digitalisierungsvorhaben, Organisationsuntersuchungen, Einführungsprojekte mit externer Beteiligung.
Ein Team für alles	Maximal einfach zu erklären. Keine Entscheidung nötig.	Funktioniert bis etwa 60 Beschäftigte und danach nie wieder. Jede Berechtigungsfrage endet in einem privaten Kanal, jede Suche in Rauschen.	Kleine Zweckverbände, Ämter mit eigener IT-Verantwortung, Pilotphasen mit klarem Enddatum.
Teams je einzelnem Vorgang	Perfekte Abgrenzung, perfekte Aufbewahrung – theoretisch.	Zehntausende Gruppen, Ablaufrichtlinien im Dauerfeuer, unbrauchbare Teams-Liste, Besitzerpflege unmöglich. Der Grenzwert von 250 Objekten je Benutzer wird zum Alltagsproblem.	Niemanden. Wer Vorgangsakten braucht, braucht eine E-Akte, kein Team.

 

Warnung: Das Modell entscheidet über die Aussonderung Aufbewahrungsfristen hängen am Inhalt, nicht am Werkzeug. Wenn Sie Personalvorgänge, Vergabeunterlagen und Protokolle der Dienstbesprechung im selben Team ablegen, brauchen Sie später drei verschiedene Fristen an einem Ort, an dem Sie nur eine sauber setzen können. Die Konsequenz zeigt sich erst nach Jahren – und dann beim Rechnungsprüfungsamt oder beim ersten Auskunftsersuchen. Bauen Sie die Trennung deshalb in die Architektur ein, nicht in eine spätere Aufräumaktion.

 

Namenskonventionen: Ordnung, die im Suchfeld ankommt

Ein Namensschema ist kein Selbstzweck und auch keine Marotte der IT. Es ist das einzige Ordnungsmerkmal, das jede Beschäftigte und jeder Beschäftigte sieht, ohne eine Schulung besucht zu haben. Wenn es gut ist, sortiert sich die Teams-Liste von selbst. Wenn es fehlt, entstehen innerhalb eines Jahres Teams namens "Test", "Team Müller", "Projekt" und – ein echter Fund aus einer Kreisverwaltung – "Wichtig!!!".

Skizze 2: Aufbau eines Teamnamens. Die ersten beiden Segmente werden technisch erzwungen, der Mittelteil organisatorisch.

Die Bausteine

Ein tragfähiges Schema hat drei bis fünf Segmente, wird mit Bindestrichen getrennt und ist kurz genug, dass es in der Seitenleiste nicht abgeschnitten wird. Alles, was länger als etwa 40 Zeichen ist, sieht im Client aus wie "KOM-AMT-60-Bauord…" und hilft niemandem.

Segment	Inhalt	Beispiel	Pflicht?
Mandantenpräfix	Kürzel der Körperschaft. Nur nötig, wenn Gäste aus anderen Verwaltungen regelmäßig mitarbeiten oder wenn ein Zweckverband mehrere Träger bedient.	KOM, KRS, LVR	Optional
Ebene	AMT, VOR oder PRJ. Das wichtigste Segment überhaupt, weil es Lebensdauer und Aussonderungspfad festlegt.	AMT / VOR / PRJ	Pflicht
Amtsnummer	Nummer aus dem Organigramm bzw. dem Verwaltungsgliederungsplan. Sortiert die Liste automatisch in die Reihenfolge, die alle kennen.	10, 20, 32, 51, 63	Bei AMT Pflicht
Sprechender Name	Der Teil, den Menschen lesen. Kein Kürzel, keine Abkürzung, die nur drei Personen kennen.	Bauordnung, Vergabestelle	Pflicht
Enddatum	Jahr des geplanten Abschlusses. Nur bei Projektteams – dort aber ohne Ausnahme.	2029	Bei PRJ Pflicht
Kennzeichen extern	Suffix für Teams, in denen regelmäßig Gäste arbeiten. Macht das Risiko sichtbar, bevor jemand eine Datei hineinzieht.	-EXT	Empfohlen

 

Was die Technik erzwingen kann – und was nicht

Microsoft Entra ID kennt eine Namensrichtlinie für Gruppen. Sie kann feste Zeichenfolgen oder Verzeichnisattribute als Präfix und Suffix erzwingen und eine Liste blockierter Wörter führen. Die Richtlinie greift auf Namen und Alias und wirkt unabhängig davon, ob die Gruppe in Teams, Outlook, SharePoint oder Planner entsteht – was genau der Punkt ist, denn Menschen sind erfinderisch. Für den Betrieb setzt das eine Entra-ID-P1-Lizenzierung voraus.

Was die Richtlinie nicht kann, ist der Mittelteil. "Bauordnung" statt "Bauo neu 2" bekommen Sie nur über einen Bestellweg mit menschlicher Prüfung. Genau deshalb hängen Namensschema und Anlageberechtigung zusammen und werden im selben Konzept geregelt.

Tipp: Der Zehn-Jahres-Test Lesen Sie einen Kandidatennamen laut vor und fragen Sie: Versteht eine Person, die 2036 neu ins Haus kommt und in der Registratur sitzt, ohne Rückfrage, was drin ist, wer zuständig war und ob es weg darf? Wenn nicht, fehlt ein Segment. Wenn die Antwort "Das weiß nur Frau Sowieso" lautet, fehlt sogar zweierlei: ein Segment und ein zweiter Besitzer.

 

Kanalnamen: die kleinen Stolpersteine

Kanalnamen haben eigene technische Grenzen, die im Alltag überraschen. Nicht erlaubt sind unter anderem die Zeichen ~ # % & * { } + / \ : < > ? | ' " und der doppelte Punkt, dazu reservierte Namen wie CON, PRN, AUX, NUL und COM1 bis COM9 sowie die Zeichenfolge _vti_. Ein Kanalname darf außerdem nicht mit einem Unterstrich oder Punkt beginnen und nicht mit einem Punkt enden.

Was das praktisch bedeutet: "Vergabe 2029/2030" geht nicht, "Az. 32/17" geht nicht, "Bauantrag #4711" geht nicht. Wer sein Aktenzeichenformat mit Schrägstrichen aufbaut – und das ist in der Verwaltung die Regel – braucht eine Schreibweise mit Bindestrich oder Unterstrich in der Mitte. Klären Sie das einmal zentral, sonst erfindet jedes Amt eine eigene Notlösung.

Anlageberechtigung: Wer darf, wer entscheidet, wer haftet

Es gibt drei mögliche Antworten auf die Frage, wer Teams anlegen darf, und zwei davon sind falsch. Falsch ist "alle", weil Sie damit die Ordnungsfrage an die Zufälligkeit des Alltags delegieren. Falsch ist auch "nur die IT", weil Sie damit einen Engpass bauen, den die Belegschaft umgeht, sobald er länger als eine Arbeitswoche dauert – und zwar über Gruppenchats, private Kanäle in fremden Teams und, in besonders kreativen Fällen, über einen privaten Cloudspeicher.

Richtig ist ein Bestellweg: Die Anlage ist technisch eingeschränkt, aber organisatorisch zugänglich, und sie dauert Tage, nicht Wochen.

Skizze 3: Bestellweg mit sechs Schritten. Die beiden roten Kästen sind die Entscheidungen, die den Wildwuchs verhindern.

Der Bestellweg in der Praxis

Technisch schränken Sie die Erstellung von Microsoft-365-Gruppen auf eine Sicherheitsgruppe ein – in dieser Gruppe sitzen die Personen, die den Bestellweg bedienen, plus die automatisierte Bereitstellung. Der Antrag selbst läuft über ein Formular, das die Pflichtangaben abfragt: Zweck in einem Satz, Ebene, zwei Besitzer, geplantes Ende, Zuordnung zum Aktenplan, Gastbedarf ja oder nein.

Wie Sie so ein Formular bauen, ohne ein Fachverfahren zu ersetzen – SharePoint-Liste mit Power Automate oder doch Dataverse – ist eine eigene Abwägung; sie steht in Power Platform in der Verwaltung: SharePoint-Listen oder Dataverse für Fachanwendungen?. Für den Anfang reicht in fast allen Häusern die Liste.

Rolle	Aufgabe im Bestellweg	Entscheidet über	Realistischer Zeitbedarf
Antragstellende Person	Füllt das Formular aus, benennt Zweck und Besitzer.	Nichts – der Antrag ist eine Anfrage, keine Anweisung.	10 Minuten
Amtsleitung	Bestätigt den Bedarf, benennt verbindlich zwei Besitzer.	Ob überhaupt ein neues Team nötig ist oder ein Kanal genügt.	1 bis 2 Tage
Registratur	Ordnet dem Aktenplan zu, legt die Aufbewahrungsbezeichnung fest.	Ob hier Schriftgut entsteht und welcher Ablageweg gilt.	1 Tag
IT-Betrieb	Stellt aus Vorlage bereit, setzt Bezeichnung, Ablaufrichtlinie, Gastregel.	Nichts Inhaltliches. Technische Umsetzung, kein Vetorecht über Fachbedarf.	Automatisiert, Minuten
Datenschutzbeauftragte Person	Wird bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten beteiligt.	Ob zusätzliche Schutzmaßnahmen nötig sind.	Anlassbezogen
Personalrat	Ist über die Dienstvereinbarung eingebunden, nicht je Einzelfall.	Rahmenbedingungen, insbesondere Auswertungs- und Leistungskontrollfragen.	Einmalig im Konzept

 

Der Personalrat gehört ausdrücklich in die Rahmensetzung und ausdrücklich nicht in die Einzelfallprüfung. Wer jede Teamanlage zur mitbestimmungspflichtigen Maßnahme erklärt, blockiert den Betrieb und beschädigt die Zusammenarbeit. Wer den Personalrat gar nicht beteiligt, holt sich das Thema später mit Zinsen zurück. Die Bausteine, an denen sich eine solche Vereinbarung entlanghangeln kann, sind in Copilot und Personalrat: Bausteine einer Dienstvereinbarung beschrieben – die dortige Systematik trägt auch für Teams selbst.

Vorlagen statt leerer Räume

Ein Team, das leer bereitgestellt wird, wird von seinen Besitzern nach eigenem Gutdünken gefüllt. Ein Team, das aus einer Vorlage kommt, hat am ersten Tag die Kanäle, die es braucht, ein Register mit den Regeln, eine verlinkte Ablagestruktur und die richtige Bezeichnung. Der Unterschied im Betriebsaufwand ist erheblich.

Für Verwaltungen bewähren sich drei bis fünf Vorlagen, mehr nicht: Amtsteam, Vorgangsteam, Projektteam, Gremienteam und – falls einschlägig – ein Team für Einrichtungen mit eigener Betriebsstruktur wie Bauhof, Bibliothek oder Kita-Leitungen. Jede weitere Vorlage kostet Pflegeaufwand und bringt selten mehr Ordnung.

Wichtig: Zwei Besitzer sind keine Formalie Ein Team mit genau einem Besitzer ist ein Team auf Abruf. Fällt die Person aus, erbt niemand die Verantwortung, und die Ablaufrichtlinie schickt ihre Erinnerungen an ein Postfach, das niemand liest. Technisch fasst ein Team bis zu 100 Besitzer. Organisatorisch sind zwei bis drei richtig: benannt, geschult, in der Vertretungsregelung hinterlegt. Für Gruppen ohne Besitzer lässt sich in der Ablaufrichtlinie eine alternative Empfängeradresse hinterlegen – nutzen Sie die und legen Sie ein Funktionspostfach darauf, nicht die Adresse einer Einzelperson.

 

Lebenszyklus: Ablauf, Archivierung und die Grenze zur Akte

Jede Verwaltung, die Teams länger als zwei Jahre betreibt, kennt das Phänomen: Die Teams-Liste wächst monoton. Es entsteht nichts Neues mehr, aber es verschwindet auch nichts. Der Grund ist banal: Für die Anlage gibt es einen Anlass, für das Ende nicht. Ein Lebenszyklus muss deshalb technisch erzwungen und organisatorisch entschieden werden – in dieser Reihenfolge.

Skizze 4: Lebenszyklus mit vier Phasen und zwei Ausgängen. Der obere Ausgang ist der einfache, der untere der richtige.

Die Ablaufrichtlinie und ihre Tücke

Microsoft Entra ID kennt eine Ablaufrichtlinie für Microsoft-365-Gruppen. Sie definieren eine Lebensdauer – mindestens 30 Tage, in der Praxis 180 oder 365 – und die Gruppe wird gelöscht, wenn sie nicht verlängert wird. Besitzerinnen und Besitzer erhalten 30, 15 und einen Tag vor Ablauf eine Benachrichtigung; bei Teams erscheint der Hinweis zusätzlich im Besitzerfeed. Gelöscht wird einen Tag nach Ablauf, wiederherstellbar bleibt die Gruppe 30 Tage. Zu beachten ist außerdem: Pro Verzeichnis lässt sich nur eine Ablaufrichtlinie konfigurieren, und beim ersten Einschalten bekommen alle bereits älteren Gruppen zunächst 35 Tage.

Und jetzt die Tücke, an der schon ganze Aufräumprojekte gescheitert sind: Die Verlängerung erfolgt automatisch bei Aktivität. Als Aktivität zählt unter anderem, eine Datei in SharePoint anzusehen, herunterzuladen oder zu bearbeiten – und, ganz wörtlich, einen Teams-Kanal zu besuchen. Ein Team, in dem seit zwei Jahren niemand etwas tut, in das aber monatlich jemand versehentlich hineinklickt, verlängert sich unbegrenzt. Die Ablaufrichtlinie räumt also zuverlässig auf, was wirklich vergessen wurde, und rührt nicht an, was noch jemand aus Gewohnheit anschaut. Für Ihre Aufräumplanung heißt das: Sie brauchen zusätzlich einen Bericht über tatsächliche Aktivität und eine turnusmäßige Wiedervorlage bei den Besitzern.

Archivieren statt löschen

Das Archivieren eines Teams friert alle Aktivitäten ein: Es entstehen keine neuen Beiträge, keine neuen Kanäle, keine Änderungen an den Einstellungen. Vorhandene Inhalte in Standard- und privaten Kanälen bleiben sicht- und durchsuchbar, Mitglieder lassen sich weiterhin pflegen. Optional stellen Sie die zugehörige SharePoint-Website für die Mitglieder schreibgeschützt; die Besitzer können weiterhin bearbeiten. Private Kanäle und deren eigene Websitesammlungen werden mitarchiviert. Der Zustand lässt sich jederzeit zurücknehmen.

Das Löschen dagegen ist ernst gemeint. Es entfernt die Teamaktivitäten in Standard- und privaten Kanälen samt der zugeordneten Websitesammlungen, die Dateien und die Chats. Wiederherstellbar ist das nur über die Microsoft-365-Gruppe im 30-Tage-Fenster, und die vollständige Rückkehr aller Inhalte kann bis zu 24 Stunden dauern. Stehen Websites unter Aufbewahrung, werden sie erst nach Ablauf der Frist tatsächlich gelöscht – ein Sicherheitsnetz, aber ausdrücklich keine Sicherungsstrategie. Wie man die Risikofrage sauber aufbereitet, damit sie der Rechnungsprüfung standhält, steht in Backup und Wiederherstellung in Microsoft 365: Die Risikoentscheidung fürs Rechnungsprüfungsamt.

Zustand	Was technisch passiert	Wer entscheidet	Was die Nutzer sehen
Aktiv	Voller Funktionsumfang, Ablaufrichtlinie läuft im Hintergrund.	Niemand – Normalzustand.	Team in der Liste, alles wie gewohnt.
Ablaufwarnung	Benachrichtigung an die Besitzer 30, 15 und 1 Tag vor Ablauf; Hinweis im Besitzerfeed.	Besitzer verlängern oder lassen laufen.	Nur die Besitzer sehen etwas. Alle anderen merken nichts.
Archiviert	Alle Aktivitäten eingefroren, private Kanäle und deren Websitesammlungen mit archiviert, SharePoint optional schreibgeschützt.	Besitzer oder Teams-Administration, ausgelöst durch die Wiedervorlage.	Team rutscht in die Liste der archivierten Teams, Inhalte bleiben lesbar und durchsuchbar.
Gelöscht (weich)	Gruppe für 30 Tage wiederherstellbar, Inhalte noch vorhanden, aber nicht sichtbar.	Ablaufrichtlinie oder Administration.	Team ist verschwunden. Rückfragen kommen erfahrungsgemäß an Tag 28.
Endgültig gelöscht	Inhalte weg, sofern keine Aufbewahrung greift. Inhalte unter Aufbewahrung bleiben bis zum Fristende im Hintergrund erhalten.	Ablauf der 30 Tage – niemand mehr aktiv.	Nichts. Genau das ist das Problem, wenn vorher nicht ausgesondert wurde.

 

Wo Teams aufhört und die Akte anfängt

Das ist der Punkt, an dem in der Projektgruppe regelmäßig zwei Welten aufeinander treffen. Die eine Seite sagt: In Teams liegen doch alle Unterlagen, also ist Teams die Akte. Die andere Seite sagt: Eine Akte ist ein rechtlich definierter Begriff, und ein Chatverlauf ist keiner. Die zweite Seite hat recht, aber die erste beschreibt die Realität.

Die praktikable Grenze verläuft entlang der Frage nach der Aktenrelevanz: Teams und SharePoint sind der Arbeitsraum – Entwürfe, Abstimmung, Terminfindung, Zwischenstände. Sobald etwas den Charakter einer aktenrelevanten Unterlage hat – die unterschriebene Beschlussvorlage, der Vergabevermerk, der Bescheid – gehört es in die Schriftgutverwaltung bzw. in die E-Akte. Ob und wie weit SharePoint diese Rolle überhaupt übernehmen darf, hängt vom jeweiligen Landes-E-Government-Recht und den landesspezifischen Anforderungen an die elektronische Aktenführung ab; das ist ausdrücklich keine Rechtsberatung und je Bundesland unterschiedlich zu bewerten. Die Abgrenzung im Detail steht in SharePoint als E-Akte? Was geht, was nicht und wo die Grenze nach Landesrecht liegt.

Wichtig: Aufbewahrung wirkt nicht dort, wo Sie sie vermuten Kanalnachrichten und Chats haben in Microsoft Purview eigene Speicherorte und sind ausdrücklich nicht durch Aufbewahrungsrichtlinien für Postfächer abgedeckt. Sie liegen technisch in verborgenen Ordnern in Benutzer- und Gruppenpostfächern. Dateien in Teams laufen dagegen über den Speicherort für Microsoft-365-Gruppenpostfächer und -Websites. Aufzeichnungen und Transkripte aus Kanalbesprechungen zählen dazu; solche aus Chats liegen im OneDrive der organisierenden Person und brauchen einen eigenen Speicherort. Freigegebene Kanäle erben die Aufbewahrungseinstellungen des übergeordneten Teams. Für private Kanäle gilt das nach der Umstellung der Speicherung Ende 2025 ebenfalls – ältere Richtlinien für den früheren, eigenen Speicherort wirken aber weiter. Prüfen Sie beides, bevor Sie Vollzug melden. Warum das im Alltag beißt und wie eine Störungsanalyse dazu aussieht, steht in Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie einfach aufhört: SharePoint-Störungsanalyse in der Verwaltung; die Systematik von Fristen, Disposition und Vernichtungsnachweis in Aufbewahrung und Aussonderung mit Purview: Fristen, Disposition, Vernichtungsnachweis.

 

Ein Detail, das gern unterschätzt wird: Die Löschung einer Nachricht in Teams ist kein Ereignis, sondern ein Prozess. Eine vom Benutzer gelöschte Nachricht wandert erst nach 21 Tagen in den Zwischenspeicher für vorläufig gelöschte Elemente, bleibt dort mindestens einen Tag und wird dann beim nächsten Lauf des zuständigen Hintergrundauftrags endgültig entfernt – typischerweise innerhalb von einem bis sieben Tagen. Eine Richtlinie mit "Löschen nach einem Tag" kann deshalb bis zu 16 Tage brauchen, bis der Inhalt in der Ermittlung nicht mehr gefunden wird. Wer Fristen in einer Dienstvereinbarung zusagt, sollte diese Mechanik kennen, sonst sagt er etwas zu, was das System nicht taggenau liefert.

Eine Stadtverwaltung, die SharePoint bereits im Sozialbereich einsetzte, hat diesen Punkt zum Ausgangspunkt gemacht: Bevor überhaupt ein Team angelegt wurde, gab es eine Liste der Unterlagenarten mit Frist und Ablageort. Das war unbequem, hat rund drei Wochen gekostet – und die spätere Diskussion mit der Registratur von einer Grundsatzfrage auf eine Reihe von Einzelfällen reduziert. Wer die Reihenfolge umdreht, verhandelt dieselben Fragen später unter Zeitdruck.

Der zweite Punkt, den man beim Lebenszyklus mitdenken muss, ist die Sichtbarkeit von Inhalten. Ein Team, das öffentlich angelegt wurde, weil das schneller ging, ist für den gesamten Mandanten lesbar – inklusive aller Werkzeuge, die auf diesen Bestand zugreifen. Wenn Sie später über Copilot nachdenken, wird aus dieser Nachlässigkeit ein Datenschutzthema; nachzulesen in Oversharing im Verwaltungs-Tenant: Warum Copilot die Personalakte findet.

Sonderfall Gremienarbeit: Sitzungsvorbereitung und Fraktionen

Kaum ein Thema erzeugt in Kommunen so viel Reibung wie die Frage, ob die Gremienarbeit in Teams stattfinden soll. Der Reiz ist offensichtlich: Beschlussvorlagen entstehen ohnehin in der Verwaltung, Abstimmungen zwischen Fachamt, Rechtsamt und Kämmerei laufen ohnehin digital, und die Sitzungsvorbereitung ist eine klassische Zusammenarbeitsaufgabe. Das Problem beginnt eine Ebene darüber.

Skizze 5: Drei Sphären der Gremienarbeit. Die roten Linien sind keine technische, sondern eine organisatorische Grenze.

Sitzungsvorbereitung ist Verwaltungsarbeit

Die Erstellung einer Beschlussvorlage, die Mitzeichnung durch die beteiligten Ämter, die Prüfung der finanziellen Auswirkungen durch die Kämmerei, die rechtliche Würdigung durch das Rechtsamt: Das ist Verwaltungsarbeit und gehört in ein Team der Verwaltung. Ein Vorgangsteam "Sitzungsdienst" mit einem Kanal je Gremium ist dafür die naheliegende Struktur.

Zwei Dinge sind dabei zu regeln. Erstens: Nichtöffentliche Vorlagen brauchen eine engere Berechtigung als der Rest. Ein privater Kanal ist dafür das richtige Werkzeug – er hat eine eigene Websitesammlung und eine eigene Mitgliederliste. Zweitens: Die Endfassung der Vorlage muss den Weg in den Sitzungsdienst bzw. das Ratsinformationssystem finden. Teams ist die Werkbank, nicht das Publikationsorgan.

Gremienmitglieder: Gäste, aber mit Plan

Ratsmitglieder, Kreistagsmitglieder oder Verbandsversammlungsmitglieder sind keine Beschäftigten der Verwaltung. Sie brauchen dennoch Zugriff auf Unterlagen, und in vielen Häusern läuft das über ein Ratsinformationssystem, das seine Aufgabe gut erfüllt. Wo zusätzlich Zusammenarbeit stattfinden soll – etwa in einem Arbeitskreis oder einer Klausur – ist der Gastzugang das Mittel der Wahl, aber mit drei festen Regeln: nur in genau ein Team, nur in genau die vorgesehenen Kanäle, und mit einem Ablaufdatum, das an die Wahlperiode gekoppelt ist. Die Mechanik dahinter, einschließlich Zugriffsüberprüfungen und Nachweisführung, ist in Gäste in Teams und SharePoint: Planungsbüros, Träger und Gremienmitglieder sicher einbinden ausführlich beschrieben.

Fraktionen gehören nicht in den Verwaltungsmandanten

Und damit zum unbequemen Teil. Fraktionen sind Teil der politischen Willensbildung, nicht Teil der Verwaltungsorganisation. Wer ihnen Konten, Postfächer und Teams im Verwaltungsmandanten einrichtet, tut das aus nachvollziehbaren Gründen – oft, weil die Fraktionen selbst darum bitten und weil es günstiger aussieht als eine eigene Lösung. Die Folgekosten stehen nur an anderer Stelle in der Bilanz.

Auskunft und Beweislast: Inhalte im Verwaltungsmandanten liegen in der Verfügungsgewalt der Verwaltung. Bei Auskunftsersuchen, Ermittlungen oder Rechtsstreitigkeiten wird das relevant – und zwar in eine Richtung, die weder Verwaltung noch Fraktion wollen.

Kostenzuordnung: Lizenzen für Fraktionen sind keine Verwaltungsaufwendungen. Die Kämmerei mag diese Diskussion nicht, und die Rechnungsprüfung mag sie noch weniger.

Wahlperioden: Nach jeder Kommunalwahl ändern sich Fraktionsstärken, Zusammensetzungen und manchmal auch die Fraktionen selbst. Jede dieser Änderungen wird zu einem IT-Projekt, das niemand geplant hat.

Vermischung: Ein Fraktionsteam im selben Mandanten wie das Bauamt ist eine Suchanfrage von einer unangenehmen Situation entfernt – erst recht, wenn später KI-gestützte Suche hinzukommt.

Der praktikable Weg: Die Verwaltung stellt den Sitzungsdienst, das Ratsinformationssystem und – wo nötig – klar umrissene Gastzugänge. Die Fraktion organisiert ihre interne Arbeit in eigener Verantwortung. Das ist keine Unfreundlichkeit, sondern saubere Rollentrennung, und es lässt sich in einer Beschlussvorlage gut begründen.

Szenario	Empfehlung	Begründung
Beschlussvorlage im Entwurf	Team der Verwaltung, Kanal je Gremium, private Kanäle für nichtöffentliche Vorlagen.	Reine Verwaltungsarbeit. Mitzeichnung und Fristen liegen im Haus.
Versand der Tagesordnung	Sitzungsdienst bzw. Ratsinformationssystem. Kein Teams-Kanal.	Formfragen und Ladungsfristen richten sich nach Kommunalverfassung und Geschäftsordnung – Orientierung, kein Rechtsrat; maßgeblich ist das jeweilige Landesrecht.
Arbeitskreis mit Gremienmitgliedern	Ein Team, Gastzugang mit Ablaufdatum zur Wahlperiode, Zugriff nur auf die vorgesehenen Kanäle.	Zusammenarbeit ist echt, die Abgrenzung muss trotzdem sichtbar bleiben.
Interne Fraktionsarbeit	Nicht im Verwaltungsmandanten.	Politische Willensbildung, eigene Verantwortung, eigene Kostenstelle, eigene Verfügungsgewalt.
Fraktionsgeschäftsstelle mit Verwaltungsaufgaben	Einzelfallprüfung mit Datenschutz und Kämmerei, klare vertragliche Grundlage.	Mischlage. Kommt vor, muss aber ausdrücklich geregelt und nicht stillschweigend gewachsen sein.
Nichtöffentliche Sitzungsunterlagen	Privater Kanal plus definierter Weg in die Akte.	Eigene Websitesammlung, eigene Mitgliederliste. Aussonderung muss trotzdem vorher geklärt sein.

 

Warnung: Der Klassiker aus dem Wahljahr Eine Verwaltung richtet vor der Kommunalwahl Teams für alle Fraktionen ein. Nach der Wahl gibt es zwei Fraktionen weniger, eine neue, und drei Personen, die den Mandanten verlassen, aber Besitzer von Teams sind, in denen Unterlagen liegen, die ihnen persönlich gehören. Es gibt für dieses Problem keine gute technische Lösung – nur eine gute organisatorische, und die trifft man vorher.

 

Häufige Fragen zur Teams-Einführung in der Verwaltung

Sollen wir für jedes Amt ein Team anlegen?

Ja, aber nicht nur. Amtsteams sind das Rückgrat, weil sie der Zuständigkeit folgen und Personalwechsel überleben. Sie tragen aber nicht die amtsübergreifende Arbeit und nicht die befristete Projektarbeit. Rechnen Sie mit einem Amtsteam je Amt oder je größerer Abteilung, ergänzt um Vorgangsteams für die wiederkehrenden amtsübergreifenden Verfahren und um wenige, ausdrücklich befristete Projektteams.

Private Kanäle – Segen oder Fluch?

Beides, je nach Disziplin. Ein privater Kanal ist das richtige Werkzeug, wenn innerhalb eines Teams eine echte Berechtigungsgrenze nötig ist: Personalangelegenheiten in einem Amtsteam, nichtöffentliche Vorlagen im Sitzungsdienst, Angebotsöffnung in der Vergabestelle. Er ist die falsche Antwort, wenn eigentlich ein eigenes Team nötig wäre. Denken Sie daran: Jeder private Kanal ist eine eigene SharePoint-Websitesammlung mit eigener Berechtigung, die sich nur in Teams pflegen lässt – und die bei der Löschung des übergeordneten Teams mitgeht.

Wer sollte bei uns Teams anlegen dürfen?

Technisch: eine eng gefasste Sicherheitsgruppe plus die automatisierte Bereitstellung. Organisatorisch: jede und jeder – über einen Antrag, der binnen weniger Tage beantwortet wird. Die Kombination aus technischer Beschränkung und organisatorischer Offenheit ist der einzige Weg, der in der Praxis hält. Reine Freigabe für alle erzeugt Wildwuchs, reine Sperre erzeugt Umgehung.

Was passiert, wenn ein Team gelöscht wird?

Aktivitäten in Standard- und privaten Kanälen, die zugeordneten Websitesammlungen, Dateien und Chats werden gelöscht. Die zugrunde liegende Microsoft-365-Gruppe bleibt standardmäßig 30 Tage lang wiederherstellbar; die vollständige Rückkehr aller Inhalte kann bis zu 24 Stunden dauern. Stehen Websites unter Aufbewahrung, werden sie erst nach Ablauf der Frist tatsächlich gelöscht. Archivieren Sie im Zweifel: Das lässt sich zurücknehmen, Löschen praktisch nicht.

Ersetzt Teams die E-Akte?

Nein. Teams und die dahinterliegende SharePoint-Website sind der Arbeitsraum für Entwürfe, Abstimmung und Zwischenstände. Aktenrelevante Unterlagen gehören in die Schriftgutverwaltung bzw. die E-Akte. Wie weit SharePoint diese Rolle übernehmen kann, richtet sich nach dem jeweiligen Landes-E-Government-Recht und den landesspezifischen Anforderungen an die elektronische Aktenführung – das ist im Einzelfall zu prüfen und keine Frage, die sich mit einer Produktentscheidung erledigt.

Wie viele Teams sind zu viele?

Technisch gilt eine Obergrenze von 500.000 Teams je Organisation; die ist praktisch bedeutungslos. Die relevante Grenze ist menschlich: Sobald die Teams-Liste einer durchschnittlichen Person mehr als etwa 15 Einträge hat, hört sie auf, sie zu lesen. Zielen Sie darauf, dass die Mehrzahl der Beschäftigten in fünf bis zehn Teams ist. Wenn das nicht aufgeht, arbeiten Sie mit Kanälen statt mit Teams – oder Ihre Aufbauorganisation ist ein eigenes Thema.

Müssen wir das Namensschema technisch erzwingen?

Präfix und Suffix lassen sich über die Namensrichtlinie in Microsoft Entra ID erzwingen, ebenso eine Liste blockierter Wörter; das setzt eine Entra-ID-P1-Lizenzierung voraus. Der sprechende Mittelteil lässt sich nicht erzwingen – dafür brauchen Sie den Bestellweg. Beides zusammen wirkt; jedes für sich allein reicht nicht. Was die Lizenzstufen sonst noch auseinanderhält, steht in Microsoft 365 Lizenzen für Verwaltungen: E3, E5, F3 und die Behördenkonditionen.

Was sagt der Personalrat dazu?

Erfahrungsgemäß interessiert ihn weniger die Informationsarchitektur als das, was sich daraus ableiten lässt: Wer sieht, wann jemand online ist? Werden Aktivitätsdaten ausgewertet? Was passiert mit Berichten aus dem Administrationsportal? Regeln Sie das in einer Dienstvereinbarung, und regeln Sie es vor dem Rollout. Die Informationsarchitektur selbst ist dabei ein Verbündeter: Eine nachvollziehbare Struktur mit dokumentiertem Lebenszyklus nimmt der Diskussion die Unschärfe. Für Häuser in kirchlicher Trägerschaft gelten mit DSG-EKD und KDG eigene Regelwerke und mit der Mitarbeitervertretung ein anderes Gegenüber; dazu Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas: DSG-EKD, KDG und Mitarbeitervertretung.

Wie gehen wir mit den Altbeständen auf dem Fileserver um?

Nicht mitnehmen, nicht wegwerfen, sondern bewerten. Die Erfahrung aus mehreren Häusern: Zwischen 40 und 70 Prozent der Bestände auf gewachsenen Laufwerken sind Dubletten, Zwischenstände oder längst abgelaufen. Migrieren Sie nur das, was in den nächsten zwölf Monaten gebraucht wird, und lassen Sie den Rest an Ort und Stelle unter Frist auslaufen. Ein Team ist ein schlechter Ort für 15 Jahre Ordnerstruktur – und ein Kanal ist ein noch schlechterer.

Und wenn unser kommunales Rechenzentrum den Betrieb übernimmt?

Dann ändert sich an der Informationsarchitektur nichts, an den Zuständigkeiten einiges. Die Architekturentscheidung – welche Ebenen, welches Namensschema, welcher Bestellweg – ist eine Entscheidung der Verwaltung und nicht des Betreibers, weil sie an Aktenplan und Organigramm hängt. Der Betrieb setzt sie um. Wo die Schnittstellen sinnvollerweise verlaufen, ist Gegenstand von Microsoft 365 und das kommunale Rechenzentrum: Rollen, Schnittstellen, Zweitmeinung.

Wie bekommen wir die Struktur in die Köpfe?

Nicht über ein Handbuch. Über drei Dinge: Vorlagen, die die Struktur schon enthalten; eine kurze Einweisung für Besitzer beim Anlegen; und eine sichtbare Ansprechstelle für die Frage "Wohin gehört das?". Wo formale Qualifizierung nötig ist – etwa für Multiplikatoren in den Ämtern –, hilft ein strukturiertes Angebot wie die Microsoft 365 Schulung für Verwaltungen. Denken Sie dabei die Barrierefreiheit interner Vorlagen mit; die Pflichten dazu stehen in Barrierefreiheit in Microsoft 365: BITV-Pflichten für interne Portale und Vorlagen.

Fazit

Die Frage "Teams je Amt, je Vorgangsart oder je Projekt?" hat keine Entweder-oder-Antwort. Sie hat eine Reihenfolge: Amtsteams als Rückgrat, Vorgangsteams für das, was quer zur Aufbauorganisation läuft, und wenige, ausdrücklich befristete Projektteams. Diese drei Ebenen bestimmen Namensschema, Anlageweg, Lebensdauer und Aussonderungspfad – und damit alles, was Sie in drei Jahren entweder Ruhe oder Arbeit kosten wird.

Was sich technisch erzwingen lässt, sollten Sie technisch erzwingen: Präfix und Suffix über die Namensrichtlinie, die Anlageberechtigung über eine Sicherheitsgruppe, den Lebenszyklus über die Ablaufrichtlinie, die Struktur über Vorlagen. Was sich nicht erzwingen lässt – der sprechende Name, die Zuordnung zum Aktenplan, die Entscheidung über die Aussonderung – braucht Menschen, Zuständigkeiten und einen Bestellweg, der schneller ist als die Ungeduld der Belegschaft.

Und die Grenze zur Akte ziehen Sie am besten, bevor das erste Team steht. Nicht, weil das eleganter ist, sondern weil es später niemand mehr freiwillig tut. Ein Team lässt sich umbenennen, ein Kanal verschieben, eine Berechtigung korrigieren. Eine über drei Jahre gewachsene Ablage ohne Aktenbezug lässt sich nur noch bewerten – Stück für Stück, von Hand, mit einer Registratur, die zu Recht sehr unglücklich ist.

Wenn Sie diese Entscheidungen kompakt und beschlussfähig treffen wollen, ist genau das der Gegenstand des Teams-Einführungskonzepts in der Verwaltungsedition der Microsoft 365 Beratung für Verwaltungen: Informationsarchitektur, Namensschema, Anlageberechtigung, Lebenszyklus und die Abgrenzung zur Akte in einem Dokument, das der Verwaltungsspitze vorgelegt werden kann.

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